СУБД Access включает разнообразные и многочисленные относительно автономные программные средства, ориентированные на создание объектов ба-зы данных и приложений пользователя.
Для автоматизации процесса создания объектов базы данных (таблиц, за-просов, схем базы данных) и объектов приложения (форм, отчетов, страниц доступа к данным) используются специализированные диалоговые графические средства, называемые Конструктор (Design). Конструктор предоставляет поль-зователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект из многочисленных графических элементов, не прибе-гая к программированию. Для конструирования макета форм, отчетов и страниц доступа к данным используется панель элементов, которая появляется при вы-зове конструктора.
Для автоматического конструирования форм, запросов, отчетов, страниц и их элементов предназначены программы-мастера и команды, начинающихся с приставки «авто». Множество мастеров Access позволяет создавать таблицы и схемы базы данных, запросы, формы, отчеты и страницы доступа к данным; анализировать таблицы базы данных и выполнять многие другие работы в диа-логе с пользователем. Практически для любых работ имеется Мастер (Wizard), который поможет их выполнить.
10.2. Мастер форм Microsoft Access 2010.
Мастера запросов позволяют создавать простые запросы на выборку, или запросы на выборку, в которых выполняются групповые операции обра-ботки данных из одной или нескольких таблиц.
Мастер перекрестных запросов (Crosstab Query Wizard) формирует из взаимосвязанных таблиц или запросов базы данных таблицу (подобную элек-тронной), в который одно поле используется в качестве заголовков строк, вто-рое — столбцов, а на их пересечении размещаются итоговые данные, рассчиты-ваемые по значениям третьего поля.
Мастера по созданию форм и отчетов упрощают и ускоряют процесс создания однотабличных и многотабличных форм и отчетов. В диалоге с мас-тером пользователю достаточно выбрать таблицы и поля, которые необходимо включить в форму, и выбрать источник основной и подчиненной части формы. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически создают инструкцию SQL, описывающую источник записей для формы или отчета, что избавляет пользователя от подготовки специального запроса. Созданные в полях таблиц списки наследуются при включении этих полей в форму или отчет (поле со списком). Новая форма или отчет могут наследовать примененный к таблице-источнику записей фильтр.
Мастер кнопок (Command Button Wizard и Page Command Button Wizard) создает командные кнопки — элементы управления в форме и на страницах дос-тупа к данным. При создании кнопки мастер предлагает большой набор дейст-вий, которые могут быть выполнены при щелчке на кнопке. Для выбранного действия мастер строит процедуру обработки события на языке VBA. Формы с командными кнопками, связанными процедурами Visual Basic, позволяют соз-дать удобный интерфейс пользователя для управления приложением.
Мастер создания диаграмм (Chart Wizard) обеспечивает создание в формах и отчетах диаграмм, базирующихся на данных в таблицах или запросах.
КАК и ЗАЧЕМ использовать мастер подстановок в Microsoft Access
С помощью мастеров может быть разработан интерфейс управления при-ложением пользователя: меню, кнопочные формы, панели управления прило-жением, позволяющие объединить различные операции по работе с базой дан-ных в единый технологический процесс.
Мастера в режиме ведения диалога с пользователем позволяют выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию баз данных.
Мастер анализа таблиц (Table Analyzer Wizard) позволяет выполнить нормализацию данных базы. Мастер разделяет ненормализованную таблицу с дублированными данными на две или более таблиц меньшего размера, в кото-рых данные сохраняются без повторений.
Мастера импорта таблиц и объектов (Import Table and Object Wizard) позволяют импортировать таблитцы и объекты из внешнего файла в текущую базу, выполнив элементарные действия по выбору файла и нужных объектов. Импортировать данные можно из файла другой базы данных Access, а также из файлов Excel, Lotus, Paradox, dBase и других баз данных. Возможен импорт текстовых файлов и HTML-таблиц и списков из Internet или intranet в таблицу Microsoft Access. Также возможен импорт данных и схем, описывающих струк-туру данных, из файлов XML (Extensible Markup Language, Расширяемый язык разметки) в базу данных Access, Microsoft SQL Server.
