Система электронного документооборота (СЭД) становится все более востребованной для ведения бизнеса, поскольку помогает экономить временные и финансовые ресурсы компании. В этой статье я расскажу, как выбрать электронный документооборот для своего бизнеса, чтобы он удовлетворял все нужды.
Я заметил, что при выборе СЭД большинство руководителей обращают внимание только на функциональность софта. Это важно, но существует еще ряд факторов, которые нужно учитывать. Расскажу, как выбрать электронный документооборот для своего бизнеса, чтобы он удовлетворял все нужды.
Что такое СЭД?
Весь процесс от создания документа до его помещения на хранение в архив называется документооборотом. Сюда включается работа по составлению и согласованию, правки, передача между отделами, подписание. Нередко требуется повторно обратиться к бумаге для уточнения сведений, чтобы сделать следующие аналогичные расчеты и пр. В бумажном виде это занимает много времени, трудоемко, затратно.
Электронный документооборот: что такое, как работает и чем полезен
Система электронного документооборота позволяет делать то же самое в цифровом формате. Задействуется программа, с которой можно работать через окно браузера или непосредственно на компьютере. У пользователя есть свой логин и пароль для входа и идентификации в системе. Софт позволяет создавать документы, согласовывать их, вести обмен, подписывать, сохранять. При необходимости к архивному файлу всегда можно обратиться, быстро найдя его по фильтрам поиска (это может быть: фамилия автора, дата создания, тема и пр.).
При помощи внутреннего электронного документооборота можно успешно вести документацию следующих типов:
- кадровый учет;
- бухгалтерию;
- инструкции и технические сведения;
- указания и распоряжения;
- внутренние служебные записки;
- устав организации.
При интеграции с CRM-системами возможно формирование автоматических отчетов по эффективности торговли, сбор анализов по воронкам продаж, другие статистические данные. Поскольку обращение документов происходит внутри организации, достаточно иметь логин и пароль для каждого пользователя. Это позволит увидеть, кто составил и отправил документацию, кто ее согласовал, у кого файл находится сейчас в обработке.
Рекомендации по выбору СЭД
Программы для электронного документооборота (ЭДО) разрабатывают операторы СЭД. Сегодня в России наиболее популярны: СЭД Дело, А2Б, LanDocs, Тезис. Далее я расскажу ряд практичных рекомендаций по выбору СЭД, которые вы сможете учитывать, рассматривая продукты имеющихся разработчиков.
ЭДО | Электронный документооборот
Основные требования к системе
Выделю 3 основных требования к системе электронного документооборота, на которые стоит смотреть при выборе.
Удобство использования
Если интерфейс программы запутанный, вы долго ищите необходимую кнопку для создания документа, непонятно, как добавить второго получателя — стоит хорошенько подумать. Ведь, если сотрудники будут с трудом осваивать функционал, то на интеграцию системы уйдет много времени. Процесс внедрения затормозит внутренний документооборот компании, а это повредит бизнесу. Поэтому рекомендую всегда начинать знакомство с продуктом, взглянув на его рабочее окно, оценив юзабилити.
Надежность
Определяя надежность, узнайте:
- на каком языке программирования написана программа;
- на какое количество пользователей она рассчитана;
- сколько продукт в таком виде уже присутствует на рынке;
- какие отзывы о софте существуют в интернете;
- как много фирм пользуется услугами оператора.
Любой сбой системы внутреннего документооборота может создать серьезные проблемы для бизнеса, поэтому надежность важна. Но с другой стороны, долгое присутствие программы в первозданном виде долгие годы говорит о том, что через несколько лет она окончательно морально устареет.
Я рекомендую обращать внимание на товары молодых компаний, которые только создали свой софт. Обычно он более «свежий» технически, перспективный с учетом следующих 5-7 лет. Советую узнать у разработчика, как часто он планирует выпускать обновления. Количество пользователей тоже не должно быть доминирующим, ведь ситуация с трендом может быстро перемениться.
Производительность
Чем больше функций содержит программа, тем эффективнее можно использовать систему электронного документооборота внутри предприятия. Советую смотреть на возможность:
- создавать типовые и произвольные маршруты согласования цифрового документа;
- тонко настраивать карточки файла;
- выбирать уровни доступа к разным папкам;
- искать по разным критериям, чтобы быстро найти файл в архиве;
- обсуждать детали документа в процессе согласования (чтобы не приходилось созваниваться, а все решать в окне программы);
- регистрировать и нумеровать созданные или поступившие бланки сквозным способом;
- получать уведомления о том, что был создан или отредактирован документ;
- видеть всю историю правок по согласованию.
