Microsoft access что делает эта программа

Зачастую именно начало работы с Access вызывает затруднения у новичков. Даже читателям, которым приходилось использовать электронные таблицы и текстовые редакторы, но никогда ранее не приходилось сталкиваться с Access, не всегда понятно, что делает база данных и как она функционирует. Программа Access называется системой управления реляционными базами данных, поскольку хранит данные и предоставляет инструменты для управления ими. К счастью, компания Microsoft проделала огромную работу, чтобы сделать Access удобной в применении системой, доступной даже для неопытных пользователей.

В этой главе рассказывается, как приступить к работе с Access. В частности, речь идет о методах запуска Access, создании, открытии базы данных и завершении работы с ней. Кроме того, описываются панели инструментов, панели задач и меню. Рекомендуем внимательно изучить эти базовые концепции – такого рода знания весьма пригодятся в дальнейшем, при переходе к более сложным темам.

После инсталляции значок меню Access должен быть добавлен Windows в список программ (рис. 2.1). Если в меню Пуск или в списке.программ значок Access отсутствует, выберите команду Пуск › Поиск и введите в поле запроса название файла msaccess.exe. Когда Windows найдет этот файл, перенесите его с диалогового окна Поиск в меню Пуск, чтобы создать необходимый ярлык.

Как открыть базу данных Microsoft Access на смартфоне

Запуск Access

Запуск программы не вызовет никаких затруднений, особенно если вы ранее работали с программами пакета Office. Все они запускаются одинаково, с использованием панели администрирования.

Делается это следующим образом.

• Щелкните на кнопке «Пуск», расположенной на панели задач Windows. При частом использовании Access сразу откроется соответствующая строка меню (рис. 2.1).
• Если программа Access не указана в меню «Пуск», выберите команду Все программы › Microsoft Office › Microsoft Office Access 2003 (рис. 2.1). После запуска Access соответствующий элемент меню Windows будет добавлен в меню Пуск; кроме того, на панели задач появится небольшая кнопка запуска Access, показанная на рис. 2.2.

На панели администрирования вы видите основные элементы рабочего окна Access. Меню Файл и кнопка Создать позволяют открыть и создать новую базу данных. На панели задач Access содержится много элементов управления, позволяющих выполнять разнообразные задачи.

Рис. 2.1. Для запуска Access можно использовать меню Пуск^Все программы

Источник: samoychiteli.ru

Базы данных Access: функции, режимы работы и элементы

Создание базы данных Access и дальнейшая работа с ней под силу даже не слишком опытному пользователю. Инструмент предоставляет массу возможностей, объединяя реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и средствами разработки программного обеспечения.

MICROSOFT ACCESS — БАЗЫ ДАННЫХ | ФОРМЫ | VBA НА ПРИМЕРЕ

Хотя, конечно, некоторые общие знания, чтобы управлять системой Access, иметь необходимо. То есть предварительно следует изучить характеристики данной СУБД, ознакомиться с ее функционалом, получить представление о режимах работы и существующем наборе компонентов. Итак, начнем?

Общая характеристика базы данных Access

Чтобы глубже ознакомиться с возможностями реляционной системы, которая входит в пакет Microsoft Office, следует разобраться с таким понятием, как база данных Access. Напомним, что набор информации, включающей структурированные по установленным правилам данные, который характеризуется особыми правилами описания и хранения, а также является независимым от программных приложений, называют базой данных (БД).

Самой популярной моделью представления упорядоченной информации является реляционная система. Ее название происходит от прилагательного relational (относительный). Это связано с тем, что отдельная запись в БД включает сведения, касающиеся только одного объекта.

При этом появляется возможность для работы с данными, которые принадлежат различным объектам, как единым целым, базирующимся на значениях, связанных друг с другом. Особенность реляционных систем управления информационными базами состоит в том, что весь массив обрабатываемых данных представлен в табличной форме.

На сегодняшний день система Access является одной из самых распространенных моделей управления БД в семействе продуктов корпорации Microsoft Office. Её может освоить не только опытный пользователь, но и новичок. В Microsoft Access база данных – это система, состоящая из элементов (например, таблицы, формы, запросы), выполняющих конкретно поставленную задачу. Сам термин «access» означает «доступ» (если перевести в электронном словаре).

