Сегодня поговорим о том, как реализовать проект внедрения MDM-системы и набить как можно меньше шишек. Рассмотрим предприятия разных масштабов, ибо для небольшого завода и агрохолдинга MDM – это не одно и то же.
- помогу определить, нужен ли такой проект именно вам,
- расскажу оптимальную технологию реализации проекта.
В первую очередь хочу обратить внимание, что MDM системы и проекты по централизации НСИ это не дань моде – а инструменты для качественного изменения работы сотрудников в it ландшафте, когда компания созрела к этим изменениям. Иначе вы получите усложнение процессов работы с НСИ и не ощутите пользы от проекта. Поэтому, начиная проект, нужно сначала определить, каких результатов хотите достичь и правильный ли инструмент вы выбрали для этого.
Кому? Что выполняет роль MDM системы на разных стадиях жизни предприятия?
Функция управления мастер данными так или иначе встречается в разных точках развития любого предприятия:
- Одно бизнес-направление
- Одна производственная площадка
- До 3 информационных систем
- Поставки в 1-3 региона
- Несколько бизнес-направлений
- Несколько производственных площадок
- 3+ информационных систем
- Поставки в 1-3 региона
- Несколько бизнес-направлений
- Несколько производственных площадок
- 10+ информационных систем
- Широкая география поставок
Когда актуально делать проект по MDM?
- Много баз в ИТ ландшафте (3+)
- Много ошибок в НСИ
- Потребность в консолидации данных для отчетности
Нарезка задач типового проекта MDM
Когда внутри компании есть все предпосылки к выделению функции управления мастер данными в отдельную систему – созревает необходимость в MDM системе и проекте по ее запуску. Для того, чтобы это сделать успешно, выделяется несколько групп задач, успешно решив которые можно будет получить качественный результат:
Концептуальные задачи
(выполняются ИТ директором и архитекторами):
1. Выбор решения для MDM системы
2. Выбрать среду для обмена данными
В рамках решения данных задач обычно формируются верхнеуровневые вводные к предстоящему проекту. Выбранные решения должны полностью удовлетворять концепции развития IT ландшафта предприятия и будут определять дальнейшие технико-экономические рамки проекта.
Задачи по границам работы с данными
(выполняются архитекторами и аналитиками):
1. Определить список доменов данных, которые подлежат централизации
2. Определить сегменты в рамках каждого домена данных и правила работы с ними
3. Спроектировать потоки данных в IT ландшафте с учетом появления MDM системы
4. Решить вопрос о границах нормализации данных в процессе запуска
5. Правильно выбрать «базисные» источники данных в рамках ландшафта для первоначального заполнения
6. Подготовить ограничительные меры для прямого изменения централизуемых данных в системах-подписчиках
Это «самое ядро» проекта, которое определяет внутрянку: какие данные будем централизовывать, а какие нет; как будем подключать новую систему в IT ландшафт так, чтобы снизить риски для подключения уже действующих информационных систем и обменов транзакционными данными между ними; какие данные возьмем на вход, как обработаем и как будем с ними работать в системах-получателях. Обычно эти задачи решаются в рамках формирования требований к MDM проекту и закладывают основы будущей системы, но даже если эти задачи проработать грамотно, этого будет недостаточно без следующей группы:
Организационно-технические задачи
(выполняются архитекторами, аналитиками и бизнес-заказчиком):
1. Выстроить процесс по работе с заявками по НСИ (и не только в рамках IT системы, но и организационный)
2. Выбрать план запуска (постепенное подключение получателей или единоразово «большим взрывом»)
3. Сформировать команду экспертов, которая далее будет заниматься ведением централизованных данных
Именно решение последней группы задач является важнейшим элементом по изменению процессов работы с НСИ в рамках всего IT ландшафта, обеспечивает дальнейший порядок функционирования системы и облегчает бизнесу принятие новых правил, если все решения найдены органично для вашей компании.
Источник: konstanta-it.ru
Что такое Мастер-Данные и зачем они нужны
(клик по картинке ведёт внутрь публикации)
Развиваясь, организации внедряют всё больше и больше информационных систем совершенно различных направлений: бухгалтерский учет, управление персоналом, управление складом etc. Системы живут и развиваются независимо друг от друга до того самого момента, как компании не потребуется взглянуть на свои данные целиком. Объемы данных уже достигают критической точки и выясняется, что сопоставить и сравнить данные вручную становится просто невозможно. Решения основанные на противоречивых и невыверенных данных ведут к управленческим ошибкам, а дубли и неактуальность данных к неверным бизнес решениям.
