Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др.
В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Сами документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты.
Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта проблема эффективно решается в рамках офисных программных систем. Наиболее распространенными такими системами является пакеты приложений Microsoft Office и LibreOffice [6, C. 5]. Несмотря на схожесть программ, доступных пакетов, между ними есть одно существенное различие: LibreOffice бесплатен как для частного, так и для образовательного или коммерческого использования, тогда как для полного функционирования Microsoft Office понадобится лицензия, которая обойдется порядка нескольких тысяч.
Сравним данные пакеты программ (табл. 2.1):
Информатика 7 класс (Урок№14 — Создание текстовых документов на компьютере.)
Таблица 2.1. Сравнение программ, входящих в пакеты Microsoft Office и LibreOffice
Средство для создания презентаций
Система управления базами данных
Так же в пакеты входят:
Visio — для создания различных сложных схем
электронный цифровой блокнот OneNote
Project — для обеспечения организации и своевременного выполнения проектов
Publisher — создание публикаций и различных маркетинговых материалов
Outlook — работа с электронной почтой.
Векторный редактор Draw;
Редактор формул Math.
Таким образом, пакет программ Microsoft Office гораздо функциональнее. Да и большинство предприятий предпочитают использовать именно данный пакет программ.
Так же в работе секретаря используются следующие программные продукты:
— система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы» [14];
— система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ «OPTIMA-Work Flow», разработанная фирмой «Оптима» [16];
— lotus Notes, который представляет собой гибрид систем управления документооборота и ряда возможностей структурированной коммуникации — форумы, календари и др. [10];
— «Консультант Плюс», разработанный компанией «КонсультантПлюс»;
— ряд программ, разработанных Adobe Systems (Acrobat, Export PDF, Acrobat Reader и др.);
— а также многие другие программы, предназначенные для планирования задач, работы с различными документами и т.д.
Порядок подготовки документа в любой из вышеперечисленных программ предполагает в определенном порядке последовательность следующих действий:
1. Создание документа и набор в нем теста.
2. Редактирование введенного текста.
3. Форматирование (оформление).
4. Сохранение документа в виде файла.
5. Печать или отправка файла.
Теперь рассмотрим работу с документами в некоторых вышеперечисленных программах более подробно.
Урок: Текстовый документ и его структура. Технологии подготовки текстовых документов
Если театр начинается с вешалки, то работа с любым текстовым документом начинается с Word. Данная программа предполагает ознакомления, создание, редактирование какой-либо информации. Создание документов в данной программе возможно несколькими способами:
— документ полностью создается «с нуля»;
— документ создается на основе ранее созданного шаблона (различные приказы, заявления, объяснительные и т.д.);
— документ создается на основе стандартных шаблонов Word (письма, факсы и т.д.).
После создания документа мы заносим в него определенную информацию. Ввод текстовой информации в большинстве случаев осуществляется с клавиатуры. Примечательно, что вводить информацию вы можете на любом языке (предварительно выбрав его в настройках). Вводимый текст немедленно отображается на экране монитора.
При наборе текста следует придерживаться определенных правил, выработанных применяемых в практике отечественной полиграфии.
Правило 1. Абзацный отступ и концевая сноска.
Для выделения абзаца его начинают с новой строки. Первую строку абзаца начинают с отступа. В рамках одного документа все абзацные отступы должны быть одинаковыми. Равенство абзацных отступов может быть нарушено лишь в тех случаях, когда по другим правилам требуется выровнять начало текстовых строк, например, в перечислениях с нумерацией [3, C. 290].
Концевой строкой называют последнюю строку абзаца. Чаще всего концевые строки бывают неполными, т.е. текст в них не занимает всей длины строки и выровнен по левому краю. Однако, некоторые концевые строки могут быть полностью заняты текстом.
Длина концевой строки должна содержать не менее 5-7 символов. При невозможности выполнения этого необходимо отредактировать предыдущий текст абзаца (путем вставки или сокращения).
Если в документе отсутствуют абзацные отступы, то для обозначения абзацев все концевые строки должны быть неполным.
Концевые строки не должны состоять только из сокращений типа «и т.д.» или из цифр с сокращениями вида «15 кг».
Правило 2. Окончание текстовых строк и перенос слова.
