Еще совсем недавно любой сотрудник организации, предлагающий что-то записать, структурировать или применить какой-нибудь модный инструмент, быстро именовался сектантом, ботаником или планктоном, который стремится превратить расслабленную атмосферу в рабочие офисные будни. Сегодня все поменялось, и проект-менеджер без красивого и эффективного инструментария уже не котируется. Это объяснимо — объем и скорость поступления информации в наше время настолько увеличились, что держать все в голове под силу только уникумам, которые обычно не посвящают свою жизнь НКО. Для всех остальных мы представляем подробный обзор инструментов для успешного проектного менеджмента и его оценки.
Смотрите вебинар «Как оценить результаты менеджмента?»
НА КОЙ МНЕ ЭТО ВСЕ?
У нас есть мозг. Стоит ли рассказывать, что этот орган буквально напичкан разного рода изъянами и несовершенствами, которые любят проявляться в самый ответственный момент. Вы удивитесь, но проект-менеджерам мозг тоже нужен, причем в полном объеме.
Топ 13 сервисов для управления задачами и проектами | Приложения для продуктивности
Предполагается что проект-менеджер держит в голове все дедлайны, ответственных за каждый этап, контролирует риски, дает задания и вообще держит руку на пульсе. Разумеется, что-то забыть, не успеть или не понять — это прогнозируемый исход для проекта, менеджер которого пытается все уместить в голове. Именно в этот момент на помощь приходят разнообразные инструменты. Для пользования этими инструментами нужны средства — кто-то обходится большим желтым блокнотом, кто-то одной таблицей Excel, кто-то использует разноцветные стикеры, а кто-то грузные мобильные приложения. Формат выбирать вам.
Стоит помнить, что у применения инструментов для менеджмента есть свои «но» и «если». Все это можно объединить в три главных проблемы:
Проблема недостаточности
Вы применили один/два классных во всех отношениях инструмента, но возникли сложности с другими аспектами проекта, к которым выбранный вами инструментарий уже неприменим, а вводить что-то новое уже поздно.
Проблема избыточности
Сегодня мы рассмотрим 20 отличных инструментов. Но не надо разом претворять их в жизнь, ведь это лишь усложнит отчетность, добавит пару нулей к смете, а ваши коллеги будут думать, что вы помешаны на структуризации, а не на сути вашего проекта.
Проблема неправильности
С этим пунктом все понятно и так. Можно вспомнить старые поговорки вроде «пятого колеса в телеге», «сбоку припека», «ни к селу, ни к городу» и «не пришей кобыле хвост».
«ЧТОБЫ УЖЕ ЗАВТРА МИР ВО ВСЕМ МИРЕ»
Scrum
Скрам — это инструмент, пришедший в НКО из IT-сферы. Он действительно имеет много общего с «канбаном» и даже имеет похожую доску со стикерами. Отличие состоит в так называемых спринтах и в постоянной обратной связи, которая идет от вашей аудитории. Взгляните на любое из приложений на вашем телефоне. Оно постоянно обновляется и имеет какую-нибудь версию 1.2.15.
Благодаря этой системе проект постоянно улучшается и видоизменяется, тогда как раньше, после долгой и трудоемкой подготовки, на суд общественности выставлялся далеко не идеальный продукт или услуга.
Визуально внедрение системы Scrum выглядит так:
А чтобы полноценно пользоваться всеми ее благами и понять, как она работает, стоит прочитать книгу создатели этой системы Джеффа Сазерленда — «Scrum. Революционный метод управлений проектами.»
Анализ стейкхолдеров
Стейкхолдер — человек, группа лиц или организация, которые напрямую влияют на успех вашего проекта. И, как следует из названия этого инструмента, вам жизненно необходимо проанализировать стейкхолдеров вашей НКО и вашего проекта.
В анализе и определении стейкхолдеров поможет таблица ниже. Несмотря на ее миниатюрность, к ней невозможно ничего прибавить и нельзя ничего убавить:
Матрица ответственностей
Простой и понятный инструмент для понимания зоны ответственности каждого участника проекта. Он помогает не отвлекать от текущих заданий тех, кто не отвечает за что-то другое. Мы уверены, что вы многократно попадали в ситуацию, когда ни один человек не в курсе, кто отвечает, допустим, за фейерверк на вашем благотворительном концерте, и вам приходится отвлекать сначала какого-нибудь звукооператора, потом помощника организатора, а затем самого организатора. Когда же есть распечатанная матрица ответственностей, такие вопросы отпадают сами собой. Особенно этот инструмент полезен для работы с волонтерами.
