Lotus Notes — офисный комплекс, разработанный фирмой Lotus Development, поддерживает следующие типы данных: текстовые, числовые, дата/время, ключевые поля; RTF-поля для хранения текста, таблиц, графических, аудио- и видеоданных или OLE-объектов.
Интеграция компьютерных программ осуществляется через: Clipboard; экспорт/импорт файлов; механизм OLE, драйверы Datalens для доступа к внешним базам данных INFORMIX, ORACLE, SQL SERVER и т.д. Для защиты информации в Lotus Notes используется схема шифрования RSA Public Key/PrivateKey, обеспечивающая наивысший уровень защиты, доступный приложениям типа «клиент-сервер». Для подтверждения подлинности документов используются электронные подписи. Для защиты особо важной информации предусмотрены дополнительные возможности, среди которых:
— хранение промежуточных версий документов;
— хранение списка пользователей, редактировавших документ;
— шифрование всех данных, передаваемых по сети;
— шифрование хранимых данных, почты;
Создаем архив почты в Lotus Notes
— система паролей доступа.
Поиск информации осуществляется по ключевым полям. Имеется возможность ведения архивов внутренних и внешних документов. С программным продуктом поставляется ряд шаблонов, таких как Дискуссия, Обслуживание клиентов, Хранилище документов и др. Все они имеют практическое применение и могут быть легко приспособлены к конкретным потребностям.
База данных может содержать разноформатные документы системы Notes. Кроме того, базы данных содержат макросы, которые автоматизируют работу, бланки, используемые для ввода информации в сложные документы, а также просматриваемые отчеты из документов базы данных.
В состав пакета Lotus Notes входят три основных элемента:
— средства маршрутизации и обработки;
— средства обеспечения защиты/управления;
— архитектура базы данных продукта.
Lotus Notes обладает развитыми средствами создания интерфейсов. Имеются также средства текстового поиска, позволяющие строить список документов, соответствующих заданному критерию поиска.
Lotus Notes поддерживает как групповую работу, так и коммуникации между двумя любыми пользователями. При этом допускается, чтобы множество пользователей одновременно обраща-лись к нескольким базам данных. Управление доступом осуществляется на нескольких уровнях: базы данных, формуляра или вида, документа или части документа.
С другой стороны управлять доступом можно также на уровне групп и отдельных пользователей. Для совместной работы с базой данных в большом коллективе ее можно разместить на сервере и задать для отдельных пользователей или групп различные уровни доступа. В Lotus Notes предусмотрено семь уровней доступа.
1. Manager — способен выполнять все операции с базой данных, включая чтение, запись и редактирование документов и форм.
2. Designer — имеет те же полномочия, что и Manager, но не может управлять уровнем доступа и параметрами тиражирования.
3. Editor — уполномочен на чтение, запись и редактирование всех документов в базе данных, но ему не разрешается модифицировать формы и отчеты.
Урок 15. Как работать с базой данны Lotus Notes
4. Author — может создавать новые документы и редактировать их, а также читать (но не редактировать) другие документы.
5. Reader — имеет право только на чтение.
6. Depositor — вводит новые документы, но не может редактировать существующие.
7. No Access — пользователю не разрешается открывать базы данных или сохранять документы.
Кроме того, Lotus Notes включает в себя систему обмена сообщениями — электронную почту Notes Mail, позволяющую посылать корреспонденцию другим пользователям или группам. Он содержит все необходимые для этого компоненты: распределенную базу данных (документов), интегрированную среду разработки приложений и средства передачи сообщений. Lotus Notes включает в себя компоненты интегрированного программного обеспечения для коллективной работы: среду для разработки и реализации приложений, хранилище объектов, двустороннее тиражирование, средства зашиты и обмена сообщениями, межплатформную поддержку и масштабируемость.
Пользователи могут обращаться к сети через графические интерфейсы Windows, Macintosh, OS/2 или Unix. Notes совместим с такими сетями, как AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWare, TCP/IP.
База данных Lotus Notes
БД представляет собой совокупность информации по определенным тематическим направ-лениям, которая может содержать документы различных типов, включая комментарии, отчеты, коммерческие предложения, финансовые сводки, информацию о контактах, электронные таблицы, изображения или видео- и аудиоинформацию. Несмотря на то что база данных Lotus Notes не является реляционной, в ней могут быть установлены связи между записями.
