ЭДО или электронный документооборот — это совокупность операций с электронными документами. ЭДО пришёл на смену бумажному документообороту и постепенно его вытесняет, благодаря его явным преимуществам. ИП на УСН переходят на электронный документооборот, потому что он позволяет экономить не только время, но и деньги.
Юридическая значимость электронным документам обеспечивается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Файлы, подписанные с её помощью, обладают такой же правовой силой, как и их бумажные аналоги. Электронная подпись используется как для внешнего, так и для внутреннего документооборота.
Так как вся работа с документами проходит внутри СЭД — системы электронного документооборота — время на поиск необходимых файлов значительно сокращается. Это происходит благодаря встроенное функции поиска по определённым критериям.
СЭД предоставляют ОЭД — операторы электронного документооборота. От выбора оператора зависит принцип работы системы. Чтобы осуществлять обмен документами между контрагентами, которые зарегистрированы у разных операторов предоставляется функция роуминга.
ОТКРЫЛИ ИП — ЧТО ДАЛЬШЕ? ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ НАЧИНАЮЩЕМУ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЮ.
Зачем ЭДО для ИП на УСН
Основная причина, по которой предприниматели переходят на ЭДО — оптимизация бизнес-процессов. Эта причина объединяет в себе основные преимущества электронного документооборота для ИП:
- сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
- возможность изменения документов и доступ к их истории;
- прозрачность работы сотрудников;
- автоматизация поиска необходимых файлов;
- наличие стандартных форм в СЭД;
- автоматическая классификация документов по разным критериям;
- минимальный риск потери или порчи файлов.
В СЭД можно выполнять основные действия с документами: создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. Наличие единой системы позволяет сократить время на подготовку, обработку, доставку документов и получение файлов.
ИП может отправлять отчётность в контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН и ФТС. Файлы доставляются за максимально короткое время, но скорость передачи зависит от конкретной системы. В «Астрал.ЭДО» документы доставляются за пару минут благодаря автоматической синхронизации с сервером.
Использование СЭД для предпринимателя обходится дешевле, чем использование бумажной документации. Расходы на печать, канцелярию, бумагу и доставку значительно сокращаются. Стоимость эдо для ип на усн можно узнать ниже.
Работать из СЭД удобно. Например, «1С-ЭДО» подключается в «1С: Предприятие 8», и вся работа с электронными документами проходит в этой программе. Для обмена ЭД достаточно направить контрагенту приглашение прямо из программы и получить от него подтверждение.
Какую электронную подпись выбрать
Как для внешнего, так и для внутреннего документооборота нужно использовать электронную подпись. Для внешнего ЭДО обязательно использование КЭП — квалифицированной электронной подписи. Для внутреннего ЭДО подойдёт и НЭП — неквалифицированная электронная подпись.
Ошибки ИП при самостоятельном ведении бухгалтерии
Использование КЭП нужно для обеспечения двух задач безопасности при передаче документа:
- Защита от перехвата информации.
- Защита файла от изменений после отправки.
Важно: без использования КЭП электронный документ не будет обладать юридической значимостью.
Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре. ГК «Астрал» предлагает два продукта: «1С-ЭТП» и «Астрал-ЭТ». Оба онлайн-сервиса позволяют получить электронную подпись с рабочего места в течение одного рабочего дня.
Какие документы можно передавать в СЭД
Для ИП актуальная работа с такими документами:
- декларации по формам 2-НДФЛ, 3-НДФЛ и 4-НДФЛ;
- декларация по НДС;
- КУДиР;
- налоговая декларация в УСН;
- отчётность по формам 4-ФСС, РСВ-1 и СЗВ-ТД.
Все основные формы документов доступны в системе, их можно создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. СЭД умеет работать со счетами-фактурами, первичными документами, актами и уникальными передаточными документами.
Помимо стандартных документов, СЭД должна уметь работать и с нестандартными: экспедиторские или складские расписки, заявки на проведение ремонта или предоставление услуг, спецификации, накладные на отпуск, реестры, сметы, протоколы разногласий и претензии.
Любой документ можно перевести в электронный вид различными методами. Например, это можно сделать с помощью перевода документа в PDF-формат или создать таблицу с помощью языка разметки XML. Для последнего можно сделать визуальную форму в Excel, которая позволяет работать с документом в привычном для него виде.
Большая часть стандартных форм документов уже находится в системе. Их можно заполнять в самой СЭД.
Как выбрать и перейти на ЭДО
При выборе системы нужно обратить внимание на наличие возможностей:
- приглашения контрагентов к обмену документами;
- создания, получения, отправления, изменения и архивирования документов;
- исправления ошибок в файлах и ведения их истории;
- согласования документов;
- разграничения доступа к файлам и ролей.
Выбор системы ЭДО зависит от специфики деятельности предприятия. ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и веб-сервис «Астрал.ЭДО». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.
«1С-ЭДО» предоставляет возможность работы с электронной документацией прямо из «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого проводится её тестирование — на это даётся три месяца.
«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Эта СЭД поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.
Переход на СЭД выполняет в три этапа:
- Отбор документов и бизнес-процессов.
- Выбор системы ЭДО.
- Подключение контрагентов.
После подключения системы предпринимателю полезно отслеживать изменения в рабочем процессе. ИП может фиксировать увеличение скорости работы, разгрузку сотрудников и общую оптимизацию процесса работы с документацией.
Роуминг ЭДО
Роуминг необходим организациям-участникам разных ОЭД для обеспечения возможности обмена документами. Запросить подключение можно в сервисе «Астрал.Роуминг ЭДО». Для этого нужно выполнить три действия:
- Ввести данные организации.
- Внести данные контрагентов.
- Проверить введённые данные.
Система роуминга развивается постепенно, охватывая всё больший список операторов, которые могут осуществлять обмен документами.
