Microsoft office access что это за программа

Содержание

Microsoft office access что это за программа

Форум KAZUS.RU » Форумы по электронике » Ремонт оргтехники » [Решено] А для чего нужна прога ACCESS из комплекта Microsoft Office?

Временная регистрация

Регистрация: 04.06.2008

Сообщений: 69

Сказал спасибо: 0

Сказали Спасибо 0 раз(а) в 0 сообщении(ях)

А для чего нужна прога ACCESS из комплекта Microsoft Office?

Кто-нибудь реально её использует для чего-нибудь?

Супер-модератор

Регистрация: 13.03.2004

Адрес: Minsk

Сообщений: 2,355

Сказал спасибо: 1,869

Сказали Спасибо 1,316 раз(а) в 572 сообщении(ях)

Re: А для чего нужна прога ACCESS из комплекта Microsoft Off

Почётный гражданин KAZUS.RU

Регистрация: 26.08.2006

Сообщений: 1,405

Сказал спасибо: 1

Сказали Спасибо 89 раз(а) в 69 сообщении(ях)

Я использую. Конструкторская база данных по изделиям и составным частям со спецификациями и интерфейсом вывода в эксель и ворд для печати по ЕСКД.

Первое знакомство с базами данных Microsoft Access

Дерево сборок, входимость ПКИ и сборок , ведомость покупных и ведомость материалов, ведомость замен. История изменений, электронная подпись разработчика, проверяльщика , утверждальщика в многопользовательском режиме. Доступ с разграничением прав. Обмен сообщениями и замечаниями через базу. Документирование «насильственных» изменений по инициативе начальников . Позволяет отказаться от учтенных бумажных копий.

Источник: kazus.ru

Создание баз данных в Microsoft Access

В наше время базы данных очень широко применяются в различных сферах: на предприятиях, в компаниях, учебных заведениях и так далее. А работать с ними позволяет программа из пакета Office — Microsoft Access, которая даёт юзерам очень широкие возможности для взаимодействия с таблицами. Навыки работы в программе Microsoft Access будут полезны каждому современному пользователю.

В этой статье подробно рассмотрим, как создать базу данных в Access. Давайте разбираться. Поехали!

База данных представляет собой совокупность связанной между собой информации, объединённой в виде таблицы. Разобравшись с тем, что это вообще такое, можно переходить непосредственно к созданию.

Запустив Microsoft Access, выберите «Создать» в меню «Файл». Затем нажмите кнопку «Новая база данных». Справа в окне укажите имя файла и место, где он будет храниться. После этого нажмите кнопку «Создать». Также вы можете воспользоваться одним из списка шаблонов, предлагаемых утилитой.

В некоторых случаях будет гораздо удобнее просто отредактировать шаблон, чем самостоятельно создать всё заново.

Перед вами появится таблица с одним единственным полем. Наведите курсор на вкладку и выберите пункт «Конструктор». В появившемся окне будет предложено изменить название. Теперь можно начать заполнять ячейки в колонке «Имя поля». Следующий столбец «Тип данных» будет заполняться автоматически, в зависимости от того, вводили вы слова или числа.

Тип данных в каждой ячейке можно изменять.

Существуют такие типы данных:

текстовый;
поле МЕМО (эксплуатируется для описаний объектов, так как разрешает вводить большое количество символов, >255);
числовой;
дата/время;
денежный;
счётчик;
логический (удобно применять для полей, содержащих «да» или «нет»);
поле объекта OLE (позволяет вставлять файлы мультимедиа: фото, видео);
гиперссылка;
вложение (используется для хранения нескольких файлов в одном поле);
вычисляемый (разрешает рассчитать сумму, разность, произведение на основе других данных из таблицы);
мастер подстановок.

В большинстве случаев вам пригодятся только «числовой», «текстовый», «денежный», «вычисляемый» и «Дата/время», именно такие типы данных эксплуатируются наиболее часто.

Ниже, в разделе «Свойства поля», вы можете увидеть размер поля. В случае, если у вас текстовый тип данных, там будет стоять 255. Это значит, что вы можете ввести в данной ячейке 255 символов. Разумеется, это слишком много, поэтому следует сократить размер указанного поля до 30 (вы можете поставить любое другое число, в зависимости от стоящих задач). Делается это для того, чтобы БД занимала меньше дискового пространства.

Выбрав числовой тип данных, можно задать так называемую маску ввода. Нужна она для того, чтобы определённым образом отображать введённые числовые значения. Задаётся маска при помощи пробелов и решёток. Например, если ваша таблица содержит номера паспортов, то, чтобы эти номера отображались в соответствующем формате, задайте маску «####_######».

То есть 4 символа, затем пробел и ещё 6 символов. Для номеров телефона можно указать маску «8(###)-###-##-##».