Конечно же проблема описанная выше не нова и сегодня мы обсудим классический способ решения — систему управления мастер-данными.
- Введение
- Что такое MDM
- Типы корпоративных данных: что такое справочные и транзакционные данные
- Зачем оно нужно?
- Зоопарк ИТ-систем и консолидированная отчетность
- Интеграция систем
- Единая база контрагентов
- Очистка и нормализация данных
- Случаи из жизни
- Методы решения
- Административное решение
- Внедрение MDM-системы
- Типы MDM-систем
- Централизованная система
- Аналитическая система
- Гармонизированная система
- Примеры реализации MDM-систем
- Индикаторы необходимости внедрения СУ НСИ
- Выводы
Что такое MDM
Master Data Management (сокращенно: MDM, МДМ, НСИ; варианты перевода: управление мастер-данными, нормативно-справочная информация) система — комплекс процессов, систем управления, стандартов и программ позволяющих единообразно работать с данными. Проще говоря, МДМ-система предоставляет целостный взгляд на все составляющие бизнеса, в том числе на источники данных, авторство, качество, полноту и на потенциальное использование данных. (Подробнее: Задачи управления мастер-данными)
(кликабельно)
Типы корпоративных данных: что такое справочные и транзакционные данные
Чтобы разобраться, чем являются и не являются мастер-данные разберем основные типы корпоративных данных.
(взято отсюда)
Неструктурированные данные — текст, почта, и другие данные, у которых нет формально определенной и описанной структуры.
Полуструктурированные — данные не имеющие определенной схемы (или имеющие переменную структуру), но тем не менее имеющие формальное описание в виде тегов иили определенных маркеров. XML — пример, полуструктурированных данных.
Структурированные (транзакционные) данные — данные имеющие формально определенную схему.
Метаданные — это данные описывающие другие данные, например, схема базы данных клиентов, конфигурационный файл или шаблон отчета.
Мастер-данные — это данные, содержащие ключевую информацию о бизнесе, в том числе о клиентах, о продуктах, о работниках, о технологиях и материалах. Каждая из этих групп может разделяться на несколько предметных областей: в категорию люди входят клиент, продавец, поставщик. Так же может иметь набор правил валидации, которым должны удовлетворять данные.
Иногда в отдельную категорию выделяют иерархические данные — это данные, в которых хранятся отношения и взаимодействия между данными. Подробнее.
Пример, общей структуры мастер-данных и валидационных правил (кликабельно)
Зачем оно нужно?
Исторически многие системы хранения, анализа и визуализации данных развивались параллельно и не совместимы между собой. По мере роста компании интеграция данных становится всё более важной и во многих случаях критической задачей, согласно Microsoft уже компании среднего размера ощущают на себе последствия работы с разнородными данными.
Таким образом одной из задач МДМ-систем является синхронизация данных, что упрощает решение сопутствующих задач, как подготовка финансовой отчетности.
МДМ-система — это один из краеугольных камней в архитектуре бизнеса вместе с ERP и BI системами, позволяющий системам аналитики и ведения бизнеса иметь единое преставление о данных, независимо от источника и формы.
Рассмотрим несколько классических случаев, где необходимо использовать и внедрять систему управления мастер-данными.
Зоопарк ИТ-систем и консолидированная отчетность
Пусть в компании больше трех систем хранения-анализа данных. Заполняются они и развиваются независимо друг от друга. В какой-то момент появляется необходимость собрать консолидированную отчетность и необходимо синхронизировать нормативно-справочную информацию. Например, существуют компания Ромашка с оборотом в 1М и имеются две записи «Общ.огр. Ромашка» и «ООО Ромашка» в разных системах с оборотом 400к и 600к, без инструментов синхронизации, система создания отчетности не сумеет объединить записи.
Интеграция систем
Пусть имеется несколько 1С систем в отделениях компании и счета, выставленные ООО «Ромашка» необходимо выгрузить и проанализировать в CRM. Если в CRM заведены несколько дублей, например Ромашка и Общ. Огр. Ромашка, то встает вопрос к какой Ромашке в CRM эти счета привязать и есть ли среди этих Ромашек нужная?
