Перед ресторатором, открывающим предприятие общепита, стоит ряд задач, которые необходимо решить для успешного запуска заведения. Одним из ключевых вопросов является автоматизация кафе, ресторана или бара, которая позволит контролировать товарную и финансовую часть, работу персонала.
В настоящий момент существует множество различных систем, позволяющих автоматизировать большую часть бизнес-процессов ресторана. Но как выбрать подходящую Вам систему? Таким вопросом задается каждый ресторатор, желающий поднять свое заведение на новый уровень, установив систему автоматизации. Большинство рестораторов начинают с самых дешевых вариантов и по мере накопления опыта приходят к выводу, что лучше один раз потратить деньги на профессиональное решение, которое удовлетворит их потребности и будет логически правильно построено, чем постоянно подстраиваться и находить способы вести учет в программах «написанных на коленке».
Когда ресторатор созревает на дорогостоящую покупку профессиональной системы автоматизации ресторанного бизнеса, как правило, он старается найти самое популярное решение, которое использует большинство его коллег, потому что не хватает либо времени на сравнение и выбор самой качественной программы для общепита, либо отсутствует желание. Как известно, популярное решение далеко не всегда является идеальным, зачастую большинство людей приобретают раскрученный бренд, который имеет массу недостатков.
Вебинар «Автоматизация общепита простая программа для вашего заведения»
Так как же выбрать программу для общепита?
В первую очередь необходимо рассмотреть следующие вопросы:
1. Широта возможностей предлагаемой программы для общепита.
На первоначальном этапе ресторатора может устроить минимальный функционал, но спустя несколько месяцев этого становится мало и возникает вопрос каким образом получать интересующие данные. В большинстве случаев дополнительный учет ведется в программе 1С, но из-за неудобства представления данных и сложности создания итоговых отчетов владелец бизнеса так и не может получить всю интересующую его информацию. Либо к уже приобретенной системе докупаются все новые и новые модули, что означает дополнительные финансовые затраты, как на софт, так и на обучение персонала, и необходимость постоянной проверки интеграции всех компонентов системы.
В iiko в этом плане все несколько проще, купив лицензию на одно рабочее место, в руках ресторатора оказывается полный функционал: Склад, финансы, алкогольная декларация, считалка калорий, управление персоналом, расчеты с поставщиками, видеонаблюдение, дисконтная система и так далее.
2. Масштабируемость системы автоматизации общепита при увеличении заведений.
Специфика ресторанного бизнеса такова, что многие наши клиенты открывают второе и третье заведение спустя несколько месяцев после запуска первого, и в решении iiko интеграция между ними осуществляется довольно просто через интернет. Это происходит благодаря единой базе, т.е любое количество кассовых и официантских станций может работать сообща и подключаться к одному серверу и к серверу так же подключаются рабочие компьютеры товароведов и менеджеров. Все они обмениваются данными в режиме реального времени, не требуя перезагрузки и ручных действий, а при отсутствии канала связи между ними они накапливают данные у себя. При восстановлении связи обмен данными возобновляется автоматически, и они обмениваются накопленными данными с начала момента отсутствия канала связи.
Как вести учет в кафе без калькуляций. Экономим время и нервы.
Данная схема крайне удобна, и грамотно реализована она у Tyllipad XL (Тиллипад), но к сожалению программа Tyllipad XL (Тиллипад) потребляет большое количество ресурсов и требует серьезных затрат на компьютерное оборудование, без дорогостоящего сервера быстродействие системы будет страдать.
3. Системные требования к оборудованию.
