Календарь outlook что это за программа

Секреты Outlook. Календарь и личное расписание

Для управления личным временем в Outlook используется раздел «Календарь». В календаре пользователи могут сохранять различные события, еще называемые в терминах Outlook встречами. На стандартной панели инструментов размещены кнопки, с помощью которых можно управлять режимом отображения календаря. Возможные варианты просмотра — день, неделя, месяц.

Для добавления элемента календаря достаточно щелкнуть дважды на строке, соответствующей времени будущего события. В появившемся окне необходимо указать тему, время его начала и конца. Отметив переключатель «Оповещение» можно указать появление всплывающего окна за указанное время до наступления события.

Создание нового события в Outlook.

Каждое событие может принадлежать какой-то категории. Для того, чтобы присвоить событию категорию, следует воспользоваться кнопкой «Категории» в окне создания события. Появится окно для отбора категории. Здесь можно отметить переключатели рядом с названиями тех категорий, к которым будет отнесено событие.

Microsoft Outlook. Весь функционал за 25 минут

Управление списком категорий.

Стандартный список категорий можно дополнить своими. Для этого предназначена кнопка «Главный список категорий». В открывшемся окне в строке «Новая категория» можно ввести ее название и после нажатия кнопки «Добавить» она появится в списке категорий.

Добавление новой категории.

Для настройки периодически повторяющегося события можно воспользоваться кнопкой «Повторение». В окне «Повторение встречи» можно изменить ранее заданное время встречи. А также в разделе «Повторять» можно настроить период повторения. Событие в Outlook будет повторяться ежедневно в указанное время (при этом можно задать повторение каждый день, либо каждый рабочий день), а также еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Кроме этого, возможно задать пределы повторений — например, событие может быть повторено определенное количество раз, либо выполняться до какой-то даты.

Настройка повторения события.

На вкладке «Планирование» размещены дополнительные параметры планирования рабочего времени. Обратите внимание, что занятые часы на этой вкладке выделены синим цветом. Например, здесь можно настроить автоподбор свободного времени рабочего дня. Для этого предназначена кнопка «Автовыбор». В результате после ее нажатия система сама определит «окно» в рабочем графике и именно на это время назначит новое событие.

Средство «Автовыбор» позволит системе самой определить свободное время.

MS Outlook позволяет планировать собрания. Этот элемент похож на обычное событие, но при этом всем участникам собрания генерируются электронные письма, в которых сказано о будущем событии.

Для создания собрания необходимо при создании нового элемента календаря нажать кнопку «Пригласить участников». В верхней части окна события появится новая строка, а рядом с ней — кнопка «Кому», нажатие на которую откроет окно «Выбор участников собрания». В этом окне вначале необходимо выбрать источник адресов, возможно использовать для этой цели раздел «Контакты», либо адресную книгу MS Outlook. Дальше необходимо выбрать имя участника и нажать кнопку «Обязательный» или «Необязательный». Имя появится в соответствующей строке.

Курс по Outlook. Урок 13. Обзор и настройка календаря в Outlook

Добавление участников собрания.

Воспользовавшись кнопкой «Дополнительно» можно произвести поиск адреса или создать новый элемент списка контактов. После ввода адресов необходимо нажать кнопку «Отправить» и письмо будет отправлено по всем указанным адресам. После успешной отправки его можно будет найти в папке «Отправленные» раздела «Почта» Microsoft Outlook, кроме этого, в календаре появится еще одна запись — уведомление о собрании. Остальные параметры формирования собрания такие же, как и при создании обычного события.

Еще один элемент календаря MS Outlook — событие на целый день. Создать его можно, воспользовавшись одноименным пунктом меню «Действия».

Источник: old.computerra.ru

События календаря Outlook. Мероприятия, встречи, собрания и задачи.

Программа MS Outlook широко известна как почтовый клиент. С ее помощью выполняют отправку и получение писем, хранят информацию о контактах, применяют группы контактов для массовой рассылки. Однако этим возможности Outlook не ограничиваются. Данная программа с успехом может применяться и применяется в качестве корпоративного органайзера.

Планированию рабочего времени помогают календари в Outlook. События в календаре Outlook могут быть самыми разными. Это и непосредственно события, и собрания, и встречи, и задачи. Как же создать в Outlook собрание и другие мероприятия для их планирования?