В конце текстовых строк не оставляют предлоги и союзы из одной — трех букв, если они начинают предложение. Так, неверно
«…В некоторых случаях…»
«…При определенных обстоятельствах…»
Не следует оставлять в конце текстовых строк однобуквенные предлоги и союзы, находящиеся внутри предложения. Так, неверно:
Не допускается размещение в разных строках инициалов, инициалов и фамилии, но разрешается перенос фамилии. Так, неверно:
Не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (дефисом, точкой, запятой, двоеточием и т.д.)
В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.
Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений. Нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста. Исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.
Правила 3. Знаки препинания, черточки и кавычки.
При вводе текста особые правила установлены и для знаков препинания.
В заголовке или подзаголовке не ставится точка в конце, если они отделены от основного текста. Не ставится точка в конце подрисуночной подписи, в заголовке таблицы и внутри нее.
Точка и запятая в тексте не отделяются от предшествующего им символа.
Точку и запятую, используемые как разделитель целой и дробной части числа, не отделяют от предшествующей и последующей цифр.
Точку с запятой (;), двоеточие (:), восклицательный (!) и вопросительный (?) знаки не отделяют от предшествующего символа.
Дефис никогда не отделяют от предшествующею и последующего символов, кроме случаев, когда он оказывается в словах, представленных вразрядку, но не в качестве знака переноса.
Тире внутри текста отделяют от предшествующего и последующего символов, но между цифрами в значении «от—до» от них не отделяют (например, интервал 45—60).
Скобки при вводе текста — круглые прямые, круглые курсивные и квадратные — никогда не отделяются от заключенных в них слов, a от слов за скобками отделяются обычными междусловными пробелами.
Все знаки препинания, встречающиеся в основном тексте, всегда ставят за закрывающей скобкой (иногда делают исключение для вопросительного и восклицательного знаков и многоточия), не отделяя их друг от друга.
В случае, когда текст в скобках оканчивается точкой как знаком сокращения, то ее обязательно оставляют внутри скобки, а если это конец предложения, то за скобкой ставят вторую точку.
В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.
Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений. Нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста. Исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.
Правило 4. Знаки обозначения единиц измерения.
Знаки процента (%), градуса (?) и другие применяются только с относящимися к ним числами. При употреблении их без чисел знаки должны быть заменены соответствующими словами.
Указанные знаки никогда не отделяются от относящихся к ним чисел, а от другого текста отделяются пробелом (например, «15% от суммы платежа»).
Если знаки относятся к нескольким числам, то их ставят после последнего из них (например, «. и составляет соответственно 10,20 и 30%»).
Правило 5. Сокращения.
В русском языке различают следующие виды сокращений:
— буквенная аббревиатура (сокращенное слово, составленное из первых букв слов, входящих в полное название: СНГ, ООН, РФ);
— сложносокращенное слово (слово, составленное из частей сокращенных слов или усеченных полных слов: генсек, госдума);
— сокращение по начальным буквам (слову «год» соответствует «г.», слову «век» соответствует «в.»);
— сокращение по частям слов (слову «прочее» соответствует «пр.»);
— сокращение по характерным буквам (слову «миллиард» соответствует «млрд»);
— сокращение по начальным и конечным буквам (слову «фабрика» соответствует «ф-ка»);
— буквенное обозначение единиц измерении (кг, см).
Все буквенные аббревиатуры вводят без точек и без пробелов между буквами. Сложносокращенные слова и сокращения по буквам и частям слов вводят как обычный текст.
Буквенные сокращения единиц измерения представляют строчными буквами (кроме случаев, когда сокращение образованно от фамилии ученого — тогда сокращение начинается с прописной буквы без точек. Точки употребляют как знак сокращения в словах, входящих в наименование единицы измерения, например, «мм рт. ст.».
Индексы и специальные знаки, встречающиеся в сокращениях, никогда не отделяются от относящихся к ним символов: «кг/мм 2 ».
При сокращении двойными буквами точек между ними не ставят и друг от друга не отделяют: «XVI-XIX вв.»
После того как тест мы ввели документ необходимо отредактировать.
Под редактированием текста понимается внесение в него необходимых изменений в связи с правлением ошибок ввода и корректировкой стиля.
Компьютерные программы подготовки текстовых документов позволяют выполнять внесение необходимых изменений в двух режимах: непосредственно в процессе ввода текста и собственно в процессе редактирования.
