Система предназначена для автоматизации деятельности автотранспортного предприятия. Одно из основных преимуществ предлагаемой системы – это возможность интеграции с системами GPS контроля. Автоматический импорт и обработка данных, полученных от GPS-приемников, обеспечивает значительный экономический эффект за счет сокращения пробега транспортных средств, экономии ГСМ, минимизации времени простоя автопарка.
Взаимодействие с системами бухгалтерского учета минимизирует возможность появления ошибок в документах, а также снижает нагрузку на отдел бухгалтерии.
Система обеспечивает ведение всех основных бизнес-процессов предприятия, в том числе:
— учет автопарка (автотранспорта, прицепов, дополнительного оборудования и т.д.);
— автоматизация основного документооборота предприятия;
— расчет стоимости выполненных работ на основании фактических данных из путевых листов;
— учет запчастей, автопокрышек и аккумуляторов;
— регистрация ремонтных операций со всей необходимой детализацией вплоть до выполненных работ и замененных деталей;
ВСЕ О НАПРАВЛЕНИИ ЗА 2 МИНУТЫ | 15.03.04 «АВТОМАТИЗАЦИЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ И ПРОИЗВОДСТВ»
— учет оборота ГСМ, включая деятельность собственной АЗС.
Одной из основных задач, решаемых системой, является автоматизация подготовки и обработки путевых листов, заявок и разнарядок на транспортные средства, журналов учета путевых листов, нарядов и карточек учета произведенных работ.
Подсистема учета оборота ГСМ позволяет осуществлять расчет нормативного расхода ГСМ и контроль экономии/перерасхода ГСМ, а подсистема учета запчастей – вести учет запчастей, автопокрышек и аккумуляторов в разрезе автотранспортных средств.
При использовании GPS-приемников и датчиков топлива осуществляется контроль фактически произведенных работ по перевозке грузов, а также автоматизированный учет расхода топлива.
Модуль расчета стоимости выполненных работ позволяет автоматизировать расчеты, основанные на данных из обработанных путевых листов.
Система обеспечивает интеграцию с другими системами предприятия, предоставляет возможность получения и передачи данных.
В системе реализовано более 20 аналитических отчетов, предоставляющих детальную информацию по работе автотранспортного предприятия/подразделения.
Система позволяет вести учет автотранспортной техники. На каждую единицу автотранспорта в системе заводится карточка транспортного средства, в которой регистрируются:
— данные о транспортном средстве (тип/марка/модель автотранспортного средства, год выпуска, гаражный и инвентарный номера, VIN и т.д.);
— данные о государственной регистрации транспортного средства (ПТС, свидетельства о регистрации, талоны ТО, лицензии и т.п.);
— номерные агрегаты (в т.ч. замены номерных агрегатов);
— установленное дополнительное оборудование (наименование дополнительного оборудования, дата монтажа, дата демонтажа);
— прицепы, используемые на транспортном средстве (дата сцепления, дата отцепления, тип прицепа, гос. номер);
— ремонты транспортных средств (капитальные, текущие, ТО);
Автоматизация АТП
— история монтажа/демонтажа автопокрышек и аккумуляторов.
Из карточки транспортного средства система позволяет просматривать историю изменения всех данных об автотранспорте.
Учет путевых листов
В системе реализован полный цикл учета путевых листов, разработаны действенные методы автоматического формирования, заполнения и закрытия путевых листов, предоставлены широкие возможности для настройки процессов учета этих документов.
Система предоставляет возможность вводить заявки на автотранспорт, данные из которых автоматически попадают в разнарядки на указанные даты. Заявки могут создаваться как на один день, так и на заданный период. Разнарядка может формироваться как в ручном режиме, так и на основе обработанных заявок.
Формирование путевых листов в системе может осуществляться автоматически на основании обработанных строк разнарядки для одного ТС или списка ТС, или в ручном режиме для отдельных транспортных средств.
Система позволяет указывать в путевом листе (из соответствующего справочника) плановый маршрут для автотранспорта, в котором содержится информация о планируемых работах, времени их выполнения и расстояниях по категориям дорог.
Реализована поддержка 7-и основных видов печатных форм путевых листов:
— грузовые с учетом транспортной работы;
— грузовые с почасовой оплатой;
Для каждой из печатных форм имеется возможность ручной настройки печати, что позволяет печатать путевые листы не только на чистых листах, но и на типографских бланках.
