Какие задачи решает руководитель программы в процессе ее завершения

Как развивать проекты в условиях кризиса, привлекать новых клиентов, решать задачи быстро и эффективно? Один из способов улучшить показатели бизнеса и организовать слаженную работу внутри компании — проектный менеджмент.

В этой статье рассказываем, что такое управление проектами и как такой подход помогает быстро и эффективно достигать намеченных целей.

Что такое проектное управление

Для начала определимся с понятиями:

• Проект — комплекс мероприятий или задач, объединенных общими целями и имеющих определенный срок выполнения. Главной целью в проекте может быть создание новой услуги или продукта, а также достижение других результатов.
• Управление проектами — способ организовать работу внутри компании так, чтобы наилучшим образом достичь целей и задач, уложиться в бюджет, выполнить сроки и другие требования к проекту.

Рассматривая жизненный цикл любой компании, можно определить, что проект — это действия, которые выделяются среди других процессов. Другими словами, любой процесс, требующий дополнительного контроля, можно назвать проектом.

3 лучших способа контролировать выполнение задач сотрудниками

Деятельность можно назвать проектной, если она соответствует двум признакам:

• Минимизация рисков негативных последствий для компании. В некоторых случаях в отдельный проект выделяют задачи, которые хотя и неуникальны, но крайне важны для будущего компании, поэтому требуют дополнительного внимания. Допустим, организация хочет принять участие в государственной программе, чтобы получить финансирование. Заниматься этой задачей должен финансовый отдел, но, если результаты по проекту будут негативными, то фирма может лишиться источника финансирования. Поэтому руководство может решить выделить задачу в отдельный проект, используя инструменты работы с рисками.
• Управление человеческими ресурсами. Чтобы перейти к управлению и собрать команду специалистов, важно изначально поставить правильную цель и определить способы ее достижения. Некоторые задачи управления проектами можно успешно выполнить, скоординировав работу разных подразделений. В таких ситуациях сотрудники некоторых отделов могут перейти в подчинение не к своим руководителям. Чтобы достичь максимальной эффективности такие задания лучше выделить в отдельный проект.

Для решения поставленных задач по проекту необходимо действовать, опираясь на приоритеты конкретной компании, и понимать, что система не функционирует самостоятельно — нужен грамотный проектный менеджер.

Чтобы наглядно представить, чем управление проектами отличается от традиционного менеджмента, рассмотрим особенности каждого:

• Традиционный менеджмент ориентирован на ход событий. Выполняется монотонная регулярная работа, в проекте нет строгих дедлайнов, важен сам процесс, позиции четко распределены, постоянный персонал выполняет определенную работу.
• Проектный — ориентирован на достижение конкретной цели. Здесь важен не сам процесс, а определенный результат. Всегда присутствуют дедлайны, важную роль играет правильное распределение ресурсов, что в совокупности позволяет добиться желаемого результата. Типы задач могут быть разными, формируются команды из разных специалистов.

Проектный менеджмент — один из современных и эффективных способов управления проектами в компании, который позволяет реализовать стратегические цели не только в бизнесе, но и в государственном управлении. Используя такой подход, можно заранее оптимизировать расход всех ресурсов, включая финансы.

🕒 Топ 13 сервисов для управления задачами и проектами | Приложения для продуктивности

Цели управления

Главная концепция проектной деятельности заключается в проведении мероприятий, которые будут направлены на достижение конечной цели и соблюдение установленных требований. Для этого могут использоваться различные методы и подходящие инструменты.

Если коротко, то цели управления проектами сводятся к получению максимального результата при минимальных временных и финансовых затратах. Когда проект только стартует, важно определить цели бизнеса, понять, решение каких задач поможет лучше всего их достичь.

Возможные варианты задач, которые необходимо решить для достижения целей управления проектами:

• наладить управление рабочим процессом;
• эффективно распределять нагрузки по времени для решения задач в установленные сроки;
• анализировать издержки и по возможности сокращать их;
• контролировать рациональное использование ресурсов.

В управлении проектами важно добиться сбалансированности следующих показателей: рациональное использование финансов, эффективность временных затрат, соблюдение критериев качества.