При вводе текста имеется возможность оперативно исправлять ошибочно введенные символы путем их удаления. Так же в процессе редактирования можно вырезать, копировать и вставлять нужные либо лишние фрагменты текста. Так же при необходимости заменить либо удалить какое-либо определенное слово или выражение чаще всего пользуются локальной заменой.
После редактирования текста приступаем к его оформлению.
Оформление текста в соответствии с теми или иными требованиями выполняется с помощью операций форматирования, предусматривающих:
— оформление многостраничных фрагментов текса.
Рассмотрим шрифтовое оформление текста. Основной графической характеристикой оформления текстовых компонентов документов является использование символов, характеризующееся используемыми шрифтами. По графической основе шрифты подразделяются на три группы:
1. Шрифты на русской графической основе.
2. Шрифты на латинской графической основе.
3. Шрифты особых графических основ (арабский, греческий и т.д.).
Одной из основных характеристик шрифта является кегель — размер литер по высоте. Кегель всегда измеряют в типографической системе мер.
При наборе текстов, таблиц, формул наиболее широко применяются шрифты следующих размеров:
Основной характеристикой шрифта является его гарнитура. Под гарнитурой понимается комплект различных размеров, начертаний и плотности, но одинаковых по характеру рисунка. Шрифты одной гарнитуры могут иметь разные начертания.
При всем разнообразии характеристик шрифтов и компьютерных программах широкого применения для набора текста используются в основном гарнитуры, обозначенные как Times New Roman и т.д.
С точки зрения наклона предлагаются в основном прямое и курсивное начертания, а сточки зрения насыщенности — светлое и полужирное.
Кроме того, для выделения тех или иных фрагментов текста предлагаются следующие варианты шрифтового оформления:
При подготовке различных компонентов текста документов рекомендуется использовать однообразное шрифтовое оформление для основного текста и различные варианты шрифтового оформления для отличных от основного текста элементов (заголовки, фрагменты, требующие особого внимания и т.д.). Но не следует в рамках одного документа использовать более 3-4 вариантов шрифтового оформления.
Как уже указывалось, внешне абзац ограничивается абзацным отступом и/или концевой строкой.
Оформление абзаца подразумевает задание:
— величины абзацного отступа;
— величины отступов от границ листа;
— типы выравнивания строк;
— величины межстрочных интервалов;
— величины отступов перед и после абзаца.
Абзацный отступ указывает на начало абзаца и имеет следующие варианты оформления:
— отсутствие абзацного отступа.
Отступы от границ листа устанавливаются для всех строк абзаца, и устанавливается для правых и левых границ строк.
Строки абзаца могут быть выровнены следующим образом:
— по правому краю;
— по всей ширине строки.
Достаточно распространенным вариантом выравнивания строк абзаца является одновременное выравнивание по обоим краям. Это придает тексту эстетически выверенный вид и позволяет хорошо воспринимать документы в целом. Величина межстрочных интервалов устанавливается как в терминах, привычных для традиционных способов подготовки текста (одинарный, полуторный или двойной), так и путем задания точных числовых размеров.
Обычно в текстах документов устанавливается полуторный интервал. Это объясняется историческими причинами, а также тем, что такой интервал наиболее удобен для восприятия текста.
Документы достаточно большого объема занимают несколько страниц, что требует определения основных параметров их оформления и организации. Под страницей понимается одна сторона бумажного листа, на котором размещаются компоненты документа.
Структура страницы включает в себя:
— поля (верхнее, нижнее, правое и левое);
— основное поле для размещения содержательных компонентов документа;
— колонтитулы (верхний и нижний).
Размер полей указывает, насколько отступают от соответствующих краев листа границы основного поля документа, в котором размещаются содержательные компоненты документа.
Основное поле находится в пределах полей, и все отступы, предусмотренные при оформлении абзацев, устанавливаются относительно его границ, а не краев листа.
Колонтитулы, размещаемые над и под основным полем, предназначены для размещения в них справочной информации незначительного объема: для указания номера страницы, названий разделов, авторов документа и т.д.
При оформлении многостраничных документов необходимо введение и соответствующее представление следующих компонентов, облегчающих восприятие и применение содержания документа:
— справочные индексы и проч.