На наш взгляд в программе для кафе и ресторанов iiko найдена золотая середина. Объясню с точки зрения технического специалиста: имея в своем распоряжении богатый арсенал возможностей и функционала, программа iiko крайне мало просит ресурсов компьютера, установить такую программу для общепита можно на компьютер способный тянуть работу Windows XP. Естественно, что при расширении базы данных такая машина будет долго думать и справляться с трудом, но множество примеров среди наших клиентов, у которых два-три заведения работают с базой, установленной на офисный компьютер. Нет среди конкурентов решения, позволяющего приблизиться к возможностям программы для общепита iiko, не опустошив карман покупателя. У программы r-keeper и store house низкие требования к оборудованию, зато они требуют операционную систему DOS, а производителя несколько лет назад прекратили выпускать оборудование, которое её поддерживает, поэтому такое оборудование стоит гораздо дороже аналогов, работающих из под windows.
4. Технологическая платформа.
Автоматизация ресторана, кафе и бара: кастомная разработка или готовое решение
Одна из основных «болей» рестораторов – это ведение консолидированного учета, особенно когда мы говорим о сети ресторанов. Так наш клиент хотел видеть единую отчетность по движениям денежных средств из разных источников и с учетом всех финансовых операций (зарплата, закупки, премии, дополнительные услуги и так далее).
До старта работы весь учет велся в exel и каждый управляющий постоянно дописывал расходы в свободном формате. Таким образом свести все отчеты было очень проблематично, да и в целом, человеческий фактор сильно мешал «прозрачности» учета. Ну и, конечно, отчеты можно было получить только в конце месяца, когда финансовый директор потратил несколько дней на их сведение и последующую презентацию.
Благодаря «РестОтчету» собственник не только поучил возможность в любой момент времени оценить финансовое состояние компании, но и увидеть детальную аналитику по всем бизнес-направлениям. Это позволило осуществлять грамотное планирование и контролировать деятельность каждого заведения в отдельности.
В завершении статьи мне бы хотелось также рассказать о таком способе автоматизации деятельности, как создание приложения для ресторана.
Разработка мобильного приложения для ресторанов, кафе и баров от ITFOX
Рестораны чаще всего разрабатывают следующие виды приложений:
- Программа лояльности
- Доставка
- Онлайн бронирование столов
- Электронное меню
Либо все и сразу.
Конечно, сейчас на рынке существует большое количество готовых решений, которые подойдут новичкам в бизнесе. Так за ежемесячную плату можно пользоваться уже готовым IT-продуктом, что в краткосрочной перспективе намного выгоднее, чем делать с 0.
К нам же чаще всего обращаются, когда существующее решение уже не удовлетворяет потребности ресторатора, и ему хочется подстроить процессы под свою бизнес-модель.
Одним из наших кейсов стало мобильное приложение с программой лояльности для ВИП-гостей элитного ресторана в городе Сочи.
- лента новостей с мероприятиями;
- виртуальная карта лояльности, которую можно добавить в Apple Wallet и Google Pay. С ее помощью можно купить билеты на вечеринки и концерты и воспользоваться скидкой;
- личный кабинет гостя;
- личный кабинет официанта, в котором фиксируются предпочтения каждого клиента (например, марка любимого шампанского или то, какой тип кофе он предпочитает).
Источник: vc.ru
Программы для общепита: как автоматизировать учет в кофейне
Гости кафе заказали пиццу, но на кухне не осталось нужного сорта ветчины. Недовольные посетители ушли в другой ресторан, а к вам больше никогда не вернутся, и порекомендуют не ходить в это место своим друзьям. Такой сценарий неизбежен, если в кафе не налажен учет. Кроме потери клиентов, бизнесу грозят и другие проблемы: пересорт на складе, большой объем просрочки из-за неправильного планирования, злоупотребления персонала, кражи и т. д.
Рассмотрим на примере кофейни, как вести учет в общепите и какие программы использовать для автоматизации всех процессов в заведении.
