Какое неудобство было в программах по электронному документообороту до внедрения системы documentum

Содержание

Ни для никого не секрет, что документооборот на современном предприятии является жизненно важной частью протекающих бизнес процессов. Осознают это и ИТ-менеджеры коммерческих и государственных структур, которые в последнее время предпринимают немалые усилия по внедрению систем электронного документооборота (СЭД) на своих родных предприятиях. Итак, предположим, в некой организации, имеющей сеть филиалов в России и за рубежом и насчитывающей несколько тысяч сотрудников, встал вопрос об автоматизации процессов документооборота. Также предположим, что необходимость в данной автоматизированной системе очевидна всем ключевым сотрудникам компании, утвержден бюджет на закупку и внедрение системы, имеется развитая ИТ инфраструктура позволяющая внедрить СЭД. Вопрос за малым – какую систему выбрать?

На рынке СЭД в настоящий момент существует множество конкурирующих решений как отечественных, так и зарубежных компаний. Данные продукты имеют свои достоинства и недостатки, нацелены на разные ниши, функционально «заточены» под нужды различных целевых групп. Целью данной статьи не является обзор всего многообразия данных решений (его можно найти в 1,2). В данной статье пойдет речь о решениях EMC Documentum и IBM Content Manager, которые на сегодняшний день являются лидерами в области решений для корпоративного документооборота и полностью удовлетворяют условиям поставленной задачи.

Вебинар «Переход на электронный документооборот: алгоритм внедрения и работы»

EMC Documentum:

Компания Documentum является относительно молодой, развивающейся компанией – она была основана в 1990 году. На настоящий момент компания Documentum является подразделением корпорации EMC и специализируется на построении систем управления неструктурированной информацией. Официальным представителем Documentum в России и СНГ является компания «Документум Сервисиз СНГ».

Компания Documentum представляет на рынке одноименную платформу документооборота. Основными продуктами, составляющими единую платформу, являются:

Content Server — базовый продукт, обеспечивающий доступ, управление и работу с документами и их метаданными;
Content Rendition Services – обеспечивает создание копий документов в формате PDF и HTML;
Media Services (Media Server, Thumbnail Server, Streaming Server integration) — предназначен для управления медиа-данными: графическими файлами, аудио/видео данными;
Content Distribution Services – продукт предоставляет сервисы по доставке информации из СЭД бизнес партнерам, вне зависимости от того находятся они в сети предприятия или в вне ее;
Content Intelligence Services – помогает структурировать хранение документов для обеспечения наиболее эффективного поиска;
Inter-Enterprise Workflow Services – автоматизирует бизнес-процессы, протекающие на предприятии в рамках платформы документооборота;
Web publisher – предоставляет авторам документов возможность автоматической публикации информации на web сайтах;
Documentum Administrator – web приложение, обеспечивающее админиcтрирование Content Server’a;
Documentum Desktop (Windows and Macintosh) – клиентское приложение, обеспечивает полный спектр возможностей по работе с документами для пользователя. Интегрируется с большинством продуктов MS Office;
Webtop — web приложение, обеспечивающее функции аналогичные Documentum Desktop доступные через web браузер;
Documentum Developer Studio — инструментарий по разработке приложений на базе платформы Documentum.

IBM Content Manager:

Компания IBM в особом представлении не нуждается. IBM является признанным лидером в производстве компьютерной техники и программного обеспечения. Компания IBM пришла в Россию в 1974 году.

Внедрение системы электронного документооборота Directum в Группу Компаний «ИНТЕКО»

Компания IBM представляет на рынке решение IBM DB2 Content Manager. Основными продуктами, составляющими единую платформу документооборота, являются:

