Кем составляется программа аудита сэм

17.1. Использование ЭА как независимой оценки анализа и достигнутых результатов экологического управления и системы ЭМ.

17.2. Внутренний и внешний аудит системы ЭМ.

17.3. Инициативное ЭА систем ЭМ.

17.4. Развитие экологической культуры предприятия.

Схема процесса ЭА устанавливается ГОСТ Р ИСО 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента» (СЭМ).

У разного рода организаций может возникнуть необходимость продемонстрировать свою ответственность за состояние ОС. В качестве одного из путей удовлетворения этой необходимости были выдвинуты концепция СЭМ и связанная с ними практика проведения экологических аудитов. Эти системы предназначены для того, чтобы помочь организации установить и постоянно выполнять требования, касающиеся ее экологической политики и целей, требования стандартов и другие требования.

Критерии аудита системы управления окружающей средой (environmental management system audit criteria) — политика, методы, процедуры или требования, например, содержащиеся в ГОСТ Р ИСО 19001, и, если уместно, любые дополнительные требования к СЭМ, с которыми аудитор сравнивает собранные аудиторские данные о СЭМ в данной организации. Настоящий стандарт содержит процедуры проведения аудита СЭМ. Он предназначен для организаций любого типа и масштаба, которые используют СЭМ.

Кто такой аудитор и чем занимается каждый день | задачи ассистента и супервайзера

Аудит СЭМ (environmental management system audit) — систематический документально оформленный процесс проверки объективно получаемых и оцениваемых аудиторских данных для определения соответствия СЭМ, принятой в данной организации, критериям аудита такой системы, а также для сообщения результатов, полученных в ходе этого процесса, клиенту.

А). Цели аудита

Аудит системы управления ОС должен преследовать определенные цели; ниже приведены примеры типичных целей аудита:

а) определить соответствие СЭМ проверяемой организации критериям аудита системы управления окружающей средой;

б) определить, внедрена ли и поддерживается ли система управления окружающей средой проверяемой организации должным образом;

в) идентифицировать области для потенциального улучшения системы управления окружающей средой проверяемой организации;

г) оценить способность процесса внутреннего анализа со стороны руководства обеспечить постоянную пригодность и эффективность СЭМ;

д) провести оценку системы управления окружающей средой в организации, у которой есть намерения установить контрактные отношения, например, с потенциальным поставщиком или партнером по совместному предприятию.

Б). Роль, ответственность и деятельность

Ведущий аудитор

Ведущий аудитор отвечает за обеспечение действенного и эффективного проведения и завершения аудита в соответствии с объемом и планом аудита, утвержденными клиентом.

Кроме того, в обязанности и деятельность ведущего аудитора должны входить:

а) консультации с клиентом и проверяемой организацией, если уместно, при определении критериев и объема аудита;

Этапы и процесс аудиторской проверки

б) получение надлежащей исходной информации, необходимой для достижения целей аудита, например, подробности о деятельности проверяемой организации, ее продукции, услугах, местоположении и непосредственном окружении, а также подробности предыдущих аудитов;

в) определение выполнения требований к ЭА, приведенных в ГОСТ Р ИСО 14010;

г) формирование аудиторской группы с учетом возможных конфликтов интересов и согласование состава группы с клиентом;

д) руководство работой аудиторской группы согласно указаниям ГОСТ Р ИСО 14010 и настоящего стандарта;

е) разработка плана аудита при соответствующих консультациях с клиентом, проверяемой организацией и членами аудиторской группы;

ж) сообщение окончательного плана аудита аудиторской группе, проверяемой организации и клиенту;

з) координация подготовки рабочих документов и подробных процедур, а также инструктаж аудиторской группы;

и) поиск путей разрешения любых проблем, возникающих в процессе аудита;

к) признание факта, когда цели аудита становятся недостижимыми, и извещение клиента и проверяемой организации о причинах этого;

л) осуществлять представительство аудиторской группы в дискуссиях с проверяемой организацией до, во время и после аудита;

м) немедленное оповещение проверяемой организации об обнаружении критических несоответствий во время аудита;

н) предоставление клиенту ясного с окончательными выводами заключения по аудиту в течение времени, установленного в плане аудита;

о) выдача рекомендаций по улучшению СЭМ, если это предусмотрено в рамках объема аудита.