Зачем нужно руководить проектами

Проектный менеджмент можно рассматривать как инструмент для достижения стратегических целей. Такой подход позволяет выявить важные направления, которые приоритетны для развития компании, правильно распределить их между сотрудниками и направить необходимые ресурсы на них достижение.

Преимущества управления проектами:

• контроль каждой стадии работы;
• прозрачная система мотивации сотрудников, задействованных в проекте;
• возможность расстановки приоритетов и формулирования целей;
• минимизацию бюрократии и быстрое принятие решений;
• оптимизация финансовых и других ресурсов;
• быстрое обнаружение рисков и их предупреждение;
• единые критерии для оценки эффективности.

Используя управление проектами, организация может разделить рабочий процесс на отдельные части, контролировать расход бюджета, устанавливать дедлайны и отслеживать достигнутые результаты на каждом из этапов. После того, как работы по проекту будут завершены, можно оценить результаты, как по каждому процессу, так и в совокупности контексте конкретного проекта.

Основные этапы управления проектами

Так как управление является целым комплексом мероприятий, все действия разбивают на несколько этапов. Число и уровень сложности задач, а также последовательность их выполнения, напрямую зависит от особенностей конкретного проекта. Но независимо от специфики все проекты проходят несколько этапов развития.

Жизненный цикл или этапы управления проектами:

1. Инициирование проекта.

2. Планирование проекта.

На этой стадии важно определиться, как и в каком порядке будет выполняться проект. Четкое планирование помогает подготовиться к возможным проблемам и изменениям, которые, вероятно, потребуется вносить в ходе работы над проектом.

Основные шаги, которые важно выполнить:

3. Исполнение проекта.

На следующем этапе запускается выполнение всех задач по заранее подготовленному плану. Важно организовать работу команды, четко разъяснить каждому его задачи и функции, а также не забывать о мотивации для всех сотрудников.

4. Мониторинг.

Необходимо отслеживать и контролировать каждый этап работы, а не только финальный результат. Благодаря грамотной аналитике можно своевременно обнаружить ошибки и слабые места, оперативно их исправить и повысить эффективность. Контролировать работу лучше, используя автоматизированные системы со сквозной встроенной аналитикой и возможностью подготовки

5. Закрытие проекта.

Завершающий этап, когда рабочая команда передает результаты клиенту или запускают фазу нового проекта. Обратная связь от заказчика необходима, чтобы оценить работу организации в целом и сделать выводы, которые позволят повысить эффективность команды и избежать возможных ошибок в будущем.

Попробуйте КСК.Service

проектирование;

разработка;

тестирование;

эксплуатация и поддержка.

Чем примечателен этот подход? Используя метод управления Waterfall, свести воздействие непредвиденных факторов на ход работ можно к минимуму, так как все шаги предварительно продуманы и зафиксированы. Если все требования к проекту заранее известны, а по ходу дела не придется вносить особые изменения, то можно выбирать метод Waterfall.

2. Agile — метод управления проектами, основанный на наборе гибких методик. Здесь отсутствует строгая последовательность, а главная ценность — качество продукта. Выбирают этот метод управления команды, которые готовы к любым доработкам и внесению изменений. Это может быть актуально в ИТ-сфере и работе над творческими проектами.

3. Scrum — частично это методология управления Agile, но процесс разделяют на короткие периоды или спринты. Все так же в приоритете результат и удовлетворение запроса клиента с его максимальным вовлечением в процесс. Каждый спринт сопровождается созданием какой-то части продукта, демонстрации результатов клиенту и тестированием. Получив обратную связь от заказчика, команда вносит корректировки, улучшает эффективность и переходит к следующему периоду.

4. Kanban — метод управления проектами, который также базируется на принципах Agile. Суть в том, что все обязанности равномерно распределяют между сотрудниками, чтобы избежать перегруза команды. При работе используется метод визуализации — используют обычные доски или специальные онлайн-сервисы, которые помогают наглядно видеть, какие поручения за кем закреплены, как идут работы, кто за что отвечает.

