В повседневной жизни человек постоянно использует таблицы: журнал в учебном заведении, расписание электричек, расписание занятий и т.д. Персональный компьютер расширяет возможности использования таблиц за счет того, что позволяет не только представлять данные в электронном виде, но и обрабатывать их. Класс программного обеспечения, используемый для этой цели, называется электронными (динамическими) таблицами. Их назначение — обработка экономической, бухгалтерской, инженерной, статистической информации, проведение расчетов и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки в виде графиков, диаграмм.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную. Динамическими они называются потому, что изменение содержимого какой-либо ячейки таблицы приводит к перерасчету значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями. Основные возможности электронных таблиц, прежде всего, заключаются:
Формулы Excel — Топ 41 функция — они пригодятся каждому!
- — в проведении вычислений по заданным формулам, причем при изменении данных происходит автоматический перерасчет всей таблицы;
- — в использовании различных шаблонов, стилей, форматировании ячеек;
- — в автоматизации процессов ввода исходных данных;
- — в применении различных видов адресации при работе с формулами;
- — в визуализации данных с помощью диаграмм.
Наиболее широкое распространение и мировое признание получили электронные таблицы Microsoft Excel, Quattro Pro и Lotus 1, 2, 3 фирмы Novell. Рассмотрим принципы работы и основные возможности программы Microsoft Excel, входящей в состав офисного пакета Microsoft Office 2010. Для ее запуска следует выполнить команду Пуск/Все программы/Microsoft Office/Microsoft Excel 2010. На рис. 203 представлено главное окно программы Microsoft Excel, в котором схематично показаны основные элементы, такие как лента, текущая ячейка, строка формул и т.д.
Рис. 203. Главное окно программы Microsoft Excel
Документ, созданный в Microsoft Excel, называется рабочей книгой, поэтому по умолчанию носит название Книга 1. Рабочая книга состоит из набора рабочих листов, каждый из которых имеет имя Лист1, Лист2, ЛистЗ. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлыке либо нажать правой кнопкой мыши на ярлыке и выбрать пункт Переименовать.
Пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. На пересечении строк и столбцов образуются ячейки таблицы. Ячейка — это минимально адресуемый элемент рабочего листа. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, например А1 или F14.
Группа ячеек называется диапазоном. Для того чтобы указать диапазон ячеек, достаточно выделить их мышью. При записи формул диапазон ячеек обозначается с использованием знака «двоеточие», например А1:В5. В табл. 33 указаны действия пользователя при выделении отдельных элементов электронной таблицы.
Видеоурок №2 в 9 классе «Электронные таблицы Excel. Стандартные функции «.
В ячейках электронной таблицы могут размещаться три типа данных текст, число и формула. Причем текст по умолчанию выравнивается по левому краю ячейки, а число — по правому. Редактировать содержимое ячейки можно несколькими способами
- — нажатием клавиши F2;
- — двойным щелчком на ячейке;
- — щелчком на строке формул;
- — вводом новых данных.
Таблица 33. Выделение ячеек с помощью мыши
Следует выделить
Действия пользователя
Делкнуть мышью на сером прямоугольнике, расположенном выше строки с номером 1 и столбца с именем А А
Делкнуть на имени столбца В
Щелкнуть на номере строки 4
Щелкнуть на ячейке
Диапазон несмежных ячеек
Зыделить мышью первый диапазон. Удерживая клавишу Ctrl, выделить следующий диапазон и т. д.
Удаление содержимого ячейки или диапазона ячеек происходит нажатием клавиши Delete на клавиатуре.
Копирование содержимого ячеек проще всего осуществить через буфер обмена (кнопки Копировать, Вставить) либо удерживая клавишу Ctrl (указатель мыши должен принять форму четырехнаправленной стрелки, а не белого крестика). Соответственно, перемещение содержимого ячеек также осуществляется через буфер обмена (кнопки Вырезать, Вставить) либо методом перетаскивания содержимого ячейки (клавиша Ctrl не используется).
Рассмотрим основные приемы ввода и форматирования данных в электронной таблице на примере простой задачи «Определить возраст г. Москвы».
Построение любой таблицы всегда начинается с ячейки А1, введем данные в следующем порядке, после ввода значения принято нажимать клавишу Tab (курсор смещается по горизонтали) либо клавишу Enter (курсор смещается на следующую строку). При заполнении таблицы данными желательно придерживаться следующего правила: «сначала осуществить ввод данных, потом приступать к форматированию».