ИП выбирают системы электронного документооборота, чтобы уйти от заполнения бумажных документов и освободить время на другие задачи.
Продукты по направлению
Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами . Попробовать бесплатно!
Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С
Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов
Источник: astral.ru
Программа для ведения учета ИП
Нет бухгалтера в штате? Ведите учет самостоятельно без ошибок и лишних затрат.
Оглавление Скрыть
- Каждый пользователь сервиса может
- Рассчитывать налоги
- Заполнять декларации
- Вести учет операций
- Отправлять отчеты в ИФНС, ПФР, статистику и т.д.
- Формировать первичные документы
- Производить платежи
- Вести кассовые операции
Не хотите возиться с бухгалтерией и ищете программу для ведения учета ИП?
Правильно, чем меньше времени вы потратите на рутину, тем больше важных дел успеете сделать.
«Моё дело» — это облачная бухгалтерия, которая создавалась для того, чтобы помочь предпринимателям свести к минимуму усилия по ведению учета и составлению отчетов, сэкономить время и сосредоточиться на развитии бизнеса.
Прочитайте о преимуществах сервиса, а затем зарегистрируйтесь, чтобы получить три дня бесплатного доступа и испытать сервис в деле.
Полезные программы для ИП и ООО: обзоры бесплатных и платных сервисов
Есть бизнес – есть учет. Нет учета – есть проблемы. Как вести учет своих товаров? Как выставлять счета и акты в одной программе, а не в Word? Есть бесплатные сервисы?
С бухгалтерским учетом все более-менее понятно. Бухгалтерия – штука обязательная. Ей занимаются специально обученные люди или онлайн-бухгалтерии, но при этом никто не мешает вам самостоятельно заполнить декларацию в Excel и сдать ее в налоговую.
С внутренним учетом – своих товаров, услуг, заказов, контрагентов – все не так очевидно. Кто-то пользуется огромными таблицами Excel, как и 10 лет назад, а кто-то, как одна моя знакомая, до сих пор ведет бумажные книги прихода и расхода. Говорит, что очень любит писать ручкой.
В этом обзоре я расскажу вам про самые известные онлайн-сервисы для предпринимательского учета. Бесплатные и платные. Надеюсь, вы найдете полезный вариант для себя.
Первый сервис учета — «Большая птица»
У «Большой птицы» есть огромный плюс – бесплатный тариф для ИП и ООО.
Кому подойдет?
> для ИП и ООО – небольшим компаниям
> для розничной или оптовой торговли
> для интернет-магазинов
> для услуг, если вам нужно выставлять счета и акты
Что можно делать?
- Вести учет товаров – приход/расход/остаток
- Сохранить свои учтенные товары себе на компьютер или выгрузить в «1С: Бухгалтерию предприятия 3.0»
- Создавать прайс-листы с оптовыми и розничными ценами, сохранять их в PDF, выгружать на свой сайт или направлять клиентам
- Печатать этикетки и ценники, подключать сканер штрих-кодов
- Вести свои справочники – партнеров, сотрудников, складов, торговых точек – вся нужная информация будет в порядке и под рукой
- Выставлять, сохранять и печатать документы – счета, акты, счета-фактуры, товарные накладные, акты сверки
- Создавать бланки организации – с логотипами и реквизитами, чтобы отправлять своим контрагентам
- Оформлять и отслеживать статусы заказов покупателей
+ другие возможности. Не буду загружать вас длинным списком.
Все подробности о программе – на ее официальном сайте (ссылка откроется в новом окне).
А можно просто печатать счета и акты?
Можно. Формировать документы по шаблонам – это удобно. С помощью сервиса вы сможете создавать, сохранять на компьютер, отправлять по электронной почте или просто печатать разные документы – счета, акты, товарные накладные, бланки заказов клиентов и так далее.
Реквизиты партнеров будут подставляться автоматически – не нужно будет каждый раз проверять номер расчетного счета. Для этого 1 раз заполняется «Справочник партнеров». Документы связываются между собой – например, счет и акт к нему, можно прикреплять договор-основание.
Еще сервис сохраняет всё в виде журнала – так можно легко найти нужный документ, например, акт за прошлый месяц.
Что нужно для работы?
Только Интернет. Можно работать откуда угодно – из офиса, из дома и даже лёжа на пляже (если очень нужно).
Сколько стоит?
790 рублей/месяц при оплате за 12 месяцев
990 рублей/месяц при оплате за 1 месяц
Как начать?
Зайти на сайт bigbird.ru и зарегистрироваться. Дальше следовать инструкциям.
Резюме
Пока я писала обзор «Большой птицы», я сама потестировала систему. Нельзя писать о том, чего не знаешь.
Итого: на регистрацию в программе ушло 2 минуты.
На то, чтобы разобраться с системой, понадобилось 3 часа. Обучающие видео и пошаговые инструкции в «Справке» вполне понятно объясняют. Если что-то забываешь — всегда можно вернуться и прочитать еще раз. Это было удобно.
Заполнять справочники, создавать документы и очеты — несложно. Все наглядно.
Вывод: для начала бизнеса — например, если в вашем магазине не больше 1000 товаров или вы просто хотите удобно выставлять счета и акты своим клиентам — бесплатного тарифа будет достаточно.
Второй сервис учета — «Мое дело»
Здесь попробую другой формат и поделюсь с вами ссылками на бесплатные вебинары:
- Это вебинар по товарному учету — как работает сервис «Мое дело» и чем он упрощает жизнь владельцам бизнеса
- А это вебинар по учету сотрудников — как принимать людей к себе на работу, какую отчетность потом нужно сдавать и точно также — чем полезен кадровый сервис «Мое дело».
Буду рада, если вам пригодится.
Источник: pravodocs.ru