Система управления проектами (таск менеджеры) широко используется IT компаниями. Эти программы привлекают их, так как позволяют осуществлять централизованное планирование и оперативный контроль выполнения задач, а так же позволяют рассчитывать время выполнения задач, выполнять соглашения SLA, рассчитывать параметры эффективности KPI, синхронизировать действия нескольких команд, занимающихся разными этапами проекта. Программы обеспечивают связь отделов внутри компании и общение с внешними контрагентами.
Это ПО автоматизирует поддержку пользователей (предоставление прав доступа, контроль общения по почтовым ящикам, работа с ресурсами бэк-офиса), освобождая от выполнения рутинных операций, экономя время и позволяющие более эффективно решать текущие задачи.
Таск менеджеры позволяют руководителям отделов IT компаний автоматизировать рабочие процессы, создавать авторские формы, осуществлять настройку маршрутизации и согласования.
Топ 13 сервисов для управления задачами и проектами | Приложения для продуктивности
Разработчиков, эти программы избавляют от большинства однообразных операций, таких как, например, минификация или объединение скриптов, юнит-тесты, постоянное обновление страницы, с целью просмотра изменений от действия скрипта.
Рассмотрим преимущества и недостатки распространенных сервисов управления проектами: JIRA, Trello, Slack, Basecamp Asana.
JIRA
Система JIRA обеспечивает автоматическое управление любым проектом в компании любого размера и отслеживает сбои в графике выполнения проекта.
Настройка JIRA и специальные фильтры позволяют каждому работнику компании и руководителям всех уровней обмениваться между собой информацией. Новый работник или руководитель вовлекается в любой этап проекта или в любую группу, где фиксируется выполняемая им задача и отслеживаются поставленные сроки.
Совместное редактирование файлов позволяет работать отдельной рабочей группе в одном файле и отслеживать обновление и прогресс каждой задачи команды.
JIRA позволяет просматривать весь процесс работы разработчиков проекта, выявлять препятствия его реализации, определять возникающие ошибки в использовании JIRA клиентами и их быстрое устранение.
Положительные моменты:
- Возможность создания своих workflow-схем;
- Возможность настройки видимости полей, включая дополнительную атрибутику дела;
- Много красиво иллюстрированных икон и заготовок для формирования статистических отчетов по баговым фильтрам;
- Интерфейс JIRA на русском языке;
- Возможность выбора адреса получения отчетов по каждому заданию — через worklog или как просто комментарий, с регулировкой уровня прозрачности и подсветки по каждому комментарию;
- Возможность ранжировать задания по типам;
- Можно определять важность заданий и определять подзадания (SubTask) для каждого задания, в виде одноуровневого дерева;
- Возможность определения, кто должен получить оповещение на каждое событие (пользователь, исполнитель, группа, руководитель проекта и т.д);
- Оформление подписки на получение заданных результатов;
- Возможность установки между запросами и заданиями любого количества и типов связей;
- Возможность интеграции с CVS, для совместной работы над одним проектом нескольким разработчикам;
- Легкая и быстрая установка JIRA.
- Хранение данных на сервере и в облаке;
- Как аренда, так и покупка начинается от 10 долларов США.
Отрицательные моменты:
- Зависимости отображаются как список, а не в форме диаграммы;
- Нет ключевых слов, флагов и связанной с этим функциональностью;
- Простой интерфейс;
- Нет мобильных и пробных версий.
С системами JIRA управление проектами становиться наглядным и легким.
Trello
Система Trello получила распространение у компактных команд, так как эта система управления проектами наделена минимально необходимыми инструментами, достаточными для ведения маленьких проектов.
Бесплатная версия (Freemium) обладает таким минимальным пакетом, но в любой момент можно оплатить аренду и расширить возможность программы.
Разработчики программы предоставили доступ к интерфейсу для программирования приложений API.
Основой этого сервиса является японская система управления Канбан, заключающаяся в выполнении любой работы точно и в срок, при условии правильности задания исходных данных и распределения ресурсов.
Положительные моменты:
- Простота и доступность;
- Вопрос к программе Trello как пользоваться не возникает, благодаря интеллектуально понятному интерфейсу.
