сегодня, MS Outlook — одна из самых распространенных сред для электронной переписки. С его начала, система претерпела много интересных изменений. Последняя версия сильно отличается от первой версии Outlook. 1997. Вот взгляд на эволюцию системы.
Откройте для себя историю версий Outlook в нашем руководстве ниже.
Этот почтовый клиент имеет множество дополнительных функций, которые делают его идеальным для делового общения.. Пользователи могут ставить задачи, управлять календарями, оставлять заметки, и более. Всю переписку можно вести в одном месте. Однако, функции, которые мы знаем сегодня, не всегда присутствовали.
Какая у меня версия Outlook?
Если вы не знаете, какая версия установлена, легко понять. Процесс отличается для Outlook, выпущенного до и после 2013. В более ранних версиях (в том числе 2013), перейти в раздел помощи. Там, вы увидите опцию, рассказывающую вам о системе — подробную информацию о ее версии и сборке. На сайте Microsoft есть список всех сборок и версий MS Outlook.
MS Outlook 2016 Обзор, Создание учетной записи, Настройка интерфейса
Для более новых выпусков, следуйте этой последовательности: Файл — Счет Управление». Если последний недоступен, вы можете найти необходимую информацию через Помогите. Сведения о вашей текущей версии Outlook будут отображаться справа..
Какая последняя версия Outlook?
Сейчас, последняя версия выпущена в 2019. Пользователи, подписавшиеся на Office 365 и Microsoft 365 иметь доступ ко всем новым функциям и обновлениям. Это также включает улучшения безопасности и исправление ошибок.. Вот несколько ключевых этапов развития системы.
Сравнение версий MS Outlook: От 2003 для 2007
По сравнению с 2003, обмен данными с контактами и структурирование работы теперь проще простого. Улучшения позволили упростить поиск по почте.. Самое главное, кардинально изменился внешний вид системы. Интерфейс теперь имел Лента что дало мгновенный доступ к ключевым функциям. Другие преимущества включены:
- удобная панель дел, позволяющая фильтровать, организовать, и просматривать задачи, календарь, и переписка;
- защита от фишинга;
- расширенный фильтр нежелательной почты, и
- более высокая эффективность в целом.
Сравнение: От 2007 для 2010
В 2007, пользователи увидели введение ленты. Три года спустя, эта функция стала полностью настраиваемой. Всегда видно при работе с системой. Что бы ты не делал, вы можете сразу получить доступ к нужному варианту.
Каждая из вкладок ленты содержит несколько категорий параметров.. Поскольку связанные элементы сгруппированы вместе, ты легко найдешь то, что тебе нужно. Эта структура более логична по сравнению с предшественником.. Другие улучшения в 2010 включены следующие.
- Backstage View для более быстрого управления задачами.
- Настраиваемая панель быстрого доступа для наиболее часто используемых команд.
- Мини-панель инструментов для быстрого и простого форматирования.
- Новое представление разговора позволяет пользователям объединять электронные письма в один элемент.
Сравнение: От 2010 для 2013
В новой версии появились новые функции, которые упростили работу.. Пользователи получили больший контроль над контактами, сообщения, графики, и социальные сети.
Как настроить Microsoft Office Outlook?
Вот некоторые дополнения:
- Exchange ActiveSync позволяет обмениваться данными через популярные почтовые серверы и службы..
- Панель навигации стала более эффективной.
- Social Connectors обеспечили автоматическую доставку обновлений из социальных сетей.
- Следить за сообщениями и расписанием стало проще с помощью Peeks.
- Теперь к календарю можно легко делиться, чтобы исправлять встречи или изменять расписания..
- Прогноз погоды теперь можно было просматривать через специальную панель.
- Улучшена функция поиска.
Последняя версия: Ключевые преимущества
За прошедшие десять дней, Microsoft никогда не переставала работать. сегодня, все файлы хранятся в облаках, и обновления автоматические. С апреля прошлого года, последняя версия получила название Microsoft 365. Система предлагает широкий спектр опций, адаптированных для индивидуальных пользователей..
Есть две ценовые категории и одна версия, для которой не требуется подписка. (для дома и учебы). Студенты и сотрудники университета также могут использовать специальную бесплатную версию. Так, что предлагает этот последний пакет?
- Регулярные обновления, пока ваша подписка действительна.
- Облачное хранилище.
- Приложения для смартфонов и планшетов.
- Бесплатные минуты для звонков в Skype.
- Возможность установки системы на разные устройства.