Автоматизация кофейни за 3 дня! Подберем решение и установим под ключ.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Оборудование для автоматизации кофейни
Для автоматизации кофейни на каждом участке заведения внедряют специальное оборудование, которое упрощает работу персонала, ускоряет прием заказов, приготовление блюд и обслуживание клиентов:
| Участок | Используемые устройства | Процесс |
| Зал | Планшеты или карманные компьютеры | Официант принимает заказ у столика и вводит его в систему с планшета. Заявка автоматически уходит на кухню |
| Кухня | Дисплеи или принтеры чеков | Заказ отображается на дисплее или распечатывается на кухонном принтере. Повар начинает приготовление блюд, по готовности сообщает в зал |
| Бар | Дисплей или принтер | Принцип такой же, как и для кухни. Бармен видит заказ на дисплее или на чеке. По мере готовности передает напитки официанту |
| Касса | Онлайн-касса, денежный ящик, терминал эквайринга (или PIN-пад) | Касса с ресторанным ПО поддерживает печать пречека. В нем приведен полный список всех заказанных блюд с указанием суммы. После оплаты официант выдает гостю фискальный чек (это обязательно по закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Для приема безналичных платежей прямо у столиков понадобится переносной терминал эквайринга. Он подключается к кассе по Bluetooth |
| Касса самообслуживания | Гость сам выбирает блюда на большом экране, расплачивается (наличкой или картой), получает чек и ждет готовности своего заказа. Заявка с номером автоматически отправляется на кухню. Такие кассы обычно используются в заведениях фастфуда | |
| Склад | Терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, электронные весы | Сотрудник склада принимает продукцию от поставщиков, сверяя поступления с накладными, и вносит информацию в ТСД. С него информация выгружается в «товароучетку». Когда на кухне требуется новая партия продуктов, их передают в нужном количестве, фиксируя выбытие со склада. Там сотрудники периодически проводят инвентаризацию и сверяют остатки с данными в учетных документах |
Масштабы внедрения автоматизированной системы учета зависят от формата заведения. Для ресторана понадобится полный комплект оборудования на каждом участке, в том числе для бара, кухни, склада и обслуживания гостей. В кофейне менее разнообразный выбор блюд, и зачастую присутствие официанта здесь необязательно.
Гости сами делают заказы, расплачиваются, забирают блюда и напитки в кассовой зоне. Кассир принимает заявку, сам передает ее на кухню и пробивает чек. В этом случае для автоматизации зала нужна только онлайн-касса и PIN-pad.
Мы готовы помочь!
Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям
Как организовать систему учета для кофейни
Кроме оборудования, для учета в кофейне понадобится специальное программное обеспечение. На каждом участке внедряется отдельный софт:
- фронт-офис: кассовые программы, приложения для официантов и кухни;
- бэк-офис: товароучетное ПО для добавления номенклатур, ведения документации и составления отчетности;
- специализированные программы: например, ПО для терминалов сбора данных.
Операции с каждого участка поступают в товароучетную систему (бэк-офис). На основании полученных данных бухгалтерия принимает новую продукцию на баланс, производит списания недостач, формирует финансовую отчетность, начисляет сотрудникам зарплату и премии.
Учет в общепите отличается от товароучета в рознице. У каждого типа заведений — ресторанов, кафе, баров, точек фастфуда — тоже есть свои особенности. Рассмотрим, по какому алгоритму строится система учета для кофейни:
| Оприходование | Накладные могут приходить в бумажном и электронном виде. В первом случае бухгалтер (менеджер или управляющий) вводит номенклатуру вручную, во втором — она загружается в учетную систему автоматически. Продукты поступают на баланс. С учетом новых поступлений в программе меняются остатки, обновляются карточки ингредиентов |
| Создание технологических карт | Если кофейня продает блюда собственного приготовления, на каждое нужно создать техкарту. Такая опция есть в любых «товароучетках» для общепита. В техкарте указывают название и количество ингредиентов, рецепт приготовления и правила подачи, себестоимость блюда и другую информацию |
| Выбор способа списания | В программе нужно правильно задать метод списания для каждой позиции. По техкарте — для блюд, приготовленных в заведении. По продукту — для товаров, реализуемых в том же виде, в котором они пришли от поставщика (например, соки и вода в бутылках) |
| Расход блюд | Техкарты в товароучетной системе значительно упрощают процесс продаж и списания продуктов. Каждое блюдо включает несколько ингредиентов. Списание каждой позиции вручную — тяжело и затратно по времени. А если техкарта заведена в «товароучетке», то одним кликом решается сразу несколько задач. |
Пример: в кофейне продают фирменные кексы. При реализации каждого изделия на кассе с баланса списывается не только готовое блюдо, но и входящие в него ингредиенты. Автоматически считаются остатки (кексов и продуктов, из которых они приготовлены)
Учет всех показателей должен контролировать владелец бизнеса или управляющий кофейни. Их задачи:
- следить за качеством продуктов и готовых блюд;
- анализировать продажи и маржинальность, формировать меню в соответствии с запросами гостей;
- планировать закупки;
- отслеживать эффективность работы сотрудников и производительность всей организации в целом.