IBM Content Manager — является основным компонентом инфраструктуры документооборота. Обеспечивает эффективную работу с документами различных форматов и их метаданными (хранение документов, обработку, предоставление пользователям и т.п.);
IBM DB2 Content Manager VideoCharger — система управления медиа-данными. Поддерживает управляемую доставку видео- и аудиоинформации с учетом особенностей среды передачи отдельным или многим клиентам. Видео- и аудиоданные направляются в виде потока в реальном времени, что позволяет избежать загрузки и сохранения файла перед проигрыванием материала;
IBM WebSphere MQ Workflow — автоматизирует бизнес процессы, протекающие на предприятии на основе единой информационной инфраструктуры;
IBM DB2 Content Manager OnDemand — обеспечивает сохранение, просмотр и последующую доставку (в том числе по факсу) любых автоматически генерируемых компьютерных документов или отчетов;
IBM DB2 Content Manager CommonStore – является интерфейсом для интеграции информационного хранилища на базе Content Manager с корпоративными приложениями типа электронной почты систем документооборота , ERP и CRM-системами;
Tivoli Storage Manager – обеспечивает архивирование данных, в том числе из различных источников, на разнообразные типы носителей, с возможностью оперативного восстановления;
Enterprise Information Portal system – предоставляет авторам документов возможность автоматически публиковать информацию на портале предприятия;
IBM DB2 Content Manager eClient — клиентское web приложение, предоставляет базовый набор возможностей по работе с документами для пользователя;
IBM DB2 Content Manager Client – клиентское приложение, встраиваемое в пакет MS Office.

После подробного ознакомления с решениями компании Documentum и IBM ИТ менеджер как правило приходит к выводу, что несмотря на разное архитектурное построение системы, по набору функциональных возможностей они близки друг к другу и данных возможностей с лихвой хватает чтобы обеспечить выполнение поставленных задач по автоматизации документооборота. Вопрос встает вновь – по каким же критериям в этом случае производить выбор?

Как всегда в таких случаях, однозначного ответа на данный вопрос не существует – все зависит от специфики бизнес процессов, инфраструктуры предприятия. Попробуем обозначить ключевые моменты, которые могут помочь в выборе решения при прочих равных условиях.

Используемые СУБД и операционные среды:

Платформа Documentum функционирует на базе следующего спектра программных средств:

операционные системы Windows NT и 2000, Solaris, HP-UX, Linux, AIX
СУБД – Microsoft SQL, Oracle, DB2, Sybase.

Платформа IBM функционирует на базе следующего спектра программных средств:

операционные системы Windows NT и 2000, Solaris, Linux, AIX, OS/2, OS/390
СУБД – DB2, Oracle

Следует отметить что, несмотря на поддержку большинства платформ обоими решениями, есть и свои особенности. Например, IBM Content Manager v8 не реализует полную поддержку CУБД Oracle. И если данная СУБД, или тем более MS SQL являются на предприятии стандартом де-факто, то выбор Content Manager возможно не самое лучшее решение. С другой стороны, при установке Content Manager’a в конфигурации с DB2 не требуется приобретения дополнительных лицензий, в то время как в поставке решений Documentum приобретение необходимых лицензий и развертывание СУБД ложится полностью на плечи заказчика.

Установка, настройка, сопровождение решений:

Установка обоих решений осуществляется с использованием графического либо текстового мастера инсталляции. В состав продукта IBM Content Manager входит большее количество отдельных программных блоков, поэтому его установка требует большего количества подготовительных конфигурационных действий чем для платформы Documentum.

Если инсталляция продукта проходит в штатном режиме, производится грамотным специалистом, то отличие в трудоемкости предварительной конфигурации не существенно влияет на общий объем работ по развертыванию решения. В случае возникновения сбоев – инсталляция продукта прерывается. Оба решения имеют достаточно подробное описание ошибок инсталляции, помогающие устранить возникшие сбои. Также в случае необходимости, существует возможность обращения за помощью в службы технической поддержки компаний производителей – Documentum и IBM. Как показывает опыт, представители данных компаний уделяют большое внимание поддержке пользователя и помогают в максимально короткие сроки устранить проблему.

Как уже отмечалось, продукт компании IBM обладает большей модульностью и требует проведения большего объема работ по настройке для конкретного информационного окружения. Часть настроек выполняется в процессе инсталляции, часть после. Для Documentum основная конфигурация задается по ходу инсталляции и может позже меняться через консоль администратора и непосредственным редактированием конфигурационных файлов.

Производительность, масштабируемость, надежность решения:

По заявлению производителей, ограничение на объем обрабатываемой информации определяются лишь операционной системой и СУБД которые используются продуктами. Кроме того решения предоставляют сервисы по организации оптимальной работы с разнородной ресурсоемкой информацией — например, работа с потоковым видео в реальном времени (DocumentumMedia Services ,IBM DB2 Content Manager VideoCharger).

