Система автоматизации документооборота на примере «Lotus Notes»
Целью данной курсовой работы является рассмотреть процесс эксплуатации систем автоматизации документооборота.
Задачи курсовой работы:
рассмотреть основные понятия и определения АИС;
изучить основные понятия документооборота;
рассмотреть системы офисного документооборота;
изучить назначение системы «Lotus Notes» и технологический процесс ее работы.
Введение
3
Часть 1. Автоматизированные информационные системы документооборота
6
1.1. Документооборот
6
1.2. АИС: основные понятия и определения
10
1.3. АИС документооборота
12
Часть 2.АИС документооборота «Lotus Notes»
22
2.1. Офисный комплекс «Lotus Notes»
22
2.2. База данных «Lotus Notes»
24
2.3. Эксплуатация «Lotus Notes».
28
Заключение
33
Список используемой литературы
34
Прикрепленные файлы: 1 файл
Автоматизированная система управления (АСУ) — человеко-машинная система, реализующая автоматизированный сбор и переработку информации, необходимой для принятия решений по управлению объектом. АСУ создают для оптимального управления в различных сферах деятельности.
Автоматизированные информационные системы можно разделить на:
• системы информационного обеспечения, имеющие самостоятельное целевое назначение и область применения;
• системы (подсистемы) информационного обеспечения, входящие в состав автоматизированных систем управления (АСУ).
АИС первой группы, как правило, содержат информационную базу, используемую различными потребителями для удовлетворения информационных потребностей при принятии решений. Примером таких систем могут служить электронные библиотечные каталоги, АИС по законодательству (например, Консультант, Гарант), системы электронного документооборота финансовых документов (например, «Система электронной обработки данных местного уровня» для автоматизации работы районных налоговых инспекций).
К этой группе можно отнести следующие системы:
• информационно-справочные и информационно-поисковые;
• гипертекстовые и другие.
Информационно-справочные (ИСС) и информационно-поисковые системы (ИПС) делят на документальные и фактографические.
Документальные системы — системы, предназначенные для поиска, обработки и вывода списков документов по определенным темам и признакам, полных текстов документов или их рефератов, справок различного назначения.
Фактографические системы — системы, предназначенные для поиска, накопления, хранения, обработки и вывода данных по каким-либо фактам, событиям, сведениям.
Системы автоматизации документооборота -— совокупность методов и средств для перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Например, электронные депозитарии — базы данных, в которых хранятся записи об акционерах.
Обучающие системы — системы тренировочные и контролирующие, наставнические, имитационные и моделирующие, развивающие игры.
Тренировочные и контролирующие системы предназначены для закрепления умений и навыков на основе пройденного теоретического материала. Обучение идет во время ответов обучаемых на предлагаемые вопросы. Если ответы неправильные, предлагаются-подсказки.
Наставнические системы предназначены для изучения теоретического материала путем диалога ««человек—машина». Если ответы обучаемого неверны, программа предлагает повторно изучить материал.
Имитационные и моделирующие системы используют графически-иллюстративные и вычислительные возможности компьютерных программ и предназначены для построения моделей и ситуаций с возможностью изменения их параметров.
Развивающие игры предлагают обучаемому воображаемую среду, используя возможности которой он реализует те или иные условия и комбинации.
Наиболее известные отечественные обучающие программы: «Урок», «Магистр», «Адонис» и другие, а также зарубежные — «Linkway», «TeachCad» и другие. Многие из обучающих систем являются мультимедийными.
Экспертные системы (ЭС) — системы, которые с помощью ЭВМ и ПО выполняют функции экспертов при решении задач в области их компетенции.
В экспертных системах накапливаются и могут долго храниться ценные данные и знания; В состав ЭС обычно входит база знаний и подсистемы вывода, объяснения, приобретения знаний и другие.
Экспертные системы могут проводить анализ ситуации, выдавать советы и консультации, ставить объективный диагноз. Они решают задачи, которые обычно выполняет специалист в результате проведения экспертизы. ЭС решают задачи на основе рассуждений с помощью эвристик (интуитивно созданных правил), поэтому могут находить решения задач, которые плохо определены и неструктурированны. По степени автоматизации ЭС делят на: информационные — системы, включающие необходимую информацию для выработки решений, не затрагивая самой сути решений, которые после анализа принимает человек; информационно-советующие — системы, предоставляющие информацию для принятия решений и содержащие оценки решений, но окончательное решение принимает человек; управляющие — системы, осуществляющие по заданным программам целенаправленное воздействие на производственный объект или процесс на основе исходной информации и выработанных решений; самонастраивающиеся — системы, которые могут в рамках заданного алгоритма изменить программу при ситуациях, не заданных в ней.
ЭС помогают организациям повышать квалификацию специалистов и эффективность работы. В настоящее время уже имеются тысячи экспертных систем, охватывающих, самые разные предметные области. В качестве примеров можно привести DENDRAL — старейшую ЭС в области химии, PROSPECTOR —- систему коммерчески оправданного поиска полезных ископаемых, — ЭС в области медицинской диагностики и многие другие.
Системы искусственного интеллекта — системы, в которых с помощью ЭВМ решаются сложные исследовательские задачи. Это задачи машинного перевода с одного естественного языка на другой, автоматического доказательства теорем, распознавания изображений, алгоритмов, и стратегий игр, планирования действий роботов и другие.
Искусственный интеллект — совокупность научных дисциплин, изучающих методы решения интеллектуальных (творческих) задач с использованием ЭВМ.
Геоинформационные системы — системы, в которых все |данные об объектах привязаны к общей электронной топографической основе. Эти системы предназначены для использования в тех предметных областях, в которых структура объектов и процессов имеет пространственно-географическую привязку.
Гипертекстовые системы — системы с ассоциативным связыванием текстов, так называемым гипертекстом. Гипертекст — обычный текст, который содержит ссылки на связанные по смыслу фрагменты текста того же или другого документа. Гипертекстовые ИПС основаны на идее ассоциативно-навигационного подхода к анализу текстовой информации. Широкое применение они нашли в сети Интернет.
