Индивидуальному предпринимателю или же небольшой фирме, численность штата которой всего несколько человек, специалист по кадровому делопроизводству не нужен. А вот крупной организации без него не обойтись. Ведь ведение делопроизводства очень важный аспект – тут существуют свои правила, которые соблюдать необходимо неукоснительно.
Иногда руководитель переоценивает свои возможности и решает, что в кадровой службе нет нужды. Это в большинстве случаев приводит к отсутствию нужных приказов, запущенности исходящих документов, что, в свою очередь ведет к штрафам.
Рассмотрим подробней, какие же функции выполняет на службе в компании специалист по кадровому делопроизводству, а также тонкости документооборота в этой сфере.
Чем занимается кадровая служба?
Большинство считает, что в этой службе сотрудники занимаются исключительно приемом и увольнениями. Однако это далеко не все – работа в этом отделе связана с оформлением и ведением большого количества документов. Причем нельзя вести их как вздумается – для документооборота в службе кадровой разработаны специальные правила. Существует даже инструкция по кадровому делопроизводству, которой необходимо придерживаться.
Семинар: «Кадровое делопроизводство для начинающих» Дмитрищук С.А.
В процессе своей деятельности специалисты, работающие в этой службе, ведут специальные журналы, следят за правильным оформлением приказов, которые касаются кадров в организации. Также в их обязанности включается и регистрация исходящих документов, которую подробней мы рассмотрим позже.
Многие пытаются самостоятельно с нуля организовать в своей компании ведение делопроизводства.
Но это довольно сложно – необходимо знать все правила, разбираться в тонкостях этого процесса, понимать, как проходит регистрация документов исходящих и нумерация приказов, изучить законодательную базу. Поэтому желательно все-таки пройти специально обучение, или, как минимум, хорошенько изучить книги по кадровому делопроизводству. А сейчас рассмотрим, чем же занимается специалист по кадровому делопроизводству.
Обязанности специалиста
Человек, занимающий в организации подобную должность, должен:
- Разбираться в трудовом кодексе и знать, о чем говорится в законодательных документах, касающихся документооборота в его отделе;
- Знать особенности профиля компании – в какой сфере она ведет свою деятельность;
- Понимать, как взаимодействуют разные отделы организации между собой;
- Уметь проводить анализ структуры кадров;
- Знать каким образом оформляется прием на работу и отстранение от должности;
- Соблюдать все правила, касающиеся документооборота.
Но это далеко не все. Специалист по кадровому делопроизводству должен разбираться хотя бы в основах психологии и социологи труда, а также уметь разрешать конфликтные ситуации, если они возникают между работниками организации. По сути, на данный момент специалист по кадровому делопроизводству должен обладать навыками юриста, бухгалтера ну и непосредственно HR-специалиста.
Как проходит подготовка таких кадров?
Несмотря на то, что ведение документооборота в кадровой службе подразумевает наличие существенных знаний, для их получения совсем необязательно заканчивать ВУЗы. Обучение там длится несколько лет, а вот необходимость создания службы кадров и ведение всех документов ждать не может. Многие предпочитают пройти обучение на специальных курсах. На них можно получить знания, которые позволят с нуля наладить в организации процесс ведения документации, связанной с кадровыми вопросами.
Некоторые из таких курсов можно окончить дистанционно. Организованы они очень просто – на начальном этапе происходит регистрация и оплата, далее с вами проводят онлайн занятия посредством скайпа, а также высылают материалы, проводят тесты и т.д.
Можно попробовать и самостоятельно с нуля освоить эту науку. В этом случае придется запастись необходимой литературой и терпением. А для самопроверки подойдут специально разработанные тесты.
В них предусмотрены и ответы, которые помогут вам понять, насколько вы усвоили материал.
Третий вариант самый малоэффективный – ведь нет гарантии того, что вы правильно поймете изложенную информацию. Но если обстоятельства не позволяют действовать другим образом, подойдет и он. В таком случае желательно все-таки консультироваться иногда с тем, кто уже имеет опыт работы в подобной службе.
Как и зачем фиксируют исходящую документацию?
Одна из обязанностей кадрового делопроизводителя на службе – регистрация исходящих документов. Тут действуют свои правила – процедура должна проходить, согласно действующим постановлениям. В организации может издаваться большое количество разнообразных документов, среди которых особое место отводится для исходящих. Только после того, как прошла регистрация, документ обретает юридическую силу.
