За последние несколько лет офисные программы проделали большой путь от десктопных редакторов со сложным интерфейсом до многопрофильных платформ с функциями управления командой, совместного редактирования и обмена данными. При этом офисных программ стало настолько много, что выбрать подходящую из десятков опций теперь непросто. В этой статье попробуем разобраться, какими характеристиками должны обладать современные офисные пакеты для бизнеса.
1. Версии офисных программ, которые можно выбрать в зависимости от потребностей компании
Сегодня офисные редакторы для работы с документами можно приобрести в трех вариантах:
- Десктопном (коробочном). Пользователю предлагается установить программу на ПК или ноутбук.
- Облачном. Не требуют для работы установки дополнительных приложений – доступ к ним можно получить напрямую из браузера.
- Серверном. Позволяют хранить все данные на выделенных серверах, контролируемых сотрудниками предприятия. Используются крупными компаниями с развитой инфраструктурой.
При выборе офисного софта необходимо обращать внимание на предлагаемые вендорами модели дистрибуции.
Некоторые решения, например, российский офисный пакет«Р7-Офис», позволяют выбирать из всех трех версий.
Другие, например, китайский WPS Office, предлагают только десктопную версию. Это может быть не критично для небольшой компании, но для крупного бизнеса серверная версия часто является необходимостью.
2. Возможность совместной работы с документами
Эффективность работы каждого сотрудника сегодня напрямую зависит от технологических решений, встроенных в бизнес. Применительно к офисным программам это означает возможность быстрой коммуникации между сотрудниками из разных подразделений компании.
Режим совместного редактирования поддерживают далеко не все офисные решения.
Обмениваться правками в мессенджере или присылать исправленный вариант файла на электронную почту — не самая рациональная трата времени и ресурсов.
Эти задачи уже давно успешно решают редакторы с помощью подключения к частному облачному хранилищу.
3. Наличие корпоративного мессенджера
Большим плюсом при выборе офисного редактора является поддержка внутренних чатов. Большинство сотрудников уверено, что рабочий вопрос можно обсудить в мессенджере или соцсетях, однако сторонние программы вроде Telegram или WhatsApp не гарантируют безопасности передаваемых данных.
Это может привести к утечкам информации и прямым убыткам компании.
Из-за этого использование мессенджеров и соцсетей на рабочем компьютере нередко оказывается в организациях под запретом. Поэтому важно, чтобы в офисном пакете был внутренний канал коммуникации. Встроенные чаты и даже полноценные мессенджеры все чаще включают в офисные редакторы – использование этой функции может помочь оптимизировать работу всей команды.
4. Инструменты для управления командой
Онлайн-редакторы никогда бы не вытеснили работу офлайн, если бы бизнесу не было важно оптимизировать работу смежных подразделений. Практически любая задача требует внимания многих блоков внутри компании: руководителей, ответственного сотрудника, делопроизводства, юридической службы.
Конечно, задачи между сотрудниками можно распределять на летучках и записывать их на доску, однако современные офисные программы способны предложить более эффективные методы.
Некоторые разработчики предлагают корпоративные календари и программы для управления проектами в рамках единой подписки, другие делают функционал для управления командой частью самого текстового редактора (Notion, Noteоjoy). В любом случае современный офисный софт должен как минимум поддерживать синхронизацию со сторонними органайзерами.
5. Поддержка всех популярных форматов файлов
При переходе компании на новый офисный пакет важно, чтобы он поддерживал основные форматы документов Microsoft и OpenDocument – сотрудникам присылают файлы извне. Чаще всего они создаются в Microsoft Office.
При выборе нового решения стоит обратить внимание на то, какие форматы оно поддерживает и можно ли в нем открыть старые файлы.
Некоторые текстовые редакторы (например, Notion) не позволяют это сделать в силу технических особенностей (сохранение в формате HTML-разметки).
Несмотря на то что форматы OpenDocument (odt, odp, ods) не столь распространены, как форматы Microsoft (docx, xslx, pptx), их по-прежнему используют многие редакторы с открытым исходным кодом – например, Apache или Libre Office.
Учитывая это, стоит выбирать софт с поддержкой максимального числа форматов. В некоторых продуктах («Р7-Офис») она предусмотрена по умолчанию, в других (WPS Office) может требовать установки дополнительного расширения внутри приложения.
