Документооборот является одним из тех вспомогательных процессов, без которых невозможно нормальное функционирование любого предприятия. Поэтому необходимость перехода на электронный документооборот, существенно ускоряющий и оптимизирующий процессы обработки документов, и, как следствие, повышающий качество выполнения производственных процессов, ни у кого не вызывает сомнений. Проблемы возникают при выборе средств автоматизации документооборота, поскольку в настоящее время существует большое количество программных средств, разнообразных как по функциональным возможностям, так и по цене.
Одним из таких средств, известных на российском рынке более 15 лет, является система коллективных работ Lotus Notes.
Система Lotus Notes содержит в своей основе гибкую СУБД. Ее клиент-серверная архитектура позволяет разделять и совместно использовать данные при коллективной работе пользователей, вести локальную информацию, впоследствии легко интегрируемую в общие информационные потоки, синхронизировать процессы рассредоточенных и удаленных участников автоматизируемой деятельности. Приложения Notes совместного использования информации дают возможность многим пользователям общаться в конструктивном диалоге и обмениваться сложными документами.
Лотус Нотус ЕСЭДО
Таким образом, Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать документальную информацию (текст, изображение, видео и звук), получаемую из различных источников, таких как прикладные и оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.
Lotus Notes обеспечивает:
- единый пользовательский интерфейс для обращения к другим абонентам, сетевым ресурсам и информации;
- гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные из компьютерных приложений, новостных каналов, изображений и структурированных систем;
- быструю разработку приложений;
- систему защиты информации вплоть до уровня отдельного документа;
- тиражирование информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, у удаленных пользователей;
- открытость (поддержка разных сетевых операционных систем и приложений, внешних источников данных, систем электронной почты и прикладных программных интерфейсов);
- масштабируемость (реализация системы любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч сотрудников организации).
Источник: studfile.net
инструкция по работе в Lotus Domino 6.5
учебно-методическое пособие по теме
Система классического документооборота для автоматизации делопроизводства. Данная система позволяет работать со следующими видами документов:
— Входящие и исходящие документы;
— Распоряжения и Приказы;
— Служебные записки;
— Заявления;
— Протоколы;
— Письма.
В системе реализован механизм контроля исполнительской дисциплины. Есть отдельные списки документов и резолюций, требующих исполнения. Отдельно отслеживаются документы с пометкой «На контроле».
Настройка Есэдо 2022
Ко всем документам применяются правила для разграничения прав доступа таким образом, чтобы документы видели только те пользователи, которые имеют к ним отношение. Кроме того реализованы ограничения на создание, редактирование и удаление документов.
Система для автоматизации кадрового документооборота. Данная система позволяет согласовывать следующие виды заявлений:
— Открытие вакансии;
— Прием сотрудника;
— Окончание испытательного срока;
— Изменение оклада;
— Обучение;
— Перевод на другую должность либо в другое подразделение;
— Увольнение;
— Премирование и штрафы;
Скачать:
Предварительный просмотр:
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Курсовая работа студентки Паучак А.В. — руководитель Лоншакова О.Н. на тему — Особенности социальной работы за рубежом, ее отличие от российской социальной работы
Курсовая работа студентки Паучак А.В. — руководитель Лоншакова О.Н. на тему — Особенности социальной работы за рубежом, ее отличие от российской социальной работы.
Презентация к курсовой работе студентки специальности 040401 Социальная работа Паучак А.В. , руководитель- Лоншакова О.Н. на тему- особенности социальной работы за рубежом, ее отличие от российской социальной работы
Презентация к курсовой работе студентки специальности 040401 » Социальная работа» Паучак А.В. , руководитель- Лоншакова О.Н. на тему- особенности социальной работы за рубежом, ее отличие о.
Методические разработки открытых уроков: 1. Первые шаги юного музыканта в классе спец. фортепиано. 2. Работа над техникой в мл.кл. 3. Работа над худож.образом в муз.произв. кантиленного характера. 4.Осн. принципы работы над полифонией в ст.кл.
1. Первые шаги юного музыканта в классе специального фортепиано. 2. Работа над техникой в младших классах специального фортепиано.3. Работа над художественным образом в музыкальном произведении к.
Методическое пособие по выполнению лабораторной работы № 6 «Изучение работы программы по организации разделов жесткого диска — FDISK. Изучение работы программы логического форматирования жесткого диска — FORMAT» для МДК.02.02
Методическое пособие создано для реализации основной профессиональной образовательной программы в соответствии с ФГОС по специальности СПО 230113 Компьютерные системы и комплексы (базовой подгото.
