Лучшие программы для документооборота в организации

Ведение бизнеса сегодня невозможно без эффективного управления документами. Целый ряд разных задач связанных с документами – от создания их в электронном виде до их отправки и хранения – требуют от современных компаний использования эффективных отраслевых программ. Их отличие заключается не только в том, что они облегчают жизнь бухгалтерам и юристам, но и в том, что они уходят далеко за рамки их традиционной функциональности.

Многие программы для документооборота, доступные на рынке, имеют различные варианты подписки, соответствующие разным размерам компании. Подбор правильного программного обеспечения для определенной компании может быть непростой задачей. Так как на рынке существует множество программ для документооборота, мы провели исследование наиболее популярных программ, которые, как мы думаем, будут иметь наибольшую значимость в 2023 году.

В этой статье мы обсудим наиболее популярные программы для документооборота, которые предоставляют уникальные возможности для автоматизации различных процессов и решения бизнес-задач. Мы также рассмотрим их основные достоинства и недостатки, чтобы дать вам целостную картину, какую программу стоит выбрать в 2023 году.

Легкая программа для документооборота USU

Почему важно выбрать правильную программу для документооборота

Экономия времени и удобство использования

Выбор правильной программы для документооборота имеет решающее значение для повышения эффективности и экономии времени. Современные системы построены с учетом удобства использования и предлагают широкий набор функций для автоматизации процессов, таких как заполнение форм и шаблонов, управление документами и их версиями, отправка уведомлений и т. д.

Автоматизация и безопасность

Правильная программная платформа дает возможность автоматизировать процессы, связанные с документооборотом и улучшить безопасность в области управления и хранения документов и информации. Многие системы, такие как, например, Docsvision, предлагают встроенный механизм контроля доступа, что позволяет точно установить, кто имеет право просматривать, изменять и передавать документы. Это гарантирует, что конфиденциальная информация останется защищенной.

Снижение затрат и легкость масштабирования

Современные системы для документооборота предоставляют возможность значительно сократить затраты, связанные с использованием бумажных документов и устаревших методов работы. Это происходит благодаря автоматизации процессов, упрощению взаимодействия между сотрудниками и бизнес-партнерами, а также снижению затрат на оборудование. Кроме того, правильно выбранная система для документооборота легко масштабируется и позволяет удовлетворить потребности компании любого размера.

Обзор лучших программ для документооборота в 2023 году

1. Adobe Acrobat Pro DC

Adobe Acrobat Pro DC – это одна из наиболее популярных программ для документооборота, которая часто используется в профессиональной сфере. С ее помощью можно создавать, редактировать и переводить PDF-документы, а также контролировать доступ к ним и подписывать электронные документы.

Принципы электронного документооборота

2. Google Workspace

Google Workspace – это не только популярный офисный пакет программ, но и удобный инструмент для управления документооборотом. Google Workspace предоставляет возможность создавать и редактировать документы, хранить их в облачном хранилище и обмениваться ими с коллегами. Отличительной особенностью Google Workspace является возможность совместной работы над документами в режиме реального времени.

3. DocuSign

DocuSign – это программное обеспечение для подписи электронных документов. Оно позволяет отправлять документы на подписание, контролировать процесс обработки и получения подписи и хранить подписанные документы в облаке. В DocuSign также встроен механизм проверки подлинности подписи и идентификации пользователей для обеспечения безопасности документооборота.

4. OneDrive

OneDrive – это облачное хранилище файлов, которое также может использоваться для документооборота. С ее помощью можно создавать и редактировать документы, а также делиться ими с коллегами. Отличительной особенностью OneDrive является удобство хранения и синхронизации файлов на нескольких устройствах, а также возможность связывания с Microsoft Office, что позволяет использовать функции редактирования и форматирования файлов напрямую из OneDrive.

• Каждая из перечисленных программ имеет свои особенности и преимущества, что позволяет выбрать наиболее подходящую для конкретных задач.
• Удобство использования, наличие функций совместной работы и хранение в облачном хранилище сделали эти программы популярными в сфере документооборота.