Единая база контрагентов
Прежде всего создание единой базы необходимо, для качественной и достоверной информацию о контрагентах. Если клиент, уже подписавший контракт, получает дополнительные N звонков о необходимости выслать уже отправленные документы (т.к. «Общ.огр. Ромашка» и «ООО Ромашка» — синтаксически разные компании), то это негативно отражается на отношениях компании.
Очистка и нормализации данных
Описанные выше случаи — это задачи по очистке и нормализации данных (data cleaning and data quality).
Очистка и нормализация данных — это безусловно инструменты, цель — это повышение лояльности клиента (e.g. избегаем повторных звонков), создание отчетности (уверенность в корректности аналитики) и увеличение скорости выполнения задач (быстрее проходим цикл продаж).
Как правило, клиент приходит к необходимости внедрения системы управления НСИ. Например необходимость оперативного контроля над деятельностью предприятия может потребовать сбора консолидированной отчетности, что в свою очередь приведет к необходимости синхронизации НСИ в ИТ-система, что в свою очередь потребует внедрения системы управления НСИ.
Случаи из жизни
Четырнадцать 1С-ок
У одной компании N было четырнадцать 1С систем в филиалах и вот однажды им пришлось срочно предоставить отчетность о своей деятельности в какую-то там палату. Отсутствие единой отчетности грозило существенными проблемами и вот M сотрудников несколько недель вместе сводили и выверяли данные. А могли бы просто физически не успеть.
Фуры
Клиент из Астрахани отправил фуры заказчику в другой регион, а обеспечение в пути оказывала компания Х, у которой не было МДМ-системы и единой базы контрагентов. Во время путешествия фуры проходили обслуживание в двух регионах — и по окончанию поездки компания Х выставила счет клиенту по этим регионам по стандартному прейскуранту без положенной скидки за объем, так как клиент был записан в этих двух регионах под чуть-чуть по-разному и система не сопоставила имена. Итог — дополнительные разбирательства и ухудшение деловых отношений.
Повторные звонки
Однажды клиенту позвонили шесть (!) раз после того, как контракт был подписан. Из-за подобной некомпетентности лояльность клиента и контракт были под угрозой.
Методы решения
Рассмотрим два наиболее популярных метода решения проблем, описанных выше.
Административное решение
Административный подход — сначала вычистить уже имеющиеся дубли в ИТ-системах, разработать систему кодировок, по которым можно сопоставить записи в справочниках разных ИТ-систем, и регламенты. Такой метод относительно прост, но имеет ряд недостатков – он не предотвратит рассинхронизацию НСИ в разных системах, а регламенты всегда можно обойти.
Внедрение MDM-системы
Технологический подход — использование системы обеспечивающей синхронизацию и единое представление данных. Как правило большинство крупных компаний внедряют различные версии MDM, когда ручная консолидация справочной информации и отчетности становится невозможной, а внедрение любой новой системы вынуждает изменять регламент и кодировки, только усиливая хаос.
Безусловно, единовременное введение МДМ-системы не решит все проблемы и по мере развития бизнеса, должна развиваться и МДМ-система, может даже измениться и сам тип МДМ системы (основные типы освещены ниже), однако, как показывает практика MDM является оптимальным бизнес решением в подобных случаях.
Типы МДМ-систем
Автоматизация управления НСИ (MDM) на базе 1С
Нормативно-справочная информация (НСИ, или в английском варианте master data) включает такую условно-постоянную информацию, как классификаторы и справочные данные, составляющие информационный ресурс компании
К справочным данным, в первую очередь, можно отнести информацию, которая используется в деятельности организации при оформлении фактов (документов) хозяйственной деятельности, причем эти данные создаются в одних бизнес-процессах и используются в других. Таким образом, в документах, отражающих текущую деятельность компании, используется определенный понятийный аппарат.
Очевидно, что этот понятийный аппарат должен формироваться по определенным правилам и поддерживаться в актуальном состоянии.
Проблемы управления НСИ
Зачастую на предприятии функционирует несколько информационных систем одновременно. Необходима их интеграция для формирования единого пространства с целью повышения эффективности деятельности компании.
Но на практике в условиях использования нескольких информационных систем в компании одновременно складывается следующая ситуация. Как правило, названия справочников в ИС совпадают, но при отсутствии единого регламента работы с НСИ каждый пользователь устанавливает собственные правила работы со справочниками.