- Лаконичные чаты и доски Trello «что сделать», «что делается», «что сделано»;
- По наступлению события – получение уведомления;
- Для нашей страны разработана Trello русская версия;
- Функция Trello календарь добавляет наглядности в календарное планирование;
- Наличие бесплатной версии и аренда расширения от 8-ми до 20-ти долларов США в месяц.
Отрицательные моменты:
- Небольшой набор инструментов и функционал программы;
- Работа только в облаке;
- Наличие только мобильных версий;
- Расширения предоставляются только в аренду.
Веб-приложение Trello поможет выполнить работу в срок без особой детализации проекта.
Slack
Сервис Slack создавался для организации коммуникации и именно с этим он отлично справляется, поэтому он выбирается небольшими командами, как бесплатное и простое решение. В программе нет визуальных «заметок», «проектов» и «досок», так как главным назначением Slack — это чат. Используя этот сервис, руководитель группы может создать различные каналы общения, давая к ним доступ одной группе и ограничивая доступ другой группы пользователей. Slack чат избавляет администратора группы от чтения или прослушивания всех обсуждений рабочих моментов, не пропуская итоговую информацию.
Slack боты позволяют подогнать функционал этой программы под любые нужды пользователя, ведь таких ботов уже больше 175. К сожалению, не все они русифицированы.
Положительные моменты:
- В облаке выделяется бесплатно 5 Гб на одну команду;
- Версия Slack на русском языке добавляет популярности программе в нашей стране;
- Очень удобный интерфейс;
- Продуманная Slack интеграция позволяет интегрировать программу в более 100 популярных сервисов, как дополнительный продукт, но только в платной версии;
- Свободный доступ любого пользователя к архиву сообщений;
- Настраиваемая функция Slack мессенджер позволяет получать уведомления по наступлению запланированного события.
Отрицательные моменты:
- Программа не может называться системой управления проектами из-за своей простоты;
- Программа может использоваться только как хороший вспомогательный сервис, хотя ею ежедневно пользуются более 1 млн. пользователей;
- Бесплатная версия позволяет подключить неограниченное количество пользователей, но интегрируется только с десятью внешними сервисами, а поиск в архиве ограничен всего 10 тысячами сообщений;
- Платная месячная подписка (Standard и Plus) за 7 и 12 долларов США за пользователя, только снимает ограничения и увеличивает права доступа, т.е. – практически никакой пользы для маленькой команды.
Главное предназначение Slack – это обеспечение удобного обсуждения и хранение идей и файлов, с быстрым доступом к ним.
Basecamp
Сервис Basecamp позволяет управлять проектом, добавлять новых участников, определять их роли, ставить задачи, следить в онлайн режиме за ходом исполнения проекта, загружать текстовые файлов и изображения, ну и конечно, все комментировать.
В последней, третьей версии, сняты ограничения на количество проектов для всех тарифных планов. Появилась возможность назначить одновременно нескольким сотрудникам одну задачу. Улучшена работа чатов, и частных (пингов), и групповых (campfire). Чаты с клиентами выделены в отдельные группы.
Если Вы получили basecamp бесплатно, то в Вашем распоряжении появился хороший инструмент для управления проектом, но с очень ограниченными возможностями. Подогнать программу под свои нужды Вы сможете, взяв в аренду расширения на официальном сайте.
Существует узкоспециализированная утилита basecamp garmin на русском языке, разработанная для работы с трехмерными картами в навигаторах компании Garmin.
Положительные моменты:
- Простота пользования;
- Интуитивно понятный интерфейс;
- Возможность интегрироваться в популярные сервисы;
- Для преподавателей и студентов действует скидка;
- Возможность разработки самостоятельных дополнений, через доступ к API.
- Программу basecamp скачать можно совершенно бесплатно;
- Есть мобильные версии;
- Версия basecamp на русском языке добавляет популярности программе в нашей стране;
- Опросы команды (check-in) в автоматическом режиме;
- Установки времени отдыха, в которое Basecamp не шлет оповещения;
- Наличие кнопки «Applause» (аплодисменты) в постах;
- Формирование таймлайн проектов (линейки времени).
Отрицательные моменты:
- Очень ограниченный набор услуг в бесплатной версии;
- Трудности в подстраивании под себя веб-версии;
- Сервис имеет множество возможностей, ненужных для маленьких проектов.