В Outlook информация о списке запланированных задач одного участника становится доступной для других участников автоматически. Работа с мероприятиями в Outlook позволяет без лишних усилий организовать взаимодействие между участниками. Используя возможности программы, сотрудники организации в реальном времени отслеживают работу своих коллег. Руководитель организации, применяя возможности календаря в Outlook, контролирует выполнение подчиненными обязанностей в интерактивном режиме, без необходимости личного присутствия. Программа Outlook предлагает в качестве вариантов назначений встречи, собрания и события.

Создание встреч в Outlook.

Используем календари в Outlook. Чтобы создать встречу, необходимо выделить нужный день в календаре и дать команду «создать встречу». После этого требуется указать время встречи, ее название и описание, место для проведения, а также задать при необходимости периодичность повторения. К повторяющимся элементам можно отнести такие регулярные встречи и задачи, как еженедельное совещание.

Встречи отличаются тем, что для них не резервируются ресурсы, но могут приглашаться участники. В то же время для них резервируется время в календаре, в ходе которого сотрудник становится недоступен для выполнения других заданий. Примером встречи могут быть переговоры с клиентом. Имеется возможность создавать вложения в виде документов, с которыми надо ознакомиться перед или во время встречи.

Присутствует способ задать отображение календаря пользователя другим участникам с указанием времени встречи как занятое время данного сотрудника. При просмотре календаря другими участниками блоки времени данного пользователя, выделенные на встречу, отображаются как недоступные. Время указывается самим пользователем как занятое или доступное при планировании встречи. Встречи нулевой длины могут отображаться для других пользователей как свободное время, время под вопросом в виде штрихованного блока либо как время отсутствия на работе. В последнем случае блок времени отобразится с заполненным индикатором доступности и затененным фоном встречи.

Встречи могут планироваться как в личном календаре, так и с помощью получения от других пользователей прав на планирование или редактирование встреч в чужих календарях.

Кроме этого, любая встреча может быть помечена как частная. Такая встреча не будет отображаться для других пользователей даже при наличии доступа к личным папкам данного пользователя.

Календари Outlook. Использование собраний.

Собрание – это встреча с привлечением нескольких участников или привлечением ресурсов. Для собраний, как обычных, так и сетевых, можно рассылать приглашения участникам, резервировать различные ресурсы в виде помещения, компьютеров, проекторов, интерактивных досок, а также любого другого, в том числе виртуального, оборудования, необходимого для проведения собрания.

Чтобы создать собрание, выбирают в календаре день, на который запланировано собрание и дают соответствующую команду. Созданное приглашение на собрание автоматически подразумевает его отправку его участникам. Этим оно отличается от встреч, где отправка приглашения не обязательна.

При создании собрания требуется определить список приглашаемых лиц. Если собрание проводится на постоянной основе, например, с сотрудниками филиала или дочерней организации, то удобно применять списки контактов. Необходимо также определить время поведения собрания, а также необходимые ресурсы. Привлечение ресурсов на собрания выполняется так же, как приглашение пользователей.

Ответы на отправленные приглашения на собрание направляются в папку Входящие. После создания собрания можно расширять круг приглашенных, а также переносить собрание на другую дату простым перетаскивание в календаре либо редактированием.

События в Outlook.

В отличие от встреч и собраний, событие представляет собой мероприятие с возможной длительностью свыше 24 часов. Это может быть командировка, отпуск, выставка, семинар. Событие происходит в общем случае однократно и длится от одного до нескольких дней. Существуют и ежегодные события, в частности, праздничные дни, подготовка к ежегодным мероприятиям или годовщины.

В любом случае события будут указаны в календарях, но время для них не задается. В верхней части дат, выделенных для события, будет указано его название, которое называется заголовком. Он относится ко всем дням, на которые событие назначено.

Время встречи, запланированной на целый день, для других пользователей, просматривающих ваш календарь, помечается как занятое. С другой стороны, время обычного или ежегодного события отображается как свободное. Если событие будет происходить в течении одного дня, создают событие на день. Если событие планируется на несколько дней, то создают повторяющееся событие.

Вариантом события является задача. В отличии от события, задача имеет заданный результат. Она не отображается непосредственно в календаре и видна только в списке задач. Кроме этого, для задачи указывается даты начала и окончания, но не время. Имеется возможность указать статус выполнения задачи, и так же сделать пометку о ее завершении.

