Форматирование документа в Microsoft Word – это один из важных этапов его оформления. В данном вопросе особую роль играют абзацы, ведь иногда их требуется оформить каким-то конкретным образом, например, для последующей печати и сдачи. Именно этому и посвящена данная статья. Давайте разбираться, как сделать абзац в Ворде.
Руководство по форматированию документа
Абзацем называется участок текста, который может состоять из одного или нескольких предложений. Зачастую при написании текста стоит руководствоваться правилом «Одна законченная мысль – один абзац». В Ворде такие фрагменты разделяются между собой клавишей «Enter», которая делает перенос на новую строку.
У абзаца есть несколько параметров, которые можно настроить:
- Размер и тип шрифта
- Выравнивание
- Отступы и поля
- И другие
Попробуем разобраться, как до них добраться и изменить по своему усмотрению.
Настройка параметров страницы и абзацев в Microsoft Word
Если вы три раза подряд быстро кликните левой кнопкой мыши по текстовому фрагменту, то он выделится от начала до самого конца. Затем правой кнопкой по выделению, чтобы вызвать контекстное меню. И нажмите на соответствующий пункт в открывшемся списке.
Здесь можно изменить основные параметры.
Пройдемся по самым важным:
- Выравнивание текста.
- Уровень вложения.
- Отступы слева и справа. Если включить «Зеркальные отступы», то они будут одинаковыми.
- Первая строка – отступ или выступ конкретно для первой строки.
- Интервалы до и после фрагмента, межстрочный
Сохраните изменения с помощью кнопки «ОК». Ну а если вы хотите, чтобы они использовались для всего документа по умолчанию, то нажмите на соответствующую кнопку.
Также настройки можно задать для всех документов Word в будущем. Для этого:
- Во вкладке «Главная» отыщите блок «Стили».
- Щелкните правой кнопкой мыши по стилю «Обычный».
- Выберите «Изменить…» в контекстном меню.
- Настройте все по своему усмотрению.
- Отрегулируйте отступы и межстрочные интервалы с помощью отмеченных иконок.
- Поставьте галочку напротив пункта «В новых документах» и нажмите «ОК» для сохранения изменений.
Прочитать ещё статью: Как в Ворде сделать линию – рабочие способы
Теперь давайте на конкретном примере разберемся, как сделать абзацы в Ворде по госту. Существует два основных нормативных документа: ГОСТ 2.105-95 и 7.32-2001. Но вам стоит ориентироваться на конкретные требования, ведь они могут быть несколько измененными, например, другой шрифт или его размер.
Поменять шрифт можно в настройках стиля или просто на вкладке «Главная», используя параметры из соответствующей секции. Зачастую требуется Times New Roman с кеглем 14.
Как настроить параметры страницы, абзацы, интервалы, отступы в любом Ворде – пошаговая инструкция
Следующий пункт – поля и отступы. Настроить поля можно из вкладки «Макет».
Верхнее и нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см.
Нажмите «ОК», чтобы применить изменения.
Дальше, нужно поставить красную строку или отступ первой строки абзаца. Для этого выделите соответствующий фрагмент текста, вызовите контекстное меню и нажмите на отмеченный пункт.
Выравнивание требуется по ширине. Для первой строки – отступ на 1.25 см. Межстрочный множитель – 1.
Если это необходимо, то выставьте отступы и интервалы, нажмите на кнопку «ОК».
Для максимально правильного результата все предложенные действия следует выполнять с пустым документом Microsoft Word.
Интервалы между абзацами
Какие параметры можно менять, форматируя абзац?
Чтобы отформатировать абзац, сначала подведите к нему курсор. Если вы хотите отформатировать сразу несколько абзацев, выделите их с помощью мыши или клавиатуры.
