Рассмотрим, где найти, как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП 3.1, когда и как им необходимо пользоваться. Разберемся, в каком случае следует использовать отчет Табель учета рабочего времени , а в каком не обойтись без документа Табель .
Где найти Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП
В начале статьи сразу хотим обратить ваше внимание на то, что в 1С 8.3 ЗУП есть два объекта под названием Табель . Один из них – это отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) , который можно найти в разделе Зарплата – Отчеты по зарплате , а другой – это документ Табель , расположенный в разделе Зарплата – Табели .
Рассмотрим, в каком случае следует использовать отчет Табель учета рабочего времени , а в каком не обойтись без документа Табель .
Учет отработанного времени в 1С ЗУП 3
Способы учета отработанного времени в 1С ЗУП 3
Учет отработанного времени в 1С ЗУП 3 можно вести двумя способами:
Табель учета рабочего времени — Елена Пономарева
- Методом «отклонений» – когда отклонения от графика работы сотрудника регистрируются соответствующим документом-отклонением: Больничный лист , Отпуск , Работа сверхурочно и т.д.
- Методом «сплошной регистрации» – когда наряду с регистрацией отклонений ведется учет фактически отработанного времени.
Ведение учета отработанного времени методом «отклонений» является более приоритетным из-за того, что он создает меньше нагрузки на систему.
- Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
- Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
Общие шаги по учету отработанного времени
При использовании любого из методов учета отработанного времени первые шаги выглядят следующим образом:
- В начале года заполняется Производственный календарь ( Настройка – Производственные календари ) и на его основе заполняются Графики работы сотрудников ( Настройка – Графики работы сотрудников ).
- В случае необходимости для изменения нормы времени на определенный месяц или другой период вводится документ Индивидуальный график ( Зарплата – Индивидуальные графики ).
- Вводятся документы, регистрирующие отклонения от нормы работы сотрудника (например, Больничный лист , Отпуск , Работа в выходные и праздники и т.д.)
Учет отработанного времени методом «отклонения»
Если используется учет отработанного времени метод «отклонений», то на основании введенных данных в 1С ЗУП можно сформировать отчет Табель учета рабочего времени ( Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13) ). При этом ввод документа Табель ( Зарплата – Табели ) будет излишним.
Например, в декабре 2018 г. сотрудник Орхидеев К.С. с 3 по 16 декабря был в ежегодном отпуске, а с 17 декабря взял на 4 дня отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам.
При использовании метода «отклонений» для получения Табеля учета рабочего времени по форме Т-13 необходимо:
- Создать документ Отпуск с 3 по 16 декабря 2018 г.:
- Создать документ Отпуск без сохранения оплаты ( Зарплата – Отпуска — Отпуск без сохранения оплаты ) с 17 по 20 декабря 2018 г.:
- Сформировать отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) , где дни ежегодного отпуска будут проходить под кодом ОТ , а дни отпуска за свой счет по семейным обстоятельствам – ДО .
Учет отработанного времени методом «сплошной регистрации»
Метод «сплошной регистрации» применяется, когда фактически отработанное время нельзя учесть, зарегистрировав только документы-отклонения. Это может происходить, если в организации нет возможности составить график, или по итогам месяца получается, что график не соблюдается, т.к. сотрудники часто замещают друг друга. В этом случае такие отклонения от графика в 1С ЗУП можно зафиксировать только с помощью документа Табель .
Например, сотрудница Ландышева Л.С. работает по графику 2 дня через 2 дня по 12 часов. Ей назначена Оплата по окладу (по часам) в размере 30 000 руб. за полностью отработанный месяц. В январе 2019 г. норма часов по графику работы сотрудницы составляет 196 час. Однако 16 и 19 января 2019 г. ей пришлось выйти на работу не в свою смену, заменив заболевшего сотрудника. При этом 17 января 2019 г. ей предоставили выходной.
