Наиболее распространенным и чаще всего используемым руководством организации видом прикладного ПО является Microsoft Office.
MS Office System сегодня включает в себя привычные компоненты — такие как MS Office Word 2007 (текстовый редактор),используемый для печати документов. MS Office Excel 2007 (работа с электронными таблицами), MS Office PowerPoint 2007 (помощь в проведении презентаций), почтовый клиент MS Office Outlook 2007, а также MS Office Access 2007 (работа с базами данных).
Кроме перечисленных составляющих, последняя разработка корпорации Microsoft — MS Office System 2007 содержит MS Office SharePoint Portal Server с соответствующими службами MS Windows, MS Office FrontPage 2007, MS Office InfoPath 2007, MS Office OneNote 2007, MS Office Publisher 2007, MS Office Visio 2007 и Microsoft Project.
Преимущества всех разработок корпорации Microsoft — собственно, причина столь широкого успеха — отчасти заключается и в «интуитивно понятном интерфейсе пользователя». Те, кому приходилось работать в «дестандартизованных» средах, отмечают снижение производительности труда, тогда как пользователь, имеющий опыт работы, к примеру, с MS Word, без особого труда освоит MS Excel, концентрируясь на текущих бизнес-задачах вместо изучения назначения кнопок и элементов дизайна клиентской части ПО.
Инсталляция пакета программ MS Office
Последняя версия Office System 2007 характеризуется отождествлением с реальными условиями «движения» данных внутри локальной «IT-системы»: учтены особенности современных средств связи и аппаратных средств, обмена информацией, ее регистрации, а также форм представления. Таким образом, можно говорить о полнофункциональной системе управления документооборотом предприятия нового поколения. Масштабируемость офисного пакета реализуется, в частности, легкостью разработки надстроек совместно с архитектурой новых операционных систем.
MS Office OneNote 2007 является новым продуктом в системе Microsoft Office 2007 При помощи этого продукта пользователю дается возможность моментального фиксирования записей на персональном компьютере — будь то ноутбук или карманный ПК — как от руки, так и при помощи клавиатуры. Удобство по сравнению с использованием приложений, казалось бы, предназначенных для работы с текстовой информацией, — налицо. Особенно четко преимущества OneNote видны при проведении семинаров, форумов, презентаций, даже при обыкновенном конспектировании. (Особую ценность данный инструмент представляет для журналистов, торговых агентов и офис-менеджеров).
С целью обеспечения представления корпоративных данных в Сети (Intranet, VPN) Microsoft Corp. ввела в состав системы поддержку MS Windows SharePoint Services. В результате ОС получает уникальную безопасную среду, предоставляющую полноценный доступ к корпоративной информации авторизованным лицам. Примечательно, что при помощи расширения — MS SharePoint Portal Server — результирующий продукт приобретает платформенную независимость, т.к. основан на стандартном языке разметки HTML, а посредством Windows Rights Management доступ может быть ограничен как в рамках предприятия, так и в границах отдела или же определенной рабочей группы.
Пакеты прикладных программ — Создание Web-сайтов
MS Office InfoPath представляет поколение новых — XML-базированных — приложений. Динамические формы, формируемые InfoPath, могут использоваться в качестве инструмента для сбора, организации и анализа корпоративной информации в рамках всего предприятия. С применением XML-механизмов новых версий MS Word, MS Excel и MS Access становится возможным извлечение выборок из локальных и удаленных баз данных и электронных таблиц с последующим форматированием и предоставлением корпоративным клиентам в виде доступной информации. Существует возможность автокоррекции текста, проверки орфографии, использования форматированного текста и изображений.
MS Office Outlook 2007 предлагает целый ряд новшеств, характерных для почтового клиента Hi-End-класса: встроенные организаторы, настройки видов, фильтры, «оповещения» (Alerts), «быстрые флаги», фильтрация ненужной почты и пр.
С технологией FrontPage пользователь также знаком не первый год. Этот продукт — качественный редактор HTML-кода с подсветкой синтаксиса, возможностью создания форм со встроенными элементами управления (Controls). В MS Office System 2007 Microsoft характеризует его и как редактора динамических страниц, что связано с теснейшей интеграцией со всеми компонентами MS Office System 2007, XML и ASP. Именно XML-совместимость представляет особый интерес для интернет-разработчика, так как подразумевает в первую очередь интеграцию с внешними источниками данных, что является первым требованием для обеспечения динамичности и интерактивности контента.