6. Возможность интеграции с важными сервисами
Большой проблемой при смене программного обеспечения является миграция данных. Необходимость вручную переносить всю информацию нередко становится главным аргументом для того, чтобы не внедрять новое решение.
Сегодня все нужные данные можно сохранить в облаке, а после синхронизировать с новым сервисом.
Главное в этом вопросе – техническая возможность синхронизации со сторонними сервисами: Google Drive, «Яндекс.Диск», Dropbox, NextCloud. Важно обращать внимание, предлагает ли ваш редактор такую опцию.
7. Уверенность в продолжении технической поддержки
В 2022 году российский рынок ПО претерпел значительные изменения: гиганты Microsoft и Google объявили о прекращении поддержки софта в России. Программы других зарубежных разработчиков стали недоступны российским пользователям из-за ухода платежных систем Visa и Mastercard.
Наличие профессиональной пользовательской поддержки необходимо учитывать при переходе на новый софт, а самыми перспективными решениями в этом плане являются российские программные продукты, включенные в реестр отечественного ПО.
8. Адекватная стоимость решения
Ценовая политика – важный критерий при выборе офисного ПО. Некоторые вендоры не применяют гибкую ценовую политику в зависимости от потребностей конкретной компании, поэтому стоимость годовой подписки может оказаться чересчур высокой.
Здесь важно помнить, что дорого — не значит хорошо, дорого — значит не адаптировано для конкретного рынка.
Вместо того чтобы закладывать в бюджет дополнительные расходы на приобретение лицензий, стоит сравнить цены у нескольких поставщиков ПО и выбрать подходящий вариант.
9. Развитая партнерская сеть
Для бесперебойной коммуникации и работы организациям крайне важно, чтобы переход на новый офисный софт происходил максимально быстро и бесшовно.
Большим плюсом будет, если у производителя есть опытные партнеры, обладающие не только глубокими знаниями выбранного решения, но и сертифицированным инженерно-техническим составом. Они могут помочь организовать переход на новое офисное ПО – от тестирования до внедрения и эксплуатации.
- программное обеспечение
- софт
- бизнес
- управление командой
- обмен данными
- отечественное по
- Информационная безопасность
- IT-инфраструктура
- Бизнес-модели
- Софт
Источник: habr.com
ТОП-12 приложений
для работы с документами
Сегодня главными требованиями к работе с документами являются скорость и мобильность. А для онлайн-бизнеса данные условия будут особенно актуальными, потому что далеко не у каждого онлайн-бизнеса есть офис. Ведь порой требуется не только напечатать текст, но и создать/вести таблицы. Часто требуется быстро внести изменения, подписать документы, поставить печать или водяной знак защиты, отсканировать, переслать документ из одной программы в другую, изменив формат. Именно поэтому мы сегодня поговорим о том, какие приложения для работы с документами самые эффективные и актуальные.
Виды приложений для работы с документами
Для оптимизации ручного труда при работе с документацией существует множество программ. Большинство из них доступны, просты в применении и позволяют легко автоматизировать бизнес-процессы.
- пакет офисных программ;
- для быстрого доступа к документам;
- для быстрого заполнения типовых бумаг;
- для чтения;
- для ведения заметок;
- сервисы для организации работы.
- для создания, сканирования, чтения и редактирования;
- для распознавания текста в отсканированных документах;
- для конвертирования документов из PDF-формата;
- наложение водяного знака;
- для подписи.
Преимущества и недостатки
- доступность, удобство и простота использования;
- увеличение скорости работы сотрудников;
- эффективный контроль со стороны руководства;
- увеличение коэффициента полезного действия (КПД) штата;
- возможность отслеживания документооборота на всех бизнес-этапах;
- сокращение времени на согласование поставленных задач и оценку выполненных работ;
- упрощенное формирование отчетности.
- сложность выбора программ из-за их разнообразия и наличия набора функций;
- трудности интеграции приложений с операционной системой и другими программами;
- сложность персональных настроек;
- отсутствие универсального решения ввиду ограниченности функциональных возможностей (приходится устанавливать десятки разных программ);
- отсутствие универсального решения ввиду специфики бизнеса;
- ценовая политика.