В обязанности и деятельность аудитора должны входить:

а) выполнение распоряжений ведущего аудитора и его поддержка;

б) объективное, эффективное и действенное планирование и выполнение порученного задания в объеме аудита;

в) сбор и анализ надлежащих и достаточных аудиторских данных для определения результатов аудита и получения выводов по аудиту относительно системы управления окружающей средой;

г) подготовка рабочих документов под руководством ведущего аудитора;

д) документирование отдельных результатов аудита;

е) сохранение документов по аудиту и предоставление этих документов по требованию;

ж) оказание помощи в написании аудиторского заключения.

Аудиторская группа

Процесс отбора членов аудиторской группы должен гарантировать, что аудиторская группа будет обладать широким опытом и специальными знаниями, необходимыми для проведения аудита.

а) квалификацию, например, по ГОСТ Р ИСО 14012;

б) тип организации, процессы, деятельность или функции, подвергаемые аудиту;

в) количество и специализацию отдельных членов аудиторской группы, а также языковые знания;

г) любой возможный конфликт интересов между членами аудиторской группы и проверяемой организацией;

д) требования клиентов и органов по сертификации и аккредитации.

В аудиторскую группу могут быть также включены технические эксперты и помощники аудиторов, приемлемые для клиента, проверяемой организации и ведущего аудитора.

В обязанности и деятельность клиента должны входить:

а) определение необходимости аудита;

б) контактирование с проверяемой организацией, чтобы добиться полного сотрудничества с ней и начать процесс;

в) определение целей аудита;

г) выбор ведущего аудитора или аудиторской организации и, если уместно, утверждение состава аудиторской группы;

д) предоставление необходимых полномочий и ресурсов, чтобы сделать возможным проведение аудита;

е) консультации с ведущим аудитором по поводу определения объема аудита;

ж) утверждение критериев аудита системы управления окружающей средой;

з) утверждение плана аудита;

и) получение аудиторского заключения и решение о его рассылке.

Проверяемая организация

В обязанности и деятельность проверяемой организации должны входить:

а) информирование служащих о целях и объеме аудита, если это необходимо;

б) предоставление помещений для аудиторской группы, чтобы обеспечить эффективность и действенность процесса аудита;

в) назначение ответственных и компетентных сотрудников для сопровождения членов аудиторской группы, которые должны действовать в качестве гидов на местах и гарантировать, что аудиторская группа осведомлена о требованиях здравоохранения, безопасности и других соответствующих нормах гигиены труда;

г) обеспечение доступа к помещениям, персоналу, надлежащей информации и зарегистрированным данным для аудиторов по их требованию;

д) сотрудничество с аудиторской группой, чтобы достичь целей аудита;

е) получение экземпляра аудиторского заключения, если только клиент специально не исключает эту организацию из перечня рассылки заключения.

Источник: studopedia.su

Внутренний аудит системы экологического менеджмента

Как и в случае внутреннего аудита, который является требованием стандарта ISO 9001, других стандартов менеджмента, многие люди не понимают значение процесса внутренних аудитов из ISO 14001. В статье « Пять главных шагов внутреннего аудита по стандарту ISO 9001» я уже объяснял, на какие пять фаз дробится планирование, реализация и последующий анализ результатов в системе менеджмента качества (СМК, – ред.). По одинаковой схеме работает данный процесс и в СЭМ (Система экологического менеджмента, – ред.). Отличается немного цель усилий. В новом посте я рассмотрю: чем отличается процесс внутреннего аудита для системы менеджмента по экологической проблематике.