В этом случае отклонения от графика работы сотрудницы можно зафиксировать в 1С ЗУП только путем ввода документа Табель . При этом 16 и 19 января, проходящие согласно графику работы сотрудницы под кодом В , следует заменить на код Я и указать количество отработанных часов – 12, а 17 января обозначить как выходной под кодом В :
Чтобы при наличии таких зарегистрированных отклонений можно было провести документ Табель в 1С ЗУП, необходимо в разделе Настройка – Расчет зарплаты снять флажок Проверять соответствие фактического времени плановому :
После проведения документа Табель количество фактически отработанных за январь 2019 г. часов по сотруднице получится 204 часа:
- 30 000 (оклад) / 192 (норма часов за месяц) * 204 (кол-во фактически отработанный часов за месяц) = 31 875 руб.
Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП — пошаговая инструкция
Документ Табель можно заполнять следующим образом:
- Если требуется подобрать только определенных сотрудников, то следует воспользоваться кнопкой Подбор :
Например, требуется заполнить документ Табель только на одну сотрудницу – Ландышеву Л.С.
В этом случае необходимо в Табеле нажать кнопку Подбор . В открывшейся форме выделить строку с сотрудницей Ландышевой Л.С. Для подтверждения своего выбора в форме подбора сотрудников следует нажать кнопку Выбрать :
- Если стоит задача заполнить документ всеми сотрудниками организации, то необходимо нажать кнопку Заполнить :
- Если требуется заполнить документ только сотрудниками определенного подразделения, то вначале в поле Подразделение выбирается подразделение, а затем нажимается кнопка Заполнить .
Например, необходимо заполнить отдельный документ Табель на подразделение Отдел сбыта готовой продукции.
Для этого в документе Табель в поле Подразделение вначале следует указать подразделение Отдел сбыта готовой продукции, а далее нажать кнопку Заполнить :
Документ будет заполнен только сотрудниками, работающими в подразделении Отдел сбыта готовой продукции.
Распечатать Табель по форме Т-13 можно из документа Табель , нажав кнопку Т-13 :
Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП при подключенном механизме «обособленных территорий»
Механизм «обособленных территорий» используется в 1С ЗУП, когда требуется, чтобы, например, учитывалась работа сотрудника на разных территориях, при этом по кадровому учету сотрудник продолжает числиться в исходном подразделении. Данный механизм используется и для решения других задач.
- Справочники оргструктуры: Организации, Подразделения, Территории
- Использование справочника «Территории»
Если в программе 1С 8.3 ЗУП хотя бы у одной организации подключен механизм «обособленных территорий», для чего в учетной политике такой организации установлен флажок Использовать обособленные территории , то вид документа Табель меняется для всех организаций, учет по которым ведется в информационной базе.
В учетной политике организации ООО «Барбарис» установлен флажок Использовать обособленные территории .
После этого подключается механизм «обособленных территорий». В этом случае становится доступным справочник Территории ( Настройка – Территории ), а документ Табель меняет свой вид и выглядит следующим образом:
В документе Табель появляется возможность учитывать работу сотрудника как на одной территории в течение дня, так и на разных территориях в один день. Для этого необходимо щелкнуть по ячейке с данными за определенный день и внести информацию по часам и территориям.
10 января 2019 г. сотрудник Геранькин Г.Г. всего отработал согласно своему графику 7 часов. При этом 2 часа он трудился в подразделении, в которое он принят – Производственный отдел. Остальные 5 часов – работал на территории ПС (Платформа «Северная»).
Для учета времени работы сотрудника вначале следует заполнить документ Табель за январь 2019 г., нажав кнопку Заполнить . Далее щелкнуть по ячейке с 10 января по сотруднику Геранькину Г.Г. и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась на разных территориях :
Затем в таблице Данные о времени можно внести информацию по работе сотрудника на разных территориях следующим образом:
При этом информация в Табеле будет представлена в следующем виде:
В документе Начисление зарплаты и взносов появляется специальная колонка Терр., условия труда , в расшифровке которой можно увидеть, какие суммы рассчитаны по какой территории:
Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП при подключенном механизме «особых условий труда»
Механизм «особых условий труда» используется в 1С ЗУП, когда требуется учитывать разные условия труда, которые вносятся в справочник Условия труда ( Настройка — Условия труда ).
