Информационные технологии стремительно вошли в деятельность библиотек, открыв принципиально новые возможности для их совершенствования. Система 1С: Библиотека позволяет максимально использовать потенциал новых информационных технологий для совершенствования обслуживания пользователей.
Цели внедрения 1С: Библиотека:
- Автоматизация библиотечных процессов.
- Оптимизация процесса обслуживания пользователей библиотеки.
- Улучшение качества обслуживания.
- Повышение производительности и эффективности труда участников образовательного процесса.
Система автоматизации библиотек и обслуживания читателей дает возможность использовать дополнительное оборудование: лазерный сканер штрих-кода, принтер и этикетки для печати штрих кодов. Переход на электронную технологию «Книга выдачи», которая осуществляется на основе технологии штрихкодирования книги – это значимый шаг в развитии библиотек и улучшения качества обслуживания пользователей.
Задачи внедрения 1С: Библиотека:
- Занесение каждого издания в электронный каталог.
- Печатание штрих-кодовых этикеток и оклеивание книг.
- Внесение данных о пользователях.
Каталогизация и электронный каталог
На первый взгляд может показаться, что использование сканера для считывания штрих-кодов – это вполне стандартная процедура. Но в действительности за кажущейся простотой скрывается достаточно сложная работа по подготовке библиотечного фонда к использованию технологии штрихкодирования.
Автоматизация производства, какую программу выбрать?
Эта подготовка производится в три этапа, на каждом из которых решается определенный круг задач.
Этап 1. Подготовить фонд литературы и внести сведенья по каждой книге (год создания, автор, количество страниц, издательство).
Этап 2. Подготовить учебные материалы к выдаче. На базе введенных ранее записей необходимо сформировать и напечатать индивидуальную этикетку штрих-кода для каждой книги.
Этап 3. Отказаться от бумажных читательских карточек, интегрировать их в электронную базу. Это позволит в режиме онлайн заполнять информацию о пользователях, а также за считанные секунды находить их по ФИО, отслеживать задолженность и своевременно фиксировать возврат. На этом этапе появляется возможность производить необходимые операции можно путем сканирования карточки пользователя.
Параллельно с прохождением этапов подготовки необходимо изучить и внедрить возможности системы 1С: Библиотека. Речь идет о настройках необходимых программных механизмов:
- Используя подсистему «Каталогизация и электронный каталог» можно внедрить процесс присоединения файлов с обложками изданий к библиографическим записям.
- В подсистеме «Учет фонда» реализуется процесс учета поступлений в фонд. При этом используются инструменты «Инвентарная книга» и «Книга суммарного учета».
- В подсистеме «Обслуживания читателей» автоматизированная программа объединила в единое целое два вида записей. Это «Запись о читателе» и «Запись о каждом экземпляре издания».
В результате внедрения инновационной системы формируется единая база данных, в которую можно фиксировать не только литературу, но и электронные формуляры посетителей.
TOP-7 программ для автоматизации автосервиса
Благодаря предварительному вводу информации можно в режиме реального времени отображать сведенья о читателях и о сроках возврата. При этом в карточке читателя фиксируется выданная литература, а также сохраняется история прошлых выдач и возвратов. Наличие индивидуального штрих-кода ликвидирует потребность ручного ввода инвентарных номеров при выдаче и возврате экземпляров.
Таким образом обслуживание читателей с помощью штрих-кодов позволяет создавать отчетный документы, учитывать посещаемость и книговыдачу, проверять издания на занятость и фиксировать их перемещения. Таким образом повышается эффективность работы каждого сотрудника и библиотечного учреждения в целом.
Пользователи, которые внедрили систему в свою работу, утверждают, что в среднем на поиск книги уходит не более одной минуты. Таким образом, оптимизация рабочего времени является основным преимуществом конфигурации. Свободное время теперь можно тратить на коммуникацию с посетителями.
В общем можно смело утверждать, что электронная выдача книг– это уже не просто процесс предоставления высококачественного сервиса, но и абсолютно новый вид сервиса для посетителя. В новой экосистеме записи о статусе экземпляров систематически обновляются в электронном кабинете, за счет чего можно отслеживать задолженность, сроки возврата и другие параметры.
Преимущества для посетителей
Интеграция электронной книговыдачи дает возможность клиентам библиотеки в удаленном режиме взаимодействовать с формуляром. Онлайн-кабинет пользователя дает уникальную возможность свободно использовать информацию из электронных каталогов и не обращаясь к сотрудникам библиотеки проверять количество книг, которое предстоит вернуть, а также отслеживать дедлайны по возвратам. В то же время этот механизм снижает и временные затраты библиотекаря.