1. Программа аудита. В любом эффективном процессе внутреннего аудита любой системы менеджмента крайне важно расписать график проверок: когда аудит будет проводиться в отношении каждого из процессов, которые вы должны проверить. Обычная периодичность аудита составляет год, но вы можете проводить их так часто, как сами хотите. Потребность более частых или более редких проверок связана с критериями важности процесса: например, серьезность влияния процесса на окружающую среду, наличие несоответствий, установленных в ходе прошлой внутренней проверки. Словом, если у вас есть процесс, который связан с одним из ключевых « экологических аспектов», то я думаю, вам стоит отслеживать его чаще, чем процесс, влияющий на окружающую среду относительно слабо. Пусть программа аудита будет доступна сотрудникам и менеджерам – никто не хочет внезапных стрессовых внутренних аудитов.
2. Процесс планирования аудита. После согласования аудита с владельцем процесса внутренний аудитор может начать приготовления к самой проверке. Предварительный анализ процесса, который вы собираетесь проверять, является важнейшей мерой перед аудитом. Например, нужно изучить экологические аспекты, связанные с процессом, оказавшимся в центре внимания. В этом и заключается главное отличие внутреннего аудита СМК от аналогичного процесса в СЭМ. При аудите СМК проверяющий устанавливает: насколько соответствует реальный процесс планам по продукции и услугам предприятия. Напротив того, при аудите СЭМ оценивается соответствие процесса и планов по управлению экологическими аспектами, которые обслуживают процессы. Хороший план аудита обеспечит сбор всех необходимых данных о планах процессов, чтобы по-настоящему проверить их.
3. Проведение аудита. Возможно, самое важное непосредственно в процессе аудита – помнить, что вы не судите о соответствии законодательству. Внутренний аудит не стоит и воспринимать как аудит соответствия. Да, да, аудит на соответствие – полезный инструмент, а иногда законодательное требование. Однако не в этом цель внутреннего аудита. Сущность этого элемента СЭМ раскрыта в 4.5.2 ISO 14001. Цель внутренней проверки – удостоверить соответствие экологическим планам, которые компания создала для процессов. Действительно ли в отношении экологических аспектов проводится мониторинг, когда это возможно? Внедрены ли у вас системы мониторинга и измерений операционных процессов? Поддерживаются ли они? Все ли в порядке с устранением несоответствий, корректирующими и предупреждающими действиями? Если обобщить сказанное, то во время внутреннего аудита вы «смотрите» соответствие процесса заранее установленным требованиям и условиям, с точки зрения влияния этого аспекта на окружающую среду.
4. Отчет о проведении аудита. Для аудита СЭМ, как для любого аудита, верно утверждение, что если правильно не обработаны его результаты, то он почти бесполезен. Если в ходе внутренней проверки было доказано, что сотрудники реализуют бизнес-процессы на практике хорошо и качественно, то они имеют право знать это. Наоборот, при наличии проблем первое, что нужно сделать – это довести до персонала, в чем проблемы состоят и что нужно сделать, чтобы их решить и скорректировать ситуацию. После внутреннего аудита нужно представить работникам обнаруженные возможности по улучшению процессов, чтобы вместе обсудить их пользу. Благодаря такому образу действий и обеспечивается полезность аудита для компании. Если отчитываться о результатах аудита вы будете неправильно, то только зря потратите время.
5. Действия по результатам обнаруженных несоответствий и возможностей, и улучшений. Действия по следам внутреннего аудита, равно как и корректирующие, предупреждающие действия – это те мероприятия СЭМ, которые выполняют чаще всего наименее тщательно. Между тем, если вы не замкнете цикл внутренней проверки по плану и не используете систематически информацию о проблемах и возможностях, то ценность аудита будет потеряна, вы же понимаете. Наградой за внимательное устранение несоответствий, обнаруженных в ходе аудита, вам будет отсутствие перспективы докладывать об обнаружении одних и тех же дефектов снова и снова. Пользуйтесь процессами по результатам аудитов, чтобы сделать их лучше.

Нужно ли иметь отдельный процесс внутреннего аудита для СЭМ?