Сравнение функций и особенностей программ

1. Microsoft Office

Основные особенности:

• Включает в себя Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook и другие программы
• Широкий функционал для создания и редактирования документов любого типа
• Мощный инструмент для организации электронной почты и управления задачами
• Облачное хранилище OneDrive для доступа к документам из любого места и на любом устройстве

2. Google Workspace

Основные особенности:

• Включает в себя Gmail, Google Документы, Google Таблицы, Google Презентации и другие программы
• Работает в облачном режиме, что позволяет работать с документами из любого места и на любом устройстве
• Предоставляет удобный доступ к редактированию и совместному использованию документов
• Интеграция с другими сервисами Google, такими как Google Календарь и Google Диск

3. Adobe Acrobat DC

Основные особенности:

• Программа для работы с PDF-документами, включая их создание, редактирование и конвертирование
• Удобная система комментирования и совместной работы над документами
• Инструменты для защиты PDF-документов с помощью пароля и шифрования
• Мощные инструменты для автоматизации задач с помощью скриптов и программирования на JavaScript

4. Dropbox Paper

Основные особенности:

• Облачный сервис для создания, редактирования и совместной работы над документами
• Удобное средство для комментирования и обсуждения документов в реальном времени
• Возможность добавлять задачи и устанавливать сроки выполнения внутри документов
• Интеграция с другими сервисами Dropbox, такими как Dropbox Paper и Dropbox Showcase

5. iSpring Suite

Основные особенности:

• Программа для создания презентаций, электронных курсов и интерактивных учебных материалов
• Мощный инструмент для создания интерактивных тестов и опросов
• Широкие возможности для настройки дизайна и внешнего вида создаваемых материалов
• Интеграция с другими сервисами iSpring, такими как iSpring Learn и iSpring Cloud

Преимущества и недостатки каждой программы для документооборота

1. Microsoft Office

• Широкие функциональные возможности, включающие не только обработку текстовых документов, но и мультимедийных, а также создание таблиц и презентаций;
• Большое количество инструментов для форматирования и стилизации документов;
• Удобный интерфейс и лёгкость в использовании.

• Стоимость, в том числе повышенные требования к аппаратной части;
• Проприетарность и ограничения на распространение;
• Возможность проблем с совместной работой в режиме «многопользовательский доступ».

2. Google Docs

• Бесплатный доступ и возможность использования на любом устройстве с доступом в Интернет;
• Легкость в работе и простота интерфейса;
• Возможность совместной работы над документами в режиме реального времени.

• Требование наличия доступа в Интернет;
• Некоторые ограничения в функционале по сравнению с Microsoft Office;
• Возможность проблем с безопасностью и конфиденциальностью.

3. Adobe Acrobat

• Комплект инструментов для работы с PDF документами;
• Возможность создания и заполнения форм;
• Высокий уровень стабильности и безопасности.

• Стоимость;
• Ограниченность в функционале по сравнению с Microsoft Office;
• Нет возможности редактирования текстовых документов в форматах, отличных от PDF.

Как выбрать программу для документооборота: советы и рекомендации

Определите свои цели и требования

Перед выбором программы для документооборота необходимо определить свои цели и требования. Например, если вам нужна программа для просмотра PDF-документов, выбирайте инструмент с соответствующим набором функций.

Обратите внимание на удобство использования

Программа для документооборота должна быть понятна и удобна в использовании. Оцените удобство интерфейса, наличие быстрых клавиш и возможность настройки интерфейса под свои нужды.

Используйте облачные решения

Облачные решения для документооборота позволяют работать с документами в любом месте и на любом устройстве с доступом в интернет. Это позволяет значительно упростить работу и совместную работу над документами.

Выбирайте программы с высокой степенью защиты

Защита документов является одной из ключевых задач программ для документооборота. Обращайте внимание на криптографические методы защиты, уровень шифрования и возможность управления доступом к документам.

Сравнивайте и выбирайте самое подходящее решение

Перед выбором программы для документооборота обязательно сравните несколько решений по ключевым критериям. Выберите программу, которая наилучшим образом соответствует вашим требованиям и задачам.

Вопрос-ответ:

Какую программу из обзора лучше всего выбрать для малого бизнеса?

