Кдп что это за программа

Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.

Этапы создания кадрового делопроизводства

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:

• Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
• Методички, книги по делопроизводству.
• Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.

Цифровизация кадрового делопроизводства (КДП)

Изучение учредительной документации

ВАЖНО! Инструкция по кадровому делопроизводству от КонсультантПлюс доступна по ссылке

Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании.

Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:

• Порядок установления заработной платы.
• Срок заключения трудового договора.

В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.

Определение перечня документации

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

• Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
• Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
• Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
• Трудовые книжки.
• Трудовые договоры.

Эти документы обязана заводить компания вне зависимости от ее размеров.

Трудоустройство директора

Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.

Семинар: «Кадровое делопроизводство для начинающих» Дмитрищук С.А.

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

Составление основной документации

Потребуется составить ряд документов:

• штатное расписание;
• правила распорядка в фирме;
• прочие внутренние нормативные акты.

Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.

Штатное расписание составляется по унифицированной форме. Однако, если требуется, руководитель может оставить составление локального акта на свое усмотрение. В него можно вносить вспомогательные колонки. В штатном расписании прописывается следующая информация:

• Наименование должности.
• Число штатных единиц.
• Размер оклада.
• Надбавки сотруднику.

Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).

В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.

Необходимо подготовить журналы учета. В частности, выполняются следующие действия:

1. Нумерация.
2. Шнуровка страниц.
3. Скрепление документа печатью.

Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой.

На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа. На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

Разработка типового бланка трудового соглашения

В типовой бланк нужно внести все условия трудоустройства сотрудников. К примеру, это могут быть следующие пункты:

• Место работы.
• Рабочие часы.
• Заработная плата: размер и порядок выплат.
• Бонусы, предоставляемые работодателем.

Бланк также включает в себя следующие сведения:

• наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
• ФИО сотрудника;
• должность, на которую принимается сотрудник;
• срок, на который заключается соглашение;
• тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
• должностные обязанности.

ВАЖНО! Все условия, прописанные в бланке, должны соответствовать закону. В обратном случае они признаются недействительными. В остальном работодатель может вносить в соглашение любые сведения.

Подготовка прочей документации

Для дальнейшей кадровой работы понадобятся дополнительные документы:

• книги учета;
• соглашения о материальной ответственности;
• бланки приказов и прочее.

Образцы документов также можно отыскать в интернете.

Решение о нюансах ведения трудовых книжек

В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.

Принятие на работу сотрудников

На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:

• трудовые соглашения;
• приказы о приеме на службу;
• трудовые книжки и книга учета их движения.

Оформление трудящегося на работу проводится по следующему алгоритму:

1. Прием заявления у сотрудника.
2. Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
3. Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
4. Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
5. Заполняется личная карточка по форме Т-2.
6. Оформление личного дела.

Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.

Источник: assistentus.ru

КДП — что это? Ведение КДП — что это?

Значение грамотно составленной кадровой документации сложно переоценить. Кадровые документы – это закрепление на бумаге значимых юридических фактов. И любая ошибка кадровика повлечет за собой негативные последствия как для наемного рабочего, так и для работодателя, поэтому так важно придерживаться правил КДП в кадрах.

Что такое кадровое делопроизводство?

КДП – что это такое? Это область деятельности, которая документирует все трудовые отношения и фиксирует информацию об укомплектованности штата и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры получают документальное оформление.

Что такое КДП с юридической точки зрения? Все кадровые документы имеют юридическую (или коммерческую) ценность. Используя их как письменные доказательства, можно отстоять свою позицию в суде. Так, к примеру, штатное расписание, приказы по кадрам и расчетные ведомости по зарплате могут служить основанием для получения или подтверждения льгот на налог и прибыль.

КДП – что это и для чего оно нужно? Большинство правильно оформленных кадровых документов заключает в себе чрезвычайно важную информацию. Именно на основании этой документации можно подтвердить те или иные права работника, например, при оформлении досрочного выхода на пенсию ввиду работы на вредных или опасных для здоровья производствах.

