Какие есть программы для описания бизнес процессов

• функции (операции, действия). Формальное определение функции — это предметно-ориентированное задание или действие, выполняемое над объектом, в результате которого достигается одна или несколько целей, стоящих перед компанией. Функция — сложное понятие, наиболее часто используемое при обозначении границ ответственности сотрудников. Так как функция — набор действий, это позволяет рассматривать процесс как частный случай функции. С другой стороны, процесс может включать в себя действия, являющиеся функциями. В данной методике эти понятия рассматриваются совместно. И иногда используются как синонимы. Например, процесс работы с клиентом — последовательность действий, а функция работа с клиентом, закрепленная за отделом продаж — это крут обязанностей. В данном случае эти понятия совпадают. Возможны три варианта структурирования функций в вашей компании:

• по объекту — объектно-ориентированный;
• по процессу — процессно-ориентированный;
• по операциям — операционно-ориентированный;

• исполнители:

• организационные звенья (т.е. структурные подразделения — отделы, департаменты, дивизионы и т.д.)
• должности (различные должности из штатного расписания компании, например «Менеджер по продажам»)
• сотрудники (персоналии-ФИО, работники компании, например Иванов Иван Иванович)
• роли (обособленные группы обязанностей, которые может исполнять сотрудник в процессе, обладая при этом и определенными правами. Роли могут в частном случае совпадать с должностью — как по функционалу, так и по названию. Например: Гл. бухгалтер);

• принцип наличия входа (входов) и выхода (выходов) бизнес-процесса является отражением основной цели бизнес-процесса, заключающейся в преобразовании входов (входа), т.е. входящих в процесс ресурсов, необходимых для реализации процесса, в выходы (выход), то есть результат (продукт) процесса. Входы и выходы неоднородны, они делятся на первичные и вторичные. Первичные входы необходимы для начала процесса, а вторичные входят в процесс через его верхнюю границу, то есть появляются в ходе реализации процесса на составляющих процесс под-процессах. В свою очередь, первичные выходы — это те, для получения которых существует процесс и которые предназначены его главным клиентам. Напротив, вторичные выходы — это побочные продукты процесса, получаемые в результате выполнения процесса, но не являющиеся причиной его существования. Отсутствие выходов или входов не позволяет говорить о процессе как таковом, поскольку не будет реализовываться его фундаментальная особенность — преобразование ресурсов. Поэтому бизнес-процесс определяется как некий объект, имеющий вход и выход;
• принцип наличия поставщика бизнес-процесса предполагает наличие поставщика ресурсов (результатов деятельности других бизнес-процессов), необходимых для осуществления процесса. В зависимости от характера входа процесса, для которого поставляется тот или иной ресурс, поставщики могут быть первичными и вторичными;
• принцип наличия клиента бизнес-процесса. Бизнес-процесс осуществляется для кого-то (чего-то). Потребитель результата процесса является клиентом процесса. Это положение отражает главную цель процесса — удовлетворение требований потребителей и клиентов процесса. Клиенты могут быть:

• первичными — те, кто получает первичный выход;
• вторичными — находящимися вне процесса и получающими вторичный выход;
• косвенными — не получающими первичный выход, но являющимися следующими в цепочке его использования;
• внешними — находящимися вне данной организации, но получающими выход процесса;
• потребителями — конечные пользователи выхода процесса.