Если вы ищете решение для малого бизнеса, то лучшим выбором будет программа «Мой офис». Она предоставляет все необходимые функции для эффективной работы с документами, включая возможность создавать и редактировать документы в различных форматах, подписывать и отправлять их по электронной почте или через облачное хранилище. Кроме того, программа имеет доступную цену и приятный интерфейс, что делает ее отличным выбором для малого бизнеса.

Какие дополнительные функции предлагает программа «Документ-сервис»?

«Документ-сервис» — это не просто программа для работы с документами, она также предлагает ряд дополнительных функций, таких как автоматическое заполнение шаблонов документов, анализ данных для принятия бизнес-решений, и создание отчетов на основе этих данных. Кроме того, программа имеет возможность интеграции с другими приложениями, что позволяет ее использовать в качестве центра управления для всего бизнеса.

Какой софт из обзора наиболее подходит для использования в государственных учреждениях?

Для использования в государственных учреждениях наиболее подходит программа «Крипто-Doc». Она обладает высоким уровнем защиты данных и подписывает документы при помощи электронной подписи, что делает их законно-состоятельными и признаемыми в суде. Программа также имеет возможность хранения документов в защищенных облачных хранилищах, доступ к которым могут получать только авторизованные пользователи, что делает ее идеальным решением для государственных учреждений, перерабатывающих конфиденциальную информацию.

Источник: food-receptkphoto.ru

10 лучших сервисов электронного документооборота (ЭДО)

Аналитика и данные

Проверить франшизу или Заказать франшизу
Получить бизнес-план

Использование сервиса электронного документооборота позволяет упростить и ускорить работу бухгалтерии. В некоторых видах деятельности обязательно применение ЭДО. Например, это торговля одеждой, обувью, парфюмерией, алкоголем и другими товарами, которые требуют обязательной маркировки. Ниже представлен список популярных сервисов, подходящих как для малых, так и для крупных компаний.

Что такое электронный документооборот и для чего нужен

ЭДО (электронный документооборот) представляет собой процесс обмена документами внутри компании, между контрагентами и государственными органами без использования бумажных носителей. Он необходим для обработки первичных бухгалтерских документов, таких как накладные и счета-фактуры, а также для удаленной отчетности в налоговые, ПФР и другие органы.

Для использования ЭДО требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить у оператора сервиса или в удостоверяющем центре. Электронные документы, подписанные КЭП, имеют юридическую значимость. Пользователи различных систем могут осуществлять обмен документами через бесплатный роуминг между операторами.

Как выбрать сервис ЭДО:

• Узнайте, какие инструменты используют ваши контрагенты. Это удобнее, когда обмен документами происходит внутри одной системы, так как это не требует дополнительной настройки роуминга.
• Проверьте роуминговое покрытие вашего оператора связи. Используйте таблицу на сайте Ассоциации РОСЭУ.
• Сравните функциональность предлагаемых операторами. У некоторых из них возможность подачи отчетности в государственные органы не предусмотрена или оплачивается отдельно.
• Сравните цены на услуги. Рассчитайте, сколько стоит отправка одного документа. Для этого разделите стоимость тарифа на количество ваших документов.

ТОП-10 онлайн-сервисов ЭДО

Контур Диадок

Предоставляется комплексный сервис электронного документооборота от ведущего разработчика в ТОП-10 российских IT-компаний. В рамках данного сервиса возможна организация электронного обмена документами с партнерами из России и других стран.

Основные возможности. Данный сервис предоставляет возможность осуществлять обмен бухгалтерскими документами, сдачу отчетности в налоговые органы, согласование договоров. Для каждого документа можно настроить маршрут и отслеживать его статус. Сервис может интегрироваться с 1С, SAP и Oracle.

Кроме того, он работает с системой «Честный знак»: если продукция подлежит маркировке, то документы по каждой реализации автоматически передаются в систему. Также имеются модули для кадрового документооборота и взаимодействия с электронными торговыми площадками.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов ЭДО;
• веб-версия и мобильное приложение.

Минусы: дополнительные модули платные.

Цена: Принимать документы можно бесплатно. Полноценный документооборот – от 1 900 до 18 600 ₽ в год. Если не подходят стандартные тарифы, можно запросить индивидуальное предложение.

