Добрый день, уважаемые гости блога! Если вы находитесь в поисках работы и не знаете, кем устроиться, возможно, вам подойдет вариант офис-менеджера.Такая специальность предполагает обеспечение бесперебойной работы офиса и контроль за всеми его процессами. Предлагаю вам получше узнать должностные обязанности офис-менеджера для резюме какие существуют обязанности и что необходимо знать при устройстве на работу.
Офис менеджер: кто это такой?
Должность офис – менеджера не стоит путать с должностью секретаря. Различия все – таки существуют. Сотрудник данного направления является администратором или даже управленцем в офисе.
Чем больше штат компании, тем масштабнее функции данной должности. Появляется множество небольших организаторских дел и требуется дополнительная обработка документации.
Основные обязанности по делопроизводству и коммуникативные связи ложатся на плечи данного работника. Если компания очень большая, то в штате может находиться несколько офис-менеджеров.
Курс обучения «Офис-менеджер» — 7 секретов успешной карьеры офис-менеджера
Если вы собрались по попробовать свои силы в этой должности, то вам нужно знать, что конкуренция за одно место достаточно высокая, примерно 6 человек на место.
Должностные обязанности офис-менеджера .
Рассмотрим, какие функциональные обязанности должен исполнять офис-менеджер.
Прежде всего, это организация офисной работы, куда входят такие пункты:
- Проверка офисного оборудования на предмет готовности к работе и их исправности. Проверка санитарных условий работы в помещениях и контроль соблюдения норм безопасности.
- Обеспечение сотрудников расходными материалами, канцтоварами и распределение их в офисе.
- Контроль за порядком и чистотой в офисе.
Офис менеджер осуществляет организационное обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства.
При этом предусмотрены такие обязанности:
- Прием корреспонденции и дальнейшая ее передача в структурные подразделения.
- Прием документов и личных заявлений для подписи руководителя.
- Подготовка материалов и документов для работы руководителя.
- Обеспечение рабочего места необходимыми средствами канцелярских принадлежностей и создание условий для эффективной работы.
- Контроль за правильностью оформления поступивших проектов и обеспечение их редактирование.
- Организация телефонных переговоров руководителя.
- Составление запросов, писем и других документов по просьбе руководителя.
- Оформление приказов.
- Перед совещанием проводится подготовительная работа.
Также должностные обязанности включают делопроизводство, учет и регистрация входящей и исходящей документации.
Офис-менеджер обеспечивает контроль за сохранением материальных ценностей, а также оформляет заказы, договоры поставки и различные документы.
Требования к кандидатам
Теперь выясним, какие предъявляются требования к кандидатам:
- наличие высшего или среднего специального образования;
- знание руководящих и нормативных документов вышестоящих органов;
- опыт работы на похожей должности не менее года;
- владение знаниями по деловой этике, психологии, делопроизводству и культуре труда;
- важно быть уверенным пользователем компьютера и интернета, а также программного обеспечения Microsoft Office;
- знания законодательства об охране труда;
- знания основ экономики, организации управления и труда;
- знания порядка заключения договоров и порядок ведения деловой документации;
- навыки обращения с оргтехникой – факсом, компьютером, копиром, сканером и принтером.
Что входит в должностную инструкцию утверждает директор компании. В разных компаниях она может содержать разные обязанности, но чаще всего основные положения остаются без изменений.
В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.
Личные качества офис – менеджера
Должностные обязанности офис-менеджера для резюме-иногда требуется указать личные качества. Поэтому лучше всего указать, те черты характера, которые подходят для данной работы.
Так как многие поручения требуют оперативного выполнения, то можно указать расторопность, пунктуальность и исполнительность. Большое значение имеет хорошая память и умение концентрироваться.
Кроме того, офис – менеджер должен быть доброжелательным и общительным. Речь этого сотрудника должна быть логически выстроенной и грамотной. Умения кратко и быстро привести нужные доводы — иногда весьма ценны в такой работе.
Важны знания деловой этики, так как, возможно, придется участвовать в корпоративных встречах и ведении деловых переговоров.