Access – это современная прикладная программа Windows, позволяющая использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внесение объектов.

Только до 01 января —>
Пройди опрос и
получи
обновленный
курс от Geekbrains
Дарим курс по digital-профессиям
и быстрому вхождения в IT-сферу
Чтобы получить подарок, заполните информацию в открывшемся окне

DDE позволяет обеспечивать обмен данными между MS Access и любым приложением от Windows. OLE также способен как устанавливать связь с объектами других прикладных программ, так и внедрять определённый объект в БД Access. Примером таких объектов могут быть электронные таблицы, диаграммы, рисунки, или документы из других приложений Windows.

Access способен работать с огромным количеством различных форматов данных. При этом, импорт/экспорт данных производится из электронных таблиц и текстовых файлов. Система способна заниматься непосредственной обработкой файлов FoxPro, Paradox, dBase III, dBase IV, и т.д.

Для работы с элементами СУБД Access использует процессор баз данных Microsoft Jet. Конструктор форм предназначен для объектов доступа и используется, как средство быстрого построения интерфейса. Конструктор отчётов обеспечивает вывод соответствующих документов. Чтобы автоматизировать рутинные операции можно воспользоваться функциями макрокоманд.

Система ориентирована на конечного пользователя. В работе Access используется язык программирования Visual Basic for Application. Он может создавать массивы, собственные типы данных, вести контроль работы прикладных программ.

Функции и режимы работы Access

Access обладает такими важными функциями, как:

1. Определение данных, то есть анализ структуры, типа и установление связей.
2. Обработка данных, которая включает поиск, сортировку, фильтрацию, вычисление. Также эта функция объединяет данные с иной информацией, связанной с ними.
3. Управление данными. Необходимо только прописать разрешение на использование информации (кому именно разрешено). Помимо перечисленного эта функция поможет определить правила совместного пользования данных.

В системе Access есть широкий набор инструментов для того, чтобы задать типа данных — электронные таблицы, числовые значения, денежные эквиваленты, документы, текст, даты, время, рисунки, звук. Можно задавать и разные форматы хранения информации (размер длины строки, точность представления числовых данных и даты времени) и представлять эти данные при выводе на печать или экран.

Существует 3 режима работы базы данных Access:

1. Режим запуска, который позволяет осуществлять сжатие и восстановление базы данных без необходимости в её открытии.
2. Режим конструктора, где есть возможности для создания и модификации структуры таблиц и запросов, создания форм для отображения и редактирования данных и подготовки отчётов перед печатью.
3. Режим выполнения, где в главном окне выводятся окна объектов баз данных.

Элементы базы данных Access

Классическая версия Access состоит из определённого набора объектов. Основными элементами выступают:

Панель «Таблицы» открывает для редактирования таблицы. Распределение информации происходит по строкам и столбцам. Это обеспечивает значительное упрощение процесса импорта электронной формы в таблицу базы данных. Отличие всего одно – информация структурирована.

Строки называются записями. Они состоят из информационных блоков. Каждая из записей состоит из одного поля. Поля располагаются в соответствии со столбцами. В них могут быть расположены конкретные виды данных (цифровые, текстовые, и т.п.).

Описание записей и полей таблицы базы данных Access производится при помощи визуализации стандартного стиля каталога карточек библиотеки. Каждая из карточек соответствует записи в базе данных. Определённый информационный фрагмент на отдельно взятой карточке соответствует полю в базе данных.

ТОП-30 IT-профессий
2022 года с доходом
от 200 000 ₽

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Александр Сагун
Исполнительный
директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2022

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере

Только лучшие телеграм-каналы, каналы Youtube, подкасты, форумы и многое другое для того, чтобы узнавать новое про IT

ТОП 50+ сервисов и приложений от Geekbrains

Безопасные и надежные программы для работы в наши дни

Получить подборку бесплатно
Уже скачали 16981

Применение форм для объектов базы данных Access направлено на создание интерфейса пользователя, в который можно заносить и редактировать информацию. Обычно формы состоят из кнопок с командами и иными функциями управления, которые используются для реализации того или иного функционала. При их отсутствии можно собрать БД путём редактирования имеющейся информации в таблицах Access. Таким образом, большинство пользователей используют формы с целью просмотра, ввода и корректировки сведений в таблицах. Командные кнопки позволяют:

• задать данные для конечного отображения в форме;
• открыть другие формы и отчёты;
• выполнить другие задачи, например, работать с «Формой клиента».