В элементах данного справочника указываются условия, которые будут учитываться при расчете зарплаты сотрудникам. В этом случае можно указать результаты спец. оценки, процент надбавки за вредность, количество дополнительных дней отпуска, код особых условий труда и т.д.:
Если в программе 1С 8.3 ЗУП хотя бы у одной организации подключен механизм «особых условий труда», для чего в учетной политике такой организации установлен флажок Использовать особые условия труда , то вид документа Табель меняется для всех организаций, учет по которым ведется в информационной базе.
В информационной базе учет ведется с использованием особых условия труда. Для этого в учетной политике организации ООО «Барбарис» установлен флажок Использовать особые условия труда :
В этом случае документ Табель в 1С меняет свой вид и выглядит следующим образом:
В документе Табель появляется возможность учитывать работу сотрудника в особых условиях труда (например, обычных и вредных) как целый день, так и несколько часов в разных условиях в один день. Для этого необходимо щелкнуть по ячейке с данными за определенный день и внести информацию по часам и условиям труда.
10 января 2019 г. сотрудник Орхидеев К.С. всего отработал согласно своему графику 8 часов. При этом 2 часа он трудился в своих обычных условиях, а остальные 6 часов – работал в горячем цехе.
Для учета времени работы сотрудника вначале следует заполнить документ Табель за январь 2019 г., нажав кнопку Заполнить . Далее щелкнуть по ячейке с 10 января по сотруднику Орхидееву К.С. и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных условиях :
Затем в таблице Данные о времени можно внести информацию по работе сотрудника в разных условиях труда (обычных и в Горячем цехе) следующим образом:
После этого информация в Табеле выглядит так:
В документе Начисление зарплаты и взносов появляется специальная колонка Терр., условия труда , в расшифровке которой можно увидеть, какие суммы рассчитаны по каким условиям труда:
Учет рабочего времени в 1С:ЗУП 8
Эксперты 1С рассказывают, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред.3 реализовано ведение типовых и индивидуальных графиков работы, а также об особенностях учета фактически отработанного времени.
Для понимания методологии учета рабочего времени в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 напомним формулу расчета зарплаты:
Заработная плата = (Фактически отработанное время / Норма времени) х Оклад
То есть для расчета зарплаты нужно знать, какую долю времени сотрудник отработал фактически по отношению к положенной ему норме по графику работы. В зависимости от того, каким образом Положение о заработной плате организации предусматривает исчислять оклад — по дням или по часам, — время в формуле используется, соответственно, в днях и часах.
Норма рабочего времени
Норма времени задается графиком работы. В программе предусмотрено ведение типовых графиков на целый год и индивидуальных на один месяц.
Типовые графики настраиваются в меню Настройки — Графики работы сотрудников и устанавливаются кадровыми документами. Если ведется штатное расписание, то устанавливается соответствие позиции штатного расписания и типового графика работы. Типовой график может быть указан как группе сотрудников, так и только одному работнику. Справочник Графики работы сотрудников настраивается на год. О том, как настраивать графики, смотрите видео-ответы экспертов 1С:
- Как настроить сменный график работы сотрудника
- Настройка сменного графика с ночными часами
Если сотрудник в течение месяца переходит с одного типового графика работы на другой, для формирования нормы времени может быть полезен документ Индивидуальный график. В Положении о заработной плате организации следует предусмотреть, как рассчитывается норма рабочего времени в таком случае. При расчете зарплаты за каждый период времени возможны два варианта:
- норма учитывается отдельно по каждому периоду;
- применяется суммарная норма времени.
В случае, если норма времени учитывается отдельно по каждому периоду (см. Пример 1), то для исчисления заработка в каждом из периодов времени время, фактически отработанное в указанном периоде, делится на полную месячную норму по графику этого периода.