Плюсом будет индивидуальная настройка интерфейса, повышающая производительность работы отдельного сотрудника. Но кроме этих трех факторов, есть и другие, которые нужно учесть при выборе системы электронного документооборота.
Безопасность
Оценивая конкретную систему электронного документооборота, учитывайте, насколько она предотвращает утечку информации. Рекомендую сотрудничать с теми операторами и разработчиками, которые предоставляют разграниченный доступ. Тогда сотрудники будут видеть только те файлы, над которыми непосредственно работают или которые нужны им для проекта.
Руководитель должен видеть все движение документов. В то же время перегруженный доступ создаст дополнительные трудности, когда нужно быстро войти в систему и прочитать служебную записку. При этом уточните у разработчика, где будут храниться данные. Возможны варианты в «облаке» или на собственном сервере компании.
Облако или коробка
И здесь я подошел к следующему критерию выбора системы электронного документооборота для фирмы — облачные варианты и коробочные. В случае облака вам не нужны большие затраты на старте, а платить придется только за количество подключенных сотрудников. Считаю это удобным для молодого бизнеса или фирм, где нужны стандартные функции внутреннего документооборота.
Коробочный вариант подразумевает приобретение софта на ваш внутренний сервер. Больше не придется никому платить за последующие года использования. Но если планируется слияние компаний, а программный продукт сильно модернизирован, могут возникнуть сложности по совмещению имеющихся систем. Тогда считаю, лучше использовать единый софт, доступный в облаке на сервере оператора.
Интеграции
Когда вы выбираете холодильник в существующую кухню, он должен сочетаться с остальной мебелью и бытовой техникой. Розовая модель будет явно обособленной в бело-салатовом интерьере. Так и система электронного документооборота должна гармонично интегрироваться в имеющуюся цифровую среду предприятия. Некоторые функции она просто заменит собой, поэтому потребуется перенос данных. В других случаях внедрение подразумевает совмещение СЭД с существующими базами данных.
Мобильность
Все больше сфер бизнеса задействуют планшеты и смартфоны, а не стационарные ПК. Гаджеты легче, компактнее, работать можно на ходу. Поэтому выбирайте систему внутреннего электронного документооборота с мобильным клиентом. Узнайте у разработчика, на каких операционных системах функционирует программа, корректно ли отображаются данные на маленьких экрана 6-7 дюймов. В случае облачного варианта работать получится прямо из браузера причем на любом устройстве.
В заключение выскажу свое мнение о выборе системы электронного документооборота для компании — считаю отличным продукт от А2Б. У него есть как коробочная версия, так и облачный вариант. Тарифы зависят от количества подключенных сотрудников. Функционал довольно широкий на данный момент и будет актуален еще на годы вперед. При установке софта разработчик обучает методам создания путей движения документа.
Этот пост написан блогером Трибуны. Вы тоже можете начать писать: сделать это можно здесь.
Источник: www.klerk.ru
Какой ЭДО выбрать
Практически все виды документов могут быть переведены в цифровой формат. Для ряда отраслей ведение ЭДО обязательно, некоторые предприниматели и организации могут добровольно перейти на ЭДО. Ведение документооборота в электронном виде требует подключения к оператору ЭДО из списка официального реестра ФНС.
Виды электронного документооборота
Бумажный документооборот неудобен по многим причинам: нужные документы не вовремя теряются, есть риск утраты архива из-за пожара, возрастают издержки на печать и приобретение печатающей техники, а также расходников к ней. Кроме того, бумаги нужно где-то хранить, а это аренда дополнительных помещений с оптимальным микроклиматом. ЭДО позволяет создать единую базу, структурировать документацию, повышать дисциплину и эффективность работы.
Виды систем электронного документооборота:
- Электронное делопроизводство. Выполняет те же задачи и функции, что и привычное делопроизводство, при этом повышается организованность и упорядоченность процессов.
- Архивы. Оцифрованные документы — это дополнительная гарантия сохранности целостности текстовых, графических и прочих документов. Удобство пользования архивом обеспечивается благодаря поиску по заданным параметрам.
- Workflow. Подходит крупным компаниям для автоматизации бизнес-процессов. По сути, не заменяет архив, поскольку система предназначена для работы с документами, у которых не истек срок хранения. Не взаимозаменяемой, но близкой к этой системе, является ЕСМ.
Виды ЭДО необходимо выбирать с учетом деятельности организации. Электронные документы имеют равнозначную силу, как и бумажные оригиналы. Причем от оформления на бумаге можно вообще отказаться. Исключение — документы, в которых требуется личная подпись сотрудников, у которых нет электронной подписи. Пример — журнал, в который заносятся сведения о проведении инструктажа по технике безопасности.