Необходимые навыки
Рассмотрим подробнее, какие требуются навыки, чтобы претендовать на такие вакансии.
Понятно, что нужно владеть компьютером. Но преимуществом станет, если кроме Excel и Word, вы отлично знаете Photoshop или Офис пикчер-менеджер.
Ценится и высокая скорость печати. Ведь офис- менеджеру часто требуется умение быстро набрать важные документы.
Стоит освоить и навыки ведения делопроизводства. Обязательно требуется владение оргтехникой. Также плюсом станет и умение разруливать конфликтные ситуации.
Необходимым навыком станет и владение иностранным языком.Особенно ценно это для работы в компаниях,работающих с клиентами по всему миру Сайт одной из таких компаний
Нюансы работы
Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.
Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации.
В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.
Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера.
Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.
Где учат профессии?
Факультета, где учат данной профессии нет, но можно найти специальные курсы. Иногда не имеет значение и высшее образование.
Чаще всего работодателя интересует опыт работы и владение определенными навыками.
Многим копаниям требуется специалист с высшим образованием, но при этом оно может быть юридическим, психологическим, экономическим, филологическим или любым другим.
Какие права у офис-менеджера?
У офис – менеджера есть и некоторые права.
Вот они:
- Ознакомление с новыми положениями, которые имеют отношение к работе.
- Возможность внести предложения по улучшению производственного процесса.
- Право требовать от руководства исполнения и организации надлежащих условий труда.
Прежде чем отправиться на собеседование взвесьте все плюсы и минусы данной должности. В некоторых компаниях такая должность – это замечательный способ сделать карьеру, так как предлагают и продвижение в дальнейшем.
А в других – это только место для заработка и остановка в развитии.
Если вы чувствуете, что вам эта профессия по душе, то смело ее осваивайте и отправляйте свое резюме. Надеюсь, вам понравились мои советы.
Если это так, поделитесь ими с вашими друзьями. Если есть желание что – то добавить, напишите обязательно в комментариях.
На сегодня все, пока-пока и до встречи!
Источник: 30-plus.ru
Обязанности офис-менеджера
Обязанности офис-менеджера
- Особенности профессии офис-менеджера
- Основные задачи офис-менеджера
- Должностные обязанности офисного менеджера
- Какие личные качества понадобятся для этой работы?
- Что должен знать и уметь офис-менеджер?
- Как стать офис-менеджером?
Офис-менеджер – это поистине незаменимый человек в каждой компании, ведь именно он следит за бесперебойным рабочим процессом и жизнеобеспечением офиса. Даже если ночью разбудить такого специалиста, он четко ответит, сколько канцелярских товаров нужно закупить на этой неделе, у кого из работников скоро день рождения и как организовать торжественную встречу для важных партнеров.
Каковы задачи и обязанности офис-менеджера, кому подходит эта профессия и как ее получить – на эти и другие важные вопросы ответим в нашем материале.
Особенности профессии офис-менеджера
Обязанности офис-менеджера
Должность офис-менеджера была введена для оптимизации работы офиса и повышения общей производительности труда в компании. Проще говоря, узких специалистов освободили от лишней работы, добавив штатную должность офис-менеджера, в обязанности которого стало входить выполнение административных и хозяйственных функций, помощь руководителю и делопроизводство.
Поскольку в обязанности менеджера входит доносить информацию до коллег, то чаще всего он подчиняется руководителю фирмы, его заместителю или начальнику отдела по работе с персоналом.
На сегодняшний день специалисты этой профессии легко находят работу как в небольших, так и в крупных компаниях. Хоть это и несложная работа, но достаточно ответственная и увлекательная – каждый рабочий день офис-менеджера не похож на предыдущий, задачи всегда новые и решать их интересно.
Погрузившись в жизнь и проблемы офиса, менеджер имеет уникальную возможность глубоко изучить направление деятельности компании и попробовать реализовать себя в будущем на более престижной должности.