КДП – что это для социальной сферы? Документальное фиксирование трудовых отношений играет значительную роль для обеспечения пенсионных, социальных и иных гарантий, которые предоставляются работникам согласно действующему законодательству. Все нормативно-законодательные акты, касающиеся норм трудового права, необходимы для качественной работы любого кадрового специалиста.

Ведение КДП – что это и в чем заключается?

Оформление трудовых книжек и договоров – это, конечно, весьма важная часть работы любого работника кадровой службы, однако кадровое делопроизводство не ограничивается только лишь этими моментами. Все документы, которые обязаны быть у кадровика под рукой, можно разделить на два основных блока.

К первой группе относят как законодательные, так и подзаконные акты, поясняющие нормы охраны труда и трудового права. Все документы подобного характеры обязательны для исполнения.

Вторая группа – документация рекомендательного характера: методические рекомендации по кадровому делопроизводству и управленческому труду.

Кадровому работнику важно знать, какие из документов обязательны для исполнения на конкретном предприятии, а какие вступают в силу лишь при определенных обстоятельствах. Это позволит избежать негативного опыта при общении с кадровыми инспекторами.

При создании документации кадрового характера следует руководствоваться следующими правилами:

• внутренние документы (их внешний вид, порядок разработки и утверждения) могут быть удобными и понятными конкретно для данного предприятия или организации;

• внешняя документация оформляется по общепринятым правилам, чтобы данные документы имели юридическую силу;

• хранение кадровой документации осуществляется с учетом правил и требований архивной службы.

Составление инструкции по кадровому делопроизводству

Инструкция КДП – что это? Фактически это подробное руководство по организации отдела или службы кадров и ведению дел в них. Руководитель организации назначает лицо, ответственное за разработку этого документа. Как правило, этим занимается начальник отдела кадров, юрист или главный бухгалтер.

Также инструкцию по КДП может составить и сам руководитель организации (такое зачастую практикуется в небольших компаниях). Когда инструкция готова, ее необходимо утвердить приказом директора или управляющего, а также заверить подписями всех заинтересованных должностных лиц. Все сотрудники знакомятся с инструкцией под личную подпись.

Основные вопросы, регулируемые данным документом:

• перечень обязательных кадровых документов организации;
• порядок подготовки документов, которые регулируют трудовые взаимоотношения;
• правила оформления кадровой документации;
• порядок документооборота в кадровой службе;
• контроль выполнения документов;
• порядок передачи дел из ОК в архив.

Организация КДП

Основываясь на нормативно-правовых актах, методических рекомендациях, можно составить следующую схему организации всего кадрового делопроизводства компании:

1. Разработать документы, обязательные для компании (положения, инструкции, правила внутреннего распорядка, положение об ОТ и противопожарной безопасности).

2. Скорректировать штатное расписание. Как правило, в организации уже имеется разработанное штатное расписание и сотрудники, выполняющие определенные обязанности, но не всегда трудовые книжки и записи о приеме на работу оформлены правильно. Проверить штатное расписание можно, запросив информацию о заработной плате работников и наименовании их должностей в бухгалтерии. Табельные номера сотрудников можно узнать там же. Также следует проверить правильность оформления личных дел работников компании и выяснить, каких документов не хватает.

3. Проверить соответствие информации в штатном расписании и в трудовых договорах.

4. Проверить правильность оформления приказов ОК. Все кадровые операции (прием на работу, перемещение на другую должность, повышение оклада) должны быть зафиксированы в документах соответствующего образца. В них должна быть подпись как руководителя организации, так и сотрудника. Все недочеты следует исправить.

5. Проверить правильность заполнения трудовых книжек.

6. Оформить личные дела сотрудников, если они не велись ранее.

7. Оформить необходимые книги и журналы учета.

9. Сгруппировать кадровые дела.

10. Оформить номенклатуру дел.

Аудит КДП

Аудит кадров представляет собой проведение комплексного анализа всей кадровой документации, проверку ее соответствия требованиям действующего законодательства, локальным актам и протоколам. Правильная организация кадрового делопроизводства – это безотлагательное дело, игнорирование которого может повлечь за собой определенные риски.