ТОП-12 лучших сервисов
Cкачать приложения для работы с документами просто, но нужно учитывать тип операционной системы: Android или iOS, macOS или Windows, а также Linux.
Наш рейтинг лучших приложений:
1. Microsoft Office
Универсальный и самый востребованный помощник, состоящий из приложений для работы с текстами, таблицами, письмами, заметками и презентационными файлами. Приложение характеризуется мощным функционалом, легкостью и удобством использования.
2. OpenOffice
Набор приложений для Windows, предназначенный для электронных документов. Пакет содержит все необходимые средства и инструменты для офисной и мобильной работы.
3. Kingsoft Office Suite
Популярный пакет утилит и программ, помогающих открывать, редактировать и сохранять файлы. Легкое, функциональное приложение.
4. Spark
Бесплатное приложение для macOS, iOS, watchOS, предназначенное для работы с электронной почтой. Есть функции автоматической сортировки, умного поиска и множество других полезных опций.
5. Либре Офис
Универсальный офисный пакет (состоит из ряда приложений). Отвечает за построение таблиц и редактирование формул, написание текстов и создание презентаций. Поддерживает все распространенные офисные форматы.
Обязательно прочитайте: 5 лучших сервисов для презентаций
6. Evernote
Цифровой блокнот для Windows, macOS, Android, iOS, веб, созданный с целью управления текстовыми, графическими и голосовыми заметками. Ценовая политика: бесплатный базовый доступ или 1 тыс. р./год для расширенной версии. Очень удобный инструмент для систематизации и структурирования заметок. Работает без Интернета. Поддерживает функцию синхронизации с другими устройствами.
7. Adobe Reader
Всемирно признанное приложение для комфортного чтения файлов PDF-формата на компьютере и мобильных устройствах, обеспечивая максимально высокое качество изображений.
8. Foxit Reader
Бесплатное приложение для Windows, macOS, Linux. Нужно для просмотра, редактирования (пометки, комментарии) и аннотирования PDF-файлов. Работает быстро.
9. Add Watermark
Данное мобильное приложение удобно использовать для оперативной защиты изображения с помощью водяного знака/логотипа.
10. ALReader
Нужна универсальная программа для чтения электронных книг разных форматов? Подойдет Алридер. Он используется на ПК, ноутбуках и мобильных устройствах.
11.Pushbullet
Удобный синхронизатор, работающий на базе операционных систем Windows, Android и iOS. Для работы нужно установить программу на все устройства и подключить к общему кабинету пользователя. Так же происходит объединение буферов обмена устройств. Стоимость использования от 3,5 $/мес. (расширенная версия) и бесплатно (базовая версия).
12.Todoist
Универсальный планировщик, работающий на основе Windows, macOS, Android, iOS. Подходит для работы на крупных проектах. Онлайн-сервис документов имеет инструменты для построения иерархии задач, их делегирования, различные фильтры и метки. Может работать без подключения к Интернету.
Ценовая политика: от бесплатно до 2200 р./год.
Источник: adwai.digital
Доступ к ресурсам компьютера платные и бесплатные
Доступ к ресурсам компьютера — непонятно, о чем речь.
Если протестировать, что вообще есть в системе, то есть бесплатные программы типа SysInfo, Aida64.
Если оценить производительность, то платные типа Sysoft Sandra, Everest.
Создание текстовых документов. Бесплатные Блокнот, Wordpad.
Платные MS Word.
Обработка фотографий. Платный PhotoShop.
Создание графических изображений: платные PhotoShop, Corel Draw.
Создание презентаций: платный MS PowerPoint
Создание видеороликов: бесплатный VirtualDub, платные тоже есть, но названий я не знаю.
Обработка звука: бесплатные Free Audio Editor, AudaCity, WavePad
Платные: Cubase, WaveLab, Sound Forge
Выполнение расчетов. Бесплатные Калькуляторы, их много всяких, не только тот, который входит в Windows.
Платные: MS Excel
Виртуальное общение: бесплатные ICQ, Mail Agent, WhatsApp, Skype.
Антивирус бесплатные: Avira, Avast, Avz
Платные: Касперский, Dr Web.
Если Вам необходимо поставить программное обеспечение для офиса или для дома, то обязательно звоните нам. У нас очень низкие цены, которые мы стараемся не увеличивать, и существует постоянная система скидок.