Есть специальные журналы, в которые вносятся соответствующие данные, свидетельствующие о том, что регистрация исходящих актов была произведена. Для исходящих актов также разработана своя классификация, и регистрация может отличаться в зависимости от того, к какой категории принадлежит документ. Они могут быть инициативными (то есть компания выступила в качестве инициатора) или же ответными. Для каждого случая в организации будут действовать свои правила.
Вносить в журналы информацию об исходящих актах можно лишь после того, как они будут подписаны уполномоченным лицом. До этого вносить информацию в журналы не рекомендуется. Ведь акт может быть и не подписан, или же изменится какая-либо информация. Тогда получится, что зафиксированы документы, которые на самом деле в организации не существуют.
Изучая правила этой процедуры, нельзя не отметить тот факт, что любой изданный акт может быть зафиксирован только один раз. Даже в ситуации, когда планируется рассылка документа нескольким корреспондентам. Просто в этом случае в соответствующей графе просто перечисляют всех получателей.
Зачем присваивают номера приказам?
Кадровикам, особенно в масштабной организации с большим количеством сотрудников, приходится иметь дело с множеством приказов, для которых предусмотрена обязательная нумерация. Некоторые сотрудники-кадровики, чаще всего новички в этой сфере, считают, что для приказов нумерация не особо и важна, однако это заблуждение. Ведь не зря правила, касающиеся этого нюанса делопроизводства, действуют давно, и отменять их никто не собирается в ближайшем будущем.
Как уже упоминалось ранее, приказов издается очень много, а нумерация – это идеальный способ упорядочить процедуру контроля над ними. Присвоение номера позволяет среди огромного количества приказов быстро отыскать необходимый.
В процессе присвоения номеров для приказов действуют свои правила.
Учитывают обязательно на протяжении которого срока должен хранится документ, ведь для приказов с разной длительностью хранения используют различные буквы.
Каждая компания может самостоятельно разработать для себя способ присвоения номера для приказов. Если количество приказов в организации маленькое, чаще всего пользуются самой простой схемой. Если же компания масштабная, в интересах отдела кадров разработать собственную систему нумерации, которая упростит им жизнь. Необходимо еще помнить о том, что с наступлением каждого нового года желательно обнулять нумерацию.
Чем грозят ошибки?
Чаще всего в делопроизводстве отдела кадров допускают оплошности во время ведения трудовых книжек, при оформлении различных приказов, а также во время заключения соглашений трудовых. Все это чревато последствиями, особенно, если дело касается двух последних пунктов.
В трудовой книжке-то все можно исправить – для этого существует специальная инструкция, и особых проблем с этим нет.
А вот ошибки в приказах и договорах ведут за собой более серьезные последствия – вплоть до судебных разбирательств и существенных штрафов. Ничего приятного в подобных ситуациях нет – придется потратить немало времени и сил для того, чтобы все уладить.
Поэтому специалисты и не рекомендуют без наличия знаний и опыта, заниматься подобной деятельностью. Намного проще позаботиться обо всем заранее — найти специалиста и оплатить его работу, чем позже разбираться с последствиями ошибок и неточностей.
Еще немного информации напоследок
Также у услугам подобных компаний прибегают накануне различных проверок или же в случае ухода основного специалиста. Тут никакие правила руководителя не ограничивают. Он имеет полное право выбирать подходящий для него вариант.
Источник: letip.ru
27 кадровых документов, без которых не обойтись
Как наладить работу с кадровыми документами в компании и избежать штрафов.
Разбираемся с практикующим кадровиком Татьяной Калугиной.
13.05.2019 00:00 44730
Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.
Что делать в первую очередь
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Обязательные кадровые документы
В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.
1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек
Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.
Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.
2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)
3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)
4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)
Кадровое делопроизводство в организациях разного масштаба
Кадровое производство – это отрасль, занимающаяся документацией в области трудовых отношений, а также сбором, систематизацией и хранением сведений о персонале в области производственной деятельности. Кадровые документы имеют ценность и законную силу в случаях, когда по тем или иным причинам работник или предприятие отстаивают свою позицию в суде. Поэтому подробному составлению должностных инструкций, трудовых договоров, штатного расписания в кадровом делопроизводстве должно уделяться особое внимание – как письменным средствам доказательств в случае судебного разбирательства.