С помощью текстового редактора (например, MultiEdtt) или браузера Интернет пользователь, «щелкнув» мышью по выделенному цветом слову (по гиперссылке), может открыть связанный по этой ссылке текст. Техника гипертекста стала в настоящее время основой для создания разных компьютерных справочных и учебных систем и энциклопедий.
АИС второй группы являются важнейшей составляющей различных АСУ:
• АСУП — АСУ предприятия;
• АСУ ТП — АСУ технологическими процессами;
• АСУ ТО — АСУ территориальными организациями;
• ОГАС — общегосударственная автоматизированная система;
• АСПР — автоматизированных систем плановых расчетов;
• АСГС — АС государственной статистики;
• САПР — систем автоматизированного проектирования;
• АСНИ — АС научных исследований.
В АСУ вычислительная техника используется не только в процессах сбора, хранения и обработки данных, но и в процессах принятия управленческих решений. АСУ базируются на использовании экономико-математических методов, средств вычислительной техники, средств получения и передачи данных. Особенностью является использование средств телекоммуникаций для получения данных с мест их возникновения, а также для отправки информации исполнителям и потребителям.
ИСУ — человеко-машинная система, обеспечивающая автоматический сбор и обработку информации с помощью различных программно-аппаратных средств, однако функции контроля и принятия решении выполняются человеком или группой людей.
АСУ можно классифицировать по признакам назначения, ранга, характера действия, сложности и т. д.: 20
по назначению — движущимися объектами, диспетчерские, организационные, предприятия, энергетическими установками, технологическими процессами и т. д.;
• по рангу (уровню управления) — локальные (в рамках одной организации), региональные, отраслевые, межотраслевые,
: республиканские, общегосударственные и международные;
• по характеру действия — непрерывные и дискретные;
• по сложности — малые, средние, большие.
В нашей стране действуют тысячи АСУ во всех отраслях экономики, культуры, образования, медицины.
Эффективно работает и совершенствуется, например, АСУ, «Экспресс» — система обслуживания пассажиров и управления перевозками на железнодорожном транспорте. Эта АСУ предоставляет собой комплекс технических, программных, информационных, технологических и административных средств.
Система базируется на ЭВМ единой серии, на единой международной нумерации пассажирских станций и на единой нумерации поездов. Система продажи билетов включает примерно 17 тысяч касс и вычислительных центров (ВЦ). ВЦ имеют машинные вычислительные системы, устройства связи и коммутации (телеобработки). Билетные кассиры с помощью периферийной аппаратуры на своих автоматизированных рабочих местах (АРМ) могут выполнять различные операции по Обслуживанию пассажиров.
АСУ «Сирена» — система обслуживания пассажиров Аэрофлота. Она предназначена для резервирования и учета мест на ерах, продажи билетов и выдачи информации о работе Аэрофлота в крупных городах. Система, базируется на больших ЭВМ, взаимодействующих с большим количеством АРМ в пунктах продажи билетов на самолеты. Базы данных «Сирены» хранят годовое расписание авиарейсов, связывающих столицы СНГ и крупных городов России, данные о стоимости перевозок, о наличии свободных мест на каждый авиарейс и другую информацию. Обеспечивается актуализация баз данных.
АСУ «Аврора» введена в действие для обслуживания пассажиров международных линий. Она по многим функциям подобна АСУ «Сирена».
1.3. АИС документооборота
Возможности современных программно-технических средств автоматизации и связи позволяют создавать высокоэффективные системы информационно- коммуникационного обслуживания широкого класса пользователей, деятельность которых напрямую связанная с учетом, хранением и контролем исполнения документов (законов, указов, постановлений, распоряжений, протоколов, писем и т.д.)
Современная офисная система представляет собой совокупит mm информационных технологий, ориентированную на совместное и кооординированное использование «электронных» методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, в том числе и управленческой, которая может быть представлена в виде текстов, рисунков, графиков, таблиц, аудио- и видеоинформации
Основные функции современной офисной системы:
• интеграция технологий делопроизводства в единый процесс,
• переход на использование безбумажной технологии;
• автоматизация рутинных операций по обработке информации!
• создание и поддержка приложений;
• обеспечение сохранности, целостности, достоверности информации;
• установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;
• обеспечение эффективного поиска информации по критериям;
• создание гибкой системы разделения и распределения информации;
• организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационно-вычислительных сетях и средах;
• быстрая и надежная связь и передача информации по капали связи удаленным пользователям;
• обеспечение дружественного единого интерфейса использован; для со всеми компонентами системы.
Технологии автоматизированного делопроизводства занимают основное место в офисной автоматизации и реализуют следующие функциональные задачи:
• ввод документов с целью их последующей обработки и оформления;
• регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• распределение документов по исполнителям и при необходимости назначение срока исполнения по установленным руководством нормативам;
• контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям в установленные руководством сроки;
• нормирование и выдача руководству справок о состоянии исполнения документов по их видам, исполнителям и другим параметрам;
• ведение оперативных и архивных фондов хранения документов (своевременный перевод данных из одного массива в другой, внесение изменений и дополнений и т. п.);
• поиск документов по запросам;
• поиск архивной информации по запросам;
• составление различных итоговых и сводных документов;
• обмен документами (внешний и внутренний).
Рассмотрим функциональные подсистемы офисных ИС
Ввод документов обеспечивается достаточными по мощности процессорами, некоторые из которых имеют специальные конверторы форматов для работы с информацией в другой среде. Текстовые процессоры позволяют вводить и обрабатывать документы сложной структуры; обеспечивают полное изображение документа на экране его копии на бумаге, что создает дополнительные удобства для Пользователей; имеют возможность орфографического, грамматического и стилистического оформления текста с ведением словарей. В некоторых офисных системах ручного, предусмотрен ввод посредством оптического распознавания печатных или рукописных текстов с использованием средств распознавания символов (OCR). Развиваются системы акустического ввода и распознавания текстов.
Источник: www.referat911.ru
Lotus Domino.Doc