Ячейка А1 — Год основания Ячейка В1 — Текущий год Ячейка С1 — Возраст г. Москвы Ячейка А2 — 1147 Ячейка В2 — 2013
Ячейка С2 — при вводе формул в ячейки электронной таблицы следует учитывать следующие особенности:
- — формула в Excel всегда начинается со знака равенства (=);
- — имена ячеек вводятся на английском языке (следует переключить раскладку клавиатуры с русского на английский регистр);
- — не следует включать клавишу CapsLock;
- — имена ячеек можно не набирать с клавиатуры, а выбрать нужную ячейку мышью.
Таким образом, в ячейку С2 вводим =Ь2-а2. Итак, данные введены, внешний вид таблицы должен соответствовать рис. 204.
Рис. 204. Внешний вид разрабатываемой таблицы
Обратите внимание на то, что, перемещаясь по ячейкам созданной таблицы, данные, которые в ней находятся, отображаются в Строке формул. Поэтому, несмотря на то что текст «Возраст г. Москвы» распространяется на ячейку D1, в самой ячейке данные отсутствуют. Это легко проверить, сделав активной ячейку D1 и посмотрев в Строку формул — там будет пусто. Это замечание следует учитывать при работе с электронными таблицами.
В случае неправильного ввода формул программа может выдавать ошибки. Некоторые из них сведены в табл. 34.
Таблица 34. Ошибки, возвращаемые формулами
Описание, методы исправления
Данные не поместились в ячейку по ширине, следует увеличить ширину столбца.
В качестве делителя используется ссылка на ячейку, в которой содержится нулевое значение или ячейка пуста.
Н/Д — сокращение термина Неопределенные данные. Эта ошибка появляется в том случае, если значение для функции или формулы недоступно.
Описание, методы исправления
Функция или формула использует недопустимые числовые значения.
Ошибка в написании имени или используется несуществующее имя функции или диапазона.
Используется ссылка на ячейку, в которой отсутствуют данные или формула.
Формула содержит ячейки с разными типами данных. Обычно для исправления этой ошибки достаточно внести в формулу небольшие изменения.
Приступим к форматированию созданной таблицы.
1. Установка границ. Выделим диапазон ячеек А1:С2. Выполним команду Формат ячеек/Выравнивание. Появится окно, представленное на рис. 205. Выберем вкладку Граница и щелкнем на кнопках Внешние, Внутренние.
Нажмем на кнопке ОК.
Рис. 205. Окно для установки границ
- 2. Увеличение шрифта. Выбрав опцию Размер шрифта, установим — 18 пт.
- 3. Перенос по словам и выравнивание. Выделим диапазон ячеек А1:С1. Выполним команду Формат ячеек/Выравнивание. На вкладке Выравнивание в опции По горизонтали установим значение По центру выделения, в опции По вертикали — По центру. В пункте Отображение выберем опцию Переносить по словам и нажмем кнопку ОК. Сделанные изменения должны соответствовать рис. 206.
- 4. Увеличение ширины столбцов. Поставив указатель мыши между именами столбцов А и В и добившись обоюдоострого указателя мыши, увеличим ширину столбца А так, чтобы его заголовок располагался в две строки. Такие же действия следует выполнить со столбцами В и С. Таблица примет вид в соответствии с рис. 207.
- 5. Настройка стилей ячеек. Выделив рабочую область таблицы, т. е. блок ячеек А1:С2, выберем в меню Главная кнопку Стили ячеек. Откроется окно, представленное на рис. 208. Самостоятельно поэкспериментируйте с галереей стилей, определив цвет, шрифт и интервалы выделенных ячеек.
Рис. 206. Осуществлен перенос по словам
Рис. 208. Галерея стилей
Рис. 207. Внешний вид разрабатываемой таблицы
На этом форматирование таблицы будем считать законченным. Попробуйте изменить значение текущего года на другое. Соответственно, возраст г. Москвы будет автоматически подвергнут перерасчету. Это и есть самое главное свойство динамических таблиц. Сохраните проделанную работу, нажав кнопку Сохранить.
Теперь рассмотрим такую возможность электронных таблиц, как автоматизация процесса ввода. Можно выделить несколько способов завершения операций ввода.
