Какие программы должен знать помощник руководителя

Приложения: App Store, Google Play, Windows Phone ожидается

Ситуация: нужно быстро заказать корпоративное такси

Сложно найти начальника, которому бы ни разу в жизни не потребовалось срочно заказать такси. Прямо сейчас, без промедления, и счет идет на минуты. В настоящий момент главным конкурентом Gett’а является аналогичный сервис Uber, но у Gett есть преимущество: они добавили возможность завести корпоративный аккаунт. Используя его, можно заказать машину через веб-интерфейс, а оплата будет проводиться по корпоративному счету.

Неделю назад Gett появились в Новосибирске и в Нижнем Новгороде.

По теме: В России запустили «Uber» для мойки машин – как помыть автомобиль за 30 секунд

2. Сервис онлайн-переводов Perevedem.ru

Ситуация: срочно нужно перевести презентацию или договор на английский язык

Знакомая картина? Наверняка. Помощнику приходится, бросив все дела, отчаянно звонить в переводческие агентства или искать надежных фрилансеров. Perevedem.ru дает возможность сделать заказ и получить перевод в несколько кликов даже ночью. Не нужно говорить с оператором по телефону, не нужно искать по всему сайту прайслист, не нужно ждать расчета стоимости.

Как пройти собеседование на должность «Ассистент руководителя» | Анна Гусс

Загружаете файл — система рассчитывает стоимость и точно указывает срок — оплачиваете через любую удобную платежную систему. Готово! Весь процесс отнимет примерно минуту.

3. Сервис онлайн-бронирования «день в день» HotelTonight

Приложения: App Store, Google Play, Windows Phone

Ситуация: нужно забронировать отель в день заезда

Должность руководителя — обычно интернациональная, а иногда даже трансконтинентальная. Командировки случаются часто и порой в непредсказуемый момент. А это значит, что в любое время помощнику может потребоваться забронировать номер в отеле «на сегодня».

Благодаря сервису HotelTonight можно снять номер в день заказа со скидкой. Размер скидки зависит от того, насколько близко вы находитесь от выбранного отеля. Чем ближе — тем выше скидка.

4. Мгновенная отправка факса онлайн Faxrobot

Ситуация: нужно отправить факс, а факса у вас нет

Разве еще кто-то отправляет факс в наши дни? Отправляют, и довольно часто. Процесс хорошо знаком как тем помощникам, чьи руководители часто ведут дела с государственными подразделениями, так и тем, у кого компания работает на японском рынке – если верить Washington Post, факсовый аппарат есть почти у всех организаций в Японии.

Буквально две недели назад на ProductHunt появился новый онлайн-сервис Faxrobot, который сократит время отправки факса до минуты. Это подходит компаниям, где просто-напросто нет факсового аппарата. Все делается в три шага: загружаете документ, вводите номер факса, отправляете.

5. Срочная курьерская доставка Dostavista

Ситуация: срочно нужен курьер, а DHL приезжает только на следующий день

Срочная курьерская доставка в течение дня, большинство заказов по Москве выполняются за 2-3 часа. Стоимость рассчитывается автоматически, без звонков в колл-центр и лишней бюрократии. С 1 июля доставка для юридических лиц стоит столько же, сколько и для физических.

Помощник руководителя обязанности | Работа помощник руководителя | Бизнес ассистент функции

6. Оформление визы за несколько дней VisaToHome

Приложения: App Store

Ситуация: нужно быстро оформить визу начальнику

VisaToHome позволяет решать визовые вопросы, не выходя из офиса. Необходимые документы можно просто сфотографировать, анкету заполнят за вас, а визу привезут прямо на дом (в нашем случае – на работу).

С 23 июня сервис в сотрудничестве с «Альфа Банком» запустил новую услугу оформления визы онлайн со скидкой в интернет-банке «Альфа-Клик». Жаль, что у стартапа нет возможности заказать вип-чартер для босса.