Программное решение предоставляет возможность взаимодействия с группами клиентов для формирования списка литературы по классам с целью предоставления необходимого количества экземпляров на заданный период времени.
Дневник работы библиотеки
Платформа поддерживает систему «Дневник работы библиотекаря», который может быть заполнен в автоматическом режиме. Этот интерфейс позволяет формировать ведомости по учету клиентов и посещаемости библиотеки, чтобы ликвидировать монотонные и рутинные операции, а также повысить точность ведения записей. На базе этих данных можно анализировать эффективность работы библиотеки за заданный период, изучать деятельность учреждения и презентовать обобщенные доклады.
Статистика и отчеты
Отраслевое решение для библиотек помогает оптимизировать время при создании отчетных форм «книги на руках» и «книговыдача». В составленных отчетах фиксируются записи о посетителях, изданиях, дедлайнах для возврата. Это также помогает воспроизводить эффективный контроль над потерянными книгами.
Благодаря документу «История книговыдачи» можно формировать отчеты и структурировать их по категориям читателей, заданным периодам, либо проводить мониторинг по другим параметрам, которые можно указывать самостоятельно.
Подсистема «Статистика и отчеты» обладает расширенными возможностями для реализации статистических анализов и мониторинга. Это позволяет повысить точность учетно-отчетных данных. Механизм помогает определить, какие книги стали пользоваться меньшим спросом, а какие наоборот являются наиболее актуальными среди читателей.
Эффективность использования 1С: Библиотека:
- Автоматизированы процессы каталогизации, учет фонда, обслуживания пользователей, статистики и отчетов.
- Улучшена раскрываемость фонда и повышена его сохранность.
- Осуществлен автоматический контроль книг и учет должников.
- Повышена точность и оперативность составления учетно-отчетной информации.
- Предусмотрена работа с группами пользователей.
- Сокращено время на выполнение типовых операций в несколько раз.
- Повышен уровень восприятия библиотеки.
Таким образом, комплексное отраслевое решение для библиотек от 1С помогает сформировать абсолютно новую экосистему, которая поддерживает тренды современного мира. Автоматизация и внедрение актуальных и передовых технологий помогут улучшить имидж библиотеки, расширить читательскую аудиторию, предоставить потребителям сервис высокого качества. 1С для библиотек поможет обрабатывать большие объемы информации за считанные минуты и обеспечивать высокую точность при работе с клиентами.
Источник: itcons99.ru
Автоматизированный учет: что это такое и как это работает
Автоматизация учета — это систематическое использование программного обеспечения для автоматизации процессов учета, возможно в рамках целых отделов, представляющих собой комплекс решений, которые облегчают работу учёта.
Автоматизация учета имеет все большее значение для любого бизнеса в наше время. Она произошла из необходимости ускорения и упрощения процессов учета, аналитической работы и оптимизации работы сотрудников компании.
Автоматизация учета помогает сэкономить время и ресурсы, сокращает количество ошибок, которые могут быть сделаны вручную. Это также улучшает точность учета, позволяет работникам быстрее и эффективнее решать задачи, улучшает стратегическое планирование и принятие решений на основе более точной и полной информации, выводимой из учетных данных.
Автоматизация учета также позволяет бизнесу быть заботливым по отношению к окружающей среде, уменьшив потребление бумаги и повысив использование электронных хранилищ данных.
В этой статье вы узнаете больше о том, как автоматизация учета помогает улучшить работу бизнеса, создать более эффективный рабочий процесс и повысить стабильность компании.
Определение автоматизации учета
Автоматизация учета — это процесс внедрения информационной системы для сбора, хранения, обработки и анализа данных, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
Основная цель автоматизации учета — упрощение учетных процессов и повышение эффективности бизнеса. Автоматизированный учет позволяет быстро получать актуальную информацию обо всех финансовых операциях компании, а также контролировать их проведение в режиме реального времени.
Одним из основных преимуществ автоматизации учета является снижение рисков ошибок и увеличение точности ведения учета. Автоматизированные системы позволяют намного быстрее и точнее обрабатывать большие объемы данных.
Также автоматизация учета позволяет ускорить процесс подготовки финансовой отчетности, что значительно экономит время и сокращает затраты на найм специалистов.
Итак, автоматизация учета — это необходимый и важный элемент современной бизнес-стратегии, способствующий повышению производительности, снижению затрат и улучшению результативности предприятия.
