Сотрудничество с контрагентами ─ неотъемлемая составляющая работы любого бизнеса. Налаженный и четкий процесс расчетов с подрядчиками и поставщиками позволит избежать различных ошибок, поэтому крайне важно вести учет взаиморасчетов правильно. Однако в случае больших оборотов товаров и материалов вероятность ошибиться и упустить важные детали достаточно высока. Чтобы предотвратить подобные ситуации, предлагаем более подробно ознакомиться с понятием «контрагент” и с тем, как вести учет взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и клиентами.
Принципы и способы ведения расчетов с контрагентами
Сперва выясним, кто же такой контрагент. Простыми словами ─ это деловой партнер организации, с которой его связывают договорные отношения. Им может быть как поставщик, так и покупатель; как юридическая организация, так и физическое лицо.
Основная функция контрагента ─ приносить прибыль компании
Финансовый расчет с контрагентами осуществляется в бухгалтерском учете согласно одной или ряду ведомостей. Отдельно для каждого подрядчика и поставщика создается документ, куда в дальнейшем вносится информация о всех финансовых операциях, которые проводятся между сторонами. После окончания сотрудничества бухгалтерия обязана выполнить свои денежные обязательства перед контрагентом, выплатив ему оговоренную сумму. Все данные об этом также фиксируются документально.
Взаиморасчеты с поставщиками
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что правильная организация расчетов в бизнесе крайне важна, ведь даже минимальная ошибка может стать причиной значительных убытков для компании.
Теперь учет балансов и взаиморасчетов с контрагентами удобно вести в RemOnline.
Регистрируйтесь и тестируйте 7 дней бесплатно.
Взаиморасчеты с подрядчиками и поставщиками: в чем отличие
Процесс ведения взаиморасчетов с подрядчиками и поставщиками отличается друг от друга. В первом случае весь учет документации ведется в бухгалтерии, и второй стороне положены лишь заранее оговоренные выплаты. Дальше ведомость закрывается (задолженность в таком случае возникает крайне редко).
С поставщиками же ситуация обстоит иначе. Здесь есть возможность заключить договор по выплате товара в рассрочку, либо же на других, заранее оговоренных условиях. Расчеты с поставщиками могут быть реализованы в следующих формах:
- Платежное поручение. Используется в случае отсутствия каких-либо проблем с выплатами со стороны получателя товара или услуг.
- Расчеты по инкассо. При возникновении затруднений с оплатой товара распространенная практика использовать так называемые расчеты по инкассо. Что это значит? Это расчетная операция, которая дает право банку (на основании платежного требования от поставщика) перевести оговоренную в договоре сумму на счет должника без его согласия.
- Чеки. Существует два вида чеков: для безналичного и наличного расчетов.
- Аккредитивы представляют собой некую гарантию от банка, что вне зависимости от обстоятельств поставщик получит обещанный платеж. Предварительно обе стороны заключают договор, где фиксируются все условия, при которых поставщик сможет получить деньги.
- Вексельная форма оплаты используется в том случае, если плательщик не может выполнить свои денежные обязательства перед поставщиком. Таким образом, вексель ─ это некое долговое обязательство плательщика перед поставщиком.
Типичные ошибки при расчетах с поставщиками
От ошибок не застрахован никто. Предлагаем рассмотреть самые распространенные оплошности, которые могут возникнуть при работе с поставщиками.
Акт сверки взаиморасчетов! Как свериться с поставщиками и покупателями
- Нарушение условий поставок. Сюда можно отнести: недопоставку товара или ненадлежащее его качество.
- Нарушение сроков поставки. Многократное нарушение сроков поставки дает получателю право в одностороннем порядке расторгнуть договор с поставщиком.
- Превышение объема поставляемого товара. В таком случае у получателя есть два варианта: принять излишки товара с доплатой или отправить их обратно поставщику (все транспортные расходы берет на себя поставщик).
Основные трудности ведения учета с поставщиками, подрядчиками и клиентами
Не секрет, что взаиморасчеты с контрагентами ─ это не только дорогостоящий процесс, но и времязатратный. Так, специалисты международного агентства PricewaterhouseCoopers выяснили, что в среднестатистической компании регулярно делают 19 копий одного документа, из чего вытекают затраты на:
- $20 ─ человеческий ресурс;
- $120 ─ поиск потерянного документа и работа над последствиями (1 из 20 доков в процессе теряются);
- до 8 часов ─ восстановление файла.
Плюс ко всему этому, стоит добавить расходы на хранение и транспортировку документов, решение спорных моментов с контрагентами, оплату штрафов по просроченным платежам и многое другое. Причиной возникновения такого рода ошибок является тот факт, что 59% всех счетов имеют бумажный формат. В таком случае бумаги проходят через разные отделы, из-за чего возникает риск потери, дублирования или неуплаты счетов.
Какое решение?
Автоматизированная система ведения учета с контрагентами позволит контролировать и анализировать все затраты. Тем самым, предоставив вам отличную базу для планирования и сокращения затрат.