- Программу basecamp купить не представляется возможным, так как она предоставляется только в месячную аренду от 29 до 250 долларов США.
Asana
Сервис Asana помогает организовать работу проектной команды в пределах сервиса, за счет применения удобных списков задач. Все разворачивается на встроенном рабочем столе. Сервис позволяет пользоваться API. Есть мобильные приложения. О сервисе Asana отзывы самые положительные.
Положительные стороны:
- Разнообразная функциональность и хорошая детализация;
- Задачи можно ставить в несколько уровней;
- Удобный и красивый интерфейс;
- Система подходит для больших и малых проектов;
- Возможность ранжировать задания по приоритетности;
- Система комментирования и связи с коллегами очень удобная;
- Asana русская версия добавляет популярности программе в нашей стране;
- Есть бесплатная версия и программу Asana скачать можно совершенно бесплатно.
Отрицательные моменты:
- Отсутствует локальная версия программы;
- Сервис нельзя купить, так как он предоставляется только в месячную аренду от 8 долларов США.
У сервиса Asana обзор занимает немного места, но, несмотря на это, программа пригодится как большим, так и малым командам, занимающимся одним или несколькими проектами. У программы Asana аналоги не могут отвоевать ее приверженцев из-за ее функциональности и простоты.
Рассмотренные системы управления проектами не единственные. Разработано много аналогичных программ и при выборе программы, нужно обратить свое внимание на программы с баг-трекерами и большим количеством инструментов, если проект технически сложный. Ну а если нужно только упростить и оптимизировать коммуникацию, а так же систематизировать процесс работы над проектом, то хватит и более простой программы.
В компаниях других направлений деятельности, таск менеджер используется как система управления бизнесом. Эту программу руководство компаний использует когда:
- У компании много запущенных проектов и, по мнению руководства, персонал очень медленно их воплощает;
- Допускается много ошибок из-за недостаточного контроля;
- Ощущается недостаток управленческого персонала, но расширение штата нежелательно;
- Руководству трудно контролировать все процессы в компании;
- Все решения принимаются в ручном режиме
Решение о переходе на управление бизнес проектами с помощью специальных компьютерных программ принимает руководство компании в случаях, когда специальный человек (менеджер проекта), распределяющий задачи и контролирующий их выполнение, не справляется с этими обязанностями чисто физически.
Для выполнения этих процессов созданы управляющие онлайн-инструменты (Project management software) дающие возможность контролировать через Интернет любой этап выполнения проекта.
Источник: venyoo.ru
Обзор самых популярных систем для управления проектами
Система для управления проектами может сильно повлияет на продуктивность компании. Сложно определиться с системой для работы с клиентами, и еще сложнее с системой управления проектами для разработки.
Системы управления проектами делятся на специализированные таск-менеджеры (Basecamp, Redmine, JIRA) и таск-трекеры в составе CRM, например, Битрикс24, Amo CRM.
Что нужно учитывать при выборе:
- Сферу деятельности вашей компании
- Насколько формализован бизнес-процесс внутри компании
- Сколько человек будет работать в системе, и сколько у них ролей
- Масштабируемость системы — останется ли решение эффективным, когда число пользователей возрастет
- Гибкость системы — насколько она будет вас устраивать в будущем, если вы захотите изменить процессы
Битрикс-24
Очень популярная в России система с гибкими настройками. Постоянно появляются все новые и новые обновления, даже такие, как искусственный интеллект и боты.
Функционал: Начать работать очень легко, достаточно авторизоваться через одну из соцсетей. Доступно построение графиков и отчетов по любым выбранным параметрам.
Интерфейс: Крайне простой, но яркий дизайн. Интерфейс ориентирован на русскоязычного пользователя. Система не просто переведена, а локализована.
Для кого: Это хорошее решение для тех, кому нужно выстроить процесс. Начинающим поможет большое сообщество и дополнительные инструменты – интеграторы и облачное решение. Подходит для отделов продаж, бухгалтерии, сферы обслуживания, т.к. есть интеграция с формами, звонками, лидами. Но можно использовать и для разработки, выстроив подходящий workflow.