7. Заказ авиаперелетов OneTwoTrip

Приложения: App Store, Google Play

Ситуация: нужно приобрести недорогой авиабилет

Стандартный сервис заказа билетов с возможностью отфильтровать предложения по цене, времени в полете, количеству пересадок, рейтингу авиакомпаний и рейсов. Процедура обмена и возврата на сайте OneTwoTrip полностью автоматизирована и не требует дополнительных звонков и разговоров с оператором.

8. Быстрый заказ еды в Delivery Club

Приложения: App Store, Google Play, Windows Phone

Ситуация: необходимо доставить еду в офис в течение часа

Бывает, что руководители тоже хотят есть, поэтому иметь под рукой приложение, которое объединяет в себе сотни служб доставки еды и продуктов, никогда не помешает. При выборе можно отфильтровать рестораны по кухне, минимальной сумме заказа и типам оплаты.

9. Печать визиток за час в типографии «Глобал Маркетинг»

Ситуация: через пару часов у начальника встреча, а визитки закончились

Такое тоже бывает. В компании «Глобал Маркетинг» можно изготовить черно-белые или цветные визитки всего за час. Заказ можно разместить буквально в один клик: достаточно заполнить короткую анкету с описанием того, что вам нужно, и приложить макет. Кроме визиток в компании можно заказать сувенирную продукцию, буклеты и многое другое.

10. Экспресс-доставка цветов Flora Express

Ситуация: у кого-то из коллег день рождения, а букета нет

В этом случае может помочь Flora Express. Среди клиентов компании такие гиганты как Google, KFC и Acer. Цветочный комплимент можно сделать не только в России, но и в США, Великобритании, Канаде и многих других странах.

Доставка цветов по Москве обычно не занимает больше двух часов, а для корпоративных клиентов предусмотрены скидки и личный менеджер. На оформление онлайн-заказа потребуется 2 минуты.

Далеко не всем сервисам удается выдерживать стандарты срочности и качества, которые они устанавливают. К примеру, через четыре месяца после запуска закрылся стартап быстрой доставки еды Spoonrocket (правда, за границы Сан-Франциско он так и не выбрался). Сервис обещал доставлять блюда в течение 15 минут после заказа, но из-за постоянной гонки и несоблюдения санитарных норм качество еды оставляло желать лучшего, и вскоре команде пришлось объявить о закрытии.

Источник: rb.ru

10 навыков которые сделают из вас эффективного помощника руководителя

Спорим, что на вас, как помощника руководителя, уже неоднократно навешивали ярлыки.

Конечно, это обидно. Несмотря на то, что характеристика помощника как «секретаря» несет в себе определенную долю правды, такое описание полностью перечеркивает ценность всей вашей работы.

Возможно, более точным описанием могло бы стать:
Стратегический партнер. Доверенное лицо. Бизнес помощник. Профессиональный решатель проблем.

Только задумайтесь – множество организационных инструментов, приложения для создания записей, платформы для переговоров и электронные ежедневники привели к тому, что руководители сейчас стали гораздо более независимыми, чем когда-либо прежде. На самом деле, сегодня руководству нужно гораздо меньше, а вовсе не больше, помощников.

Но все же, сейчас помощников руководителя можно считать более ценными сотрудниками, чем несколько десятилетий назад.

Как такое могло случиться?

Все очень просто. Функции помощника трансформировались – теперь он не столько оказывает поддержку руководителю, сколько выполняет более стратегические задачи. Современные руководители обращаются к помощникам не за решением административных вопросов, а для получения стратегического совета, технической поддержки и критического анализа ситуации. Предполагается, что помощники должны разбираться в таких обширных областях, как управление проектами, планирование мероприятий и внутрикорпоративные коммуникации.

Столь ответственная должность требует обладания определенными навыками на уровне эксперта. Поэтому не важно, собираетесь ли вы строить карьеру в роли помощника руководителя или планируете использовать эту должность в качестве трамплина к работе своей мечты, есть определенный набор необходимых навыков, который поможет впечатлить начальство и принести максимальную пользу коллективу.

ЧРЕЗВЫЧАЙНАЯ ИЗОБРЕТАТЕЛЬНОСТЬ

Как часто руководитель просил вас делать невозможное?
Хороший помощник знает, что справляться с невыполнимыми задачами – это в порядке вещей. Для этого вам потребуется немалая смекалка и упорство, чтобы просто взять и сделать этот кошмар.

