4. Подготовить отчет по результатам лабораторной работы.
Дадим краткое определение базы данных.
База данных — это совокупность данных и связей между ними. В качествепримера можно привести пример структуры организации, содержащей отделы, сотрудников отделов, их план работ.
Access —это гибкая программа,позволяющая работать как с простыми,так исо сложными базами данных. Следует добавить, что это реляционная база данных, то есть база данных, которая позволяет определять отношения между различными категориями информации (как, например, между данными об отделах и данными
о их сотрудниках). В результате вы имеете возможность пользоваться данными совместно.
Начало работы
Чтобы запустить Access, щелкните на кнопке Microsoft Access 2007 на панели инструментов Microsoft Office или на кнопке Пуск (Start) на панели задач и выберите команду Программы > Microsoft Access (Programs > Microsoft Access). Когда Access начнет работу, вы увидите окно диалога, показанное ниже:
Какие типы связей между таблицами существуют в БД Access
Начальное окно диалога Access позволяет создать новый файл базы данных Access или открыть файл, с которым вы уже работали
Компоненты базы данных Access
Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных Access есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами. Ниже приводится список типов объектов, с которыми вы будете работать.
1. Таблицы —содержат данные.
2. Запросы —позволяют задавать условия для отбора данных и вноситьизменения в данные
3. Формы —позволяют просматривать и редактировать информацию.
4. Отчеты —позволяют обобщать и распечатывать информацию.
Примечание:Все работы по созданию,изменению,добавлению втаблицах, формах, запросах делаются в режиме Конструктора (правая кнопка мыши на имени объекта и Конструктор).
Выбор типа полей
Следующий этап после составления плана полей для таблиц — это выбор типа полей. Тип поля определяет данные, которые можно вводить в это поле, формат, который может иметь значения этого поля, и операции, которые можно выполнять с данными этого поля.
Типы данных полей Access
В Access имеется множество типов полей. Они перечислены ниже с указанием назначения каждого типа.
Счетчик (AutoNumber). В это поле Access автоматически вводит номер при добавлении каждой новой записи в таблицу.
Денежный (Currency). Этот тип поля предназначен для ввода денежных значений. Дата/время (Date/Time). В это поле вводится дата или время, либо их комбинация.
Гиперссылка (Hyperlink). Данное поле содержит адреса гиперссылок, которые используются для перехода к Web-страницам, объектам базы данных или другим файлам.
Какие типы данных существуют в базе данных Microsoft Access
Мастер подстановок (Lookup Wizard). В поле этого типа запускается Мастер подстановок, который налагает ограничения на значения в поле. Значения/результаты поиска могут поступать из вводимого вами списка, таблицы или запроса.
Поле MEMO (Memo). Поле этого типа может содержать текст неограниченной длины.
Числовой (Number). В поле этого типа могут вводиться числовые данные любого формата.
Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding, Связь и внедрение объектов) содержит такие объекты, как рисунки и документы Word.
Текстовый (Text). Поле этого типа содержит текст: письма, числа и другие символы.
Логический (Yes/No). В поле данного типа сохраняется одно из двух возможных значений: «истина» или «ложь». Этими значениями могут быть «да/нет», «истина/ложь», «мужчина/женщина» и т. д.
Создание таблиц
Выбираем в главном меню: Создание Æ Конструктор таблиц. Создание таблицы базы данных Employee в конструкторе таблиц. Набираем имя поля и, в следующем столбце, из раскрывающего списка
выбираем тип данных. Для поля, хранящего изображение, выбираем тип поля Поле объекта OLE
Задание ключевого поля:
Правой кнопкой выбираем поле, которое будет ключевым и, в раскрывшемся меню указываем, что это ключ.
Внизу в окне Свойства поля для стороны связи 1 указываем, что совпадения не допускаются
Для каждого типа поля в свойствах поля можно уточнить детали выбранного типа данных. Для поля Числовой, на рисунке вверху, можно выбрать размер формат, число десятичных знаков, и т.д поля,
Перемещение поля
Как только в макет таблицы добавлено поле, вы можете перетащить его на новое место.
1. Для выделения поля щелкните на области выделения строки слева от названия поля (чтобы выделить несколько идущих друг за другом полей, следует нажать кнопку мыши и протащить указатель по нескольким строкам, не отпуская при этом кнопки мыши).
2. Установите курсор на выбранном поле (выбранных полях), нажмите кнопку мыши и перетащите поле (поля) на новое место. Во время перетаскивания снизу указателя появится небольшой пунктирный прямоугольник, а тонкая горизонтальная линия укажет вам возможное место вставки.
Вставка поля
Вставить поле в середину списка полей, а не в конец списка, можно следующим образом.
1. Щелкните на области выделения той строки, над которой необходимо вставить строку нового поля.
2. Нажмите клавишу Insert или щелкните на кнопке панели инструментов Insert Rows (Добавить строки).
3. Введите в новую строку название поля и задайте его тип.