В процессе кадрового аудита проверяется не просто правильность оформления документации, но и ее соответствие действующим законам. Аудит кадровых документов является эффективным средством для решения проблем, возникающих в финансово-хозяйственной деятельности компании.

Типичные ошибки при оформлении КДП

Аудит кадровой документации позволяет выделить ряд основных ошибок, имеющих многократное повторение в различных компаниях и организациях. В небольших учреждениях имеет место создание многочисленных локальных протоколов, которые, по сути, просто дублируют друг друга, или, что еще хуже, противоречат друг другу. Весь кадровый документооборот необходимо унифицировать и свести к минимуму.

Также распространенными ошибками являются:

• отсутствие утвержденной информации о режимах работы и отдыха в учреждении или ее несоответствие данным, прописанным в трудовом договоре;
• отсутствие порядка начисления и выплаты зарплаты;
• ошибки в штатном расписании;
• отсутствие тарификации оплаты труда;
• нарушение прав сотрудников при установлении правил работы с личной информацией и персональными данными;
• неправильно составленный трудовой договор.

Это далеко не весь перечень. Чтобы избежать ошибок в кадровой документации, необходимо четко следовать нормативам, законодательным актам и методическим рекомендациям.

Источник: fb.ru

Чек-лист перехода на КЭДО: как выбрать сервис, внедрить его в компанию и организовать сотрудников

С ноября 2021 года в соответствии с ФЗ № 377-ФЗ разрешено работать с кадровыми документами в электронном виде. Ранее мы рассказывали что из себя представляет КЭДО, какие подписи разрешены для подписания кадровых документов и многое другое. В этом материале расскажем как перейти на кадровый электронный документооборот. В условиях кризиса КЭДО – это возможность получить дополнительную выгоду от экономии и ускорить процесс кадрового делопроизводства.

1301 просмотров

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это документооборот в сфере трудовых отношений в электронном формате без создания аналогов в бумажном виде (ч. 1 ст. 22.1 ТК). Также по закону разрешается оцифровать существующие бумажные кадровые документы в электронный вид. Участниками этого процесса являются работодатели, работники и кандидаты на рабочее место.

Перейти на КЭДО может любой работодатель как юрлицо, так и индивидуальный предприниматель. Сфера деятельности и объем штата не имеют значения.

Осуществляется КЭДО с помощью информационной системы работодателя и усиленных электронных подписей. Чтобы перейти на электронный кадровый документооборот необходимо выполнить несколько шагов:

1. Изучить и выбрать документы кадрового делопроизводства, которые компания планирует перевести в электронный вид в первую очередь.
2. Разработать внутренний нормативный акт, который устанавливает правила перехода на КЭДО, чтобы регламентировать электронное взаимодействие.
3. Уведомить всех работников о переходе на электронный кадровый документооборот и получить их согласие на взаимодействие в электронном виде.
4. Организовать процесс выдачи и получения работниками усиленных электронных подписей.
5. Выбрать решение для КЭДО, и внедрить его.
6. Адаптировать процессы КДП под электронный документооборот и перевести уже трудоустроенных сотрудников на КЭДО, а их личные дела в электронный вид.

Безболезненный и быстрый переход кадрового документооборота в электронный вид осуществит DiState с использованием решения “DiState: Кадры”, которое имеет бесшовную интеграцию с 1С и создано для автоматизации кадрового документооборота, командировок, приказов о приеме и об увольнении, отправки отчетности о страховом стаже в ПФР. Так компании будет доступно формирование, передача, хранение, подписание трудовых документов, выдача электронных подписей и многое другое.

О каждом шаге компании к кадровому электронному документообороту рассказываем по порядку:

Шаг 1. Электронные кадровые документы и электронные подписи

На сегодняшний день практически все документы, связанные с трудовыми отношениями можно перевести в электронный вид, кроме тех, где должна стоять рукописная подпись работника (на бумаге): приказ об увольнении; журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда; акт о несчастном случае на производстве.

