Лучшие программы для документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это автоматизированная система, которая обеспечивает обмен документами между участниками бизнес-процесса. Бесплатные программы для документооборота помогают сократить время на обработку документов, минимизировать ошибки и ускорить принятие решений. В этой статье мы рассмотрим топ 5 систем электронного документооборота и их преимущества и недостатки.

1. Платформа Comindware

Comindware — это система управления бизнес-процессами и электронными документами, которая позволяет создавать и автоматизировать бизнес-процессы любой сложности.

Преимущества:

• Широкие возможности для управления бизнес-процессами и документами;
• Гибкая система настройки прав доступа;
• Простой и понятный интерфейс.

Недостатки:

• Отсутствие бесплатной версии;
• Высокая стоимость платной версии.

2. Платформа DocVision

DocVision — это система управления электронными документами, которая предоставляет широкие возможности по управлению документами и рабочими процессами.

Легкая программа для документооборота USU

Преимущества:

• Широкие возможности для управления документами и рабочими процессами;
• Гибкая система настройки прав доступа;
• Простой и понятный интерфейс.

Недостатки:

• Отсутствие возможности для работы с большими объемами документов;
• Высокая стоимость лицензии.

3. СЭД Сириус

Сириус — это система электронного документооборота, которая объединяет в себе функции управления документами и бизнес-процессами. Она предоставляет широкие возможности для эффективной работы с документами.

Преимущества:

• Широкие возможности для управления документами и бизнес-процессами;
• Гибкая система настройки прав доступа;
• Интеграция с другими системами.

Недостатки:

• Ограниченные возможности по настройке отчетов;
• Высокая стоимость лицензии.

4. Directum

Directum — это система управления электронными документами и бизнес-процессами, которая позволяет создавать и автоматизировать бизнес-процессы любой сложности.

Преимущества:

• Широкие возможности для управления бизнес-процессами и документами;
• Гибкая система настройки прав доступа;
• Интеграция с другими системами.

Недостатки:

• Сложный интерфейс;
• Высокая стоимость лицензии.

5. WSS Docs

WSS Docs — это система управления электронными документами, которая предоставляет широкие возможности по управлению документами и рабочими процессами.

Преимущества:

• Широкие возможности для управления документами и рабочими процессами;
• Гибкая система настройки прав доступа;
• Простой и понятный интерфейс.

Недостатки:

• Отсутствие возможности для работы с большими объемами документов;
• Ограниченные возможности по интеграции с другими системами.

Источник: kingdia.com

Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24

Бесплатные системы электронного документооборота

От выбора системы электронного документооборота зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Некоторые поставщики предлагают бесплатные СЭД, но они подходят не всем.

Эта статья ответит на следующие вопросы:

• насколько важен электронный документооборот в современном бизнесе;
• какие системы бывают и какие вопросы они решают;
• кому подойдут бесплатные СЭД, а кому нет.

Важность ЭДО в современном бизнесе

Количество компаний, которые используют электронный документооборот, растёт с каждым годом. Согласно статистике, предоставленной Tadviser, с 2012 года в стране наблюдается стабильный рост рынка СЭД и ECM.

Рост продаж систем электронного документооборота говорит о росте числа их пользователей. Компании постепенно отказываются от ведения бумажной документации, отдавая предпочтение электронной.

В первую очередь, важность использования СЭД в современном бизнесе состоит в том, что бизнес должен идти в ногу со временем, чтобы оставаться на плаву. Компании, которые используются электронный документооборот, имеют преимущество над теми, кто ещё не отказался от бумажного. Преимущество состоит в увеличении скорости работы и сокращении расходов.

Бумажный документооборот устаревает, и его использование тормозит развитие бизнеса.

Какие бывают системы электронного документооборота

Кроме деления СЭД на платные и бесплатные, российские и зарубежные, их также разделяют на различные виды, основываясь на их функциях.

Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.

СЭД — система электронного документооборота. В таких системах основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть.

СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.

ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.

СЭД, в свою очередь, также имеют свои подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.

Какие вопросы решают системы электронного документооборота

Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
• возможность изменения документов и доступ к их истории;
• прозрачность работы сотрудников;
• автоматизация поиска необходимых файлов;
• мобильность системы;
• наличие стандартных форм в СЭД;
• обратная связь;
• автоматическая классификация документов по разным критериям;
• минимальный риск потери или порчи файлов.

Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для субъектов малого и среднего предпринимательства.

Электронные документы обладают юридической значимостью, если подписаны КЭП — квалифицированной электронной подписью. Это означает, что они ничем не уступают своим бумажным эквивалентам.

Электронный документооборот выполняет те же функции, что и бумажный, но с большими удобством, скоростью и, соответственно, эффективностью. К таким функциям относятся создание, получение, отправление, изменение и архивирование электронных документов.

Есть ли бесплатные сервисы ЭДО

Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно.

