Какие программы эдо бывают

Работать с электронными документами удобнее, проще и быстрее. В некоторых случаях такой вариант единственный из тех, что допускается по закону.

В статье я расскажу, что такое электронный документооборот (ЭДО), для чего он нужен, как выбрать оператора, подключить ЭДО и можно ли это сделать самому.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена документами, который происходит с помощью специальной программы. Принцип действия очень похож на работу электронной почты, только в случае с ЭДО передача информации ведется по специальным каналам, оснащенным самой высокой защитой. Это гарантирует полную конфиденциальность и сохранность данных.

Как происходит процесс электронного документооборота:

• Компания заключает договор с оператором ЭДО, регистрируются в сервисе.
• В личном кабинете создают (загружают готовый) документ.
• Созданный документ подписывается электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП — не предмет, который можно взять в руки. Это реквизит документа, который подтвердит оригинальность данных и личность человека, который это заверил. Получают такую подпись в МФЦ или специализированных центрах, имеющих нужную аккредитацию.
• Из списка контрагентов выбирают нужного. Созданный документ отправляют ему.
• Адресат получает письмо.

Документооборот завершается после того, как получатель подписывает присланный документ или отказывает в подписи (например, если хочет внести в него какие-то дополнения). Уведомление о принятии или отказе передается отправителю.

Бесплатные программы для ЭДО

Документы, переданные этой системой, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.

Таким способом можно обмениваться любыми документами: финансовыми, юридическими, бухгалтерскими, страховыми, налоговыми. Например, отправлять счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договоры, акты сверки и прочие.

Документы, которыми можно обмениваться с помощью электронных систем

Для чего нужен электронный оборот документов

Электронный документооборот необходим для ускорения процесса обмена документами с партнерами. Кроме того, с помощью ЭДО можно передавать коды маркировки в электронном виде.

Что такое код маркировки

Преимущества использования ЭДО:

При этом любой документ из ЭДО можно распечатать в любой момент. На нем будет содержаться отметка о цифровой подписи, что может подтвердить его юридическую силу.

В некоторых случаях подключение к ЭДО — обязательное условие для нормального функционирования компании. Речь идет о предприятиях, численность сотрудников в которых 100 человек и больше. Кроме того, часть налоговых деклараций нужно сдавать только в электронном виде (например, по страховым взносам). Это зафиксировано в пункте 3 статьи 80 НК РФ.

ЭДО | Электронный документооборот

На что обращать внимание при выборе оператора ЭДО

Как выбирать оператора ЭДО

Главное, на что нужно обращать внимание при выборе оператора, — наличие одобрения от ФНС (реестр размещен на официальном сайте налоговой службы), а также лицензии SLA (соглашения об уровне качества). Это необходимо, чтобы не беспокоиться о безопасности документооборота.

Важно, чтобы у оператора была интеграция с системой «Честный знак» — это даст возможность передавать коды маркировки.

Что еще нужно учитывать при выборе:

• Функционал системы. Пользователь должен иметь возможность просматривать созданные документы, сохранять их в архив, передавать на печать, ставить подписи или отказывать в этом при получении документа, создавать совместный доступ к документам, отслеживать их статусы.
• Простота интеграции с другими системами. Некоторые предприятия предпочитают работать в собственной учетной системе. Будет хорошо, если выбранный ЭДО будет свободно интегрироваться с большинством учетных систем: «1С», «Парус» и прочих.
• Предусмотрен ли роуминг. Эта услуга, которая позволяет обмениваться документами с партнерами, пользующимися другими операторами ЭДО. Обычно за это плата не взимается, но будет лучше, если оператора, услугами которого пользуется большинство контрагентов.
• Тариф. Стоимость обслуживания зависит от функционала, который будет доступен пользователю. Например, возможность пользоваться онлайн-архивом, онлайн-поддержка 24/7 и прочее. Нужно смотреть, что входит в базовый пакет, который предлагает оператор, а за что придется платить отдельно.
• Демо-доступ. Некоторые операторы дают его, чтобы клиент смог оценить удобство системы перед покупкой.

Ну и, конечно, стоит проверить отзывы о том или ином операторе — реальный опыт пользователей может рассказать больше о подводных камнях.

Все операторы, которые имеют необходимые государственные разрешения, есть в открытом доступе — на сайте налоговой службы. Каждый из них имеет свои бонусы, которые делают сотрудничество удобным. Однако сейчас, когда ситуация с рынками неясна, лучше обратить свое внимание на тех, кто работает на российских платформах.

«Контур.Диадок»

Продукт, разработанный компанией «СКБ Контур». Она занимается внедрением электронного документооборота с конца годов, то есть с того времени, как эта модель только появилась в России.