Какой сервис электронного документооборота выбрать
Перед внедрением определите для себя:
- Объем документов, которые будут использованы только в электронном виде. Если не все партнеры используют ЭДО, часть документов останется на бумаге, т. е. возможно внедрение частичного документооборота.
- Популярность системы у контрагентов. Если оператор ЭДО у контрагента другой, обмен возможен через роуминг. В зависимости от системы, роуминг может быть настроен автоматически или вручную: иногда настойка может занять до недели.
ЭД подписывают ЭЦП — подлинность подписи проверяет система. Если вы еще не подключились к СЭД, решающим фактором для вас может стать предоставление ЭП оператором.
Есть различные программы для электронного документооборота: ДЕЛО, 1С, TESSA, А2В и др. У каждой программы есть плюсы и минусы. К примеру, в 1С можно обмениваться документами напрямую благодаря внедренной технологии WA:ЭДО. Но если стороны не нашли технического решения для прямого обмена, можно воспользоваться помощью провайдера. Кроме того, по закону некоторые документы можно пересылать только по зашифрованным каналам, например, через оператора посылают счета-фактуры.
Операторы электронного документооборота
На рынке работают несколько десятков компаний. Попробуем определить, какой ЭДО выбрать.
Сервисы электронного документооборота:
- Сфера Курьер. Судя по предоставленной информации о защите данных, является лидером по безопасной передаче. Хотя другие операторы не замечены в утечке данных, поэтому это не единственный критерий выбора. Недостаток — пользовательская поддержка с 8 до 20 часов: у других операторов, за исключением Работа в России, поддержка работает 24/7.
- Работа в России. Подходит для КЭДО. Является бесплатной, поддерживает Госуслуги, но имеет ограничения по количеству пользователей (50 на сегодняшний день). Недостаток — отсутствие круглосуточной техподдержки.
- Оператор ЭДО Контур.Диадок. Имеет собственный центр по выпуску ЭЦП. Не требуется установка дополнительных программ благодаря наличию веб-версии.
- Оператор ЭДО СБИС. Возможно хранение документации на сервере, в облаке. Возможен вход как через Госуслуги, так и соцсети. Имеет широкие возможности для интеграций, поэтому идеально подходит бизнесу, ведущему онлайн-деятельность. Хорошо организована опция роуминга.
- Сервис 1С-ЭДО. Позволяет работать организациям друг с другом благодаря сквозной синхронизации в привычном интерфейсе: нет необходимости подключения дополнительного ПО.
Другие популярные операторы: Астрал, Taxcom, Synerdocs, СберКорус, E-COM, ELMA 365 КЭДО. Большинство операторов имеют собственный удостоверяющий центр, продлевают выпуск ЭЦП дистанционно, получили лицензию СКЗИ, имеют бесплатный архив, разрешают неограниченное количество пользователей, поддерживают пользовательские шаблоны, имеют возможность настройки маршрутов согласования (платно или бесплатно), подходят для работы с маркировкой.
Не будем касаться цен, поскольку это не главный критерий выбора оператора. Важно, чтобы СЭД подходила именно вашим задачам. Оператор ЭДО для ФНС умеет предавать отчетность, счета-фактуры, информацию об уплате страховых взносов. Работать можно с любым оператором, если он включен в официальный реестр ФНС.
Выводы
Бумажное делопроизводство, по сути, архаика. Все сферы деятельности в России идут по пути цифровизации, поскольку это удобно, позволяет экономить время и финансы.
Польза от перехода на ЭДО:
- Защита данных от несанкционированного доступа.
- Оптимизация рабочих процессов: повышение скорости работы с документацией, контроль над действиями подчиненных.
- Работа как через стационарные устройства, так и мобильные гаджеты.
- Пересылка документов между разными провайдерами.
- Учет регламентов, действующего законодательства.
- Уведомления в ФНС.
- Проверка подлинности ЭЦП.
- Удобная работа с реестром.
Использование СЭД будет полезно как в сфере бизнеса, так и в других областях. В статье отражена основная информация о выборе оператора и самые популярные системы, лидирующие в различных отзывах и обзорах. Все СЭД надежны и приблизительно одинаковы. Но если какой-то параметр для вашей деятельности критически важен, ознакомьтесь подробнее с возможностями и условиями систем и подберите подходящую, исходя из критериев выше. ЭДО уже используют не только крупные корпорации, но и мелкий бизнес для соблюдения сроков и завоевания доверия.
