Каково основное назначение программы Microsoft word

Microsoft Word – это многофункциональный текстовый процессор, основа любого офиса.

На примере программы Word удобно изучать интерфейс всех остальных программ семейства Мicrosoft Оffice: изучая Word, вы тем самым подбираете ключ ко всем вашим офисным программам, точно так же, как изучая WordPad, вы готовились к работе с самим Word.

С помощью Word вы можете не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу, включая в текст:

Word поможет составить простое письмо и объемный документ, яркую поздравительную открытку.

По своим функциям Word приближен к издательским программам верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить к печати (сверстать) газету, книгу, изготовить WWW-страницу Internet.

Возможности Мicrosoft Word

Возможность создания нового документа с помощью шаблонов (в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других документов).

Возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов.

Microsoft Word. Весь функционал за 30 минут

Автоматическая проверка орфографии, грамматики и стилистики при вводе документа.

Автоматическая коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок.

Расширенные возможности форматирования документа.

В отличие от WordPad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку.

Использование стилей для быстрого форматирования документа.

Возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста.

Удобные механизмы работы с ссылками, сносками, колонтитулами.

Включение в текст элементов, созданных в других программах Microsoft Office – графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.

Возможность подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Internet.

Возможность работы с математическими формулами.

Возможность автоматического создания указателей и оглавления документа.

Возможность отправки готового документа непосредственно из Word на факс и по электронной почте (необходимость оснащения модемом).

Встроенный мастер подсказок и объемная система помощи.

Методы работы с текстовым редактором Word, как и с любым другим приложением Office, полностью основаны на зрительном восприятии: когда мы открываем документ, то текст, графика и форматирование выглядят на экране также как и на печати.

18. Формирование документов в ворд. параметры абзацев. Шрифтовые термины

Одним из самых известных и мощных текстовых процессов является Word фирмы Mikrosoft, приобретающий с каждой версией все большее число сторонников. Им пользуются как профессионалы, подготавливающие рукописи книг к изданию в типографии, так и начинающие пользователи для работы с текстами и документами и документами. Одной из граней профессиональной компетентности современного специалиста является владение им информационной технологией работы в среде текстового процессора.

Процесс оформления внешнего вида документа в целом или его фрагментов в любой программной среде называютформатированием. Само слово форматирование происходит от слова «Форма», т.е. чему-либо надо придать определенную форму. Различные способы и инструменты форматирования, которые представляет текстовый процессор Word, позволяют получить профессионально оформленный текст. Форматирование документов осуществляется в результате следующих действий:

MS Word за 30 минут (для студентов, секретарей и не только)

— установки параметров страницы документа;

— применение шрифтового оформления символов текста;

— задания положения абзацев на станице и установка для них отступов и интервалов (слева и справа, межстрочный и межабзацный интервалы);

— выбора вариантов обрамления и заполнения абзацев;

— расположение текста в колонках;

— задание стиля, оформление символа, абзаца, страницы и т.д.

Большая часть этих действий может быть реализована с помощью инструментов меню Формат. Форматирование документа основано на задании новых форматов элементам текста, которые должны быть предварительно выделены. Прежде чем форматировать текст, надо его выделить.

С точки зрения текстового процессора абзацем является любой фрагмент текста, за которым следует символ ¶ («возврат каретки»). Этот символ появляется всякий раз при нажатии клавиши Enter. Таким образом, любой заголовок в тексте – это тоже абзац, к которому может быть применено особое форматирование.

Первичные настройки параметров абзаца предназначены для установки общего формата, принятого в документе. Однако к любому конкретному абзацу можно применить свои особые настройки.

Форматирование проводят в режиме разметки страницы, чтобы точно определить, как будет выглядеть документ в печатном виде.

Рекомендуется включать отображение символов форматирования – кнопка в панели инструментов Форматирование.

Настройку параметров абзаца выполняют в диалоговом окне Абзац или при помощи панели инструментов и линейки.

Диалоговое окно Абзац (рис.) открывают командой меню Формат=>Абзац или выбирают команду Абзац из контекстного меню абзаца.

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт или инструментами панелиФорматирование.

Диалоговое окно Шрифт (рис.) открывают командой меню Формат => Шрифт.