Оба решения являются полностью расширяемыми и масштабируемые. Количество активных функционально идентичных модулей систем может варьироваться в широком диапазоне для обеспечения требуемого уровня производительности, при этом не требуется вносить изменения в прикладное ПО, все изменения отражаются только в конфигурационных файлах систем. Поскольку, как уже отмечалось, IBM Content Manager состоит из большего количества относительно независимых модулей, то и возможностей по масштабированию нацеленному на решение специфических задач в данном решение больше (например подбор оптимального соотношения количества Library Server и Resource Manager серверов ), что в свою очередь в ряде случаев позволяет минимизировать необходимое количество оборудования и следовательно снизить издержки на закупку и сопровождение аппаратной базы решения.

Оба решения поддерживают различные схемы кластеризации, основанные как на программных сервисах предоставляемых решениями, так и используют средства операционных систем и СУБД.

Готовность решения к эксплуатации, расширяемость, добавление дополнительных модулей:

В состав обоих решений входят толстые и тонкие клиенты, Documentum Desktop, IBM CM Client for Windows и Documentum Webtop, IBM CM eClient соответственно. Что касается готовности клиентской части к эксплуатации, то бесспорно на сегодняшний день решение Documentum по клиентскому ПО выгодно отличается по набору функциональных возможностей предоставляемых пользователю от решения компании IBM, особенно в рамках тонкого клиента. С другой стороны, универсальный интерфейс пользователя, предоставляемый Documentum Webtop в большинстве случаев не удовлетворяет конкретных клиентов. В этом случае, для введения системы в эсплуатацию требуется выполнить большой объем по расширению/переписыванию клиентских АРМ под специфику заказчика. В этом случае преимущество решения Documentum в этом вопросе уже не выглядит слишком значительным.

Рассматриваемые решения построены на базе платформы J2EE, поэтому функциональность системы может быть расширена всем многообразием средств, предоставляемых этой платформой. Кроме того решения предоставляют набор интерфейсов взаимодействия (API), пакеты вспомогательных классов позволяющих как модернизировать, расширять существующее решение, так и встраивать функционал по работе с системой во внешнее прикладное ПО. Важно также отметить что несмотря на наличие большого количества интерфейсов позволяющих расширять системы, квалификация специалистов выполняющих работы по развитию/дополнению решения должна находится на достаточно высоком уровне, что связано со сложной внутренней архитектурой систем. Поэтому в большинстве случаев, на данные работы целесообразно привлекать сторонние организации имеющие большой опят в реализации и внедрение выбранного решения.

Интеграция с внешними системами:

Решение Documentum имеет средства интеграции со следующими корпоративными приложениями:

Офисные приложения: Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Lotus Notes, ABBYY Fine Reader.
Порталы: Plumtree, Epicentric, SAP Portals, BEA WebLogic, Sun iPlanet
Средства поиска: Verity, Convera
ERP-системы: SAP, PeopleSoft
CRM-системы: Siebel
Средства разработки: SoftQuad XMetaL, Arbortext Epic, Macromedia Dreamweaver, Microsoft.
CAD/CAM/PDM-системы, в том числе AutoCAD и Bentley Microstation, IMAN и Metaphase.
Средства криптографической защиты информации и электронно-цифровой подписи

Решение IBM предоставляет средства интеграции со следующими корпоративными приложениями:

Офисные приложения: Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Lotus Notes, MS Exchange.
ERP-системы: SAP
CRM-системы: Siebel
Средства криптографической защиты информации и электронно-цифровой подписи.

СЭД как часть информационной инфраструктуры предприятия:

Предположим, что рассматриваемая нами организация является вновь образованной или было принято решение полного отказа от предыдущих систем. Это конечно значительное упрощение, но рассмотрение методов перехода от устаревших систем к новым и миграции существующей информации тема отдельной статьи. Итак, например в организации востребована типичная ИТ инфраструктура изображенная на рисунке 1.