По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, FossLook и Alfresco. Разработчикам сложно поддерживать бесплатные системы — ещё недавно СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства.

Все бесплатные сервисы имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. По этой причине компании не пользуются ЭДО бесплатно.

Преимущества использования ЭДО от Астрал

АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и интернет-сервис «Астрал.ЭДО». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.

«Астрал.ЭДО» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

Бесплатные СЭД обладают ограниченными возможностями. Платные, в свою очередь, предоставляют пользователь полный спектр возможностей работы с электронными документами.

Источник: astral.ru

Рейтинг современных систем документооборота в 2023

На сегодня рынок предлагает множество вариантов цифровых решений для бизнеса, что позволяют избавиться от бумажной рутины и упростить многие процессы, связанные с документацией. В этой статье специалисты Picvario расскажут о том, как выбрать лучшее программное обеспечение для вашего бизнеса, и приведут актуальный обзор программ электронного документооборота.

Как выбрать лучшую систему электронного документооборота (СЭД)

Развитие цифровых технологий, появление облачных хранилищ и массовая миграция офисов на удалённую работу, что наблюдается последние несколько лет — всё это способствует тому, что системы для управления документами становится все более важной частью любого бизнеса. Задачами такого программного обеспечения являются: хранение, совместное использование, контроль доступов к документам компании, систематизация и архивирование данных. Также оно позволяет легко оцифровать бумажную документацию и упростить многие рутинные процессы.

Сегодня многие компании предлагают свой вариант решения для работы с документацией, которые отличаются по ряду показателей. Рассмотрим основные компоненты и характеристики современных СЭД, что важны для сравнения и выбора лучшего варианта.

Бесплатный тестовый период

Каждая компания-разработчик предлагает просмотреть онлайн-демонстрацию своего продукта для ознакомления с его возможностями. Но чтобы оценить систему, и понять, насколько удобно именно вам управлять документами с ее помощью, лучше протестировать её самостоятельно. Поэтому возможность бесплатно использовать платформу в течение определенного времени или внедрить «пилот» — важное ее преимущество.

Захват и поиск документации

Помимо хранения и систематизации, эффективная СЭД должна легко захватывать документы из памяти компьютера. Также вам должно быть легко найти нужный файл по любому из параметров:

• теги;
• ключевые слова;
• тип документа;
• название;
• дата создания;
• автор, и т.д.

Хранение и скорость доступа

Возможность хранить всю документацию на одной централизованной платформе с доступом к данным из любой точки мира — одна из ключевых причин приобретения СЭД. Поэтому важными параметрами системы являются:

• предоставляемый объем хранилища для ваших файлов;
• скорость доступа к нужным документам.

Совместная работа

Доступ, возможность редактирования, комментирования и согласования документов каждым членом команды (согласно корпоративным доступам) избавляют от необходимости маршрутизации документов вручную. Это существенно экономит время и повышает результативность работы. У хорошей системы СЭД должна быть возможность создавать автоматизированные рабочие процессы для исключения ручного труда по рассылке файлов.

Интеграции

Для продуктивной работы современные компании используют разные приложения и цифровые продукты. Эффективная СЭД должна интегрироваться со всеми приложениями, что вы используете.

Безопасность

Надежная защита данных от сторонних пользователей — важнейшая функция СЭД. Также важно, чтобы у вас была возможность администрирования и контроля доступа к документам для сотрудников. Хорошим тоном является возможность подключения корпоративных учетных записей.

Понятный интерфейс и интуитивное меню

Программа должна быть простой и понятной в использовании даже для людей, которые не очень хорошо разбираются в технологиях.

Руководство пользователя и поддержка клиентов

Несмотря на то, что современная СЭД должна быть простой и интуитивно понятной, компания-разработчик должна предоставить клиентам обучающие материалы и документацию, чтобы клиент мог познакомиться со всеми возможностями платформы.

Также важна качественная техподдержка системы. Критериями качества являются:

• количество доступных каналов для связи (чат на сайте, телефон, электронная почта);
• часы работы;
• профессионализм.

Обратите внимание на то, что некоторые компании за поддержку в ночное время суток взимают дополнительную плату.

Рейтинг и обзор СЭД систем в 2023

Согласно рейтингу СЭД от независимой платформы для поиска и исследования программного обеспечения для бизнеса FinancesOnline, лучшими в 2023 году являются такие панели управления документами:

1. Picvario

Это комплексное ПО для управления цифровыми активами и оптимизации рабочего процесса. Picvario является лидером русскоязычного сегмента и ключевой платформой для импортозамещения. Системные обновления платформы делают продукт наиболее быстрорастущим среди ключевых СЭД.