Мобильное приложение: Все функции десктопной версии сохраняются в приложении.
Цена: Для 12 пользователей бесплатно, есть платные дополнительные функциональности.
Trello
Система для небольших команд с простым интерфейсом. Все задачи располагаются на доске по принципу карточек и умещаются на одном экране. В сложных проектах следить за большим количеством задач в таком формате будет неудобно.
Функционал: Возможность создавать несколько досок и свои статусы, например, «на оценке», «на лайве», календарь дедлайнов по всем карточкам, уведомлениями, интеграция со Slack. Инструмента для логирования времени нет, пользователю нужно писать отдельный комментарий.
Интерфейс: Проект удобно декомпозировать на задачи и перенести на один борд и дальше следить за статусами. Задачи из разных проектов не синхронизируются.
Для кого: Для небольшого проекта с линейным процессом. Система популярна для работы над контентом, но подойдет и для команды разработчиков из нескольких человек. А вот большой команде может не хватить инструментов. У всех участников одинаковые права, что усложняет работу между несколькими командами. Карточная система Trello удобна для создания чек-листов, и подойдет даже для написания сценариев и целых текстов.
Мобильное приложение: Перемещаться по карточкам на смартфоне менее удобно, чем на десктопной версии. На одном экране уже нельзя уместить всю доску.
Цена: Бесплатная базовая версия на неограниченное количество пользователей, если нужны дополнительные опции — 10$ за пользователя в месяц.
Amo CRM
Еще одна простая система, в основе которой лежит сделка. В основном ориентирована на маркетинг и продажи, но можно использовать и в агентстве за счет возможности создавать собственные типы задач, например, «дизайн», «верстка», «креатив». Нет возможности объединять задачи между собой или создать подзадачи, что важно, когда необходимо назначить разных исполнителей и отличаются сроки.
Функционал: Можно добавлять пользователей и давать им разные права, но каждый пользователь может видеть только свой список сделок. Например, руководителю придется авторизоваться через учетную запись своего подчиненного, чтобы увидеть его сделки.
Интерфейс: Минимум настроек, разобраться в интерфейсе и начать работать можно очень быстро.
Для кого: Для специалистов по работе с клиентами. Например, в продажах, организации мероприятий, маркетинга, логистики.
Мобильное приложение: Весь функционал адаптирован в приложении, все добавленные в систему контакты отобразятся в приложении, есть встроенный сканер визиток.
Цена: 1 года на команду 10 человек — 95 880 рублей.
Мегаплан
CRM и система управления проектами со своим API для интеграции с сайтом или интернет-магазином. Популярное решение для линейного процесса работы.
Функционал: В Мегаплане легко следить за ходом сделки, система фиксирует историю переговоров, звонки и переписку, формирует отчеты. Можно настроить работу с документами: оплату счетов, заявления на командировку и отпуск. Предусмотрена интеграция с телефонией, 1С и Google-календарем. Но на доске и в самих карточках нет гибкости, достаточной для работы по канбану.
Интерфейс: Доска состоит из карточек с задачами, контактами и сделками. Дополнительных элементов слишком много – они окружают окно задачи с четырех сторон.
Для кого: Для работы с клиентами, продаж, а также для документооборота. В целом система подходит для любого линейного процесса. Мы пользовались Мегапланом, но функциональностей оказалось недостаточно. Со временем нам потребовались возможность выстраивать иерархию задач, учет времени, поэтому системе пришлось искать замену.
Мобильное приложение: Если вы выбрали опцию в облаке, пользоваться приложением будет особенно удобно. Все функции сохраняются и данные синхронизируются между устройствами.
Цена: 649 рублей за пользователя в месяц, 2 недели – бесплатный тестовый период. Выгоднее пользоваться опцией в облаке, цена будет ниже, а весь функционал сохранится.
Jira
Jira дает выбор модулей для разработки Kanban, Scrum, Basic software development, и для менеджмента — process management, project management, task management. Удобно работать с несколькими разными досками.
Функционал: Возможность добавить свои статусы, логирование времени, связка задач между проектами, сбор статистики и отчеты. У Jira свой маркет с огромным выбором плагинов для работы над проектом.