Отформатировать один или несколько абзацев можно тремя способами:
1. Выберите пункт меню Формат ->Абзац…
2. Нажмите Alt+Ctrl+P
3. Наведите указатель мыши на абзац и щёлкните правой кнопкой. В появившемся меню выберите пункт Абзац…
Появится диалоговое окно Параметры Абзаца, которое состоит из шести вкладок:
— Отступы и интервалы — в этой вкладке можно указать интервал между строками и между абзацами. (Отступ — устанавливает расстояние текста абзаца от поля страницы, Межстрочный интервал — определяет расстояние между строками абзаца)
— Выравнивание — эта вкладка позволяет указать, как будет размещаться текст внутри каждой строки. Выравнивание текста — используется в зависимости от цели:
По правому краю
— Рамка и заливка — предназначены для дизайна абзаца. Эта вкладка позволяет установить рамку вокруг абзацев и настроить её вид. Для определённого абзаца (или нескольких абзацев) можно назначить заливку – это зрительно отделит абзац от остальной части текста и придаст документу более эффективный вид. Выполняется заливка с помощью того же окна, что и создание границ
— Списки содержат несколько элементов, которые могут быть пронумерованы или просто отделены от текста специальными значками.
В этой вкладке вы можете указать способ маркировки или нумерации списков, а также названий глав и разделов.
Списком называется фрагмент текста, в котором присутствует перечисление любого типа.
При создании списков каждый абзац считается отдельным элементом списка, и ему присваивается соответствующий номер или он снабжается маркером. Нумерация абзацев списка производится автоматически, а при редактировании в случае изменения местоположения абзаца происходит его автоматическая перенумерация.
— Позиции табуляции — вкладка используется для настройки табуляции. (Если вы хотите изменить значения отступов сразу для нескольких абзацев, то это также можно сделать с помощью маркеров линейки. Для этого требуемые абзацы перед форматированием нужно выделить. Если отступы выделенных абзацев имеют различные начальные значения, то маркеры на линейке будут иметь слегка размытые очертания, но это не помешает установить их в нужное положение).
— Тени — вкладка позволяет настроить вид тени, отбрасываемой текстом.
Как и зачем используются стили?
Стиль – это набор форматов, которые вы можете применить к выбранным страницам, тексту, фреймам и другим элементам вашего документа для быстрого изменения их вида. Когда вы применяете стиль, то вы одновременно используете весь набор форматов.
Стили страницы относятся к полям, колонтитулам, границам и фону.
Стили абзаца управляют всеми аспектами вида абзацев, такими как отступы текста, табуляция, межстрочное расстояние, границы, включая форматирование символов.
Стили символа влияют на текст внутри абзаца, определяя шрифт и его размер, или форматы жирного и курсивного написания.
Стили фреймов (врезок) используются для форматирования графических и текстовых врезок, включая переходы на новую строку, границы, фон и полосы.
Стили списка определяют выравнивание, тип нумерации или маркеров, и шрифты для нумерованных и ненумерованных списков.
Стили ячейки относятся к шрифтам, выравниванию, границам, фону, форматам чисел (например, валюта, дата, номер) и защите ячеек.
Стили графики на рисунках и в презентациях относятся к линиям, областям, теням, прозрачности, шрифту, соединителям, размерам и другим атрибутам.
Стили презентации определяют атрибуты шрифта, отступов, расстояний, выравнивания и табуляции.
Зачем использовать стили?
Многие вручную форматируют абзацы, слова, таблицы, размещение текста на странице и другие части документов не обращая никакого внимания на стили. Они создают документы, используя физические атрибуты. Например, можно применить разные шрифты и их размер, а также любые другие способы, такие как выделение текста жирным или курсивным начертанием.
Стили помогают улучшить согласованность различных частей документа. Они также упрощают внесение изменений в форматирование документа. Например, вы решили изменить отступ всех абзацев или шрифт всех заголовков. Для большого документа такая простая задача может оказаться очень трудоемкой. Стили сделают эту задачу простой.
Кроме того, стили используются в OpenOffice.org для решения многих задач, скрытых от вас. Например, OOo составляет оглавление документа, основываясь на стилях заголовков (или других ваших стилях).
