Деятельность государственных учреждений напрямую связана с принятием решений. Решения, в свою очередь, отражаются в соответствующих документах. В качестве исходной информации используются первичные документы.
То есть, обработка документов занимает важное место в деятельности государственных предприятий. Работа с бумажными версиями является трудоемким и нерациональным процессом. Многие учреждения отказываются от бумажного документооборота и переходят на автоматизированное программное обеспечение.
Электронный документооборот позволяет устранить издержки, оптимизировать рабочий процесс.
Кроме того, специализированное ПО для электронного документооборота в гос. учреждениях обладает необходимым функционалом для осуществления поиска, распределения, формирования документов, контроля исполнительной дисциплины.
Стандартизация и унификация процесса обработки в России началась давно. В первую очередь это важно для организаций государственного уровня. Фирма 1С уделяет много внимания вопросам массового внедрения систем для автоматизации документооборота и выпустила специализированное решение «1С:Документооборот для государственных учреждений»
Легкая программа для документооборота USU
Переход на электронный документооборот
Электронные документы не нужно распечатывать на бумаге. Как это работает? На бумажном документе представлена подпись ответственного лица с печатью. Электронные версии заверяются электронной подписью.
Процесс перехода к усовершенствованной системе требует времени и затрат, поскольку сопровождается техническими и законодательными затруднениями.
Примечательно, что системы электронного документооборота изначально позволяли работать не с электронными образцами, а с образами печатных форм. Исходя из этого, Документооборот должен соответствовать определенным требованиям, которые касаются как обработки, так и учета печатных оригиналов.
Такой функционал будет востребован еще долгое время. Это связано с тем, что электронную документацию нужно хранить в соответствии с общепринятыми стандартами.
В последнее время появляется все больше требований, относящихся к работе с электронными образцами. Одним из них является обязательное применение сертифицированной электронной подписи. При разработке Документооборота во внимание принимаются функции, необходимые для работы с бумажной и электронной документацией.
Базовый функционал СЭД
Государственные учреждения обязаны вести делопроизводство в соответствии с установленными требованиями и регламентами, которые базируются на ГОСТ и правовой нормативной базе. Они могут быть использованы для четкого описания процедур обработки документа.
Перечислим самые востребованные функции СЭД для государственных учреждений
- Регистрация входящей корреспонденции. Как правило, эту часть работы выполняет ответственное лицо либо подразделение. Объем документации может быть значительным, поэтому многие предприятия внедряют автоматизированные системы для оптимизации выполнения рутинных задач:
- Формирование документов на основании шаблона;
- Потоковое сканирование.
- Рассмотрение. Инструменты программы используются для передачи документа сотруднику, который отвечает за составление резолюции. Государственному сектору стоит обратить внимание на такие полезные возможности, как: проектное согласование по резолюциям. Большинство высокопоставленных лиц работают с ассистентами. При помощи системы необходимо внести данные о таких резолюциях.
Работа с обращениями граждан
Обработка гражданских обращений осуществляется на основании соответствующего закона, общепринятого для всех государственных организаций. Система электронного документооборота должна обладать специализированным модулем для автоматизации обработки обращений.
Программа для электронного документооборота
Требования заключаются в следующем:
-
Использование персональных данных в соответствии с законодательными требованиями.
1С: Документооборот для государственного сектора
Решение 1С – надежная и функциональная программа с модульной архитектурой. Для реализации пользовательских сценариев предусмотрены встроенные приложения.
Программный продукт 1С будет полезен для выполнения задач по:
- Делопроизводству;
- Гражданским обращениям;
- Управлению совещаниями;
- Договорам.
Клиент может выбрать список инструментов в соответствии с потребностями предприятия. По любым вопросам обратитесь к специалистам компании «АйБиТи Консалт».
Не знаете какой продукт или услугу выбрать?
Cвяжитесь с нами или оставьте свои данные и мы свяжемся с вами
Источник: ibtconsult.ru
Электронный документооборот в организации
Электронный документооборот в организации позволяет сократить время отправки бумаг партнёрам, оптимизировать работу бухгалтерии и юридического отдела компании. Также ЭДО сокращает финансовые затраты на проведение всех этих операций.
Электронный документооборот в организации — способ быстро отправлять партнёрам документы на согласование и также быстро получать от них подтверждение. Суть в том, что при установке системы весь процесс не требует распечатки бумажных документов и их пересылки контрагентам. Всё осуществляется через интернет, что сокращает затраты времени и денег.