Согласно исследованию международной компании Aberdeen Group ─ предприятия, которые в работе с контрагентами используют автоматизированную систему расчетов, на 40 ─ 60% сокращают свои затраты на осуществление всех этих процессов.
Надеемся эта информация была полезной для вас. Также хотим сообщить, что совсем скоро появится учет балансов и взаиморасчетов с контрагентами в RemOnline. А пока вы можете познакомиться с другими возможностями сервиса: управлением заказами, складским учетом, дашбордом руководителя и т.д. Так что подписывайтесь на обновления Академии RemOnline. Будьте в курсе всех важных новостей.
Источник: remonline.app
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как в одном отчете проанализировать расчеты с покупателями и поставщиками (+ видео)
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.78.69.
Для анализа задолженности покупателей в разделе Руководителю предназначена группа отчетов Расчеты с покупателями. Данные отчеты, благодаря предварительно выполненным настройкам, позволяют проанализировать задолженность покупателей в различных аналитических разрезах — по договорам, по срокам долга, а также в динамике. Задолженность покупателей определяется как остаток по дебету счетов учета расчетов по договорам с видом договора С покупателем, С комиссионером (агентом) на продажу и С комитентом (принципалом) на закупку. Помимо этого, можно вывести отчет по счетам, не оплаченным покупателями.
Для анализа задолженности поставщикам предназначена группа отчетов руководителю Расчеты с поставщиками. С помощью данной группы отчетов можно проанализировать задолженность организации или ИП перед поставщиками по договорам, по срокам долга, в динамике. Задолженность поставщикам определяется как остаток по кредиту счетов учета расчетов по договорам с видом договора С поставщиком, С комитентом (принципалом) на продажу и С комиссионером (агентом) на закупку.
Также можно вывести отчет по счетам от поставщиков, выставленным в адрес организации (ИП), но не оплаченным ею.
На практике часто встречаются ситуации, когда один и тот же контрагент может одновременно быть, как покупателем организации, так и ее поставщиком.
Начиная с версии 3.0.78 в отчеты руководителя добавлен новый отчет Расчеты с покупателями и поставщиками (группа отчетов Общие показатели), с помощью которого можно анализировать расчеты с контрагентами независимо от вида договора.
Кредиторская задолженность контрагентов выводится в колонке Мы должны, а дебиторская – в колонке Нам должны.
Переход к настройкам отчета выполняется по команде Показать настройки.
Чтобы детализировать отчет по договорам, документам и срокам оплаты на закладке Группировка следует установить флаги Договор и Документ.
На закладке Отбор можно настроить отбор, например, по определенным контрагентам или по определенным видам договоров.
На закладке Дополнительные поля можно указать дополнительные данные, которые пользователь желает выводить в отчете (например, вид договора).
На закладке Сортировка можно задать настройки для вывода информации в определенном порядке. По умолчанию дебиторская задолженность контрагентов (колонка Нам должны) в отчете отсортирована по убыванию величины долга на дату отчета.
На закладке Оформление можно указать вариант оформления отчета, в том числе отключить/установить вывод заголовка и подписей в отчете.
Источник: buh.ru
1C:Розница — блок учет взаиморасчетов с поставщиками
Доброго времени суток, коллеги! В данной статье будет рассмотрена работа с блоком конфигурации 1С:Розница, который отвечает за взаиморасчёт с поставщиками товаров. Все сказанное будет проиллюстрировано на примере в функционале базовой версии программы. Надеюсь, что данная информация окажется для Вас полезной!
Итак, в конфигурации 1С:Розница можно создавать планы выплат поставщикам за продукцию, которая уже поставлена, либо только была заказана. Можно выбрать расчёт наличными или безналичную оплату. Также расчёт можно производить авансом (до или во время поставки) или даже выставлять отсроченные платежи.
Если все заказы от поставщика проходят регистрацию в системе 1С, то для того, чтобы составить план выплат поставщикам нужно воспользоваться документом «Заказ поставщику». В случае, когда заказы от поставщика товара не регистрируются, можно спланировать этапы взносов при помощи документа «Поступление товаров».
Также в данном блоке в базовой версии 1С:Розница есть возможность делать взаимные расчёты по переплатам, которые могут возникнуть в случае, когда производились поставки ниже нормы, либо товары возвращались поставщику. Все суммы, которые выдаются поставщику, проходят регистрацию в документах «Регистрация безналичной оплаты» и «Расходный кассовый ордер».
Данные документы также можно перенести в конфигурацию 1С:Розница из конфигураций 1С:Бухгалтерия предприятия или 1С:Управление торговлей, если между ними установлен обмен.
Также существует отчёт Состояние расчётов с поставщиками, в котором указывается задолженность у магазина перед поставщиками, а также переплаты на данный момент.
2. Планы по выплатам поставщикам
Далее представлен пример планирования работы пользователя при рассмотрении оплат на основе документа «Заказ поставщику». Аналогично составляется план по выплатам поставщикам внутри документа «Поступление товаров».