На вкладке Шрифт устанавливается название шрифта, его начертание и размер. ПолеОбразец показывает гарнитуру выбранного шрифта. В списке поля Шрифт представлены все шрифты, установленные в Windows. Гарантировано поддерживают кириллицу (русский алфавит) шрифты Times New Roman (шрифт с засечками) и Arial (шрифт без засечек).

Особые начертания шрифта (жирный, курсив или подчеркивание) применяют к отдельным фрагментам текста – к основному тексту применяется начертание Обычный.

Размер шрифта измеряется в полиграфических пунктах. Пункт равен примерно 1/72 дюйма (0.375 мм.). Размер выбирают в зависимости от назначения документа. Машинописному тексту соответствует шрифт Times New Roman 14 размера.

На панели Форматирование имеются инструменты для установки любой гарнитуры шрифта. Раскрывающая кнопка поля Шрифт выводит список всех зарегистрированных шрифтов. Шрифты, которыми пользовались в последнее время, расположены в начале списка, далее – все шрифты в алфавитном порядке. Выбор выполняется щелчком мыши.

Поле Размер также имеет раскрывающую кнопку. Можно выбрать нужный размер шрифта из списка или ввести значение непосредственно в текстовое поле, предварительно щелкнув в нем, а затем нажать клавишу Enter.

Для установки особых режимов начертания используются три кнопки.

Источник: infopedia.su

Текстовый процессор Microsoft Word Назначение. Основные понятия. Последовательность и основные приемы работы

Текстовый процессор Word предназначен для создания, просмотра, редактирования и форматирования официальных и личных документов. Word позволяет применять различные шрифты, вставлять в документ таблицы, диаграммы, сложные математические формулы, графические иллюстрации и звуковые комментарии, обеспечивает проверку орфографии.

Поясним основные понятия, применяемые затем при рассмотрении приемов работы с текстовым процессором.

Документ – совокупность объектов, разработанных для представления общей темы. Объектами могут быть фрагменты текста, рисунки, диаграммы, таблицы, видеоклипы и т.п.

Фрагмент – непрерывная часть текста.

Символ – минимальный элемент текста документа.

Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием клавиши .

Рис. Элементы окна Microsoft Word

1- кнопка оконного меню программы, 2 — кнопка оконного меню документа, 3 – строка заголовка, 4 – строка меню, 5 – линейка, 6 – кнопки управления размерами окна, 7- кнопки управления размерами окна документа, 8 – панель инструментов Стандартная, 9 — панель инструментов Форматирование, 10, 12 – кнопки перемещения документа в окне на одну строку вверх и вниз, 11 – бегунок, 13, 15 — кнопки перемещения документа в окне к предыдущему и следующему объекту, 14 – кнопка Выбор объекта перехода, 16, 19 – кнопки смещения документа в окне влево и вправо, 17 – строка состояния, 18 – бегунок на горизонтальной полосе прокрутки, 20, 21, 22, 23 – кнопки для выбора режима представления документа в окне: Режим структуры, Режим разметки (как на рисунке), Режим электронного документа, Обычный режим.

Форматирование текста – это его оформление, т.е. выбор шрифтов, интервалов между строками, отступов строк в абзацах, способов выравнивания текста и многое другое, определяющее стиль и дизайн документа. Форматируется абзац, в котором находится курсор, или выделенный фрагмент текста.

Шаблон – заранее отформатированный текст; например, шаблон приказа.

Последовательность и основные приемы работы

 Перед началом работы с Miсrosoft Word ознакомьтесь с элементами окна программы. Перед набором текста изучите и, при необходимости, законспектируйте предлагаемую последовательность работы. Помните, что в отличие от пишущей машинки в современном текстовом редакторе всегда есть возможность исправить, отредактировать набранный текст. Поэтому не стоит бояться делать ошибки.

Для создания нового документа необходимо выбрать пункт меню Файл/Создать или воспользоваться кнопкой Создать на панели инструментов Стандартная.

 Перед началом работы с документом устанавливаются параметры страницы: Файл/Параметры страницы. При этом устанавливаются: 1) размер бумаги; 2) ориентация; 3) поля. Кроме того, в начале работы делаются настройки с помощью пункта меню Вид (см.