Источник: kasscenter.ru
Как выбрать оператора электронного документооборота (ЭДО)
Основные функции и способ работы с электронными документами аналогичны у всех операторов ЭДО. Можно загружать готовые или заполнять по шаблону прямо в сервисах. Шаблоны настраиваются, добавляются и автоматически обновляются. Если вам необходимы особые документы, например, маркетинговый отчет, мы добавим их в сервис.
Все сервисы работают с квалифицированной электронной подписью (КЭП) при обмене с контрагентами.Маршруты согласования необходимо настроить заранее. Обычно у операторов ЭДО это услуга платная. СберКорус бесплатно настроит маршруты, чтобы вы не тратили время на изучение этапов согласования. Найти документы в сервисе можно по номеру, контрагенту, есть функции расширенного поиска.
Хранятся документы в облачном архиве. Сервис СФЕРА Архив хранит документы в соответствии со всеми требованиями закона и налоговой. Позволяет загружать данные из других источников, управлять ролями сотрудников и быстро выгружать документы для налоговой.
Роуминг
Перед подключением к оператору ЭДО необходимо уточнить, есть ли у него техническая возможность для настройки роуминга. Роуминг — функция, которая обеспечивает обмен документами с другими операторами ЭДО. Для подключения услуги операторы настраивают пару, поэтому нужно отдельно оставлять заявку. Обычно стоимость документов в роуминге зависит от условий основного тарифа.
Мы подключим «Роуминг» и выполним все настройки бесплатно — оставьте заявку. На стоимость исходящих документов услуга не влияет.
Интеграция
Чаще всего интеграция требуется с 1С, поэтому возможность есть у всех анализируемых операторов ЭДО. Стоимость модулей может зависеть от условий использования сервиса. Для внедрения сервиса в другие учетные системы нужны отдельные модули или API.
| Обратите внимание, что стоимость модуля 1С от СберКоруса оплачивается только один раз, поэтому после подключения не нужно следить за лицензией и ежегодно оплачивать доступ. API для интеграции с любыми учетными системами — бесплатно. | Интеграционный модуль 1С Не нужно тратить время и средства на вызов специалистов, все шаги понятны интуитивно. |
Маркировка
Чтобы отправлять данные в Честный ЗНАК по правилам, нужно вносить коды в универсальный передаточный документ и подписывать его КЭП. Эта возможность есть у всех анализируемых операторов ЭДО. СФЕРА Курьер подходит для работы с маркируемым товаром и автоматически отправляет информацию о его передвижении в систему контроля Честный ЗНАК. Функция доступна при любом варианте ЭДО, оплачивать подключение дополнительно не нужно.
Техподдержка
Все операторы ЭДО предоставляют техническую поддержку клиентов.
| СберКорус | СКБ Контур | Калуга.Астрал | Такском | СБИС | |
| Техподдержка | 24/7 | 24/7 | 24/7 | 24/7 | 24/7 |
| Расширенная техподдержка от 18 000 ₽/мес. | — | — | Расширенная техподдержка по индивидуальным тарифам | — |
Стоимость
| При анализе цен важно учитывать потребности компании. Обычно самую низкую стоимость исходящих можно получить только при отправке большого количества документов. Если вы отправляете немного документов, обратите внимание на предложения по минимальному тарифу. | Калькулятор При предоплате можно получить выгоду до 20%. Есть индивидуальные условия. |
Вывод
В целом, все операторы ЭДО предоставляют качественный и конкурентоспособный продукт. Поэтому выбирать сервис необходимо после детальной оценки собственных потребностейи из расчета ориентировочной стоимости. А мы еще раз напомним о преимуществах сервиса СФЕРА Курьер от СберКорус Настроим маршруты согласования документов — бесплатно.
| Интеграция с 1С — простая и доступная. Модуль легко устанавливается самостоятельно, не требует дополнительных настроек и вызова специалистов. Для интеграции ЭДО с другими учетными системами есть бесплатный API. | Модуль 1С |
У нас есть возможность оплачивать тариф заранее или по факту использования. Выбирайте в зависимости от ваших нужд и комфорта: ежемесячный пакет документов или вперед на год с выгодой до 20%. У нас есть расширенная техподдержка. Персональный специалист поможет решить нетипичные задачи быстро. Если у вас остались вопросы, оставьте заявку.
Наши менеджеры свяжутся с вами и помогут с выбором.
Переходите на обмен электронными документами с контрагентами в сервисе СФЕРА Курьер. Подключение бесплатно, тарифы от 300 ₽/месяц.
Источник: www.esphere.ru