Решение основано на архитектуре Domino, что повышает эффективность работы и сокращает издержки. Основными функциями являются ускорение обработки заявок, обеспечение быстрой обработки документов, постановка исполнения поручений, сокращение издержек, организация совместной работы и надежное хранение документов.
Контакты
Russian Federation
Стоимость
Стоимость Lotus Domino.Doc начинается от 125$ за пользователя, единоразово.
Характеристики
Стартовая стоимость
125$ единоразово
Бесплатная версия
Пробный период
Операционные системы
Cloud, SaaS, Web
Обучение
Документация
Персонально
Поддержка
Рабочее время
Возможности
Автоматизация документооборота
Автоматизация рабочих процессов
Архивирование и хранение
Контроль доступа / разрешения
Перетаскивание
Полнотекстовый поиск
Сотрудничество
Управление версиями
Управление документами
Автономный доступ
Архивация документов
Восстановление файлов
Индексирование документов
Инструменты для совместной работы
Компоновка документов
Оптическое распознавание символов
Отслеживание соответствия требованиям
Преобразование типов файлов
Управление версиями
Хранение документов
Электронная подпись
Контроль документов
Автоматическая маршрутизация
Архивирование и хранение
Периодический обзор
Управление версиями
Управление изменениями
Управление рекламными ресурсами
Управление соответствием требованиям
Электронная подпись
Электронный документооборот (ЭДО)
Автономный доступ
Интеграция с 1C
Интеграция с SAP
Настройка маршрутов согласования
Пакетная тарификация
Полнотекстовый поиск
Получение и подписание документов по e-mail
Редактор документов
Сканирование и распознавание
Создание и дизайн форм
Выберите самые важные функции
Бесплатная консультация по подбору ПО от наших специалистов
Бесплатная консультация
Заполните небольшой опрос и наши специалисты подберут для вас ПО
Подобрать ПО
Пакетные решения с продуктом