ИТ инфраструктура предприятия

Рисунок 1. ИТ инфраструктура предприятия

Основными компонентами данной системы являются:

Портал — служит единой точкой доступа к данным, приложениям и контенту предприятия, обеспечивая функции отображения данных, персонализации, защиты информации, поиска, доступа к корпоративным приложениям;
Единая система аутентификации и авторизации – предназначена для обеспечения единого механизма управления корпоративной политикой безопасности и учетными записями пользователей. Также обеспечивает возможность единой аутентификации пользователя для доступа ко всем информационным ресурсам (SSO);
Система управления документами — предоставляет полный набор функций для организации комплексной системы делопроизводства;
Система управления процессами – предоставляет базовый механизм по управлению ключевыми процессами (process flow) протекающими на предприятии. Также включает в себя функции по предоставлению информационных сервисов, как сотрудникам организации, так и внешним пользователям;
Единое хранилище – обеспечивает централизированное хранение данных организации. Включает в себя функции доступа, как к оперативной информации, так и к архивной;
Система коллективной работы – позволяет рабочим командам сотрудников организации работать в едином информационном пространстве, предоставляя функции «мгновенного» обмена сообщениями и поддержки тематических электронных конференций;
Система обучения – система, предназначенная для постоянного повышения профессионального уровня сотрудников. Предоставляет сервисы по планированию и контролю процесса обучения, предоставления тематических курсов в режиме on-line, накоплению профессиональных знаний;
Почтовая система – обеспечивает надежную и оперативную доставку почтовых сообщений внутри и вовне организации;
Интеграционная шина – призвана обеспечить интеграцию разнородного программного обеспечения и обмен данными между внутренними и внешними по отношению к организации системами;
Финансовые, правовые, специализированные системы – системы, наличие которых обуславливается существующей нормативно-правовой базой, а также спецификой бизнеса организации. Далее рассматриваться не будут.

Каким образом данная инфраструктура может быть реализована с использованием продуктов предоставляемых рассматриваемыми компаниями? Сразу же стоит заметить, что решения компании Documentum не покрывают всех потребностей описанной архитектуры, поэтому для сравнения инфраструктур и место СЭД в них целесообразно использовать набор хорошо интегрированных решений компаний Documentum и Bea System.

Лицензионная политика:

Лицензионная политика обеих компаний производителей очень гибкая и подразумевает множество вариантов лицензирования ПО. Заказчик имеет возможность выбора интересующего его варианта, в зависимости от требуемого функционала, количества пользователей, производительности системы и т.п.

Наличие специалистов по решению:

Как уже отмечалось, первоначальная доработка и внедрение систем на предприятии требует значительных работ высококлассных специалистов. На российском рынке, такого рода работами, прежде всего, занимаются компании – системные интеграторы. Целесообразно обращаться, прежде всего, к данным компаниям, поскольку при внедрении систем документооборота обычно возникает множество вопросов по взаимодействию с внешними системами. Системный интегратор, как правило, имеет достаточно высокий уровнем экспертизы, чтобы не только провести инсталляцию СЭД, но и связать ее воедино с существующей инфраструктурой компании. Привлекаемая компания также должна являться партнером компании производителя и обладать существенным опытом и экспертизой по внедрению выбранного решения на российском рынке.

Техническое обслуживание:

Все лицензии поставляются с годовой подпиской на техническое обслуживание, которое позволяет работать со службами технической поддержки компаний, для оперативного устранения внештатных ситуаций возникающих в ходе эксплуатации систем.

Заключение

В статье были рассмотрены решения в области корпоративного документооборота EMC Documentum и IBM Content Manager. Несмотря на то, что системы обладают различной архитектурой, перечень функциональных возможностей во многом схож и выделить безусловного лидера сложно – все определяется спецификой бизнеса Заказчика. В статье приведен ряд критериев, которые могут помочь в выборе того или иного решения ИТ менеджеру организации. Следует также отметить, что для сложных комплексных проектов перед этапом выбора решения для СЭД имеет смысл провести бизнес анализ существующих процессов в организации. Результатом данного анализа, в частности, могут быть рекомендации по построению СЭД и его месту в ИТ инфраструктуре предприятия, что в свою очередь позволит сделать выбор в пользу того или иного решения.

Статьи → 12Выбор платформы документооборота: EMC Documentum и IBM Content Manager

Источник: workpaper.ru

Этапы внедрения электронного документооборота в организации

Разбираемся, зачем нужен ЭДО, как работает система электронного документооборота (СЭД) и каким образом происходит её внедрение в компанию. Кроме того, мы рассмотрим проблемы, с которыми сталкиваются организации при переходе на электронный документооборот.