Формы базы данных Access позволяют обеспечить контроль взаимодействия пользователей с данными. Например, есть возможность создать форму, которая отображает определённые поля и выполняет конкретное число операций. Это, в свою очередь, даёт гарантию защиты и правильность при вводе данных.

• Отчеты

Такая кнопка предназначается для форматирования, сведений и представления информации. В большинстве случаев в отчёте представлен ответ на заданный вопрос пользователя. Отчёты необходимо форматировать для отображения информации в максимально читабельном виде. Пользователь имеет право формировать отчёт в удобное время, в котором будет представлена действующая информация базы данных. В основном отчёты форматируют для конечной печати, представления на экране, экспорта в определённые программы или размещения в сообщении электронного вида.

Запросы в базе данных Access необходимы для реализации многих функций. Главная опция – это поиск информации в той или иной таблице. Если необходимые сведения располагаются в разных таблицах, их можно просмотреть в одной (при помощи запроса). Запросы могут позволить пользователю производить фильтрацию данных путём определения критериев поиска для отображения только нужных сведений.

С помощью функции «обновляемых» запросов можно заниматься редактированием данных, найденных в основных таблицах. При этом правки появляются как в таблице запроса, так и в основных таблицах.

Существует 2 вида запросов – запросы на выборки и запросы на выполнение действий. Запрос на выборки выполняет функцию извлечения данных, чтобы преобразовать их в нужный для дальнейшего использования вид.

В данном случае результаты запроса могут быть выведены на экран, печать или перемещены в буфер обмена. Данные на выходе запроса необходимо применять, как источник записей для формы. Функция запроса на изменение – выполнение задач с информацией. С ними удобно создавать новые таблицы, делать пополнение сведений существующих таблиц, удалять или обновлять данные.

Только до 2.01
Как за 3 часа
разбираться в IT
лучше, чем 90%
новичков и выйти на
доход в 200 000 ₽?

Приглашаем вас на бесплатный онлайн-интенсив «Путь в IT»! За несколько часов эксперты GeekBrains разберутся, как устроена сфера информационных технологий, как в нее попасть и развиваться.

Интенсив «Путь в IT» поможет:

• За 3 часа разбираться в IT лучше, чем 90% новичков.
• Понять, что действительно ждет IT-индустрию в ближайшие 10 лет.
• Узнать как по шагам c нуля выйти на доход в 200 000 ₽ в IT.

При регистрации вы получите в подарок:

Тест, в котором вы оцениваете свои качества и узнаете, какая профессия в IT подходит именно вам

«Критические ошибки, которые могут разрушить карьеру»

Собрали 7 типичных ошибок, четвертую должен знать каждый!

Тест «Есть ли у вас синдром самозванца?»

Мини-тест из 11 вопросов поможет вам увидеть своего внутреннего критика

Хотите сделать первый шаг и погрузиться в мир информационных технологий? Регистрируйтесь и смотрите интенсив:

Только до 2 января
Получить подборку бесплатно pdf 4,8mb doc 688kb
Осталось 17 мест

Это аналог упрощённого языка программирования. При помощи макросов можно повысить уровень функциональности базы данных. Например, если добавить макрос к командной кнопке, он сможет запускаться при каждом нажатии на данную кнопку. Макросы состоят из команд, по средствам которых можно решить конкретно поставленную задачу: открыть отчёты, выполнить запросы, закрыть базы данных и т.д.

Макросы дают возможность для автоматизации многих операционных процессов, которые ранее выполнялись в ручном режиме. Такая функция может существенно сэкономить время при работе с программой.