Наиболее впечатляющий подвиг помощника руководителя я видел несколько лет назад в одной из ИТ компаний Лос-Анжелеса. Одна из помощниц в 10 часов утра в пятницу услышала следующее от своего руководителя:
«Знаешь, сегодня вечером мне предстоит развлекать очень важного инвестора», — сказал он, проходя мимо ее стола. – «Мне нужно два места около поля на сегодняшнюю игру Лейкерс.».

Проблема в том, что и в нормальной ситуации достать два места около поля на игру Лейкерс достаточно сложно. А ситуация была далеко не нормальной. Шла серия плей-офф. Это были самые редкие билеты в городе.
Я никогда не забуду, что она сделала, когда начальник вернулся в кабинет.

Она помедлила, перевела дух и немедленно взялась за работу. Она изучила все сайты с билетами, обзвонила компании по продаже билетов, проверила все объявления в электронных изданиях. Когда все оказалось напрасно, она позвонила своим знакомым помощникам – она просила об ответной услуге и обещала помощь в будущем.

Честно говоря, я до сих пор не знаю, как ей это удалось. Но я точно видел ее начальника и его гостя по телевизору в тот вечер, и они сидели у самого поля и веселились вовсю каждый раз, когда Коби забрасывал трехочковый.

СТРЕССОУСТОЙЧИВОСТЬ

Давайте называть вещи своими именами – руководители попадаются не сахар! У большинства из них очень напряженная работа, и этот стресс может выливаться на вас.

Учебная тревога случается не каждый день, но вам просто необходимо уметь работать в самых стрессовых ситуациях, которые однажды обязательно случатся.

Возвращаясь к предыдущему примеру, помощнице удалось раздобыть билеты на игру не только благодаря смекалке – прежде всего, ей удалось успокоиться.

Она сохраняла хладнокровие, столкнувшись со сложной задачей, которую необходимо было выполнить в крайне сжатые сроки. У нее уже был подобный опыт, и она знала, что, если она успокоится и сосредоточится на том, что может контролировать – на собственных усилиях, она сможет добиться определенного результата.

ЗНАКОМСТВО С ПОСЛЕДНИМИ ТЕХНОЛОГИЯМИ

Еще одна роль, которую стоит добавить к длинному списку амплуа помощника руководителя, — персональный ИТ-специалист.

Помимо традиционных рабочих инструментов, таких как Microsoft Office или Google G-suite, современный помощник должен профессионально разбираться в бесконечных системах, приложениях и надстройках, которыми пользуются руководители. То есть, может потребоваться знание Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce и Zuora – и это только некоторые из длинного списка программ.

При возникновении технических неполадок, у помощника редко есть время дожидаться, пока специалист по ИТ все починит. Возможность решать проблемы за начальника – абсолютно необходимый навык. Особенно, это характерно для небольших молодых компаний, где помощник руководителя – самая очевидная альтернатива ИТ-специалисту.

МАСШТАБНОЕ МЫШЛЕНИЕ

Лучшие помощники становятся доверенными лицами и советниками своих руководителей.

Помните, что перед вами открыты возможности, которыми обладают очень немногие сотрудники компании. Вы общаетесь с персоналом любых уровней и, возможно, контактируете с самыми разными отделами.

Но чтобы служить резонатором для своего начальника, прежде всего, вам потребуется четкое понимание работы компании. Тогда из разрозненных элементов вы сможете создать общую картину целей компании.

Если вы не уверены, что до конца понимаете все нюансы работы своей компании и фирм-конкурентов, есть простой и приятный способ быстро во всем разобраться – обед!

Каждую неделю приглашайте на обед представителей разных отделов, чтобы лучше разобраться в их работе и роли отдела в общей миссии компании.
Подойдите к проблеме со всей дотошностью. Спрашивайте о самых больших достижениях отдела. И о самых сложных задачах. И о том, кто из конкурентов лишает их сна. О том, что бы они изменили в компании и в отрасли в целом, если бы имели волшебную палочку?