Какой из методов управления проектами выбрать — зависит от специфики бизнеса, а также конечных целей проекта. В любом случае упростить и автоматизировать выполнение многих заданий можно, используя специальные инструменты. Дальше рассказываем о платформе КСК.ИК и функционале, который позволяет эффективно решать задачи при использовании проектного менеджмента.

Инструменты

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для управления проектами — онлайн-продукт КСК.ServiceTeamwork, можно создать единое информационное пространство, предоставив сотрудникам необходимые инструменты для работы над задачами и свободной коммуникации в команде.

КСК.Servicehttps://www.kck.ru/solutions/chto-takoe-upravlenie-proektami» target=»_blank»]www.kck.ru[/mask_link]

Тема 3: Процессы управления проектами: инициация, планирование, исполнение, контроль, завершение.

Процесс исполнения проекта включает выполнение всех запланированных работ, направленных на создание результата проекта, и управление, включая мониторинг выполняемых работ, контроль выполне­ния и управление изменениями в проекте. Работы по созданию результата проекта обычно достаточно специфичны. Они относятся к специальным предметным областям УП.

В группу процессов исполнения входят следующие процессы:

1. Управление исполнением проекта – процесс, необходимый для получения информации об уже завершенных или находящихся в стадии исполнения работах и управлении ими.
2. Процесс обеспечения качества – процесс, нужный для того, чтобы удостовериться, что выполняются все требования к качеству результата проекта.
3. Набор и развитие команды проекта — процесс нужен для подбора людей, необходимых для успешного выполнения работ проекта.
4. Распространение информации — процесс необходим для того, чтобы участники проекта в любой момент могли получить нужную им информацию.
5. Выбор поставщиков — получение информации от поставщиков о предоставляемых услугах, ценах и т.д. для выбора наиболее подходящих предложений.

Результатом исполнения проекта должны стать:

• созданные продукты или услуги, необходимые для выполнения проекта;
• осуществленные в ходе выполнения проекта изменения;
• реализованные корректирующие действия, необходимые для достижения ожидаемой эффективности;
• выполненные спланированные заранее действия по смягчению последствий рисков проекта;
• информация о степени завершенности работы, качестве исполнения и использовании ресурсов.

Мониторинг и контроль осуществляются на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная со стадии инициации, заканчивая стадией завершения или административного закрытия проекта. Эта группа процессов необходима для контроля эффективности исполнения работ проекта.

По результатам мониторинга принимаются решения и осуществляются действия, информация предоставляемая в процессе мониторинга может касаться различных специфических аспектов выполнения проекта, которые хочет иметь руководитель проекта или кто-либо другой в компании. Контроль использует данные, предоставляемые мониторин­гом, для сопоставления реальной деятельности с планируемой и выносит оцен­ку качества и эффективности осуществления проекта.

Мониторинг – это процесс, предполагающий сбор, измерение и распрост­ранение информации об исполнении проекта, ее регистрацию, оценку измене­ний и подготовку информации для принятия решений по проекту.

Целью мониторинга является предо­ставление руководству проекта оперативной интегрированной информации о реализации проекта, достаточной для принятия ключевых ре­шений по проекту.

Процесс мониторинга проекта затрагивает следующие моменты:

• сравнение текущего хода исполнения работ проекта с первоначальным планом проекта;
• оценку хода исполнения для выявления моментов, требующих корректирующих или предупреждающих действий;
• анализ, отслеживание и мониторинг рисков проекта для своевременного их выявления, и реагирования;
• ведение достоверной и актуальной информационной базы вплоть до завершения проекта;

предоставление информации для составления отчетов о текущем состоянии, оценки прогресса и прогнозирования.

Контроль проекта — это принятие решения и осуществление дей­ствий, направленных на уменьшение разницы между ут­вержденным базовым или текущим планом проекта и его фактическим осу­ществлением.

Основной целью контроля проекта — обеспечение вы­полнения плановых показателей и повышение обшей эффектив­ности проекта.