Общий, это самая удобная версия для людей, которые работают с разных устройств. Прошли те времена, когда файлы хранились локально. Поскольку данные хранятся в облаке, к нему можно получить доступ со смартфонов, таблетки, и настольные компьютеры легко. Напишите сообщение с помощью ноутбука, редактировать черновик на ходу, и отправь это!
Если вам нужно переключить устройства в течение дня, это отличное решение. Это означает, что миллионам людей это удобно.
Постоянное улучшение
Microsoft никогда не прекращала совершенствовать свою почтовую систему. сегодня, он предлагает мощный почтовый клиент, который работает на любом устройстве. Ранние версии MS Outlook выглядят простыми и устаревшими.. Они несравнимы с впечатляющим набором функций, которые мы знаем сегодня..
Дополнительные статьи базы знаний
Где находится файл данных Outlook PST? Узнайте, как его найти
июль 3, 2023
Outlook — широко используемый почтовый клиент, который профессионально разработан Microsoft. Он предлагает множество расширенных функций для своих пользователей, такие как электронная почта, календари, задачи, связи, примечания, and many …
Разрешение файла не является файлом данных Outlook (.Тихоокеанское стандартное время) Ошибка
Июнь 26, 2023
Outlook — популярный почтовый клиент, которым пользуются миллионы пользователей по всему миру.. Он широко используется частными лицами, предприятия, и организации для управления своей электронной почтой, календари, задачи, и контакты. Однако,…
Как исправить проблему «Обнаружены ошибки в файле OST»?
май 1, 2023
Как пользователь Microsoft Outlook, вы можете столкнуться с сообщением «Обнаружены ошибки в файле xxx.ost» сообщение об ошибке. Эта ситуация может расстраивать и сбивать с толку, особенно если вы полагаетесь…
Как исправить ошибку «Невозможно открыть вложение Outlook»?
апрель 24, 2023
Вы устали получать сообщение об ошибке «Невозможно открыть вложения Outlook» всякий раз, когда вы пытаетесь получить доступ к файлу, прикрепленному к вашей электронной почте?? Иногда пользователи Microsoft Outlook сталкиваются с трудностями…
Как решить ошибку «Файл данных Outlook достиг максимального размера»
апрель 17, 2023
Outlook — это мощный и широко используемый почтовый клиент, который помогает миллионам людей справляться со своими повседневными потребностями в общении.. Однако, по мере роста вашего почтового ящика, вы можете столкнуться с сообщением об ошибке, которое может…
Насколько полезен был этот пост?
Нажмите на звездочку, чтобы оценить его!
Средний рейтинг 3.2 / 5. подсчет голосов: 6
Нет голосов до сих пор! Будьте первым, чтобы оценить этот пост.
Как вы нашли этот пост полезным .
Следуйте за нами в социальных сетях!
Назначение программы Microsoft Outlook.
2. Правила и последовательность создания новых задач и контактов.
3. Правила настройки текущего представления объектов.
Назначение программы Microsoft Outlook.
Чтобы облегчить и упорядочить работу любого офиса, Microsoft разработала программу Microsoft Outlook. Многочисленные функции планирования, организации рабочего времени, дополненные удобными способами работы с электронной почтой, делают Outlook незаменимым помощником, а новые возможности Outlook 2013/2010/2007/2010 существенно повышают производительность и позволяют эффективно управлять временем.
Microsoft Outlook — программа, предназначенная для управления перепиской и личными сведениями, которая облегчает работу с сообщениями, встречами, контактами и задачами.Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя.
В Microsoft Outlook отображаются собрания и напоминания о встречах. Кроме того, эта программа позволяет планировать встречи и собрания с другими пользователями. При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора наиболее удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.
Программа Microsoft Outlook тесно интегрирована с другими приложениями пакета Microsoft Office. С ее помощью можно организовать работу с документами, разработанными в других программах Microsoft Office таким образом, чтобы автоматически отслеживались сроки и этапы выполнения работ, проверялась синхронизация версий документов, устанавливалось соответствие между документами и задачами, людьми, сроками.
Для полноценной работы программы в локальной сети рекомендуется установить следующие службы:
ü Microsoft Exchange Server; • Microsoft Mail;
ü Microsoft Fax; • Адресная книга Outlook;
ü Личная адресная книга; • Личные папки;
ü Электронная почта Интернета.
Если Outlook используется на автономном компьютере без подключения к локальной сети, первые две службы можно не устанавливать.
Если Outlook используется на автономном компьютере без подключения к локальной сети, первые две службы можно не устанавливать.
Службы Microsoft Outlook
Служба Microsoft Exchange Server обеспечивает совместный, а также удаленный доступ к папкам Microsoft Outlook с удаленного (например мобильного) компьютера. Компьютер, который использует службу Microsoft Exchange Server, должен быть подключен к локальной сети, работающей под управлением операционной системы Windows NT/Windows 2000.