Зачем нужен ЭДО и как работают СЭД

Основные функции электронного документооборота — цифровизация делопроизводства, а также ускорение и упрощение обмена документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами. Системы электронного документооборота на предприятии помогают:

хранить, сортировать и редактировать документы в одном месте;
защищать конфиденциальные данные с помощью шифрования данных и разных уровней доступа к документам для сотрудников компании;
следить за выполнением сотрудниками своих обязанностей;
согласовывать и доставлять документацию — передавать документы через ЭДО гораздо быстрее, чем через курьера;
быстро искать документы в электронном архиве по ключевым словам;
экономить на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках;
разгрузить рабочее время бухгалтерского, юридического и кадрового отделов.

В целях ЭДО используется система электронного документооборота (СЭД) — программа для создания документов в электронном виде и обмена ими внутри организации или с контрагентами и госорганами. В СЭД выполняются функции учёта, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью.

По мере развития систем электронного документооборота расширяется набор их функций, СЭД становятся более удобными. Современные системы ЭДО оснащены отдельными функциями для работы с договорами, счетами, обращениями и тому подобным.

Основные этапы развития СЭД можно представить в следующем порядке:

Автоматизация процессов работы служб документационного обеспечения управления.
Автоматизация документооборота в рамках одного предприятия в целом;
Применение элементов внутреннего ЭДО в рамках системы одного предприятия;
Взаимодействие СЭД при обмене электронными документами между организациями;
Создание комплексных инфосистем и технологий ЭДО.

Положение об электронном документообороте (ЭДО)

Как и в случае с бумажным документооборотом, отдельное положение о работе с электронными документами — это, прежде всего, понятная инструкция для сотрудников по работе в системе ЭДО.

Что прописывают в ЭДО:

Общие положения: цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
Термины и определения: раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО. Облегчает общение сотрудников компании с техподдержкой и IT-отделом.
Ссылки на нормативные источники: в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
Порядок доступа к системе: раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
Правила работы с документами: основная инструкция по работе с ЭДО. В разделе прописывают порядок работы с документацией: создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей.
Контроль исполнения документов: раздел распределяет ответственность за определёнными сотрудниками, уточняет сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
Классификация документов: порядок хранения документов в СЭД, правила наименования файлов и категории электронных документов.

Приказ о переходе на электронный документооборот (ЭДО)

Официально ЭДО вводят в компанию через приказ. Именно с указанной в приказе даты система ЭДО становится обязательной для сотрудников. Кроме даты, в приказе прописывают, кто из сотрудников несёт ответственность за выполнение приказа, а также требование ознакомить с документом всех работников под подпись.

Этапы внедрения электронного документооборота

Введение электронного документооборота в организации происходит поэтапно — по очереди переводят на электронный документооборот либо разные отделы, либо разные категории документов. План внедрения СЭД отдельной компании может отличаться от проекта другого предприятия. Однако в целом опыт внедрения электронного документооборота в организациях имеет для всех один общий сценарий.
Чаще всего он включает в себя следующие этапы:

Определение целей и задач

Построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов и так далее.

На этом этапе оценивают:

какие документы находятся в обороте компании сейчас;
какие регламенты делопроизводства приняла организация;
по каким маршрутам двигается документация;
порядки создания, согласования и подписания договоров;
правила регистрации входящих и исходящих документов;
порядок архивирования и уничтожения документов;
соответствие принятого порядка делопроизводства требованиям законов РФ.

На основе этого определяют требования для будущего ЭДО.

Если работа с документами на предприятии не упорядочена, прописывают необходимые регламенты.

Определяют правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации.

Обычно организации покупают СЭД и при необходимости заказывают доработку программ. Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатывают специально для конкретного предприятия.

На этом этапе организация подготавливает рабочие места (создание пользовательских аккаунтов, установка и настройка необходимого ПО на ПК), налаживает связь между пользователями, формирует уровни доступа. Если система поддерживает интеграцию с другим ПО — как в случае с 1С ЭДО, которая работает прямо в интерфейсе «1С:Предприятие» — ЭДО встраивают в программы, которые используют в компании.

Для этого в том числе разрабатывают инструкции и памятки с порядком работы с документами и правилами использования электронной подписи.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота на предприятии

Рассмотрим, с какими проблемами внедрения системы электронного документооборота (СЭД) сталкиваются в организациях.

Сопротивление со стороны персонала. Обучение новому порядку работы может вызывать сложности, особенно у старшего поколения. Рекомендуем прежде всего вводить ЭДО для молодых работников, грамотно прописывать инструкции и при необходимости устраивать кадровые перестановки.

Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу организацию на предприятии электронного документооборота.