Источник: studfile.net
Диалоговое окно Абзац
До сих пор я показывала вам, как работать с командами, которые находятся непосредственно на ленте Главная. Сейчас мы познакомимся с работой диалогового окна Абзац. Что такое диалоговое окно Абзац? Ну, название говорит сам за себя – диалог. То есть это окно, в котором мы можем высказать свои «хотелки», а программа Word примет к сведению и исполнит наши пожелания.
По окончании урока вы сможете:
- Внести изменения в диалоговое окно Абзац
- Перечислить виды междустрочных интервалов
Откройте новый документ. На ленте Главная в группе команд Абзац нажмите кнопку группы:
Откроется диалоговое окно Абзац:
Я пройдусь только по тем командам, которые понадобятся в ближайшее время.
Кнопка выпадающего меню, которая задаёт выравнивание по тексту
Согласитесь, что выравнивание текста проще делать, используя кнопки, которые находятся на ленте Главная группа команд Абзац.
Отступы слева и справа можно задаются следующим образом:
- нажимаем кнопки «стрелка верх-стрелка вниз». В этом случае от каждого нажатия кнопки значение отступа увеличивается или уменьшается на 0,1 см.
- задаём в поле вручную точное значение, используя клавиатуру.
Выпадающее меню устанавливает положение первой строки: отступ или выступ. По умолчанию стоит 1,25 см, а в уроке 8 я рекомендовала устанавливать положение красной строки – 1 см.
Интересно: нажимая на кнопки «стрелка верх-стрелка вниз» для определения положения первой строки, прибавляем (или убавляем) по 0,1 см, но никак не 0,1 дюйма.
Отступы и выступы я предпочитаю устанавливать в диалоговом окне Абзац. Посмотрите ещё раз на горизонтальную линейку:
Вы видите, что треугольники и прямоугольник – очень маленькие объекты. Прицелиться сложно, а если попадёшь в цель, то потом надо тащить мышку, зажав клавишу, а это очень вредно для здоровья нашего запястья. Так что отступы и выступы лучше и здоровее устанавливать через диалоговое окно.
Интервалы можно задавать вручную или при помощи кнопок «стрелка верх-стрелка вниз». В этом случае от каждого нажатия кнопки значение отступа увеличивается или уменьшается на 3 пт (ПУНКТ – в полиграфии – единица длины, равная 1/72 части дюйма).
Посмотрите на два отрывка текста:
- Первый случай. Три абзаца, шрифт среднего абзаца больше, чем шрифт двух других абзацев. А вот интервалы после абзацев одинаковые. Благодаря этому весь текст воспринимается как единое целое.
- Второй случай. Три абзаца, шрифт одинакового размера. После второго абзаца интервал большего размера, чем после первого абзаца. Благодаря этому текст воспринимается как два несвязанных между собой отрывка.
Я буду ещё много говорить об интервалах до и после абзаца в других темах.
А теперь поговорим о междустрочном интервале.
| Совет | Одинарного междустрочного интервала вполне достаточно |
В некоторых организациях в требованиях по оформлению документации специально оговорено, что междустрочный интервал должен быть равен 1,15 или 1,3 или 1,5. Ну что ж? В этом случае мы подготовим шаблон, где величина междустрочного и межабзационных интервалов будет установлена согласно выдвинутым требованиям.
Краткая характеристика выпадающего меню:
- Если число меньше единицы, то размер междустрочного интервала будет меньше одинарного интервала.
- Если число больше единицы, то размер междустрочного интервала будет больше одинарного.
Из всего вышесказанного делаем вывод: для работы нам нужны только одинарный интервал и множитель.
| Совет | Междустрочный интервал устанавливайте 1÷1,3 от одинарного интервала. Всё остальное приводит к плохому восприятию текста. |
Теперь вы сможете:
- Внести изменения в диалоговое окно Абзац
- Перечислить виды междустрочных интервалов
Источник: prooffice24.ru