- Как работает ЭДО
- Какие задачи решает ЭДО
- Виды электронного документооборота
- Правовое регулирование
- Как подключить ЭДО
- 5 причин обратиться именно к нам
- Тарифы ЭДО
- Не хочется читать, посмотрите видео
Как работает ЭДО
Электронный документооборот настраивается следующим образом: при помощи посредника (сервиса-оператора) в организации устанавливается специализированный программный продукт – система электронного документооборота (СЭД).
СЭД, разработанная нами называется «Транскрипт», она представляет собой стороннюю программу, которая устанавливается на рабочие компьютеры бухгалтеров и руководителей. Именно она позволяет создавать, пересылать, принимать подтверждения, хранить любые документы, например, договоры, соглашения, уведомления, а также текстовые и графические материалы любого вида.
Все материалы шифруются электронной подписью — это позволяет обеспечить высокую степень безопасности хранения документов. Квалифицированная цифровая подпись является заменой ручной подписи и штампа организации, такой документ имеет равнозначную юридическую силу, как и бумажный аналог.
Какие задачи решает ЭДО
В первую очередь ЭДО на предприятии позволяет оптимизировать затраты времени и денег на документооборот. По подсчётам специалистов, обработка одной бумаги (печатной) занимает порядка четырёх часов и обходится в 230 рублей, тогда как электронный вариант — два часа и от 3 до 7 рублей.
Можно выделить следующие преимущества от внедрения электронного документооборота в организации:
- Все документы регистрируются в системе и хранятся на серверах. Их можно найти за пару секунд, благодаря удобному поиску.
- Сокращение издержек по времени и по финансам, отказ от использования курьерских служб.
- Подключение любого количества партнёров к единой системе. Проведение большого количества операций одновременно.
- Чёткая система отчётности, возможность проследить статус документа на всех этапах обработки.
- Проведение электронного аудита.
Виды электронного документооборота
В зависимости от деятельности компании может быть подключён один из следующих ЭДО:
- бухгалтерский;
- кадровый;
- управленческий;
- производственный;
- технологический;
- складской;
- архивный;
- конфиденциальный.
Сколько деятельностей ведёт предприятие, такое количество ЭДО и подключается. При желании заказчика автоматизация может распространяться только на часть документооборота.
Правовое регулирование
Юридическое обоснование электронного документооборота осуществляется следующими законодательными актами:
- ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
- Приказ Минфина № ММВ-7-2/168;
- Приказ Минфина № 50н;
- Приказ ФНС № ММВ-7-6/36;
- Приказ ФНС № ММВ-7-6/253.
Как подключить ЭДО
Компания Такснет на протяжении 19 лет разрабатывает IT-решения для предприятий. Чтобы внедрить нашу систему электронного документооборота «Транскрит», просто оставьте заявку на сайте или позвоните по контактному телефону 8-800-333-80-89. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о деталях сотрудничества!
Источник: taxnet.ru
5 видов электронного документооборота
Количество пользователей электронного документооборота (ЭДО) медленно, но верно, растёт с каждым годом. Отчасти это связано с государственной инициативой и внедрением программы цифровой экономики. Но всё больше и больше владельцев бизнеса понимают, что новые времена требуют новых решений. Электронным документам в отличие от бумажных не страшен локдаун. И в случае нового карантина для полноценной работы компании электронный документооборот становится инструментом первой необходимости.
Электронный документооборот бывает разным. Заявление на выплату пособий на Госуслугах или электронная запись к врачу, это тоже ЭДО, только для физлиц. С компаниями и ИП всё сложнее. Но если вы твёрдо решили встать на путь цифровизации, стоит для начала определиться, какой вариант ЭДО вам нужен.
Внутренний электронный документооборот
Внутри любой компании существует стандартный набор рабочих документов. Это приказы, заявления, служебные записки, листы согласования, регламенты и прочее.
Документооборот в средней российской компании – это найти Ивана Ивановича, чтобы завизировать документ, который потом ляжет на подпись к Семёну Семёновичу. Исполнитель бегает по этажам, ждёт у дверей, пока нужный человек вернётся с перекура, а потом без конца звонит секретарше шефа, чтобы узнать подписан документ или нет.
Внутренний ЭДО решает эти вопросы. Документы составляются из шаблонов или загружаются в программу напрямую. Там же происходит согласование и подписание.
— Электронные документы не теряются
— Прозрачность. Видно, кто создал документ, кто внёс правки, кто согласовал и подписал
— Экономия времени сотрудников
— Удобно для работы в компании с несколькими офисами
— Большой выбор решений на рынке под любые нужды
— Финальный вариант документа всё равно, как правило, подписывается и хранится на бумаге
— Сложно перевести сотрудников на новый формат работы
— Компаниям, в которых часто используются внутренние документы
— Компаниям с разветвлённой сетью офисов и филиалов, а также компаниям, которые перешли на удалённый режим работы
Внешний электронный документооборот
Это документооборот с подрядчиками и контрагентами. Как правило, речь идёт о первичных бухгалтерских документах (счета-фактуры, накладные, акты) В России он формализован, то есть обмениваться с контрагентами можно только документами в утверждённом формате и только через операторов ЭДО с действующей лицензией ФСБ.