Слабая структурная организованность. Характерно для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.

Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система электронного документооборота (СЭД) на предприятии.

Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их через письмо от руководства компании.

Перевод архива документов в электронный формат. Кропотливая и долгая работа, которой, к сожалению, не избежать, если у вашей компании накопился большой архив документов.

Чтобы организовать электронный документооборот внутри компании, а также для обмена электронными документами с контрагентами и регуляторами, подключитесь к Астрал.ЭДО, либо к 1С-ЭДО, если пользуетесь программами 1С. Оставьте заявку на сайте компании, и региональный представитель свяжется с вами, чтобы обсудить условия сотрудничества.

Источник: astral.ru

Системы электронного документооборота (СЭД) и КХД

Сегодня большая доля документов, обеспечивающих регламентацию основных бизнес-процессов крупного предприятия, приходится на так называемые неструктурированные данные: договоры, файлы электронной почты, инженерные чертежи и т.п. Их хранение и использование без специализированных систем электронного документооборота – это «головная боль» руководства организации.

ООО «АйДи – Технологии управления» предлагает своим заказчикам полный цикл работ по разработке и внедрению систем электронного документооборота, которые позволяют надежно хранить данные, быстро находить их в системе, обеспечивать оперативное согласование документации, отслеживать сроки исполнения и качество работы сотрудников.

ООО «АйДи – Технологии управления» является разработчиком одного из крупнейших на сегодняшний день в Европе внедрения — Автоматизированной Системы Управления Документооборотом (АСУД) на базе OpenText (ранее EMC) Documentum.

Автоматизация деятельности компании позволяет получить существенные преимущества:

Своевременность и четкость управленческих решений с помощью модуля управленческого документооборота, обеспечивающих управление такими документами, как:

входящая/исходящая корреспонденция;
организационно-распорядительные документы;
кадровые документы.

заявки на договоры;
договоры, дополнительные соглашения;
акты, накладные.

проектно-сметная документация;
нормативно-техническая документация.

Состав работ в рамках реализации проектов по созданию СЭД

предпроектное обследование, в т.ч. интервьюирование потенциальных пользователей системы – персонала и топ-менеджеров;
анализ текущих бизнес-процессов Заказчика;
формализация требований к автоматизации бизнес-процессов;
моделирование того, как должны реализоваться процессы управленческого документооборота (модель «to be»);
контроль качества созданной системы, настройка и адаптация системы;
сопровождение в период опытной и промышленной эксплуатации системы;
реализация дополнительных требований, возникших в ходе эксплуатации системы;
внедрение и обучение пользователей;
в случае необходимости — тиражирование системы.

Создание корпоративных хранилищ данных

Комплектование

Ввод документов из внешних информационных систем.
Сканирование и распознавание.

Управление физическим размещением электронных носителей.
Интеграция с дисковыми, магнитооптическими и ленточными библиотеками.

Ведение различных журналов работы.
Формирование справочников, классификаторов, поисковых индексов.

Полнотекстовый и атрибутивный поиск.

Управление справочниками.
Разграничение доступа.

Управленческий документооборот
Договорной документооборот
Технический документооборот
Распределенный документооборот

Функциональность модуля «Управленческий документооборот»

ведение документооборота компании в электронном виде;
возможность создания документов по шаблонам;
обсуждение, ознакомление, согласование/подписание/регистрация, рассылка уведомлений пользователям по документам;
контроль исполнения документов;
формирование отчетов исполнительской дисциплины;
ведение электронного архива документов;
контроль действий пользователей и сохранение истории бизнес-процесса;
контроль информационных ресурсов, управление вводом, индексированием, публикацией, распространением документов;
настраиваемую систему каталогов;
централизованную навигацию по всему хранилищу документов;
полнотекстовый и атрибутивный поиск документов;
поддержку структуры организации в режиме on-line.

Преимущества модуля «Управленческий документооборот»

контроль над протекающими процессами в компании через непосредственное согласование документов;
возможность быстрого поиска нужного документа и сокращение рутинных операций;
исключение потери или повреждения данных и документов;
уменьшение бумажного документооборота;
возможность коллективной работы над документами, благодаря чему сокращается время их подготовки и согласования;
отслеживание сроков исполнения по задачам;
получение отчетов по исполнительской дисциплине.