Каждый документ подписывается определенным видом подписи. Так со стороны компании-работодателя подписывать трудовые документы можно с помощью УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) и УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). Работниками могут быть использованы как УКЭП и УНЭП, так и ПЭП (простая электронная подпись). Подробнее о том, какая подпись необходима для определенного трудового документа читайте здесь.

Шаг 2. Утверждение внутреннего нормативного акта

Компании необходимо подготовить и утвердить локальный акт, который будет регламентировать электронное взаимодействие. В данном документе в соответствии с ч. 2 ст. 22.2 ТК должна быть следующая информация:

• сведения об информационной системе, с помощью которой будет осуществляться кадровый ЭДО;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• перечни электронных документов и категорий работников, которые будут участвовать в КЭДО;
• срок уведомления работников о переходе на данную систему работы и дате внедрения КЭДО.

Также могут быть введены иные правила руководителем для осуществления электронного кадрового делопроизводства: сроки подписания или ознакомления работника с электронными документами; порядок проведения инструктажа; случаи, когда допускается оформление документов на бумажном носителе.

Отметим, что на начальных стадиях перехода на КЭДО компания может не иметь определенного сервиса или информационной системы работодателя. Так во внутреннем нормативном акте она знакомит работников с такой возможностью, а не с конкретной системой.

Шаг. 3. Уведомление работников о переходе на КЭДО

После составления документа необходимо уведомить всех работников о вводе нового формата процесса документооборота и получить их согласие на использование. В указанном локальном акте работодателя будет установлен срок перехода (дата которого по закону должна быть позже даты уведомления работников). Кандидаты на работу также должны быть уведомлены об электронном кадровом документообороте.

При отсутствии письменного согласия считается, что работник/кандидат отказался от электронного взаимодействия в трудовых отношениях. Однако работник имеет право в дальнейшем изменить свой выбор, согласиться или отказаться. Отказ от КЭДО не может повлиять на решение работодателя о приема на работу кандидатов, также из-за этого нельзя уволить работника.

Важно понимать, что при переходе компании на КЭДО эффективность зависит от количества работников, которые согласились на электронный документооборот. В случае, если один работник не согласен с кадровым электронным делопроизводством, то с ним работают по бумажным документам, которые выдаются в течение 3-х рабочих дней с момента поступления заявления.

Шаг 4. Выдать работникам электронные подписи

Так как компания вводит кадровый электронный документооборот она же и берет на себя оформление необходимых подписей работникам. Работодатели могут через собственную ИС выдать простую и усиленную неквалифицированную ЭП, а УКЭП можно оформить через аккредитованный УЦ. При желании работники самостоятельно могут получить ЭП или использовать действующую подпись при подписании документов.

Шаг 5. Выбрать сервис для кадрового ЭДО

Первое, что важно знать работодателю в рамках трудового закона: он должен иметь собственную информационную систему (ИС). Эта система подразумевает электронное пространство, которое позволяет собирать, хранить и передавать информацию компании. Она может быть приобретена работодателем или же действовать на базе цифрового портала “Работа в России”. Подробнее о назначении собственной ИС мы говорили в этом материале.

В рамках этой системы передаются персональные данные работников и конфиденциальная информация, связанная с их трудовой деятельностью, поэтому надежнее иметь локальную ИС, в том числе и для безопасного подписания и обмена юридически значимой электронной кадровой документацией.

Коробочное решение DiState для КЭДО разворачивается на серверах клиента и становится частью всего кадрового процесса компании-заказчика. С платформой “DiState: Кадры” компания получает собственную информационную систему, которая признается законами РФ и интегрирована с порталом “Работа в России”, а также позволяет безопасно вести процессы кадрового электронного документооборота.

Второе, что важно для платформы КЭДО – ее функциональность. В сервисе должны учитываться задачи всех причастных к кадровому процессу.

Так в решении “DiState: Кадры” есть ряд преимуществ для специалистов по кадрам:

• привычная система для работы благодаря интеграционному решению с программами 1С, 1С ЗУП для подписания кадровых электронных документов;
• соблюдение порядка оформления кадровых процедур;
• быстрый поиск информации по электронным документам.

