Требований к работе секретаря-референта довольно много, поскольку ему необходимы не только достаточно высокая общая культура и образованность, но и специальные знания и навыки.
Секретарь-референт должен знать
- трудовое, административное и хозяйственное право
- законодательно-нормативные акты, касающиеся работы данной организации
- основы управления системы органов власти
- функции, структуру и задачи организации, где он работает, и её связи
- основы организации управленческого труда
- нормативно-методические документы по управленческой деятельности
Кроме того, секретарь-референт обязан быть специалистом в области делопроизводства, архивного дела, уметь работать с вычислительной и оргтехникой (ПК, факс, ксерокс, принтер и другие), знать основы общей социальной психологии, этики и эстетики.
На основе перечисленных знаний секретарь обязан обеспечить эффективную работу руководителя, оказывая помощь в планировании его рабочего дня. В его обязанности входит организация рабочего места руководителя, ведение контроля за выполнением поручений руководства, организация командировок, обеспечивание руководителя информацией (обзоры периодики)
Секретарь. Личный помощник. Бизнес-ассистент. Как грамотно построить карьеру?
Кроме того, секретарь-референт должен организовать прием посетителей, уметь устанавливать контакты, организовывать и обеспечивать работу совещания, вести работу с документами.
система выбрала этот ответ лучшим
комментировать
в избранное ссылка отблагодарить
Red Cat [104K]
11 лет назад
Требований может быть очень много, начиная с наличия, как минимум, двух высших образований, свободного владения несколькими иностранными языками, знания стенографии и заканчивая обязательным опытом работы в аналогичной должности в течение не менее 5 лет; так, например, одна моя знакомая смогла получить место секретаря-референта, окончив филфак МГУ, а затем программу МВА (Master of Business Administration), а другая — получив сначала лингвистическое, а затем юридическое в/о. К тому же, они обе имели до того приличный стаж работы в солидных компаниях и обладали презентабельной внешностью и прекрасными манерами. С другой стороны, я как-то беседовала с менеджером одного клуба секретарей-референтов, и она сказала, что у многих руководителей компаний от такого изобилия суперпрофессиональных и суперидеальных кандидатов на должность секретаря-референта порой начинается пресыщение. «Когда на собеседование приходит двадцать одинаково идеальных кандидаток, — сказала она, — от этого безумно устаешь и хочешь, чтобы одна из них выделилась хоть чем-нибудь несовершенным. Хоть бы стул уронила, что-ли!»
Источник: www.bolshoyvopros.ru
Правительства Хабаровского края
Деятельность учреждений, предприятий и организаций отражается в многочисленных служебных документах: постановлениях, приказах, решениях, планах, графиках. Работу, связанную с созданием служебной документации и контролем ее исполнения осуществляет помощник руководителя — секретарь-референт.
Курс обучения «Секретарь-референт» — 10 советов от профессиональных секретарей
В обязанности секретаря-референта входят: регистрация, прием и отправление корреспонденции, систематизация ее по степени важности, доставка ее внутри учреждения, оформление служебных документов различного вида и назначения. Кроме того, секретарь-референт ведет телефонные переговоры, записывает и передает задания руководителя по назначению, следит за их выполнением, участвует в подготовке заседаний и совещаний, ведет их стенограммы, регулирует прием посетителей. По поручению руководителя готовит информацию о телефонных сообщениях, письмах, документах, рефераты по печатным и рукописным материалам, организует их тиражирование, составляет проекты писем и документов.
Проанализировать каждый документ, направить нужному лицу, при необходимости дать нужные справки о нем — все это требует от терпения, усидчивости и чрезвычайной аккуратности. В то же время при выполнении деловых поручений секретарь-референт всегда должен быть корректным, ровным, предупредительным с посетителями и сотрудниками. Секретарю-референту необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы, осведомленность в вопросах психологии общения, эстетики, по современным требованиям — знание иностранного языка.
Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия; теорию и практику работы с персоналом; основы делопроизводства, правила внутреннего распорядка, структуру учреждения и функции ответственных сотрудников; этику делового общения; методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; основы законодательства о труде; основы менеджмента; правила и нормы охраны труда. Секретарю-референту необходимы склонность к работе с людьми и документами, хорошая нагляднообразная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.
Эта работа не рекомендуется лицам, имеющим дефекты речи, выраженные нарушения зрения и слуха, а также страдающим заболеваниями сердечно-сосудистой системы неблагоприятного течения.
Близкие профессии (специальности): офис-менеджер, администратор, делопроизводитель, регистратор, приемщик заказов, секретарь-машинистка.
- Дополнительная информация
- С блок-ссылками
Источник: sz27.ru
Кто такой секретарь-референт и чем он занимается?
Должность секретаря долгое время являлась самой желанной для множества представительниц прекрасного пола. Раньше, как правило, от такого сотрудника практически ничего не требовалось, кроме привлекательной внешности. Однако сейчас все поменялось, порой такой сотрудник является важной частью коллектива и должен быть готов к выполнению множества функций. Как следствие, зачастую он бывает сильно загружен работой. О том, в чем же заключаются эти обязанности, каким требованиям необходимо соответствовать, чтобы получить предложение о работе, читайте в этой статье.
Особенности
Профессия «секретарь» своими корнями восходит ко временам Древнего Рима. «Секретарями» являлись доверенные лица императоров – мужчины, имевшие большое политическое влияние. Свое новое начало эта профессия получила в годы Первой мировой войны, но уже подразумевала под собой выполнение совсем других обязанностей. До нашего времени дошли лишь отголоски первоначального значения «секретаря» в виде таких должностей, как генеральный секретарь и государственный секретарь.
В наши дни профессия секретарь-референт требует выполнения работы, связанной с документами, организацией делопроизводства, управлением оргтехникой и другими функциями. Важными навыками для секретаря-референта считаются коммуникабельность и внимательность. Приставка «референт» означает, что сотрудник будет общаться с начальством по поводу различных рабочих дел.
Очевидно, что конкурентность среди желающих занять эту должность высокая, особенно в больших фирмах или компаниях. Специфика навыков, которыми должен обладать секретарь, иногда может зависеть от области деятельности фирмы. Проще говоря, в фирме, занимающейся сбытом техники, секретарю нужно будет знать тонкости ведения бизнес-переговоров. Однако это вовсе не обязательно, для каждой компании все индивидуально.
Крупные рекрутинговые компании утверждают, что эта должность, наряду с должностью водителя и другими подобными вакансиями, предполагает большое количество переработок во внерабочее время. Люди, находящиеся на данных позициях, вынуждены подстраиваться под график начальства и быть готовы работать чуть ли не 24/7. Сейчас популярность набирают «виртуальные секретари», которые выполняют большую часть обязанностей обычного секретаря для тех фирм, которые не имеют возможности снимать офис или же попросту этого не делают этого из-за экономии средств. Отдельно нужно отметить важность внешнего вида секретаря. Секретарь должен одеваться в деловом стиле, избегать яркого, эпатажного и неуместного макияжа, причесок.
Не приветствуется использование духов с заметным ароматом, но приветствуется скромный, привлекательный внешний вид.
Источник: vplate.ru