После разговора запишите два-три основных вывода и всегда держите их под рукой.

Это отличный способ не только наладить отношения внутри компании – вскоре у вас появится основательное понимание деятельности компании, которое необходимо для того, чтобы делиться ценными наблюдениями со своим начальником.

БЕСПОЩАДНАЯ РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ

Хороший помощник помогает руководителю отгородиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться только на самых срочных вопросах и наиболее производительной деятельности.

Проще говоря, помощники должны помочь начальникам расставить приоритеты, и в этом они не должны терпеть ни малейших возражений.

Для этого вам потребуется способность рассуждать здраво и уметь выделять те задачи, которые требуют внимания, и те, о которых лучше забыть. Но это не только ваша обязанность. Над расстановкой приоритетов вы работаете вместе со своим начальником. И со временем у вас будет получаться все лучше и лучше.

Самый важный первый шаг заключается в том, чтобы четко видеть стратегические цели. Проще говоря, нельзя расставить приоритеты, если у вас нет четкого понимания общих целей, которыми вы руководствуетесь.

БЕЗУПРЕЧНАЯ ОРГАНИЗОВАННОСТЬ

Само собой разумеется, что организованность является обязательным качеством для помощника руководителя. Задачи, которые ставятся перед помощниками имеют сжатые сроки выполнения и постоянно меняются, поэтому нельзя терять драгоценные секунды на неорганизованность. Фактически, хороший помощник руководителя разрабатывает системы организации и совершенствует существующие запутанные процессы.

СТРАТЕГИЧЕСКАЯ МНОГОЗАДАЧНОСТЬ

Да, мы знаем, что многозадачность – это миф. Наш мозг не способен справляться с более чем одной сложной задачей за раз.

Однако снова и снова мы слышим от помощников руководителей, что некоторая способность справляться с несколькими задачами одновременно является необходимой на этой должности.

Секрет состоит в том, чтобы объединять простые задачи, например, бронирование билетов и составление ответов на электронные письма. А пока вы ждете ответа от оператора, почему бы быстро не рассортировать файлы или не ввести информацию в компьютер?

Однако надо четко выделять задачи, требующие наибольшего внимания и выполнять их по очереди. Но при возможности, стоит совмещать их с деятельностью, требующей меньше внимания, чтобы максимально эффективно использовать время.

Как еще можно сделать больше работы за то же время? Вот, в чем фокус.

После расстановки приоритетов, посвящайте каждой задаче 100% внимания, даже если ваши мысли снова и снова возвращаются к задачам, которые вам только предстоит выполнить. Многие специалисты с высокой производительностью труда пользуются техникой Помидора, чтобы справиться со всеми запланированными делами.

Просто выберите задачу, выставите таймер минут на 25 и сосредоточьтесь исключительно на работе, пока время не выйдет. Отдохните и повторите с начала. Постепенное увеличение времени поможет легче научиться сосредотачиваться.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ ОБЩЕНИЯ (И ЛЮБОВЬ К ПРАВДЕ)

По тем же самым причинам, навыки общения являются исключительно важной составляющей профессии помощника руководителя. Помощники – это секретарь по связям с общественностью для своего начальника. Нередко ваши слова считаются равносильными словам руководства, поэтому отточенные навыки написания писем и знание этикета телефонных переговоров просто необходимо. Кроме того, вы должны уметь четко и ясно обрисовать ситуацию, а также время от времени проявлять настойчивость.

Многие помощники де-факто берут на себя обязанности по внутрикорпоративному общению, а также составляют письма от лица руководства. Такие письма могут быть адресованы целым отделам – даже целым компаниям – поэтому вам не обойтись без идеальных навыков письма.

Более того, общение – это основа. Большая часть навыков, перечисленных в этой статье не могут существовать отдельно от общения.

И не стоит забывать еще об одной вещи, когда речь идет об общении – хороший помощник знает, что всем заправляет правда.

Не забывайте, что руководство захочет испробовать на вас свои идеи или изучить вашу реакцию на выдвигаемые предложения. Но это возможно, только если вы высказываете свою настоящую точку зрения.