6 продуктов
Экономьте время и силы, затрачиваемые на бумажную рутину, с помощью решений для электронного документооборота.

20 продуктов
Электронный документооборот в логистике поможет значительно повысить эффективность работы транспортных компаний, снизить расходы и риски возникновения.
Аналоги Lotus Domino.Doc

Directum RX
Directum RX — российская система управления цифровыми процессами и документами. Включает готовый набор бизнес-решений дл.

МойОфис Образование
от Новые Облачные Технологии, ООО
МойОфис Образование — решение, предназначенное для создания и редактирования документов в образовательных учреждениях.

Эталонный Классификатор
Эталонный Классификатор — инструмент, позволяющий избежать ошибок, связанных с присвоением кодов ОКОФ, которые приводят .

Upservice
Онлайн-программа для обслуживания B2B клиентов в сфере услуг. Автоматические акты, спецификации по заказам клиента. Напо.

iLovePDF
от ILOVEPDF
Бесплатный инструмент для работы с файлами формата PDF, который позволяет объединять документы, разделять их, конвертиро.

Notion
от Notion Labs
Единая среда для совместной работы с заметками, проектами, документами.

СБИС: Электронный документооборот
Сервис электронного документооборота с правом электронной подписи для обмена документами между компаниями, внутри компан.

Confluence
от Atlassian
Общее пространство для совместной работы команды с базой знаний и возможностью организовать и управлять проектами и зада.

Бюрократ
от Бюрократ, ООО
Готовое решение автоматизации документооборота, которое включает в себя все дополнительные блоки и модули без лишних зат.
Популярные сравнения с Lotus Domino.Doc

Популярные сравнения с Lotus Domino.Doc


от Directum
Directum RX — российская система управления цифровыми процессами и документами. Включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива.

от Компания «Тензор», ООО
Сервис электронного документооборота с правом электронной подписи для обмена документами между компаниями, внутри компании и c другими людьми.

от Бюрократ, ООО
Готовое решение автоматизации документооборота, которое включает в себя все дополнительные блоки и модули без лишних затрат.

1С-ЭДО экономит ресурсы и минимизирует появление ошибок, работать с документами стало заметно легче и удобнее.

от ДоксВижн, ООО
Docsvision – СЭД/ЕСМ-платформа с набором готовых сценариев для автоматизации документооборота, создание корпоративных электронных архивов и управления бизнес-процессами.

от Докспейс
Коробочная СЭД/ECM система на платформе Microsoft SharePoint.

от Xpertdoc Technologies
Безопасное и структурированное хранилище для эффективного управления, хранения и поиска цифровых активов, таких как документы, формы и изображения.