Рассылка информации о мероприятиях.

Информацией о любых мероприятиях можно поделится с другими участниками. Для встреч и собраний можно организовать рассылку с приглашением на мероприятия. Кроме этого, их можно сохранить в формате iCalendar или vCalendar и послать нужному участнику или руководителю по электронной почте.

Имеется дополнительная возможность назначить выполнение задачи другому участнику либо создать специальное поручение на выполнение определенной задачи.

Получив такое сообщение, пользователь может добавит календарь участника к своему календарю. Таким образом, появляется возможность отслеживать занятость сотрудника в определённые часы и дни.

Календари в Outlook предоставляют все возможности для организации рабочего времени и его планирования с привлечением как одного участника, так и целой команды. В итоге использование данной программы значительно сокращает время на организацию работы. Она прекрасно помогает распределить время работы с учетом планируемых действий.

понравилось 224 Не нравится 28
489 0 0 cookie-check События календаря Outlook. Мероприятия, встречи, собрания и задачи. no

Похожие записи:

• Особенности настройки почты в Outlook 2019.
• Применение цифровых подписей в MS Outlook.

Источник: office-study.ru

Раздел Календарь в Outlook

Для начала работы с календарем в Outlook необходимо в области навигации кликнуть на Календарь.

Вкладка Главная содержит основные команды, необходимые для работы с календарем.

Вкладка Отправка и получение — неизменно во всех разделах Outlook.

Вкладка Папка расширенные функции для работы с календарем.

Вкладка Вид — способ отображения вашего календаря.

Создание события в календаре Outlook

Для того, чтобы создать новое в календаре, находясь в разделе Календарь необходимо на вкладке Главная выбрать, какое событие вы хотите создать

Это приведет к открытию нового окна, в котором осуществляется создание события.

В данном окне также представлен ряд вкладок: Файл, Вставка, Формат текста, Рецензирование.

В поле Тема указывается название события.

В поле Место — место его проведения.

В полях Время начала и Окончание указывается дата и время, в которые будет происходить событие. Для того, чтобы назначить событие на какой-то день без указания конкретного времени, необходимо поставить галочку Целый день.

В самое нижнее поле вводится описание события.

После создания события необходимо нажать на кнопку Сохранить и закрыть, расположенную в левом верхнем углу.

Создание встреч в календаре Outlook

Для того, чтобы создать встречу в Outlook необходимо перейти в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать встречу и заполнить появившееся окно:

Вы можете указать время начала и окончания мероприятия,настроить его повторение и сделать другие настройки.

Встречи — это мероприятия, которые появляются в календаре Outlook.

Создание собраний в календаре Outlook

В отличие от встреч, собрания в Outlook подразумевают присутствие на них других участников.

Чтобы создать собрание необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать собрание и заполнить появившееся окошко:

Созданное собрание будет добавлено в ваш календарь, а также направлено другие участникам.

Рабочее время в Outlook

В календаре Outlook вы можете указать границы своего рабочего времени.

Для этого необходимо перейти на вкладку Файл — Параметры — Календарь и в разделе Рабочее время указать время начала и окончания вашего рабочего дня:

Создание нескольких календарей в Outlook

Для удобства работы в Outlook вы можете создать несколько календарей. Для этого необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Открыть календарь и выбрать пункт Создать новый пустой календарь.

В появившемся окне необходимо ввести имя нового календаря и нажать ОК.

Совместное использование календарей в Outlook

Outlook позволяет использовать календари совместно с другими пользователями.

При этом вы можете поделиться:

• полной информацией, содержащейся в календаре;
• информацией о занятом и свободном времени (без деталей);
• только информацией о доступном времени.

Для того, чтобы поделиться календарем необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная выбрать кнопку Отправить календарь по электронной почте.

В появившемся окне необходимо указать требуемые параметры, после чего вы сможете выбрать получателя и отправить календарь.

Расписание ближайших групп:

Источник: sreda31.ru

Как управлять (и осваивать) свой календарь Outlook

Вы можете выйти за рамки простого принятия, отклонения или получения напоминаний из своего календаря и управлять своим понедельником по пятницу. Взгляните на эти параметры календаря Outlook, чтобы узнать, как это сделать.

