Какие программы должен знать секретарь

Цифровые документы занимают все больше места в современной жизни. В обычной и в профессиональной деятельности сегодня используют различные виды электронного документооборота: электронная почта, электронные декларации. Переход на электронный документооборот в 2020 году произвели все предприятия и коммерческие организации по требованиям законодательства России.

Цифровые документы занимают все больше места в современной жизни. В обычной и в профессиональной деятельности сегодня используют различные виды электронного документооборота: электронная почта, электронные декларации. Переход на электронный документооборот в 2020 году произвели все предприятия и коммерческие организации по требованиям законодательства России.

8 плюсов электронного документооборота

Профессиональный секретарь должен знать особенности оформления цифровых документов и некоторые изменения ведения электронного документооборота в 2020 году.

Электронным мы называем любой документ, который заверяется электронной цифровой подписью уполномоченных лиц. Только при ее наличии документ считается легитимным и приравнивается к статусу бумажного документа.

Секретарь. Личный помощник. Бизнес-ассистент. Как грамотно построить карьеру?

Для перехода на электронный документооборот компании потребуется понести небольшие материальные затраты, обучить сотрудников, в первую очередь, профессионального секретаря, навыкам работы с цифровой документацией, оповестить о переходе на новую форму своих партнеров и контрагентов.

Но преимущества использования разных видов электронного документооборота намного весомее:

1. Быстрый поиск.
2. Четкая структура хранения.
3. Подписание и согласование документов по каналам электронной связи с любыми руководителями и специалистами.
4. Возможность работать с одним документом одновременно нескольким специалистам.
5. Отправление документов по нужным адресам с помощью электронной связи.
6. Возможность быстрого дублирования.
7. Повышение производительности труда.
8. Снижение затрат и др.

Развитию электронного документооборота в 2020 году способствуют законодательные распоряжения. Еще в 2011 году был принят Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязал сдавать годовую бухгалтерскую налоговую отчетность в электронном виде. До 2020 года разрешалось бумажная отчетность.

Но в текущем году бумажные отчеты могут сдавать компании, имеющие в штате менее 100 сотрудников и годовой доход менее 800 млн. руб. Такие организации обязаны перейти на новый вид электронного документооборота в следующем, 2021 году. Остальные предприятия и компании обязаны сдавать электронную налоговую отчетность уже за 2020 год.

На сайте Федеральной налоговой службы России в свободном доступе размещен реестр всех зарегистрированных организаций. Здесь профессиональный секретарь и другие специалисты компании находят свою организацию. На этой же площадке смотрят формы заполнения и порядок предоставления отчетов.

Как ввести электронный документооборот в компании?

К переходу на электронный документ организация должна пройти несколько организационных шагов.

Курс обучения «Секретарь-референт» — 10 советов от профессиональных секретарей

1. Проанализировать и систематизировать существующую систему документооборота. Разработать системы доступа и защиты электронных документов.
2. Новую схему прохождения документов предоставить специалистам-разработчикам программного обеспечения.
3. Выбрать оптимальный вариант схемы электронного документооборота и соединить ее с действующими автоматизированными системами учета.
4. Начать переход на новый вид электронного документооборота отдельными подразделениями компании.
5. Оформить сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи указанным в приказе руководителя специалистам.
6. Организовать архивацию документов.

Как хранить электронные документы?

Здесь действуют те же законодательные нормы, что и для бумажных документов. Они записаны в федеральных законах об архивном деле (№ 125) и о бухгалтерском учете в РФ (№ 402).

Электронные документы можно хранить на различных носителях:

• физических;
• облачных;
• локальных дисках;
• в специальной базе данных или файловых хранилищах.

Рекомендуем

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.

Смотрите также:

• Новое в ГОЗ: утверждены правила ведения Реестра результатов интеллектуальной деятельности
• Как аккредитовать IT-компанию по новым правилам
• Льготы для IT могут распространить на разработчиков игр

Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!

Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.

Источник: www.finkont.ru

Как я собеседую секретарей. От первого лица

Хороший секретарь всегда терпелив и стоек, он отлично знает каждый нюанс своей работы, радушно встречает посетителей и сотрудников, прекрасно понимая, что именно он лицо своей компании. Именно такие барышни — «властительницы ресепшен и сердец» — потом с успехом делают карьеру.