Устав проекта
Этот документ создается в основном в крупных НКО, на больших проектах и в лучшем случае остается практически бесполезным. Заполненный устав проекта помогает контролировать зону ответственности, полномочия и внутренний распорядок организации. И в дальнейшем на устав проекта можно ссылаться.
Допустим, вы подлетаете к главному дизайнеру и возмущаетесь, что он не сделал видеомонтаж информационного ролика. Дизайнер же демонстрирует вам устав проекта, где указаны прямые обязанности дизайнера, в которые не входит монтаж видео, а после указывает вам на пункт, запрещающий вам громко возмущаться. Удобно!
Делегирование полномочий
Еще один простой и понятный инструмент, у которого есть свой алгоритм. В одном из наших вебинаров известный руководитель проектов Егор Кудаков представил свой алгоритм делегирования полномочий, который мы и представляем на ваш суд:
Встречи/собрания/совещания
В наше время сформировалась стойкая нелюбовь к разного рода рабочим встречам. Им на смену предлагаются чаты, электронная почта, скайп и другие помощники фрилансеров. Мы ни в коем случае не хотим сказать, что чаты — это зло, тем более, что они являются одним из наших инструментов, однако пользу от личных встреч они, к сожалению, не заменят.
Например, только при личной встрече можно понять, насколько ваш коллега заинтересован, насколько он устал и что он действительно думает по поводу вашего проекта. По электронной почте вы никогда не сможете отследить истинную мотивацию. Другим плюсом личных собраний является ценность принятых на нем решений, ведь полноценное обсуждение и приход к логичному выводу откладывается в голове лучше, нежели фиксация в электронном письме. Но самое главное — не перестарайтесь с назначением встреч. Их избыток никогда не приведет к взаимопониманию и плохо отразится на отношениях в коллективе.
ЧТО-НИБУДЬ ЕЩЕ?
Как вы понимаете, многие из вышеперечисленных инструментов помогают и в тайм-менеджменте и в формировании целевой аудитории. Структурировать все инструменты очень сложно, и эта статья была бы в два раза больше. Именно поэтому мы решили поместить все оставшиеся инструменты для эффективного менеджмента проектов во вкладку «другое», но это не значит, что они менее важны. Взять хотя бы…
Матрица рисков
Полезнейший инструмент для определения всех возможных рисков вашего проекта. От крупных — «никому ничего не понравится!» до незначительных — «в вас три раза подряд ударит молния». Матрица рисков как раз позволяет понять, насколько все будет плохо, если тот или иной риск сбудется, и какова его вероятность.
Индивидуальный план развития
Этот инструмент относится к обучению и развитию навыков у ваших сотрудников. ИПР — очень сложная и обширная тема, по которой защищают докторские диссертации. Если вашему НКО хватает бюджета, наймите специалиста по ИПР. Если нет, то ознакомьтесь с тематической литературой, благо она в полном объеме представлена в интернете.
GTD
Getting Things Done — это известнейшая книга Дэвида Аллена о методике повышения личной эффективности. Если очень вкратце, то она рассказывает о том, что не стоит ничего запоминать, а стоит перенести все задачи и напоминания на внешние носители.
А в остальном, это настольная книга любого специалиста по менеджменту проектов. Обязательно ознакомьтесь с ней или с большим количеством удобных и понятных видеороликов об этой системе на YouTube.
Смета
Если вы занимаетесь менеджментом и ни разу не встречали страшного слова «смета», то мы одновременно вам завидуем и невероятно удивляемся. Смета нужна везде и всегда — составьте ее максимально подробно.
Общий диск
Google Drive, Dropbox, личный FTP — все должно быть в одном месте и с равноценным доступом. Скидывайте туда все документы, сметы, нарисованные «канбаны», «скрамы» и так далее.
Общая переписка
Общий чат в Slack, WhatsApp, Telegram, Viber, Facebook-messenger, Skype, VK. Даже если вы видитесь в ежедневном режиме, вам нужна общая переписка в одном из удобных мессенджеров.