После того как таблица «Товары» в вышеуказанном документе будет заполнена, менеджером может проводится регистрация платежей, которая планируется во вкладке «Этапы оплат». Все долги у поставщика расписаны во вкладке «Взаиморасчёты» в конце документа, где подводятся итоги. Долги у поставщика состоят из суммирования всех предварительных оплат, внесённых нему, которые производились перед тем, как создать документ «Заказ поставщику», а также суммирования товаров, которые были оплачены, но не были поставлены в полном объёме.
Засчитать предоплату можно при помощи перечня документации об оплате, которую можно открыть, кликнув на «Зачёт оплаты». Согласно стандартным настройкам внутри базовой 1С:Розница 8, оплата производится наличными в полном размере от суммы поставок за день. Но данное условие можно корректировать. 
Рис. 1 Зачет оплаты поставщику в конфигурации 1С:Розница (1) 
Рис. 2 Зачет оплаты поставщику в конфигурации 1С:Розница (2)
Взаимный расчёт по недостающим поставкам производится по кнопке «Подобрать взаиморасчёт». После этого откроется форма со списком документации от конкретного поставщика с добавлением суммы, которую есть возможность засчитать согласно каждому документу в отдельности. По команде «Перенести в документ» можно формировать поэтапные строчки оплаты, которые соответствуют документации. 
Рис. 3 Заказ поставщику в конфигурации 1С:Розница
Кликнув на «Сохранить» либо «Провести», суммe, которая была введена по предварительной оплате, а также суммe по документации взаимозачёта, можно отобразить в строках секции «Оплата», следовательно, задолженность оплаты поставщикам будет уменьшаться на соответствующую сумму.
Все остальные этапы по оплате будут сформированы аналогичным способом.
3. Анализ и учет взаиморасчётов
Также при подобной работе с поставщиками, нужно всегда быстро просматривать всю информацию о задолженностях. Внутри базовой версии 1С 8 Розница можно ещё создавать отчётность, которая делает оценку задолженностей удобнее. Все оплаты отображаются в виде графиков, и менеджер/кассир видит наглядно все оплаты и уточнения. Рассмотрим возможные виды отчётностей:
· Отчётность «Состояние расчётов с поставщиками» Все взаимные расчёты в реальном времени можно отследить при помощи отчёта «Состояние расчётов с поставщиками». В отчёте будут находится такие показатели:
1. Задолженность поставщика – формируется на основании всех предварительных оплат; 2. Долг магазина – отображает задолженность предприятия у конкретного поставщика – это разность между суммой, на которую продукция поступила, и оплатами, которые были сделаны; 3. К оплате – это часть, которая не была оплачена от продукции; 4. К поступлению – это сумма, на которую произведён заказ, но товар ещё не был получен. 
Рис. 4 Состояние расчетов с поставщиками в конфигурации 1С:Розница
В данном отчёте в базовой 1С:Розница 8 будет выведена вся документация, согласно которой расчёт не был окончен. Также выводятся в отчёте все суммы по предварительной оплате для поставщиков, которые были сделаны перед составлением документации, но для данных сумм документация не будет указана.
Если существует разница меж самим заказом и поставками на момент поступления товара, то сумма предоплаты подвергается перерасчёту.
Кроме самого отчёта нынешнее состояние взаиморасчётов можно увидеть в следующей документации: «Поступления товаров» и документ «Заказы поставщику». Также существует статус простроченной оплаты, который определяется при помощи задания по регламенту «Обновления состояния оплаты и поступления» Данное задание нужно запускать единожды в течении дня.
· Отчётность «План оплаты поставок» Данная отчётность отображает данные о сумме и статусе оплат, которые включаются в ежедневные оплаты на основе документов-оснований. Данными документами служат заказы у поставщиков, а также приход продукции. При планировке оплаты при помощи взаиморасчёта учитываются также суммы задолженностей в документе «Возврат поставщику». 
Рис. 5 План оплаты поставок в конфигурации 1С:Розница
Все оплаты, которые являются запланированными, находятся в колонках согласно дате оплаты. В колонке «Предыдущие даты» выводится вся сумма оплат для каждого из документов, которая не была исполнена за прошлый отчётный период. А в колонке «Последующие оплаты» выводятся оплаты, которые запланированы.
Чтобы сделать перепланировку оплаты согласно датам поступления товара, существует специальный сервис, который находится в таблице «Этапы оплат» в документе «Заказ поставщику». 
Рис. 6 Перепланировка оплаты поставщикам в конфигурации 1С:Розница
Также, в таблице по оплатам находится статус всех этапов оплаты, который определяется по выполненным платежам.
· Отчётность «Ведомость по оплатам поставщикам» Данный отчёт содержит данные про поставки и оплаты поставок для магазина и поставщика. При помощи данного отчёта менеджер устанавливает общие суммы, а также вид и форму для выплаты.
Специалист компании «Кодерлайн» Айдар Фархутдинов
Источник: www.koderline.ru