Преимущества автоматизации учета для бизнеса:
Экономия времени и ресурсов
Автоматизированный учет позволяет значительно сократить время на выполнение рутинных задач, таких как заполнение и обработка документов, подсчет и анализ финансовых показателей. При этом снижается вероятность ошибок и упущений.
! Что такое второй способ решения задачи?
Увеличение точности и доступности информации
Оперативная производственная и финансовая информация всегда доступна для просмотра и анализа, что позволяет переделать своевременно принимать управленческие решения. Автоматизация учета также повышает точность данных, исключая человеческий фактор и возможность ошибок.
Работа в комплексе
Автоматизация учёта позволяет интегрировать различные системы: банковские, складские, кадровые и т.д. Они могут работать в комплексе, обмениваясь данными и оптимизируя бизнес-процессы.
Удобство работы и управления
Автоматизированный учет обеспечивает более легкий и удобный доступ к данным на любом устройстве, что позволяет быстро получать информацию о текущем состоянии бизнеса. Кроме того, автоматизация позволяет гибко настраивать систему учета под конкретные нужды и стратегии развития компании.
Сокращение затрат на управление бизнесом
Автоматизация учета сокращает расходы компании на подготовку и обработку отчетности, на обстрел документов и сбор и анализ данных. Это позволяет сократить расходы на персонал и улучшить эффективность работы компании в целом.
Улучшение контроля и безопасности
Автоматизация учета позволяет усилить контроль и безопасность данных. Многие системы учета имеют функционал, позволяющий задавать уровень доступа к конфиденциальной информации, что гарантирует ее сохранность и надежность. Кроме того, такой учет обеспечивает надежный и быстрый контроль за выполнением бизнес-процессов и контрагентами.
Уменьшение ошибок в учете
Один из главных плюсов автоматизации учета — это существенное снижение количества ошибок. Ручной учет подразумевает многочисленные рутинные операции, проведение которых по определенной схеме довольно скучно и требует внимательности.
С помощью автоматизации можно осуществлять быстрый электронный учет, который гарантирует высокую точность. Точность присутствует в каждом шаге процесса — от записи первичных данных до оформления бухгалтерской отчетности.
Благодаря автоматизации учета, ошибки, связанные с утомляемостью и невнимательностью, уходят на задний план, так как программа способна самостоятельно определять правильность и полноту вводимой информации.
Также, автоматические проверки и контролируемые автоматизированные действия помогают избегать конфликтов, связанных с нарушениями правил учета и выявлять их в быстром порядке.
Кроме того, автоматизация учета снижает вероятность мошенничества в бизнесе и доступа неавторизованных лиц к конфиденциальной информации.
Оптимизация бизнес-процессов
Одной из важных задач автоматизации учета является оптимизация бизнес-процессов. Безопасное и качественное функционирование компании требует обеспечения максимально эффективной работы всех подразделений, и для этого нужна автоматизация.
! Шмель татуировка: значение и символика
Оптимизация бизнес-процессов позволяет ускорить весь цикл работы, сократить затраты на ресурсы, избежать ошибок в операциях и удалить избыточные этапы. Автоматизация позволяет также быстро находить и устранять ошибки, снижать риски и экономить на инфраструктуре.
Системы учета и CRM-системы автоматизируют все процессы, связанные с ведением клиентской базы, организацией производства и управлением финансами. Аналитические модули CRM-систем помогают быстро анализировать результаты работы всей компании, а отчеты учетных программ детально отображают текущее финансовое положение.
Таким образом, автоматизация учета помогает оптимизировать бизнес-процессы, ускорить работу, избежать ошибок и снизить риски. Это помогает компании быть более эффективной и конкурентоспособной на рынке.
Ускорение работы и экономия времени
Автоматизация учета позволяет существенно ускорить работу бизнеса и сократить время на выполнение рутинных задач. Это связано с тем, что программы для автоматизации учета позволяют автоматизировать процессы учета и отчетности, что позволяет избежать ошибок и существенно ускорить процесс ввода и обработки данных.
Помимо этого, автоматизация учета также позволяет сократить время на поиск необходимых документов и информации. Все данные, связанные с учетом, хранятся в одном месте и могут быть легко доступны для просмотра и анализа. Это особенно важно для компаний, которые работают с большим объемом информации и документов.
Кроме того, автоматизация учета позволяет автоматически генерировать отчеты, что также сокращает время на обработку информации и снижает вероятность ошибок. Благодаря этому, бизнес может сосредоточиться на решении важных задач и развитии своей деятельности, а не на выполнении рутинных задач.