Методическое пособие по выполнению лабораторной работы № 6 «Изучение работы программы по организации разделов жесткого диска — FDISK. Изучение работы программы логического форматирования жесткого диска — FORMAT» для МДК.02.02
Методическое пособие создано для реализации основной профессиональной образовательной программы в соответствии с ФГОС по специальности СПО 230113 Компьютерные системы и комплексы (базовой подгото.
Методические указания по выполнению практических работ и организации самостоятельной работы по профессиональному модулю «Выполнение работ по рабочей профессии «Кассир» для студентов СПО специальности38.02.01Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Методические указания содержат общие указания по выполнению практических работ и организации самостоятельной работы студентов, задания для практических работ, задания для самостоятельной работы, тесты.
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ОБУЧАЮЩИХСЯ К ВНЕАУДИТОРНОЙ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ ПО ПМ.01. ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ ПО МОНТАЖУ РАБОТЕ УЗЛОВ И ЭЛЕМЕНТОВ РАДИОЭЛЕКТРОННОЙ И РАДИОТЕЛЕВИЗИОННОЙ АППАРАТУРЫМДК.01.01 Технология выполнения монтажа и демонтажа узлов и
Методические рекомендации разработаны для выполнения внеаудиторной самостоятельной работы по МДК.01.01 Технология выполнения монтажа и демонтажа узлов и элементов радиоэлектронной и радиотелевиз.
Источник: nsportal.ru
Принципы работы в системе электронного документооборота и делопроизводства «Lotus Notes»
Электронные документы создаются в форме регистрационно-контрольных карточек соответствующих баз данных СЭДД. В целях обеспечения контрастного отображения реквизитов бланков документов как при цветном, так и при монохромном воспроизведении используются следующие цветовые схемы в формате RGB (Red-Green-Blue (Красный-Зелёный-Синий)):
- — RGB (0,0,255) — синий;
- — RGB (255,0,0) — красный.
Электронные версии эскизов бланков документов должны быть оформлены в цветном изображении, вне зависимости от планируемого способа их воспроизведения. Создание проектов эскизов осуществляется с использованием компьютерной техники. Проекты эскизов и эскизы бланков документов сохраняются в форматах текстовых (RTF, PDF или совместимых с текстовым редактором MS Word версии 2003 и ранее) или графических (JPG, BMP или TIFF) файлов в цветном изображении.
Приём и отправка электронных документов осуществляются самостоятельно должностными лицами или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в органах Администрации города. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, их направлении исполнителям, отправке электронных документов адресатам и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
Единицей учёта электронного документа является электронный документ (РКК), зарегистрированный в СЭДД, его приложения (при наличии) и записи базы данных о его создании и движении. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю даётся письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведётся в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в отдел по делам архивов, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются органами Администрации города с учётом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. Подробный порядок работы с системой электронного документооборота содержится в Инструкции по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства, утверждённой распоряжением Администрации города.
Настоящая Инструкция по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой составлена в связи с внедрением в структурных подразделениях Администрации города Новый Уренгой и иных исполнительных органах местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой (далее — структурные подразделения) автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства Lotus Notes (далее — СЭДД) и определяет основные принципы построения и приемы работы с автоматизированной системой учета, сопровождения и контроля исполнения документов с использованием средств СЭДД. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью СЭДД.
В случае ухода в отпуск, выезда в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника его непосредственный руководитель или руководитель (сотрудник) структурного подразделения, ответственного за учет кадров, обязан проинформировать специалиста Управления информатизации Администрации города Новый Уренгой, ответственного за администрирование СЭДД (далее — Администратор СЭДД), о необходимости внесения изменений в СЭДД. Администратор СЭДД обязан в течение двух рабочих дней после получения информации о штатном замещении внести изменения в СЭДД. Сотрудники структурных подразделений персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции. В целях обеспечения единого пространства электронного документооборота функциональная структура СЭДД имеет один уровень иерархии. Каждое структурное подразделение представлено в СЭДД как отдельное «самостоятельное подразделение» в рамках одной «системной» организации — Администрации города Новый Уренгой.
СЭДД позволяет выполнять следующие функции:
Прием и учет поступивших документов; учет и регистрацию отправляемых документов и передачу на отправку; контроль за прохождением документов в структурных подразделениях; ввод информации о ходе и результатах исполнения документов; справочно-информационную работу по вопросам прохождения и исполнения документов; подготовку сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах; контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов; ведение номенклатуры дел.
Базовые функциональные обязанности делопроизводителя в СЭДД:
Регистрация поступающей корреспонденции; регистрация отправляемой корреспонденции; регистрация организационно-распорядительных документов; регистрация внутренних документов; ввод резолюций и поручений руководителя в СЭДД (в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД); контроль исполнения резолюций и поручений руководителя; согласование документов в СЭДД от имени руководителя (в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД).