Мой основной контингент — начинающие секретари, которые еще ничего толком не знают и практически ничего не умеют. Я бы даже сказала, что они еще не доросли до «звания» секретаря. Основная моя цель — довести их до уровня хороших секретарей ресепшен, а некоторых — до уровня грамотных делопроизводителей.

Экскурс в историю

Цель, прямо скажем, благородная! Почти как «сделать мир лучше, чище и мудрее». Но вот путь в соратники и ученики, к сожалению, «тернист и долог». Сначала необходимо понять, кто такой «секретарь». Секретарь изначально — хранитель секретов.

Эти граждане когда-то давно были сплошь мужчинами (когда считалось, что женщинам образование и профессия вовсе не нужны), поверенными в разного рода тайны (ведь раньше не было телефонов и приходилось вести переписку). Например, задумал какой-нибудь интриган что-нибудь «затейливое» («Опасные связи» Шодерло де Лакло все читали?). Если время у него есть, то он сам письмо напишет, а если нет, то секретаря заставит (и руки свободны, и сам не «в кляксах»). Но это всё-таки больше относится к профессии личного помощника.

Общее описание

Секретари на ресепшен «произошли» скорее от конторских писарей («писать, читать умеющих, а вежливостью и дипломатией не обладающих»). Только те, кто понимал значение улыбки и исполнительности, выслуживались в более высокие чины. Сейчас, как и раньше, «выйти в люди», то есть сделать карьеру, может только тот секретарь, который сочетает в себе

1. приветливость;
2. отличные коммуникативные навыки;
3. необходимые для дальнейшего карьерного продвижения знания.

Секретарь — это очень ценный сотрудник, ведь через него проходят все информационные потоки компании (телефонные звонки, документы, посетители). Хороший секретарь всегда терпелив и стоек, он отлично знает каждый нюанс своей работы, радушно встречает посетителей и сотрудников, прекрасно понимая, что именно он лицо своей компании, и как он встретит «информацию» (звонок, документ, гостя), то такое мнение и сложится о компании в целом. Именно таких секретарей я воспитываю. Именно такие барышни — «властительницы ресепшен и сердец» — потом с радостью переходят в другие подразделения компании или делают карьеру в секретарском деле в других организациях.

Открыта вакансия

Итак, представим, что случился такой «необычный» факт — открылась вакансия секретаря. Подбирать потенциального сотрудника я буду, естественно, под себя.

Сначала мы вместе с директором по персоналу компании будем смотреть резюме претендентов на открытую позицию. Конечно, всякие «феечки, котёнки, моны-лизы, красотки и прочие трогательные нимфы», которые указали это в своих адресах электронной почты, могут быть приглашены на собеседование, но «несерьезность» в свой багаж они от меня уже получили. Куда приятнее читать адрес i.ivanova. или sveta_smirnova. Ведь я в серьезную компанию подбираю сотрудника.

Позиция секретаря ресепшен имеет четкое денежное выражение в зарплате и льготах, а должностное — в требованиях к функционалу и графике работы. Посему девушки, претендующие сразу после окончания непрофильного вуза «на миллион денег в месяц», могут смело искать этот миллион в другом месте. Таких денег стоит только специалист с профильным ( архивное дело, документоведение) образованием и увесистым опытом работы. Особа же, желающая получать такие деньги сразу по окончании вуза, не ст о ит в моих глазах ничего (хотя за самоуверенность лишних пару копеек я бы ей добавила). Теория без практических навыков в реальной жизни мало кому приносит солидные деньги. Однако, высшее образование само по себе неплохо, так как показывает, что человек хотя бы

• умеет доводить начатое до конца;
• умеет учиться (а учиться в профессии секретаря можно долго и многому);
• умеет понятно излагать свои мысли;
• знает, где можно в коротки сроки найти необходимую информацию.

В моей компании секретари ресепшен имеют сменный график, который выстроен особым образом — в период усиленной нагрузки (середина дня) на рабочем месте должны находиться сразу два секретаря, а, значит, барышни, согласно резюме ищущие удобный для себя график работы (до 12-00 или после 18-00), мне не особо подходят. Им лучше попытать счастье в операторских центрах или в других местах с почасовой оплатой.

