Если вы часто отсутствуете дома или на рабочем месте, а необходимо вести учет поступивших звонков, то можно, конечно, нанять на работу секретаря. К сожалению, не всегда есть возможность оплачивать такого сотрудника. Однако если у вас есть компьютер и модем, то при помощи специальной программы вы можете с легкостью превратить эту «сладкую парочку» в электронного секретаря.
Одной из таких программ является Advanced call center. Надо сказать, что это не просто программный определитель номера или автоответчик. Это настоящий, полнофункциональный электронный секретарь. Давайте рассмотрим все его возможности по порядку.
Итак, первая функция, которую выполняет данная программа — автоматическое определение номера звонящего абонента. При этом поддерживается огромное количество модемов — как тех, которые имеют встроенный аппаратный русский АОН (например IDC), так и простых голосовых модемов. Если вы владелец оборудования U.S. Robotics Sportser, Courier, ZyXEL, IDC, Motorolla, или если ваш модем просто построен на чипсете Rockwell или Lucent (а таких аппаратов в мире большинство), то программа будет у вас корректно работать. К сожалению, определение номера возможно только в том случае, если вызывающий абонент пользуется не цифровой АТС, но это зависит уже не от программы, а от специфики оборудования телефонной станции.
Курсы секретарей-референтов онлайн. Бесплатный урок №1 от центра «Лидер»
Допустим, номер вы определили. Причем высветился он для вас на экране еще до поднятия трубки и в нужном вам цифровом формате. Если вы находитесь на месте, то можно самим определить хотите ли вы общаться с данным человеком. А можно не нагружать себя этим, ведь хорошему секретарю всегда можно дать список нежелательных людей.
В программе предусмотрено ведение «черного», «белого» и обычного абонентских листов. Технология пользования проста — в «черный лист» вносятся абоненты, с которыми вы не хотите разговаривать ни за что на свете. Таким людям будет даваться «от ворот поворот» сразу и без разговоров. Если вы чем-то сильно заняты и хотите общаться только с любимой женой, тещей или начальником, то внесите их телефоны в «белый лист». Тогда будут озвучиваться звонки только от них.
Однако эти функции может выполнять любой мало-мальски приличный телефонный определитель номера. Нам же интереснее функции программы-секретаря. Ну, во-первых, в программе можно хранить и вести телефонную книгу, в которой номеру телефона можно сопоставить имя человека, его домашний адрес и другие данные.
При желании можно настроить отображение при звонке не номера телефона, а имени абонента. Во время поступления звонка программа проигрывает «трель» через звуковую карту. Для каждого пользователя или группы пользователей вы можете настроить свой звук, мелодию или даже оповещение приятным женским голосом.
Кроме того, встроенный голосовой синтезатор произнесет вам номер звонящего, если вы жутко заняты лежанием на диване и не хотите отрываться по пустякам. Если же вас раздражают какие-либо звуки, то можно настроить визуальное оповещение всплывающими окнами, мигающими панелями и открывающимися программами. Словом, полный набор — при желании разбудит и мертвого.
Помощник руководителя обязанности | Работа помощник руководителя | Бизнес ассистент функции
Если вас вдруг нет на месте, а звонки все же поступают, то программа может поступать следующим образом. Во-первых, она тщательно запишет все входящие звонки в журнал работы, не забыв проставить время звонка и номер вызывающего абонента. Во-вторых, каждому абоненту или группе она может проиграть произвольное приветствие или сообщение.
Согласитесь — приятно, когда звонящие родственники узнают, что вы отдыхаете на Канарах, а кредиторам сообщают, что вы лежите в больнице? После того как поступил новый звонок, программа может самостоятельно дозвониться до Интернета и написать вам электронное письмо об этом или отослать информацию о событии на пейджер. Кстати, поддерживаются как текстовые, так и цифровые пейджеры.
Еще одна незаменимая функция секретаря — он может записать сообщение и передать его вам, даже если «вас нет», но вы сидите в соседней комнате. С помощью программы Advanced call center можно делать то же самое. В программу встроен отличный автоответчик, которому могут позавидовать владельцы любых «навороченных» телефонных аппаратов.
При записи приветствий и входящих сообщений вы не ограничены флэш-памятью телефона, вам не придется перематывать магнитофонную пленку и так далее. Единственное ограничение — емкость винчестера, но в наше время, когда в магазине трудно купить жесткий диск объемом меньше сорока гигабайт, говорить о нехватке места не приходится.