Перечислим некоторые из типов баз данных, которые наиболее часто встречаются в приложениях:
— библиотека документов содержит данные (отчеты, записки, корреспонденции заказчиков, различных форм и запросов) в форме, соответствующей некоторому внешнему представлению, и которые всегда можно отобразить на экране или напечатать на бумаге;
— конференции — базы данных, предоставляющие возможность сотрудникам участвовать в письменном обсуждении текущих вопросов. После создания базы данных уполномоченные пользователи могут добавлять в нее собственные документы. Тот, кто инициировал телекон-ференцию, автоматически становится ее руководителем, получает все полномочия доступа, а также определяет уровни доступа для других пользователей. Удаленный доступ к конференциям осуществляется по телефонным каналам (через модем) или региональные сети.
Информационные службы позволяют получать свежую информацию по определенным темам (например, служба новостей о производстве представляет возможность узнать о последних событиях на производстве в отрасли или филиалах, расположенных за рубежом).
Одни и те же команды и методы используются для доступа ко всем базам данных, независимо от типа содержащихся в них данных. Lotus Notes хранит базы данных в отдельных файлах с расширением .nsf. Nsf-файл базы данных содержит следующую информацию:
— собственно документы, хранящиеся в базе данных;
— информацию о доступе пользователей к базе данных;
— справочную документацию по базам данных.
Документ является основной единицей хранения в базе данных Lotus Notes. Многие базы данных содержат только один тип документа с заданным форматом (каждый документ состоит из одного или более полей, в которых система сохраняет данные), однако в общем случае БД могут содержать документы различных типов. Документы делятся на три категории:
— ответ на документ;
Тип документа определяется при его создании (создании его формуляра) в меню «Атрибуты формуляра».
Шаблон документа (формуляр) соответствует каждому типу документа и представляет собой комбинацию статического текста (неизменный текст в пределах формуляра) и полей (области, которые предназначены для ввода данных пользователями).
Различаются два вида полей: общие и обыкновенные. Общие поля отличаются тем, что введенные данные будут отражены во всех документах, присоединенных к главному документу и использующие это поле в своем формуляре. Кроме того, по способу заполнения в Lotus Notes выделяются следующие типы полей: редактируемое, вычисляемое, вычисляемое для вывода, вычисляемое при составлении. Поля выделены курсивом, общие поля отмечены полужирным шрифтом.
Вид документа — представление документа при поиске, просмотре, печати, в котором фигурируют значения полей документов или вычисленные на их основании выражения. Вид содержит также описания связей между документами, критерии отбора документов для отображения на экране или включения в отчет. Обычно количество видов превышает количество формуляров, что связано с необходимостью получать выдачи документов с различной упорядоченностью и набором полей отображения. Вид аналогичен отчету в реляционных СУБД, где каждому документу при выдаче на печать или экран соответствует одна или несколько строк (при выдаче на экран иногда предусмотрена горизонтальная прокрутка), а каждая колонка отчета обычно соответствует одному или нескольким полям документа (записи) или выражению от полей записи и системных переменных.
Источник: allrefrs.ru
Структура, состав и возможности системы
IBM Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware). Производится компанией IBM Lotus Software, входящей в компанию IBM Software Group.
Lotus Notes является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. В составе программного продукта содержатся только базовые функции, позволяющие организовывать работу распределённых рабочих групп и создавать приложения автоматизации процессов, поэтому Lotus Notes некорректно считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия (так же как, например, не может считаться бухгалтерской системой MS SQL сервер). Lotus Notes — платформа для таких приложений. Системы электронного документооборота и другие законченные решения на платформе Lotus Notes/Domino разрабатывают и распространяют сторонние производители ПО.
Функциональные возможности внедряемого модуля Основные функции
Основные функции, входящие в базовую поставку Lotus Notes/Domino Standard версии 8.5:
- среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности
- криптозащита (шифрование и электронная подпись)
- клиент электронной почты
- почтовый сервер
- персональный и групповой календари, планировщик задач
- набор офисных приложений IBM Lotus Symphony (текстовый редактор, электронные таблицы, подготовка презентаций)
- клиент среды обмена мгновенными сообщениями (Instant messenger) Lotus Sametime (сервер Sametime является самостоятельным продуктом)
- веб-браузер
- веб-сервер
- сервер каталогов LDAP
- сервер приложений
- репликация — синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных
- службы интеграции данных DECS (Domino Enterprise connection services)
Описание мнемосхемы, после автоматизации:
После совершения полета пилот летного отряда заполняет справку о налете на компьютере в специальной форме, данные переносятся на электронную базу данных документов. Новые справки о налете после создания становятся видны техники по учету. На основе справок он формирует «Отчет о налете ВС», она соответственно переносятся в электронную базу, после чего сформированный «Отчет о налете ВС» высвечивается у начальника ПДО, на основе данных о налете он формирует «Карту-наряд» и «Приказ на обслуживание», которые записываются в электронную базу и высвечиваются на мониторах цеха ТО, на основе поступивших документов проводится техническое обслуживание воздушного судна.