Содержание контроля проекта состоит в том, что выходные показатели проекта контролируются, сравниваются с некото­рыми предварительно установленными параметрами. Если они отличаются, то по цепи обратной связи формируется кор­ректирующее воздействие, которое возвращается назад на вход проекта для устранения возникших отклонений или корректи­ровки входных параметров.

Система контроля проекта разрабатывается и внедряется для уменьшения риска наличия нерешенных целевых задач проекта, задержки сро­ка и превышения бюджета. Если в мониторинге собирается не­обходимая информация, то при контроле результаты сбора сравниваются с плановыми показателями и предпринимаются действия, если расхождения слишком большие. По существу контроль яв­ляется действием, уменьшающим разницу между планом и фактом.

Процесс контроля включает 3 стадии:

1. отслеживание: сбор и документирование фактических дан­ных;
2. анализ: оценка текущего состояния работ и сравнение фактического выполнения с запла­нированным показателям; определение причины и путей воздействия на отклонения от выполне­ния плана;
3. корректировка: планирование и осуществление действий, направленных на минимизацию неблагоприятных отклонений или по­лучения преимуществ от возникновения благоприятных отклонений.

Завершение проекта – это процесс, закрывающий все контракты и формально завершающий все проектные работы.

В рамках процесса завершения выполняется:

• сдача контрактных документов в архив проекта;
• создание аудиторского отчета о процессах проекта;
• формальная приемка результатов проекта заказчиком.

При завершении проекта готовый продукт передается заказчику, который сообщает о том, насколько его удовлетворяет результат. Этап официальной сдачи заказчику продукта/результата происхо­дит согласно заранее оговоренным правилам и с использованием предвари­тельно согласованных документов. Для того чтобы это прошло эффективно и без проблем, заказчик и руководитель проекта должны иметь хорошо до­кументированные критерии сдачи результата и завершения работы с самого начала проекта.

После анализа успешности проекта создается архив, в который помещается вся документация. Положительные результаты работы принимаются к сведению и берутся за основу в будущем проекте. Отрицательные необходимо проанализировать и найти причины недоработок, чтобы в дальнейшем не совершать подобных ошибок.

Проект надо считать завершенным в следующих ситу­ациях.

• Работа над его продуктом/результатом завершается с получением пози­тивного (что наиболее желательно) результата. Заказчик получает то, что хотел и планировал. Проект достигает своих целей.
• Работа над его продуктом завершается с получением негативного ре­зультата, который в рамках данного проекта уже не может быть изме­нен. Как известно, получение отрицательного результата — это тоже результат.
• Работа над проектом замедляется вследствие потери интереса или умень­шения финансовых возможностей заказчика или исполнительной организации, передачи основных ресурсов данного проекта другим. Проект откладывается на неопределенный срок — и дальнейшая деятельность становится просто невозможной. Строго говоря, это не завершение про­екта, а его медленное угасание от отсутствия ресурсов вследствие сокра­щения бюджета.
• Руководитель и команда проекта становятся нежелательными для за­казчика или организации-исполнителя.

Процесс завершения заключается в выполнении двух задач:

1. закрытие контрактов;
2. закрытие проекта.

Процесс закрытия контракта сопутствует завершению проекта, так как включает в себя подтверждение того, что все работы выполнены и могут быть приняты заказчиком.

В настоящее время в отечественной практике отсутствуют какие-либо нормативные документы, регулирующие процесс закрытия контракта. Тем не менее, опираясь на зарубежный опыт определим основные этапы закрытия контракта:

1. проверка финансовой отчетности

3. выявление невыполненных обязательств

4. завершение невыполненных обязательств

5. гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Закрытие проекта включает в себя завершение всех работ, анализ качества выполнения всех операций, передачу конечного результата заказчику, анализ успешности или не успешности проекта, создание архива.

Информационные системы управления проектами предназначены для:

• легкости разработки и внесения изменений в календарно- сетевые графики, а также расчета резервов и критического пути.
• возможности визуализации информации на экране.
• легкости в создании смет и легкости доступа ко всей информации по проекту или проектам для подготовки отчетов.
• возможности интеграции графика проекта с календарями ресурсов, учи­тывающими любые особенности предоставления этих ресурсов.
• легкости разработки различных сценариев проекта.
• легкости проверки на ошибки в логике, оценки загрузки отдельных со­трудников и групп и др.