Система позволяет выбирать в путевом листе режим заполнения выполненных работ. Режим можно указать как для каждой машины отдельно, так и для группы машин. Возможны следующие варианты заполнения выполненных работ:
Автоматическое – заполнение выполненных работ в случае указания при выписке путевого листа планового задания. При этом данные о пробеге, расходе топлива, маршруте, времени выполнения работ формируются на основании данных, полученных с установленного на автотранспорт контролирующего оборудования (GPS-приемник, датчик топлива).
Вручную, с контролем – выполненные работы заполняются вручную с последующим сравнением с плановым заданием и данными, полученным с установленного на автотранспорт контролирующего оборудования.
Вручную – информация о выполненных работах вводится вручную.
Система интегрирована с оборудованием (бортовыми блоками), установленным на автотранспортных средствах, что позволяет контролировать работу автотранспортных средств и отображать их местонахождение на географической карте местности.
Для мониторинга за автотранспортными средствами в системе создаются плановые маршруты/задания. На карте фиксируются контрольные точки маршрута, и для каждого отрезка маршрута (контрольной точки) указываются его характеристики, в том числе: перечень работ, время выполнения работ, плановое расстояния, категории дорог, сложность маршрута.
После выполнения планового задания при обработке путевого листа система осуществляет автоматическое сравнение зарегистрированных фактических данных с данными планового маршрута/задания. При обнаружении расхождений система сигнализирует о расхождениях ответственным сотрудникам предприятия.
Система позволяет просматривать на географической карте местности фактический маршрут транспортного средства и сравнивать его с плановым маршрутом.
В системе реализован механизм контроля жизненного цикла путевых листов (создание, печать, выдача водителям, прием, расчет и т.д.). Система автоматически формирует журнал учета путевых листов, в котором отображаются факты выдачи и приема путевых листов, для каждого путевого листа отображаются сведения об остатках ГСМ в баке автотранспорта, выводятся показания спидометра и другая необходимая для учета путевых листов информация.
Система осуществляет автоматический расчет нормативного расхода ГСМ. Расчет производится для каждого отдельного вида работ в путевом листе, для путевого листа в целом, с учетом справочных данных по транспортному средству (нормы расхода топлива, повышающие коэффициенты и др.). При расчете могут использоваться данные из планового задания, или данные GPS-приемника, или фактически введенные данные, в зависимости от системных настроек для выбранного автотранспортного средства.
Расчет стоимости выполненных работ
Система осуществляет расчет стоимости каждой выполненной работы, указанной в путевом листе, а также расчет общей стоимости выполнения работ для путевого листа в целом.
Система позволяет настраивать расчет стоимости выполненных работ: по плановым данным, по фактически введенным данным, по данным GPS-приемников.
Модуль расчета оплат предоставляет возможность расчета премий/доплат для каждого водителя, транспортного средства, вида работ и их совмещения, метода работ, места проведения работ.
После расчета стоимости работ, система формирует наряды по конкретному водителю, по всем водителям, работающим в данный период.
После формирования нарядов, система позволяет просматривать печатные формы нарядов, а также печатные формы карточек учета выполненных работ для каждого водителя по каждой выполненной работе. В карточке учета представлена вся информация по работам: количество груза, вид работы, метод работы, расценки, коэффициенты и повышающие расценки и т.д.
В системе реализован модуль склада запчастей. Это полнофункциональная подсистема, которая обеспечивает автоматизацию всех бизнес-процессов работы склада запчастей — прием и отгрузка запчастей для автомобилей, возврат закупленных запчастей поставщикам и учет возвратов запчастей, установленных на автотранспорт, перемещение запчастей по складу, инвентаризация, регистрация брака, обработка случаев пересортицы и т.п.
Модуль обеспечивает ведение иерархического адресного склада, с указанием мест хранения всей номенклатуры запчастей.
Система поддерживает ведение справочника запчастей, обеспечивающего обновление данных на основании импорта файлов из других систем предприятия или сторонних систем.
Модуль обеспечивает автоматическое формирование всех необходимых складских документов, в том числе приходных ордеров, требований-накладных и т.д.