MS Visio 2007 — качественный продукт, позволяющий визуально «конвертировать» идеи и бизнес-данные в диаграммы, которые наглядно демонстрируют происходящие в компании бизнес-процессы, что, в свою очередь, упрощает анализ результатов и принятие правильного решения. Тесная интеграция с ключевыми компонентами MS Office System 2007 дает возможность внедрять диаграммы в документы MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Outlook и др.
Кроме всего прочего, решение может быть использовано для автоматического импорта данных из таблиц Excel и построения графов. Предусмотрена поддержка такого Web-формата графики (согласно общим целям офисной системы), как PNG. Внедрены технологии VBA и SmartTags, предоставляющие разработчикам надстроек открытые для автоматизации средства.
В новейшей версии Microsoft Project 2007 предлагается клиент-серверная структура для управления проектами. Серверное решение представляет собой хранилище данных — централизованный репозитарий. MS Project Server позволяет осуществлять визуальный контроль состояния проекта, четко регулируя доступ к информации среди пользователей на основании установленных политик доступа.
Пользователю даны средства установки приоритета для каждого из проектов, изъятия подробностей относительно задействованного в проекте персонала и пр.
MS Project Web Access является связующим звеном (между серверным хранилищем и пользователем) с помощью Web-интерфейсов. Таким образом, клиенту совсем не обязательно иметь установленный MS Project для получения предоставленной ему информации относительно действующих или готовых проектов. Примечательно, что авторизованные лица (руководящий состав, к примеру) имеют возможность вносить изменения в ход выполнения проектов даже посредством обычного Web-браузера.
Программное обеспечение — неотъемлемая часть компьютерной системы. Оно является логическим продолжением технических средств. Сфера применения конкретного компьютера определяется созданным для него ПО.
Программное обеспечение подразделяется на системное и прикладное. Последнее, в конечном счете, представляет наибольший интерес для пользователя, так как именно оно предназначено для решения конкретных задач, будь то поиск информации в Интернете, решение дифференциального уравнения, подготовка документа или просмотр фильма. Какое прикладное обеспечение понадобится конкретному пользователю, зависит от сферы его интересов и рода деятельности. Наиболее распространенным и чаще всего используемым руководством организации видом прикладного ПО является Microsoft Office.
Основной проблемой при использовании прикладного ПО является многочисленность форматов данных и средств доступа к информации. И Microsoft Office решает эту проблему лишь отчасти. Для успешной работы, необходима интеграция различного прикладного программного обеспечения в единую систему.Системы, входящие в пакет, являются независимыми, более того, они сами представляют локально интегрированный пакет, поскольку помимо основной своей задачи поддерживают функции других систем. Например, текстовый редактор Word обладает возможностью манипулировать с электронными таблицами и базами данных, а в электронной таблице Excel встроен мощный текстовый редактор.
При подборе системе руководство организации должно руководствоваться соответствующими критериями:
Система должна быть именно системой, т.е. изменение в одной ее части (скажем, изменения запасов на складе) должны автоматически изменить показатели в других ее раздела (скажем, в бухгалтерских проводках); это свойство системы принято называть интегрируемостью.
Процедуры в автоматизированных системах должны быть действительно автоматизированы. Дело в том, что случается, что после внедрения системы, количество процедур не уменьшается, просто раньше они выполнялись, к примеру, на бумаге, а сейчас делается все то же самое, но на компьютере.Система должна обеспечивать реализацию бизнес-процессов и процедур, которые существуют либо должны существовать.
Процессы должны быть оптимальны для конкретного предприятия.Система должна давать руководителю возможность получать оперативную информацию в объеме, достаточном для принятия оперативных решений. В системе должна быть заложена возможность без помощи программиста редактировать все необходимые отчеты и документы, менять их форму и создавать собственные форматы. В системе должны быть заложены процедуры контроля, сводящие ошибки к минимуму. Система должна давать возможность отследить, кто и когда внес изменения в том или ином файле и какая запись была до этих изменений.
Правильно подобранное прикладное программное обеспечение позволяет руководству организации :получать оперативные статистические данные, на составление которых обычными средствами уходит несколько дней; исключить ошибки в вычислениях, приводящих к дополнительным затратам времени и денежных средств; повысить качество труда и тем самым конкурентоспособность организации.