Телефонное интервью

Зачастую я сама обзваниваю секретарей, и на этом этапе, как правило, конкурс покидают «истинные леди», которые определяются словами «ихний», «тутова», «тама», «звОнит», «дОговор», «катАлог», «чо такого-та?!», «короче» и (мое личное «фи») «сотик». Для таких кандидаток я сразу же придумываю жуткий график работы, занижаю заработную плату, убираю дополнительные льготы, то есть все то, до чего «истинные леди» не опустятся. «Не, ну а чо это ваще?! Даже пожрикать не наложат!» Про построение фраз я вообще молчу. «Истинные леди» в большинстве случаев этим не «заморачиваются».

Во время телефонного разговора становятся понятны и запросы претенденток в стиле

• «А премии будут?»;
• «Только никаких задержек после шести!»;
• «А карьерный рост у вас есть?».

Я прекрасно понимаю, что именно эти моменты, скорее всего, были приятны или неприятны на предыдущем месте работы (я сама была когда-то секретарем офиса и сама так спрашивала потенциального работодателя). И я уже знаю, что задавать такие вопросы прямо в лоб — это верный способ произвести не самое выгодное впечатление. Подобные вопросы стоит задавать только при личной встрече и только после того, как вы уже узнаете другие преимущества и недостатки работы именно в этой компании.

Наша директор по персоналу действует по такому же принципу. Телефонный звонок — это первое собеседование с «потенциальным голосом» компании.

Собеседование

Но вдруг случилось счастье и собеседование было назначено! Тут уже идет в ход тяжелая артиллерия.

Соискательницам с яркой индивидуальностью можно смело идти с этой индивидуальностью мимо! Мне нужны люди смелые и решительные!

Те, что смело могут оставить свою индивидуальность дома (драные джинсы в шкафу, боевой раскрас на полочке с косметикой, сережки отовсюду — в шкатулочках, ногти дикие там же) и решительно прийти ко мне на интервью в образе женственной «серой мышки в костюмчике». Нет, я не против индивидуальности, но пусть я о ней узнаю позже, когда пойму, что кандидат — замечательный человек, схватывающий все на лету, и действительно из него выйдет толк. Тогда я буду более лояльна к проявлению этой самой индивидуальности. А на этапе собеседования я даже против спорта. Нет, не в плане, что он травмоопасный или что-то в этом духе, а в плане, что кроссовки и спортивные костюмы — это всё-таки одежда для улицы, а не для офиса.

Жвачка

Далее я выдаю претенденткам на вакансию анкету для заполнения и ухожу размышлять над увиденным. Когда мой взор вполне удовлетворен «серостью и офисностью», когда яркая брошь или серьги, или что-то-там-еще-из-индивидуальности оказываются к месту, тогда я начинаю прислушиваться. И вот тут я внимательно читаю свои пометки в резюме. Я ставлю новые галочки, спрашиваю про маму-папу-собаку-работу-хобби-поездки. Но в это время я внимательнейшим образом слушаю. Я слушаю то, что пропустила во время телефонного звонка:

• тембр голоса;
• манеру построения фраз;
• картавость;
• съедание окончаний;
• количество вредных «ну», «вообще» и «ааааа».

Но самое главное — я слежу за жвачкой! Жвачка — замечательная штука. Она освежает дыхание, помогает пищеварению. Но вот общению она мешает катастрофически. Из-за нее во рту скапливается солидное количество слюны, и многие звуки превращаются из шипящих и рычащих в булькающие и чавкающие.

Это очень тяжело — понять про природный дефект речи или про жвачку. Так что если вдруг вы не нашли как избавиться от жвачки до собеседования, то уж пока заполняете анкету деньте ее куда-нибудь — хоть проглотите!

Как рассказывать о причинах ухода с предыдущей работы?

Саму анкету я читаю очень внимательно, особенно раздел про предыдущие компании, так как именно там можно найти очень много интересной информации. Вот, к примеру, однажды пришла ко мне девушка, которая за последний год поменяла три места работы, продержавшись везде только по три-четыре месяца. Я, конечно же, попыталаь узнать причину такой частой смены работы.