Лабораторную работу W1) и выполняется первое сохранение документа — выбирается папка для его хранения, ему присваивается имя, формат: Файл/Сохранить как.  Установка параметров абзаца осуществляется через меню Формат/Абзац или с помощью панели инструментов Форматирование. Для абзаца обычно устанавливается: 1) левая и правая границы абзаца (отступы); 2) положение красной строки; 3) выравнивание; 4) межстрочный интервал; 5) интервал до и после абзаца.  Для изменения шрифта можно воспользоваться панелью инструментов Форматирование или меню Формат/Шрифт. Изменяются: 1) шрифт (его вид); 2) размер; 3) начертание (Ж, К, Ч); 4) цвет букв и фона; 5) эффекты (индексы, тень, зачеркнутый и др.); 6) интервал между символами (разряженный, обычный или уплотненный); 7) анимация.  Автоматическая расстановка переносов в тексте устанавливается в меню: Сервис/Язык/ Расстановка переносов/Автоматическая расстановка переносов.

 В Miсrosoft Word имеется возможность автоматической проверки орфографии. В основе алгоритма проверки написания слов и предложений лежит сравнение набираемого текста с эталонным словарем. Выбор языка словаря для проверки орфографии осуществляется через меню: Сервис/Язык/Выбрать язык.

• Последовательность действий при копировании (перемещении) текста: [выделить фрагмент текста]  [нажать кнопку или выбрать пункт меню Копировать (Вырезать)]  [указать щелчком мыши место вставки]  [нажать кнопку Вставить на панели инструментов Стандартная или выбрать пункт меню Вставить].

• Способы выделения текста: 1) фрагмент текста – движением мыши при нажатой левой клавише; 2) слово – двойной щелчок мышью на слове; 3) абзац – три щелчка мышью на тексте абзаца; 4) строка – щелчок на поле слева от строки; 5) весь текст – три щелчка мышью на поле слева (c клавиатуры Ctrl+A).

Источник: studfile.net

Назначение текстового процессора Word

Текстовый процессор Word предназначен для ввода, редактиро­ва­ния, вёрстки и печати документов различной степени сложности. Word обеспе­чивает следующие функции редактирования текста:

· ввод, просмотр и корректировку текста;

· манипулирование фрагментами текста;

· использование различных шрифтов;

· автоматическую вёрстку страниц текста с учётом заданных пользователем параметров;

· использование в документе рисунков, диаграмм, формул, таблиц и других объектов;

· автоматическое создание оглавления документа;

· одновременное редактирование нескольких документов;

Имеются и другие возможности.

Вызов Word и завершение работы с ним

Для вызова Word необходимо нажать кнопку Пуск, активизировать меню Программы и щелкнуть левой кнопкой мыши по значку Microsoft Word.

Для продолжения работы с ранее созданным файлом, содержащим документ Word, мож­но вызвать текстовый процессор пу­тём двойного щелчка левой кнопкой мыши на имени файла, содержащего требуемый документ.

Для завершения работы Word следует закрыть его окно любым известным способом. Если изменённый документ не запи­сан в файл, Word потребует записать документ либо подтвердить необходимость выхода без записи.

Окно Word

Первая строка окна Word содержит название программы и имя файла документа, с которым Вы работаете в данный момент.

Во второй строке расположено меню, содержащее команды Word.

Далее следуют две строки панелей инструментов, содержащих управ­ляющие элементы, обеспечивающие быстрый доступ к наиболее часто используемым командам.

Следующая строка называется линейкой. Она используется при фор­матировании абзацев и таблиц.

В остальной части окна (кроме нижней строки) отображается фрагмент редактируемого документа. Горизонтальная черта отмечает ко­нец документа. Мигающая вертикальная черта — курсор — показывает место, где будут появляться вводимые пользователем символы.

Нижняя строка называется строкой состояния. В ней отображается информация о текущем состоянии текстового про­цессора. Как правило, первые четыре цифры означают номер страницы в разделе, номер раздела, номер страницы в документе, число страниц в документе.

Справа окно Word ограничено вертикальной полосой прокрутки, а снизу — горизонтальной полосой прокрутки, предназначенными для перемещения по документу.

В процессе работы Word вид его окна может изменяться.