Такие документы в обязательном порядке подписываются электронной подписью и имеют тот же юридический статус, что и бумажные экземпляры с синей печатью и подписью.
Иногда ЭДО становится обязательным. Например, если вы планируете продавать товар на самых популярных маркетплейсах страны (Ozon, Wildberries, Беру), а также производите или продаёте товар с обязательной маркировкой (табак, обувь, парфюмерия, фототехника, шины и др.).
— Можно отказаться от курьерских служб и услуг почты. Электронные документы доставляются моментально, доставка подтверждается оператором
— Электронные документы проще хранить
— На рынке много решений для любого бюджета
— Требуется электронная подпись, которую нужно регулярно обновлять
— До сих пор не разработан формализованный шаблон договора
— Между операторами ЭДО до сих пор существует роуминг
— Компаниям с большим объёмом первичной бухгалтерской документации
— Компаниям, участникам оборота маркированной продукции
— Компаниям, желающим продавать товар на маркетплейсах
EDI
Вариант внешнего электронного документооборота для розницы и поставщиков. Это электронные каталоги, бланки заказа товаров, подтверждений заказа, уведомлений о поставке и приёмке, акты сверки и расхождений. EDI помогает структурировать объём информации и избежать путаницы при заказе большого количества разных товаров.
EDI популярен в Европе и Америке. В России же такой формат используется только для работы с крупнейшими розничными сетями, так как это обязательное условие сотрудничества для поставщиков.
— Экономит время и минимизирует ошибки ручного ввода
— Помогает избежать штрафов от крупнейших заказчиков.за недопоставки и пересортицу
— У каждой сети свои требования к форматам документов
— В России такой формат обмена документами непопулярен
— Поставщикам федеральных и региональных сетей
Электронный документооборот с госорганами
Каждый, кто ведёт бизнес, обязан отчитываться за свою деятельность перед государством. Почти всегда это можно сделать электронно.
Контролирующие органы в нашей стране уверенно идут по пути цифровизации.
Собственный вариант электронного документооборота есть у Федеральной налоговой службы, Пенсионного фонда, таможни, Россельхознадзора и даже у Федерального агентства по рыболовству.
К сожалению, каждое ведомство при этом придумывает свою собственную систему, и бедному пользователю приходится лавировать между личными кабинетами.
Поэтому популярность набирают сторонние сервисы, где в режиме одного окна можно отчитываться сразу в несколько ведомств.
Например, сервисы электронной отчётности, которые позволяют отправлять данные не только в налоговую, но и в Росстат, Пенсионный фонд и Центробанк.
Или специальное программное обеспечение для магазинов, в котором можно отчитываться по продажам алкоголя, маркированных товаров, молочной продукции и т. д.
— Можно не посещать отчётный орган лично и не отправлять документы почтой
— Скорость обмена документами
— Требуется электронная подпись
— Информационные системы некоторых госорганов очень неудобные
— Всем, кто по роду деятельности должен отчитываться перед государством.
Кадровый ЭДО
Перевод кадрового документооборота в электронный вид – новый долгосрочный проект Правительства РФ.
С 1 января 2020 сотрудники российских компаний могут отказаться от бумажных трудовых книжек и перейти на электронный формат. Раз в месяц работодатель отправляет в Пенсионный фонд информацию обо всех кадровых изменениях, на основе которых формируется условная электронная трудовая книжка.
На очереди — перевод в электронный вид трудовых договоров. Пока это происходит добровольно и только в компаниях, подавших заявку на участие в эксперименте.
— Большие перспективы
— Больше контроля за соблюдением Трудового кодекса
— Удобно при дистанционной работе
— Скорее всего, нужна будет электронная подпись
— Проект находится в начальной стадии
— Всем, у кого есть постоянные или временные сотрудники.
Рано или поздно любой компании придётся сделать выбор: продолжать использовать бумажные документы в общении с партнёрами, госорганами, сотрудниками или переходить на цифру.
Надеемся, что наш материал помог разобраться в многообразии форм ЭДО и понять, какой вариант нужен именно вам.
Такском — крупнейший разработчик ПО для руководителей и бухгалтеров в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
20 лет Такском помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы.
С программными продуктами Такском для электронного документооборота можно ознакомиться по ссылке.
Источник: taxcom.ru