Все сотрудники, являющиеся авторами и исполнителями, обязаны работать с регистрационно-контрольной карточкой (далее — РКК) документов в СЭДД. Для идентификации пользователей в СЭДД используется механизм личного идентификационного файла (id-файла) пользователя. Вход пользователя в систему осуществляется посредством проверки содержимого конфигурации системы, id-файла и введенного индивидуального пароля пользователя. Выполнение всех операций в системе сопровождается проверкой прав доступа данного пользователя к базам и документам системы. СЭДД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое СЭДД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭДД, которые участвуют в его обработке:
Руководители, получающие или подписывающие документ; авторы резолюций; исполнители резолюций по документу; авторы документа; пользователи, согласующие документ (только на этапе согласования к содержательной части документа); пользователи, которым документ направлен на ознакомление; делопроизводители, задействованные в обработке документа. Права доступа на создание, чтение и редактирование документов баз данных предоставляются пользователю СЭДД в соответствии с его функциональной ролью. Порядок доступа к базам данных СЭДД устанавливает Администратор СЭДД в соответствии с функциональными обязанностями пользователей. Для утверждения и защиты документов, обрабатываемых в СЭДД, может использоваться механизм встроенной электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) IBM Lotus Notes. ЭЦП формируется на основе данных авторизации пользователя при входе в СЭДД.
ЭЦП пользователя вычисляется на основе закрытого ключа, хранящегося в id-файле пользователя. Для проверки ЭЦП используется механизм общедоступных открытых ключей, создаваемых Администратором СЭДД для каждого пользователя в паре с его закрытым ключом.
Механизм ЭЦП обеспечивает однозначную авторизацию действия, выполненного пользователем в СЭДД (создание, редактирование, согласование и пр.), что позволяет использовать ее в качестве альтернативы бумажной подписи. Регламент работы пользователей с личной ЭЦП оформляется отдельным документом. Порядок подключения сотрудников к СЭДД. Операция подключения сотрудника к СЭДД выполняется при возможности выделения сотруднику лицензии на работу в СЭДД, то есть при предоставлении ему рабочего места в СЭДД. Ответственность за соблюдение лицензионной чистоты подключаемых рабочих мест несет Администратор СЭДД.
Для подключения к СЭДД необходимо, чтобы:
Автоматизированное рабочее место сотрудника было подключено в локальную вычислительную сеть Администрации города Новый Уренгой; между локальными вычислительными сетями структурного подразделения и СЭДД была настроена межсетевая маршрутизация; сотрудник был зарегистрирован в СЭДД и имел Lotus-имя; на автоматизированное рабочее место сотрудника было установлено программное обеспечение клиента Lotus.
Первоочередное подключение к СЭДД предусматривается для следующих категорий персонала:
Глава города Новый Уренгой, заместители Главы города; руководители структурных подразделений и их заместители; ответственные за ведение делопроизводства в СЭДД (далее — делопроизводители).
Подключение к СЭДД производит Администратор СЭДД на основании заявки на подключение в СЭДД (далее — заявка на подключение). Для Главы города Новый Уренгой, заместителей Главы города, руководителей структурных подразделений при наличии и необходимости указываются замещающие сотрудники.
Для делопроизводителей указываются:
Базы данных СЭДД, работу в которых они будут осуществлять; перечень мест регистрации; наименование должности руководителя, чьим замещающим он будет являться. Администратор СЭДД может запросить дополнительную информацию, требуемую для подключения сотрудника в СЭДД. Порядок отключения сотрудника от СЭДД при увольнении или перемещении на другую должность. При увольнении сотрудников, подключенных к СЭДД, Администратор СЭДД по умолчанию передает ведение дел в соответствии со штатным замещением в течение двух рабочих дней. После передачи дел от уволенного сотрудника другому лицу Администратор СЭДД отключает сотрудника от СЭДД. Порядок подключения сотрудника к СЭДД при временном замещении отсутствующего сотрудника
Причинами временного подключения замещающего сотрудника к СЭДД являются:
Отпуск замещаемого сотрудника; длительный больничный лист замещаемого сотрудника; командировка замещаемого сотрудника; обучение или повышение квалификации с полным отрывом от производства замещаемого сотрудника.
Основанием для временного подключения сотрудника к системе на период замещения является заявка на изменение настроек СЭДД. Заявка на изменение настроек СЭДД необходима Администратору СЭДД для оформления переадресации всех документов замещающему сотруднику вместо временно отсутствующего сотрудника. При возвращении временно отсутствующего сотрудника на рабочее место Администратор СЭДД подключает его к СЭДД без оформления дополнительных документов.
Источник: studwood.net