Если норма учитывается суммарно по всем периодам (см. Пример 2), то сначала необходимо рассчитать эту суммарную норму по всем графикам по всем периодам.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для этого предназначен документ Индивидуальный график (меню Зарплата — Индивидуальные графики). Указанный документ автоматически по кнопке Заполнить собирает единый график работы сотрудника по всем периодам из фрагментов типовых графиков. Кроме того, документ Индивидуальный график можно использовать для регистрации в программе некого особенного графика сотрудника на один месяц, поскольку после автоматического заполнения этот документ можно откорректировать вручную.
Например, если при сменной работе один сотрудник выходит работать за другого, за аналогичную подмену себя в будущем, то предполагается изменять графики сотрудников с помощью документа Индивидуальный график.
Если у сотрудника зарегистрирован Индивидуальный график, то данные о норме рабочего времени берутся из него, а не из графиков, указанных в кадровых документах.
Пример 1
Норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду. Сотрудник с окладом 30 000 руб., исчисляемым по дням, работал с 01.04.2017 по 11.04.2017 по сменному графику, предусматривающему в апреле 30 рабочих дней, а с 12.04.2017 был переведен на пятидневку.
Если норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду, то расчет зарплаты будет произведен следующим образом (см. рис. 1):
Рис. 1. Расчет зарплаты, если норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду
В период с 1 по 11 апреля сотрудник работал по графику с нормой рабочего времени 30 дней. Из них фактически он отработал 11 дней, и заработок составит 11 000 руб. (30 000 руб. х 11 дн. / 30 дн.).
В период с 12 по 30 апреля сотрудник работал по графику с нормой рабочего времени 20 дней. Из них фактически отработано 13 дней, и заработок составит 19 500 руб. (30 000 руб. х 13 дн. / 20 дн.).
Итого по условиям Примера 1 заработок за апрель составил 30 00 руб.
Пример 2
Норма рабочего времени учитывается суммарно по всем периодам. Сотрудник с окладом 30 000 руб., исчисляемым по дням, работал с 01.04.2017 по 11.04.2017 по сменному графику, предусматривающему в апреле 30 рабочих дней, а с 12.04.2017 был переведен на пятидневку.
Чтобы норма рабочего времени учитывалась суммарно по всем периодам, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 необходимо зарегистрировать документ Индивидуальный график (рис. 2). Период с 1 по 11 апреля автоматически заполняется по сменному графику, а начиная с 12 апреля — по пятидневке. И, таким образом, получается новый суммарный график с нормой рабочего времени 24 дня.
Рис. 2. Индивидуальный график сотрудника
В таком случае расчет зарплаты будет произведен следующим образом (см. рис. 3).
В период с 1 по 11 апреля сотрудник фактически он отработал 11 дней по графику с нормой рабочего времени 24 дня и заработок составит 13 750 руб. (30 000 руб. х 11 дн. / 24 дн.).
В период с 12 по 30 апреля сотрудник отработал 13 дней по тому же графику с нормой рабочего времени 24 дня, и заработок составит 16 250 руб. (30 000 руб. х 13 дн. / 24 дн.).
В итоге по условиям Примера 2 общий заработок сотрудника за месяц составляет 30 500 руб.
Рис. 3. Расчет зарплаты, если норма рабочего времени учитывалась суммарно по всем периодам
В рассмотренных Примерах 1 и 2 видно, что вариант формирования нормы времени влияет на результат расчета заработной платы, причем только при варианте использования суммарной нормы времени можно гарантировать, что при полном отработанном по графику месяце сотрудник получит в точности назначенный ему кадровыми документами оклад.
Фактически отработанное время
Для учета фактического использования рабочего времени в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 предусмотрено два метода:
- регистрация отклонений фактических выходов на работу от плановых по графику;
- сплошная регистрация явок на работу и других событий.
В общем случае рекомендуется использовать первый метод. При этом отклонения от графика могут как увеличивать отработанное время (например, сверхурочные, работа в выходные дни и праздники), так и уменьшать, если у сотрудника были неявки — невыходы на работу (например, болезни, отпуска, прогулы и т. д.). Отклонения регистрируются в программе соответствующими документами.