Дополнительные возможности оператора:

• Распределение входящих документов. Клиент может указать, какое из подразделений будет получать документацию. Кроме того, можно самим устанавливать классификацию по контрагентам, чтобы все бумаги от него сохранялись в одной папке.
• Быстрое согласование документов внутри компании. Можно направлять определенные файлы на визирование в нужное подразделение или конкретному сотруднику.
• Отправка приглашений контрагентам. Компаниям, работающим с этим оператором, можно направить приглашение для обмена документами.
• Длительный срок хранения архива, доступ к которому разрешен даже после окончания оплаченного периода.
• Можно создавать иерархию подразделений с распределением сотрудников в них. Это нужно, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к определнным документам.
• Автоматизированная сверка взаиморасчетов.

Стоимость входящих документов бесплатна. Годовое обслуживание исходящих документов стоит от 1 900 рублей до 18 600 рублей.

Тарифы ЭДО в «Контур.Диадок»

«СберКорус»

Компания входит в группу компаний «Сбербанка». Специализируется на разработке цифровых сервисов и процессов для автоматизации бизнес-процессов.

• Работать с системой маркировки. Обмениваться с партнерами документами с кодами маркировки, передавать их в систему «Честный знак».
• Хранить созданные ранее документы в облаке.
• Принимать и отправлять документы в привычном интерфейсе, например, «1С».
• Получать и отправлять документы контрагентам, сотрудничающим с другими операторами, бесплатно в роуминге.
• Подключиться к сервису в течение 1 дня.
• Работать по постоплате.
• Предлагать готовые шаблоны документов, что еще больше сэкономит время на создание файлов.

Входящие документы клиент будет получать бесплатно, а вот за исходящие придется платить: величина оплаты будет зависеть от количества переданных файлов.

Стоимость обслуживания в «СберКорус»

«Такском»

Компания «Такском» специализируется на разработке, внедрении и обслуживании профессиональных IT-сервисов для коммерции и госструктур.

Что получают клиенты:

• Удобную подготовку документов, их поиск в электронном архиве.
• Отсутствие ошибок ручного ввода — перед отправкой формат документов всегда проверяется.
• Возможность отправлять документы как поштучно, так и пакетом.
• Возможность создавать неограниченное количество аккаунтов для одного ИНН/КПП.
• Бесплатную отправку документов в систему «Честный знак» для любого тарифа.
• Возможность работать в привычном интерфейсе, если клиент пользуется «1С».
• Возможность настраивать маршруты согласования документов.
• Загружать документы, созданные во внешних системах.
• Управление списком контактов.
• Возможность установки права доступа для отдельных сотрудников и подразделений компании.

Обычные входящие документы бесплатны, причем их может быть неограниченное количество. А вот за другие услуги придется доплачивать.

Тарифные планы «Такском»

Как подключить ЭДО

Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.

Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:

• нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;
• установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;
• документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;
• настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.

Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.

Как это сделать:

• в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;
• подключить контрагентов.

После этого можно будет обмениваться документами со своими партнерами, госорганами.

Если вдруг по какой-то причине предприятие решит отказаться от электронного документооборота и вернуться к бумажному, то систему можно отключить. Для этого нужно обратиться в службу поддержки оператора с соответствующим запросом.

После этого систему отключат, а пользователь может вернуться к «стандартному» варианту обмена документами: по обычной почте или при помощи курьерской службы.

Если вы хотите автоматизировать бизнес-процессы в вашей компании, но не знаете, с чего начать и как правильно это сделать, организуйте тендер на площадке Workspace и доверьте выполнение задачи специалистам.

ЭДО — полезный продукт для любого бизнеса. С его помощью можно существенно сократить время, требующееся на документальное взаимодействие между контрагентами. Это освободит время для других рабочих процессов, направленных на увеличение прибыли.

Workspace.LIVE — мы в Телеграме

Новости в мире диджитал, ответы экспертов на злободневные темы, опросы, статьи и многое другое. Подписывайтесь: https://t.me/workspace

Вакансии

• Инженер-конструктор/инженер (оптика, видеонаблюдение)
  Проектные технологии Удаленная работа до 90 000
• Middle Python back-end разработчик
  KapDEV Казань 120 000 – 172 000
• Ведущий менеджер по продажам
  Anahata jewelry Удаленная работа 30 000 – 500 000
• PHP разработчик (middle backend developer)
  ALTWeb Group Удаленная работа По договоренности
• HR-рекрутер
  Веэб-студия JoyWin Удаленная работа По договоренности

Источник: workspace.ru

ТОПовые системы и программы электронного документооборота 2022

Ведение документооборота может превратиться в головную боль из-за бесконечного потока бумаг, которые все время куда-то теряются, требуют их перемещения с места на место, покупки бумаги и картриджей. А если точно подсчитать затраты, то получится немалая сумма. Чем больше компания, тем сложнее управлять документами. В небольших компаниях масштабы скромнее, но вопросы экономии стоят более остро.