Модуль склада запчастей полностью интегрирован с другими модулями системы, что позволяет избежать двойного ввода данных для учета движения запчастей в рамках предприятия.
В случае наличия на автотранспортном предприятии собственной АЗС, система позволяет вести учет ГСМ на АЗС. В системе фиксируются все факты прихода ГСМ на АЗС, реализован учет накладных расходов, обеспечивается расчет себестоимости ГСМ. Факты выдачи ГСМ ведутся в разрезе путевых листов. Система позволяет учитывать возврат ГСМ, передачу ГСМ от одного транспортного средства другому, удаленную заправку техники с помощью бензовозов и другие хозяйственные операции.
Учет ГСМ ведется по местам хранения/колонкам (карточки мест хранения) и по видам ГСМ (карточка ГСМ).
В карточках мест хранения фиксируются данные о движении ГСМ, замерах удельного веса ГСМ, сдачи мертвого остатка, факты инвентаризации и т.д.
В карточках ГСМ отображаются места хранения ГСМ, факты прихода и расхода ГСМ, замеры удельного веса.
На основании данных о движении ГСМ система автоматически формирует раздаточные ведомости, сводные отчеты о движении ГСМ и другие необходимые отчеты.
Возможность интеграции с другими программно-аппаратными системами, используемыми в организации, позволяет осуществлять эффективный двусторонний обмен данными в рамках всего предприятия.
В системе реализована возможность формирования более 20 аналитических отчетов, предоставляющих детальную информацию о загруженности и использовании ТС, расходе ГСМ (в разрезе водителей, по остаткам, перерасходам, расхождениям с плановыми показателями), количестве перевезенного груза (всего, на прицепе), грузообороте, часам в работе (по плану, в наряде, в движении) и прочим параметрам.
Роботизированный программный комплекс «ПК АвтоПлан».
«ПК АвтоПлан» программный комплекс работает как с автотранспортом, так и с любой спецтехникой, учитывая особенности ее работы. Комплекс позволяет объединить в единую управленческую систему все ресурсы и процессы автотранспортного предприятия: заказчиков, ИТР и водителей, технику, ГСМ, шины и запчасти, весь документооборот, весь ремонт и складской учет, весь процесс эксплуатации и контроля и все прочее, из чего состоит ежедневная деятельность АТП.
При этом ряд управленческих и контрольных задач комплекс выполняет в полностью автоматическом режиме, другие — с минимальным привлечением операторов. Это резко повышает точность управления, ликвидирует ошибки и фальсификации, снижает затратную часть предприятия, повышает производительность труда и эффект от использования техники.
«ПК АвтоПлан» — программный комплекс нового поколения, для автоматизации автотранспортного предприятия любого масштаба: имеющего от 3-х до бесконечности транспортных средств любых видов: легковой автомобиль, грузовик, автобус, кран, экскаватор, любая коммунальная или дорожно-строительная спецтехника.
В комплексе реализован набор автоматических процедур, которые в автоматическом режиме делают до 40% операторской, контрольной и управленческой работы. Это не просто документооборот, это робот, интеллектуальная система.
Программа максимально исключает «человеческий фактор» из управления, сведя к минимуму ошибки и махинации. Встроенная интеграция с оборудованием спутникового мониторинга состояния транспорта GPS/ГЛОНАСС (геолокация, расход топлива и так далее).
Возможность иметь полную фактическую информацию о состоянии автотранспорта с оборудования:
— Информацию обо всех перемещениях транспорта;
— Фактическое время работы любых механизмов и агрегатов;
— Информация о времени полезной работы, простоях и нерациональном использовании техники;
— Соблюдение разрешенных маршрутов и выявление несанкционированных рейсов;
— Параметры движения (скорость, режимы работы двигателя, выявление фактов потенциально опасного вождения);
— Информация о заправках и сливах топлива, недоливов на АЗС;
— Информация о случаях повышенного расхода топлива;
— ВСЕ факты хищения топлива;
— Возможность просмотра информации о работе ТС через web-интерфейс в онлайн режиме.