Виды документов для автоматизации управленческого документооборота

внутренние документы (справки, заявления, докладные и т.п.);
организационно-распорядительные документы(приказы, распоряжения, поручения, уставы, положения, инструкции, правила, регламенты и т.п.);
внешняя входящая корреспонденция(письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное письмо и т.п.);
внешняя исходящая корреспонденция (письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное письмо и т.п.);
кадровые документы (доверенности, приказы по кадрам, на обучение, учет командировок и т.п.).

Автоматизированные функции договорного учета, реализованные в модуле:

ведение электронной базы договорной документации и автоматическое присвоение номеров договорам;
автоматизированный контроль над порядком оформления, экспертизой и согласованием договоров;
мониторинг исполнения договоров;
создание и учет первичных документов к договору;
подготовка аналитической отчетности по всем договорам;
обмен данными из других учетных систем: 1С, SAP.

Чтобы уменьшить организационные риски при внедрении модуля договорного документооборота совместно с заказчиками формируется общий подход к автоматизации через обсуждение организационных, методических и информационных мер.

В согласовании этих аспектов со стороны заказчика принимают участие непосредственные пользователи системы: юридическая служба, бухгалтерия, отдел экономической безопасности. Это позволяет организовать эффективную обратную связь.

Функционал модуля «Договорной документооборот» включает:

подготовка проекта договорного документа и запуск на согласование;
автоматическая проверка полномочий визирующего — связь с организационно-распорядительной документацией;
поддержка истории изменения проекта договорного документа;
поддержка иерархии договорных документов;
хранение полного комплекта договорных документов по одному договору в привязке к регистрационной карточке договора;
согласование проекта договорного документа;
формирование и поддержка маршрутов согласования договорных документов с возможностью согласования проекта документа;
настройка инструментов фиксирования и обработки замечаний по проекту договорного документа;
подписание и регистрация договорного документа. Автоматическое формирование и присвоение номера договорному документу. Присвоение статуса «действующий». Передача статуса в учетную систему;
управление реестром договорного документа и контроль процесса закрытия договора;
ведение сквозного реестра всех заключенных договорных документов с возможностью формирования выборок по атрибутам, определенным пользователем;
формирование аналитической отчетности по действующим/закрытым договорным документам, включая контроль исполнения обязательств – необходимость закрытия или пролонгации договорного документа;
присвоение договорному документу статуса «закрытый». Передача статуса в учетную систему.

Автоматизация договорной деятельности повышает эффективность деятельности предприятия в целом и его системы управления за счет:

упрощения возможности контролировать заключение договоров и исполнение договорных обязательств;
прозрачности договорного учета, создания единой технологии работы с документами;
доступа к любой договорной документации, сравнения несколько версий договора, отслеживания, изменений, поиска по определенной комбинации слов в тексте договора;
перехода на безбумажное согласование договоров и сокращения затраты на расходные материалы;
повышения исполнительской дисциплины, существенного сокращения времени на экспертизу и согласование проектов договоров;
обеспечения автоматизированного контроля всех этапов заключения и исполнения договоров;
повышения безопасности хранения коммерческой информации;
повышения оперативности и эффективности принятия управленческих решений за счет формирования актуальной аналитической отчетности в нескольких разрезах.

В состав модуля «Договорной документооборот» входят:

подсистема согласования договоров: контроль подготовки и согласования договорной документации с возможностью настройки любого маршрута;
подсистема шаблонов типовых форм договоров: разработка, публикация для общего доступа, а также актуализация утвержденных шаблонов типовых форм договоров;
подсистема интеграции с учетной системой;
подсистема мониторинга: контроль регламентированных сроков обработки договорных документов, включая согласование, отправку и получение оригиналов, подписанных контрагентом, выполнения сторонами обязательств по договору и т.д.

Модуль «Договорной документооборот» автоматизирует работу со следующими видами документов:

договор;
документы, являющие неотъемлемой частью договора (дополнительное соглашение, спецификация, приложение и т.п.);
акты, накладные, счета.

Промышленные предприятия и компании, занимающиеся разработкой высокотехнологичной продукции, остро нуждаются в формализации процессов, связанных с созданием, согласованием проектной документации, и в поддержке всего жизненного цикла производства.

Модуль «Технический документооборот» позволяет представить в электронном виде полную картину всех производственных процессов — от маркетинга до утилизации продукции. В основе системы технического документооборота лежит решение на платформе OpenText (ранее EMC) Documentum.