Работник же сможет:

• оформить кадровые документы из любой точки мира;
• запросить и получить справки в личном кабинете;
• быстро и без ошибок заполнить кадровые документы;
• получить доступ к своим кадровым документам в удобном формате.

Используя собственную информационную систему на базе решения “DiState: Кадры” компания может обмениваться документами с работниками и кандидатами без тарификации, а также снизит расходы на хранение архива личных дел. К тому же, система автоматически формирует отчеты СЗВ-ТД по каждому кадровому мероприятию для отправки в Пенсионный фонд.

Шаг 6. Начало обмена документами в КЭДО

Когда все шаги по внедрению кадрового электронного документооборота выполнены, всё, что теперь нужно сделать руководителям и работникам – ознакомиться с системой.

Подписывать, обмениваться и хранить можно все утвержденные в цифре трудовые документы в “DiState: Кадры”, например, приказ о приеме на работу, о переводе, приказ об отпуске и другие:

При нажатии на кнопку “Приказ” формируется приказ на отпуск в 1С, как и с аналогичными документами, после оформления приказа средствами 1С формируется печатная форма в формате pdf, которая прикрепляется к документу. При нажатии на кнопку “Подписать документы” осуществляется подписание кадровых документов, далее они отправляется на вторую подпись работнику. После оформления документ переходит в архив.

Также в решении можно открыть окно сопоставления данных в 1С и в ЭДО со стороны работодателя:

Процесс для сотрудника в «DiState: Кадры» выглядит следующим образом:

Источник: vc.ru

Автоматизация кадрового делопроизводства

Отдел кадров существует в любой компании, и его работа становится всё сложнее по мере роста предприятия и появления новых подразделений и должностей.

Какие вопросы решает отдел кадров?

• Работа с персоналом: поиск, наём, увольнение, переводы внутри компании.
• Работа с внутренними документами: отчёты, учёт рабочего времени, составление личных дел сотрудников, выдача справок и больничных листов.
• Расчёт и начисление заработной платы.
• Работа с внешними документами (налоговая документация).
• Приём и обработка заявлений.

Почему нужно автоматизировать кадровое делопроизводство

Все причины, по которым автоматизация кадрового отдела становится почти неизбежной, можно поделить на 2 группы.

1 — Повышение скорости

Задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует нагрузкам, то нерешённые проблемы накапливаются.

2 — Уменьшение количества ошибок

При работе по старым принципам проверять документы и данные тоже приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки.

Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учёте рабочих часов, заработной платы, налоговых отчислений. Всё это может привести к потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны государственных органов.

«Чистота» документации и всего предприятия в целом в глазах государственных органов – одна из важнейших целей кадрового администрирования и проведения автоматизации.

Вторая не менее важная цель – повысить эффективность работы отдела кадров, от которой напрямую зависит эффективность предприятия в целом.

Преимущества автоматизации отдела кадров

• Ускорение рутинных процессов (автоматическое формирование документов по шаблонам, учёт рабочего времени, начисление зарплаты).
• Упрощение процессов поиска и подбора сотрудников.
• Быстрый учёт и внедрение новых правил работы с документами, правил подачи документов, которые меняются каждый год.
• Появление системы учёта кадров и общей базы данных, куда заносится вся информация. Каждый сотрудник предприятия (соответственно своему уровню доступа) может эту информацию оперативно получить.
• Упрощение самого документооборота отдела кадров. Вместо бумажных документов или файлов Excel работа ведётся непосредственно через интерфейс системы автоматизации.
• Напоминание о приближении сроков подачи документов в налоговые и другие органы.
• Сокращение затрат времени на любые процессы.
• Уменьшение количества ошибок во всех процессах.

Здесь есть несколько затруднений, с которыми желательно разобраться перед тем, как автоматизация учета кадров и документооборота отдела кадров будет запущена в действие.

Сложности при внедрении автоматизации кадрового учёта

Одна из основных сложностей связана с тем, что автоматизация кадрового учета часто подразумевает иной подход к кадровой работе в целом и к отдельным процессам в частности. Чтобы получить желаемый результат, полезно принять во внимание следующее.

