Штатное расписание является полезным инструментом финансового планирования, позволяет планировать финансовые потоки на выплату заработной платы, контролировать загруженность ФОТ, перераспределять ресурсы между подразделениями. В связи с этим в программе предполагается ведение штатного расписания, которое позволяет:
- формировать для печати форму Штатного расписания, другие печатные формы;
- контролировать замещение штатного расписания;
- оформлять кадровые документы с использованием списка должностей актуального для каждого подразделения;
- при оформлении кадровых документов автоматически получать список начислений по позиции штатного расписания с возможностью ручного редактирования;
- при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию на количество свободных ставок, соответствие ФОТ, соответствие Статей финансирования в позиции штатного расписания и кадровом приказе.
Позиция штатного расписания
Позиции штатного расписания хранятся в программе, как элементы (строки) справочника Штатное расписание.
Штатное расписание в 1С ЗУП 8 3
Позиция штатного расписания — это строка справочника с указанием количества штатных единиц, ФОТ, графика работы и иных условий труда.
В настройках программы можно включить возможность применения профессиональных квалификационных групп и уровней (ПКГ и ПКУ). При включении данной настройки в справочнике должностей можно будет указать ПКГ и ПКУ, характерные для конкретного элемента справочника. При заполнении позиции штатного расписания по этой должности ПКГ и ПКУ заполнятся автоматически с возможностью ручного редактирования.
Кроме того, если в программе включена возможность ведения ПКГ и ПКУ и данные справочники заполнены, в позицию штатного расписания будет автоматически заполняться размер показателей оплаты труда для данной позиции с возможностью отредактировать показатели вручную.
При одинаковом наименовании должностей, но разных условиях труда, условиях оплаты труда необходимо описать две различных позиции штатного расписания. Если же при одинаковом наименовании должностей в рамках одного подразделения совпадают условия труда и оплата труда достаточно указать количество штатных единиц.
Дробное количество штатных единиц можно указывать при описании позиции штатного расписания, если в настройках кадрового учета указать, что в организации ведётся работа по неполной ставке.
При описании условий труда для позиции штатного расписания доступно заполнение:
- прав на положенные виды отпусков;
- графика работы (указанный график будет автоматически заполняться в кадровых приказах при выборе позиции штатного расписания, также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда);
- сведения относительно условий специальной оценки труда и других условий, влияющих на расчет страховых взносов и заполнения регламентированной отчетности;
- сведения об отношении позиции штатного расписания к статистической отчетности, для её автоматического формирования (ЗП-Соц, ЗП-Здрав и т.д.);
- сведения об источнике финансирования в целом по позиции, либо для каждого вида расчета отдельно.
Основными условиями, характеризующими позицию, являются ее условия оплаты труда.
Штатное расписание: основные вопросы и спорные моменты
Начисления (фонд оплаты труда) по позиции
Фонд оплаты труда (ФОТ) по позиции штатного расписания определяется набором плановых начислений (видов расчетов) с указанием их размера.
ФОТ может складываться как из фиксированных суммовых показателей, так и из процентных надбавок от расчетной базы. ФОТ позиции используется при формировании отчетов по Штатному расписанию, так же может использоваться при установке доплаты за совмещение в кадровых приказах.
Использование сведений о позиции
В кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации приказа можно проверить соответствует ли он действующему штатному расписанию.
В последующем возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета Замещение штатного расписания.
Штатное расписание в организации может изменяться: открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.
Первичное утверждение штатного расписания в программе
При первичном вводе штатного расписания в программу необходимо заполнить документ Утверждение штатного расписания.
При добавлении позиции в список открывается карточка позиции, которую следует заполнить (рис. 1 из раздела «Позиция штатного расписания»).
При проведении заполненного документа в штатном расписании создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание или выведения из него и соответствующие даты.
Изменение штатного расписания
Документ Изменение штатного расписания позволяет добавить/изменить/закрыть позицию штатного расписания в рамках одного подразделения.