Работа в выходные, праздники и сверхурочно регистрируется, соответственно, документами Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно. Отсутствия сотрудника в течение месяца также регистрируются документами-отклонениями (Больничный лист, Отпуск, Прогул, неявка и т. п.).
В отдельных случаях, например, при необходимости корректировки отработанных часов при почасовой оплате или при работе сотрудника по нескольким видам основного времени, отклонение регистрируется документами Данные для расчета зарплаты. Оплата отклонений формируется на основании зарегистрировавших их документов-отклонений.
Отработанное время для оплаты определяется автоматически на основании данных графика работы и зарегистрированных документов отклонений от графика. Создавать и заполнять документ Табель (меню Зарплата — Табели) не следует. Табель по форме Т-13 формируется в программе в виде отчета (меню Зарплата — Отчеты по зарплате — Табель учета рабочего времени Т-13).
Пример 3
Сотрудник, работающий в соответствии с условиями Примера 2, не выходил на работу в период с 17.04.2017 по 19.04.2017 и предоставил лист нетрудоспособности. Документ Больничный лист зарегистрирован, рассчитан, утвержден и проведен в программе «1С:Зарплата и управление
персоналом 8» редакции 3.
В отчете Табель учета рабочего времени Т-13 нетрудоспособность в период с 17 по 19 апреля отражена буквами Б (см. рис. 4), а зарплата исчислена следующим образом (см. рис. 5):
В период с 1 по 11 апреля сотрудник отработал все дни в соответствии с графиком. За этот период заработок по сравнению с Примером 2 не изменился и составил 13 750 руб.
Во втором периоде отработано на три дня меньше нормы (10 из 13-ти дней), и заработок составил 15 000 руб. (30 000 руб. х 10 дн / 24 дн.).
Итого по условиям Примера 3 заработок за апрель составил 26 000 руб.
Рис. 4. Отчет «Табель учета рабочего времени Т-13»
Рис. 5. Расчет зарплаты при неполном отработанном месяце
Метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени, в общем случае не рекомендуется применять. Этот метод может быть полезен лишь в исключительных случаях, в остальных же неоправданно усложняет работу. Так, если применить его для случая, представленного в условии Примера 3, то это приведет лишь к излишней работе — ведению документа Табель.
Важно соблюдать последовательность действий при «сплошной регистрации»:
- все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Прогул, неявка и т. п.);
- работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно;
- регистрируются специальные случаи (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т. п.) документами Данные для расчета зарплаты;
- вводится документ Табель, который формируется автоматически, на основании графика работы и документов-отклонений и может быть откорректирован;
- производится начисление заработной платы.
Нарушение этой последовательности действий может привести к коллизиям. Например, если провести документ Отпуск после проведения документа Табель, то отпуск будет исчислен и учтен при расчете зарплаты, но отчет по форме Т-13 не будет соответствовать зарегистрированному в информационной базе документу Табель.
Использовать документ Табель для корректировки времени по каким-либо неявкам нельзя, так как Табель имеет приоритет перед другими документами учета отработанного времени. Если документ Табель проведен, и затем вносятся изменения в данные для расчета зарплаты, то необходимо внести эти изменения и в Табель. Иначе зарплата может рассчитаться по неверным данным.
Документ Табель позволяет корректировать отработанное время и вводить виды времени, не предусмотренные в графике работы. В Табеле используются буквенные обозначения из справочника видов времени, и указывается соответствующее количество часов (Я 8, Н 6, С 2 и т. п.). Если необходимо указать несколько видов времени (явка, ночные, вечерние часы), то каждый вид указывается на отдельной строке. Количество таких строк определяется в поле Максимальное количество видов времени на одну дату (рис. 6).