«ПК АвтоПлан» дает возможность получить автоматическую (роботизированную) обработку этих данных программным комплексом, что составляет до 40% контрольной и управленческой работы. Обычно эту работу приходится делать вручную — сравнивать результаты данных с оборудования и «бумажного учета», путевых листов, вводить эти данные вручную в программу, находить ошибки, фальсификации данных (воровство или попытка скрыть свои ошибки), все это занимает много времени и сил — почему это и не работает как хотелось бы. В случае применения комплекса всю эту огромную работу делает робот. Автоматически сигнализирует если что-то идет не так, блокирует связанные процедуры, таким образом, существенная часть ошибок/фальсификаций, становится физически невозможна.
Сокращение расходов. Предприятие получает колоссальную экономию на затратах — в среднем до 20% от всех затрат предприятия. Только на ГСМ экономия составляет от 20% до 60%.
Резкое повышение производительности труда, высвобождение управленческих сил предприятия. Существенная часть рутинной работы просто исчезает, комплекс делает ее самостоятельно за счет роботизации. Другая часть работы делается проще и быстрее, часто просто «нажатием одной кнопки
Резкое снижение махинаций, воровства, ошибок персонала. Отсутствие «левых» рейсов, нецелевого использования техники, воровства ГСМ и запчастей, неоправданных простоев техники на ТО, а так же всего комплекса проблем уровня «забыл», «не подумал», «не обратил внимания».
Снижение зависимости от людей — их квалификации, честности, инициативности, памяти, обязательности и прочих профессиональных качеств. Система построена так, что она компенсирует возможные ошибки персонала. Комплекс дает объективную информацию по бизнесу, без участия «человеческого фактора».
Повышение оборота предприятия — до 5%, за счет исключения ошибок с выставлением счетов, оптимизации использования транспорта, сокращения его нецелевого использования, времени пребывания в ремонте/обслуживании. А так же решения прочих проблем, которые в обычной ситуации срезают часть доходов предприятия, но по той причине, что это все время разные проблемы, и за всеми ими не уследить — на это закрывают глаза.
Роботизация комплекса, без участия человека программа выполняет до 40% операторской, контрольной и управленческой работы:
— Автоматически фиксирует въезд и выезд транспорта с жесткой привязкой по времени (без помощи механиков по выпуску);
— Ведет журнал въезда и выезда транспорта с автоматической фиксацией пробега, времени холостой работы двигателя, времени нахождения на линии и т.д.;
— Автоматически формирует план-задание на выпуск транспорта для механика по выпуску;
— Фиксирует факт заправки транспорта с привязкой по времени и адресом АЗС;
— Списывает со склада и распределяет по учетным карточкам транспорта запчасти установленные в процессе ремонта;
— Ведет журнал учета и выдачи автошин, аккумуляторов, учитывает их наработку, формирует карточки учета и акты на списание;
— Ведется автоматический учет и контроль выданных и сданных путевых листов.
Система постоянно ведет встречную проверку трех потоков информации: фактических данных с оборудования спутникового мониторинга, данных указанных самими водителями в путевых листах и расчетных данных на основе нормативов и алгоритмов их пересчета. К примеру автоматически сопоставляются данные пробега, времени работы транспорта, холостой работы двигателя, заправки и остатков в баке — на стадии обработки путевых листов;
Если встречная проверка данных выявляет аномальные отклонения, это автоматически включает сигнализаторы, привлекается внимание управляющего персонала, информация маркируется как недостоверная — без необходимости ее искать, вычленять и сопоставлять вручную.
Система автоматически защищает от выпуска на линию неисправного транспорта, транспорта без страховки, с просроченными документами, водителей с просроченными правами, допогами и просроченными личными карточками водителей по тахографам.
Программа содержит 6 взаимосвязанных модулей, которые полностью увязывают всю деятельность предприятия в единую систему.
— Журнал механиков по выпуску транспорта;
— Обработка путевых листов;
— Журнал ремонтной службы;
Доступ к программе возможен как на рабочем месте, так и удаленно, через интернет или внутреннюю локальную сеть компании. Любой из участников процесса может быть в отъезде, но через интернет иметь полный доступ к рабочей информации, быть в курсе всех выполняемых работ, документов и цифр по всем контролируемым процессам.
Источник: megalektsii.ru
Автоматизация автотранспортного предприятия
- Оптимизировать штат компании. За счет автоматизации один человек сможет охватить гораздо больший «фронт работ», чем без нее.