Позицию штатного расписания нельзя просто удалить из справочника Штатное расписание. Для этого необходимо закрыть её с помощью данного документа. Так же все изменения условий труда, оплаты труда вносятся через меню «Изменение» соответствующего документа. Добавление позиции происходит аналогично документу «Утверждение штатного расписания», который был описан ранее.
При проведении документа:
- создаются новые позиции штатного расписания, устанавливается дата их утверждения;
- для закрытых позиций указывается дата их закрытия.
Индексация штатного расписания
При активации в настройка программы индексации заработка сотрудников, так же появляется возможность использовать документ «Индексация штатного расписания». Данный функционал позволяет не обрабатывать каждую позицию штатного расписания документом «Изменение штатного расписания».
В документе необходимо указать коэффициент индексации, а также показатели, которые требуется проиндексировать.
В документ автоматически заполнится действующее штатное расписание с отбором по тем позиция в расчете зарплаты которых используются показатели, указанные в индексации. При этом значение показателей умножится на указанный коэффициент.
При необходимости значение показателей можно откорректировать вручную.
ПКГ и ПКУ необходимо проиндексировать с помощью документов «Утверждение ПКГ/ПКУ».
После индексации штатного расписания можно ввести документ «Индексация заработка», который автоматически заполнится в соответствии с изменениями в штатном расписании.
Отчеты по штатному расписанию
Предусмотрены следующие отчетные формы и аналитические отчеты:
Отчет позволяет плановому отделу контролировать занятость штатного расписания, наличие свободных денежных средств по вакантным ставкам в разрезе категорий оплаты труда, статей финансирования.
Все отчеты строятся только по действующим позициям (утвержденным и не закрытым на дату отчета).
Специалистами компании «Бизнес Системы» доработан модуль учета Штатного расписания в части:
- учета отдельных начислений позиции штатного расписания на разных статьях финансирования;
- учета вакантных фондов в разрезе статей финансирования;
- учета замещения штатного расписания в разрезе статей финансирования.
Данная аналитика позволяет Планово-экономическому отделу получать наиболее детализированную информацию о загруженности штатного расписания, перераспределять свободные денежные потоки.
Источник: bsomsk.ru
Организационная структура и штатное расписание в 1С: ЗУП
Успешное функционирование любого предприятия напрямую зависит от грамотно разработанных внутренних регламентов. К регламентам относятся не только практические инструкции, описывающие действия работников, но и документы, утверждающие структуру организации, режим её работы и правила внутреннего распорядка. Основополагающими документами, которые составляются ещё до начала работы предприятия, являются организационная структура предприятия и штатное расписание.
Организационная структура в 1С: ЗУП
При помощи организационной структуры на предприятии закрепляют перечень подразделений и их подчинённость друг другу. Самым популярным видом взаимодействия отделов считается линейный, когда все подразделения подчиняются одному руководителю. Ещё одним типом является функциональная структура.
При ней специалисты распределяются, согласно выполняемым функциям, и у каждого такого объединения существует свой начальник. Также выделяют матричный тип взаимодействия, при котором сотрудников различных подразделений объединяют в группы для достижения целей предприятия. Например, для разработки нового продукта будут необходимы технические специалисты, маркетологи и сметчики.
Организационная структура в 1С: Зарплата и управление персоналом представлена в виде справочника «Подразделения», который расположен в разделе «Главное».
В нём можно создавать как простые структуры подчинённости, так и более сложные. При создании нового элемента справочника есть возможность указать, является ли данное подразделение обособленным, его дату создания, график работы, вышестоящее подразделение, а также задать отражение начислений в бухучёте и определить вариант выплаты заработной платы.
Пример простой схемы взаимодействия представлен на рисунке ниже. При создании всех элементов справочника графа «Вышестоящее подразделение» была заполнена подразделением «Руководство».