• Результативность отражает уровень реализации целей и описывает, как удовлетворяются потребности и ожидания потребителя или клиента процесса. Результативность можно улучшить путем улучшения продуктов или услуг (выходов), которые организация предоставляет на рынок. В зависимости от ситуации результативность может быть улучшена перепроектированием процессов или перепроектированием продуктов (услуг). Требования к результативности определяются внешними и/или внутренними клиентами и потребителями.
• Эффективность — мера того, насколько хорошо процесс использует ресурсы, то есть соотношение результатов и затрат, необходимых для осуществления процессов деятельности организации. Улучшения эффективности можно достичь только путем улучшения процессов. Организация, в частности, может улучшить свою эффективность, сократив затраты или продолжительность бизнес-процессов.
• Адаптируемость характеризует степень способности процесса реагировать на изменения спроса и предложений рыночной среды. В современных условиях бизнес-процессы промышленных организаций должны быть быстро изменяемыми, а не «застывшими»; этого можно достичь в результате быстрой реакции организации на изменение требований потребителя на основе непрерывного улучшения процессов.
• Производительность — это отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе процесса.
• Длительность — время, необходимое для выполнения процесса, или промежуток времени между началом процесса и его завершением. Длительность отражает показатели времени, служащими важнейшими индикаторами своевременности и четкости выполнения операций процесса. Показатели деятельности, относящиеся ко времени производства продукта, описывают уровень конкурентного преимущества производителя и являются основными внутренними показателями деятельности предприятия. Оценка затрат времени важна для предприятий по ряду причин:
• Стоимость процесса — совокупность всех затрат, необходимых для однократного выполнения бизнес-процесса.

• самый популярный в России стандарт BPMN. Business Process Modeling Notation — графическая нотация для моделирования бизнес процессов. BPMN была разработана Business Process Management Initiative (BPMI) и поддерживается Object Management Group, после слияния организаций в 2005 году. Моделирование в BPMN осуществляется посредством диаграмм с небольшим числом графических элементов. Это помогает пользователям быстро понимать логику процесса. Выделяют четыре основные категории элементов:

• Объекты потока управления: события, действия и логические операторы. Объекты потока управления разделяются на три основных типа: события (events), действия (activities) и логические операторы (gateways).
• Соединяющие объекты: поток управления, поток сообщений и ассоциации
• Роли: пулы и дорожки
• Артефакты: данные, группы и текстовые аннотации.

• Организационной структуры;
• Функциональной структуры;
• Структуры данных;
• Структуры процессов;

• начальная стадия (inception)
• стадия разработки (elaboration)
• стадия конструирования (construction)
• стадия ввода в действие (transition)

Декомпозиция бизнес-процессов или уровни описания процессов. Декомпозиция — прием, позволяющий представить сложную систему в виде нескольких более простых взаимосвязанных, вложенных систем. Такая форма представления позволяет анализировать процесс, не перегружая представление элементами, излишними для решения текущей задачи. Глубина декомпозиции определяется целями моделирования и, таким образом, задает степень детализации описания процесса. По аналогии с планированием можно проводить моделирование и описание бизнес-роцессов «сверху-вниз» и «снизу-вверх».

Простые нотации описания бизнес-процессов, которые читают и используют сотрудники

Современные нотации описания бизнес-процессов

В случае моделирования «сверху-вниз» описываются все процессы компании, начиная с верхнего уровня, т.е. сначала рассматривается все предприятие в виде комплекса взаимосвязанных функций, а затем раскрываются отдельные функции в виде взаимосвязанных бизнес-процессов. При моделировании «снизу-вверх» выбирается один процесс (например, «Обработка продажи клиенту»), затем производится его описание и дальнейшая оптимизация под поставленные цели. Часто в этом случае описания всех процессов Заказчика (в целом)- не происходит, а описывается только часть бизнес-процессов, взаимодействующая с описываемым процессом. В дальнейшем такая работа может быть продолжена путем включения других процессов в работу по бизнес-инжинирингу. Каждая из методик моделирования имеет право на существование, а также свои достоинства и недостатки.
Описание системы бизнес-процессов предприятия «сверху-вниз» требует больших затрат ресурсов. При такой работе, как правило, ломаются устоявшиеся стереотипы, и часто результаты сложно внедрить без серьезного изменения существующей системы. Необходима детальная, предварительная проработка у Заказчика по схеме «миссии-стратегии-цели» компании.

При подходе «снизу-вверх» проще создать команду и добиться улучшений за небольшой срок, но эти улучшения будут носить локальный характер. Для такой работы достаточно проработки целей проекта по инжинирингу. Решения в пользу этого подхода принимаются с учетом более низких затрат и возможности испытать эффективность новой технологии без большого риска для компании в целом. В дальнейшем обученную команду сотрудников можно использовать для распространения опыта проекта на всю остальную компанию.
Многоуровневое моделирование бизнес-процессов можно представить как дерево, с раскрытием кажой ветки. Функция (одно действие) процесса представляет собой отдельный процесс и раскрывается уровнем ниже в виде отдельного процесса состоящего из нескольких операций.