Элементы в таком виде предназначены для того, чтобы повысить уровень функциональности баз данных. Создание модулей происходит на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой набор инструкций, описаний, процедур. Есть стандартные элементы и модули класса.

Популярные статьи

Типы данных в Microsoft Access

Таблицы баз данных дают возможность для работы с различными типами данных. Система баз данных Access предназначается для таких типов данных, как:

• Текстовый. Может быть использован для хранения стандартного текста с ограничением 255 символов в размере. Текст или числа не предназначаются для расчётов.
• Числовой. Используют для хранения действительных чисел. Здесь есть огромное число подтипов, выбор которых определяет точность вычислений.
• Поле Мемо – специальный тип данных, предназначенный для хранения текстов объёмом до 65 535 символов. В поле хранится именно указатель на место базы данных, где хранится непосредственно текст. Поле данного типа не может быть ключевым или проиндексированным. Предусмотрены длинный текст или комбинация текста и числовых значений.
• Дата/время. Предназначен для хранения дат календаря и настоящего времени в специальном фиксированном формате.
• Денежный. Необходим для хранения денежных сумм. В него включены денежные значения и числовые сведения, используемые при математических расчётах.
• Счётчик, в форме специального типа данных для оригинальных натуральных чисел, неповторяющихся в поле и обладающих автоматическим наращиванием. Функция заключается в порядковой нумерации записей.
• Логический. Нужен для хранения логических данные и полей, которые содержат одно из 2-х возможных значений (могут принимать только 2 значения, например: «Да» или «Нет»).
• Гиперссылка в форме специального поля, в котором хранятся адреса URL web-данных в сети интернет. При нажатии на ссылку, в автоматическом режиме запустится браузер и будет воспроизведён объект в его окне.
• Мастер подстановок. Не представляет собой специальный тип данных. Можно автоматизировать настройки таким образом, чтобы не вводить информацию в ручном режиме. Сведения в таком случае можно выбрать из раскрывающегося списка.
• Поле объекта OLE предназначается для включения изображения, звукозаписи и других типов данных. Такое поле не является ключевым или проиндексированным.

Создание базы данных в MS Access

Формировать базу данных программы Access можно, используя шаблоны, представленные в самом приложении. Кроме того, их можно найти на портале у разработчиков.

Конечно, существует вероятность, что доступные шаблоны не смогут полностью удовлетворить ваши потребности, но, опыт формирования БД на их основе будет полезен с точки зрения знакомства со структурой таких баз, их компонентами и возможностями применения. Далее мы продемонстрируем, как выглядит процесс формирования.

Для создания баз данных необходимо запустить Microsoft Access. После этого нужно нажать кнопку Office и использовать команду «Создать». Программа по умолчанию предложит имя БД. Затем, чтобы выбрать место, куда сохранится база данных нужно открыть каталог, а после выбора нажимаем «Создать».

Есть и другой вариант, связанный с использованием шаблонов. Для этого необходимо выбрать в группе соответствующей категории локальные шаблоны, после чего откроется перечень доступных форм. Это будет список задач, из которого мы выбираем ту, которая больше всего соответствует нашим целям. К примеру, возьмем шаблон «Учащиеся». Как и в первом случае программа предложит имя БД.

Нужно определиться с каталогом, в который будет сохранена база и кликнуть «Создать».

Теперь у нас есть, пока еще, пустая база данных, включающая готовые шаблоны разных ее составляющих. Так как в БД могут содержаться исключительно активные компоненты, кликаем «Параметры»-> Включить активное содержимое (затем это содержимое может быть включено в базу данных).

Для отображения всех элементов нужно нажать на области переходов, после чего мы увидим все виды объектов, содержащиеся в базе данных Access. Будут отображены таблицы, формы, запросы и отчеты.

Мы можем вносить данные в таблицы или в соответствующие им формы. В ходе изучения окна программы Microsoft Access можно обнаружить большое количество уже знакомых нам компонентов интерфейса. Здесь есть панель Office, кнопка быстрого доступа и т.д. Но, среди известных элементов есть и совершенно новый, который называется «область переходов». Здесь отображается весь перечень элементов БД.