В ответ услышала, что компании банкротились или направления закрывали. А я — тетка суеверная, да и моя компания мне пока самой очень нравится, рано ей еще закрываться. Вот так вот и не получилось у нас совместной работы.

Другая претендентка стала мне рассказывать, как ей не везло с предыдущим руководством. Потому и ушла отовсюду сама. Мы с нашим директором по персоналу вранье очень не любим. Поэтому и собеседования проводим, как правило, вдвоем: я оцениваю кандидатку с точки зрения непосредственного руководителя (смогу ли я ее обучить, сработается ли она с нынешними секретарями, как она в команде будет себя чувствовать и всякое такое), а директор по персоналу — с точки зрения всего коллектива компании (вольется ли в штатную гармонию компании, куда можно будет потом развивать, есть ли мысли о декрете, чем можно мотивировать и прочие подобные вещи). Такое двойное собеседование очень удобная штука, ведь что не заметил один, обязательно увидит другой.

Еще надо уточнить, что зачастую барышни и сами врать не умеют и не любят, а при таких двух нас у них это еще и не получается. Вот и выходит, что когда слышим про «все кругом дураки, одна я умная», сразу понимаем, что либо самооценка завышена (собственных ошибок не видит и не признает, а, значит, и развиваться в профессии не сможет), либо врет.

Так некоторые врут про жилье, про собственную значимость на предыдущем месте работы и про всякое такое разное. А мне так лучше когда грустно, некрасиво, но честно. Есть только один пункт, где врать можно и даже нужно. Про бывшее руководство. На деловом языке такое называется — лояльность.

Лучше на вопрос «Почему ушли с предыдущего места работы?» сказать, что зарплатные или функциональные ожидания не оправдались. То есть денег меньше заплатили или случилось заниматься не тем, на что приходили и тп. И все. А про то, кто плохой, а кто хороший — это не нам с вами судить.

Как вы представляете свою карьеру?

Далее. Допустим, нашлась соискательница, которая удачно преодолела все этапы интервью. С такой претенденткой можно и поподробнее побеседовать. Про ожидания от работы поспрашивать, узнать, зачем вообще она решила пойти в секретари? Цель какая?

И тут, снова главное — или красиво соврать, или сказать правду. Одна моя знакомая пошла в секретари за деньгами и карьерой. Так и сказала на собеседовании: «Моя мотивация? Деньги!». Она пришла на ресепшен, добралась до продаж и ловко продвинулась к директорату.

Другая моя знакомая пошла в начинающие секретари от нечего делать. Бесцельно отправилась. Так как она ничего от жизни не хочет, ее все устраивает, то в начинающих она сидит и поныне, даже не пытаясь перейти в другую категорию.

Пожалуй, этот момент стоит проговорить отдельно. Девушке, пришедшей пробоваться на вакансию секретаря любого уровня, стоит отдавать себе полный отчет в том, зачем ей идти в эту профессию: чтобы выйти на карьеру в интересующей области, чтобы найти мужчину своей мечты, чтобы денег заработать, чтобы хоть что-то делать, лишь бы дома не сидеть и тп. Цель должна быть в любом случае!

Кроме того, имеет смысл перед выбором пути секретаря вспомнить, что эта позиция — подчиненная. Даже так — ПОДЧИНЕННАЯ! Помнится, пришла ко мне однажды девушка на собеседование, которая до того совмещала секретарские обязанности и обязанности бухгалтера. И был у нее суровый, почти армейский характер. И не привыкла она подчиняться.

Она меня раз десять перебила фразой «Неужели Вы думаете, что я себе такое позволяю?!». Я ей тогда сказала примерно следующее: «Пожалуйста, подумайте, готовы ли Вы пойти на подчиненную позицию. Тут совершенно четко и сразу будет ясно, кто начальник и чьи поручения следует выполнять. У Вас есть отличные руководящие качества, у Вас есть амбиции и стремление идти вперед.

Готовы ли Вы пригибать себя в некоторых вопросах и отмалчиваться, когда у Вас есть свое мнение?» На следующий день девочка позвонила и отказалась. Она оказалась не готова.