Таким образом, повышая детализацию описания бизнес-процессов, можно сформировать структурную «вложенность» бизнес-процессов. Уровень детализации описания каждого отдельного бизнес-процесса диктуется необходимостью обеспечить качество понимания бизнес-процесса. Если какой-либо шаг процесса при данном уровне детализации остается непонятным, детализацию описания повышают. Если данного уровня детализации достаточно для однозначного понимания бизнес-процесса (определяющего удобство и эффективность работы с ним), то повышать детализацию не требуется (в целях экономии ресурсов). Подобная структура является процессной моделью компании Заказчика и должна содержать описание бизнес-процессов, определяя их взаимосвязи.

• выбранный стандарт проектирования бизнес-процессов;
• ранее принятые стандарты проектирования бизнес-процессов предприятия;
• установочные концепции бизнес-аналитика;

• цели моделирования (реинжиниринг бизнес-процессов, автоматизация бизнес-процессов и внедрения информационных систем, системные исследования бизнес-процессов и др.);
• интерпретация стандартов как Заказчиком работ, так и самим бизнес-аналитиком;
• принципы декомпозиции и/или описания. Например можно жестко следовать выбранной методологии, а можно упростить для Заказчика. Т.е. по методологии стрелка должна входить в узел только слева горизонтально по центру, но ради сокращения лишнего уровня декомпозиции можно ввести и несколько горизонтальных стрелок, и косые стрелки. Ведь очевидных плюсов от использования красивых крючков — нет;

ERP и реинжиниринг бизнес-процессов . Мы обращаем Ваше внимание на то, что под ERP-системой сейчас подразумевается не столько компьютерная программа сама по себе, сколько методология эффективного планирования и управления. Соответственно, установке и настройке ПО предшествуют весьма длительные этапы обследования, моделирования, а также под- или перестройки бизнес-процессов. Т.е. есть необходимость проведения мероприятий, которые принято называть «реинжинирингом бизнес-процессов» (BPR).
В России есть две крайности — или компания, внедряющая ERP-систему, соглашается с фирмой-Исполнителем на реинжиниринг всех бизнес-процессов и их подчинение требованиям базовой функциональности выбранной системы, или же Заказчик настаивает на 100% сохранении сложившейся практики работы и соответственно — кардинальном переписывании кода выбранной системы. Но если сильно изменить программный продукт, то вы в дальнейшем будете вынуждены заниматься сопровождением системы самостоятельно, так как новые версии, поступающие от производителя, не будут учитывать сделанных вами модификаций. Эти две крайности пополняют список причин неудач при внедрении ERP-систем.
Затраты на построение модели деятельности предприятия сильно различаются от проекта к проекту. Но отсутствие качественной модели может привести к полному или частичному перевнедрению системы, что в свою очередь взвинтит затраты и конечная стоимость проекта окажется в несколько раз больше, чем предполагалось вначале.
Анализ деятельности предприятия — довольно емкое понятие. В данном разделе под анализом деятельности понимается следующее: сбор и представление информации о деятельности предприятия в формализованном виде, пригодном для выбора и дальнейшего внедрения автоматизированной системы.

В зависимости от выбранной стратегии автоматизации предприятия технологии сбора и представления информации могут быть различными. Итоговое представление информации на этапе анализа деятельности играет одну из ключевых ролей во всей дальнейшей работе. Мы советуем, чтобы анализ предприятия закончился построением набора схем, соответствующим IDEF-стандартам. Иногда их набор называют «As-Is» (как есть).