Некоторая часть данных компании (отчетность и т.п.) представлены в виде таблиц. Таблицы в зависимости от характера заполнения разделяют на:
— цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);
— текстовые (содержат только тест);
— смешанные (одна часть колонок содержат текст, другая — числа);
— математические (хотя бы одна колонка содержит формулу);
— таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации).
Таблицы, представляющие собой образцы форм учета и отчетности и состоящие только из заголовка и шапки, называют проформами.
Таблицы с незаполненной прографкой, предназначенной для последующего заполнения вручную, называются пустографиками или бланочными таблицами.
В случае если необходимо указать рост или динамику, для большей наглядности таблицу заменяют диаграммой или графиком.
Источник: studbooks.net
Какие программы используются для подготовки текстовых документов
Текстовые редакторы. Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения — текстовые редакторы. Текстовые редакторы позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.
Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.
Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами, имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).
Для подготовки к изданию книг, журналов и газет в процессе макетирования издания используются мощные программы обработки текста — настольные издательские системы.
Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web-сайтов используются Web-редакторы.
Способы создания документов. В текстовых процессорах для создания документов многих типов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т. д.) используются мастера. Разработка документа с помощью мастера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели. Например, можно использовать мастер создания календаря, который должен разместить на странице в определенном порядке обязательный набор надписей (год, месяц, дата и др.).
Выбор параметров страницы. Любой документ состоит из страниц поэтому в начале работы над документом необходимо задать параметры страницы: формат, ориентацию и размеры полой (рис. 3.1).
Формат страниц документа определяет их размеры. При создании реферата или заявления целесообразно выбрать формат страницы А4 (21 х 29,7 см), который соответствует размеру стандартного листа бумаги для принтера. Для объявлений и плакатов подходит формат A3, размер которого в два раза больше стандартного листа. Для писем можно выбрать формат А5, который в два раза меньше стандартного листа.
Ориентация задает расположение страницы на экране монитора. Существуют две возможные ориентации страницы — книжная и альбомная. Для обычных текстов чаще всего используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов — альбомная.
На странице можно установить требуемые размеры полей (верхнего и нижнего, правого и левого), которые определяют расстояния от краев страницы до границ текста.
Колонтитулы и номера страниц. Для вывода на каждой странице документа одинакового текста (например, имени автора, названия документа и др.) удобно использовать верхний и нижний колонтитулы. Расстояния от краев страницы до колонтитулов можно изменять.
Страницы документа рекомендуется нумеровать, причем номера можно размещать вверху или внизу страницы по центру, справа или слева.
| Рис. 3.1. Параметры страницы: формат, ориентация, поля, колонтитулы, номер страницы |
Контрольные вопросы
-
1. Какие существуют способы создания новых документов?
2. Какие параметры страниц необходимо задать перед началом создания документа?
Ввод и редактирование документа
Ввод текста. Основой большинства документов является текст, т. е. последовательность различных символов: прописных и строчных букв русского и латинского алфавитов, цифр, знаков препинания, математических символов и др. Для быстрого ввода текста целесообразно научиться (например, с использованием клавиатурного тренажера) десятипальцевому «слепому» методу ввода символов.
Для представления текстов могут использоваться 256 или 65 536 символов, однако не все эти символы возможно ввести с клавиатуры компьютера. Для ввода некоторых знаков математических операций букв греческого алфавита, денежных знаков и многих других символов используются таблицы символов (рис. 3.2). Для ввода символа его необходимо найти в таблицах и нажать клавишу
| Рис. 3.2. Таблица символов текстового редактора Microsoft Word |
Вставка изображений, формул и других объектов в документ. Большинство современных документов содержат не только текст, но и другие объекты (изображения, формулы, таблицы, диаграммы и т. д.). Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях.
При решении задач по физике или математике часто необходимо вставлять формулы, которые требуют двухстрочного представления и использования специальных математических знаков. Для ввода формул в текстовые редакторы встроены специальные редакторы формул (рис. 3.3).
| Рис. 3.3. Формулы закона Ома и корней квадратного уравнения, введенные с помощью редактора формул |
Копирование, перемещение и удаление фрагментов документа. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов документа. Выделение производится с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре при нажатой клавише .
Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, т. е. вставить его копии в указанные места документа:
-
— после выделения фрагмента документа и ввода команды Копировать выделенная часть документа помещается в буфер обмена (специальную область памяти);
— с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре курсор устанавливается в определенное место документа и вводится команда Вставить. Копируемый фрагмент документа, хранящийся в буфере обмена, помещается в указанное место;
— для многократного копирования фрагмента достаточно несколько раз повторить команду Вставить.