1. Метод автозавершения. Используется при вводе в ячейки повторяющихся данных. При вводе текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов данным, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено совпадение, введенный текст автоматически дополняется.
Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию завершения ввода данных, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.
Рис. 209. Окно Прогрессия
2. Метод автозаполнения. Его можно продемонстрировать на простом примере. В ячейку А1 введите число 1, в ячейку А2 введите число 2. Выделите обе ячейки и поставьте указатель мыши на правый нижний угол выделенного блока. Указатель мыши превратится в черный крестик — это маркер заполнения.
Нажав левую кнопку, мы можем продолжить список далее.
Рис. 210. Результат выполнения команды Показать формулы
3. Использование прогрессии.
Способ может использоваться для заполнения ячеек методом арифметической, геометрической прогрессии с использованием шага. Выполним следующие действия: в ячейку А1 введем число 1, в ячейку А2 введем число 2.
Выделив обе ячейки, выберем меню Главная, кнопка Запол- нить/Прогрессия. Откроется окно, представленное на рис. 209.
Теперь пользователь может выбрать тип прогрессии, а также определить значение шага.
Далее остановимся на такой возможности динамических таблиц, как использование формул. При их записи следует использовать имена (адреса) ячеек или, как говорят, ссылки на ячейки, а не конкретные числа. При этом используется два типа адресации ячеек: относительная и абсолютная. Рассмотрим разницу между ними.
Относительная адресация. Используется по умолчанию. При ее использовании адреса ячеек при копировании формул из одной ячейки в другую изменяются автоматически, т. е. меняются относительно исходной формулы. Например, введем в ячейку А1 число 5, в ячейку В1 число 25. В ячейку С1 введем формулу для сложения данных чисел = а1+ Ы. Выделим блок ячеек А1:С1 и, «ухватившись» за маркер заполнения, опустим мышь вниз до 15-й строки.
Далее выполним команду Формулы/Показать формулы. Результат будет соответствовать рис. 210.
Из рис. 210 видно, что при копировании адресация ячеек увеличивается на единицу относительно исходной формулы, записанной в ячейке С1. Таким образом, принцип относительной адресации соблюден.
Абсолютная адресация. Используется тогда, когда адресация ячеек в формуле не должна меняться при ее копировании. Приведем следующий пример.
Сформируем таблицу, в которой рассчитывается стоимость туристической путевки относительно текущего курса доллара согласно рис. 211.
Рис. 211. Внешний вид разрабатываемой таблицы
Очевидно, что формула, занесенная в ячейку СЗ, введена верно, однако при ее копировании программа обнаружит ошибку #ДЕЛ/0!. Из таблицы следует, что такая ошибка возникает при использовании ссылки на ячейку, в которой содержится нулевое значение или ячейка пуста. Из рис. 212 видно, что при копировании адрес ячейки G1 увеличивается на единицу, хотя должен оставаться постоянным.
Рис. 212. Копирование формулы
Выход из сложившейся ситуации — применение абсолютной адресации. В нашем случае она заключается в фиксации исходного значения курса доллара, который находится в ячейке G1. Для того чтобы создать абсолютную ссылку на ячейку, достаточно перед именем строки и столбца поставить знак $. Следовательно, исходная формула примет вид: =B3/$G$1.
Нажав клавишу F2 на ячейке СЗ, сделаем изменения и скопируем формулу вниз. Результат представлен на рис. 213.
Рис. 213. Результат применения абсолютной адресации
Итак, мы уяснили различие между относительной и абсолютной адресацией в Microsoft Excel.
Для ячеек электронной таблицы часто применяют различные виды форматирования. Для нашей таблицы уместно применить денежный формат к отдельным ячейкам. Выделив блок ячеек ВЗ:В5, выполним команду Глав- ная/Формат/Формат ячеек. Выберем вкладку Число, где представлены числовые форматы, используемые в Excel. Остановим свой выбор на формате Денежный.
В опции Число десятичных знаков выставим — 0, в опции Обозначение — р. Нажмем кнопку ОК.
Блок ячеек СЗ:С5 и ячейку G1 оформите самостоятельно.
Контрольные вопросы и задания
- 1. Сформулируйте назначение электронных таблиц.
- 2. Назовите основные возможности электронных таблиц.