Интерфейс: Возможность настроить доску для работы своей команды. В результате после подключения плагинов получается кастомизированный интерфейс.
Для кого: Для разработки, для совместной работы нескольких команд над одним проектом, подходит для пользователей с разными уровнями доступа.
Мобильное приложение: Есть упрощенная мобильная версия, но в ней резко сокращается количество функциональностей. В приложении многое зависит от подключенных плагинов, которые не всегда корректно работают на мобильной версии.
Цена: 10 пользователей – это 10$ в месяц, до 100 пользователей — 5$ за пользователя в месяц. Многие плагины платные.
Финальный совет
В Jira наиболее подходящий workflow для разработки, есть связь с Confluence и GitHub. Эта система подходит для совместной работы нескольких команд. У Jira свой API, на котором можно разрабатывать свои модули. Мы тоже сделали нужный нам модуль – залогированное исполнителем время автоматически превращается в деньги для подсчета себестоимости проекта.
Любая система превратится в хаос без правил работы в ней. Мы выбрали Jira и смогли выстроить процесс: любая задача ставится в системе, никто не берет задачу, присланную по имейлу. Исполнитель не выбирает задачу, он берет следующую по приоритету.
Источник: www.dalee.ru
Основы Управления Проектами: Выбор Системы
В условиях стремительно трансформирующегося бизнес-рынка, вероятно, только ленивый не слышал о сфере project management (с англ. «управление проектами»). .
Неудивительно, что новомодное словечко «проджект» стало мелькать на сайтах онлайн-рекрутинга с такой же частотой, что и вакансии разработчиков, тестировщиков и аналитиков. Это вполне объясняет и высокие продажи соответствующих курсов, предлагаемых крупными образовательными платформами. Чем обусловлен феномен такой бешеной популярности и где, в конце концов, заниматься этим вашим «управлением проектами»? Давайте разбираться!
С помощью данного материала вы узнаете:
В чём суть?
Проектное управление – это процесс ведения ряда задач от самого начала и до конца, главной целью которого является успешная реализация всех поставленных целей в соответствии с требуемыми сроками, бюджетом и прочими ресурсами. Иными словами, данное направление предполагает грамотную стратегию по организации и оптимизации рабочих процессов.
Безусловно, успешно завершить проект, то есть справиться со всеми намеченными задачами в срок, не выходя за рамки финансирования, не так-то просто: планирование, распределение обязанностей, их дальнейший мониторинг, разрешение спорных моментов и кризисных ситуаций – лишь малая часть того, с чем сталкивается менеджер проектов на повседневной основе. Как удержать в голове такой поток информации и не сойти с ума? Конечно же, используя современные цифровые ресурсы!
Система управления проектами представляет собой совокупность программных модулей, обширный инструментарий которых позволяет компании повысить результативность выполнения тех или иных проектов.
Переходите на готовый хостинг Redmine
Не тратьте время на поддержку своего Redmine. Наймите экспертов и сфокусируйтесь на своих проектах
О Целях и Задачах Таких Программ
Каждая платформа для управления проектами ставит перед собой две основные цели:
- Повысить продуктивность команды и, таким образом, реализовать большее количество проектов с наименьшими производственными затратами.
- Усовершенствовать процессы планирования и контроля, сбалансировав все имеющиеся показатели.
Исходя из вышеописанных целей можно выделить ключевые задачи таких систем:
- Оптимизировать рабочий процесс, снабдив членов команды универсальными и эффективными инструментами, представленными на единой платформе.
- Обеспечить высокую степень прозрачности рабочего процесса, наглядно демонстрируя все детали проекта.
- Сократить сроки выполнения с помощью автоматизации некоторых процессов.
- Помочь руководителям выстроить грамотную коммуникацию с сотрудниками и непосредственными клиентами.
Как Функционирует Система Управления Проектами?
Думаете, что пользоваться такой платформой способны только избранные? Ничего подобного! Чтобы убедить вас в обратном, мы рассмотрим, как функционируют подобные системы на примере Redmine, одного из самых популярных инструментов для управления проектами.
Первым делом, необходимо создать проект и настроить его в соответствие с требованиями конкретной ситуации. С подробным описанием полей можно ознакомиться в разделе Wiki на официальном сайте Redmine. Далее пользователь с правами администратора может пригласить авторизированных пользователей, назначив им те или иные роли.