Без контроля система автоматизации не принесет нужных результатов и может работать некорректно. В современных программных продуктах для общепита предусмотрены модули управления. Они позволяют мониторить все процессы в кофейне, начиная от склада, заканчивая бухгалтерией, получать статистику и аналитику за любой период.
В качестве примера рассмотрим популярную программу для общепита — r_keeper.
Предложим индивидуальный проект по автоматизации вашего бизнеса!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Работа с r_keeper: основные функциональные возможности
Система r_keeper — это гибкое модульное решение для автоматизации учета в любых заведениях общепита, начиная от пекарни, заканчивая сетью ресторанов.
Работа с r keeper строится по следующему принципу: для каждого участка — кассы, кухни, склада, зала, бухгалтерии — предусмотрен отдельный модуль. Все они объединены в единую систему. Также есть дополнительные приложения для официантов, курьеров и операторов курьерской доставки.
Владелец бизнеса может выбирать только те модули, которые ему нужны, а при необходимости — расширять систему, добавляя дополнительные опции. В число базовых модулей входят:
| r_k Manager | Станция менеджера — ядро экосистемы. В нем осуществляется настройка и управление остальными модулями |
| r_k CashDesk | Предназначен для автоматизации кассовых расчетов в соответствии с ФЗ № 54. Модуль можно установить на обычный планшет, ПК, ноутбук или POS-компьютер |
| r_k StoreHouse | Предназначен для автоматизации складского учета. Позволяет полностью управлять производством и себестоимостью, организовывать закупки и контролировать сотрудников, формировать технологические и калькуляционные карты |
| r_k Delivery | Отвечает за автоматизацию всех процессов доставки блюд — от приема заказа до передачи клиенту |
| r_k FoodFactory | Предназначен для автоматизации учета произведенной продукции. Обычно устанавливается на планшетный ПК в зоне приготовления блюд и производства полуфабрикатов |
| r_k Loyalty | Содержит инструменты для разработки программ лояльности: запуска акций, применения скидок, создания email- и SMS-рассылок |
| r_k Reports | Это приложение для владельцев и управляющих. В нем можно получить аналитику по ключевым показателям бизнеса за любой период |
Продукты системы r_keeper предоставляются в двух вариантах: облачном и стационарном. В первом случае все модули хранятся на сервере поставщика, а пользователь получает к ним удаленный доступ в рамках тарифа. Во втором — программы переходят в личное пользование клиента и устанавливаются на его оборудование.
Цена ркипер зависит от выбранного продукта. Всего их три: облачные — Lite и Cloud, стационарный — One.
Для кофейни рекомендуем самый бюджетный вариант — rkeeper lite. Это облегченная версия системы, которая содержит минимальный набор функций: для кассовых расчетов, управления складом и создания отчетности.
Р кипер Лайт можно внедрить при минимальном бюджете и буквально за день до открытия кафе. Для установки кассового приложения подойдет обычный планшет или смартфон.
Источник: online-kassa.ru