Конечно, нет! Нет никаких причин не поддерживать один процесс внутреннего аудита для разных систем менеджмента, если ваша компания стремится соответствовать нескольким стандартам в этой сфере. Использование общих процессов внутренних аудитов, корректирующих и предупреждающих действий, например, для двух систем менеджмента, СЭМ и СМК, – поможет вам сэкономить время и деньги. Только убедитесь, что организовали единый процесс таким образом, чтобы действительно удовлетворялись требования всех стандартов. Удовлетворение всех требований всех систем одним визитом внутреннего аудитора таит немало преимуществ для вас… и для бюджета вашей компании.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Кроме того, интересно почитать:

• Объяснение процесса проектирования из ISO 9001
• Управленческий цикл PDCA в стандарте ISO 14001:2015
• Применение процессного подхода при внедрении ISO 14001:2015
• Словарь терминологии экологического менеджмента
• Требования и структура ISO 14001:2015
• Список шагов в рамках внедрения стандарта ISO 14001
• Семь шагов корректирующих и предупреждающих действий, на которые опираются постоянные улучшения в ISO 9001:2008
• Дополнительные обязанности представителей руководства по менеджменту качества в ISO 9001:2008
• Подготовка хорошего отчета о внутреннем аудите СМК
• Как интегрировать ISO 9001 и ISO 14001?
• Пять главных шагов внутреннего аудита по стандарту ISO 9001
• Новый подход к управлению документами и записями в ISO 9001:2015

Источник: 1cert.ru

Внутренний аудит. Внутренний аудит Систематический, независимый и документально оформленный процесс для получения свидетельств аудита и их объективной оценки для

После того, как СЭМ создана, необходимо убедиться в ее полном внедрении и функционировании в соответствии со стоящими перед ней целями. Внутренний аудит СЭМ служит для выявления проблем СЭМ и их своевременного решения.

Независимый аудит системы менеджмента важен в практике управления как способ сбора и обобщения информации о функционировании системы менеджмента для представления ее высшему руководству. Естественно, что аудит должен быть направлен не на поиск виновных в несоответствиях, а на выявление их причин и поиск возможностей по совершенствованию системы менеджмента. Внутренний аудит чрезвычайно важен для малых организаций, где руководители обычно быстро привыкают к рутинной работе и перестают замечать многие возможности и проблемы. Не менее значимы результаты внутреннего аудита для того, чтобы дать возможность руководителям крупных организаций осуществлять управление на основе объективных данных. Требования к внутреннему и внешнему аудиту СЭМ (в т. ч., принципы, требования к программе, процедуре проведения и компетентности аудиторов) установлены ISO 19011:2002 «Руководящие указания по аудированию систем менеджмента качества и/или экологического менеджмента».

Внутренний аудит СЭМ призван решить две основные задачи: определить соответствие реальной деятельности в рамках СЭМ разработанным положениям СЭМ (выполнение процедур системы, контроль аспектов и соблюдение рабочих инструкций, выполнение программы СЭМ и т. п.) и требованиям ISO 14001 и определить, насколько система внедрена, поддерживается и результативна в достижении поставленных целей.

По результатам анализа проблем аудиторы могут дать рекомендации по их решению, довести выводы и рекомендации до высшего руководства и руководителей подразделений.

Организация должна разработать, выполнять и пересматривать программу аудита. Программа аудита обычно строится на основе организационной структуры, то есть планируется посещение группой аудиторов определенного подразделения в определенные сроки. Программа аудита включает все подразделения в рамках области охвата СЭМ.

Возможны программы, основанные на последовательном аудите отдельных процессов. При подготовке аудита важно разработать план действий, наиболее соответствующий организационной структуре, процессам и возможностям организации. Стандарты СЭМ, в полном соответствии с принятой практикой, позволяют сосредоточиться на приоритетных областях, с учетом как существующего или возможного воздействия на окружающую среду, так и проблем, выявленных в ходе функционирования или предыдущих аудитов СЭМ. Внутренний аудит должен проводиться не реже, чем раз в год; однако не следует проводить аудит и чаще, поскольку он не может служить, заменой мониторинга соответствия положениям СЭМ. Кроме того, нерациональной представляется практика, когда программа аудита занимает по времени целый год или существенную его часть: в этом случае практически теряются возможности по систематизации проблем, связанных с внедрением СЭМ, а также по анализу успехов организации в достижении стоящих перед ней экологических целей.