Перемещение позволяет вставить копии выделенного фрагмента в указанные места документа, но удаляет сам выделенный фрагмент.
Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.
Например, если исходный документ содержит слово «информатика», то после операций копирования, перемещения и удаления фрагмента текста «форма» документ примет вид, отображенный в табл. 3.3.
| Таблица 3.3. Операции редактирования документа |
Поиск и замена. В процессе работы над документом иногда бывает необходимо заменить одно многократно встречающееся слово на другое. Если делать это вручную, то процесс замены отнимет много времени и сил.
К счастью, в большинстве текстовых редакторов существует операция Найти и заменить, которая обеспечивает автоматический поиск и замену слов во всем документе (например, замену слова «ЭВМ» на слово «компьютер») (рис. 3.4).
| Рис. 3.4. Поиск и замена слов в документе |
Проверка правописания. В процессе создания документа могут быть допущены орфографические ошибки в написании слов и грамматические ошибки в построении предложений.
Ошибки можно исправить, если запустить встроенную во многие текстовые редакторы систему проверки правописания, которая содержит орфографические словари и грамматические правила р,яя нескольких языков (это позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах). Система проверки правописания не только выделяет орфографические ошибки (красной волнистой линией) и синтаксические ошибки (зеленой волнистой линией), но и предлагает варианты их исправления (рис. 3.5).
| Рис. 3.5. Проверка правописания в документе |
Проверку правописания текстовые редакторы могут проводить как непосредственно в процессе ввода текста, так и в готовом документе по команде пользователя.
Автозамена частых опечаток. В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, в начале слова случайно вводятся ДВе прописные буквы). В этом случае срабатывает функция Автозамена, которая автоматически исправляет такие опечатки.
Кроме того, каждый пользователь может добавить в словарь автозамены те слова, в которых он часто делает ошибки (например, неправильное «програма» должно заменяться на правильное «программа») (рис. 3.6).
| Рис. 3.6. Настройка параметров автозамены |
Сохранение исправлений. В процессе работы над документом могут участвовать несколько пользователей.
Исправления, вносимые каждым из них, запоминаются и могут быть просмотрены и распечатаны (вставленные фрагменты обычно отображаются подчеркнутым шрифтом синего цвета, а удаленные фрагменты — зачеркнутым шрифтом красного цвета) (рис. 3.7).
| Рис. 3.7. Настройка выделения исправлений |
В процессе работы над окончательной редакцией документа может быть проведено сравнение исправлений различных авторов и принят лучший вариант.
Контрольные вопросы
-
1. Какие существуют способы ввода содержания документов?
2. Какие существуют способы редактирования документов?
Сохранение и печать документов
Сохранение документов. В процессе сохранения документа необходимо, прежде всего, в иерархической файловой системе компьютера выбрать диск и папку, в которой файл документа необходимо сохранить.
Кроме того, необходимо выбрать формат файла, который определяет способ хранения текста в файле. Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и оригинальные форматы, которые используются только определенными текстовыми редакторами.
Формат ТХТ (только текст, расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым форматом. Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах. Достоинством этого формата является небольшой информационный объем файлов, а недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.
Формат RTF (расширенный текстовый формат, расширение в имени файла rtf) является также универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования. Недостатком этого формата является большой информационный объем файлов.
Формат РОС (документ Word, расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью сохраняются результаты форматирования. Этот формат фактически является универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.
Формат Web-страница (расширение в имени файла htm или html) используется для хранения Web-страниц в компьютерных сетях, так как файлы в этом формате имеют небольшой информационный объем, и при этом сохраняются результаты форматирования. Документы в этом формате создаются в Web-редакторах, а также могут сохраняться с использованием многих текстовых редакторов. Достоинством этого формата является его универсальность, так как Web-страницы могут просматриваться с использованием специализированных программ (браузеров) в любых операционных системах.
Современные текстовые редакторы обеспечивают автоматическое преобразование текстового файла из одного формата в другой при его открытии и сохранении.
Печать документа. Перед выводом документа на печать полезно выполнить предварительный просмотр документа, это позволяет увидеть, как будет выглядеть документ, напечатанный на бумаге с использованием подключенного к компьютеру принтера.