Вашему начальнику не нужен человек, который будет во всем с ним соглашаться. Он хочет (и ему это действительно нужно) услышать, что вы думаете на самом деле.

Поэтому говорите правду. Случается, что руководители живут в своем мире. И время от времени вам придется возвращать их к реальности.

СКОРОСТЬ И РЕШИТЕЛЬНОСТЬ

В быстро меняющемся мире помощников руководителя нет времени ходить вокруг да около. Хороший помощник обрисовывает ситуацию, собирает необходимую информацию, задает правильные вопросы и потом, что самое важное, действует.

Конечно, вы редко можете получить всю необходимую информацию. Но лучше всего действовать быстро и уверенно и сдвинуть работу с мертвой точки, чем сидеть и ждать дополнительных пояснений или, что еще хуже, разрешения.

Тренер в области принятия решений Нелл Макшейн Вулфхарт (Nell McShane Wulfhart) выделяет 4 шага, которые помогут принимать более быстрые и удачные решения. Вот что, по мнению Вулхарта, необходимо делать, когда вам предстоит принять важное решение:

• Четко осознайте, чего вы на самом деле хотите
• Не делайте выбор только потому, что “от вас этого ждут
• Помните, что делать что-то лучше, чем не делать ничего
• Тренируйте свою решительность

ТОЛСТОКОЖЕСТЬ И ЧУВСТВО ЮМОРА

Дело тут вот в чем. Несомненно, у вас ответственная работа. И у начальника, рядом с которым вы работаете дни напролет – тоже. Возможно, вы принимаете серьезные решения, которые влияют на будущее вашей компании и жизнь людей, которые с вами работают.

Но к концу дня вероятность принятия жизненно важных решений невелика. Очень важно уметь откладывать работу на будущее и иногда немного посмеяться над собой (и своим начальником).
Умение держать удар, выкинуть все из головы после тяжелого дня и отложить все проблемы на завтра поистине необходимо, если вы собираетесь стать идеальным помощником.

Мероприятия по этой теме:
Форум Персональных Ассистентов 2023
X Всероссийский Форум ассистентов, помощников и секретарей первых лиц компаний. Карьерная лестница, повышение квалификации и личностное развитие.

Источник: interforums.ru

Кто такой личный помощник руководителя

О ком речь? Личный помощник руководителя – это фактически правая рука главы компании или начальства уровнем пониже: директора филиала, шефа отдела, топ-менеджера. В любом случае, основная задача такого сотрудника – облегчать работу патрона.

На что обратить внимание? Функциональные обязанности личного помощника могут быть самыми разнообразными, зависящими от индивидуальных потребностей работодателя. Тем не менее, такой сотрудник обязан соответствовать некоторым ключевым требованиям.

Общая характеристика должности личного помощника руководителя

На должность «личный помощник руководителя» могут претендовать люди, имеющие опыт работы секретарем, делопроизводителем, офис-менеджером, то есть те, кто достиг профессионального потолка в своей деятельности, но продвинуться выше в карьерном плане не позволяет структура организации. Иногда обязанности личного помощника по совместительству выполняет кто-то из служащих (юрист, переводчик и т.д.).

Хороший ассистент может сделать работу высшего руководства более эффективной, сэкономив много рабочих часов. Он берет на себя большую часть рутины, чтобы директор мог заниматься глобальными вопросами: управлением предприятием, укреплением внешних связей, стратегическим планированием.