Удаление поля
Удалить поле еще проще, чем вставить.
1.Выберите поле (поля), которое (которые) необходимо удалить.
2. Нажмите на клавишу Delete или щелкните на кнопке Удалить строки (Delete Rows) на панели инструментов.
Если вы допустили ошибку, выберите в меню Правка (Edit) пункт Отменить удаление (Undo Delete),и удаленные строки вернутся на прежнее место.Однакоесли после удаления вы выполнили другое действие, то вы уже не сможете отменить удаление. В этом случае существует единственный способ восстановить поля таблицы, но при условии, что таблица была предварительно сохранена, — необходимо закрыть окно конструктора без сохранения внесенных вами в макет таблицы изменений.
Источник: poisk-ru.ru
Глава 7. Базы данных Microsoft Access
Такое понятие базы данных обусловлено тем, что современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, в современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. Если в базе данных нет никаких данных, то это все равно полноценная база данных. В такой базе данных все-таки есть информация ─ это структура базы. Она определяет методы занесения и хранения данных в базе.
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных.
Система управления базами данных (СУБД) ─ это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.
В мире существует множество СУБД. Однако большинство из них опирается на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Поэтому рассмотрим и обобщим понятия только одной системы управления базами данных Microsoft Access, входящей в пакет Microsoft Office. Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами являются ее таблицы.
Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре базы данных являются соответственно поля и записи. Поля базы данных определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Изменение состава полей исходной таблицы (или их свойств) приводит к изменению структуры базы данных, то есть создается новая база данных.
7.1. Типы данных Microsoft Access
Система управления базами данных Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:
- Текстовый─ используется для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);
- Поле Мемо─ специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535 символов);
- Числовой─ тип данных для хранения действительных чисел;
- Дата/время─ тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;
- Денежный─ тип данных для хранения денежных сумм;
- Счетчик─ специальный тип данных для натуральных уникальных чисел с автоматическим наращиванием (для порядковой нумерации записей);
- Логический─ тип для хранения логических данных (только два значения Да или Нет);
- Поле объектаOLE ─ специальный тип данных для хранения объектов OLE,например мультимедийных;
- Гиперссылка─ специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета;
- Мастер подстановок─ это не тип, а объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.
Источник: studfile.net
Перечислите основные типы данных СУБД Microsoft Access.
Текстовый (Text) — используется для хранения текста или комбинаций алфавитно-цифровых знаков, не применяемых в расчетах (например, код товара). Максимальная длина поля 255 знаков.
Поле МЕМО (Memo) — используется для хранения обычного текста или комбинаций алфавитно-цифровых знаков длиной более 255 знаков. Поля с этим типом данных в базах данных формата Access 2007 поддерживают также форматирование текста. Это единственный в Access тип данных, обеспечивающий встроенную поддержку отображения и хранения форматированного текста. Максимальный размер поля 1 Гбайт знаков или 2 Гбайт памяти (2 байта на знак) при программном заполнении полей, и 65 535 знаков при вводе данных вручную в поле и в любой элемент управления, связанный с этим полем.
Числовой (Number) — служит для хранения числовых значений (целых или дробных), предназначенных для вычислений, исключением являются денежные значения, для которых используется тип данных
Денежный (Currency). Размер поля 1, 2, 4 и 8 байтов, или 16 байтов (если используется для кода репликации) зависит от типа чисел, вводимых в поле.
Дата/время (Date/Time) — используется для хранения значений даты и времени в виде 8-байтовых чисел двойной точности с плавающей запятой. Целая часть значения, расположенная слева от десятичной запятой, представляет собой дату. Дробная часть, расположенная справа от десятичной запятой, — это время. Хранение значений даты и времени в числовом формате позволяет выполнять различные вычисления с этими данными.
Денежный (Currency) — используется для хранения денежных значений в виде 8-байтовых чисел с точностью до четырех знаков после запятой. Этот тип данных применяется для хранения финансовых данных и в тех случаях, когда значения не должны округляться.
Счетчик (AutoNumber) — используется для уникальных числовых 4-байтовых значений, которые автоматически вводит Access при добавлении записи. Вводимые числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно. Обычно используются в первичных ключах.
Логический (Yes/No) — применяется для хранения логических значений, которые могут содержать одно из двух значений: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл. (8 битов = 1 байт). Используется 1 для значений Да и 0 для значений Нет. Размер равен 1 биту.
Поле объекта OLE (OLE Object) — используется для хранения изображений, документов, диаграмм и других объектов из приложений MS Office и других программ Windows в виде растровых изображений, которые затем отображаются в элементах управления форм или отчетов, связанных с этим полем таблицы. Чтобы в Access просматривать эти изображения, необходимо, чтобы на компьютере, использующем базу данных, был зарегистрирован OLE-сервер (про-грамма, поддерживающая этот тип файлов). Если для данного типа файлов OLE-сервер не зарегистрирован, отображается значок поврежденного изображения.
Источник: murnik.ru