СБИС

Данная платформа предлагает готовые отраслевые решения, включая возможность подключения ЭДО для производственных предприятий, ресторанов, транспортных компаний и других типов бизнеса.

Основные возможности. Подписание первичной документации стало еще проще благодаря возможности подписывать документы в пакетах всего в один клик. Контрагент не обязательно должен быть пользователем ЭДО, а отправить документы можно на электронную почту в виде защищенной ссылки. Если получатель имеет КЭП, он может легко подписать документы.

Кроме того, сервис обеспечивает отправку отчетов в ФНС. Интеграция с 1С и взаимодействие с системами маркировки, такими как Честный знак, Меркурий и ЕГАИС, также доступны.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов;
• чат для согласования документов;
• мобильное приложение.

Минусы: платный аккаунт.

Цена: Прием документов бесплатно. Чтобы пользоваться платными тарифами, нужно зарегистрировать аккаунт и заплатить 500 ₽. Далее ежегодно оплачивать пакеты услуг: от 1 500 ₽ в год.

Калуга Астрал

Сервис Астрал.ЭДО предоставляет возможность обмениваться электронными документами и проверять расчеты. Он также автоматически отправляет коды товаров в систему «Честный знак». С помощью программы Астрал Отчет 4.5 можно отправлять отчетность в различные контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР и Росстат. Календарь бухгалтера напомнит о дате представления отчета заранее.

Основные возможности.

В сервисе Астрал.ЭДО доступна функция обмена электронными документами и проверки расчетов. Кроме того, предусмотрена автоматическая отправка кодов товаров в систему «Честный знак». С помощью программы Астрал Отчет 4.5 можно отправлять отчетность в различные контролирующие органы, включая ФНС, ПФР и Росстат. Календарь бухгалтера уведомит заранее о дате представления отчета.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• проверка контрагентов.

Минусы: неудобно пользоваться одновременно несколькими сервисами.

Цена: Астрал.ЭДО – бесплатный тестовый период 1 месяц, далее – от 5 000 ₽ в год; Астрал Отчет – от 1 200 ₽ в год.

Такском

Сервис может функционировать как автономно, так и интегрироваться с учетными системами. В случае интеграции с 1С, пользователи могут отправлять, получать и подписывать документы, не покидая учетную систему.

Основные функции. Возможна установка модулей для организации электронного документооборота с контрагентами и для отправки отчетности в государственные органы. Модули могут быть установлены по отдельности. Программа Такском-Файлер позволяет обмениваться бухгалтерскими документами и отправлять информацию в Честный знак.

Такском-сдача отчетности позволяет сдавать отчеты в ФНС, ФСС, ПФР и Росстат. Здесь также доступна функция электронного документооборота, но объем исходящих документов ограничен.

Преимущества:

• роуминг с популярными операторами;
• интеграция со старыми и обновленными версиями 1С;
• мобильное приложение.

Минусы: неудобно переключаться между модулями.

Цена: Отправка документов – от 1 500 ₽ за 100 пакетов; сдача отчетности – от 1 875 ₽ в год.

DocSpace

Предназначена для крупных предприятий коробочная система обработки, согласования, хранения и поиска документов. Реализована концепция Workflow («поток работы»), которая разделяет стандартные процессы с участием большого количества сотрудников на отдельные шаги. Этот подход помогает избежать потери документов и выполнить задачи согласования вовремя.

Для крупных компаний разработана коробочная система, которая предназначена для обработки, согласования, хранения и поиска документов. Система использует концепцию Workflow («поток работы»), которая разбивает стандартные процессы, в которых участвует большое количество сотрудников, на отдельные шаги. Такой подход позволяет предотвратить потерю документов и своевременно выполнять задачи по согласованию.

Минусы: не подойдет малому бизнесу.

Цена: Доступна демоверсия. Минимальная стоимость – 450 000 ₽ за 50 лицензий клиентского доступа

ЭДО.Поток

СЭД – Система электронного документооборота

Управление документооборотом – есть все необходимое

Работает через Интернет
Доступ в любое время из любой точки мира
Работает на любом устройстве
Бесплатные обновления и техподдержка

Простые шаги работы в программе

1. Зарегистрируйтесь
программа будет доступна 7 дней бесплатно
2. Добавьте сотрудников
указав их электронные адреса
3. Создайте документ
укажите тип документа и маршрут согласования
4. Отправьте его по маршруту
следите за ходом согласования

А2Б это не только программа для документооборота

Дополнительно можно подключить

• новости о компании;
• опросы и фотогалереи;
• календарь и файлохранилище.