Вид напечатанного документа (например, распределение текста по страницам) может зависеть от используемого принтера, так как могут несколько различаться шрифты, используемые в разных принтерах.
При выводе документа на печать необходимо установить параметры печати: задать номера выводимых на печать страниц, количество копий документа и др.
Кроме того, целесообразно проверить установки самого принтера: ориентацию бумаги, качество бумаги, качество печати и др.
Контрольные вопросы
-
1. Какие существуют форматы текстовых файлов и чем они отличаются друг от друга?
2. В каком формате нужно сохранить файл, чтобы он мог быть прочитан в других приложениях с сохранением форматирования? Без сохранения форматирования?
3. Какие параметры необходимо установить перед началом печати документа?
4. Влияет ли на вид напечатанного документа выбор принтера? Почему?
| Хостел77. Выбирайте наше общежитие международной для строителей. У нас оптимальные цены. |
Источник: 5byte.ru
Классификация систем подготовки текстовых документов
Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. При этом наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении.
Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать; по степени сложности освоения пользователем; по объему функциональных возможностей и по назначению для применения. По всем этим характеристикам их можно классифицировать на три большие категории:
— настольные издательские системы.
Текстовые редакторы
Редактор текстов (text editor) — это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, предназначенного для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования (т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.) [8].
Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.
Все редакторы текста, различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, позволяют:
— набирать текст с отображением на экране дисплея, используя до 200 символов;
— исправлять ошибочные символы в режиме замены;
— вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя не изменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;
— удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;
— раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;
— вставлять группы строк из других текстов;
— обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);
— заменять один контекст другим, возможно, разной длины;
— сохранять набранный текст для последующих корректировок;
— печатать текст на принтерах разных типов стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.
Из множества имеющихся текстовых редакторов можно выделить следующие: Norton Editor; SideKick; Brief; многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit. К этой же категории относятся редакторы Турбо-систем. Разнообразные Турбо-системы представляют собой удобные интегрированные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках программирования, как Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбо-систем является редактор, обладающий широкими возможностями по созданию и обновлению программных текстов. Команды редакторов Турбо-систем основаны на командах популярной программы WordStar и в высшей степени стандартизированы [8].
Текстовые процессоры
Текстовый процессор (word processor) — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами — разметкой и предназначена для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге. Такие программы ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов [8].
В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде, среди которых можно выделить следующие:
— ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;
— предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.;
— автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;
— ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;
— объединение документов в процессе подготовки текста к печати;
— автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.
Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и т.п., поскольку каждое слово или даже символ могут иметь свои особые характеристики.
Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Достаточно условно эти инструментальные средства могут быть разделены на три большие группы:
— текстовые процессоры начального уровня,
— мощные профессиональные текстовые процессоры;
— специализированные текстовые процессоры.
К первой группе можно отнести продукты класса WordPad из штатной поставки Windows. Наиболее известны C-WordPad, WordMagic, Yeah Write, Crypt Edit, TextViewer и отечественная система «Байкал». Текстовые процессоры этой группы очень просты в использовании, работают быстрее, требуют небольшую оперативную память и стоят недорого. Однако в настоящее время эти программы крайне редко используются для подготовки и обработки текстовых документов, так как имеют небольшие возможности по обработке текстов. Прежде всего, в них обычно отсутствует двухстороннее выравнивание абзацев, как того требуют российские стандарты подготовки документов; нельзя расставлять переносы, что ухудшает внешний вид печатного документа.
Текстовый процессор MS Works занимает промежуточное положение между процессорами начального уровня и мощными профессиональными системами подготовки текстов. Программа имеет вполне стандартный для Windows-приложения интерфейс, редактируемую библиотеку стилей, настраиваемую панель инструментов. Процессор MS Works содержит большое количество файловых конвертеров, шаблонов, программ-мастеров; имеется система проверки русской орфографии и грамматики; возможность вставки сносок, колонтитулов, многоколоночной верстки, обтекания кадров, двухстороннего выравнивания абзацев; модуль автоматической расстановки переносов; собственный формат документов очень компактный.