Основные задачи офис-менеджера
Обязанности офис-менеджера
Задачи офисного менеджера исходят от возложенных на него обязанностей, полномочий и уровня ответственности, а значит напрямую зависят от сферы деятельности компании. Но главная цель сотрудника – грамотно организовать всю офисную работу на благо предприятию. Для этого специалисту нужно:
- создать комфортную атмосферу для коллег и клиентов;
- скоординировать работу персонала и офисных служб;
- снабдить офис всем необходимым.
Должностные обязанности офисного менеджера
Обязанности офис-менеджера
Работодатель, подбирая сотрудника на позицию офис-менеджера, прописывает его прямые обязанности в должностной инструкции. Чаще всего по такому документу сотруднику предписано выполнять функции:
- разрабатывать организационную структуру;
- планировать распорядок дня в офисе;
- руководить персоналом или его частью;
- создавать корпоративную культуру;
- организовывать делопроизводственную работу;
- вести деловую переписку;
- участвовать в подготовке деловых встреч и праздничных мероприятий;
- принимать звонки и обращения и вести их учет;
- оформлять пропуска и встречать гостей;
- выстраивать взаимоотношения между отделами;
- разделять офис по зонам;
- при необходимости выписывать накладные и вести первичный бухучет;
- хранить личную информацию о сотрудниках.
- приобретать бытовую химию, продукты и напитки;
- покупать офисную технику, канцелярские товары и прочие расходные материалы и следить за их состоянием;
- снабжать необходимым персонал;
- заключать договора на техническое обслуживание офисного оборудования;
- обустраивать рабочие места и осуществлять контроль за их чистотой;
- следить за выполнением задач сотрудниками;
- проводить ревизии и инвентаризации;
- контролировать денежные средства, потраченные на офисные нужды;
- вести табель учета рабочего времени;
- готовить внутреннюю и внешнюю отчетности;
- предоставлять необходимую документацию руководителю;
- собирать отчеты по всем отделам.
Перечень обязательных функций офис-менеджера зависит от уровня компании, в которой он трудится. Например, некоторые руководители просят от сотрудников только принимать звонки и корреспонденцию, а в других требуют выполнять все вышеперечисленные обязанности и мелкие поручения начальства (например, заказать билеты, забронировать гостиницу для командировочных и т.д.).
Какие личные качества понадобятся для этой работы?
Обязанности офис-менеджера
Качественно скоординировать жизнедеятельность всего офиса непросто. Работа офисного менеджера связана с большой нагрузкой и динамичным темпом, поэтому сотруднику не обойтись без:
- ответственности (придется принимать решения и отвечать за четкое и своевременное выполнение разных задач);
- умения работать в режиме многозадачности;
- коммуникабельности (человек этой профессии любит работать с людьми, всегда вежлив, доброжелателен и общителен);
- отличной памяти (хороший офис-менеджер держит в голове множество задач и умеет реализовать их в установленные сроки);
- организаторских способностей;
- стрессоустойчивости (иногда придется решать конфликтные ситуации и работать с разными людьми);
- грамотности и обучаемости;
- пунктуальности (невозможно организовать слаженную работу офиса, если на самого менеджера нельзя положиться);
- аккуратности и достойного внешнего вида (например, если в обязанности офис-менеджера входит встреча клиентов, то неопрятность или вызывающий макияж недопустимы).
Что должен знать и уметь офис-менеджер?
Обязанности офис-менеджера
Только на первый взгляд трудовая деятельность офис-менеджера не предполагает наличия множества навыков. На самом деле, чтобы отлично выполнять профессиональные задачи, нужно знать:
- основы делопроизводства и документооборота (чтобы осуществлять деловую переписку, составлять отчеты, принимать и фиксировать звонки и письма, готовить документы для хранения);
- офисные компьютерные программы (например, Word и Excel);
- правила использования офисной техники (сканера, принтера, копировальных машин и другого оборудования);
- методы планирования (если в обязанности специалиста входит закупка офисных товаров или надзор за работой сотрудников);
- менеджмент;
- способы управления персоналом;
- методики административно-хозяйственной деятельности;
- основы экономики;
- конфликтологию и психологию;
- английский язык (может понадобиться при работе в компаниях, взаимодействующих с иностранными фирмами);
- этику делового общения.