Согласно исследованию Gartner , от 80% до 95% текущих данных компании хранятся на бумаге и на локальных компьютерах. Опять же, согласно другому исследованию Gartner, в среднем, 25% документов хранятся в электронной системе не структурировано, и сотрудники тратят 60% своего времени на поиск этих документов. Все эти проблемы приводят к росту издержек компании на 2 -15%.

Малому и среднему бизнесу системы СЭД необходимы не меньше, чем крупному. В обзоре рассмотрены возможности и особенности систем электронного документооборота, приведены ТОПовые системы ЭДО для того, чтобы МСБ могли выбрать лучший сервис.

О системах ЭДО (СЭД)

Система ЭДО – это программное обеспечение, используемое для хранения, отслеживания, редактирования и распространения документов и данных в цифровом формате. Система электронного документооборота (СЭД) – это высоко структурированный и надежный электронный инструмент, который управляет всем спектром документации, используемой организацией.

СЭД выводит стратегию управления документами на новый уровень, конвертируя бумажные файлы в электронный формат и централизует документооборот организации. Система управления документами относится к защищенному электронному хранению. Все документы – цифровые и отсканированные бумажные могут быть зарегистрированы, проиндексированы, заархивированы, извлечены, размечены и совместно использоваться с помощью зашифрованных прав доступа.

Как минимум, СЭД должна улучшить рабочие процессы за счет определенных функций автоматизации и возможности легко оцифровывать бумажные документы. Эти возможности означают, что организация может получить единый и последовательный поток информации, который улучшает все, от совместной работы и коммуникации до заполнения типовых форм и отчетов. ЭДО обычно используют для следующих целей:

• Для хранения файлов и управления ими . Вы и ваши сотрудники используете СЭД как электронный шкаф для хранения документов. Вы сканируете бумажные документы в систему и храните цифровые документы. Преимущество перед традиционными процессами заключается в том, что индексация и фильтры позволяют быстрее находить и использовать нужные документы.
• Для управления рабочими процессами и процессами утверждения . Кадровые и другие документы могут быть просмотрены, утверждены и перемещены, при этом оставаясь в безопасности. Любые типовые процессы можно автоматизировать и освободить кучу времени.
• Для создания документов . Системы ЭДО обычно содержат готовые шаблоны и позволяют создавать свои. Это очень упрощает процесс работы.
• Для удаленной работы . Системы электронного документооборота делают документы доступными для сотрудников, где бы они ни работали.

Независимо от отрасли, инвестирование в систему СЭД дает целый ряд преимуществ:

1. Помогает улучшить организацию труда .

Система электронного документооборота создает четкие, упорядоченные правила для документов, которые охватывают весь спектр операций, от повседневных форм, таких как пакет счетов, до менее используемых, но важных документов, таких как годовые контракты с поставщиками.

1. Способствует лучшему сотрудничеству .

Отделы вашего предприятия не существуют в вакууме – вам необходимо тесное сотрудничество как внутри отделов, так и между ними. СЭД позволяет наладить пути прохождения документов и автоматизировать типовые операции.

1. Защищает важные документы .

С устаревшей системой управления документами вы можете столкнуться с риском несоблюдения нормативных требований безопасности для вашей отрасли и защиты конфиденциальной информации. Таким образом, важно убедиться, что ваша система может правильно обрабатывать и хранить любые конфиденциальные документы, относящиеся к клиентам, сотрудникам, заинтересованным сторонам и вашей интеллектуальной собственности.

С системой ЭДО вы будете иметь возможность определять, кто может получать доступ к определенным файлам и обмениваться ими. Система электронного управления документами позволяет полностью контролировать каждый документ, в том числе то, кто его просматривает или редактирует.

Благодаря подробной, простой в использовании системе электронного документооборота с надежной функцией поиска сотрудники могут найти нужный документ за считанные секунды. Сокращается время и на создание, отправку документов.

Изучив список преимуществ, вы можете заметить, что все они имеют нечто общее: все они в конечном итоге приводят к финансовой экономии.

Использование системы электронного документооборота не только экономит ваши деньги в повседневной работе, но и со временем высвобождает ресурсы и может помочь вам привлечь новых клиентов.

Наконец, вам не нужно беспокоиться о потерянных документах, таких как счета-фактуры поставщика или платежи клиентов, которые напрямую связаны с вашими финансовыми операциями. Благодаря тому, что эти документы надежно хранятся и легко доступны, вы можете гарантировать, что входящие средства постоянно обновляются, а исходящие платежи происходят вовремя. Вы не получите штрафы за просрочку платежа.