Параметры доступа (например, имя сервера, почтовое отделение, имя почтового ящика) определяет администратор локальной сети. Как правило, такие настройки проведены заранее и пользователю нет нужды вникать в эти тонкости.
Служба Microsoft Mail работает совместно с сервером Microsoft Exchange и обеспечивает обработку сообщений в почтовом ящике при доступе к нему с удаленного компьютера. То есть, находясь в другом городе, можно через Интернет подключиться к локальной сети своего предприятия, прочитать, составить и отправить сообщения, используя все средства Microsoft Outlook.
Служба Microsoft Fax обеспечивает отправку факсимильных сообщений. Для ее работы необходимы либо модем, установленный на автономном компьютере и подключенный к телефонной линии, либо подключение к локальной сети, имеющей выход в телефонную сеть.
Адресная книга Outlook позволяет хранить и обрабатывать адресные данные частных лиц и организаций. Доступ к данным адресной книги может быть общим или ограниченным.
Личная адресная книга предназначена для выполнения тех же функций, только доступ к ней, как правило, личный.
Служба Электронная почта Интернета обеспечивает обработку сообщений электронной почты, поступающих в адрес учетной записи, открытой на узле сервис-провайдера. Возможен доступ к своей учетной записи на узле сервис-провайдера через локальную сеть, если это предусмотрено ее конфигурацией.
Наличие или отсутствие перечисленных служб во многом определяет параметры элементов интерфейса Outlook при работе с конкретными папками и формами представлений.
Основные компоненты Microsoft Outlook
Календарь — это электронный аналог настольного перекидного календаря, имеющий более широкие возможности. По умолчанию каждые сутки в календаре поделены на получасовые отрезки, отображаемые одной строкой записи. При щелчке на строке открывается фильтр, предлагающий набор полей, ориентированных на организацию встреч (реальных или сетевых) с людьми.
Это похоже на запись в настольном календаре о теме, времени и участниках какого-либо мероприятия. Однако Календарь Outlook, в отличие от настольного, обладает рядом функций, связанных с автоматизацией.
Так, например, он способен заранее оповещать о предстоящих мероприятиях, автоматически проверять запланированный распорядок дня и определять возможность участия в намеченных встречах. Кроме того, если участники встреч уже занесены в адресную книгу, программа может автоматически рассылать им предупреждения по локальной сети предприятия или средствами электронной почты.С помощью программы Microsoft Outlook возможно проведение встреч в виртуальном режиме. Такие мероприятия называются собраниями по сети (сетевыми конференциями). Они удобны при обсуждении вопросов между участниками, находящимися в разных офисах и даже в разных городах и странах. Синхронизация записей в Календаре с другими задачами и мероприятиями происходит автоматически.
Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook кнопкой Задачи. Функционально он предназначен для планирования конкретных работ и контроля ихисполнения. Для этого предлагаются соответствующие поля, позволяющие указать время начала и окончания работ, их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать состояние дел в текущий момент. Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя записи базы данных Outlook. Автоматически проводится синхронизация действий пользователя по исполнению данной задачи с другими мероприятиями, внесенными в иные категории.
Обработчик сообщений выполняет функции «центра связи» Outlook. Основным видом обрабатываемых сообщений являются сообщения электронной почты. Кроме того, обрабатываются сообщения и других служб, например почты на основе Web и документов, отправленных по локальной сети. В качестве клиента электронной почты Outlook обладает всеми основными функциями, рядом дополнительных и некоторыми специальными, в том числе средствами фильтрации поступающих сообщений, управления списками почтовой рассылки и другими. Однако следует знать, что специализированные почтовые клиенты располагают гораздо более широкими возможностями, и потому использовать программу Microsoft Outlook тольковроли почтового клиента не всегда удобно.
Организатор контактов является по своей сути адресной книгой с расширенными возможностями. В него заносятся подробные сведения о людях и организациях. Данные из папки Контакты напрямую используются остальными средствами Outlook и другими приложениями Microsoft Office. Набор фильтров позволяет сортировать данные различными способами в зависимости от конкретной задачи.
Так, например, если известно только имя человека, с которым необходимо связаться, его данные можно разыскать, включив сортировку по имени. Папка Контакты имеет некоторые полезные функции, необходимые при интенсивной работе в Интернете. В частности, лицам (организациям) можно ставить в соответствие сертификат открытого ключа электронной подписи, что позволяет использовать защищенную связь во избежание подделки пересылаемых документов или доставки незатребованных сообщений.