Как стать офис-менеджером?
Обязанности офис-менеджера
Некоторые работодатели не требуют наличия специального образования при приеме на работу, а лишь перечисляют те навыки, которыми нужно владеть, чтобы справляться с поставленными задачами.
Если у вас большие планы и должность офис-менеджера – не предел ваших мечтаний, то потребуется получить высшее образование по специальности «Менеджмент» или пройти соответствующие курсы профильной подготовки.
Наш институт готовит профессиональных офис-менеджеров на дистанционном курсе. В процессе обучения наши студенты знакомятся с правилами делопроизводства и организации качественной административно-хозяйственной деятельности компании, учатся деловому этикету и способам решения конфликтных ситуаций, осваивают контроль за работой сотрудников и состоянием офисной техники. Обучение длится 4 месяца, после чего выпускники получают диплом установленного образца и сразу готовы приступить к работе в должности офис-менеджера даже в крупных компаниях.
Эта специальность хороша тем, что может стать начальной, но решающей ступенью к заветной карьере, ведь в процессе несложной работы можно глубоко изучить секреты и особенности любого бизнеса и набраться знаний и бесценного опыта.
Источник: ncrdo.ru
ОФИС-МЕНЕДЖЕР: Описание работы, навыки, квалификация и зарплата
Вы ищете карьеру в управлении? Есть ли у вас что требуется, чтобы стать офис-менеджером? Офис-менеджер является ключевой должностью в любой организации и отвечает за надзор за повседневной деятельностью офиса. В этой статье блога мы обсудим описание работы, квалификацию, зарплату, навыки и все остальное, что вам нужно знать о том, как стать офис-менеджером.
Что такое офис-менеджер?
Офис-менеджер – это лицо, ответственное за надзор за эффективной работой офиса. Это включает в себя управление персоналом, организацию работы с документами и файловыми системами, обработку финансовых операций и надзор за общим обслуживанием офиса. Офис-менеджеры должны обладать отличными организаторскими и коммуникативными навыками, а также способностью работать в режиме многозадачности. Они также должны уметь справляться со сложными ситуациями профессионально и дипломатично.
Должностная инструкция Office Manager
Должностная инструкция офис-менеджера включает в себя множество задач. Самое главное — это управление персоналом. Это включает в себя найм, обучение, оценку и дисциплинирование сотрудников. Офис-менеджеры также должны управлять административными задачами, такими как регистрация, ведение записей и другие документы. Они также отвечают за обслуживание офиса и расходные материалы.
В дополнение к этим задачам офис-менеджеры также несут ответственность за надзор за финансовыми операциями офиса. Это включает балансирование бухгалтерских книг, сверку счетов и подготовку финансовых отчетов. Они также могут нести ответственность за управление бюджетом, разработку финансовых планов и обеспечение соблюдения местных законов и законов штата.
Наконец, офис-менеджер должен быть в состоянии обеспечить бесперебойную работу офиса и внести свой вклад в улучшение корпоративных процедур и повседневных операций.
обязанности
В обязанности офис-менеджера входит:
- Обслуживание
- Рассылка
- Оборудование
- Банкноты
- Поручения
- Торговые центры
- Планируйте встречи и встречи.
- Организовать планировку офиса и заказать канцтовары и оборудование.
- Содержите офис в хорошем состоянии и делайте необходимый ремонт.
- При необходимости сотрудничайте с отделом кадров для обновления и поддержания офисных политик.
- Организация офисных процедур и операций
- Согласование всей оргтехники с ИТ-отделом
- Управляйте обсуждением контрактов и цен с поставщиками офисных помещений, поставщиками услуг и арендой офисов, чтобы обеспечить своевременное выставление счетов и оплату всех вещей.
- Управляйте бюджетом Ghttps://businessyield.com/ru/careers/office-manager/» target=»_blank»]businessyield.com[/mask_link]