Критерии выбора систем электронного документооборота. Как снизить риск выбрать «не тот» сервис

Выбор правильной системы электронного документооборота начинается с понимания проблем и потребностей:

• Вам нужен способ организации файлов и контроля доступа для удаленных сотрудников?
• Вы хотите отказаться от бумажных документов?
• Есть ли необходимость в новых рабочих процессах или нужно упорядочить существующие?
• Сколько людей будет пользоваться ЭДО. Это для всех, или это будет ограничено небольшой группой или отделом?
• Вы слишком много тратите времени и денег и хотите сэкономить?
• Вы хотите облачную или локальную систему? Если вы предпочитаете использовать локальную систему, подумайте, есть ли у вас бюджет на новое оборудование (при необходимости) и есть ли у вас персонал для управления системой. Может ли поставщик ПО оперативно устранить неполадки.

Определите три-пять основных потребностей. Если вы раньше этого не делали, то узнаете – зачем вам ЭДО и какие проблемы оно закроет.

А вот если у вашей компании есть проблемы, перечисленные ниже, вам действительно стоит подумать об автоматизации с помощью СЭД:

• существует большой поток входящей, исходящей и внутренней документации, обработка которой занимает много времени;
• принятие решений становится очень медленным из-за долгого прохождения документов;
• увеличивается количество отчетных форм;
• есть проблема информационной безопасности компании.

Какие функции следует искать в СЭД, чтобы выбрать именно ваш сервис:

• Полная интеграция с вашими существующими системами.
• Простота создания документов.
• Оцифровка бумажных документов.
• Отправка отчетов контролирующим органам. Соответствие требованиям ФНС. Надежные операторы ЭДО для юридически значимого документооборота есть на сайте ФНС.
• Архивация и фильтрация для поиска.
• Подробная история редактирования.
• Возможности быстрого обмена документами.
• Функции безопасности.
• Возможности автоматизации рабочего процесса – маршрутизация, утверждение, отправка.
• Аналитическая отчетность.

В конце концов, если у вас есть гора бумажных документов, вы хотите оптимизировать бизнес-процессы в компании и ищете инструмент для повышения эффективности сотрудников – вам точно нужна система управления документами.

Обзор СЭД (ЭДО)

Системы СЭД различаются по объему и размеру, предлагают различные функции и имеют свои преимущества и недостатки. Мы представили вам ведущие системы ЭДО, для того, чтобы облегчить выбор. Базовый функционал, описанный выше, есть у всех сервисов, дополнительный указан в таблице.

ТОП систем электронного документооборота

Архивация и аналитика.

Есть локальные и облачные версии.

Обмен документами с другими операторами ЭДО

Подписание электронной подписью сразу группы документов

Источник: marketing-tech.ru

Бесплатные системы электронного документооборота (СЭД)

От выбора системы электронного документооборота зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Некоторые поставщики предлагают бесплатные СЭД, но они подходят не всем. Рассказываем, какие системы бывают и какие вопросы они решают.

От выбора системы электронного документооборота зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Некоторые поставщики предлагают бесплатные СЭД, но они подходят не всем. Рассказываем, какие системы бывают и какие вопросы они решают.

Какие бывают СЭДО

Кроме деления СЭД на платные и бесплатные, российские и зарубежные, они различаются в зависимости от функционала.

Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.

1. СЭД — система электронного документооборота. В таких системах основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть. СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.
2. ECM (enterprise content management) — система управления контентом. Основной рабочей единицей является контент, который включает в себя документы, изображения, музыку, видео и т.д.

ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.

СЭД, в свою очередь, имеют подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.

Какие вопросы решают СЭДО

Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
• возможность изменения документов и доступ к их истории;
• прозрачность работы сотрудников;
• автоматизация поиска необходимых файлов;
• мобильность системы;
• наличие стандартных форм в СЭД;
• обратная связь;
• автоматическая классификация документов по разным критериям;
• минимальный риск потери или порчи файлов.

Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для малого и среднего бизнеса.

Есть ли бесплатные сервисы ЭДО

Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно.

По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, FossLook и Alfresco. Разработчикам сложно поддерживать бесплатные системы — ещё недавно СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства.

Все бесплатные сервисы имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. По этой причине компании не пользуются ЭДО бесплатно.

Преимущества использования ЭДО от Астрал

АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота:

«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.

«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

Отправляйте документы в 1 клик!

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Получите выгодное предложение!

Оставьте контакты и наши специалисты расскажут все об электронном документообороте!

• #электронный документооборот
• #бесплатный сервис
• #ЭДО
• #оператор ЭДО
• #переход на ЭДО
• #Калуга Астрал

Источник: www.klerk.ru