от Docuphase
DocuPhase — это комплексная платформа на основе браузера, которая обеспечивает непревзойденную эффективность и производительность для компаний по всему миру.
от Chronos Systems
Корпоративная система документооборота для полнофункциональной автоматизации процессов и управления документами
Lotus Domino.Doc с Directum RX
Lotus Domino.Doc с СБИС: Электронный документооборот
Lotus Domino.Doc с Бюрократ
Lotus Domino.Doc с 1С-ЭДО
Lotus Domino.Doc с Docsvision
Lotus Domino.Doc с DoсSpace
Lotus Domino.Doc с Xpertdoc
Lotus Domino.Doc с DocuPhase
Lotus Domino.Doc с Chronos Workflow Platform
Lotus Domino.Doc с КСЭД 3.0
Lotus Domino.Doc с bb workspace
Lotus Domino.Doc с Process Street
Lotus Domino.Doc с Kizeo Forms
Lotus Domino.Doc с Контур.Бухгалтерия
Lotus Domino.Doc с FileStore EDM
Lotus Domino.Doc с DocuWare
Lotus Domino.Doc с Formstack Documents
Lotus Domino.Doc с ELMA ECM+
Lotus Domino.Doc с СЭД ТЕЗИС
Lotus Domino.Doc с ДОКС
Lotus Domino.Doc с Цифровые документы
Lotus Domino.Doc с СЭДКП
Lotus Domino.Doc с airSlate
Lotus Domino.Doc с InDex
Lotus Domino.Doc с LanDocs
Lotus Domino.Doc с iWRITER
Lotus Domino.Doc с 1С:Документооборот 8
Lotus Domino.Doc с Контур.Диадок
Lotus Domino.Doc с PrintEco
Lotus Domino.Doc с Приоритет
Lotus Domino.Doc с File Stream
Lotus Domino.Doc с Кодекс: Документооборот
Lotus Domino.Doc с TAXCOM Электронный документооборот
Lotus Domino.Doc с FileDirector ScanStation
Lotus Domino.Doc с Ведение договоров
Lotus Domino.Doc с Litoria Desktop 2
Lotus Domino.Doc с Lexema-ECM
Lotus Domino.Doc с СЭД «РЕД ДОК»
Lotus Domino.Doc с gdms
Lotus Domino.Doc с ТОР СЭД
Lotus Domino.Doc с ЭЛАР Контекст
Lotus Domino.Doc с Логика СЭД
Lotus Domino.Doc с Труд Охрана 360
Lotus Domino.Doc с Платформа «Процесс»
Lotus Domino.Doc с ЦИТРОС Архив
Lotus Domino.Doc с ЦИТРОС Цифровая платформа
Lotus Domino.Doc с Formstack
Lotus Domino.Doc с Авандок
Lotus Domino.Doc с T-FLEX Канцелярия
Lotus Domino.Doc с T-FLEX DOCs
Lotus Domino.Doc с Upservice
Lotus Domino.Doc с LiteBox
Lotus Domino.Doc с DeskWork
Lotus Domino.Doc с Синкопа-документ
Lotus Domino.Doc с EOS for SharePoint
Lotus Domino.Doc с PayDox
Lotus Domino.Doc с ЦИТРОС КЭДО
Lotus Domino.Doc с СЭД-Сириус
Lotus Domino.Doc с Логика: ПЛАТФОРМА
Lotus Domino.Doc с Диалог
Lotus Domino.Doc с Дело
Lotus Domino.Doc с АСМО-предприятие
Lotus Domino.Doc с IntakeQ
Lotus Domino.Doc с ЕВФРАТ
Lotus Domino.Doc с Kira
Lotus Domino.Doc с Docs Creatio
Lotus Domino.Doc с Экспресс Согласование
Lotus Domino.Doc с Super Dispatch
Lotus Domino.Doc с IT-Enterprise
Lotus Domino.Doc с Rethink Workflow
Lotus Domino.Doc с ApowerPDF
Lotus Domino.Doc с ЦИТРОС ЮЗ ЭДО
Lotus Domino.Doc с CompanyMedia
Lotus Domino.Doc с ЭСКАДО: Документооборот
Lotus Domino.Doc с ОКиДОКи
Lotus Domino.Doc с Smart Contracts
Lotus Domino.Doc с Нотариат
Lotus Domino.Doc с GiDTrans
Lotus Domino.Doc с TransTrade
Lotus Domino.Doc с 4logist
Lotus Domino.Doc с Shelter
Lotus Domino.Doc с АрендаSoft
Lotus Domino.Doc с SAP Master Data Governance
Lotus Domino.Doc с АС Бюджет
Lotus Domino.Doc с Contract Management
Lotus Domino.Doc с Ведок
Отзывы Lotus Domino.Doc
Отзывов ещё нет — ваш может стать первым.
Смежные категории к Автоматизация документооборота
Сравнить 0 продуктов категории Автоматизация документооборота
О компании
- Наша история
- Юридические документы
Пользователям
115419, г.Москва, ул.Шаболовка, д.34, стр.5
Все сведения, содержащиеся на страницах сайта (информационные материалы, каталоги, статьи и пр.), носят ознакомительный характер. Информация не является исчерпывающей. Информация на сайте не является публичной офертой, определяемой положениями Статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Все права интеллектуальной собственности принадлежат компаниям — производителям программного обеспечения, как и товарные знаки и логотипы. Все ссылки на дистрибутивы, а так же выложенные статьи, товарные знаки и логотипы носят в себе только ознакомительный характер и не претендуют на интеллектуальную собственность, а так же ее нарушение
Источник: picktech.ru
СИНТЕЗ СПРАВОЧНИКА БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ И СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА БАЗЕ IBM LOTUS NOTUSDOMINO
Рассматривается программное обеспечение IBM Lotus NotesDomino и разработанная на его базе система электронного документооборота. Тема работы заключается в предложении интеграции в систему электронного документооборота справочника бизнес процессов, для классификации работ предприятия. Рассматривается процесс получения отчетности через систему, и производится сравнение с получением отчетности при рабочем справочнике бизнес процессов. Получены результаты, позволяющие говорить о плюсах интеграции справочника бизнес процессов в систему электронного документооборота, в случае отсутствия необходимости предоставления графической отчетности.
Ключевые слова: бизнес-процесс, документооборот, отчетность.
Rossiyskiy E.A.
Postgraduate, Siberian State Aerospace University named after academician MF Reshetnev
SYNTHESIS OF PROCESSES BUSINESS DIRECTORY AND THE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM BASED ON IBM LOTUS NOTUSDOMINO
Abstract
Considered software IBM Lotus Notes Domino and developed on the basis of its electronic document management system. R
Принципы электронного документооборота
Программа СПЕД. Установка и настройка системы правового электронного документооборота
Рассмотрим подробнее процесс «автоматизированный контроль исполнения поручений». Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:
— отчет о текущей занятности сотрудников;
— отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);
— отчет о просроченных поручениях.[3]
Предприятие, ведя свой документооборот, обязывает исполнителя отчитываться по поручениям и проставлять факт исполнения. Административный отдел контролирует факт проставления исполнения и формирует отчеты руководителям по исполнительской дисциплине. Как правило, этот отчет представляет собой некую таблицу (Таблица 1):
Таблица 1 — Пример отчета по исполнительской дисциплине
| Наименование поручения | Срок исполнения | Ответственный исполнитель | Отметка об исполнении |
| Служебная записка | 23.03.2014 | Попов Петр Петрович | Выполнено |
| Протокол, пункт 3 | 24.04.2014 | Семенов Семен Семенович | Не выполнено |
Изобразим процесс получения отчетности через систему документооборота на рисунке 1:

