Определяет какой товар заказывать, в каком количестве и у какого поставщика. Одна система, решающая множество задач. Но ее нет в типовой конфигурации 1с. А где есть?
Что такое автозаказ?
- посмотреть список товаров и количество, предлагаемые к заказу. При необходимости внести коррективы
- выбрать поставщика (система автоматически предлагает поставщика с лучшей ценой и сроками поставки
- отправить заявку
Как делается заказ в типовой конфигурации 1с?
Сначала необходимо указать срок поставки и способ заказа товаров по каждому складу в справочнике «Способы обеспечения»:
В нем указать тип (закупка у поставщика или перемещение), сроки поставки и выбрать — будут ли заказывать товары у конкретного поставщика или у нескольких. Причем, для закупки и перемещения нужно делать отдельные настройки. Такие же отдельные записи нужно создавать для каждого поставщика и подразделения, сроки поставки для которых отличаются от указанных в первой настройке.
Решение «Автозаказ»
Для однотипных товаров создаётся элемент справочника «Схема обеспечения», где для разных складов можно выбрать разные способы обеспечения:
Далее, для каждого товара привязывается своя схема обеспечения из этого справочника. Также для каждого товара указывается ручные уровни Мин-Макс (если в настройке способа обеспечения не выбран автоматический расчет потребности по норме):
Только после этого можно приступать к созданию заказов поставщикам.
Когда номенклатура торгового предприятия включает в себя огромное количество наименований, от пополнение складских запасов вручную начинает взрываться мозг. Продуктивная работа становится невозможной.
Как упростить задачу при формировании заказа поставщику?
- Производить расчеты с помощью формул Excel.
- Использовать специализированные модули прогнозирования для Excel.
- Попытаться настроить типовую конфигурацию 1с.
- Самостоятельно разработать систему автозаказа.
- Купить готовую систему автозаказа
Далее мы остановимся на последнем пункте, на примере помощника закупок min-max.pro. Возможно, вам подойдут другие варианты. Чтобы определиться с выбором, советуем прочитать нашу статью «Варианты автоматизации закупок в 1с». Там мы подробно рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.
Зачем все это нужно?
Заказ товара, да и в целом всё, что касается закупок в 1С достаточно трудоемкая задача, которая отнимает много времени.
«Боль и муки прошли, я сократил время на закупки в разы и вздохнул свободно. Высвободившееся время теперь трачу на другие задачи бизнеса»,
— История предпринимателя, который перешел с типовой конфигурации на готовую систему автозаказа.
Заказ поставщику в один клик
Управление запасами и подбор параметра в Excel для логиста СУЗ
Система собирает в одном месте остатки, продажи, цены и множество другой информации, где менеджер может её увидеть и проанализировать.
И автоматически, основываясь на проверенные формулы, рассчитывает потребность и предлагает сделать заказ у поставщика или перемещение с другого склада.
При этом учитываются множество факторов:
- Заказ формируется на основании истории продаж с учетом сезонности
- С помощью ABC-анализа товары группируются по прибыли или выручке, количеству сделок или проданных единиц. Приоритет получают товары, которые приносят максимальную маржу или имеют востребованность у покупателей
- Объем заказа рассчитывается по формуле с учетом сроков поставки. Чтобы товар был полностью продан в период до следующей поставки
- Система не заказывает товар, если в наличии есть его заменитель. Аналогичные товары объединяются в один, что позволяет сократить избыток похожих позиций на складе.
- Из расчета исключаются аномальные продажи, которые не повторяются регулярно, а также возвраты.
- Система определяет страховой запас, что позволяет снизить дефицит товаров из-за непредвиденных событий. Например, в случае срыва сроков поставки.
Инновации в расчетах
Помимо вышеперечисленных факторов, расчеты можно производить с помощью вероятностного прогнозирования. В этом случае страховой запас учитывается иначе. Процесс расчета напоминает игру в кости. Компьютер тысячи раз делает броски, основываясь на количество продаж за заданный промежуток времени.
Это совершенно иной подход, с другими алгоритмами, по которым определяется спрос. Основное преимущество — более точный прогноз, а значит меньшая сумма вложений в страховые запасы, меньше дефицита и пустых полок.
На основе этих «бросков в кости» строится частотная диаграмма.
На ней видно количество товара и вероятность, с которой оно будет продано за определенный период. На основе этих данных формируется заказ поставщику
Автоматизация работы отдела закупок
Для более точных прогнозов, в дополнение к автозаказу, существуют инструменты, которые позволяют в автоматическом режиме мониторить важные показатели, которые непосредственно влияют на точность расчетов.
Система может работать полностью в автоматическом режиме, отправляя на почту по расписанию отчёт, со списком излишков и их суммовой оценкой. Товары сортируются по проблемности, а вероятность ошибок минимизирована.