При сложной схеме взаимодействия создаётся многоуровневый справочник.
Справочник «Подразделения» используется при составлении штатного расписания, приёме на работу сотрудников, начислении и выплате заработной платы.
Штатное расписание в 1С: ЗУП
Обязанность ведения штатного расписания, а также периодичность его создания законодательно не закреплены. Но в связи с существованием унифицированной формы, многие ссылаются на необходимость его составления. В данном документе предприятие закрепляет количество штатных единиц в каждом подразделении, с указанием их окладов, должностей и специальностей.
На что следует обратить внимание при составлении штатного расписания?
Во-первых, на то, что у сотрудников с одинаковыми должностями и общим подразделением должны быть равные ставки. В противном случае трудовая инспекция может это счесть неравными условиями труда или предвзятым отношением к определённой персоне. Так как обязанности, описанные в должностных инструкциях, утверждаются не лично для каждого сотрудника, то работники одной категории должны выполнять равный объём работы и получать за него одинаковый оклад. Если в вашем коллективе есть, скажем, два бухгалтера с разными окладами, то лучше одного из них сделать, к примеру, старшим или ведущим. Или уравнять им тарифную часть, а разницу считать мотивационной.
Второй важный момент, который нужно учесть при составлении штатного расписания, — это обязанность работодателей публиковать открытые вакансии в службу занятости. Если у вас на данный момент времени укомплектован состав сотрудников предприятия, проверьте, чтобы в штатном расписании не было свободных единиц.
Рассмотрим заполнение штатного расписания в программном продукте 1С: Зарплата и управление персоналом.
Для начала необходимо включить возможность его ведения. Для этого перейдём в раздел «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания» и установим флаг «Ведётся штатное расписание». Также в открывшемся окне настройки нужно выбрать, будете ли вы сохранять историю изменений.
Если установить данный флаг, то зайти в документ утверждающий расписание и внести в него изменения будет невозможно. В этом случае необходимо создать документ «Изменение штатного расписания». Под каждой строкой настроек есть краткое описание включаемого функционала, которое поможет вам с расстановкой необходимых флагов.
После окончания настройки нажимаем «Применить и закрыть» и переходим в раздел «Кадры». Там вы увидите подраздел «Штатное расписание». Далее перейдём к вводу и утверждению документа. В нашем примере мы выбрали вариант хранения истории изменений, поэтому нас интересует пункт «Изменения штатного расписания». При помощи кнопки «Создать» из выпадающего меню выбираем «Утверждение штатного расписания».
При помощи кнопки «Добавить позицию» построчно заполняем табличную часть документа, указывая подразделение, должность, количество ставок, оклад и график работы. После проведения документа при помощи кнопки «Печать» можно вывести на экран унифицированную форму Т-3 или приказ об утверждении. Теперь при вводе документа «Приём на работу» часть полей будет заполняться в автоматическом порядке, исходя из утверждённого расписания.
Предположим в структуре вашей организации произошли изменения. В созданном документе «Изменение штатного расписания» есть три основные кнопки, которыми следует пользоваться.
Кнопка «Добавить позицию» предполагает добавление ранее неутверждённой штатной единицы. Такие строки заполняются зелёным шрифтом.
Если вам необходимо поменять начисление, количество сотрудников данной должности или график работы ранее утверждённой позиции, то следует прибегнуть к кнопке «Изменить позицию». Такие изменения отражаются синим шрифтом.
В случае сокращения мы выбираем кнопку «Закрыть позицию». Такие изменения отражаются красным цветом.
После проведения документ можно вывести на печать приказ о внесении изменений.
Для просмотра актуального штатного расписания в разделе «Кадры» необходимо выбрать пункт «Штатное расписание». Для проверки соблюдения расписания и наличия свободных штатных единиц в организации можно прибегнуть к кадровым отчётам в разделе «Кадры».