Рис. 1 — Процесс получения отчетности через систему документооборота
Отчетность может предоставляться в различных разрезах «по исполнителю» «по подразделению» «По типу поручения» и прочее, но данный отчет не может сказать — насколько эффективно работал работник или насколько эффективно работник спланировал свой день. Если перед компанией поставлена задача — отслеживать эти показатели, то предлагается внедрение системы учета рабочего времени, которая будет предоставлять необходимую отчетность в требуемых разрезах.
Для грамотного учета работ, необходимо классифицировать работы, для этого необходимо описать все бизнес процессы общества, что есть немалая трудоемкая работа, и надо взвесить все за и против целесообразности внедрения подобной системы.
Помимо классификации работ, некоторые работы нужно еще объединить в более высокие уровни. Получается, что справочник работ будет многоуровневый и будет представлять собой диаграмму декомпозиции основного бизнес процесса предприятия.
Приведем пример такого справочника для вымышленного предприятия:
1. Добыча полезных ископаемых
1.1 Разведка залежей
1.2 Разработка месторождения
1.3 Строительство объектов
1.4 Развитие ИТ инфраструктуры
1.4.1 Обеспечение техникой
1.4.2 Обеспечение программами
1.4.2.1 Консолидирование потребности в программном обеспечении
1.4.3 Обеспечение сетью связи
Помимо понимания общей картины бизнес процессов предприятия, при грамотном подходе данный справочник поможет классифицировать работы в системе электронного документооборота. Эта классификация поможет руководству понять трудозатраты на тот или иной бизнес процесс, поможет в последующей оптимизации. Возникает вопрос как это сделать.
Представим, что справочник бизнес процессов предприятия составлен, необходимо занести его в электронную базу данных. Рассматривая вариант разработки дополнительного модуля, потребовалось бы большое количество узконаправленных специалистов как по системам IBM, так и специалистов по внедряемой системе учета рабочего времени.
Предлагается, для автоматизации учета трудовых затрат и обеспечения единой точки входа к системе документооборота разработать модуль учета рабочего времени на базе IBM Lotus Domino. По мимо уровней бизнес процессов справочник должен содержать в себе информацию по входам выходам бизнес процесса, ответственным исполнителям, плановым трудозатратам. Таким образом формируется картина бизнес процессов ответственного исполнителя. Если в справочник добавить информацию о плановом выполнении бизнес процессов, то таким образом можно составить плановую картину дня любого сотрудника предприятия.
Картина дня также поможет руководству проанализировать необходимость вывода некоторых бизнес процессов на аутсорсинг. На сегодняшний день аутсорсинг является одним из базовых трендов в условиях глобализации, потому что современный уровень технологического развития средств коммуникации позволяет использовать ресурсы вне зависимости от того, где они расположены, которые являются наиболее качественными и наиболее подходящими.[4]
Сама идея системы учета трудозатрат, это синтез справочника бизнес процессов и системы учета трудозатрат. Если у работника есть плановая картина дня, и если добавить работнику возможность относить поручения и задачи по бизнес процессам, то это позволить не только планировать день, но и контролировать факт исполнения поручений по отношению к бизнес процессам. В конце рабочего дня работнику предлагается направить отчет руководителю, чтобы второй подтвердил правильность отнесения задач к бизнес процессам.
На рисунке 2 представлено процесс получения отчетности через систему документооборота в случае если модуль учета трудовых затрат будет разработан на базе IBM Lotus Notes:

Рис. 2 — Получение отчетности при разработке системы учета трудовых затрат на базе IBM Lotus Notes
Постепенно накапливая базу картин дня работников, можно выгружать подробные отчеты, сравнивающие плановые показатели и фактические, отчеты анализирующие загруженность тех или иных бизнес процессов.
Помимо всего прочего если настроить систему для получения информации с контрольно-пропускной системы если таковая присутствует на предприятии, то можно контролировать корректность занесения факта по отношению к времени нахождения работника в офисе.
Подведем итог и рассмотрим плюсы и минусы интеграции справочника бизнес процессов в СЭД:
- однородность программного обеспечения
- единая точка входа для получения отчетности
- прямая связь с исполнением поручений в системе документооборота предприятия
- разнообразие отчетности
- классификация работ по бизнес процессам
- сложность разработки на базе Lotus
- ограниченное визуальное отображения информации через интерфейс Lotus Notes.
Литература
- Разработка и применение автоматизированных систем управления ресурсами предприятия и систем электронного документооборота [Электронный ресурс] URL: http://informpro.su/index.php?page=elektronnyj-dokumentooborot (Дата обращения 15.06.2014)
- Вестник Новосибирского государственного университета, серия Информационные технологии, т.8, вып. 2., 2010 г., Аналитика системы электронного документооборота [Электронный ресурс] URL: http://www.softmotions.com/index.php/news/26/69/analitika-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota/d,softmotions_article_full (Дата обращения 15.06.2014)
- Выбор системы электронного документооборота Электронный ресурс] URL: http://www.fossdoc.ru/vybor-sed (Дата обращения 15.06.2014)
- Российский Е.А., Мурыгин А.В., Ефимов С.Н. МЕТОДИКА ОРГАНИЗАЦИИ И УПРАВЛЕНИЯ ИТ-АУТСОРСИНГОМ // Современные проблемы науки и образования. – 2013. – № 6; URL: http://www.science-education.ru/113-11126 (дата обращения: 16.12.2013).
Источник: research-journal.org
Топ 10: Системы документооборта на базе Lotus Notes
Примеры систем автоматизации документооборота и делопроизводства (СЭД) на базе платформы Lotus Notes — представлены ниже.