- 3. Каким образом можно выделить лист, строку, столбец, ячейку, несмежные ячейки? Покажите практически.
- 4. Из чего состоит имя ячейки?
- 5. Перечислите основные способы редактирования ячеек. Покажите практически.
- 6. Расскажите об основных ошибках, возвращаемых формулами при неправильной их записи.
- 7. Какие методы используются для автоматизации процесса ввода данных?
- 8. Какая, по вашему мнению, разница между относительной и абсолютной адресацией? Приведите примеры.
- 9. Выполните расчетную таблицу, которая в зависимости от процента скидки рассчитывает стоимость моторного масла со скидкой, заданной пользователем.
10. Выполните расчетную таблицу, которая в зависимости от стоимости одного кВт ч рассчитывает сумму затрат на электроэнергию.
При наличии кухонной газовой плиты 3.8р./кВт ч
Источник: studref.com
Билет № 21. Электронные таблицы. Назначение и основные функции
Электронная таблица — это программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах.
Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (A, G, АВ и т. п.), заголовки строк — числами (1, 16, 278 и т. п.). Ячейка — место пересечения столбца и строки.
Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например: А1, F123, R1. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.
Типы данных. Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: число, текст и формула.
Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например: 195,2 или 1,952Е + 02. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т. д.).
Текстом в электронных таблицах Excel является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «32 Мбайт» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).
Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т. д.) и знаки математических операций. Например, формула «=А1+B2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и B2, а формула «=А1*B» — умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5. При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.
Абсолютные и относительные ссылки. В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку.
Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. Относительные ссылки имеют следующий вид: А1, BЗ.
Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара (например, $А$1).
Если символ доллара стоит перед буквой (например: $A1), то координата столбца абсолютная, а строки — относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, А$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки — абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.
Пусть, например, в ячейке С1 записана формула =A$1+$J31, которая при копировании в ячейку D2 приобретает вид =В$1+$B2. Относительные ссылки при копировании изменились, а абсолютные — нет.
Сортировка и поиск данных. Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. При сортировке данные выстраивают — ся в определенном порядке. Можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные по нескольким столбцам, при этом назначается последовательность сортировки столбцов.
В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями — фильтрами. Фильтры определяются с помощью условий поиска (больше, меньше, равно и т. д.) и значений (100, 10 и т. д.). Например, больше 100. В результате поиска будут найдены те ячейки, в которых содержатся данные, удовлетворяющие заданному фильтру.
Построение диаграмм и графиков. Электронные таблицы позволяют представлять числовые данные в виде диаграмм или графиков. Диаграммы бывают различных типов (столбчатые, круговые и т. д.); выбор типа диаграммы зависит от характера данных.
Источник: studopedia.su
Электронные таблицы: назначение, возможности, принципы устройства, область применения
Прикладное программное обеспечение общего назначения, которое предназначено для обработки данных, представленных в табличной форме, называется электронными таблицами. Электронные таблицы просты в обращении и быстро осваиваются непрофессиональными пользователями. С помощью программных средств для работы с таблицами можно эффективно осуществлять вычисления, упорядочивать, анализировать и графически представлять различные виды данных.
Электронные таблицы или табличные процессоры – это удобное средство для проведения расчетов и анализа результатов. Основная область применения электронных таблиц – это те сферы деятельности, где информация предоставляется в виде прямоугольных таблиц (планово-финансовых и бухгалтерских документов учета материальных ценностей, проектно-сметных работах, научно-технических задачах и др.), требующих при обработке проведения математических расчетов.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получить результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее эффективно электронные таблицы можно использовать для: проведения однотипных расчетов над большими наборами данных; автоматизации итоговых вычислений; решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул; обработки результатов экспериментов; проведения поиска оптимальных значений параметров; подготовки табличных документов; построения диаграмм и графиков по имеющимся данным. В настоящее время известно много вариантов электронных таблиц: АБАК, Варитаб-86. Суперплан, Multiplan, SuperCalk, QuattroPro, Excel, Lotus 1-2-3 и др. Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.
Специфика электронных таблиц заключается в их способности связывать ячейки друг с другом с помощью формул. Расчет по введенным формулам выполняется автоматически: изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые связаны с ней формулами. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных ситуаций. Для этого в электронных таблицах присутствуют специальные средства, например, поиск решения, подбор параметра, статистические расчеты и др.[15]
Обзор существующих пакетов
Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами – табличный процессор – была создана в 1979 году и предназначалась для компьютеров типа Apple II. Она называлась VisiCalc.