Если задач слишком много или чат слишком велик для нужной информации — создавайте еще. Но главный совет — создавайте чаты по мере их нужности, а не сразу много под каждую задачу, ведь это только запутывает ваших сотрудников.
ВСЕ БЫВАЕТ В ПЕРВЫЙ РАЗ
Не бойтесь пробовать и набивать шишки. Не бросайте на полпути. Мы понимаем, что это скучные прописные истины, но многократное тестирование и опыт показывают, что вышеописанные инструменты приносят пользу. Это создано только для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не загрузить многостраничными схемами, взвалив на ваши плечи дополнительную работу. Начните хотя бы с «канбана» и графика ганта и вы не заметите, как сделаете намного больше, потратив на это значительно меньше времени и сил.
Если вас интересует тема проектного менеджемента, вы также можете посмотреть запись вебинара «Как управлять проектами? Инструментарий менеджера» с Егором Кудаковым.
PROOFHUB: ИНСТРУМЕНТЫ МЕНЕДЖМЕНТА В ОДНОМ МЕСТЕ
Теперь поговорим про сервис, в котором многие из вышеописанных инструментов гармонично уживаются.
На главной странице сервиса ProofHub утверждается, что платформа любима Нетфликсом, Диснеем, Гуглом, Найком и даже НАСА! Проверить эту информацию никак нельзя, поэтому верим на слово. ProofHub – это модная система «всё в одном», которая пытается избавиться от ошибок и неудобств «Битрикса», «Мегапалана» и других «коллег», и в которую вшиты несколько инструментов по менеджменту проектов. Рассмотрим, как ею пользоваться.
У платформы есть trial-версия (бесплатная «проба» на 14 дней), которая вроде бы даже не совсем урезанная. Вот только через блок регистрации нам удалось прорваться с десятой попытки – сайт периодически виснет.
И тут выясняется, что программа успешно переведена на язык Пушкина и Чехова, который можно выбрать в настройках. Но вот все обучение по-прежнему на английском. Но мы все равно советуем его пройти, ведь интерфейс ProofHub интуитивно понятен.
Главный экран сайта тоже предлагает поупражняться назначать главных, выбирать участников, создавать проекты, формировать задачи и выписывать подзатыльники премии.
Управление проектами
Программы для управления проектами представляют собой многоцелевые инструменты, направленные на решение различных задач. Сюда относятся задачи по автоматизации и организации работы технических сервисных служб различного уровня – от helpdesk компаний-интеграторов до коммунальных служб ТСЖ. Автоматизация задач транспортной логистики, задач крупных и средних производств в любой отрасли – всё это может быть решено с помощью программ ведения проектов, представленных в разделе.
К решаемым вопросам относятся также автоматизация различного учёта (компьютеров, товаров в службах доставки и даже собственных разработок по конкретной теме). В целом, любая задача по систематизации и обработке чего-либо в рамках конкретного проекта с функциями управления его аспектами реализуется представленными программами.
Источник: monobit.ru
Системы управления проектами
Планировать, ставить и контролировать выполнение задач в команде помогут сервисы управления проектами. Составили рейтинг сервисов в России и СНГ с учетом отзывов специалистов, собрали плюсы и минусы каждого инструмента, скриншоты и видеообзоры.
Отфильтровать сервисы
- Бесплатные
- Планировщики задач
популярно у пользователей
спонсор рубрики
Подключен представитель «GOLD»
Есть пробный период
Мегапан — это система управления бизнесом. Уникальность Мегаплана в том, что это комплексная CRM-система, которую легко настроить под процессы своей компании. Система внесена в государственный реестр российского ПО.
Подключен представитель
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
CRM система «Простой бизнес» позволяет эффективно вести проекты, совместно управлять ими, контролировать работу сотрудников, работать с клиентской базой и т.д. Изначально система была создана для собственных нужд разработчиков и уже в скором времени переросла в востребованный продукт.
Подключен представитель
Есть бесплатный тариф
Moo.Team – это система управления диджитал-агентством, которая помогает веб-студиям не только структурировать свою деятельность по обслуживанию своих или клиентских проектов, но и наладить учет внутренних ресурсов компании. Цель системы – собрать в одном окне большинство инструментов, используемых в командах, которые занимаются интернет-маркетингом.