Мониторинг дней, когда товаров не было в наличии, упущенной прибыли и уровня сервиса
Система автоматически просчитает наличие и количество дней, в которых товар отсутствовал на полках магазина или на складе, опираясь на данные в учетной системе. Будет приведена суммовая оценка потерянной выручки и прибыли и рассчитан уровень сервиса.
Днями отсутствия считаются дни, когда остаток по товару опустился ниже минимальной нормы, рассчитываемой автоматически либо задаваемой вручную.
Коэффициент оборачиваемости показывает сколько компания заработала с вложенных в товар денег. Этот показатель позволяет понять насколько эффективно распоряжается деньгами ваши менеджеры по закупкам.
Система автоматически просчитает наличие и количество дней, в которых товар отсутствовал на полках магазина или на складе, опираясь на данные в учетной системе. Будет приведена суммовая оценка потерянной выручки и прибыли и рассчитан уровень сервиса.
Днями отсутствия считаются дни, когда остаток по товару опустился ниже минимальной нормы, рассчитываемой автоматически либо задаваемой вручную.
После того, как система посчитала сколько и какого товара нужно заказать, нужно выбрать поставщика и разместить заказ. Для этого в помощнике закупок min-max.pro есть функционал для работы с поставщиками.
- цены и остатки поставщиков могут быть загружены с помощью встроенной системы загрузки прайсов из Эксель файлов, API или парсеров сайтов
- вручную или автоматически можно выбрать поставщика с наименьшей ценой
- сформированный заказ можно отправить поставщику на почту, сохранить как Эксель-файл или выгрузить прямо в прайс поставщика
- Если поставщик предоставляет цены только по запросу, можно воспользоваться системой сбора цен поставщиков
Источник: spark.ru
Эффекты внедрения системы автозаказа на основе ИИ
Даже 1 час отсутствия товара на полке приводит к упущенным продажам. Систематический Out-of-Stock искажает статистику продаж и провоцирует накопление ошибок в заказах. Это приводит к постепенному вымыванию востребованных товаров из ассортимента, оттоку клиентов и падению продаж.
Московская сеть магазинов, торгующая замороженными и fresh-продуктами, решила эту проблему, внедрив систему RS.SCM. В ходе проекта ритейлер подключил к системе автоматического заказа все 150 магазинов, распределительный центр и производство.
Цели проекта:
- Оптимизировать товарные запасы в условиях нехватки торговой площади;
- Снизить дефицит товара на полках;
- Уменьшить упущенные продажи;
- Перераспределить ассортимент и занимаемое им пространство.
Чем помогла система автозаказа?
Оптимизировала распределение ассортимента
Ранее, при ручном заказе, менеджеры некорректно оценивали спрос на отдельные товары. RS.SCM, опираясь на собственные прогнозы спроса, начала наращивать долю товаров классов A и B в заказе.
Повысилось качество пополнения запасов магазинов в условиях нехватки торговой площади
Товарного запаса в магазине хватало, в среднем, на 2,4 дня. Даже при ежедневном пополнении магазинов, покупатели регулярно сталкивались с отсутствием товара на полке. Изменение структуры ассортимента в заказах снизило количество случаев Out-of-Stock, и позволило увеличить уровень товарных запасов до 3,5 дней.
Корректный прогноз спроса улучшил планирование производства
До внедрения RS.SCM, при составлении планов производства не учитывались случаи отсутствия товара на полках. Система прогнозирования спроса очистила историю продаж от OOS и других аномалий. Искуственный интеллект подобрал наиболее оптимальный метод расчета прогноза регулярных продаж и промо-акций. Его результаты стали использовать при планировании для всех звеньев цепочки поставок — от завода, до РЦ и каждого магазина.
RS.SCM снизила трудозатраты на формирование заказов
До запуска заказы на всю сеть рассчитывались менеджерами вручную. Система прогнозирует и рассчитывает заказ точнее и быстрее, чем человек. После запуска корректировкам подвергается менее четверти заказов.
Узнать больше о возможностях RS.SCM можно на странице продукта.
Источник: astorsoft.ru
Интервью с автозаказом
2. Единое информационное пространство с поставщиками: аптека и поставщики должны говорить на одном языке и понимать друг друга для предотвращения ситуаций, когда аптека заказывает, например, Найз в таблетках, а получает бинты.
- по неуменьшаемым остаткам или по ассортиментной матрице (по МИН/МАКС)
- по среднедневной реализации (по статистике продаж)
5. Актуальные прайс-листы поставщиков в аптечном ПО. Прайс-листы должны обновляться с той же периодичностью, с которой их обновляет поставщик.
Можно ли изменить заказ, рассчитанный программой?
Как правило, в современных программах автоматизации коррекция заказа до отправки поставщикам возможна. В частности, если вы работает в ПО М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека, вы можете изменить количество товара для заказа, отказаться от заказа какой-либо позиции, сменить поставщика и выполнить другие операции по изменению заказа.