• Параметры календаря Outlook
• Встреча в Outlook и параметры планирования

Параметры календаря Outlook

Как быстро увидеть свой календарь с любого экрана Outlook

Чтобы быстро просмотреть свой календарь:

1. Наведите указатель мыши на значок календаря.
2. Читайте ваши предстоящие встречи и встречи и просматривать ежемесячный календарь.
3. Выберите день в календаре для просмотра повестки дня.
4. Выберите Dock the peek, чтобы закрепить этот обзорный вид на панели задач в правой части экрана.

Как просмотреть два часовых пояса в одном календаре

Чтобы увидеть несколько часовых поясов:

1. Нажмите на вкладку « Файл » на ленте навигации.
2. Выберите Параметры .
3. Выберите Календарь .
4. Перейдите в раздел « Часовые пояса ».
5. Установите флажок Показать второй часовой пояс .
6. Выберите метку для второго часового пояса.
7. Выберите часовой пояс.
8. Нажмите Поменять часовые пояса, чтобы переключить дополнительный часовой пояс на основной.
9. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.

Как удалить вторичный часовой пояс

Чтобы удалить часовой пояс:

1. Нажмите на вкладку Файл .
2. Нажмите Опции .
3. Выберите Calander .
4. Найдите раздел часовых поясов.
5. Снимите флажок « Показать второй часовой пояс».
6. Нажмите OK, чтобы закончить.

Как создать вторичный календарь

Чтобы создать другой календарь:

1. Доступ к вашему календарю Outlook.
2. Нажмите на вкладку » Главная» в ленте навигации.
3. Нажмите « Открыть календарь» в разделе «Управление календарем».
4. Выберите « Создать новый пустой календарь» .
5. Введите имя нового календаря в окне « Создать новую папку» .
6. Выберите текущий календарь в разделе « Выбор места для размещения папки ».
7. Нажмите ОК .

Новый календарь будет доступен с левой стороны, под Моими календарями. Убедитесь, что вы выбрали его для просмотра. Вы можете удалить этот календарь, щелкнув правой кнопкой мыши запись в разделе «Мои календари» и выбрав «Удалить календарь».

Как распечатать пустой календарь

Чтобы распечатать календарь:

1. Создайте новый календарь, как описано выше.
2. Выберите новый календарь в разделе « Мой календарь» .
3. Отмените выбор существующего календаря.
4. Нажмите « Файл» на ленте навигации.
5. Нажмите на Печать .
6. Выберите стиль календаря в настройках. (Используйте ежемесячный стиль для ежемесячного календаря).
7. Выберите Печать .

Как открыть календарь внутри и за пределами вашей организации

Чтобы поделиться календарем Outlook:

1. Выберите Календарь .
2. Перейдите на вкладку « Главная » на ленте навигации.
3. Выберите « Поделиться календарем» в группе «Поделиться».
4. Введите имя получателя в поле «Кому».
5. Используйте раскрывающийся список сведений, чтобы выбрать уровень сведений, к которым получатель имеет доступ.
6. Нажмите Отправить .

Как изменить разрешения общего календаря

Чтобы изменить разрешения календаря:

1. Нажмите Календарь .
2. Выберите вкладку « Главная ».
3. Нажмите на Права доступа к календарю в группе «Поделиться».
4. Выберите вкладку « Разрешения ».
5. Выберите предполагаемого получателя.
6. Выберите уровень разрешений из списка.
7. Выберите конкретные параметры чтения.
8. Выберите конкретные параметры записи.
9. Нажмите « Удалить», чтобы прекратить публиковать календарь.

Как отправить свой календарь по электронной почте

Чтобы отправить календарь по электронной почте:

1. Нажмите на календарь .
2. Выберите Дом на ленте.
3. Выберите Календарь электронной почты из группы.
4. Выберите календарь, чтобы поделиться.
5. Выберите диапазон дат, которым вы хотите поделиться. (Ваши варианты: Сегодня или Следующие 7 дней .)
6. Установите уровень детализации, которым вы хотите поделиться.
7. Выберите Показать в разделе «Дополнительно».
8. Выберите стиль макета электронной почты.
9. Введите имя получателя в поле «Кому».
10. Введите в своем сообщении.
11. Выберите Отправить .

Получатель получает как файл iCalendar (.ics), так и базовый снимок вашей доступности. С помощью файла .ics они могут открыть его как новый календарь в Outlook. Это позволяет им легко перетаскивать встречи в любой календарь. Если вы хотите запретить доступ к определенным встречам, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на встрече и выбрать «Личные».