- Оперативно внедрять новые формы учета и изменять текущие по мере необходимости, без переоформления кучи бумажных «журналов», ведомостей и пр.
- Собирать статистику и готовить на ее основе любые отчеты и аналитические материалы, максимально адаптируя их под себя.
- Сделать более эффективным бухгалтерский и складской учет.
Давайте рассмотрим некоторые примеры таких программ от разных разработчиков и разберемся с их особенностями.
«Контроль и учет автотранспорта» с модулем по работе с персоналом
- Работа с разными видами путевых листов для грузового и легкового транспорта, автобусов, специальной техники и пр.
- Ведение карточек ТС. Учет прохождения ТО и ремонтов. Имеется функция напоминания, благодаря которой вы не пропустите очередное техническое обслуживание, срок окончания страховки и другие события.
- Работа с типовыми формами, их адаптация под нужды предприятия и создание своих. ПО позволяет также формировать различные виды отчетов.
- Учет запчастей, аккумуляторов, шин, расходных материалов всех типов.
- Учет персонала. Это – своеобразный «бонус» к модулю по работе с транспортом предприятия. Функция позволяет отслеживать такие моменты, как истечение срока действия ВУ водителя (оператора), необходимость прохождения очередного медосвидетельствования и пр.
«Контроль и учет автотранспорта» имеет интеграцию с системами GPS мониторинга автотранспорта.
Разработчики уделяют серьезное внимание поддержке и развитию ПО. Обновления выходят с завидной регулярностью.
Роботизированный программный комплекс «ПК АвтоПлан»
Впервые на рынке реализована автоматическая перепроверка входящей информации. Недостоверность данных в обычных системах управления является главной проблемой. Ошибки ввода, умышленные фальсификации — все это создает ложную картину в системе, в отчетах, и сводит на нет все затраты на автоматизацию. В АвтоПлан данная проблема решена: программу невозможно обмануть. Это дает почти 100% защиту от любых фальсификаций и ошибок персонала.
Программа объединяет все слагаемых АТП в одну систему, имеет простой интерфейс, более сотни отчетов, разделения прав доступа, управленческий и заявочный модуль. Кроме самого программного комплекса компания предлагает помощь на всех этапах: установку и настройку, внедрение программы в жизнь предприятия, обучение, доработку под нужды заказчика, постоянную поддержку.
«Учет автотранспорта» от ООО «Простой софт»
Компания «Простой софт» предлагает конфигурацию для автоматизации работы автопарка «Учет автотранспорта». Она работает на базе популярной CRM «Учет клиентов».
- Ведение базы транспортных средств. Вы сможете работать с информацией о комплектности ТС, вести учет ТО, ремонтных и иных работ.
- Сбор и систематизация сведений о расходах на каждое транспортное средство и весь автопарк в целом (траты на ГСМ, обслуживание, ремонтные работы и пр.).
- Ведение учета ДТП с формированием подробных сведений об их последствиях и тратах на ремонт.
- Работа с данными водителей. Помимо учета информации о сотрудниках, система позволяет составлять договоры найма с ними, передачи авто и т.д.
С помощью «Учет автотранспорта» можно формировать отчеты, содержащие различную информацию. Делается это довольно просто – в несколько кликов. Есть возможность экспорта данных из баз в различные форматы и загрузки информации из внешних источников.
Стоимость ПО с лицензией на 3 рабочих места – 8000 рублей. Заплатив еще 8000 в год, вы получаете всестороннюю поддержку от разработчика с возможностью оставления заявок в режиме 24/7.
Источник: citforum.ru
Какие возможности должны иметь программы автоматизации работы атп
Бесплатная автоматизированная система учета для автотранспортного предприятия. Описания настроек, приемы работы и методы учета для предприятий, работающих в области транспортных перевозок и услуг по ремонту и техническому обслуживанию
Поиск
Страницы
Автоматизация транспортных компаний
Деятельность транспортных предприятий всегда отличает необходимость в постоянной координации сложных процессов. Два слагаемых эффективности в логистике – оптимизация издержек и увеличение скорости выполнения операций — зависят от взаимодействия множества специалистов разных подразделений – начиная от бухгалтерии и финансового отдела, заканчивая технической, диспетчерской и клиентской службами. Обеспечение их слаженной работы требует от руководства постоянного контроля и быстрого принятия управленческих решений.