ИСУП значительно упрощают процессы УП, но не определяют целей и концепции проекта, не устанавливают приоритетов, не выставля­ют бюджетных или временных требований, и не определяют контрольных точек, действий или взаимосвязей. Все это должно быть сделано руково­дителем проекта и его командой.

Существуют 3 основные разновидности ПО:

1. упрощенный вари­ант для высшего руководства (легкий в применении, позволяющий обобщать и иллюстрировать данные, осуществлять процедуры планирования сверху вниз);
2. базовый (профессиональный) вариант для руководителя портфеля про­ектов (или одного проекта) или менеджеров команды, где имеются все воз­можности по управлению, включая временное, ресурсное, стоимостное пла­нирование, анализ рисков и т. д.;
3. веб-вариант для работы через Интернет.

Наиболее распространенным на российском рынке программным обеспечением для управления проектами является:

1. Microsoft Project, производитель – Microsoft Corporation — — универсальная система календарного планирования и управления проектами, является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой планирования проектов. Отличительная особенность программы — простота и интерфейс, заимствованный от продуктов серии Microsoft Office. Программный продукт обеспечивает обмен проектной информацией между участниками проекта. Предоставляются возможности по планированию графика работ, отслеживанию их выполнения (табели рабочих, просмотр списка поручений и т. д.) и анализу информации по портфелю проектов и отдельным проектам.

Универсален в применении к проектам различной природы. В целом, Microsoft Project можно рекомендовать в качестве инструмента планирования и контроля небольших проектов пользователям-непрофессионалам в управлении проектами и новичкам. Часто применяется в IТ-проектах.

Включает несколько модулей.

2. Spider Project, производитель — Spider Technologies Group — является российской разработкой. По своим возможностям является полным конкурентом «MS Project», занимая второе место в России по популярности. Ценовая ниша такая же. При этом он имеет несколько отличительных особенностей, позволяющих ему конкурировать с другими системами.

Это мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов. В пакете реализована возможность использования при составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов (пулы ресурсов). Использование ресурсных пулов избавляет менеджера от необходимости жестко назначать исполнителей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов и из каких ресурсов это количество выбирать.

Еще одной особенностью пакета является возможность использования нормативно-справочной информации о производительностях ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимостях работ и ресурсов. Spider Project позволяет создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные документы и базы данных, вводить формулы расчета. Количество учитываемых в проектах показателей не ограничено.

Часто применяется в строительных проектах.

3. TimeLine, производитель TimeLine Solutions Corporation — предоставляет следующие возможности:

• реализация концепции многопроектного планирования, что позволяет назначать зависимости между работами проектов;
• хранение информации по проектам в единой базе данных;
• достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами включающие их перераспределение и выравнивание между проектами, описание календарей ресурсов.

4. OpenPlan, производитель — WST Corporation — система управления проектами в рамках предприятия, представляющая собой профессиональный инструмент для многопроектного планирования и контроля. Предусматривает полный набор параметров для описания различных характеристик работ по проекту. Структуризация данных проекта обеспечивается использованием:

• структуры разбиения работ (WBS);
• структуры кодирования работ;
• иерархическая структура ресурсов (RBS);
• организационная структура предприятия (OBS).

Система OpenPlan включает три основных программных продукта: OpenPlan Professional, OpenPlan Desktop и OpenPlan Enterprise, каждый из которых предназначен для решения задач определенных участников проекта: проект – менеджера, команды проекта, ответственных за выполнение работ, субподрядчиков и т. д.

Среди основных отрас­лей применения — строительство, крупное сборочное производство.

5. Программные продукты фирмы Primavera System, Inc. Все продукты этой фирмы разрабатываются в соответствии идеологией Концентрического Управления Проектами (Concentric Project Management — CPM) на основе структурированного и интегрированного подхода к координации людей, команд и проектов. ПО Primavera предназначено для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI, IPMA и стандартами ISO. Включает несколько модулей.