Документ Word

Документ Word состоит из одного или нескольких разделов, для каждого из которых установлены: размер листа; поля; колонтитулы — надписи, повторяющиеся на каждой странице раздела и размещаемые на верхнем или нижнем поле; способ нумерации страниц.

Основной единицей текста в Word является абзац. Абзац характеризуется стилем абзаца. Стили абзаца имеют названия. Для каждого стиля абзаца определены:

· границы абзаца и абзацный отступ;

· способ выравнивания текста;

· обрамление и фон абзаца;

· внешний вид символов.

Если в стиль абзаца вносятся изменения, переформатируются все абзацы, оформленные данным стилем.

Перечисленные параметры могут быть установлены для отдельного абзаца без внесения изменений в стиль, но делать это не реко­мендуется.

Символы текста характеризуются стилем символа. Стиль символа включает всё, что определяет его внешний вид:

· начертание (жирный, курсив), подчеркивание

· положение относительно линии набора;

· расстояние между символами;

Хотя для любой последовательности символов может быть опреде­лён каждый из этих параметров независимо от стиля, делать это не­желательно.

Создание нового документа

Для создания нового документа следует дать команду Файл—Создать¼. Word открывает окно диалога Создание документа, в котором следует выбрать требуемую вкладку в соответствии с типом создаваемого документа.Если нет основания для выбора специального шаблона, предназначенного для оформления документа определённого типа, следует выбрать вкладку — Общие и значок документа — Обычный.

Форматирование документа

В программе Word рекомендуемым способом форматирования явля­ется применение ранее определённых стилей к абзацам и символам. По умолчанию используются стиль абзаца “Обычный” и стиль символа “Основной шрифт абзаца”.

Чтобы назначить стиль абзаца, надо установить курсор в требуемый абзац (или выделить требуемые абзацы) и указать имя назначаемого стиля абзаца в комбинированном поле Стиль (Обычный ) на панели инструментов (стили символов можно отличить от стилей абзацев по префиксу a). Назначенный стиль абзаца распро­стра­няется на абзац, содержащий курсор, либо на все абзацы, входящие (хотя бы частично) в выделенный фрагмент.

Чтобы назначить стиль символа, надо выделить требуемый фрагмент и указать имя назначаемого стиля символа в комбинированном поле Стиль (Обычный ) на панели инструментов. Назначенный стиль символа распространяется на выделение, а если его нет — на символы, которые будут вводиться в позицию курсора.

Для создания и редактирования стилей абзацев и символов используется команда Формат—Стиль¼.

Для создания нового стиля абзаца следует:

· дать команду Формат — Стиль ¼;

· в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Создать…;

· в комбинированном поле Имя: ввести имя, которое Вы хотите присвоить стилю;

· в комбинированном поле Стиль указать, что создаётся стиль — Абзаца;

· нажать кнопку Формат , выбрать в появившемся списке — Абзац¼ В диалоговом окне Абзац ввести необходимую информацию об атрибутах абзаца данного стиля;

· нажать кнопку Формат , выбрать в появившемся списке — Шрифт¼ В диалоговом окне Шрифт ввести необходимую информацию об атрибутах символов данного стиля.

Для создания маркированных и нумерованных списков необходимо выделить все абзацы списка, открыть окно диалога Список командой Формат—Список¼ и выбрать нужный способ оформления. Можно также использовать кнопки и , расположенные на панели инструментов.

Операции с файлами

Предварительный просмотр и печать документа

Режимы просмотра документа

Word предоставляет пользователю возможность выбора режима работы с документом. Существуют следующие режимы работы:

· обычный — режим общего назначения для быстрого ввода, редактирования и форматирования документа. Поля, верхние и нижние колонтитулы не отображаются;

· разметки страницы — обеспечивает размещение абзацев текста и объектов на странице так, как они будут выглядеть при выводе на печать;

· электронного документа — отображает документ в формате, с которым удобно работать на экране;

· предварительного просмотра — отображает одну или несколько печатных страниц в виде, максимально приближенном к напечатанному;

· структуры — служит для просмотра общей структуры документа; позволяет просматривать, создавать и редактировать заголовки глав, параграфов и т.п., скрыв остальной текст;

· главного документа — включает средства работы с вложенными документами, удобен при работе с большими документами, например, книгами.

