Какие программы должен знать офис менеджер

Секретарь, документовед, делопроизводитель, администратор, референт, регистратор, помощник руководителя, HR-менеджер.

Сферы профессиональной деятельности
Классификация профессии

Тип профессии по предмету труда: основная деятельность офис-менеджера связана с работой с различными видами документов, что позволяет отнести ее по предмету труда к типу «Человек – Знаковая система». Дополнительно профессию можно отнести к типу «Человек – Человек», поскольку офис-менеджер постоянно работает с людьми.

Тип профессии по признаку цели: гностический.

Тип профессии по средствам труда: ручной.

Тип профессии по условиям труда: работа в условиях микроклимата, близких к бытовым, «комнатным».

Класс профессии: исполнительский (профессия предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач, решение которых проходит по заданному образцу, с четким соблюдением установленных правил, нормативов, инструкций).

Описание профессии

Офис-менеджер – сотрудник, занимающийся координацией работы всех офисных служб, организацией снабжения офиса необходимыми расходными материалами.

Курс обучения «Офис-менеджер» — 7 секретов успешной карьеры офис-менеджера

Основные виды деятельности офис-менеджера связаны с организацией работы персонала в офисе, ведением делопроизводственной, иногда – кадровой и бухгалтерской документации, организацией снабжения административных служб и сотрудников предприятия всем необходимым, встречей посетителей.

К основным обязанностям офис-менеджера относятся:

• организация проверки офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса;
• организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и выполнения текущих задач;
• руководство секретарями в приемной зоне, телефонными секретарями, курьерами, водителями, распределение обязанностей между ними;
• контроль соблюдения работниками офиса установленных стандартов одежды и внешнего вида (дресс-кода);
• ведение бюджета расходов на офисные нужды;
• организация обеспечения офиса канцтоварами, другими расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы;
• определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформление доверенностей, организация поступления платежей за поставленные товарно-материальные ценности, оформление платежных документов;
• организация и контроль использования офисной оргтехники и ее надлежащего состояния;
• организация встреч, приема, регистрации и обслуживания посетителей, делегаций, клиентов, партнеров;
• прием визитных карточек, их хранение;
• организация материально-технического обеспечения и сопровождение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
• координация работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Офис-менеджер должен обладать такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, пунктуальность, аккуратность, организованность, ответственность, доброжелательность, тактичность, настойчивость, коммуникабельность, способность планировать свою работу.

К профессионально важным качествам офис-менеджера относятся:

• склонность к работе с документами;
• стрессоустойчивость (способность эффективно работать в условиях внешнего шума);
• высокий уровень концентрации, распределения и переключения внимания;
• хорошее развитие мелкой моторики рук;
• способность быстро действовать;
• четкая дикция, хорошо поставленная речь, умение лаконично (кратко) выражать свои мысли;
• высокий уровень развития зрительного восприятия текста (быстрота восприятия);
• хорошо развитая кратковременная и долговременная память, способность к механическому и осмысленному запоминанию информации, развитая слуховая и зрительная память;
• умение хорошо разбирать рукописный текст.

Медицинские противопоказания

К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе офис-менеджером, относятся:

• нервно-психические заболевания;
• сердечно-сосудистые заболевания;
• хронические инфекционные заболевания;
• заболевания верхних дыхательных путей;
• поражения зрительного и слухового анализаторов;
• заболевания речеголосового аппарата;
• нарушение функций опорно-двигательного аппарата.

Требования к профессиональной подготовке

Офис-менеджер должен хорошо знать: устройство офиса и принципы его зонирования; принципы управления персоналом; этику взаимоотношений в рабочей группе; мотивационные методы и стратегии; основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства; особенности составления, разновидности и структуру текста документов; принципы организации снабжения офиса; требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения; основы бухгалтерского учета; деловой этикет; иностранный язык; правила пользования оргтехникой; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Профессиональный офис-менеджер должен уметь:

• эффективно обеспечивать работу офиса;
• организовывать прием посетителей, сопровождение различных деловых мероприятий;
• составлять деловые и первичные бухгалтерские документы, вести кадровое делопроизводство и архив;
• обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи.

Область применения

Офис-менеджеры востребованы в организациях и на предприятиях любого профиля и любой формы собственности.

Условия труда

Как правило, рабочее место офис-менеджера располагается в приемной офиса. Традиционно оно включает три зоны: основная, где находится его стол с приставками и оргтехникой; зона обслуживания посетителей; вспомогательная зона, где расположены шкафы, копировальный аппарат, факс и другое необходимое оборудование.

Офис-менеджеры используют ручные средства труда, а также офисную оргтехнику и персональный компьютер с возможностью выхода в Интернет.

Специальной формы не предусмотрено; обычно в одежде выдерживается деловой стиль.