Все эти элементы мы подробно рассмотрели в предыдущих разделах этого материала. При этом, обращаем ваше внимание, что все объекты БД Access могут храниться в едином файле с расширением.

Подытожим информацию, представленную в этой статье. С точки зрения обычного пользователя система управления базами данных Access в плане использования предполагает перечень несложных операций: формирование БД с выбором типов информации, ввод/вывод последней по запросу, создание отчета по доступу в виде презентации. При достаточно широком наборе возможностей система Access от Майкрософт отличается простотой, и работа с ней не вызывает каких-либо проблем.

Источник: gb.ru

Реферат по теме: «База данных СУБД MS Access»

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Скачать:

Предварительный просмотр:

Министерство образования Сахалинской области

ГБПОУ «Сахалинский бюджетный промышленно-экономический техникум»

по учебной дисциплине Компьютерная обработка документов

специальность: 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Тема: База данных СУБД MS Access

Выполнила: ст-ка гр. ОД-1601

ВВЕДЕНИЕ

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Продукт корпорации Microsoft — Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

Целью данной работы является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access».

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений.

Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access.

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее — просто Access) — это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА MS ACCESS

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных.

При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста2.

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ MS ACCESS

Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb4.

Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.

Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы.

Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных». Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.

Запрос – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки5. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Есть еще один способ создания запроса, который встроен в конструктор, – это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.

Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои Active X), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

Отчёт – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов.

Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.

Страницы – средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.

Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.

Модуль – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.

Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ MS ACCESS

Какие возможности предоставляет Access в функциональном плане.

1. Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами:

• вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена);
• вручную в поля формы;
• прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC);
• программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA.

Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования.

1. Изменение данных. Редактирование возможно следующими способами:

• вручную прямо в таблице;
• в полях форм;
• в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД;
• программным методом.

1. Вывод данных. Здесь Access предоставляет такие возможности:

• вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов;
• экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте);
• вывод на печать, в основном в виде отчетов;
• вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети;
• программный экспорт и вывод информации.

1. Взаимодействие с другими источниками и потребителями информации. В этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно прозрачно настраиваются связи с другими продуктами пакета Microsoft Office. Например вы можете иметь документ Microsoft Word, в котором будут присутствовать поля из БД Access, изменение данных в базе автоматически отображается в документе. Это позволяет создавать гибкие решения, интегрирующие данные в офисных средствах.
2. Использование базы данных MS Access другими приложениями. Такой вариант использует файл MDB как хранилище данных. Программа, которая обращается к данным, может быть написана на любом языке высокого уровня. В данном случае используются таблицы и запросы. О поддержании ссылочной целостности и актуальности данных следит ядро БД. Взаимодействие происходит через ODBC-драйвер Microsoft Jet Engine.
3. Средства создания приложений. Создание приложений на Access во многом подобно всем остальным средствам автоматизации Microsoft Office. Здесь используется интерпретируемый язык Visual Basic for Applications, что приводит, как и при использовании любого интерпретируемого языка, к определенному увеличению затрат процессорного времени и уменьшению скорости работы программ и обработки данных. Для успешной разработки необходимо знать объектную модель самого Access и особенности ее использования.
4. Особенности управления данными. При работе с Базами Данных в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным. Это делается для того, чтобы предотвратить одновременное обновление одной и той же записи, при глобальном обновлении данных или при техническом обслуживания самой Базы Данных.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.

Области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры:

применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем – ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Нейбауэр, А.; MS Access 2013 для занятых – Санкт Петербург : Питер, 2017. – 368 с.: ил.
2. Обучение в Интернете [Электронный ресурс] – Режим доступа: www.lessons-tva.info.
3. Кронан, Дж. Андерсен, В., Андерсон, Б. Б.; Microsoft Office Access 2013. Быстрые шаги – Москва : НТ Пресс, 2015. – 226 с.
4. Шевченко, Н. А.; Access 2013. Искусство создания базы данных – Москва : НТ Пресс, 2015 – 160 с.
5. Дженнингс, Р.; Использование Microsoft Office Access 2014 – Москва : Издательский дом «Вильямс», 2014. — 1312 с.

Источник: nsportal.ru