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
Система управлевия проектами. Представляет собой настраиваемое пространство для планирования и совместной работы нескольких сотрудников. Каждый проект вы можете представить в виде привычной AGILE-доски или диаграммы Ганта. Поддерживается полная иерархия: компании – проекты – доски – колонки – задачи.
Есть пробный период
Онлайн-сервис для создания диаграммы Ганта. С ним можно управлять задачами и планировать проекты. В GanttPRO можно делить проекты на группы задач и подзадачи, планировать задачи по времени, выставлять длительности и зависимости между ними и т.д.
Подключен представитель «GOLD»
StomX – программа для стоматологических клиник и кабинетов. Программа StomX подойдёт как кабинету с одним врачом, который может использовать бесплатную версию программы, так и клинике с несколькими филиалами, благодаря наличию в платной версии поддержки филиалов.
Есть бесплатный тариф
Trello — современный способ управлять проектами в режиме реального времени. Интерфейс сервиса представляет из себя виртуальную доску, на которой расположены списки и карточки, которые используются в работе над определенным проектом. Сервис можно адаптировать как угодно, добавляя сколько угодно сотрудников и тасуя карточки по своему усмотрению.
Подключен представитель
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
СRM-система предназначена для управления компанией, и в частности финансами, проектами, продажами и взаимодействиями с клиентами. Полная автоматизация бизнес-процессов обеспечивает стабильное развитие бизнеса. Все четко регламентировано.
Подключен представитель
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
ПланФикс представляет из себя современный сервис, позволяющий настроить и контролировать различные бизнес-процессы организации. Программа является помощников, способным организовать взаимоотношения людей в компании и управлять их работой.
Есть бесплатный тариф
ЛидерТаск – это сервис для управления делами. Предлагает набор инструментов для эффективной работы с проектами и взаимодействия с сотрудниками. Вы можете составлять списки задач, разбивать крупные задачи на более мелкие подзадачи – в системе нет ограничений на глубину вложенности. К каждой задаче можно добавлять примечания.
Есть пробный период
Яндекс.Трекер — это система, позволяющая организовать работу в компании, распределить ресурсы и проконтролировать выполнение задач. Любой процесс делается максимально прозрачным: начиная с разработки приложения и заканчивая согласованием документов. Возможности: Задачи: описание, ответственные исполнители, сроки, ссылки на связанные задачи.
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
Wrike — это современный функциональный сервис организации работы. Пользователи продукта получают возможность планировать проекты, расставлять задачи по приоритетности и отслеживать их выполнение. Благодаря системе управления проектами, сервис способствует повышению продуктивности предприятия и помогает расставить верные приоритеты.
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
Asana представляет из себя набор небольших инструментов, которыми можно полностью заменить практически все приложения по общению с партнерами, управлению различными задачами, проектами и т. д. Приложение обладает повышенной отзывчивостью и управлять всем можно буквально только клавиатурой.
Подключен представитель
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
Современная и функциональная система управлениями проектами в режиме реального времени, созданная для организации работы. Система полезна как сотрудникам и руководителям компании, так и клиентам. Плюсы для руководителя: простое ведение проектов и задач; планирование и контроль всех задач; простая организация команд.
Есть бесплатный тариф
Платформа, структурирующая коммуникации в любых командах. Она включает в себя бизнес-мессенджер, позволяет управлять задачами и согласовывать заявки. Платформа используется в бизнесах небольших стартапов и крупных компаний — Додо Пицца, Совкомбанк и т.д.
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
Сервис, позволяющий отслеживать ошибки и управлять проектами в компаниях любого размера. Способствует обмену информацией в команде, вовлечению новых сотрудников в задачу или целый проект, отслеживанию и фиксации ошибок при работе с продуктами, соблюдению дедлайнов, проверке эффективности работников и т.д.
Есть бесплатный тариф
Визуальная платформа для совместной работы. С ее помощью можно проводить мозговой штурм, заниматься планированием, вести проекты, проводить онлайн и офлайн встречи и т.д. Miro подходит для любых сфер – UX и дизайн, консалтинг, продажи, маркетинг, разработка и пр. В Miro можно работать с нуля или на основе шаблонов.