Мастер связанных таблиц (Link Table Wizard) позволяет создавать в те-кущей базе данных таблицы, связанные с таблицами во внешних файлах. Но, в отличие от мастера импорта, не размещает новую таблицу в файле базы дан-ных, а только устанавливает связь с источником данных этой таблицы. Эта таб-лица доступна для обработки наряду с другими таблицами базы данных. Вне-сенные в связанную таблицу изменения переносятся и сохраняются во внешнем файле и наоборот, — внесенные в файл изменения становятся доступны в свя-занной таблице. Этот мастер, как и мастер импорта, работает со многими внеш-ними источниками данных.
Мастера экспорта позволяют экспортировать объекты базы данных в другие базы данных и проекты Access, в базы данных многих других СУБД. Объекты могут быть экспортированы в текстовые файлы, различные электрон-ные таблицы, опубликованы на статических и динамических страницах Internet или intranet. Поддерживается экспорт таблиц, запросов и базовых данных форм и отчетов из базы данных Access (файлы MDB), а также таблиц, представлений, сохраненных процедур, функций и базовых данных форм и отчетов из проекта Access (файлы ADP) в XML файлы данных и схем, описывающих структуру данных. В процессе экспорта допускается также преобразование данных в дру-гой формат презентации с помощью языка XSL (Extensible Stylesheet Language). Экспорт данных и объектов базы данных в файлы XML является удобным спо-собом обмена структурированными данными в формате, подходящем для ис-пользования вInternet.
Мастер защиты (User-Level Security Wizard) позволяет определить новые параметры защиты базы данных. С помощью мастера создается новая незащи-щенная база данных, в которую копируются все объекты из исходной базы дан-ных, снимаются все права, присвоенные членам группы пользователей, а затем он организует защиту базы данных. После завершения работы мастера админи-стратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам.
Мастер разделения базы данных (Database Splitter Wizard) позволяет разделить базу данных на два файла, в первый из которых помещаются табли-цы, а во второй — формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и моду-ли. При этом пользователи, работающие в сети, могут иметь общую базу дан-ных, в то же время они смогут изменять формы, отчеты и другие объекты, ис-пользуемые для обработки общих данных, по своему усмотрению и иметь ин-дивидуальные приложения.
Мастер преобразования в формат SQL Server (Upsizing Wizard) разде-ляет базу данных Access (MDB) на базу данных Microsoft SQL Server и клиент-ское приложение — проект Access (ADP). Мастер преобразования значительно упрощает переход к новой для пользователя технологии. Таблицы и запросы преобразуются в объекты базы данных SQL Server, а другие объекты переме-щаются в файл проекта Access. Преобразование осуществляется с учетом тре-бований новой среды, при сохранении основных свойств объектов. Так, типы данных полей таблиц преобразуются в адекватные для данного приложения ти-пы данных, запросы на выборку преобразуются в представления, запросы дей-ствия в — сохраненные процедуры.
Мастер создания баз данных на Microsoft SQL Server (Microsoft SQL Server Database Wizard) позволяет при создании нового проекта Microsoft Access подключиться.к SQL-серверу и создать там новую базу данных.
Служебная программа (Database Utilities) Преобразовать базу данных (Convert Database) позволяет конвертировать базу данных из предыдущих вер-сий в текущую (к текущей версии базы данных Access — To Current Access Data-base Version). Кроме того, можно конвертировать базу данных из текущей вер-сии в предыдущую (к предыдущей версии базы данных Access — To Prior Access Database Version).
Служебная программа Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repair Database) реорганизует базу данных на диске с целью улучшения объем-но-временных характеристик. Утилита перезаписывает фрагментированный в результате удаления и добавления объектов файл базы данных и сокращает его размер, а также восстанавливает поврежденную базу данных. В ней реализована функция автоматического сжатия при закрытии базы данных.
Мастера баз данных предлагают шаблоны многих типовых приложений, включающих все необходимые таблицы, формы, запросы и отчеты, для пред-метных областей различных сфер деловой и личной жизни. Мастер баз данных создает на основе выбранного шаблона базу данных и приложение в диалоге с пользователем.