6. www .technologies.ru
Источник: kazedu.com
Пакет прикладных программ Microsoft Office
Сегодня программные продукты фирмы Microsoft являются «де факто» стандартом для офис-ной работы. Сложно найти учреж-дение, предприятие, фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной системой Windows (95,98,98SE,2000, NT, ХР) и пакетом прикладных программ Office.
Знание составных частей пакета — текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel сегодня является обязательным для работника офиса. Популярный пакет программ — Microsoft Office 2000, включающий в себя в стан-дартном наборе Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000 и PowerPoint 2000.
В версии Small Business — PowerPoint 2000 заменен издательским пакетом Publisher 2000, вер-сия Professional включает в себя как стандартный набор, так и дополнения Small Business, а также имеет средство работы с базами данных (СУБД) Access 2000. Самая полная версия Premium включает также пакет для создания деловой графики PhotoDraw 2000 и средство создания Web-сайтов FrontPage 2000. Две последние программы поставляются в англоязычном варианте. В комплект в качестве бесплатного приложения входит Internet Explorer 5.0 — набор программ для работы в Internet. Существует также версия Office 2000 Developer — для разработчиков прикладных программ на базе Office.
Самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.
Основная идея пакета программ — работа в Internet. Если раньше Word и Excel в первую очередь ориентировались на то, что подготовленный документ будет распечатан на бумаге, то теперь разработчики предполагают, что подготовленный документ будет в первую очередь отправлен по электронной почте или размещен в Internet. Для этого разработчики Office включили в продукт еще один формат файлов — HTML, являющийся стандартом для размещения материалов в Internet. Сохранение документов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользователям, не имеющим на своем компьютере MS Office. Для просмотра таких документов теперь достаточно Internet Explorer, входящего в стандартный комплект Windows.
Достаточно распространенная для современного офиса является ситуация, когда документы готовятся не только на русском и английском, но и на других языках — от немецкого, испанского или французского и до арабского, японского. Дополнительный пакет MS Office 2000 Multi-Language Pack позволяет легко создавать многоязычные документы и проверять правописание.
Microsoft Access — это реляционная база данных. В основе этой программы лежат таблицы. Microsoft Access отличается от Excel тем, что в отличие от Excel, СУБД Access позволяет работать с целой системой взаимосвязанных таблиц. В СУБД Access используются при работе с таблицами формулы, сортировка, связи отдельных ячеек и их форматирование.
При необходимости извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных можно сформировать запрос, при этом ячейки на экране будут располагаться в заданном порядке. Результаты запроса можно распечатать, используя инструмент «Отчет». Отчет представляет собой таблицу с запрошенными данными, оформление можно выбрать из предложенных шаблонов.
Еще одна важная особенность пакета прикладных программ Microsoft Office — это интегрированность, возможность работы в связке. Это означает, что можно выделять объекты или части текста в одной программе, а потом переносить в другую. Например, можно скопировать часть таблицы в Microsoft Excel и перенести ее в документ Microsoft Word.
Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей — дополнений. Среди таких программ можно найти и серьезные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии Orfo, электронные словари Lingvo, переводчик PROMT), и небольшие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями.
Microsoft Word — основа любого офиса и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office.
Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.
Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:
— автотекст — для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;
— стили — для хранения и задания сразу целых наборов форматов;
— слияние — для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;
— макросы — для выполнения последовательности часто используемых команд;
— “мастера” — для создания профессионально оформленных документов.
С помощью Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности.
Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.
Достаточно часто многим сотрудникам прихо-дится создавать документы на основе стан-дартных унифицированных форм или форм, раз-работанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автомати-зированном способе подготовки такого вида до-кументов возможны два варианта:
— создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением .dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шаблон — это некий трафарет с определен-ными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользо-вательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением .DOT.
1. Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением .dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.
2. Для повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функции слияния. Путем слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией.
Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Основное преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее
Источник: studbooks.net
Урок : «Прикладные программы Microsoft Office»
методическая разработка (информатика и икт, 11 класс) на тему
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Урок : «Прикладные программы Microsoft Office»
ПОВТОРЕНИЕ ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ ПАКЕТА MICROSOFT OFFICE
План-конспект урока по теме «Повторение прикладных программ пакета Microsoft Office».