В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро.
Разрабатывались новые программные продукты этого класса, наиболее популярными из которых до недавнего времени наряду с Lotus 1-2-3 считались табличные процессоры SuperCalc, Quattro Pro и Microsoft Excel. После своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц. Однако в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции, которые перешли к MS Excel – продукту фирмы Microsoft. Большая часть всех пользователей электронных таблиц предпочитают именно ее.
Среди используемых таблиц можно отметить следующие продукты: Gnumeric, StarOffice, OpenOffice.org Calc, Quattro Pro и IBM Lotus Symphony.
Gnumeric – это электронная таблица из Gnome Office. Gnumeric – это небольшая, очень быстрая и мощная прикладная программа, имеющая очень удобный пользовательский интерфейс. Каждый, кто имел дело с редакторами таблиц, легко привыкнет к Gnumeric. В Gnumeric имеются все основные возможности, предполагаемые в редакторе таблиц: автофильтр, поиск и замена, деловаяграфика и т.д.
Программа Gnumeric обладает стандартными средствами форматирования ячеек: изменение цвета текста и фона ячейки, размера и начертания шрифта и т. д. Можно центрировать текст относительно выделенных ячеек или разрывать текст на несколько строк внутри одной ячейки. Возможности автоформатирования позволяют быстро оформить таблицу одним из предлагаемых стандартных стилей . Gnumeric обладает наибольшим количеством математических функций по сравнению с Microsoft Excel и OpenOffice Calc.
В Gnumeric имеется 520 встроенных функций разных категорий. Кроме того, Gnumeric обладает большим быстродействием при работе со сложными таблицами.
Например, при проведении теста, основанного на 350 тыс. вычислений в ячейках таблицы, Gnumeric загрузил и произвел вычисления за четыре секунды по сравнению с пятью секундами, которые потребовались OpenOffice.org Calc (другие редакторы электронных таблиц зависали). При импорте информации из MS Excel, не содержащей встроенных изображений, Gnumeric способен очень точно импортировать данные и показывать их в таком же виде, как в MS Excel. При импорте таблиц, содержащих изображения, последние заменяются на серию вопросительных знаков. К недостаткам следует отнести отсутствие стилей ячеек и рабочих шаблонов, отсутствие возможности настраивать списки автозаполнения ячеек.
IBM Lotus Symphony является многофункциональным программным продуктом, практически на равных с OpenOffice.orgпретендующим на роль главного конкурента коммерческих продуктов Microsoft. Так же как и все известные электронные таблицы, Lotus Symphony Spreadsheets предлагает большое количество шаблонов.
В программе предусмотрены все возможности, свойственные программам данного класса, например, автозамена или встроенные функции (статистические, финансовые функции др.), которые можно использовать для создания формул и выполнения сложных расчетов. С помощью мыши либо через менюможно легко настраивать пользовательскую среду, отображать или скрывать диапазоны данных, изменять форматирование ячеек в соответствии с определенными условиями, рассчитывать промежуточные и общие итоги, сортировать данные, применять всевозможные фильтры. Программа позволяет представлять данные электронной таблицы в динамических диаграммах, которые обновляются при каждом изменении исходных данных. Lotus SymphonySpreadsheets поддерживаетOpen DocumentFormat (ODF) 1.2,VBA-макросы, OLE-объекты, внедряемые аудио-, видеокомпоненты, подписанныеплагины.
В таблице 9.1 приведен обзор электронных таблиц, представленный на сайте http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_spreadsheet_software.
Таблица 9.1 – Обзор электронных таблиц
| Название продукта | Разработчик | Год создания | Дата первого выпуска | Стоимость в долларах США |
| Gnumeric | GNOME Office Team | 1998 | 1998 | Распространяется бесплатно |
| IBM Lotus Symphony | IBM | 2008 | Распространяется бесплатно | |
| KSpread | KOffice KSpread Team | Распространяется бесплатно | ||
| Mariner Calc | Mariner Software | 1990 | 1 992 | $49.9 |
| Mesa | P просмотров: 1135 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Источник: studopedia.net
Загрузка ...
|