Функции технического документооборота, реализованные в модуле:

управление и контроль проектно-сметной документации;
создание, согласование и контроль жизненного цикла документации с помощью повременной карты версий документов, согласованной с версией изделий;
коллективная разработка изделий с помощью гибких бизнес-процессов согласования проекта;
разграничение доступа к документации на основе ролевых полномочий;
планирование производства руководством с помощью распределения ресурсов в конкретном проекте;
управление качеством конечной продукции и сопроводительной документации (решение генерирует отчеты в соответствии с требованиями системы качества продукции, а также формирует перечни сопроводительной документации конечной продукции);
организация хранения инженерно-технических данных и проектно-сметной документации в электронном архиве с распределением нагрузки на ресурсы системы и обеспечением баланса между оперативным доступом к актуальной информации и доступом к архивным проектам;
интеграция с внешними приложениями (ERP, CAD, Microsoft Office);
интеграция в единый кластер автоматизации корпоративных данных с системой архивного хранения, системой электронной цифровой подписи.

Чтобы уменьшить организационные риски при внедрении модуля технического документооборота, «АйДи — Технологии управления» совместно с заказчиками формирует общий подход к автоматизации через обсуждение организационных, методических, информационных мер.

В согласовании этих аспектов со стороны заказчика принимают участие непосредственные пользователи системы: конструкторская, проектная, планово-экономическая и юридическая службы. Это позволяет организовать эффективную обратную связь.

Составными частями оказываемой услуги являются:

разработка методологии внедрения системы;
анализ бизнес-процессов;
определение требований;
построение модели реализации требований в рамках модуля;
настройка решения, тестирование и подготовка к эксплуатации;
подготовка и загрузка нормативной базы из представленных источников;
загрузка в систему конструкторско-технологических данных и сопроводительной информации;
сопровождение системы в период опытной и промышленной эксплуатации;
реализация дополнительных требований, возникших в ходе эксплуатации системы;
тиражирование решения.

Функционал модуля «Технический документооборот» включает:

формирование карточки проекта;
создание и заполнение атрибутов карточки проекта;
прикрепление сопроводительной документации;
поддержка истории изменения атрибутов карточки и версий документации;
согласование проектно-сметной документации;
формирование и поддержка маршрута согласования документов;
настройка инструментов фиксирования и обработки замечаний по проектам документов;
ведение совместной разработки изделий;
ведение совместной разработки документации;
получение отчетов текущей реализации проекта изделий;
получение отчетов распределения трудозатрат по текущим проектам.

В результате внедрения модуля технического документооборота производственные компании получают следующие преимущества:

уменьшаются сроки на разработку новой продукции;
сокращается время разработки технической документации;
использование единого хранилища предотвращает дублирование информации;
происходит систематизация хранения нормативно-технической документации;
повышается безопасность информации;
появляется возможность анализа эффективности работы персонала;
становится понятна текущая нагрузка персонала;
осуществляется контроль исполнения поставленных задач, что, в свою очередь, повышает качество конечной продукции.

В состав модуля «Технический документооборот» входят:

подсистема формирования проектно-сметной документации;
подсистема согласования проектно-сметной документации;
подсистема нормативно-технической документации;
подсистема интеграции с внешними системами;
подсистема контроля исполнительской дисциплины;
подсистема распределения затрат и управления проектом.

Модуль «Технический документооборот» автоматизирует работу со следующими видами документов:

электронная документация на стадии разработки изделий – спецификации, чертежи, пояснительные записки;
сметная документация;
сопроводительная документация – инструкции, эксплуатационные и ремонтные документы.

У вертикально-интегрированных предприятий с разветвленной структурой возникает необходимость в организации единого пространства для обмена документами, контроля исполнения заданий по документам. При этом каждая из организаций холдинга, как правило, предпочитает иметь свою собственную СЭД (отдельная инсталляция).

Модуль «Распределенный документооборот» позволяет организовать обмен документами между СЭД различных обществ, согласовывать документы в электронном виде, вести контроль за исполнением.

Автоматизированные функции, реализованные в модуле:

согласование документов;
исполнение;
рассылка на ознакомление;
обмен входящей-исходящей корреспонденцией.

Распределенный документооборот реализуется посредством защищенного протокола SSL для обеспечения шифрования данных и позволяет пользователям разных организаций вести совместную работу над документом.

Источник: www.id-mt.ru