Возможен ли 100% автозаказ без участия человека?
Да, полностью автоматический заказ поставщикам без участия человека возможен, и данный инструмент может быть вполне работоспособным, если аптека выполнила все условия, необходимые для автозаказа. Полностью автоматический заказ часто используют крупные аптечные сети либо аптеки в период отсутствия заведующего аптекой.
Есть ли смысл в автозаказе для одиночной аптеки или небольшой сети?
Часто одиночные аптеки или небольшие сети даже не рассматривают вариант с автозаказом, и на наш взгляд, напрасно. Автозаказ может существенно сэкономить время на заявку: самая трудоемкая часть работы — выбор товаров, необходимых для заказа, у оптимальных поставщиков будет выполнена программой, ответственному лицу аптеки останется лишь проверить заказ перед отправкой и внести коррективы, если потребуется.
Какие варианты заказа поставщикам есть в программе М-АПТЕКА плюс?
В программе М-АПТЕКА плюс доступны 3 варианта формирования заказа поставщикам:
- автозаказ с контролем и коррекцией расчетов программы
- 100% автозаказ без участия человека
- заказ товара в встроенном сводном прайс-листе (как правило, используется для дозаказа одиночных позиций или на начальных этапах работы)
Также в программу М-АПТЕКА плюс в рамках ежемесячного обслуживания регулярно загружаются и обновляются прайс-листы поставщиков, с которыми работает аптека. Прайс-листы обновляются с той же периодичностью, с которой их обновляет поставщик.
Все, что нужно сделать нашим клиентам — это определиться с алгоритмом расчета потребности и основными настройками сеанса заказа, и, если выбран алгоритм расчета потребности по минимальным и максимальным остаткам, заполнить соответствующую матрицу.
Какие алгоритмы расчета потребности есть в программе М-АПТЕКА плюс?
- по неуменьшаемым остаткам или по ассортиментной матрице (по МИН/МАКС) — при расчете программа сверяет установленный пользователем минимальный остаток по каждой позиции с текущим, и если он ниже минимального значения, рассчитывает потребность, как разницу между текущим остатком и максимальным значением.
- по среднедневной реализации (по статистике продаж) — при расчете потребности по средне-дневной реализации программа анализирует продажи товара за указанный пользователем период, определяет среднее значение и умножает его на количество дней запаса.
Ранее работали в другой программе и у нас был негативный опыт работы с автозаказом — приходил не тот товар, была затоваренность аптеки и другие проблемы. Как можно этого избежать, работая с автозаказом в М-АПТЕКА плюс?
Давайте разберемся, почему возникают такие проблемы.
Пришел не тот товар — данная ситуация возникает тогда, когда сделана неверная привязка между справочником аптеки и прайс-листом поставщика. Для пользователей программы М-АПТЕКА плюс такие привязки делаются централизованно специалистами компании АйТи-Аптека.
- не учитываются товары в пути
- расчет в автозаказе выполнился с учетом всплеска продаж и интернет-заказов (Аптека.ру, Здравсити и др)
- некорректные настройки сеанса заказа
- программа может учесть товары в пути (товары, которые уже заказаны в аптеку, но пока не пришли)
- настройки автозаказа могут исключать из расчетов товары интернет-заказов или иных группировок, которые создал пользователь
- для устранения ошибок из-за всплесков продаж можно использовать алгоритм расчета потребности по минимальным и максимальным значениям
Как программа выбирает поставщика, у которого будет заказан товар? Как выполняется контроль сроков годности и других параметров?
При выборе оптимального поставщика учитываются несколько параметров:
- Минимальная цена
- Минимальная партия товара
- Срок годности
- Остатки товара у поставщика
- Минимальная сумма заказа, на которую отгружает поставщик
- Индивидуальные настройки заказа (списки исключения товаров из заказа, приоритеты поставщикам и т.д.)
Для дополнительного визуального контроля результатов работы заказа во время составления заказа можно пользоваться различными фильтрами, с помощью которых будут отображаться выбранные списки позиций для анализа и корректировки.
В любой момент времени можно посмотреть информацию, какому поставщику и на какую сумму сделан заказ, а также откорректировать количество заказанного товара у данного поставщика, обнулить заказ, либо изменить поставщика.
Автозаказ в М-АПТЕКА плюс может гибко настроиться под потребности именно вашей аптеки. Полное описание функционала для клиентов компании — в нашей справочной системе ХЭЛП.
Если ваша аптека еще не работает в ПО М-АПТЕКА плюс, то м ы готовы ответить на все вопросы как об автозаказе в программе М-АПТЕКА плюс, так и обо всех преимуществах ПО М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека! Напишите или позвоните нам!
Возможно, вас заинтересуют другие возможности нашей программы:
Источник: itapteka.ru