2016. XPages Dynamic — новая система электронного документооборота на платформе Lotus Notes

Система электронного документооборота XPages Dynamic идеально подходит для управления документами, задачами, процессами, электронными архивами и корпоративным контентом. Система настраивается под заказчика, ускоряет взаимодействие отделов и подразделений, процессы становятся прозрачными, повышается эффективность работы компании.Все приложения XPages Dynamic открыты для изменений (имеют открытый исходный код). Используя визуальный конструктор вы можете самостоятельно, не прибегая к услугам дорогостоящих программистов, менять внешний вид приложений и их логику работы. Все изменения можно выполнять прямо на “лету”, не останавливая работу системы. Стоимость системы начинается от $100 (и ниже) за конкурентную лицензию.
2016. Спортмастер отказался от Lotus Notes в пользу Oracle BPM Suite

Компания ФОРС — Центр разработки запустила в промышленную эксплуатацию в компании Спортмастер систему электронного документооборота на основе платформы Oracle BPM Suite. Внедренцы утверждают, что по масштабности внедрения и полноте охвата технологического стека продуктов Oracle, в России еще не было подобных проектов класса СЭД. Функциональность и потенциал развития прежней СЭД на платформе Lotus Notes оказалась недостаточной для решения задач динамично развивающейся компании, поэтому было принято решение о переходе на Oracle BPM Suite платформу с набором технологических инструментов для управления бизнес-процессами.
2015. Глобалстрой-Инжиниринг внедрил СЭД
Исторически в компании Глобалстрой-Инжиниринг (которая является одной из крупнейших компаний в секторе проектирования, снабжения и строительства) для организации документооборота использовалось решение Lotus Notes: оно оказалось «наследством» от ОАО НК «ЛУКОЙЛ», частью которого являлось предприятие до 2004 года. Однако в определенный момент перед руководством «Глобалстрой-Инжиниринг» встал серьезный вопрос: либо приобретать новые лицензии Lotus Notes, либо выбрать новое решение.
В решении этого вопроса важную роль сыграл тот факт, что используемая система устраивала далеко не во всем. Проанализировав представленные на рынке решения, компания выбрала EOS for SharePoint. Проект был реализован примерно за 4-6 месяца и осуществлялся специалистами компании ЭОС. За это время были проведены обследование предприятия, подготовка ТЗ и рекомендаций к изменению бизнес-процессов компании и непосредственно внедрение. Сопровождение EOS for SharePoint осуществляется также вендором.