В целом, автоматизация учета позволяет бизнесам существенно повысить эффективность своей работы и сократить затраты на персонал и время на выполнение задач, что делает его более конкурентоспособным на рынке.
Удобный доступ к данным и отчетности
Автоматизация учета позволяет бизнесу получить удобный доступ к данным и отчетности о своей деятельности. Больше не нужно тратить много времени на ручной ввод информации в таблицы Excel или другие программы. Сегодня существуют специальные программы, которые позволяют автоматизировать учет и обработку данных.
Таким образом, компания может получать доступ к своим финансовым, бухгалтерским и другим отчетам в режиме онлайн. Это экономит время и средства, а также помогает сократить возможные ошибки в учете.
! Трогание мочки уха: что это означает и какие причины этого действия
Более того, автоматизация учета позволяет получать отчетность в удобном формате. Например, можно настроить отчеты по определенному периоду времени или по определенным параметрам, которые будут важны для конкретной компании. Это упрощает процесс анализа данных и принятия решений в бизнесе.
- Удобный доступ к данным и отчетности
- Экономия времени и ресурсов
- Сокращение ошибок в учете
- Настройка отчетности по параметрам, важным для компании
Сокращение затрат на управление бизнесом
Автоматизированный учет позволяет значительно сократить временные и финансовые затраты на управление компанией, освободив сотрудников от монотонной рутинной работы и позволив им сосредоточиться на более важных задачах, например, на расширении бизнеса и увеличении прибыли.
Кроме того, автоматизированные системы учета также позволяют сократить количество ошибок и исключить возможность мошенничества, что в свою очередь может привести к значительным экономическим потерям компании.
Таким образом, автоматизация учета является важным инструментом, который помогает бизнесу сокращать затраты на управление компанией, повышать эффективность работы и увеличивать прибыль.
Вопрос-ответ
Что такое автоматизация учета?
Автоматизация учета – это внедрение системы, которая позволяет собирать, анализировать и хранить информацию о финансовых операциях и движении средств на счетах в автоматическом режиме. Она представляет собой совокупность технологий и инструментов, которые помогают сократить затраты на управление финансами, повысить точность бухгалтерской отчетности и уменьшить вероятность ошибок человеческого фактора.
Как автоматизация учета помогает бизнесу?
Автоматизация учета значительно облегчает налоговую и бухгалтерскую отчетность, ускоряет процесс закрытия отчетного периода, позволяет оперативно контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность, а также сохранять и анализировать финансовую информацию на предприятии. Кроме того, автоматизация учета позволяет сократить затраты на обслуживание бухгалтерской службы, поскольку уменьшает количество ручной работы и увеличивает скорость обработки информации.
Какие программы используются для автоматизации учета?
Существует множество программных продуктов, которые используются для автоматизации учета. Одним из самых популярных является 1С, которая предоставляет комплексное решение для бухгалтерии. Также для автоматизации учета можно использовать «МойСклад», «Консультант Плюс», «Авалар», «Зарплата и управление персоналом» и многие другие.
Источник: psk-group.su
Автоматизация бухгалтерского учета
Типовое внедрение — бесплатно при покупке программы у нас. Дополнительные настройки. Проектное внедрение.
от 2 700 руб.
Какие преимущества дает автоматизация бухучета
Представьте ситуацию времен начала распространения ПК в нашей стране…
Пищеблок пансионата, которому ежедневно надо кормить 300-500 человек завтраком, обедом и ужином, вынужден придерживаться норм содержания продуктов в одной порции (условно, порция салата Оливье – картошка 30 г, зеленый горошек 20 г и т.д.). При этом продукты ежедневно выдаются со склада, а на склад условный горошек надо оприходовать не в банках, в которых он поступает, а в килограммах.
А теперь представьте объем учета при этом. Простые рутинные операции требовали огромного внимания и сосредоточенности. Бухгалтерам, которые вели учет вручную, не понаслышке было знакомо понятие «простыня». Из этого простого примера становится понятно, почему первые программы по автоматизации учета были разработаны именно для складов и столовых. Уже в первые месяцы работа такой системы давала колоссальную экономию времени сотрудников.
Бухгалтерский учет на многих участках уже ведется с помощью специализированной программы, автоматизация учета никого не удивляет. Но отдел по продажам путевок в пансионате учет по-прежнему ведет вручную: складывают общие суммы от проданных путевок за месяц, записывают проводки и составляют отчет. В конце года приходит распространитель путевок, и бухгалтер, достав папки за 12 месяцев, сортирует путевки «по распространителю» для поиска «его» продаж три дня. Этот же распространитель в другом пансионате, запросив у бухгалтера отчет по путевкам, который тот нашел в программе и запустил его с нужными параметрами, уже через минуту получил полную информацию о «своих» путевках на такую-то сумму.