Условия труда на рабочих местах специалистов с ограниченными возможностями здоровья должны соответствовать индивидуальной программе реабилитации инвалида, разрабатываемой бюро медико-социальной экспертизы (при наличии инвалидности). Конструкция всех элементов производственного оборудования и организация рабочего места должны соответствовать антропометрическим, физиологическим и психологическим особенностям и ограниченным возможностям работающих инвалидов.

Профессиональные риски

Рабочая поза офис-менеджера – положение сидя, поэтому возможны такие профессиональные заболевания, как боли в спине и шее. Кроме того, работа в постоянном напряжении и стрессе может привести к неврозам и депрессии.

Требуемое профессиональное образование

Специального образования не требуется, однако работодатели чаще всего отдают предпочтение претендентам, имеющим высшее образование в области документоведения, психологии, экономики.

Образовательные учреждения

Специализированные курсы профессиональной подготовки в Москве:

• Центр компьютерного обучения «Специалист» при Московском государственном техническом университете имени Н. Э. Баумана;
• Международная академия бизнеса и управления;
• Центральный институт подготовки кадров.

Карьерный рост

Перспективы карьерного роста офис-менеджера связаны с овладением другими специальностями, которые отражают специфику деятельности компании. Например, офис-менеджер торговой компании, изучив структуру ее работы, может стать менеджером по продажам; офис-менеджер в рекламном агентстве – менеджером по рекламе.

Карьерный рост также связан с повышением квалификации как на предприятии, так и в системе непрерывного профессионального образования. Постепенно совершенствуясь, специалист может получить повышение вплоть до высокой административной должности (например, помощника руководителя, заведующего канцелярией, HR-менеджера).

Источник: www.xn—-jtbibbrldcuew.xn--p1ai

Что делает офис менеджер в офисе?

Офис-менеджер организует снабжение офиса канцтоварами и другими расходными материалами, контролирует рабочее состояние офисной техники, а также обычно выполняет те или иные секретарские обязанности: регистрирует корреспонденцию, распределяет документацию по отделам, ведет учет звонков и обращений, встречает посетителей .

Что нужно знать для работы в офисе?

1. мебель (рабочие столы, кресла, стеллажи);
2. офисная техника (принтер, компьютеры, телефония, интернет, проектор);
3. сплит-система;
4. аптечка;
5. обустройство столовой (холодильник, микроволновая печь, кофемашина, кухонный стол);
6. кулер с водой;
7. канцтовары.

Какие программы должен знать офис менеджер?

Здесь можно выделить три основных компьютерных программы, которыми должен владеть современный администратор- Word, Excel (углубленно) , Power Point – чтобы работать с текстами, таблицами и уметь делать презентации. Офис-менеджер управляет деятельностью офиса.

Что делает офис менеджер в банке?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции Филиала, документов и их своевременную передачу/ отправку адресатам. Прием телефонных звонков. Обеспечение офиса и сотрудников необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами.

Как правильно называется должность офис менеджер?

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса.

Что нужно купить для работы в офисе?

• шариковые ручки и карандаши;
• маркеры;
• ножницы и канцелярские ножи;
• папки с файлами;
• стикеры ;
• скотч;
• бумага для разных нужд;
• ежедневники, блокноты;

Как привыкнуть ходить на работу?

1. Восстановите режим или создайте его .
2. Спланируйте день, а лучше неделю .
3. Найдите второстепенную мотивацию .
4. Отстаивайте и соблюдайте границы .
5. Возьмите с собой наушники .
6. Следите за порядком .
7. Пересмотрите свой график

Что должен уметь хороший офис менеджер?

• Навыки административно-хозяйственной деятельности.
• Знание основ делопроизводства.
• Знание деловой этики.
• Знание ПК и офисной техники.
• Грамотная речь.
• Презентабельная внешность.

В чем разница между секретарем и офис менеджером?

Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. . Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя.

Кому подчиняется офис менеджер?

Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.

Что делает офис менеджер в агентстве недвижимости?

Обязанности: Прием входящих звонков; Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров и т.

Что входит в обязанности менеджера?

• Поиск и наполнение базы данных (БД) для совершения холодных звонков.
• Холодные звонки клиентам из подготовленных БД.
• Участие в выставках, форумах.
• Проведение первичных переговоров с клиентами.
• Подготовка первичного коммерческого предложения.

Какие предметы сдавать на офис менеджера?

• математику;
• русский язык;
• обществознание.

Какие должности есть в офисе?

• Директор (генеральный директор, управляющий) предприятия
• Финансовый директор (заместитель директора по финансам)
• Главный бухгалтер
• Главный диспетчер
• Главный инженер
• Главный конструктор
• Главный металлург
• Главный метролог

Чем отличается Офис менеджер от администратора?

Кто такие администратор и менеджер

Администратор – это лицо, выполняющее распорядительные функции в организации, либо отвечающее за корректную работу информационных баз и систем. . Менеджер – это руководитель различного уровня, организующий работу в определённой сфере деятельности.

Как раньше называли менеджера?