Для типа «Дата/время» дозволено выбрать различные форматы отображения в разделе «Свойства поля».

Не забудьте сохранить созданную таблицу. Сделать это можно, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+S. Если при сохранении появляется окно с предупреждением, что ключевые поля не заданы, то нажмите «Нет», так как их можно создать позже.

Как вы можете убедиться, создание баз данных — нехитрый процесс, с которым справится даже начинающий пользователь. Пишите в комментариях, помогла ли вам статья разобраться в вопросе, и спрашивайте, если что-то из изложенного материала осталось непонятным для вас.

Источник: how-info.ru

Описание СУБД “Microsoft Office Access”

В качестве системы управления базой данных была выбрана Microsoft Office Access 2000.

Читайте также:

Что за программа аижк

Microsoft Access — профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей. приложение аccess протокол запрос

Рассмотрим понятия и термины баз данных.

База данных — это совокупность сведений, описывающих конкретные объекты, процессы, события, организованная таким образом, чтобы обеспечить максимально удобное представление этих сведений и работу с ними.

Реляционная база данных — это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД.

MS Access состоит из отдельных компонентов, которые используются для хранения и предоставления информации.

Этим компонентами являются таблицы , формы, отчёты, запросы, макросы и модули. Для создания форм и отчётов используются конструкторы , поэтому эти компоненты часто называют конструкторскими объектами. Конструкторские объекты являются составными объектами, то есть состоят из более мелких объектов (таких как поля, кнопки, диаграммы, рамки и т.д.), которые называются элементами управления.

К элементам управления относятся :

— надписи;
— прямоугольники и линии;
— поля и списки;
— кнопки;
— переключатели, выключатели и флажки;
— графические объекты;
— OLE-объекты и т.д.

Таблица является основой вашей базы данных. В MS Access вся информация содержится в таблицах.

Формы используют для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации , отображаемой на экране , и представить её в требуемом виде. С помощью мастера мы сможем создать форму, поместив в неё поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с одним из созданных шаблонов. С помощью конструктора форм мы сможем создавать формы любой степени сложности.

Отчёты используются для отображения информации, содержащейся в базе данных. С помощью конструктора отчётов мы сможем разработать собственный отчёт, включающий группировку данных, групповые и вычисляемые поля, и оформить их соответствующим образом.

Запрос является средством извлечения информации из базы данных, причём данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. В MS Access для формирования запросов используется способ, получивший название запроса по образцу. Используя это средство, на основании визуальной информации мы сможем извлечь нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определённое действие, например, открывает форму или печатает отчёт.

Каждая строка таблицы называется записью, в которой хранятся сведения объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет определенный тип данных.

Для работы с данными и используются так называемые системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие определение, обработку и управление данными. Перед занесением данных в таблицы, определяется структура используемых таблиц. Кроме описания структуры таблиц, обычно задают связи между таблицами. Связи в базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Всего существует три вида связей: один к одному — одной записи в таблице соответствует только одна запись в другой таблице, один ко многим — одной записи в таблице может соответствовать несколько записей в другой таблице, многие к одному — многим записям в одной таблице, может соответствовать несколько записей в другой таблице, многие ко многим — многим записям одной таблицы может соответствовать множество записей в другой (данный тип не применяется в разработке данной базы данных).

Для выполнения операций над данными используются запросы, в результате выполнения которых выбираются определенные записи или вносятся изменения в них. Запросы осуществляются на языке структурированных запросов (Structured Query Language — SQL),а также с помощью конструктора запросов. Основной функцией СУБД является управления данными, т. е. защита данных от несанкционированного доступа, поддержка многопользовательского режима, работа с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Access поддерживает традиционные для офисных приложений механизмы связывания и встраивания объектов OLE (Object Linking and Embedding) и динамического обмена данными DDE (Dynamic Data Exchange). При этом по протоколу OLE система Access позволяет работать с любыми объектами из библиотеки других типов другого приложения, а также предоставляет свои объекты для других приложений.

Аналогично системой Access поддерживается протокол динамического обмена данными в роли приложения, принимающего данные (клиента), и источника данных (сервера). Например, база данных Access может быть сервером для приложения Microsoft Word, выступающего в роли клиента и принимающего данные по каналу связи.

В таблицах хранятся данные, которые можно использовать в запросах, формах и отчётах. Формы и отчёты используют данные из таблиц или через запросы (путём выборки). Операции вычисления или форматирования данных при выполнении запросов могут производиться с помощью встроенных функций или пользовательских VBA-программ. Макросы и VBA-программы могут вызываться при возникновении следующих событий в БД : открытие формы, ввод записи в таблицу, нажатие кнопки в окне формы и т.д. с помощью макросов можно, к примеру, открыть форму или отчёт, выполнить запрос или прочее. VBA-программы могут работать с объектами Access и вызывать процедуры из DLL-библиотек Windows.

Система управления базами данных. Microsoft Office Access

C помощью данного урока учащиеся смогут узнать, что такое СУБД и что они позволяют делать, на какие виды делится СУБД по способу доступа к базам данных. Также они познакомятся с такими элементами баз данных, как таблица, форма, запрос и отчёт. В уроке рассматривается интерфейс программы Microsoft Access, а также подробно показывается, как можно создавать такие объекты, как таблицы, формы и запросы в данной программе.

В данный момент вы не можете посмотреть или раздать видеоурок ученикам

Чтобы получить доступ к этому и другим видеоурокам комплекта, вам нужно добавить его в личный кабинет.

Получите невероятные возможности

1. Откройте доступ ко всем видеоурокам комплекта.

2. Раздавайте видеоуроки в личные кабинеты ученикам.

3. Смотрите статистику просмотра видеоуроков учениками.
Получить доступ

Конспект урока «Система управления базами данных. Microsoft Office Access»

· Элементы баз данных, такие как таблица, форма, запрос и многое другое.

В настоящее время существует большое количество различных СУБД. По способу доступа к базам данных их можно разделить на две группы: настольные и серверные.

Настольные СУБД ориентированы на обслуживание одного пользователя, работающего на определённом компьютере с базами данных в любой момент времени. К настольным СУБД относятся:

Недостатки настольных СУБД стали очевидными, когда возникла необходимость одновременной работы с ними большого числа пользователей. Поэтому следующим этапом развития СУБД стало создание серверных СУБД.

Серверные СУБД используют принцип централизованного хранения и обработки данных, который основан на архитектуре клиент-сервер.

СУБД, хранящая данные, и прикладная программа, интерпретирующая эти данные, являются разными приложениями, то есть существуют приложение-сервер и приложение-клиент. К серверным СУБД относятся:

Итак, более простыми и распространёнными настольными базами данных являются Microsoft Access и OpenOffice.org Base. На данном уроке мы с вами познакомимся с программой создания баз данных OpenOffice.org Base.

Для начала запустим эту программу и познакомимся с её интерфейсом.

Открываем приложение OpenOffice Base. В появившемся окне выбираем пункт “Создать новую базу данных”. Нажимаем кнопку готово и в появившемся окне указываем имя базы данных и путь для сохранения. В нашем случае назовём базу данных «Сведения о четвертных оценках учащихся» и укажем путь к своей рабочей папке.

Появится окно программы. Вверху находится строка заголовка, где указано название нашей базы данных и программы, в которой оно открыто. Чуть ниже находится строка меню, панель инструментов, рабочая область и строка состояния.

Основными объектами базы данных являются таблицы, формы, запросы и отчёты.

Таблицы — главный объект базы данных. Он предназначен для хранения данных. На основе таблицы создаются остальные объекты базы данных. Реляционная база данных может состоять из множества взаимосвязанных таблиц.

Следующий объект – формы. Формы являются вспомогательными объектами. Их создают для того, чтобы работа пользователя при вводе, просмотре и редактировании данных в таблице была более удобной.

Запросы – это команды и их параметры, с которыми пользователь обращается к СУБД для поиска данных, сортировки, добавления, удаления и обновления записей.

Отчёты – это документы, которые формируются на основе таблиц и запросов. Они предназначены для вывода на печать.

Давайте создадим базу данных «Сведения о четвертных оценках учащихся», которая будет содержать сведения об учащихся: номер, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения и класс; и оценки за первую четверть по учебным предметам: математика, русский язык, биология, химия, физика и английский язык.

Данная база данных будет состоять из двух таблиц. Первая таблица будет содержать поля: номер, фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения и класс. Вторая: номер, оценки по математике, русскому языку, биологии, химии, физике и английскому языку за первую четверть.

Итак, создадим первую таблицу и назовём ее «Сведения об учащихся». Для этого в рабочей области слева выберем объект Таблицы и справа Создать таблицу в режиме дизайна. В появившемся окне в столбце имя поля укажем название первого поля: номер и укажем его тип: числовой. Далее имена второго, третьего, четвёртого и пятого полей будут фамилия, имя, отчество, пол, а их тип будет текстовым. Поле дата рождения будет типа дата, а класс – числовой.

Читайте также:

Что за программа seldon

Прежде чем сохранить таблицу, необходимо указать поле – ключ. Вспомним, что ключ – это поле или совокупность полей, значения которых в записях не повторяются, то есть являются уникальными. В нашем случае это будет поле с именем «Номер». Для этого нажмём на ячейке рядом с названием поля правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберем первичный ключ.