То есть по мере накопления информации в базе, возможность строить отчеты за считанные мгновения становится серьезным преимуществом автоматизации в понимании рядового сотрудника. При этом если первоначально речь шла только об отчетах по фактическим данным, сейчас технологии позволяют использовать их для построения прогнозных и аналитических отчетов в любых разрезах.
Автоматизация бухучета сегодня
Современные программы семейства 1С для работы бухгалтеров расширили само понятие бухучета, в котором основными принципами являются суммовая оценка и двойная запись. Сегодня рядовой сотрудник бухгалтерии в работе, кроме бухгалтерского, регулярно сталкивается с другими видами учета – налоговым, статистическим, кадровым, оперативным, управленческим и т.п.
При этом уже на основании первичных данных можно строить множество видов отчетов, выявлять зависимости и тенденции, а также делать анализ, но для этого следует располагать обширной базой данных, при вводе документов указывать максимальное количество сведений, использовать встроенные справочники и настройки.
Если перейти от функциональных инструментов к технологическим изменениям, то стоит упомянуть о совершенствовании программной платформы, разработке новых версий «1С:Предприятие» и прекращении поддержки старых.
Например, «восьмерка» в отличие от предыдущей версии платформы дает обширные возможности удаленной работы – сейчас, купив 1С Бухгалтерия 3.0, можно отправить торгового представителя «в поля» с планшетом, предварительно синхронизировав данные с 1С, и принимать от него заявки настолько оперативно, насколько этого требует бизнес.
Работа в автоматизированной бухгалтерской системе
В начале ведения бухгалтерского учета после автоматизации на базе 1С пользователи сталкиваются с рядом особенностей. Кроме необходимости первичных настроек, очень много моментов связано со справочником План счетов. С ним тесно связаны стандартные документы, и если при вводе документов мы не видим визуально, какие счета будут задействованы, то эти настройки «прошиты» в документах и при проведении в программе формируют проводки бухгалтерского и налогового учета, вспомогательные регистры.
И хотя существует возможность внести изменения в код программы, желательно постараться этого не делать.* Поскольку изменения законодательства и усилия разработчиков по усовершенствованию программы приводят к появлению регулярных обновлений для 1С, которые надо устанавливать. Программы со стандартным функционалом обычно без проблем обновляются. При внесении изменений (не всегда, но надо быть к этому готовым) обновления возможны с ошибками, необходимостью повторно добавлять разработанные поправки и т.д.
*Когда у пользователей возникает необходимость в какой-то функции или отчете, которого нет в программе (хотя это скорее редкость, поскольку, программные комплексы 1С существуют давно и содержат очень много сервисных возможностей), и доработка все-таки производится, процесс обновления усложняется и не может быть произведен без присутствия специалиста.
Выбираем программу 1С для автоматизации бухгалтерского учета
Как уже было сказано, программные продукты 1С в настоящее время представлены широкой линейкой решений* для предприятий разных сфер деятельности и самых разных масштабов.
*У многих программных комплексов функционал может пересекаться, поэтому для выбора оптимального варианта следует обратиться к партнерам фирмы 1С за более подробной консультацией.
Если компания ведет бухгалтерский учет в сфере малого или среднего бизнеса и не слишком ограничена рамками отраслевых особенностей, даже если речь идет о производстве или оптовой торговли, то, без сомнения, выбор и цена 1С Бухгалтерия 8.3 ПРОФ полностью их устроит. Если бухгалтер ведет несколько организаций на одном компьютере, можно в одном интерфейсе настроить учет по нескольким фирмам, при этом у каждой фирмы будут разные системы налогообложения*, планы счетов и т.д., что очень удобно, не надо открывать несколько программ.
*Существует заблуждение, что есть отдельно 1С:Бухгалтерия для общего режима, отдельно для упрощенки и свой вариант для «вмененки». Это не так, поскольку 1С:Бухгалтерия – универсальная программа, в которой благодаря настройкам учетной политики можно вести разные системы налогообложения и совмещать их, например, общий режим и вмененку для одной фирмы.
Для организаций, имеющих территориально распределенные филиалы, разработана версия КОРП, и напротив, единичным пользователям и мелким ИП подойдет Базовая версия.
Помимо отдельно устанавливаемых решений имеются комплексные программы, представляющих бухгалтерский функционал в качестве одного из модулей. Для малого бизнеса таким решением является «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ).