Количество согласующих лиц

В идеале, их должно быть как можно меньше. Если сотрудник обращается в кадровый отдел, то происходит контакт «сотрудник – работник отдела кадров». В особых случаях может потребоваться согласование с начальником кадрового отдела, либо с руководителем всего предприятия (или подразделения).

Но чем больше в эту цепочку внедряется разных руководителей и заместителей (например, руководитель отдела, где работает сотрудник, причём таких руководителей может быть несколько на разных уровнях — бухгалтерия, директор; генеральный директор), тем сложнее и дольше становится путь решения каждой задачи.

Формирование отчётов по шаблонам

Такой путь формирования позволяет уменьшить затраты времени, при этом шаблоны будут соответствовать требованиям законодательства. Но для этого придётся переучить персонал, чтобы все документы формировались единообразно.

Разумная автоматизация

Под разумностью понимается необходимость добиться того, чтобы автоматизация кадрового делопроизводства затрагивала только те сферы, которые правда в ней нуждаются.

Поставив задачу «автоматизировать всё что можно», придётся потратить очень много усилий при внедрении, да и впоследствии автоматизация отдельных процессов может не упростить, а усложнить их.

Этапы автоматизации отдела кадров

Любая модернизация бизнес-процессов начинается с целей и задач. Поэтому важно чётко решить, какие трудности нужно преодолеть. Например: повысить скорость работы отдела кадров, избежать задержек в подаче налоговых документов. Далее следуют:

• Подготовка персонала к внедрению системы автоматизации. Это касается как моральной подготовки, так и обучения.
• Выбор системы автоматизации.
• Внедрение системы.
• Тестирование.
• Доработка.
• Начало использования.
• Оценка эффективности автоматизации и внесение доработок.

Особо стоит отметить, что автоматизация делопроизводства отдела кадров неотделима от автоматизации данного отдела в целом, которая также является частью комплексной автоматизации компании. По этой причине есть смысл с самого начала работать «на перспективу»: если идея автоматизации зародилась именно в отделе кадров, то впоследствии её полезно расширить на всю компанию. Если же другие отделы и бизнес-процессы уже автоматизированы, то автоматизация управления кадрами должна быть с ними интегрирована для достижения лучшего результата.

Типы систем автоматизации

Тот или иной тип системы автоматизации выбирается в зависимости от того, насколько крупным является предприятие, какие задачи планируется решить и требуется ли в дальнейшем интегрировать систему автоматизации делопроизводства кадрового отдела на другие подразделения компании.

1. Кастомные разработки. Это программные продукты, способные решать только отдельные задачи. Например, вести учёт рабочего времени.
2. Коробочные программные продукты, способные решать более широкий спектр задач.
3. HRM-модули для уже внедрённых на предприятиях ERP-систем.
4. Специализированные HRM-системы. Они способны оперировать большим комплексом информации и предоставить ещё более широкий перечень функционала.
5. BPM-системы, подразумевающие комплексную автоматизацию всего предприятия и в частности отдела кадров.

В чём недостатки перечисленных систем автоматизации?

Для всех этих систем характерны следующие недостатки:

• Высокая стоимость внедрения. Стоимость внедрения всегда ощутимо больше, чем заявленная стоимость ПО, потому что нужно учесть ещё затраты на кастомизацию, интеграцию с другими корпоративными системами, используемыми в компании, и другие услуги IT-специалистов.
• Долгий и сложный путь внесения изменений. Обычно требуется не только помощь IT-отдела, но и контакты с разработчиками.
• Не всем сотрудникам будет просто разобраться с ПО.
• Возможность трудоустройства в отдел кадров людей, не умеющих работать с этим ПО, окажется под вопросом.

По этой причине автоматизация кадрового делопроизводства компании и деятельности отдела кадров в целом должна выполняться с учётом перспективы: чтобы через несколько месяцев (лет) не потребовалось затрачивать много времени и средств на оптимизацию. И чтобы не попасть в «ловушку автоматизации» – ситуацию, когда расходы на неё очень велики и постоянны, отказаться от существующей системы нельзя, потому что на ней работает весь отдел кадров, притом что работать с данной системой не слишком удобно.