Дневник — это средство для внесения записей самого различного характера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и многое другое. Вторая функция Дневника — автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Характер и степень связи записей в дневнике с другими элементами базы данных Outlook настраиваемы — пользователь может ими управлять.
Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Заметки. Это средство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на которых часто записывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабочим инструментом руководителя, Заметки помогут сохранить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно важной.
Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook — запущена. При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компьютеров использование папки Заметки выглядит проблематичным.
Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конференций, определение состава участников, рассылка извещений, получение ответов.
Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно совместно работать над документами Microsoft Office, например над презентацией PowerPoint. Во втором варианте предусмотрена лишь возможность обмена сообщениями.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Основные возможности Microsoft Office Outlook (стр. 1 из 4)
Приложение Microsoft Outlook — мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий.
Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали.
Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам. Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Word, Excel, Access и PowerPoint.
Эти сообщения удобнее отправлять в формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того, установлена ли на компьютере адресата соответствующая программа Office. Кроме того, для отправки файла, созданного в, любой программе Office как сообщения Outlook, не требуется выходить из этой программы. Outlook позволяет поддерживать базы данных таких информационных элементов, как заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т.д. Приложение Microsoft Outlook относится к программам информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ Microsoft, как Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange и Explorer (Проводник Windows). Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых используется единообразная форма представления информации: Outlook сегодня — сводки событий; электронной адресной и телефонной книги (Контакты);Календаря; планировщика заданий (Задачи); журнала событий компьютера (Дневник); электронной почты; записной книжки (Заметки).
Запуск Outlook
Запуск программы можно осуществить несколькими способами.1. Нажмите кнопку Пуск и из пункта Программы выберите Microsoft Outlook.2. Дважды щелкните мышью по ярлыку Microsoft Outlook на рабочем столе.3. Нажмите кнопку MicrosoftOutlookна панели MicrosoftOffice. Откроется главное окно Outlook с открытой (по умолчанию) папкой Входящие, где хранится сообщение «Вас приветствует Microsoft Outlook » (рис.1).
Рис.1. Главное окно Microsoft Outlook
Главное окно Outlook очень похоже на окна других приложений. Оно состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окон. Ниже расположены строка меню и панель инструментов. Левая окно — панель с ярлыками папок, в ней находятся значки для быстрого доступа к ним.
По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook, Мои ярлыки и Другие ярлыки. Группа Ярлыки Outlook содержит следующие ярлыки; Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Группа Мои ярлыки содержит ярлыки: Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник, Обновление Outlook.
Группа Другие ярлыки содержит ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Favorites (Избранное). Справа — панель со списком папок и панель просмотра информации, где отображается содержимое выбранной папки. Работа с панелью Список папок аналогична работе с Проводником Windows.
Элементы и папки Outlook
Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике. Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки, все задачи — в папке Задачи и т.д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов.
Папка Outlook — это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске. При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации.
Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки. Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день. На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.
Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече.
При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения. Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.
Задачами, назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач.
Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением. Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями. В папке Удаленные находятся все удаленные элементы. Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке.
Исходящие — сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные. Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты. Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office.
Имеется возможность создавать любые записи вручную. Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма. Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов.
Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис.
С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов. Для каждой папки существует набор представлений — способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений. Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню Сервис (рис.2).
Рис.2. Окно Параметры
Завершение роботы с Outlook
Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.
Outlook сегодня — это самые важные сведения Outlook — почта, календарь и список задач, собранные в одном месте. На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и количество вновь поступивших сообщений электронной почты. Чтобы запустить Outlook сегодня, щелкните по его значку на панели Outlook или задайте его в качестве используемого по умолчанию представления (рис.3).
Рис.3. Окно Outlook сегодня
Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка «Outlook сегодня» в верхнем правом углу. Откроется окно настройки (рис.4). Назначения параметров настройки Outlook сегодня приведены в табл.1.
Рис.4. Настройка Outlook сегодня
Выбор задач, которые следует отображать
Стили
Таблица 1. Назначение параметров настройки Outlook сегодня
| Параметр | Назначение параметра |
| Запуск | Установите флажок, если вы хотите при запуске открывать окно Outlook сегодня |
| Сообщения | Выбор папок с элементами типа Сообщение для отображения их а данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество элементов в папках Входящие, Исходящие, Черновики |
| Календарь | В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней, элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи за последние пять дней |
| Задачи | В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный, Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето, Зима |
После внесения изменений в настройки нажмите кнопку Сохранить изменения в правом верхнем углу.
Источник: smekni.com