Общие понятия
Сотрудники отдела кадров оформляют документы и ведут общее кадровое делопроизводство на предприятиях среднего и крупного формата, и имеют в своем составе несколько специалистов. Если предприятие имеет небольшие масштабы, то функции отела кадров выполняет отдельный человек, так как набор команды для этих целей бывает неоправдан. В этом случае пользуются услугами бухгалтера или секретаря. На объем отдела кадров и количество делопроизводителей влияет также специфика деятельности на предприятии. При неблагоприятных условиях работы – будь то плохая экология, работа с вредными для здоровья веществами, или иное – потребность в кадровиках возрастает.
Кадровый отдел занимается следующими основными функциями:
- оформление работников
- ведение документации
- ведение прочей кадровой работы
Сотрудник должен уметь заполнять различные виды документов: трудовые книжки, договоры, бланки, приказы. Кадровый работник должен контролировать своевременное и правильное исполнение своих обязанностей, которые заключаются:
- в приеме на работу и увольнении
- в регулировании премий, отпусков, переводов, командировок
- в дисциплинарных взысканиях
- в контроле графика работы
Создание, учет, движение и хранение документов являются главными действиями отдела.
Как происходит оформление документов сотрудников
Руководитель предприятия является первым работником, которого оформляют на работу в новой организации путем подписания трудового договора. На основании его подписи в дальнейшем происходит заключение трудовых договоров с остальными сотрудниками.
Должность директора оформляется одним из трех способов, в зависимости от характера предприятия:
- заключается договор с председателем выборного отдела в случае выборного характера должности
- директор подписывает договор за работника и работодателя как единственный учредитель
- при наличии нескольких учредителей договор подписывается коллективно
Чтобы определить количество должностей на предприятии, вид специалистов и качество работников, кадровый отдел составляет штатное расписание, которое должно иметь унифицированную форму. В этом документе необходимо указать:
- наименования должностей
- количество работников
- форму и размер оклада и других видов финансовых вознаграждений
Список должностей в расписании должен соответствовать иерархической градации – от руководящего поста к вспомогательному персоналу. Помимо должностей расписание содержит информацию о графике работы, наличии смен, сведения о корпоративной этике и желаемый внешний вид сотрудников.
Требования к трудовому договору
Положения трудового договора четко регламентированы и содержат необходимые пункты, согласно ТК РФ:
- полные данные о работодателе, включая адреса
- ФИО, должность работника
- сроки и вид договора
- должностная инструкция
- график работы
- размер оклада
- реквизиты и подписи сторон
Помимо основных пунктов в договоре могут содержаться дополнительные, по усмотрению руководителя.
Ведение документации
Все документы отдела кадров разделяются на обязательные и узкоспециальные, требующиеся лишь для определенного вида организации.
Обязательные документы состоят из приказов по личному и кадровому составу. Приказы по личному составу содержат сведения о работниках – их приема на работу, увольнения или перевода. Приказы, касающиеся рабочего стажа, должны сохранять в надлежащем виде в течении всей жизни сотрудника и по закону хранятся 75 лет.
Кадровые приказы содержат информацию об отпусках, премиях, командировках, дисциплинарных взыскания и прочем. Такие документы по закону хранятся 3-5лет. Необходимо завести отдельную папку для каждого вида документов и хранить их по отдельности.
Трудовой договор относится также к обязательным документам, который необходимо заключать с каждым работником.
Прочие обязательные документы, находящиеся в ведомстве отдела:
- трудовая книжка
- документ о штатном расписании
- регламентации оплаты труда
- книга приказов
- командировочный журнал
- документ о внутреннем трудовом распорядке
Необязательные документы заключаются в различных должностных инструкциях, коллективных договорах.
Отделом кадров необходимо документально подтверждать все что касается деятельности и производственного процесса на предприятии: наличие спецодежды, работники с ненормированным рабочим днем, ночные работники, вредные и опасные условия работы – все это необходимо сопровождать распорядительным документом с наличием сроков обеспечения, категорий, и остальные аспекты.
Документы учета
Особенность подготовки журналов учета заключается в их надлежащей структурированности. Перед началом функционирования отдела необходимо провести работу по их нумеровке сквозной нумерацией, прошивке и скреплении бумагой с указанием количества листов, подписью директора или ответственного лица.