• работает со всеми типами цифровых файлов;
• полнотекстовый поиск;
• аналитика использования файлов;
• возможность размещения системы как в облачной версии, так и на серверах заказчика;
• совместная работа;
• функции ИИ;
• мультиязычность — платформа поддерживает 160 языков;
• API-интеграция;
• возможность авторизации с помощью учетных записей MS и Google G Suite;
• возможность подключения к системам хранения Яндекс.Диск, OneDrive, Dropbox, Google Drive или любому S3 хранилищу, что позволяет импортировать файлы организовать единую точку «правды».

2. PandaDoc

Это универсальная онлайн-платформа для электронного документооборота, что является выбором №1 для многих компаний. Уникальными преимуществами платформы являются:

• детальная аналитика;
• возможность отслеживать документы в режиме реального времени;
• совместное ведение журнала действий и комментариев в рамках открытого доступа;
• автоматическое отображение символики компании (лого, элементы графики) на шаблонах документов;
• широкие возможности интеграции.

3. Fill

Веб-система управления документами с возможностью доступа через мобильные приложения для устройств iOS и Android.

• интеграция с более чем 6000 приложений;
• возможность подключения к системам хранения Dropbox и Google Drive, что позволяет импортировать и экспортировать файлы максимально быстро;
• многоразовые шаблоны и интеллектуальная система хранения документов;
• безопасный центр документов, оснащенный 256-битным шифрованием;
• полностью безбумажные рабочие процессы;
• мобильное управление документами.

4. ContractWorks

Настраиваемое ПО, что может служить безопасным централизованным хранилищем контрактов. Наряду с общими функциями СЭД, эта платформа предоставляет доступ к широкому спектру отчетов на основе таких показателей, как стоимость контракта или тип контракта.

Также к уникальным преимуществам ContractWorks относят:

• удобный просмотр контрактов;
• функции оптического распознавания символов и расширенного поиска;
• функция автоматического создания линейной схемы каждого контракта;
• встроенные функции электронной подписи;
• удобное отслеживание контрактов.

5. Qoppa PDF Studio

Кроссплатформенное приложение, разработанное с различными расширенными функциями для создания, редактирования и просмотра PDF-файлов.

Важные особенности приложения:

• работает на всех актуальных сегодня платформах (Windows, MacOS, Linux); интуитивно понятный интерфейс;
• встроенные инструменты редактирования и оптимизации PDF;
• возможности параллельного и наложенного сравнения для просмотра нескольких файлов PDF;
• возможность предварительной проверки и проверки соответствия PDF-документов архивным стандартам;
• мощные функции безопасности PDF.

6. Vitrium Security

Программное обеспечение для управления документами с повышенными стандартами защиты безопасности контента. Платформа использует 256-битное шифрование военного уровня к широкому спектру форматов файлов, включая DOC, PDF, XLS, MP4, AVI, JPG и PNG.

Также особенностями платформы являются:

• возможность установки прав пользователя;
• расширенные элементы управления доступом к контенту;
• точные отчеты и аналитика.

7. ContractZen

Платформа с полным набором функций, что помогают предприятиям управлять контрактами и другими документами.

Преимущества и особенности:

• инструменты управления рабочими процессами включают управление объектами, управление заседаниями совета директоров и интегрированные службы электронной подписи;
• услуги комнаты данных на основе метаданных (VDR), с помощью которой пользователи могут создавать виртуальные комнаты для хранения конфиденциальных документов;
• эффективное управление контрактами на основе искусственного интеллекта;
• передовые технологии AI и OCR для быстрого поиска данных.

8. Encyro

Универсальная СЭД с 16-уровневой защитой данных в соответствии с отраслевыми стандартами, такими как HIPAA, GDPR, PCI-DSS и SOX.

В чем уникальность системы:

• технология автоматического шифрования;
• журналы аудита и журналы активности для отслеживания файлов и учетных записей;
• простые запросы электронной подписи;
• удобный мобильный доступ;
• автоматическая сортировка файлов по папкам по контактам.

9. Signaturely

Платформа электронной подписи, через которую пользователи могут собирать юридически обязывающие подписи, соответствующие требованиям.

В чем особенности программы:

• всегда сохраняет последнюю версию файлов, чтобы на подпись отправлялись только нужные документы;
• более 40 встроенных шаблонов для создания документов;
• автоматизированные функции отслеживания
• доступ через мобильные телефоны;
• централизованное управление документами;
• более эффективный сбор информации;
• соблюдения правовых норм — любые данные, собранные с помощью платформы, считаются юридически обязывающими и соответствующими законам.

10. Filemail

Удобная платформа с возможностью быстро и бесплатно отправлять большие документы и файлы размером до 5 ГБ.

• доступна в виде веб-системы или десктопного приложения;
• функция автоматической загрузки файлов;
• безопасная передача файлов со сквозным шифрованием данных;
• ускорение передачи UDP.

Как видите, каждая из СЭД имеет свои уникальные преимущества, что могут быть ключевыми для решения именно ваших задач. Сравнение функций и особенностей систем электронного документооборота помогут вам сделать оптимальный выбор.

Источник: picvario.ru