Организация должна определить специалистов, ответственных за проведение аудита и сообщение его результатов руководству, и аудиторов. Необходимо установить также процедуры для хранения отчетов и записей аудита и сообщения информации руководству, а также распространения копий отчета в подразделения организации. Последняя процедура важна с точки зрения использования всех выводов и рекомендаций аудиторов при анализе и пересмотре СЭМ.

О выявленных в ходе внутреннего аудита существенных несоответствиях, которые могут вызывать значительное негативное воздействие на ОС или деятельность организации, необходимо сообщить руководителю соответствующего подразделения, который должен, принят меры для их немедленного устранения. Устранение несоответствия не является основанием для исключения информации о нем из отчета и протоколов аудита.

Критерии и область охвата аудита напрямую соответствуют СЭМ: в качестве области охвата должна выступать область охвата СЭМ, а в качестве критериев — положения СЭМ, требования стандартов СЭМ, нормативные и другие требования, связанные с СЭМ.

Для результативности аудита, во-первых, необходимо обеспечить его непредвзятость и беспристрастность, для чего:

— внутренние аудиторы не должны проводить аудиты собственной деятельности и подразделений, в которых они работают;

— необходимо, чтобы поощрения аудиторов не зависели от выявленных несоответствий.

Результативность работы аудиторов должна определяться не количеством выявленных несоответствий или потенциальным экономическим эффектом от их устранения, а качеством и глубиной анализа проблем, позволяющим выявить и устранить действительные их причины. Для реальной оценки ситуации необходимо обеспечить открытость и готовность персонала к взаимодействию с аудиторами, что может быть достигнуто только соответствующей атмосферой и мотивацией, подчеркивающей роль рабочего коллектива в развитии СЭМ и ориентацию на устранение проблем, а не на наказание. Эта позиция может быть подтверждена в приказе о проведении аудита.

Во-вторых, результативность аудита определяется компетентностью, навыками и знаниями, а также и личными характеристиками проводящих его специалистов. Поэтому организации следует серьезно подходить к выбору и формированию команды аудиторов. Аудиторы должны быть компетентными:

— в методах и практических подходах в области охраны окружающей среды, безопасности и охраны труда;

— в технических и экологических аспектах аудируемой деятельности;

— системах менеджмента и соответствующих требованиях;

— в применимых к организации законодательных и нормативных требованиях в области охраны окружающей среды, безопасности и охраны труда.

Аудиторы должны также обладать:

— навыками проведения аудита (которые можно приобрести в ходе обучения или практической деятельности), знать принципы, процедуру и методы аудита;

— знаниями и опытом в области выявления и разрешения проблем управления и организационных конфликтов;

— личными качествами, которые обеспечивают результативность аудита, а именно: честностью, открытостью к восприятию нового, тактичностью, наблюдательностью, восприимчивостью и проницательностью, возможностью адаптации к различным ситуациям, упорством и настойчивостью в достижении целей, решительностью, независимостью.

Этот, на первый взгляд, необъятный список требований приведен на основе ISO 19011:2002, где он дан в развернутом виде. К лидерам команд аудиторов предъявляются и дополнительные требования. Естественно, что удовлетворить все эти требования непросто.

Одним из выходов является привлечение в группу аудиторов технических экспертов, а также — привлечение и обучение в качестве аудиторов специалистов предприятия, обладающих требуемыми личными качествами и компетентностью в ряде необходимых сфер. В определенных случаях компания может договориться об обмене аудиторами с партнерами или соседними предприятиями, либо нанять в помощь, собственным сотрудникам консультанта-аудитора, учитывая требования о независимости и соблюдении конфиденциальности.

В ходе внедрения СЭМ лучше проводить первый внутренний аудит под руководством консультанта. Для малой и средней компании необходимо иметь 1-2 подготовленных аудиторов на 200 человек персонала. В связи с требованием независимости малая организация должна использовать, по крайней мере, двух собственных аудиторов (один из них не должен заниматься координацией деятельности СЭМ) или привлекать аудиторов со стороны. Для крупных компаний достаточно 2-3 аудиторов на 1000 занятых; количество аудиторов определяется и числом удаленных подразделений. Занятость аудиторов составляет около 5 % рабочего времени (2-3 недели в год).

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru