Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).
СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.
К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:
- Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.
- Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.
- Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.
- Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).
Приход и расход товара — складской учет в базе данных Microsoft Access
В данной работе рассмотрим общие понятия приложения Access и описание его возможностей.
Раздел 2.01 Таблицы
Таблицы — это основной объект баз данных. Их назначение — хранение информации. Любой другой объект баз данных предназначен для того или иного взаимодействия с таблицами. В базе данных Access могут содержаться тысячи таблиц, а число записей в каждой таблице ограничено скорее размером свободного пространства на жестком диске, чем чем-либо еще.
СОВЕТ. Чтобы получить дополнительные сведения о характеристиках Access, таких как максимальный размер базы данных или максимальное число записей в таблице, щелкните поле Введите вопрос, находящееся с правого края строки меню, введите характеристики Access и нажмите клавишу ВВОД.
Каждый объект Access имеет, по меньшей мере, два режима отображения. С таблицами чаще всего работают в режиме таблицы, в котором можно просматривать и изменять данные таблицы, и в режиме конструктора, в котором можно просматривать и изменять структуру таблицы. Для переключения режимов таблицы и конструктора используется кнопка Вид. Можно также нажать стрелку, расположенную справа от кнопки Вид, и выбрать режим из раскрывающегося списка.
В режиме таблицы данные распределены по столбцам (полям) и строкам (записям).
Если у двух таблиц есть общие поля, можно внедрить одну таблицу в другую. Такая внедренная таблица, которая называется подтаблица, позволяет видеть информацию в нескольких таблицах одновременно.
В режиме таблицы отображаются данные, хранящиеся в таблице, а в режиме конструктора — отображается структура таблицы.
Раздел 2.02 Запросы
ЗАПРОС – это объект, который позволяет пользователю получить данные из одной или несколько таблиц.
How to Create Relationship between two Tables in MS Access | Learn Database | by | Data Science
Один из способов поиска данных в базе данных Access — создание запросов. Запросы позволяют находить информацию и просматривать, изменять или анализировать ее самыми различными способами. Результаты выполнения запросов можно также использовать для работы с другими объектами Access.
Запрос — это то же самое, что вопрос. Например, можно задать вопрос: «У каких записей таблицы «Клиенты» в поле «Почтовый индекс» стоит значение «98052»?». При выполнении запроса (то же самое, что задавание вопроса) Access просматривает все записи указанных таблиц, находит те, что соответствуют указанному критерию, и выводит их в виде таблицы.
Чтобы в Access можно было получить ответы на задаваемые вопросы, запросы должны иметь определенную структуру. Каждому типу вопроса соответствует определенный тип запроса. Основные типы запросов: на выборку, перекрестный и на параметр. Реже встречаются запросы на действие, на автоподстановку значений и SQL.
Access содержит мастер, который помогает создавать стандартные запросы. Специфические запросы создаются вручную в бланке запроса в режиме конструктора.
Раздел 2.03 Формы
ФОРМЫ – это объект, предназначенный для просмотра, ввода и редактирования записей базы данных.
Таблицы Access — это массивы «сырой» информации. Если вы создаете таблицу, которую будете использовать только вы, удобнее, вероятно, будет работать непосредственно с таблицами. Если же вы создаете базу данных, которую будут просматривать и редактировать люди, не очень с ней знакомые (а, может быть, и не желающие знакомиться особенно близко), работы с таблицей будет очень много. Решить эту проблему помогут формы. Они «проведут» пользователей по вашей базе данных, упростят для них ввод, извлечение, отображение и печать информации.
Форма — это, по сути, окно, в котором размещаются элементы управления, которые будут предоставлять пользователям данные или принимать данные от них. В Access предусмотрена панель элементов, содержащая многие стандартные элементы управления Windows, такие как надписи, текстовые поля, кнопки параметров и флажки. Немного сноровки — и вы сможете создавать с помощью этих элементов управления формы, которые будут выглядеть и работать во многом так же, как диалоговые окна во всех программах Windows.
Формы используются для редактирования записей исходных таблиц и ввода новых записей. Так же, как таблицы и запросы, формы можно просматривать в различных режимах. Наиболее часто используются следующие три: режим формы, в котором вводятся данные; режим таблицы, который выглядит, в основном, как таблица; и режим конструктора, в котором, работая с элементами формы, можно изменять ее внешний вид и функциональность.
Раздел 2.04 Отчёты
ОТЧЁТ – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может бать распечатан либо включён в документ другого приложения.
В отчетах данные из таблиц отображаются в логично организованном виде и в формате, который позволяет легко получать к ним доступ либо на компьютере, либо на бумаге. Отчет может содержать информацию из нескольких таблиц и запросов, результаты расчетов на основе информации базы данных и элементы форматирования, такие как заголовки, примечания и названия.
Отчеты можно просматривать в трех режимах: в режиме конструктора, в котором структуру отчета можно менять точно так же, как структуру формы; в режиме предварительного просмотра, в котором отчет отображается точно в том виде, как он будет выглядеть на печати; и в режиме просмотра образца, в котором также видно, как будет выглядеть каждый элемент, но не столь подробно, как в режиме предварительного просмотра.
Раздел 2.05 Страницы
СТРАНИЦЫ – это объект, представляющий собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными.
Чтобы информацию из баз данных можно было получать и работать с ней по внутренней сети или через Интернет, создаются страницы, известные также как страницы доступа к данным. Работа со страницей доступа к данным через Интернет во многом схожа с работой с самой таблицей или формой в Access — пользователи могут работать с данными в таблицах, выполнять запросы и вводить данные в формы.
Хотя публикация информации из базы данных в Интернете кажется задачей довольно сложной, в Access есть мастер, который сделает за вас значительную часть работы по созданию страниц доступа к данным. Созданную в мастере страницу можно использовать в том виде, как она получилась, а можно внести в нее изменения в режиме конструктора.
Раздел 2.06 Макросы
МАКРОС – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой.
Макросы позволяют Access реагировать на событие, например нажатие кнопки, открытие формы или обновление записи. Макросы могут оказаться очень полезными, если с вашей базой данных будут работать люди, разбирающиеся в Access хуже вас. Например, для выполнения стандартных действий с базой данных — открытия и закрытия форм или печати отчетов — можно создать специальные кнопки или кнопочные формы. А чтобы гарантировать, что совершать некие действия все будут одинаково, можно сгруппировать несколько команд меню, которые будут выполняться при нажатии кнопки.
Раздел 2.07 Модули
МОДУЛЬ – это объект, автоматизирующий комплексные операции и предоставляющий программисту более полный контроль, чем макрос.
Модули предоставляют более широкие возможности, чем макросы, и представляют собой программы на языке VBA (Microsoft Visual Basic for Applications). VBA — язык программирования высокого уровня, разработанный корпорацией Майкрософт для создания приложений для Windows. Общий набор инструкций VBA используется со всеми программами пакета Office System, но у каждой программы есть собственный набор. В то время как с помощью макроса можно автоматизировать от четырех до шести десятков действий, VBA содержит сотни команд, и его можно бесконечно расширять, присоединяя дополнительные модули сторонних производителей. С помощью VBA можно выполнять задачи, которые не под силу макросу, например открытие таблицы Excel и извлечение специфических данных.
Источник: www.stud24.ru
Характеристики и функции MS ACCESS
Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.
Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.
Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.
Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных.
При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте — там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.
В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.
В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.
Однако при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.
В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.
В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.
MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.
Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.
Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.
Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.
Источник: vuzlit.com
Назначение и основные возможности Access.
Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.
С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно — справочных и расчетных задач.
Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.
Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например, при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.
Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.
Microsoft Access — это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.
Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации.
СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров.
Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.
Описание программы.
Существует несколько разновидностей систем управления базами данных (СУБД), одни ориентированы на программистов, другие — на обычных пользователей.
Пакеты первого типа — это фактически системы программирования, располагающие своим типичным языком, в среде которого программисты создают утилиты обработки баз данных. После, данные программы используются конечными пользователями.
Microsoft Access относится к СУБД, ориентированным на рядовых потребителей. Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять основные операции с БД: создание, редактирование и обработка данных.
Этот пакет работает в ОС Windows на автономных ПК или в локальной сети. Посредством MS Access создаются и в дальнейшем эксплуатируются личные БД (настольные), а также базы организаций, имеющих относительно небольшой объем данных.
Microsoft Access является частью пакета Microsoft Office и входит в комплект его поставки.
Среда Access располагает характерным для приложений Windows интерфейсом, состоящим из следующих компонентов: титульной строки, главного меню, панели инструментов, поля для работы и строки состояния.
СУБД работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access:
— таблицы — главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов — это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы — поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы;
— формы — вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных;
— запросы — результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде;
— отчеты — документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах;
— схема — описание архитектуры связей многотабличной базы данных;
— макросы и модули — объекты повышенной сложности, при обыденной работе могут не использоваться.
Среди особенностей Access стоит отметить наличие VBA — встроенного языка программирования, посредством которого приложение может дополняться подпрограммами пользователей. Тем самым существенно расширяются возможности исходного варианта утилиты, обеспечивается удобство работы.
Назначение и основные возможности Access.
База данных (БД) — это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.
Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS — Database Management System) — специальные пакеты программ, обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами.
В настоящее время большинство экономических и информационно- справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД. MS Access — наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой.
Данные в таких базах представляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобразование структуры данных, вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком- либо ином удобном для пользователя виде. MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. MS Access поддерживает встраивание OLE-объектов (Object Linking and Embedding) в рамках среды Windows. В состав пакета MS Access входит также ряд специализированных программ, решающих отдельные задачи (так называемых Мастеров).
Источник: megapredmet.ru