Есть такой прекрасный миф о том, что секретарская профессия — легкая и воздушная. Я прекрасно отношусь к тем, кто из другой сферы приходит ко мне на собеседование пытать счастье новой жизни. Были и повар вторых блюд, и сотрудник кредитного отдела банка, и младший научный сотрудник, и оператор милиции, и даже сотрудница одного медицинского вуза.

Естественно я задаю вопросы о причинах смены работы. Часто оказывается, что многие просто устали от тяжелой физической работы. Это прекрасно, но еще чаще оказывается, что они не готовы к тому, что профессия секретаря — это тяжелая работа (и физически, и умственно).

Есть еще одна категория — хорошие девочки, для которых работа секретаршей, это приобретение навыка грамотного общения, а также правильного документоведения. Этих люблю. С этими работаю.

Тестирование

А вот еще был случай замечательный. С одной милой и приятной девушкой мы прообщались очень долго и интересно. И стали уже прощаться, как она меня спрашивает: «А вы что, никаких тестов со мною проводить не будете? Не хотите узнать, подхожу я вам или нет?» Я тогда удивилась. Очень.

И я сама и многие другие рассматривают позицию секретаря ресепшен как стартовую: навыки на ней различные хорошо развиваются, знания всякие накапливаются. Да и не требую я на начальном этапе никаких особых знаний и навыков, так как все придет со временем. Порой легче человека заново научить (мозг свежие знания хорошо впитывает), чем переучивать. Потому и тест у меня основной — понять, готов ли человек принять те знания и навыки, что я собираюсь ему дать. Сможет ли он выдержать перекрестный «допрос» с директором по персоналу, не растеряется ли, когда будут заданы такие вопросы, как:

• «Что хотите от работы?»;
• «Когда замуж?»;
• «Вы когда учились, рефераты от руки писали?»;
• «А что делать будете, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка, направить контрагенту факс, отправить сообщение о звонке сотруднику, выдать гостям временный пропуск и сделать кофе генеральному директору?».

Реакция барышни-кандидата во время собеседования и есть самый важный тест для меня. Так проверяется стрессоустойчивость, мотивация, планы на будущее в компании, навыки работы с компьютером, навыки расстановки приоритетов при выполнении задач и т. п.

Можно, конечно, выдать человеку тесты на знания Microsoft Office, английского языка и пр. Но в нашей компании английский зачастую не нужен, а в случае необходимости есть специальные шпаргалки, где основные фразы в русской транскрипции представлены. К тому же все равно основное количество навыков и информации секретарь получит во время испытательного срока. Вот тогда и станет понятно, подходит ли соискательница компании, и подходит ли компания ей.

Вопросы работодателю

Когда все нужные мне нюансы прояснены, тогда я прошу соискательниц задавать вопросы. Но часто они не находят, что спросить. И я довольно подробно все рассказываю:

• про обязанности;
• про подчинение;
• про зарплату со льготами;
• про график работы;
• про отпуск;
• про возможные перспективы развития.

Причины отказа

На собеседовании я обязательно буду задавать вопросы про конфликтность. Даже, если соискательница потратит целых пять минут на убеждение меня, что она совершенно неконфликтна, даже, если после моего отказа в работе и объяснения в стиле «с начальством не спорят», она напишет огромное письмо с заголовком «Елена, я все поняла», эта барышня никогда не будет работать под моим началом.

Также я никогда не буду руководить той красоткой, которая не придет на собеседование (это ей нужна работа, а не мне), или раз двадцать будет уточнять, как найти офис (она так глупа?), или раз тринадцать будет переносить время и дату собеседования (не до конца определившиеся — налево). Да, уровень привередливости у меня повышенный, но и товар — штучный.

Вся эта пытка собеседованием нужна только для того, чтобы попытаться понять, сможет ли вот этот конкретный человек стать тем самым секретарем, который нужен мне и компании? Подходят ли соискательнице мои представления о профессии, а мне её? И, главное, хочется ли ей самой достигнуть этих моих представлений?