Типовые базы данных позволят начинающему пользователю познако-миться с основными принципами построения таблиц базы данных, связей меж-ду ними, получить навыки практической работы в среде Access. Работая с типо-вой базой, пользователь научится вводить, просматривать и изменять данные через формы, делать запросы для получения сведений из связанных таблиц, го-товить отчеты.
Однако, используя типовую базу данных, трудно рассчитывать, что она в полной мере удовлетворит потребности пользователя. Базу данных, созданную мастером, можно изменить и расширить, но эта работа требует от пользователя практически тех же знаний, что и создание новой базы данных.
Источник: studopedia.su
Мастера Access
С помощью макроса или процедуры обработки событий можно определить практически любое свойство формы или отчета в процессе выполнения в ответ на возникновение события в форме или отчете.
Модель событий, похожая на используемую в языке Microsoft Visual Basic, позволяет приложениям реагировать на возникновение различных событий, например, нажатие клавиши на клавиатуре, перемещение мыши или истечение определенного интервала времени.
С помощью языка VBA можно определять и обрабатывать различные объекты, в том числе, таблицы, запросы, поля, индексы, связи, формы, отчеты и элементы управления.
Построитель меню предназначен для помощи при создании специальных меню в приложениях. Кроме того, специальные меню могут содержать подменю.
Помимо установки точек прерывания и пошагового выполнения программ на языке VBA, можно вывести на экран список всех активных процедур. Для этого следует выбрать Вызовы в меню Вид или нажать кнопку «Вызовы» на панели инструментов.
Помимо традиционных способов обработки ошибок, можно использовать процедуры обработки события «Error» для перехвата ошибок при выполнении программ и макросов.
Команды и окна диалога зашиты упрощают процедуру защиты и смены владельца объекта.
С помощью механизма OLE можно обрабатывать объекты из других приложений, вызывая методы и определяя свойства, точно так же, как и объекты Microsoft Access.
С помощью VBA можно создавать программы-надстройки, например, нестандартные мастера и построители. Мастер — средство Microsoft Access, которое сначала задает пользователю вопросы, а затем создает объект (таблицу, запрос, форму, отчет и т. д.) в соответствии с указаниями пользователя. Диспетчер надстроек существенно упрощает процедуру установки программ-надстроек в Microsoft Access.
Access позволяет даже мало подготовленному пользователю создать свою БД и обраба тывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выпол нять ряд других работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой Мастер, который помогает их выполнять.
Мастер по анализу таблиц позволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Мастер разделяет ненормализованную таблицу на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторения.
Мастера по созданию форм и отчетов упрощают и ускоряют процесс создания многотабличных форм и отчетов. Новая форма или отчет могут наследовать примененный к таблице-источнику записей фильтр. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически создают инструкцию SQL, определяющую источник записей для формы или отчета, поэтому отпадает необходимость в создании запроса.
Для изменения вида формы, отчета или отдельных элементов может быть использован мастер, вызываемый кнопкой Автоформат.
Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Для создания такого поля со списком достаточно в режиме конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля — Мастер подстановок.
Мастер подстановок можно вызвать в режиме таблицы командой меню Вставка|Столбец подстановок. Созданный в поле таблицы список наследуется при включении этого поля в форму.
Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы.
Мастер защиты при необходимости эвакуирует данные, для чего создает новую базу данных, копирует в нее все объекты из исходной базы данных, снимает все права, присвоенные членам группы пользователей, и шифрует новую базу данных. После завершения работы мастера администратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам пользователей.
Мастер по разделению базы данных позволяет разделить базу данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй — запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, будут иметь общий источник данных, но смогут устраивать формы, отчеты и другие объекты, используемые для обработки данных по своему усмотрению.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Как создавать запросы в Access: пошаговая инструкция и рекомендации
Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.
Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.
Создание запросов в Microsoft Access
Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.
Существует два способа выполнить данную процедуру:
- Конструктор запросов.
- Мастер запросов.
Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.
Легкий путь для новичков
Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.
В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:
- Простой.
- Перекрестный.
- Записи без подчиненных.
- Повторяющиеся записи.