Какими знаниями должен обладать личный помощник руководителя, персональный ассистент или профессиональный секретарь? Прежде всего – это навыки и представления о базовых правилах документооборота в компании.
Какими знаниями должен обладать личный помощник руководителя, персональный ассистент или профессиональный секретарь? Прежде всего – это навыки и представления о базовых правилах документооборота в компании.
Стандарты оформления бумаг прописаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нём закреплены основные требования к оформлению бумажных и электронных документов. ГОСТ не обязателен для соблюдения в том случае, если правила ведения документооборота прописаны локальными актами компании.
Что нужно знать о документообороте
Каждый документооборот состоит из нескольких жизненных этапов. Их стоит запомнить:
- Создание (поступление) документа;
- Регистрация;
- Отправка или передача по назначению;
- Движение документа;
- Исполнение (согласование, подпись и пр.);
- Отправка в архив.
Задача секретаря или персонального ассистента – отследить, чтобы ни на одной из стадий не случалось задержек, иначе может произойти сбой во всей работе по документообороту. Стоит учитывать, что в организации может быть несколько видов делопроизводств. Рассмотрим основные из них (Таблица 1).
Секретарь. Личный помощник. Бизнес-ассистент. Как грамотно построить карьеру?
Виды документооборота
Управленческий — все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения и пр.).
Финансовый — договоры, нормативно-правовые акты, корреспонденция, отчёты, счета и пр.
Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещения в компании.
Технический — вся техническая документация.
Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.
Бумажный — все документы в компании представлены только бумажном варианте.
Электронный — документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
Смешанный — бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях.
Как наладить эффективный документооборот в компании: 3 правила
Отлаженный «как часы» документооборот поможет оптимизировать работу не только секретаря или персонального ассистента компании, но и других сотрудников. Следуйте трём правилам:
- Определите способ организации документооборота (электронный, бумажный или смешанный). Оптимальный вариант – организовать смешанный документооборот. Его использует большинство современных компаний, поскольку он позволяет систематизировать и упростить создание, поиск и хранение документов.
- Определитесь с формой организации. Здесь нужно решить, как вам будет удобнее хранить документы: централизованно – в одном отделе (секретариате или канцелярии), либо децентрализовано – в разных отделах и подразделениях организации).
- Определитесь со стандартами. Выберите, будете вы придерживаться ГОСТа или начнёте работать по внутренним регламентам.
Как организовать документооборот по ГОСТу:
К государственным стандартам составления документооборота стоит прибегнуть, если требуется составить документы в максимально понятной форме, предписаниям строго следуют партнёры и конкуренты, организации нужно поднять авторитет и выйти на новый уровень. Придерживайтесь следующих советов (Таблица 2).
Курс обучения «Секретарь-референт» — 10 советов от профессиональных секретарей
Основные требования к оформлению документов по ГОСТ
Рекомендуется использовать бесплатные шрифты. В частности: Arial; Calibri; Times New Roman; Verdana.
Предпочтительный размер шрифта: от 12 до 14 мм.
Полужирный шрифт следует использовать для выделения: заголовка, реквизитов; данных адресата.
Общий отступ для абзаца — 1, 25.
Соблюдение полей: 20 мм – верхнее и нижнее.
В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм.
Межбуквенный интервал – обычный.
Единичный пробел между словами.
Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов.
Межстрочный интервал – от 1 до 1,5.
Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал (+ дополнительный интервал, если документ содержит группу реквизитов).
Необходимо использовать выравнивание по ширине.
Если текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см.
Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см.
Логотип компании (товарный знак) – вверху по центру или слева.
Неофициальное название предприятия (если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами).
Название документа – вверху посередине листа.
Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа: наименование компании, адрес регистрации; ИНН; ОГРН; электронная почта, факс, иные контактные данные.
Датировать документ следует днём его подписания уполномоченным сотрудником в формате: число-месяц-год.
Обратите внимание, что на бумаге реквизиты адресата следует расположить либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа. Если документ адресован физическому лицу или ИП, то обращение стоит выстроить в дательном падеже (кому). Например, генеральному директору ООО «Главстрой» Иванову И.И. А вот к адресату- компании обращаться стоит в именительном падеже (кто). Например, Министерство труда РФ.
Бланки в электронном формате должны иметь защиту от изменений, а заверять их следует цифровой подписью.
О правилах составления бланков, ведения корпоративной переписки в обязательном порядке должны быть осведомлены секретарь или персональный ассистент руководителя. Огромным плюсом к знанию нюансов документооборота станет владение вопросами в сфере права.
Полезно
Получить полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации можно на курсе Учебного центра «Финконт»:
Смотрите также:
- Учебный центр «Финконт» подтвердил аккредитацию по охране труда по новым правилам
- Product Manager: как выяснить, что именно купят потребители
- Должен знать каждый руководитель: учимся ставить финансовые цели правильно
Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.