В зависимости от выбранной роли будут определяться возможности отдельного пользователя. После создания задач вы сможете начать их делегировать, устанавливая сроки выполнения и распределяя нагрузку. Кроме того, программа позволит отслеживать весь процесс в режиме реального времени и своевременно вносить необходимые изменения.
Конечно, при командной работе нельзя забывать и о человеческом факторе. Например, один из пользователей может задержать выполнение порученной ему задачи или вовсе забыть о ее существовании несмотря на все автоматические напоминания программы. Для таких ситуаций как раз-таки и нужны уже упомянутые нами «проджекты»: помимо добавления задач менеджеры проектов также находятся в постоянном контакте с членами команды и мониторят качество их работы, контролируя и организуя наиболее эффективным способом весь процесс. А их главным помощником становится программная система управления проектами!
Как Выбрать Наиболее Подходящую Платформу?
На сегодняшний день рынок инструментов проектного управления действительно поражает своим разнообразием. По этой причине многие компании задаются резонным вопросом: а какая программа подойдет именно нам? Для того, чтобы не ошибиться в выборе, следует иметь в виду следующие параметры:
1) Функционал системы
Первое, на что стоит обратить внимание, это непосредственный инструментарий приложения, ведь именно из-за технических характеристик мы и выбираем продукт. С ростом команды и масштаба ваших проектов будут увеличиваться и ваши требования к системе: чем универсальнее система, тем эффективнее организация рабочего процесса. Перед внедрением конкретной программы обязательно оцените ее инструментарий и подумайте на перспективу, какие модули могут быть вам полезны.
2) Интерфейс
Как гласит русская пословица, встречают по одежке, а провожают по уму. И если про функциональные способности мы уже упомянули, пора поговорить про не менее важную визуальную составляющую. Интерфейс должен быть не только эстетически приятным, но и доступным для пользователя. Его задача не только обеспечить автоматизацию некоторых рутинных процессов, но и полностью подстроиться под желания клиентов, поэтому при выборе софта стоит также проверить возможности его кастомизации.
3) Безопасность
В любом деле безопасность – превыше всего. Досконально изучите положение о конфиденциальности данных, а также выясните, как часто разработчики предлагают клиентам программные обновления и фигурирует ли среди новых характеристик усиленная защита личной информации.
4) Техническое сопровождение
Ну хорошо, допустим, вы стали клиентом определенного приложения. А что из себя представляет служба поддержки вашего провайдера? Насколько оперативно будут решаться ваши проблемы? Насколько эффективна корпоративная политика компании и действительно ли учитываются пожелания клиентов?
Все это лучше узнать заранее, чтобы не тратить деньги, нервы и время на неблагонадежные сервисы. К слову о техническом обслуживании, Redmine является системой с открытым исходным кодом, что гарантирует оперативное выявление и разрешение возможных ошибок. О других преимуществах инструмента можно узнать в нашей подробной статье здесь.
5) Стоимость
И конечно же, не будем забывать о финансовой стороне вопроса. Здесь необходимо здраво оценить, какие функции вам необходимы, а за какие вы будете попросту переплачивать. Своеобразное соответствие цены и качества: то есть целесообразно ли вам покупать программу с широким, но абсолютно неактуальным именно для вашей команды функционалом или можно обойтись чем-то попроще?
Переходите на готовый хостинг Redmine
Не тратьте время на поддержку своего Redmine. Наймите экспертов и сфокусируйтесь на своих проектах
Не Узнаете, Пока не Попробуйте
Подробная аналитика рыночных предложений – это хорошо, но что насчет непосредственной эксплуатации, чтобы развеять все сомнения? Вы можете оценить технические возможности Redmine прямо сейчас и осознанно прийти к решению, подходит ли вам и вашему бизнесу данная система или нет. И все это совершенно бесплатно с нашим 15-дневным пробным периодом!
Поделитесь в комментариях, какие критерии, по вашему мнению, имеют наибольший вес при выборе инструмента для управления проектами.
Customer story
With new [Redmine] functionalities and RedmineUP help, we were able to operatively steamed up our processes
Источник: www.redmineup.com