Раньше людей такой профессии называли «администратор», но с изменением бизнеса специальность офис-менеджера приобрела новые черты.

Источник: topobzor10.ru

Кто такой офис-менеджер и в чем его обязанности, какое образование нужно

Офис-менеджер — это специалист, который организует внутренние процессы в коллективе. Он заведует поставками различного оборудования и расходных материалов, выполняет поручения руководителей по различным организационным вопросам.

Чем конкретно занимается офис-менеджер

Нанимая работника на эту должность, ему могут доверять разный круг обязанностей — это зависит от специфики бизнеса и обычно обговаривается на собеседовании. Однако чаще всего должность офис-менеджера относят к младшему линейному персоналу, чья задача решать рутинные бытовые проблемы, которые неизбежно будут возникать в любом крупном коллективе.

Designed by DCStudio/freepik

Чем конкретно занимается офис-менеджер на рабочем месте, кратко:

1. Закупает канцелярские товары и расходные материалы;
2. Принимает посетителей на ресепшене и докладывает о них руководству;
3. Оформляет и отсылает деловую корреспонденцию;
4. Следит за порядком на рабочих местах и выполнением распоряжений начальства;
5. Организует работу уборщиков, курьеров, ремонтников и прочих работников;
6. Регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю документацию;
7. Организуют внутренние рассылки по мессенджерам и электронной почте;
8. Принимает и распределяет входящие звонки;
9. Организует встречи и деловые переговоры;
10. Занимается организацией деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);
11. Помогает с организацией внутренних и внешних мероприятий (собеседований, встреч, конференций, семинаров и прочего);
12. Принимает и отправляет факсы, сканирует, ксерокопирует и подшивает документы;
13. Отвечает за сохранность документации, оргтехники, компьютеров и прочего имущества компании.

Иными словами, должность офис-менеджера представляет собой нечто среднее между секретарем-референтом, завхозом, отчасти делопроизводителем и архивным работником. Задач у него много и все они, как правило, срочные. Поэтому в крупных компаниях обычно несколько офис-менеджеров, а работать принято посменно.

Требования к навыкам и качествам офис-менеджера

Поскольку работать приходится в непрерывном режиме, на такой должности очень ценятся расторопные и ответственные работники. Технические навыки не столько важны, главное, чтобы офис-менеджер умел справляться с объемом работы (а он всегда очень большой) и выполнять все поручения в срок.

Чего обычно ожидают работодатели:

1. Умение работать с оргтехникой (сканерами, факсами, ксероксами и т.д.);
2. Владение специальными программами (MS Office, CMS-системы и т.д.);
3. Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности;
4. Организаторские способности;
5. Хорошая память, внимательность;
6. Исполнительность, ответственность;
7. Коммуникабельность;
8. Аккуратность;
9. Грамотная устная и письменная речь;
10. Опрятный внешний вид.

Карьерный рост офис-менеджера

Как такового карьерного роста на данной должности нет. Однако, если компания крупная с большим количеством подразделений, то офис-менеджер может дорасти до должности начальника внутреннего снабжения или какого-либо иного внутреннего подразделения компании, которое занимается поставками.

Обучение офис-менеджеров

Designed by benzoix/freepik

Образование как таковое на этой должности не играет особого значения, однако, ценятся сотрудники, которые имеют навыки делопроизводства и знают, как оформлять различную документацию.

Чаще всего для офис-менеджеров организуют внутреннее корпоративное обучение перед приемом на работу, хотя такое присутствует далеко не везде. Поэтому нелишне пройти короткие онлайн-курсы с обучением соответствующим навыкам.

Менеджмент / Менеджмент в организации
Офис-менеджер

АНО ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ АКАДЕМИЯ ПОСЛЕДИПЛОМНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Дистанционная, Профессиональная переподготовка
Санкт-Петербург
Учебная нагрузка: 504 ч.

Вакансии и уровень зарплаты офис-менеджеров в 2023 году

Одна из положительных сторон специальности — востребованность. Грамотные и исполнительные офис-менеджеры нужны везде и всегда. Обратная же сторона ситуации в том, что не во всякой компании есть адекватные требования к специалисту, и далеко не каждый кандидат способен справиться с объемом возложенных задач. Отсюда большая текучка на этой должности. Ещё один минус — нанимать предпочитают главным образом женщин.

Что касается уровня зарплат, то они также бывают разными, но в целом ниже среднего: до 45000 рублей в месяц. Правда, попадаются вакансии, где предлагают и 60000, и даже 100000 рублей в месяц. Последнее больше характерно для Москвы и Санкт-Петербурга.

Плюсы и минусы профессии офис-менеджера

• Востребованность;
• Возможность проявить организаторские способности;
• Не требуется специальное образование.

• Высокая нагрузка;
• Ответственность;
• Невысокая оплата труда и престижность;
• Ненормированный рабочий день;
• Требуется стрессоустойчивость.

Источник: kedu.ru