• планирование проекта;
• создание множества проектов компании;
• назначение ответственных за исполнение задач;
• построение диаграммы Ганта и бюджета проекта;
• уведомления о новых и ближайших задачах.

• отслеживание хода исполнения поручения (трекер задач);
• уведомление о новых и ближайших поручениях;
• готовые отчеты;
• постановка задачи онлайн любому сотруднику.

• автоматизация продаж;
• программа для базы клиентов.

• предлагайте и собирайте идеи;
• комментируйте и голосуйте;
• реализуйте самые перспективные.

6 причин использовать программу А2Б

Простой и удобный
Полный контроль
24 часа в сутки 7 дней в неделю
Интеграция с почтой
для автоматизации работы
версионности файлов
Просмотр истории
работы с документом в любой момент

Мобильное приложение
для работы с программой

Внедрение cистемы электронного документооборота

Включено в стоимость

• первичная презентация
• бесплатные обновления
• техподдержка по телефону, email, skype и сервис бесплатной техподдержки

Дистанционное обучение администраторов СЭД

• создание 5 видов документов и типовых маршрутов к ним
• создание 5 папок и разграничение доступа к ним
• создание 5 журналов регистрации

Стоимость — 10 000 рублей
Полноценное внедрение

• аудит действующих бизнес процессов
• разработка инструкций и регламентов
• полная настройка структуры документооборота предприятия
• обучение персонала и администраторов СЭДа

Стоимость — по запросу

Дополнительные функции

Работа с документами считается наиболее трудоемким и сложноорганизованным процессом на любом современном предприятии. Для существенного упрощения и оптимизации этого процесса сегодня повсеместно внедряется система электронного документооборота.

Решение купить СЭД будет актуально для и для коммерческих компаний, и для госучреждений. Подобное решение позволит коммерческим фирмам повысить свою прибыльность, а государственным учреждениям – оптимизировать потоки данных и документов. К тому же использование системы электронного документооборота позволяет данным организациям наладить межведомственное взаимодействие и работу с гражданами.

Изначально СЭД создавалось для автоматизации традиционного делопроизводства. Сегодня данная система является комплексным решением, внедрение которого позволяет рассчитывать на:

• перемещение документов внутри фирмы в электронном виде;
• обработку корреспонденции и внешних документов;
• упрощение контроля над потоками документов;
• эффективное управление отношениями с клиентами, партнерами и другими контрагентами.

Особенность нашей программы СЭД заключается в том, что в ней имеются все возможности зрелой программы для ведения документооборота, но помимо этого дополнена модулями для выполнения других бизнес-задач. На отечественном рынке можно выделить такие программ как Директум, СЭД Дело, Тезис, БОСС-Референт, DOCUMENTUM, МОТИВ, LanDocs.

В нашей СЭД А2Б вы найдете большой набор функций и преимуществ.

Среди ключевых преимуществ нашей системы можно назвать:

• наличие большого перечня дополнительных возможностей (управление проектами, контроль задач, ведение базы клиентов и управление продажами, корпоративный портал, управление идеями и рацпредложениями сотрудников, постановка долгосрочных целей, корпоративный календарь, хранилище файлов, корпоративный чат, облачная и коробочная версия, мобильные приложения);
• адекватная цена;
• быстрое внедрение, без обследований, растягивания на несколько месяцев, различных дополнительных оплат;
• возможность самостоятельной настройки бизнес-процессов без навыков программирования;
• возможность быстрой доработки нашей программы за приемлемые сроки и цену.

Настройку и внедрение СЭД мы производим бесплатно!

Рассказать о возможностях и подобрать тариф для вашего бизнеса помогут наши менеджеры. Заказывайте обратный звонок или обращайтесь по бесплатному телефону 8-800-700-6656.

Источник: a2b.su