Далеко не все представляют, какие обязанности должен выполнять помощник современного руководителя. Многие по старинке продолжают думать, что это скучно и неинтересно. Однако сегодня эта работа представлена административными должностями:

• Менеджера-делопроизводителя, который осуществляет контроль документооборота компании, одновременно являясь секретарем и архивариусом.
• Офис-менеджера, подчиняющегося непосредственно руководителю фирмы/отделения и высшему директорскому составу. На него возлагаются функции контроля первичной документации, некоторые секретарские и хозяйственные обязанности. «Хозяйка офиса» решает вопросы материально-технического снабжения и обеспечения нормальной работы сотрудников.
• Секретаря-референта, которому обычно поручается вся «бумажная» и рутинная работа, связанная с документооборотом, обработкой входящей и исходящей почты, телефонными звонками.
• Секретаря-ассистента, выполняющего обязанности личного помощника руководителя и подчиняющегося только ему. Как правило, он следит за документооборотом и исполняет поручения своего начальника.
• Бизнес-ассистента или, как говорят, «правой руки» директора, управляющего или владельца предприятия. Выполняет поручения только своего руководителя, подчас играет роль заместителя директора, многие вопросы решает самостоятельно.

В открытом доступе до 09 июля

Полезные материалы для руководителей от Деловой Среды

Егор Соколов
Руководитель направления «Онлайн-образование» Деловой Среды

Команда Деловой Среды подготовила материалы, которые содержат только самые эффективные методы и способы увеличения продаж от действующих предпринимателей. 87% наших партнеров с помощью данных материалов кратно увеличили продажи в своей компании! Мы стараемся как можно большему количеству предпринимателей помочь реализовать мечту об успешном бизнесе, поэтому делимся этой подборкой из нашей закрытой группы бесплатно. Скачивайте и используйте уже сегодня:

Чек-лист. 21 пункт проверки финансового состояния бизнеса.

Чек-лист: как делегировать задачи, чтобы их выполняли с первого раза.

Как увидеть полную картину бизнеса в цифрах.

Как найти точки роста бизнеса.

Пожалуй, ни одна другая деятельность не подразумевает таких размытых и «растяжимых» обязанностей. Личный помощник – это не профессия, а своего рода призвание. Порой трудно предположить, какие навыки потребуются и какие вопросы придется решать в процессе работы. Здесь много нюансов, которые обговариваются в индивидуальном порядке с руководством.

Одним руководителям нужен отдельный сотрудник, способный избавить от рутины с бумагами, другим – для выполнения дел частного характера. Иногда владелец бизнеса нанимает несколько человек для разных задач, бывает, что в крупной компании работает целый отдел под руководством личного бизнес-ассистента руководителя.

Функциональные обязанности сотрудника

Работа личного помощника руководителя обычно состоит в следующем:

• принимать, проверять и систематизировать письма и документы, поступающие на имя управляющего/директора, докладывать об исполнении распоряжений руководства;
• готовить ответы респондентам, доводить приказы до конкретных исполнителей, отделов и подразделений, запрашивать информацию;
• осуществлять контроль за исполнением распоряжений в указанные сроки;
• принимать заявления сотрудников и другие документы, с которыми необходимо ознакомить руководство;
• проверять и подготавливать документы, касающиеся проектов, требующих согласования руководителя;
• готовить документацию к совещаниям и заседаниям, проводимым директором (собирать материалы и данные, вести протокол, оповещать и регистрировать участников, озвучивать повестку собрания);
• координировать посещение сотрудниками кабинета директора;

13 способов планировать день

Задачи личного помощника руководителя отличаются в зависимости от конкретного предприятия, могут быть шире или, напротив, уже. Специфика должности в обязательном наличии факторов индивидуального характера.

Права и ответственность личного помощника руководителя

Как правило, должность личного помощника руководителя предусматривает следующие права:

• получать информацию об изменениях и решениях начальства, касающихся его обязанностей;
• обращаться к руководителю с предложениями по усовершенствованию своей деятельности, закрепленной в инструкции;
• запрашивать в отделах и филиалах компании документацию и сведения, которые необходимы для решения оперативных задач в соответствии с функционалом;
• при возникновении трудностей с исполнением обязанностей и прав просить руководство о содействии.

В случае ненадлежащего исполнения или отказа исполнять обязанности на помощника руководителя может быть наложено взыскание, как того требует трудовое законодательство РФ и в соответствии с положениями трудового договора.

Требования к опыту и образованию

Кандидат на занятие должности личного помощника руководителя должен иметь или среднее специальное, или, что предпочтительней, высшее образование в области администрирования. Также можно претендовать на должность с дипломом соответствующего профильного вуза.