Рис. 6. Документ «Табель»
При попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в выходной по графику сотрудника (или наоборот), программа выдает соответствующее предупреждение. Эта проверка включается флагом Проверять соответствие фактического времени плановому в меню Настройки — Расчет зарплаты. Для обеспечения возможности корректировки Табеля относительно графика следует отключить этот флаг.
Обратите внимание: прежде, чем принять решение об использовании метода «сплошной регистрации», следует убедиться, что задачу действительно нельзя решить рекомендованным методом «регистрации отклонений».
Источник: buh.ru
Как вести табель учёта рабочего времени
Для правильного расчёта заработной платы необходимо учитывать фактически отработанные сотрудниками часы. Для этого работодатель должен вести табель учёта рабочего времени. Он представляет собой список членов коллектива с пометками о явках и неявках каждого из них, количестве отработанных часов, а также с итоговыми данными за 2 недели и месяц.
Предлагаем разобраться, в соответствии с какими правилами и в какой форме следует вести этот документ. В конце статьи для ознакомления можно скачать заполненный табель учёта рабочего времени 2023 года.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Кто заполняет табель учёта рабочего времени
Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.
Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.
Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.
Образец приказа о назначении ответственного
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Кроме того, следует выбрать способ отражения информации в табеле. Есть два варианта:
- Сплошная регистрация. В процессе заполнения табеля ежедневно вносится код и количество часов, то есть заполняется каждая его клетка.
- Регистрация отклонений. Работодатель устанавливает нормальное значение рабочего времени – обычно это явка с продолжительностью 8 часов. Такое значение будет соответствовать пустой клетке. В табеле же будет фиксироваться только отличие от этого значения. Если клетка пустая, значит, сотрудник отработал в этот день свои стандартные 8 часов. Если в клетке стоит, например, код «Б» – в этот день он был на больничном.
Документ можно заполнять на бумаге или на компьютере (в excel, word или бухгалтерских программах). Если записи о времени работы вносятся в табель вручную, то удобнее применять метод регистрации отклонений – он менее трудоёмкий.
Электронный формат предполагает распечатку. Но документ можно и не распечатывать, если все подписанты применяют квалифицированную электронную подпись. Если после подписания необходимо корректировать данные о времени работы, составляется корректирующий документ.
А теперь о том, как заполнять табель на практике.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Если документ заполняется по подразделению с небольшим числом сотрудников, весьма вероятно, что код вида оплаты и счёт могут быть для всех одинаковыми. В таком случае их можно указать один раз – для этого оставлены строки в шапке таблицы, над графами 7-9.
В графах 10-13 нужно продублировать все неявки за месяц. Запись занимает 2 ячейки по горизонтали. Сначала вписывают код, а рядом – количество дней (часов) отсутствия на работе. Например, запись «ОТ 3 (24)» будет означать, что в течение месяца работник пропустил 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.
На этом заполнение табеля учёта рабочего времени закончено. Готовый бланк подписывает табельщик, руководитель организации или структурного подразделения.
Если отражение данных в табеле учёта рабочего времени вызывает затруднение, советуем посмотреть образец заполнения в конце статьи.
Форма Т-12: отличие и правила заполнения
Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.
Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.
В графах 8-13 отражаются данные за месяц:
- 8 – количество отработанных дней;
- 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).
В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.
Срок хранения табеля учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени хранится в бухгалтерии в течение 5 лет (Перечень Росархива, утверждённый приказом от 20.12.2019 № 236). При особых условиях труда (тяжёлых, вредных, опасных) хранить табель следует:
- 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 01.01.2003;
- 75 лет – если делопроизводство закончено до 01.01.2003.
Скачать образец и бланк формы Т-12, Т-13
Скачать бесплатно чистый бланк и заполненную форму рассмотренных в этой статье документов, можно по ссылкам ниже:
- Т-12: бланк в формате excel
- Т-12 (табель учёта рабочего времени, 2023 год): образец заполнения
- Т-13: бланк в формате excel
- Т-13: (табель учёта рабочего времени, 2023 год): образец заполнения
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
Спасибо!
Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Источник: www.regberry.ru