Теперь сохраним нашу таблицу при помощи команды Файл далее сохранить как. Указываем имя таблицы «Сведения об учащихся» и нажимаем окей. Закрываем нашу таблицу.

Обратите внимание, что в рабочей области Таблицы появилась наша сохранённая таблица. Для редактирования/изменения данной таблицы необходимо выделить её левой кнопкой мыши и на панели инструментов нажать кнопку «редактировать». Снова откроется наша таблица в режиме дизайна. Здесь мы можем добавлять и удалять поля, изменять их тип и многое другое.

Аналогичным образом создаём и сохраняем ещё одну таблицу с именем «Оценки первая четверть».

Полем-ключом в этой таблице будет поле с именем «Номер». Поля с именами номер и Оценки по математике, русскому языку, биологии, химии, физике и английскому языку в данной таблице будут относится к числовому типу.

Для заполнения таблицы можно использовать несколько способов: первый непосредственно вводить данные в таблицу – и второй создать форму для ввода информации.

Давайте таблицу «Сведения об учащихся» заполним методом ввода данных в неё. Для этого откроем её двойным щелчком мыши по ней. И введём необходимые данные. Первая запись будет содержать следующее: Номер: 1; Фамилия: Иванов, Имя: Андрей; Отчество: Игоревич; Пол будем обозначать буквами м или ж. В данном случае м. Дата рождения 3.06.2000. Класс 11.

Для перехода к следующей ячейке можно использовать клавишу Tab или стрелку на клавиатуре «Вправо». Аналогично заполним все ячейки данной таблицы.

Есть ячейки, в которых данные отображаются не полностью, то есть не вмещаются в размер поля. Для того, чтобы расширить размер поля необходимо подвести курсор к правой границе названия поля, курсор изменится на стрелку. Теперь нажимаем левую кнопку мыши и растягиваем поле до нужного размера. После заполнения нажимаем кнопку cохранить и закрываем нашу таблицу.

Вторую таблицу «Оценки первая четверть» заполним с помощью форм. Для этого в объектах таблицы выберем формы, затем будем использовать мастер для создания форм. В появившемся окне выбираем необходимую таблицу, затем выбираем нужные для заполнения поля путём перемещения из левого окна в правое. Одинарная стрелка для перемещения по одному полю, двойная – для перемещения всех полей сразу. Так как нам нужно заполнить всю таблицу – выберем все.

Нажимаем дважды кнопку дальше. На пятом шаге выбираем оформление нашей формы. Обратите внимание, что при выборе формы можно просмотреть, что в итоге получится. Выберем первую. Можно выбрать расположение текста по отношению к ячейкам для заполнения: слева или справа. Переходим к седьмому шагу путем нажатия на кнопку дальше дважды. На данном шаге выбираем цвет оформления формы.

Например, светло-синий. И на последнем, восьмом шаге зададим имя форме «Первая четверть». Нажимаем кнопку готово.

Откроется форма для заполнения. Вводим необходимые данные о первом учащемся. Номер — 1. Для перехода к следующей ячейке можно использовать левую кнопку мыши, щелкнув в нужном месте или клавишу Tab. Далее математика – 5, русский язык – 4, биология – 4, химия – 5, физика – 4 и английский язык – 5.

Чтобы перейти к заполнению данных о втором учащемся необходимо нажать на кнопку следующий или клавишу Tab. Заполняем сведения о данном учащемся и остальных аналогичным образом.

После заполнения данной формы просто ее закрываем. Для просмотра данных таблицы можно перейти к объектам таблицы и открыть «Оценки первая четверть».

Данная база данных может быть в дальнейшем изменена путём редактирования (исправление, удаление) старых или внесения новых данных, изменения содержимых отдельных полей и структуры всей таблицы.

К таблице можно применять такое действие как сортировка. Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или убыванию. Давайте отсортируем данные в таблице сведения об учащихся. Будем сортировать поле фамилия в алфавитном порядке, то есть по возрастанию. Для этого откроем таблицу, поставим курсор в поле – фамилия и нажмем на кнопку сортировка на панели инструментов.

Обратите внимание, что все фамилии упорядочились по алфавиту.

На данном уроке нам также необходимо познакомиться с таким объектом как запросы.

Запрос (справка) – это таблица, которая содержит интересующие пользователя сведения, извлечённые из базы данных. Таблица содержит записи и поля, которые содержатся в запросах на выборку данных, удовлетворяющих заданным условиям (условиям выбора).

Условия выбора записываются в форме логических выражений, сформированных из высказываний на естественном языке. Для задания условий выбора используются простые и сложные логические выражения.

В данной таблице приведены простые логические выражения и их значения.

Источник: videouroki.net