Источник: www.finkont.ru
Секретарь
Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?
При выборе профессии многие руководствуются престижностью специальности, возможностью карьерного роста и уровнем оплаты труда. Работа секретарем, к сожалению, не входит в список престижных и высокооплачиваемых профессий. Мало того, ее представителей нередко относят к низшей категории сотрудников, поскольку бытует мнение, что с обязанностями секретаря может справиться каждый, даже тот, кто не имеет особых навыков и образования.
Однако думающий человек с уверенностью скажет, что секретарь не только ответственная, но и очень тяжелая профессия. И, прежде всего потому, что секретарь – лицо компании, занимающее довольно значимую позицию и, в некоторой степени, являющееся посредником между начальством, подчиненными и клиентами.
Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?
Кто такой секретарь?
Профессия секретаря появилась много веков назад. В истории Древнего Рима упоминается слово «secretarius» — человек, который осведомлен обо всех делах патриция; советник, держащий все секреты в строжайшей конфиденциальности. Кроме того, к представителям этой профессии относились писари и летописцы, фиксировавшие хронологическую последовательность событий и осуществлявшие записи распоряжений и указов царей.
В российской истории секретари приобрели особое значение при дворе Петра I, который выдвигал к ним жесткие требования. В его понимании эту должность мог занимать исключительно образованный мужчина, дворянин знатного рода. Некоторые изменения в требования внесла Екатерина II, включив в перечень обязанностей секретаря такие качества, как наглость и изворотливость.
В современном понимании слово «секретарь» подразумевает офисного сотрудника с широким спектром обязанностей, направленных преимущественно на организацию эффективной административной и управленческой деятельности фирмы. Как правило, секретарь – это «правая рука» начальства, лицо компании, знающее все нюансы ее деятельности. Объем требований, предъявляемых кандидатам, во многом зависит от уровня предприятия или организации, и их перечень может варьироваться исходя из потребностей руководителя. К основным должностным обязанностям относится:
- просмотр и сортировка корреспонденции, почты;
- прием телефонных звонков;
- обеспечение офиса необходимыми для работы предметами;
- общение с посетителями;
- организация встреч руководителя и планирование его рабочего времени;
- протоколирование совещаний или собраний;
- организация командировок (бронирование отелей и билетов) и т.д.
На сегодняшний день работников секретариата принято подразделять на несколько узких специализаций, предполагающих наличие у претендентов определенных знаний:
- Секретарь на «ресепшн». К этой должности не выдвигается особых требований, и она считается наименее престижной. Для работы не требуется специального образования, а в круг обязанностей зачастую входит распределение звонков, встреча клиентов, выполнение мелких поручений, закупка канцтоваров и прочих офисных принадлежностей.
- Секретарь-референт. Человек, который занимает не последнее место в компании и приравнивается к должности офис-менеджера. На этой должности без специального образования не обойтись. Работа предполагает редактирование различного рода документов, подготовку проектных решений, контроль над работой других сотрудников, составление речей для выступления руководителя на мероприятиях.
- Помощник руководителя. Очень почетная и ответственная должность, которая включает организацию работы сотрудников, решение административных и организационных проблем. Для ассистента крайне важным является знание всех дел компании, а также наличие доверительных отношений с руководителем.
Помимо указанных разновидностей, существуют несколько дополнительных специализаций со специфическими требованиями. Например:
Какими личностными качествами должен обладать секретарь?
Поскольку специфика работы секретаря предполагает помощь руководителю в ведении дел, хороший специалист отличается, в первую очередь, ответственностью и пунктуальностью. Немаловажное значение имеет его внимательность, исполнительность и организованность – это позволяет избежать недоразумений при составлении документации и распорядков.
Секретарю должны быть присущи такие качества, как опрятность, аккуратность, доброжелательность, умение налаживать контакт с людьми, что обусловлено необходимостью взаимодействия с руководством, клиентами и коллективом.
Ну а поскольку секретарь является лицом компании, приятная внешность – неотъемлемый критерий. Безусловно, это совсем не значит, что на эту должность подходит исключительно девушка модельной внешности, здесь важно чувство стиля и наличие вкуса. Стоит заметить, что секретарями, как правило, становятся женщины. Считается, что они более гибкие и стрессоустойчивые, а также могут сделать офис более уютным.
Преимущества профессии секретарь
Среди основных преимуществ профессии секретарь можно отметить:
- стабильность;
- приобретение полезных навыков общения;
- новые знакомства;
- работа в комфортном офисе;
- возможность совмещения с учебой или работой.