Выпускник, предъявивший красный диплом об окончании одного из главных университетов страны, имеет преимущества при отборе. Кроме того, желательно проработать не меньше 3-х лет на административной работе. Как правило, вопрос выбора помощника решается индивидуально.

В открытом доступе до 09 июля
Полезные материалы для руководителей от Деловой среды

Егор Соколов
Руководитель направления
«Онлайн-образование»
Деловой Среды

Для того чтобы стать хорошим руководителем, нужно предвидеть и знать многое. Команда Деловой Среды подготовила подборку полезных материалов вам в помощь, которая поможет разобраться во всех тонкостях управления.

Скачивайте, это бесплатно! Мы искренне хотим помочь вам реализовать мечту об успешном бизнесе:

Как в 3 раза сэкономить на подборе персонала

Как научить сотрудников меньше ошибаться

Как найти и внедрить в бизнес лучшие идеи

Как выйти на новый рынок с помощью конкурентов

Как превратить жалобы клиентов в точки роста бизнеса

Скачать материалы
Скачали 17893
В открытом доступе до 09 июля
Полезные материалы для руководителей от Деловой среды

Как в 3 раза сэкономить на подборе персонала

Как научить сотрудников меньше ошибаться

Как найти и внедрить в бизнес лучшие идеи

Как выйти на новый рынок с помощью конкурентов

Как превратить жалобы клиентов в точки роста бизнеса

• об основных статьях законов РФ, относящихся к сферам производства и управления предприятия;
• об основах административной деятельности;
• навыками в некоторых технических вопросах: правильно использовать компьютер, принтер, факс, переговорные устройства, обеспечивать их работоспособность;
• хорошо ориентироваться в документообороте;
• уметь вести деловую переписку и переговоры с соблюдением нормативных, корпоративных и профессионально-этических принципов и правил;
• владеть одним или несколькими иностранными языками на необходимом уровне;
• в случае отбора на должность помощника, соответствующего уровню замдиректора, кандидат должен понимать специфику компании и ее основные бизнес-процессы.

Стандартный набор должностных обязанностей секретаря руководителя может дополняться другими требованиями в соответствии с размером, сферой деятельности и особыми условиями организации. В отдельных случаях важным критерием в пользу кандидата служат предъявленные сертификаты об окончании образовательных программ по маркетингу, рекламе или другим направлениям.

Требования к личным качествам помощника руководителя

Список требований формируется в зависимости от функций личного помощника, определяемых руководителем. Но какие бы ни ставились задачи в компании, кандидат должен соответствовать основным требованиям и обладать:

• Высоким уровнем культуры − этот показатель является, пожалуй, самым востребованным для отбора кандидата. Технические умения и навыки обращения с документами приобретаются очень быстро, что нельзя сказать о культурном уровне, который создается в течение многих лет.
• Грамотной речью – замечено, что лучше других справляются с обязанностями помощника те, кто закончил гуманитарный вуз. Экономисты и юристы также востребованы, но владение русским и иностранными языками, развитая речь и богатый словарный запас признаны самыми важными качествами и навыками личного помощника руководителя.
• Коммуникабельностью – это качество вытекает из предыдущего. Нужно не просто любить общаться, а уметь выстраивать правильную коммуникацию с разными людьми, завоевывать доверие, тушить начинающуюся ссору, оставаться доброжелательным и внимательным в каждый момент времени.
• Стрессоустойчивостью – сохранять спокойствие и хладнокровие в непростых ситуациях, не поддаваться на эмоциональные вызовы и попытки манипулировать. Без таких качеств трудно всегда быть эффективным на рабочем месте.
• Внимательностью. У личного помощника должен быть «наметан глаз» на ошибки при оформлении и составлении документов. Как известно, большие проблемы часто возникают по причине отсутствия внимания к мелочам.
• Памятью. Секретарские обязанности предполагают обработку больших объемов информации: это нормативные акты и законы, постоянно поступающие звонки, почта и сообщения. Нужно многое держать в голове: от ФИО клиентов и сотрудников, до состояния актуальных проектов.
• Интеллектом. Хороший секретарь способен не ударить в грязь лицом в интеллектуальной беседе, продемонстрировать компетентность в технических, политических и социальных вопросах, проявить практическую сметку и быструю реакцию в нестандартных обстоятельствах, решать одновременно несколько задач.
• Развитым эмоциональным интеллектом. Личному помощнику приходится много общаться, поэтому крайне важно различать и контролировать свои чувственные реакции и также быть внимательным к чужим эмоциям.
• Абсолютной преданностью – здесь речь о способности посвящать всего себя делу, лояльности, готовности помогать, служить другим, даже если это выходит за рамки контракта.
• Исполнительностью – в большинстве случаев от помощника требуется ответственное, добросовестное и четкое выполнение поручений, без попыток проявлять личную инициативу и самодеятельность.
• Умением хранить секреты. Помощник имеет доступ к конфиденциальной информации, является доверенным лицом руководителя, подчас выполняющим личные поручения. Он располагает данными платежных карт, кодами от сейфа и т.п.