6. Project Expert — разработчик: группа компаний «ПРО-ИНВЕСТ» — система разработки инвестиционных проектов и финансового планирования деятельности предприятия позволяющая анализировать эффективность инвестиций. В программе Project Expert применяется методика UNIDO по оценке инвестиционных проектов и методика IAS финансового анализа.

Project Expert является Win32-приложением, работает в операционных системах Windows. Project Expert представляет собой систему, разработанную с учетом опыта развития предыдущих версий. Возможность учета специфики российской экономической действительности (налоговые изменения, инфляция и т.д.).

Основные функции программы:

• моделирование деятельности предприятия, с учетом изменения параметров внешней среды (инфляция, налоги, курсы валют);
• планирование реализации инвестиционного проекта, стратегии маркетинга и производства, с учетом рационального использования материальных, людских и финансовых ресурсов;
• построить модели финансовых потоков проекта;
• анализ сценариев развития предприятия с различными значениями параметров, влияющих на его финансовые результаты;
• определение ключевых рисков;
• отчеты: Отчет о движении денежных средств (Кэш-фло), Баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет об использовании прибыли) и бизнес-план инвестиционного проекта, полностью соответствующие международным требованиям;
• анализ чувствительности, анализ общей эффективности проекта (Индекс прибыльности, Чистый приведенный доход, Внутренняя норма рентабельности), анализ денежных потоков для каждого участника проекта и анализ финансовой деятельности по ряду показателей (коэффициент текущей ликвидности, прибыль на акцию и др.);
• статистический анализ проекта;
• графическое отображение данных в разных вариантах, включая трехмерные, как на основе отчетов, так и на основе математических зависимостей;
• подготовить собственные отчеты, учитывающие специфику проекта.

Источник: studfile.net

Что такое управление проектами

Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.

Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch

Что такое проект и его управление

Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов. Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.

Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента

Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.

Традиционный менеджмент:	Управление проектами:
ориентирован на ход событий	ориентировано на достижение цели
важен процесс работы	важен результат
нет дедлайнов	работа связана с соблюдением сроков
распределяются позиции	распределяются ресурсы
монотонная регулярная работа	разнообразные задачи
постоянный персонал, занимающий определенные позиции	проектные команды разных специалистов

Зачем нужно управление проектами

Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение. Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе.

После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта. Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать.

Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно. Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.

Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict

• Автотегирование звонков
• Текстовая расшифровка записей разговоров

Стандарты управления проектами

Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:

• Общественные. Разрабатывают и применяют в обществах специалистов.
• Корпоративные. Разрабатывают и используют в рамках одной компании.
• Частные. Создают специально для определенных проектов.

Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.

Роли в проекте

Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:

• Заказчик. Утверждает требования и проверяет результаты, может изменить приоритеты.
• Спонсор. Согласовывает цели, бюджет и сроки работы, выделяет нужные ресурсы.
• Руководитель проекта. Распределяет обязанности в команде, контролирует соблюдение требований.

Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:

• Председатель – задает команде направление, следит за рациональным использованием ресурсов.
• Исполнитель – дисциплинированный сотрудник, выполняющий регулярные и рутинные задачи.
• Генератор идей – придумывает новое и умеет решать нестандартные проблемы.
• Оценщик – проводит анализ разработанной концепции, идей и предложений так, чтобы команда могла принимать сбалансированные решения.
• Формирователь – подталкивает команду к действиям, помогает направлять внимание и задавать рамки группового обсуждения в соответствии с результатами совместной деятельности.
• Коллективист поддерживает силу духа участников проекта, оказывая помощь в сложных ситуациях, хороший наставник для новичков.

Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.

Бизнес

Вот это поворот, или оставайтесь на линии, мы вам не перезвоним

Вот это поворот, или оставайтесь на линии, мы вам не перезвоним

Кто такой руководитель проекта

Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.