Рис.4 Мнемосхема автоматизированного бизнес-процесса
За счет автоматизации процесса мы:
- сократили трудозатраты
- ускорили процесс формирования документов
- сократили время оформления заказа наряда на ТО
Источник: studfile.net
Lotus notes что за программа
Введение
Карен Дин, представитель по обслуживанию заказчиков компании PharmTech, производителя фармацевтического оборудования, получила срочный запрос от Apex Pharmaceuticals, одного из самых крупных клиентов компании. Apex представила свой запрос после просмотра сайта World Wide Web компании PharmTech в сети Internet в поисках документации по проведению небольшого ремонта одного из приборов лабораторного оборудования. Данная информация не была найдена, поэтому представитель Apex заполнил форму на сайте Web с описанием проблемы и отослал ее в PharmTech. После получения формы и сохранения ее в базе данных запросов система по обслуживанию заказчиков компании PharmTech сгенерировала страницу Web, содержащую информацию для Apex о том, что их запрос будет обработан Карен Дин и что ответ или обновленная информация будут готовы не позднее чем через четыре часа, а также включающую в себя контактный телефон и адрес электронной почты Карен Дин. В этом случае заказчик и поставщик используют систему для связи друг с другом.
После этого система посылает Карен сообщение по электронной почте, информируя ее о поступлении запроса. Щелкнув мышкой на ссылке в этом сообщении, Карен открывает представленную Apex форму из базы данных запросов. Прочитав запрос, Карен открывает базу данных дискуссий, посвященных проблемам с оборудованием, где и находит возможное решение для проблемы с оборудованием Apex. Она вводит новый элемент в эту базу данных, доступную всем членам рабочей группы по обслуживанию заказчиков, чтобы узнать, не сталкивался ли кто-либо из них с подобными проблемами, а также поместить свои соображения по поводу того, как избежать появления таких проблем в будущем. При этом рабочая группа использует систему для совместной работы.
В связи со срочностью запроса и важностью для компании этого крупного клиента система посылает также дополнительные сообщения по электронной почте: одно сообщение начальнику Карен, чтобы поставить его в известность о состоянии дел по запросу Apex, и одно менеджеру счета Apex, чтобы предупредить его о новой деятельности, связанной с этим клиентом. Если запрос остается нерешенным через три с половиной часа, то система пошлет дополнительные сообщения по электронной почте, предупреждая о возможных проблемах с клиентом. В этом случае система используется в организации для координации делового процесса обслуживания заказчика.
Тем временем менеджер счета сохраняет информацию о запросе Apex вместе со всей другой, имеющей отношение к учетным операциям информацией, такой как находящиеся в процессе выполнения заказы на поставку (из приложения ввода заказов на хост-системе), деловая переписка с Apex (из базы данных документов), новости о компании Apex (из World Wide Web) и новости о конкурентах компании Apex (из службы новостей). Находясь вне офиса, менеджер счета регулярно обращается к этой базе данных по Apex за счет репликации ее копии в свой портативный компьютер. В этом случае система выступает как центральная точка доступа ко всей информации, необходимой менеджеру счета.
Описанная выше система обслуживания заказчиков представляет собой типичный пример приложения, созданного с помощью Lotus Notes. Notes обеспечивает связь с коллегами, совместную работу в группах и координацию стратегических деловых процессов. Более того, Notes выступает в качестве центральной точки доступа для поиска и коллективного использования информации, где бы она не находилась: в сообщениях электронной почты, в реляционных базах данных, в документах различных настольных приложений или в World Wide Web.
Система Lotus Notes уже помогла более чем 3 миллионам пользователям почти в 7000 компаний добиться своих целей в таких стратегических деловых областях, как обслуживание заказчиков, разработка продуктов, автоматизация маркетинговых действий и управление счетами. Благодаря сокращению времени, необходимого для выполнения этих процессов, и повышению качества конечных результатов, средний доход по инвестициям в Notes, получаемый заказчиками Notes, согласно независимому исследованию International Data Corp. составляет 179%.
В данной брошюре приводится обзор Lotus Notes и рассказывается об использовании технологии Notes для построения стратегических систем. В ней рассматриваются: база данных документов Notes; средства репликации, защиты данных и передачи сообщений; средства разработки приложений Notes; взаимодействие Notes с Internet; использование Notes мобильными пользователями; поддержка Notes различных платформ и различные варианты реализации Notes для заказчиков.
Источник: citforum.ru