Автор статьи: Алина Календжан
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Источник: xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai
Штатное расписание в 1C:ERP
Элементы данного справочника – это позиции ШР. Позиция ШР представляет из себя комбинацию:
Элемент ШР = Должность + Подразделение
Должности – это справочник. В нем указываются должности, специальности и профессии. Элементы этого справочника указываются в кадровых документах 1С, отчетах и печатных формах.
Подразделения – это справочник. Его элементы используются для ведения кадрового учета.
В программе 1С:ERP у позиции ШР также указывается место в Структуре предприятия – это отдельный справочник необходимый для управленческого учета.
В карточке ШР описываются условия труда и указывается число штатных единиц.
Настройка штатного расписания компании осуществляется в разделе НСИ и администрирование – Кадры
Под ссылкой Настройка штатного расписания для удобства отображены текущие основные настройки ШР в программе:
При нажатии на ссылку Настройка штатного расписания открывается форма настроек ШР:
Рассмотрим настройки ШР подробнее
2. Настройки Штатного расписания компании
Автоматическая проверка кадровых документов в соответствии штатному расписанию
Если этот флаг установлен, то при регистрации кадровых документов будет автоматически выполняться проверка на их соответствие ШР. Если Документ не соответствует ШР, то будет выдано предупреждение:
Данное предупреждение носит информационный характер и не мешает проведению документа.
Если флаг Автоматическая проверка… не установлен, то такую проверку можно вызывать самостоятельно, по кнопке Проверить.
Ведется история изменений Штатного расписания
Этот флаг устанавливается, если для Предприятия необходимо хранить историю 1С изменений штатного расписания.
При установке этого флага станут доступны следующие документы:
Утверждение штатного расписание
1С Изменение штатного расписания
Индексация штатного расписания
Теперь все изменения ШР (закрытие, изменение и ввод новых позиций и т.д.) необходимо будет производить с помощью указанных документов.
Все изменения при этом сохраняются и по ним можно будет формировать отчеты. Также можно вернуться к предыдущей версии ШР, отменив проведение документа-изменения.
Если этот флаг снять, то текущее ШР сохранится:
Используется «вилка» окладов и надбавок
При установке этого флага размер оклада и надбавок при описании позиции штатного расписания можно задавать в виде диапазона (минимального и максимального значения):
В позиции штатного расписания используются разряды и категории
После установки этого флага в позиции можно дополнительно к должности указывать разряд (категорию). Это позволит не создавать отдельные должности для каждого разряда (например, «Водитель 1 категории» и «Водитель 2 категории»), а выбрать в позиции необходимый разряд (категорию) для одной должности («Водитель»).
Также можно указать только должность без разряда (категории).
Список необходимых разрядов и категорий заполняется в справочнике Квалификационные разряды (категории). Для доступа к этому справочнику необходимо установить флаг Отображать команду «Все функции» в меню Сервис — Параметры:
Сам справочник можно выбрать в меню Все функции – Справочники — Квалификационные разряды (категории):
В программе можно указывать разряд (категорию) для конкретного сотрудника. И они могут отличаться от разрядов, указанных в ШР:
Для индивидуального использования тарифных групп нужно установить флаг Используются тарифные группы в настройках расчета зарплаты:
Способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т3).
Печатную форму Т3 можно распечатать из самого справочника меню Печать:
По умолчанию при выводе формы Т-3 размер всех начислений указывается в денежном выражении ФОТ (в рублях) для каждого начисления:
Также можно указать способ вывода в процентах, коэффициентах или комбинированным способом.
Использовать бронирование позиций
В программе при приеме на работу есть возможность бронирования позиций.
При установке этого флага, документ Прием на работу можно оформлять в несколько этапов. Сначала забронировать выбранную позицию. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по ШР), но принятым на работу сотрудник считаться не будет:
Когда будет необходимо зарегистрировать фактическое начало работы сотрудника, бронирование в документе снимается и его можно дооформить обычным образом.