В конечном итоге в информационном пространстве компании возникает хаос. Идентификация данных невозможна, информация дублируется. Такие данные не позволяют корректно формировать отчетность в компании и искажают оценку ее деятельности.
Основные проблемы в корпоративных информационных системах, обусловленные отсутствием централизованного ведения НСИ:
- дублирование информации;
- расслоение хозяйственных операций;
- расслоение аналитических данных;
- несопоставимость учетных данных;
- некорректный расчет показателей хозяйственной деятельности.
Таким образом, для создания единого информационного пространства проблема управления НСИ стоит перед любым предприятием (холдинг, крупные и средние компании). Т.е. требования к единообразию НСИ являются общими и не зависят от размеров и структуры компании.
Цели и задачи единой информационной системы управления НСИ
Итак, единое информационное пространство требует достоверных и непротиворечивых данных. Создание информационной системы управления НСИ позволит реализовать эти требования. НСИ представляет собой основу для информационного обмена между связанными информационными системами.
Единая информационная система управления нормативно-справочной информацией решает следующие задачи:
Единая MDM-система обеспечивает следующие преимущества:
- использование актуальной и достоверной информация всеми пользователями;
- обеспечение совместимости и сопоставимости отчетных данных;
- сокращение объема корректировок и доработок при подготовке отчетности;
- повышение эффективности управленческих решений.
Для построения системы НСИ необходимо провести предварительную подготовительную работу со справочниками и классификаторами.
Создание единой информационной системы управления НСИ требует комплексного подхода, который включает организационные, технологические и информационные решения:
- разработка и принятие регламента централизованного ведения НСИ;
- создание специального структурного подразделения для централизованного ведения НСИ;
- нормализация справочных данных, хранящихся в локальных справочниках в отдельных информационных системах. Сюда можно отнести поиск дублей информации, классификация объектов, разработка перечня характеристик объектов, выявление некорректно описанных объектов и т.д.;
- загрузка выверенных данных в систему управления НСИ.
Все действия со справочными данными после ввода в эксплуатацию централизованной системы управления НСИ строго регламентируются. «Потребителями» НСИ являются другие информационные системы предприятия, которые получают данные через заранее определенные интерфейсы.
Проект внедрения MDM-системы
Автоматизируем управление нормативно-справочной информацией в крупных компаниях. Все подразделения и филиалы буду говорить «на одном языке»
от 250 000 руб.
Консультация по выбору MDM-системы
Бесплатная консультация по подбору подходящего решения 1С для централизованного управления НСИ
Программный продукт 1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией
Единая система НСИ должна быть построена на основе специализированной программы (системы класса MDM), в которой реализованы все требования к процессам обработки справочной информации.
Таким программным продуктом является конфигурация 1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией.
Задачи, которые решает 1С MDM Управление НСИ
Конфигурация предназначена, в первую очередь, для компаний, использующих на практике большое количество взаимосвязанных информационных систем. При этом организации не обязательно должны иметь филиальную структуру.
Функциональные возможности программы направлены на выполнение следующих задач:
- формализация и типизация используемой нормативно-справочной информации;
- централизованное ведение справочников и классификаторов;
- поддержание единой методологии справочников;
- исключение применения пользователями не стандартизированной справочной информации;
- обеспечение своевременного исключения устаревших данных из НСИ;
- сопровождение нормативной базы компании.
Возможности MDM-системы от 1С
В состав конфигурации 1С:MDM включено несколько модулей.
1. Модуль Управление содержимым справочников.
- Выявление дублирования данных;
- Автоматические правила для проверки данных.
2. Модуль Просмотр и поиск содержимого справочников.
Расширенные средства поиска данных, включая специфичные процедуры, разработанные для данной конфигурации.
3. Модуль Создание и изменение объектов НСИ.
Назначение модуля – реализация в системе следующих процедур:
- регистрация запросов инициаторов на изменение или добавление объектов НСИ;
- внесение корректировок, модификаций в уже имеющиеся в системе данные или регистрация новых объектов НСИ;
- формирование сообщений о прохождении этапов выполнения заявок инициаторов.
4. Модуль Создание и настройка справочников в пользовательском режиме.
5. Модуль Синхронизация справочников НСИ.
Импорт/экспорт данных из файлов Excel/базы данных в справочники системы.
6. Модуль Администрирование справочников НСИ.
- формирование списка пользователей системы;
- настройка ролевой модели.
Источник: wiseadvice-it.ru