Требования к проект-менеджеру

Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:

• Знания в области управления проектами, включая стратегическое мышление, умение прогнозировать и планировать.
• Опыт. Чем больше у проект-менеджера кейсов, тем лучше он понимает как распоряжаться бюджетом, решать разные проблемы, взаимодействовать с командой.
• Техническая подготовленность. Эффективный проект-менеджер – это не просто управленец, а компетентный специалист. Он может грамотно настроить все процессы, потому что разбирается в специфике проекта: IT-сфере, строительстве, архитектуре или других областях.
• Умение работать с людьми. Способность сформировать и отладить работу внутри команды – половина успеха проекта.
• Личностные качества: ответственность, коммуникабельность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, многозадачность и оптимизм.

Преимущества проектного метода управления и его недостатки

Плюсы проектного управления:

• возможность выставить приоритеты и определить цели;
• контроль всех стадий работы;
• разработка критериев для оценки эффективности;
• быстрое обнаружение рисков и их предотвращение;
• оптимизация ресурсов и бюджета;
• прозрачная система мотивации персонала;
• быстрое принятие решений без лишней бюрократии.

• Недостаток ресурсов. Часто у маленьких компаний не хватает средств на перераспределение бюджетов и других ресурсов между несколькими проектами.
• Высокие требования к квалификации руководителя. На рынке недостаточно проект-менеджеров с нужными навыками и опытом.
• Сложности перехода. Изменить традиционную систему управления на проектную сложно и занимает много времени.

Основные этапы управления проектом

Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.

Инициирование проекта

Планирование проекта

Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:

Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.

Исполнение проекта

Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.

Мониторинг и контроль проекта

Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.

Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.

Сквозная аналитика Calltouch

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Закрытие проекта

На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.

Подходы к управлению жизненным циклом проекта

Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:

1. Предиктивные. Для него характерны четкое планирование задач, бюджетов и сроков на самом раннем этапе. В такой алгоритм трудно внести изменения, потому что тогда придется менять всю взаимосвязанную систему планирования. Подходит для проектов с четким пониманием продукта.
2. Итеративно-инкрементные. Итеративность заключаются в том, что команда повторяет операции проекта столько раз, сколько требуется для достижения результата. А инкрементность заключается в постепенном наращивании функционала операций, пока не будут удовлетворены требования заказчика.
3. Гибкий. Этот подход применяется в областях, где нужно быстро реагировать на изменения требований. Он включает элементы итеративности и инкрементности.

Какую выбрать методологию

Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.

Waterfall

Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:

• аналитика;
• проектирование;
• разработка;
• тестирование;
• эксплуатация и поддержка.

В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.

Agile

В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.

Scrum

Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.

Kanban

« Kanban » переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.

Система построена на визуализации задач: можно отмечать задачи на обычной доске или использовать онлайн-сервисы, например, Trello . Весь процесс делится на этапы. На доске это выглядит как столбцы: «сделано», «в работе» и «готово», куда добавляют задачи. Любой член команды может следить за ходом дел, найти ответственного за конкретную задачу, и скорректировать ход работы.

Бизнес

Jira: что это за программа и как в ней работать

Jira: что это за программа и как в ней работать

Инструменты для управления проектами

Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:

• Битрикс24 – российский сервис для управления бизнесом: поддерживает работу с Kanban, диаграммой Ганта, обеспечивает продвинутую фильтрацию в задачах.
• Jira – это система отслеживания ошибок в программном коде. При этом множество компаний использует ее инструментарий для управления проектами. Подходит для работы по Scrum и Kanban.
• Asana – это приложение для управления командными проектами. Есть система удобных тегов, можно анализировать эффективность и управлять несколькими проектами в рамках одной команды.

Заключение

Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.

Предложения от наших партнеров

Платформа для создания интернет-магазинов

35 дней бесплатного пользования платформой для новых клиентов

Сервис сквозной аналитики, коллтрекинга и управления рекламой

Увеличивайте продажи с платформой Calltouch Лидс

CDP платформа для автоматизации маркетинга

Скидка 50% при покупке Private Cloud или On-Premise

Сервис защиты от скликивания и оптимизации рекламных кампаний

1 месяц подписки в подарок

Система автоматического занесения данных в CRM

Месяц «Чемпиона‎» в подарок при оплате 3-х месяцев сервиса

Скидка 20% на годовую подписку

Источник: www.calltouch.ru