Эта работа не относится к самым высокооплачиваемым. Чаще всего уровень оплаты зависит от региона проживания, уровня квалификации кандидата и размеров компании – согласно статистическим данным средняя зарплата секретарей колеблется в пределах от 15 до 60 тысяч рублей. Хороший специалист, работающий в крупной компании, может рассчитывать на вполне приличную, даже по меркам большого города, зарплату.
Недостатки профессии секретарь
Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ – она включает немало нюансов, которые не могут не огорчать. В первую очередь, это касается отсутствия перспективы развития. Как правило, руководители не желают расставаться с хорошими сотрудниками, поэтому не продвигают их по службе. Хотя случается, что секретарей все же оценивают по достоинству и повышают. Но этого могут добиться только те, кто продемонстрировал трудолюбие, ответственность и хорошее знание своего дела.
Среди основных недостатков профессии секретарь можно также отметить:
- ненормированный рабочий день;
- монотонная работа, в случае занятости на мелких предприятиях;
- необходимость «держать лицо» в любых ситуациях.
Где можно получить профессию секретарь?
Российские ВУЗы не предлагают обучение по направлению «секретариат». А зря, поскольку для руководителей все чаще становится важным уровень образования их помощников. Именно поэтому сегодня преимуществом обладают кандидаты с дипломом в области филологии, психологии, коммуникации и другими сопутствующими направлениями.
Базовые навыки секретарского дела можно получить в колледжах и техникумах. Учебные заведения осуществляют подготовку в течение 1-3 лет для учащихся, окончивших 11 или 9 классов школы соответственно. Также освоить профессию секретаря можно на специализированных курсах – здесь желаемый сертификат можно получить гораздо быстрее. Однако сегодня рынок переполнен предложениями, и не все они обеспечивают качественное образование, поэтому к выбору образовательной организации нужно подходить очень внимательно.
Источник: fulledu.ru
Профессия секретарь
Секретарь помогает руководителю: отвечает на звонки, организовывает встречи, разбирает письма и документацию, выполняет поручения. Эта профессия подходит активным, коммуникабельным, внимательным людям
Наталья Михайлова
Елена Фаталиева
Работала секретарем в автосалоне
Секретарь является посредником между руководством, персоналом и клиентами. Он обеспечивает эффективное функционирование офиса, ведет делопроизводство. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.
Профессия секретарь появилась давно: упоминается она в истории Древнего Рима. Изначально занимали эту должность мужчины, которым доверяли тайны государственного управления. В России секретари появились при Петре I. Требования к ним были высокими: наличие образования, знание законов.
В XIX веке появились первые личные секретари руководителей на крупнейших предприятиях. Для специалистов выпускали журналы и проводили обучающие курсы. В начале 20-х годов XX века профессия секретаря была особенно востребована.
В двадцатом веке все чаще секретарями работают женщины. Они отвечают за входящую и исходящую документацию, занимаются перепиской, рассылкой и распечаткой корреспонденции, протоколируют собрания, готовят и подают чай, кофе.
Описание
Секретарь – лицо компании. Вежливость, доброжелательность, дипломатичность, внимательность, ответственность и умение урегулировать конфликты – качества, которыми обладают и развивают у себя люди этой профессии. В обязанности входит планирование рабочего дня начальника, протоколирование совещаний, организация командировок. Также секретарь общается с посетителями, просматривает и сортирует корреспонденцию, принимает телефонные звонки.
Специализации
Разбирая детально обязанности секретаря, можно выделить следующие специализации.
Секретарь-референт – связующее звено между начальником, сотрудниками, клиентами, партнерами. Контролирует работников офиса, следит за исправностью оргтехники, распределяет рабочий день руководителя, составляет тексты для выступлений, переговоров, готовит отчеты.
Личный секретарь – помощник руководителя с высшим образованием, знающий все о деятельности компании. Решает организационные и административные вопросы, занимается делопроизводством.
Секретарь судебного заседания – должность только в судах. Составляет протокол слушания, формирует и направляет дела в архив, проверяет явку на заседания, выдает оригиналы и копии решений суда. Соискатели этой вакансии должны иметь высшее юридическое образование, быть уверенным пользователем компьютера, знать законодательство РФ и иметь опыт работы в юридических фирмах.
Пресс-секретарь – представитель организации, отвечающий за связь со СМИ и общественностью. Предоставляет информацию о событиях, происходящих в компании. Контролирует, редактирует материалы для публикаций, организовывает встречи журналистов с директорами. Пресс-секретарь компании должен прекрасно разбираться в той сфере деятельности, которой занимается организация, понимать структуру рынка и методы работы.
Секретарь-переводчик – сотрудник, принимающий участие в переговорах с иностранными партнерами, принимает корреспонденцию и переводит ее, организовывает работу офиса. Предъявляемые требования к специалисту: владение разговорным и письменным иностранным языком на высоком уровне, коммуникабельность, презентабельный вид, высокая скорость печати.
Источник: www.kp.ru