Как создать группу календарей

Чтобы создать группу календарей:

1. Нажмите на значок календаря .
2. Нажмите на вкладку « Главная » на ленте.
3. Нажмите « Группы календарей» в группе «Управление календарем».
4. Выберите Создать новую группу календарей .
5. Введите имя для календарной группы.
6. Нажмите ОК .
7. Выберите членов группы из списка адресов.
8. Нажмите ОК .

Чтобы удалить группу, просто щелкните правой кнопкой мыши группу и выберите « Удалить группу» .

Встреча в Outlook и параметры планирования

Как запланировать встречу

Чтобы запланировать встречу Outlook:

1. В режиме просмотра календаря нажмите Домой на ленте навигации.
2. Нажмите на Новое собрание в разделе Новый.
3. Введите нужных участников в поле «Кому».
4. Введите цель встречи в поле темы.
5. Введите место встречи в поле местоположения.
6. Выберите время начала
7. Выберите время окончания.
8. Введите любые данные в окне сообщения приглашения на собрание.
9. Выберите дополнительные параметры, такие как необходимые вложения, диаграммы или таблицы, на вкладке «Вставка».
10. Выберите Отправить, чтобы закончить.

Как использовать помощник по планированию

Чтобы использовать помощник по планированию Outlook:

1. Выберите « Новое собрание» в разделе «Новое» на вкладке «Главная».
2. Нажмите на вкладку Встреча .
3. Выберите Помощник по планированию в группе Показать.
4. Нажмите Добавить участников в левом нижнем углу окна.
5. Введите имена получателей, чтобы найти их.
6. Выберите правильное имя из списка результатов адресной книги.
7. Выберите Обязательно, Необязательно или Ресурсы для каждого получателя.
8. Нажмите ОК .
9. Используйте свободную сетку, чтобы найти оптимальное время для встречи.
10. Нажмите на период времени, чтобы выбрать.
11. Используйте панель « Поиск комнат» для просмотра рекомендуемого времени и доступных комнат.
12. Нажмите Отправить, чтобы пригласить.

При создании приглашения на собрание в Room Finder включается календарь с легендой, которая указывает, какое время и даты являются оптимальными для всех участников. Лучшие дни (хорошие) отображаются белым цветом, хорошие дни — голубым, а плохие — средним. Нерабочие дни окрашены в серый цвет.

Создавая встречи и встречи в календаре, вы можете использовать простой язык для выбора дат. Вместо того, чтобы искать дату, вы можете быстро сказать «на следующей неделе», «завтра» или «через 4 дня».

Одним из самых простых способов создать встречу или собрание, связанное с электронной почтой, является перетаскивание. Просто нажмите и перетащите соответствующее сообщение на значок календаря. Вы также можете перетащить встречу на значок Почта, чтобы добавить сведения в новое сообщение.

Как создать приглашение на собрание из электронной почты

Чтобы создать приглашение на собрание из электронной почты:

1. Откройте сообщение электронной почты в вопросе.
2. Нажмите на вкладку « Сообщение » на ленте навигации.
3. Выберите « Встреча» в группе «Ответить».
4. Выберите дату и время встречи.
5. Нажмите Отправить, чтобы отправить запрос.

Как удалить несколько встреч

1. Нажмите на значок календаря .
2. Выберите вкладку « Вид » на ленте.
3. Выберите « Изменить вид» в группе «Текущий вид».
4. Выберите Список .
5. Нажмите на все элементы, которые применяются. (Удерживая клавишу CTRL, щелкните, если они не находятся рядом.)
6. Нажмите Удалить, чтобы удалить.

Как автоматически принимать или отклонять приглашения на собрания.

Для автоматического ответа на приглашения на собрания в Outlook:

1. Нажмите на файл на ленте.
2. Выберите Параметры .
3. Перейдите в раздел «Автоматически принять или отклонить».
4. Нажмите на Автопринятие / Отклонение .
5. Выберите представленные варианты принятия или отклонения.
6. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно автоматического принятия или отклонения
7. Нажмите OK, чтобы закончить.

Завершение

Календарь Outlook может помочь вам контролировать свое расписание и предоставляет возможности совместной работы для вашей команды. Как вы настроили свой календарь Outlook? Дайте нам знать об этом в комментариях

Источник: gadgetshelp.com