Чтобы переключиться в любой режим, за исключением режима предварительного просмотра, необходимо выбрать команду Вид. Чтобы переключиться в режим предварительного просмотра, необходимо дать команду Файл—Предварительныйпросмотр или нажать кнопку на панели инструментов.

Создание оглавлений

Далее для создания оглавления сле­дует:

· поместить курсор в то место документа, куда предстоит вставить оглавление;

· дать команду Вставка — Оглавление и указатели…;

· в появившемся диалоговом окне Оглавление и указатели выбрать вкладку Оглавление;

· в списке Вид: указать желаемый формат оглавления (пример отобра­жается в поле Образец), включить переключатели Показать номера страниц и Номера строк по правому краю, в поле Уров­ни: указать, сколько уровней заголовков сле­дует включать в оглав­ление, в списке Заполнитель: выбрать жела­емый вид заполнителя про­межутка между наименованием раздела и но­мером страницы, затем нажать кнопку ОК.

Работа в режиме предварительного просмотра

Чтобы обеспечить качественную подготовку документа к печати, Word предоставляет возможность просмотра документа в том виде, в котором он будет выведен на печать. Это позволяет обнаружить листы, не до конца заполненные текстом, неудачно размещенные иллюстрации и т.п.

Чтобы включить этот режим, нажмите кнопку на панели инструментов. Word отобразит на экране вёрстку текущей страницы (или нескольких страниц, включая текущую). Чтобы вывести на экран ров­но одну страницу, нажмите кнопку на панели инструментов предварительного про­смотра. Чтобы вывести несколько страниц, нажмите кнопку . Под кнопкой появится табличка, в которой мышью сле­дует выделить столько ячеек, сколько страниц одновременно Вы хотите видеть на экране.

Чтобы увеличить изображение области документа, установите курсор мыши в том месте, которое нужно лучше рассмотреть, и щелкните левой кнопкой мыши. Повторный щелчок восстанавливает исходную степень увеличения.

Чтобы изменить масштаб изображения страницы (страниц), укажите требуемый масштаб в комбинированном поле Масштаб (75% ) на панели инструментов.

Чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться в предыдущий режим просмотра документа, нажмите кнопку Закрыть.

Если на последней странице документа оказалось совсем немного текста, Вы можете уменьшить число страниц, нажав кнопку на панели инструментов.

Можно изменить размеры полей страницы, перемещая границы полей по горизонтальной и вертикальной линейкам.

Печать документа

Перед печатью документа рекомендуется убедиться в правильности вёрстки, используя режим предварительного просмотра.

Чтобы напечатать весь документ, достаточно нажать кнопку на панели инструментов. Полный набор возможностей по управлению печатью обеспечивает команда Файл — Печать… Она вызывает диалоговое окно, в котором в группе Страницы можно указать, какую часть документа требуется напечатать:

все — весь документ;

текущая — только страницу, номер которой указан в информационной строке;

номера: — интервал страниц, указанный в соседнем поле ввода (например: 1,3,5,-12);

выделенный фрагмент — выделенный фрагмент (если выделенного фрагмента нет, этот переключатель недоступен).

Чтобы сделать несколько копий документа, укажите в группе Копии в поле число к опий: их количество.

[1] При альбомной ориентации бумага заправляется в принтер так же, как и при книжной: текстовый процессор сам поворачивает изо­бражение.

[2] Под полем понимают расстояние от края листа бумаги до самого текста.

Текстовый процессор Word

Создание, редактирование и форматирование текста.

Назначение текстового процессора Word

Текстовый процессор Word предназначен для ввода, редактиро­ва­ния, вёрстки и печати документов различной степени сложности. Word обеспе­чивает следующие функции редактирования текста:

· ввод, просмотр и корректировку текста;

· манипулирование фрагментами текста;

· использование различных шрифтов;

· автоматическую вёрстку страниц текста с учётом заданных пользователем параметров;

· использование в документе рисунков, диаграмм, формул, таблиц и других объектов;

· автоматическое создание оглавления документа;

· одновременное редактирование нескольких документов;

Имеются и другие возможности.

Источник: cyberpedia.su