Когда внедряется автоматизация кадровых процессов, полезно смотреть на ситуацию шире и задумываться либо о распространении автоматизации на все отделы либо интеграции автоматизации отдела кадров и других подразделений.

Чаще всего автоматизация компании проводится комплексно. Это требует заметных усилий, но впоследствии при грамотном подходе они себя оправдывают. Покупка «коробочного» продукта решает проблемы сегодняшнего дня, но впоследствии, когда повысятся требования к ПО, или же возникнет желание провести интеграцию, во многих случаях это окажется невозможно.

Low-code системы

Основные особенности Low-code систем – в следующем:

Решение на базе Comindware Business Application Platform

Comindware Business Application Platform — одна из первых российских систем для создания бизнес-приложений, относящихся к классу программного обеспечения Low-code. В основе платформы — управление процессами (BPMS), кейсами (ACM), задачами плюс социальное взаимодействие. На данное платформе можно автоматизировать любые бизнес-задачи, включая весь спектр HR-процессов. Начать можно с внедрения типового решения для автоматизации кадрового делопроизводства на базе Comindware Business Application Platform.

Такое решение автоматизирует следующие бизнес-процессы:

• Подбор кандидатов, оформление в штат, увольнение.
• Работа с отпусками, командировками, больничными.
• Аттестация и оценка эффективности персонала.
• Организация корпоративного обучения.
• Выдача справок.
• Учёт рабочего времени, начисление зарплаты.

Данное решение легко интегрируется с ERP, SAP и другими корпоративными системами предприятия, если они имеются. Впоследствии решение на базе Comindware Business Application Platform легко расширяется до нужного функционала силами штатных сотрудников.

Важным достоинством является работа с интерфейсом программы в браузере, без необходимости устанавливать ПО на компьютер. Доступно внесение и получение информации с помощью мобильных устройств.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: www.comindware.ru

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

КДП на предприятии — это деятельность, целью которой является разработка, оформление и ведение бумаг по персоналу. К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

• в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
• грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
• если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

• штатное расписание (в случае приема сотрудников на определенные должности);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• трудовые договоры, допсоглашения к ним;
• приказы о приеме, увольнении, перемещениях, отпусках;
• личные карточки Т-2;
• трудовые книжки на всех работников;
• журнал учета движения трудовых книжек;
• график отпусков;
• табели учета рабочего времени;
• положение об обработке персональных данных работников.

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе.

Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику.

Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено».

Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий.

Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца.

В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены.

На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

1. На кого возлагались эти обязанности.
2. Была ли проведена специальная оценка по условиям труда.
3. Есть ли вредность на предприятии.
4. Ведутся ли журналы учета кадровых документов.
5. Есть ли приказы на командировки.
6. Менялись ли фамилии у сотрудниц.
7. Правильно ли оформлены документы на декретниц.

Особое мнение

Евгений Полубояров
Эксперт по кадровому аудиту, соучредитель компании «КАДРИУМ»
Я бы отметил два главных фактора риска плохого ведения КДП в компании:
1. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда.

Общая сумма административных штрафов, взысканных Государственной инспекцией труда в городе Москве за 9 месяцев 2018 года с юридических и должностных лиц, увеличилась на 13 %, по сравнению с аналогичным периодом 2017 года и составила 176 млн 784 тыс. руб. (информация взята с сайта ГИТ города Москвы). В регионах цифры, конечно, скромнее, но тоже весьма значительные. Так, в Саратовской области за 11 месяцев 2018 года общая сумма наложенных штрафов составила 46 млн рублей.

2. Трудовые споры с работниками.

Основные материалы при рассмотрении споров работников и работодателей в суде — это кадровые документы. Неграмотное оформление приема на работу и несоблюдение процедур наложения административного взыскания или увольнения делает компанию уязвимой в суде и заканчивается восстановлением работника, оплатой вынужденного простоя, морального ущерба и штрафов.

Источник: clubtk.ru