Дропшиппинг: виды, поставщики и алгоритм запуска

Не менее важно для секретаря овладеть своеобразным «чутьем» на настроение начальства. Наличие полной психологической совместимости служит гарантом успеха в работе.

Зарплата личного помощника руководителя

Вопрос о доходах секретаря или личного помощника руководителя неоднозначен, так как на цифры влияют самые разные факторы. Во-первых, зарплата будет зависеть от конкретных обязанностей и задач, возложенных на сотрудника. Бывает, что требуется работник, который будет следить за порядком, подавать кофе/чай и отвечать по телефону. За такую работу платят немного. Если же специалист владеет несколькими языками, разбирается в менеджменте и управлении, то оплата значительно выше.

Второй фактор, влияющий на зарплату – это размер и доходность самого предприятия. Крупные и прибыльные компании предлагают высокие оклады за работу личного помощника. От небольшой фирмы не стоит ожидать того же.

Для сравнения приведем несколько цифр по зарплатам секретаря руководителя в различных регионах России. Вот статистические данные, которые указывают основные агентства по трудоустройству: личный помощник в Москве может получать около 60000 руб., для Санкт-Петербурга цифра составляет 50000 руб., региональные зарплаты примерно 30000 руб. в месяц. В отдельных компаниях помощник директора может получать 100 000 руб. и более.

Возможности карьерного роста

Секретарь руководителя практически не может рассчитывать на карьерное продвижение. В этой работе много зависит от личных факторов и привязанностей. Если помощник полностью отвечает всем требованиям и запросам начальства, то это очень ценное «приобретение» и его никуда не отпустят. Как правило, все развивается по сценарию, когда постепенно нарабатываются профессионализм и другие сопутствующие навыки и знания, за счет чего повышается уровень дохода и положение в компании.

Другой вариант – человек, благодаря совершенствованию коммуникационных навыков, развитию связей в бизнес-среде, госорганах, административных и управленческих способностей, знанию документооборота, аналитическим и прогностическим способностям, может пробовать себя в маркетинге. Стать юристом или HR-специалистом тоже возможно, если к этому есть стремление.

Но сначала придется преодолеть сопротивление босса, которому вряд ли понравится перспектива снова искать помощника, обучать, вводить в курс дела, привыкать.

В редких случаях личный секретарь может официально занять должность заместителя директора. Для этого он должен очень хорошо профессионально вырасти, стать грамотным управленцем и менеджером.

Для самых свободолюбивых и амбициозных есть еще путь – это развитие своего бизнеса и открытие компании. Неплохая перспектива, если человек получил достаточно много знаний и опыта, наработал связи и «горит» своими бизнес-идеями.

И теперь уже новоиспеченному бизнесмену и руководителю предстоит нанимать себе помощника, которому можно поручить рутинные дела и обязанности, проверку почты, передачу сообщений, звонки, разные организационные задачи. Ведь один человек, даже самый знающий и многоопытный, не справится всегда со всем. И, конечно, вместе с профессиональными навыками этот помощник должен иметь определенный набор личных качеств.

Источник: dasreda.ru