К недостаткам MS Works можно отнести: ориентированность на американские стандарты; невозможность применения многоколоночной верстки для определенной части документа; сложность настройки интерфейса (для того чтобы все средства оформления документа были в пределах видимости, надо настраивать инструментальную панель или редактировать стили). Поэтому текстовый процессор MS Works очень хорошо подходит для создания относительно небольших и несложных документов: записок, писем, рефератов, газетных и журнальных статей.
Ко второй группе можно отнести мощные профессиональные текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, Star Writer и отечественный текстовый процессор Лексикон.
Самой популярной программой этой группы является Microsoft Word — приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. MS Word — одна из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая позволяет быстро и с высоким качеством подготовить любой документ — от простой записки до оригинал-макета сложного издания.
MS Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:
— набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;
— форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных стилей и размеров;
— форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);
— форматирование документа в целом (автоматическое создание оглавления и разнообразных указателей);
— проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.
Кроме того, в процессоре MS Word реализованы возможности технологии связывания и встраивания объектов, которые позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. В программе собрана уникальная коллекция таких оригинальных решений как: система готовых шаблонов и стилей оформления; изящные приемы создания и модификации таблиц; функции автотекста и автокоррекции; форматная кисть; пользовательские панели инструментов; макроязык; оформление абзацев, таблиц, рисунков с помощью линий, рамок, узоров и других элементов графической природы.
Основной недостаток MS Word — низкая производительность при наборе чернового текста, так это слишком универсальная программа и высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений, химических формул .
Серьезными конкурентами программы MS Word являются Star Writer — компонент системы Star Office и Лексикон, входящий в состав «Русского офиса» от фирмы «Арсеналъ».
В текстовом процессоре Star Writer значительно лучше, чем в Word, реализована работа со стилями — их можно выбирать из «плавающей» панели стилей в правой части экрана, а внесение любых изменений в стиль становится делом пары секунд. Библиотека стилей, включенная в Star Writer, превосходит аналогичную в MS Word.
Меню Star Writer практически не отличается от меню программы Microsoft Word, так что переходить от одного продукта к другому можно без малейшего труда. Набор основных функций у обоих процессоров схож: автоматическая расстановка переносов, автозамена, проверка орфографии (хотя стилистические модуль и тезаурус у StarWriter отсутствуют). В полуавтоматическом режиме можно создавать различные указатели и оглавления, помечать важные элементы текста специальными закладками. Все эти функции у программы StarWriter, более доступны, так как в программе Microsoft Word некоторые из них находятся в меню третьего или четвертого уровня.
В списке поддерживаемых процессором форматов можно выделить следующие: .TXT, .RTF, .HTML и .DOCмодификаций Word 97/2003.
К третьей группе можно отнести специализированные продукты: всевозможные средства разработки Web, процессоры с функцией исправления текста после принудительных перекодировок, процессоры с возможностью ввода текста на восточных языках, специализированные программы для набора математических, физических и химических формул и др.
Для верстки текстов с большим количеством математических и химических формул может быть использована издательская система LaTex, созданная американским программистом Лесли Лэмпортом. Эта система работает на базе специализированного языка программирования ТеХ, который разработал американский математик Дональд Кнут. В настоящее время формат TeX является мировым стандартом подготовки научных публикаций, в которых интенсивно используются формулы. При этом знание самого языка TeX не требуется
Наряду с системой LaTex распространены макропакеты PlainTeX и AMS-TeX. Макропакет PlainTeX используется на практике как средство для обмена текстами с формулами, а AMS-TeX — это издательская система, ориентированная на узкий круг приложений — верстку научных статей для математических журналов и книг.
Для создания документов с большим количеством математических, физических и химических формул может быть использована программа LyX. Данный продукт представляет собой визуальную среду для подготовки документов в формате LaTeX.
Программа LyX имеет привычный интерфейс профессионального текстового процессора и позволяет создавать документы сложной структуры, насыщенные графикой. Поддерживается стилевая разметка текста, вставка сносок, колонтитулов, таблиц. Имеются генератор содержания и встроенная многоязычная поддержка. Интерфейс может быть на нескольких языках, в том числе и русском.
Недостатком является сложность файлового обмена. Помимо собственного формата и TeX/LaTeX, можно читать и записывать только документы в форматах TXT и HTML. Windows-версия LyX сложна в установке и настройке и требует наличия громоздких компонентов, таких как компилятор TeX, среды эмуляции XWindows и многих других [21].
Источник: megaobuchalka.ru