Однажды ко мне пришла девушка (отличная просто барышня: темная коса на манер Тимошенко завязана, черные брови, красные рябинки в ушах и на шее — загляденье, панночка!) И такие умные она мне вопросы задавала, такие правильные, прямо как из книжек. И про дальнейшее развитие компании, и про подразделения для дальнейшего роста, и про возможность совмещать работу с учебой и писать на основе нашей компании диплом. «Добило» меня, пожалуй, то, как она тщательно записывала все в свою записную книжечку.

Я — разгильдяйка. Хорошо организованная разгильдяйка. Халявщица по духу. И секретарей я себе подбираю таких же. Чтобы можно было посмеяться, когда смешно, но и мобилизоваться, выполнив работу к сроку, при необходимости.

Такие правильные «отличницы» будут прекрасно строить фразы и не жевать окончания предложений, но я сама по себе никогда не смогу объяснить им, каков алгоритм выявления граждан, звонящих руководству просто с рекламой. Это чувствуется. Просто нужно помнить, что есть случаи, когда отказывают в позиции не из-за ваших недостатков, а из-за недостатков руководства. А с Вами все в порядке и замечательно.

Обычно секретари, проработавшие у меня полгода-год, продвигаются дальше внутри компании без каких бы то ни было запинок. На них даже очередь выстраивается из руководителей департаментов. Да и я всегда рада помочь хорошему человеку найти дело по душе. Те же, кто перешли в другие компании, при редких, но теплых встречах, благодарят. Ради этого «спасибо» все и делается: и собеседование и последующее обучение.

Краткая справка:
Во время учебы в Государственном Университете Управления проходила практику в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, где и проработала следующие два года в Управлении кадров. После ухода из ГД ФС РФ, поменяв пару мест, пришла на должность секретаря в журнал «Другой». В течение следующих 7 лет развивалась в секретарском деле. Последние четыре года — руководитель секретариата ЗАО «Зебра Телеком», где занимается подбором, обучением секретарей и общим руководством подразделения.

Источник: hh.ru

Планирование рабочего дня секретаря и руководителя

Вам нужна программа, которая поможет контролировать все дела и не упустить важные поручения от руководителя? Вам бы хотелось быстро ориентироваться в своих задачах и распределять их по нужной тематике? Программа, которая подойдет как для секретаря, так и для руководителя?

Планировщик Ваших дел здесь:

Распланирует все задачи на день, неделю, месяц и даже год

• встроенный чат с руководителем прямо в самой программе
• примечания к задачам
• Прикрепление ссылок и файлов
• планирование встреч и установка напоминаний
• метки к задачам (важно, внимание, срочно)
• визуализация заданий (обозначать их разным цветом)
• Использование в пути — выполняйте задачи, даже не находясь в офисе

Быстрый поиск
Не нужно помнить о предстоящей встрече. Не надо поднимать в бумагах контактные данные людей. Все файлы к задачам, все завершенные и предстоящие дела Вы можете найти с помощью нашего навигатора в программе.

Будьте гибкими с ЛидерТаск. Нужно перенести дату? Добавить комментарий, заметку? Или перенести задачи в другой проект? Пару кликов и все готово!

Работайте вне офиса

Скачивайте приложение на любую платформу Вашего устройства. Планировщик LeaderTask можно скачать на android / ios. А на компьютер, его можно скачать не только на Windows, но и на Mac!

Легко и просто

• Вы освобождаете голову от своих задач и видите их на экране компьютера или телефона
• Вам не надо тратить время, чтобы вспомнить то, что забыли
• ведите диалог с руководителем даже не присутствуя на рабочем месте (в пути, в другом городе и т.д.)
• быстро находите нужную информацию
• под рукой все задачи и напоминания
• настраивайте программу под себя: выделяйте цветом, метками и создавайте проекты

Настройтесь на рабочий процесс

Скачайте LeaderTask и наслаждайтесь другими делами вне работы. LeaderTask может помочь Вам и в личных делах ;). Теперь Ваша голова не будет болеть о том, все ли задачи Вы сделали. Пора избавляться от лишнего мусора в работе и жить спокойной жизнью.

Измените свою жизнь на работе и дома. Пусть она будет продуктивнее и легче!

Источник: www.leadertask.ru