Задачу повышения эффективности работы транспортных предприятий можно и нужно решать за счет оптимизации главных затратных статей – таких как расходы на топливо и ГСМ, запчасти, проведение плановых и внеплановых ремонтов, страхование и др. Современные технологии предлагают множество инструментов, которые, так или иначе, способствуют улучшению отдельных показателей работы. Однако, без единой системы управления предприятием точечное применение отдельных ИТ-инструментов для парка транспортных средств – к примеру, систем gps-мониторинга, контроля топлива и др. – не будет иметь комплексного эффекта на улучшение показателей работы всей компании.
Для того чтобы получать актуальную информацию о деятельности компании, осуществлять координацию, контролировать и планомерно снижать издержки необходим централизованный инструмент управления и принятия оперативных решений. Таким инструментом являются системы класса ERP (Enterprise Resource Planning, системы управления ресурсами предприятия): они охватывают ключевые бизнес-процессы организации и позволяют управлять всеми составляющими бизнеса в едином информационном поле. Неотъемлемым процессом любой транспортной компании является процесс взаимодействия с клиентами. А неотъемлемым блоком автоматизации в общей инфраструктуре предприятия становится CRM-система, которая позволяет обеспечить автоматизацию процессов планирования и управления (например, рейсами) и взаимодействие различных подразделений при продаже услуг, чтобы в конечном итоге повысить уровень сервиса клиентов.
Основная ценность ERP-систем состоит в их способности «увязать» составляющие бизнеса в единое целое путем создания прозрачного информационного пространства. В нем формируется вся необходимая руководству и сотрудникам компании управленческая информация: финансовые данные по состоянию кредиторской и дебиторской задолженности, движению денежных средств, текущим доходам и расходам, количестве и статусах заказов, местонахождении грузов и транспортных средств, путевая документация и аналитические показатели, полученные в результате ее обработки.
Зачастую ERP-системы транспортных и логистических предприятий интегрируются со специализированными модулями CRM (Customer Relationship Management, управление взаимоотношениями с клиентами). Однако по функциональности такие модули уступают полноценным CRM-системам. Поэтому для тех компаний, которые хотят автоматизировать все блоки взаимоотношений с клиентами имеет смысл задуматься о полнофункциональной самостоятельной CRM-системе, которая легко может быть интегрирована с уже выбранной ERP. Одним из вариантов может стать Microsoft Dynamics CRM, т.к. она легко и быстро встраивается в Microsoft ориентированную инфраструктуру, интегрируется с ERP-системами Microsoft Dynamics AX и Microsoft Dynamics NAV, а также обладает привычным интерфейсом, за счет чего понятна и удобна пользователям. Таким образом, в результате интеграции нескольких ключевых ИТ-решений может быть создана комплексная логистическая система, с помощью которой решаются задачи высокой степени сложности.
При выборе ERP и CRM-систем также стоит учитывать ее так называемые «интеграционные возможности» — способность системы работать и обмениваться данными со сторонними приложениями. Например, при интеграции с системами GPS-мониторинга ERP-система может передавать плановые данные из путевого листа; в обратном направлении передаются данные о фактическом маршруте. Интеграция с SMS-центром позволит отправлять оповещения сотрудникам о готовности рейса или о необходимости трансфера пассажиров и экипажа, а интеграция с интернет-сайтом компании, поможет узнать, где клиенты или их агенты могут оставить запрос на рейс, трансфер или кейтеринг.
Наиболее очевидными результатами внедрения информационной системы становятся снижения материальных затрат. Уменьшение расхода топлива достигается за счет своевременного планирования и контроля. Его экономия может достигать значительных величин – около 20-25%. А планирование закупок запасных частей под конкретную потребность позволяет снизить складские запасы и издержки на хранение.
Оценить экономический эффект создания комплексного решения, как единого централизованного инструмента управления и принятия решений гораздо сложнее, ведь это зависит от множества специфических характеристик и показателей конкретного предприятия. Однако ERP и CRM позволят компании поднять процесс управления на качественно более высокий уровень и каждый день принимать обоснованные решения, способствующие развитию бизнеса.
Источник: autocraftz.blogspot.com