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
Современный task-менеджер, позволяющий держать все задачи под контролем. С его помощью вы сможете быстро добавлять задачи (как разовые, так и повторяющиеся), разбивать их на подзадачи и создавать разделы, выделять избранные задачи и расставлять приоритет выполнения.
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
Онлайн-сервис для управления задачами в небольших командах. Благодаря проектным доскам в стиле Канбан команды добиваются упорядоченных и автоматизированных рабочих процессов и выполняют больший объем работ.
Есть пробный период
Система для организации совместной работы над проектами в удаленном режиме из любой точки мира. Платформа адаптируется к любым потребностям, команда начинает работать согласованно и сплоченно. Сотрудники освобождаются от ежедневных рутинных задач (базовые процессы полностью автоматизируются), остается больше времени на творческую работу.
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
Сервис для управления компаниями с количеством сотрудников от 20 до 5000, позволяющий автоматизировать бизнес-процессы и продажи, увеличить количество клиентов и повысить их лояльность. Реализована возможность совместной работы для команды. Доступна бесплатная пробная версия. Процессное управление позволит избежать самых типичных ошибок растущего бизнеса.
Есть пробный период
Программный комплекс класса CPM для повышения эффективности работы управляющей компании, холдинга или финансовых служб крупных организаций. Система автоматизирует базовые бизнес-процессы (учет, планирование, бюджетирование, контроль по результатам финансово-хозяйственной деятельности).
Система управления предприятием, позволяющая повысить эффективность бизнес-процессов. Адаптирована для различных сфер деятельности (торговля, образование, производство, продажи и услуги В2В, недвижимость и пр.). Полный переход на 1forma занимает 3 месяца. Стоимость зависит от количества пользовательских лицензий, подключаемых модулей и дополнительных услуг.
Есть бесплатный тариф
Мультиплатформенная система управления проектами, представленная в виде веб-сервиса, мобильных приложений для устройств на Android и iOS, а также Telegram-бота с синхронизацией в облаке.
Есть бесплатный тариф
Удобный и гибкий task-менеджер для повышения эффективности работы команд. Включает полный набор инструментов – канбан-доски, календари, систему управления задачами и т.д. WEEK – это полностью российский сервис (компания зарегистрирована в России, серверы находятся в Москве и Санкт-Петербурге).
Есть пробный период
Онлайн-сервис для управления строительным бизнесом. Он помогает подрядчикам и застройщикам объединить все процессы в единую систему, управлять другими подрядчиками и контролировать их, соблюдать сроки и т.д. Gectaro входит в Реестр российского ПО. Сервис позволяет держать всю информацию по финансам, закупкам и остаткам под контролем в одном месте.
Система управления эффективностью и мотивацией персонала. С ее помощью вы сможете повысить эффективность персонала, выстроить систему премирования и заинтересованности сотрудников, управлять проектами и другими процессами и контролировать результаты в CRM-системе.
Программа для управления проектами от Microsoft. Помогает менеджерам проектов в разработке планов, правильном распределении ресурсной базы по поставленным задам, отслеживании процесса выполнения работ. Подходит для любого бизнеса, для небольших проектов и масштабных инициатив.
Есть пробный период
Advanta – автоматизированная система управления проектами. Используется более чем 250 компаниями с численностью от 50 до 50 тыс. сотрудников в 85 регионах РФ. Система позволяет покрыть все процессы в проектном управлении и автоматизировать работу сотрудников. Advanta является оптимальным решением для работы с проектами.
Есть бесплатный тариф
Есть пробный период
Онлайн-инструмент для работы в команде и ведения клиентской базы. С его помощью можно вести проекты, обмениваться информацией между сотрудниками, поддерживать связь с клиентом, обрабатывать заказы и многое другое.
Не нашли то, что искали?
CRM для малого бизнеса
Регистрация завершена!
Пожалуйста, подтвердите e-mail. Для этого перейдите по ссылке в письме.
Авторитетные отзывы от специалистов интернет-рынка
- Сервисы
- Реклама на сайте
- Виджеты для сервисов
- Digital-профессии
- Добавить компанию
- Пользовательское соглашение
- Правила сайта
- Инструменты
- Контакты
Источник: otzyvmarketing.ru