2012. ФИА-БАНК оценил преимущества современной СЭД ТЕЗИС
Автоматизация документооборота ЗАО «ФИА-БАНК» с помощью системы ТЕЗИС была обусловлена необходимостью перехода от СЭД на базе IBM Lotus Notes/Domino к более современному гибкому решению, способному обеспечить надежность и высокую скорость работы, а также легкость масштабирования, сопровождения и поддержки решения при создании единого информационного пространства для сотрудников банка в разных городах России. В рамках проекта по внедрению системы управления документами и задачами ТЕЗИС проведена миграция данных с системы на базе IBM Lotus Notes/Domino. При переходе на новое решение была обеспечена непрерывность рабочих процессов при полной сохранности корпоративной информации. С задачами ЗАО «ФИА-БАНК», которые были реализованы в предыдущем решении, успешно справилась типовая версия системы ТЕЗИС, при этом не потребовалось дополнительных работ по модификации функционала.
2012. «Астерос Консалтинг» автоматизировал документооборот ГК «Мечел»
Компания «Астерос Консалтинг» внедрила систему электронного документооборота в группе компаний «Мечел». Решение Averta Workflow на базе IBM Lotus Notes позволило усовершенствовать управляемость, гибкость и безопасность документарных процессов в компании. Система обеспечивает работу 3000 пользователей на 20 предприятиях холдинга.
В «Мечеле» уже использовались продукты IBM Lotus для поддержки электронной почты и организации совместной работы сотрудников. Преимуществом Averta Workflow стала возможность гибко адаптировать процессы при помощи созданных инструментов, с минимальным программированием. Консультанты «Астерос Консалтинг» расширили применение электронной цифровой подписи. Помимо того, что в компании с ее помощью заверяются документы, абсолютно все изменения, совершаемые пользователями, также сопровождаются ЭЦП. Таким образом, обеспечивается дополнительная защита от несанкционированных действий с объектами СЭД, в том числе со стороны администраторов и разработчиков системы.
2010. Alfresco интегрируется с IBM Lotus с помощью CMIS
Open-source ECM вендор Alfresco, как и IBM имеют одного общего врага — Microsoft Sharepoint. Поэтому интеграция их продуктов для управления контентом — вполне ожидаемый шаг. Сегодня компании представили решение Alfresco Content Services for Lotus, которое позволяет связать почтовую систему Lotus Notes, портал WebSphere Portal, социальные системы для совместной работы Lotus Quickr и Lotus Connections с ECM системой Alfresco.
В частности, Alfreco (в такой связке) может использоваться как система документооборота, система управления записями или система управления веб-контентом внешнего сайта или интранет портала. Например, пользователи смогут легко публиковать документы из Quickr в Alfresco. Благодаря поддержке в Alfresco протокола Sharepoint protocol, пользователи теперь смогут работать с документами, хранящимися в Quickr с помощью редакторов MS Office. Компании утверждают, что предлагаемое решение можно внедрять как на локальных серверах, так и на облачных платформах. Примечательно, что интеграция реализована с помощью нового стандарта CMIS.
2008. IBM поддерживает Microsoft Open XML в своих интранет продуктах
Хотя IBM входит в число самых ярых борцов с форматом документов Microsoft Open XML, он поддерживается по крайней мере в четырех программных продуктах IBM, о чем свидетельствует техническая документация на ее сайте. Правда, офисный пакет Lotus Symphony в их число не входит, — в IBM намерены обеспечить в нем лишь поддержку форматов Office 2003 и более ранних, но не Open XML, штатного формата Office 2007. Среди программного обеспечения, в котором поддерживается Open XML, — платформа коллективной работы Lotus Quickr, корпоративный портал Websphere Portal for z/OS, система управления контентом DB2 Content Manager 8.4 и СУБД DB2 9 pureXML. Кроме последней, которая позволяет загружать и переформатировать файлы Open XML, все перечисленные продукты могут лишь импортировать данные из таких документов.
2007. Lotus Notes Domino 8 выйдет для Mac OS X
Знаменитая система документооборота Lotus Notes Domino, разрабатываемая компанией IBM, доросла, наконец, до восьмой версии. В Lotus Notes Domino 8 используется новый интерфейс, который, по словам разработчиков, призван «резко повысить функциональность» пакета при работе с сообщениями. Теперь в этом приложении присутствует поддержка сортировки входящей корреспонденции, позволяющая удобно собирать вместе письма из одной переписки, а так же более грамотно распределять по встроенным ящикам большие количества писем. Также продолжают поддерживаться и все остальные возможности, из-за которых программа уже хорошо прижилась на множестве предприятий.
2007. IBM выпускает Lotus Quickr
Сегодня на конференции Lotusphere корпорация IBM объявила о выпуске Lotus Quickr – нового программного продукта на базетехнологий Web 2.0 для управления контентом, призванногоусовершенствовать существующую практику коллективного использованияежедневной деловой информации (например, разного рода документов имультимедийных материалов) и, тем самым, повысить эффективностьделового сотрудничества рабочих групп. Пакет Lotus Quickr содержитпрограммные компоненты (коннекторы), которые интегрируются спопулярными клиентским приложениями; богатый набор сервисных технологийдля обмена знаниями и коллективного творчества, таких, например, какwiki-публикации или групповые блоги, а также масштабируемые хранилищаконтента, облегчающие управление информацией в защищенной среде.
2000. Компания Lotus объявила о русификации приложения Domino.Doc
Документооборот — рутинная работа, но без него не может существовать ни одно крупное предприятие. Возможно, поэтому первыми из элементов электронного бизнеса на предприятии внедряются системы электронного документооборота. Компания Lotus, которая стремится получить свою долю рынка решений для электронного бизнеса, уделяет много внимания именно автоматизации документооборота.
Так, первым приложением для Domino, которое будет русифицировано, является коробочная система управления документами от Lotus — Domino.Doc. Ожидается, что будет русифицирована третья версия Domino.Doc, которая появится в продаже в августе этого года. Однако уже на прошедшем 21 июня семинаре по Domino.Doc. стало ясно, что Lotus начинает готовить почву для наступления на рынок решений для документооборота.
Источник: www.doc-online.ru