Все звуковые сообщения будут храниться в стандартных файлах .wav. Запись сообщений и работа автоответчика происходит автоматически без какого-либо вашего участия. Кстати, программе Advanced call center можно дать задание прозвониться определенному абоненту, произнести ему в трубку текст и записать его ответ. Все это будет сделано в строго определенное время, а отчет о результате найдет вас по электронной почте или пейджеру. Кстати, голосовые сообщения, оставляемые абонентами, могут прикрепляться к файлам-отчетам и также отправляться вам на e-mail.
При наличии этой программы и голосового модема вы можете в принципе отказаться от использования телефона. Все функции возьмет на себя Advanced call center. Позвонить по номеру, поговорить с человеком, записав ваш разговор, вы сможете, воспользовавшись наушниками и микрофоном. Кроме того, даже при звонке с обычного параллельного телефонного аппарата существует вариант «громкой связи», когда разговор транслируется через компьютерные колонки. Причем делаться это может как в одностороннем режиме (на линии вас не слышно), так и в двустороннем.
И последнее, о чем хотелось бы рассказать — о функциях удаленного управления вашим электронным секретарем. Advanced call center может полностью повиноваться вашим приказам, где бы вы ни находились. Все, что вам нужно — это иметь под рукой телефон с тоновым набором и знать пароль от системы. Программа прочитает вам сообщения, оставленные на автоответчик, назовет номера звонивших и время вызовов. Кроме того, возможна настройка автоматического звонка по указанному номеру.
Хочется порекомендовать эту программу как отличного помощника как для дома, так и для небольшой фирмы, старающейся экономить каждый рубль. Конечно, «живого» секретаря в полной мере она заменить не сможет, но часть его работы выполнит вполне достойно.
Источник: hr-portal.ru
Какими программами на компьютере должен владеть секретарь суда
Подскажите какие программы на компьютере нужно знать секретарю суда?
Комментарии
Кроме ворда ничего особо и не нужно ?? вот если Арбитражный суд еще разбираться в сайте Арбитр.ру
12 января 2019 05:01
Это работодатель должен рассказать
12 января 2019 01:43
Татьяна Сергеевна
Санкт-Петербург
Ворд основа основ.
12 января 2019 01:11
Ирина Ирина
12 января 2019 01:20
Какого суда? Мировой суд/районный .
12 января 2019 01:06
Санкт-Петербург
Наверное в первую очередь ворд и слепая печать
12 января 2019 01:05
Ma
а потом почему у нас такой суд, действительно
12 января 2019 01:01
Ирина Ирина
Какой такой? Там можно и рукописно вести протокол судебного заседания
12 января 2019 01:21
Ma
↩ Ирина Ирина
Как минимум это странный вопрос для такой группу
Странный с какой стороны на него не посмотри
12 января 2019 01:26
Источник: www.baby.ru
Лучшая программа для секретаря?
Недавно столкнулся с проблемой-какую программу поставить для своего секретаря. Программ предлагается много, но когда скачаешь оказываются не совсем удобными. Может кто-нибудь сталкивался с такой проблемой и посоветует что-нибудь?
| Константин |
Заменить секретаря не пробовали?
А что такое программа для секретаря ?
Попробуйте использовать Microsoft Outlook из MS Office. Я работаю начальником бюро и использую ее для планирования встреч, записи дел и заданий как себе, так и своим сотрудникам, как адресную книгу, почтовую программу. У неё конечно есть недостатки, но по своему опыту могу сказать, что программа достаточно удобная.
Еще можете попробовать «Дела в порядке» компании «Арсеналъ» — в чём-то лучше, в чём-то хуже. Я отказался от «Дел» из-за неудобства работы с почтой и некоторым другим причинам.
P.S. Секретать должен уметь печатать слепым методом, иначе хорошой работы с программой не получится.
| Sergey Karasev |
Программа Секретарь я думаю подойдет.
Скачать ее можно здесь:
программа для секретаря = CRM
есть бесплатная для регистрации корреспонденции http://araxgroup.ru/content/view/31/72/
а CRM — это вроде для продажников
Попробуйте программу Web-секретарь
http://chizh.ua/?pagename=programshttps://oborot.ru/forum/luchshaya-programma-dlya-sekretarya-i1238.html» target=»_blank»]oborot.ru[/mask_link]