Ведение иной кадровой деятельности
Помимо ведения документации на отдел кадров также возложены обязанности по поиску и подбору персонала. Кадровик должен уметь оформлять документацию по нормативным актам и общим требованиям согласно законодательству, и хранить ее надлежащим образом в бумажном и электронном виде. Вся необходимая документация должна в установленные законом сроки предоставляться в государственные органы, занимающиеся ее хранением – за этим следит ответственный специалист-кадровик. Все эти требования обязывают кадрового работника иметь высокий уровень самодисциплины, организованность, ответственность.
Знания, умения и навыки делопроизводителя:
- Делопроизводитель должен знать и уметь пользоваться электронными программами по сбору и хранению информации в базах данных, ведению статистических данных, электронной почтой.
- Кадровый работник должен владеть деловым стилем в общении и переписке, обладать речевой и письменной грамотностью, культурой речи, чтобы при надобности иметь возможность исправить некорректный документ.
- Кадровик должен знать и уметь применять на практике знания прав и обязанностей организации и госорганов и составлять документацию на основе этих знаний.
- Кадровик контролирует посещаемость персонала, подготавливает справки, оформляет и хранит личные дела сотрудников.
Таким образом, спектр обязанностей делопроизводителя кадрового отдела весьма широк и не ограничивается лишь созданием типовых шаблонов, заполнением учетных форм, выдачей справок.
Место кадров в функционировании организации
Выше мы выяснили, что кадровая структура занимается документооборотом, управлением персоналом и взаимодействием с госорганами. Однако для эффективного функционирования организации необходимо применять еще один инструмент – долгосрочное планирование численности и качества кадров.
Для этих целей, помимо контроля количества работников, применяется регулярный мониторинг актуальных вакансий и подбор персонала с высоким уровнем знаний. Производится общее качественное повышение квалификации сотрудников в каждом подразделении и контроль их численного показателя.
Таким образом, долгосрочная перспектива предусматривает разработку согласованной кадровой политики, направленной на подготовку, совершенствование и оплату кадров, способы взаимодействия предприятия с работниками.
Подобная политика называется долгосрочным кадровым контроллингом и заключается в своевременном предоставлении рабочего места, исходя из способностей и склонностей кандидата, а также в согласии с требованиями. Такой подход позволит предвидеть и избежать возможных нестабильных ситуаций и скорректировать деятельность производства без рисков.
Кадровый контроллинг начинается с формулировки задач по нуждам компании и далее разрабатывается план человеческих ресурсов по количеству, качеству и локации. Такое прогнозирование может производиться вплоть до 5 лет вперед.
Прогнозирование при этом учитывает, какие должности могут появиться за этот период, какие упраздниться, а какие претерпеть изменения. Здесь возникает необходимость организации всевозможных курсов по повышению квалификации и общего образования работников с целью дальнейшего продуктивного сотрудничества.
Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров
Хотя законодательством подобная структура официально не закреплена, но крайне желательно, чтобы данное подразделение присутствовало на предприятии с численностью сотрудников больше 10. Объем документов, предусмотренный ТК РФ как обязательный, включает множество сложных документов, требующих корректного и квалифицированного заполнения. Трудовой договор, оформленный ненадлежащим образом, как пример, может привести к судебным разбирательствам в случае, если в нем не были оговорены все права и обязанности сторон, положенные по закону. Таким же образом и все остальные документы могут послужить неприятным ситуациям, если были заполнены непрофессионально.
Статус предприятия, имеющего четко отлаженную работу кадрового производства, обладает высокими показателями надежности, стабильности, престижности. Этот отдел играет решающую роль в налаживании политики взаимодействия между начальством и подчиненными, определяет общую атмосферу спокойствия среди персонала, так как является по сути промежуточным звеном между директором и его подчиненными.
Являясь самостоятельным структурным подразделением, отдел кадров берет на себя с каждым годом все больше новых обязательств. В сегодняшних условиях обойтись без кадровиков в организации не так просто, ведь именно от их работы зависит качество нанимаемых работников, а значит, и прибыль компании. К тому же, тенденция последних лет показывает, что работы для делопроизводителей каждый год только прибавляется – государственные ведомства внедряют все новые отчетные бланки, усложняющие процесс делопроизводства – и этот рост обязательных процедур будет явно продолжаться, ведь таким образом государство обеспечивает прозрачность деятельности государственных и частных компаний.
Источник: pravodeneg.net