• 2c8 Modeling Tool
• Aris Express
• AuraPortal
• BizAgi Process Modeler
• Business Studio
• CA ERwin Process Modeler (ранее CA ERwin Data Modeler, AllFusion Process Modeler, BPwin)
• Casewise Corporate Modeler Suite
• Corel iGrafx (IDEF0)
• Design/IDEF
• Edraw Mindmap
• eVSM
• Flowbreeze
• Fox-manager
• Gravity from SAP
• IBM Blueworks https://apps.lotuslive.com/bpmblueworks/
• Intalio
• iGrafx
• Lombardi Blueprint
• Omnigraffle Professional
• Promanade Basic software
• QPR ProcessGuide Xpress
• Savvion
• SigmaFlow
• Smartdraw
• Sparxsystem
• Systems2win
• TaskMap
• Viflow
• Websphere Business Modeler
• RavenCloud
• Ramus
• XSOL

В заключение. Так ли необходимо привлечение нас, консультантов? Ведь часто руководители говорят, что многие проблемы были у них как на ладони. Это так только на первый взгляд. Консультант видит ваши проблемы «по другому». А Заказчику требуется взгляд более опытный в этих делах, свежий, «незамыленный».

Хороших специалистов, знающих свою компанию с ног до головы — немного, при этом они очень заняты. Анализируя бизнес-процессы своими силами, Заказчик экономит деньги, и может быть, экономит время. Но отрывать лучших на описание БП — не всегда возможно.
С другой стороны Заказчики, наслышанные о многих неудачных работах по внедрения-реинжинирингу (в т.ч. ERP-проектах), совершенно справедливо боятся ошибиться с выбором. Только консультанты смогут помочь вам подготовиться к выбору необходимой информационной системы, а также сформулировать критерии отбора компании, которая будет внедрять эту систему.

И первым делом консультант должен провести небольшое обучение — лекцию для рабочей группы с тем, чтобы они получили общие представления о методах управления, о методах анализа существующих бизнес-процессов и о том, какие задачи можно решить с помощью CRM или ERP-системы. Можно поручить рутину исполнителям рангом пониже, но тогда появляется риск затягивания процесса. Незнание принципов построения таких документов несет в себе риск безрезультатности (результат непригодный к употреблению — это все равно что его отсутствие).
Наилучшее качество и скорость при подготовке документа возможны в альянсе, ключевого специалиста и опытного консультанта. Результатом будет согласованный язык описания бизнес процессов (т.е. терминология бизнеса компании) и само описание в деталях достаточных для решения дальнейших задач.

Описание бизнес-процессов — это только часть огромной работы — управления бизнес-процессами. А это, в свою очередь, не схемы и не должностные инструкции — это концепция, это образ жизни.

Почему наши описания бизнес-процессов нравятся клиентам? Мы не упираемся в заумные стандарты, мы всегда идет навстречу Заказчику, упрощаем и поясняем схемы под конкретного руководителя, любим свою работу, ценим наших клиентов. И нам это нравится. Надеемся, Вам тоже… Свяжитесь с нами – и мы встретимся с Вами, чтобы обсудить возможные направления нашего сотрудничества. И совместно определить, чем мы можем быть интересны и полезны для Вас и Вашего бизнеса.

Источник: dombyx.ru

Описание бизнес-процессов: методы и инструменты

10 июля 2019

Описание бизнес-процессов: методы и инструменты

Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.

Инвестор заинтересован в том, чтобы его предприятие работало как швейцарские часы – безотказно, предсказуемо и с гарантией точного результата. Однако люди, играющие ключевую роль в деятельности предприятия, – это не целостный механизм и не шестеренки.

Производители швейцарских часов шли к своему уровню веками, тогда как на внедрение процессов выделяют в лучшем случае два–три года. Хорошие часы могут стоить очень дорого, но при этом выполняют узкий спектр задач. Количество задач, которые решаются на предприятии, не поддается простому расчету. Одним из решений, призванных сократить пропасть между идеальной и реальной эффективностью, является описание и управление бизнес-процессами.

Определение и суть бизнес-процессов

Действующее предприятие можно описать в рамках одной из нескольких парадигм:

1. Инфологическая – предприятие как база данных.
2. Коммуникационная – предприятие как совокупность участников, которые находятся в совокупности отношений между собой – «договаривающиеся стороны».
3. Трансформационная – предприятие как фабрика по переработке ресурсов в конечный продукт. Ключевой частью понимания предприятия в рамках этой парадигмы являются бизнес-процессы.

Бизнес-процессы – это взаимосвязанные и последовательные действия, отвечающие следующим опциям:

• целью является производство продукции или услуги;
• в процессе участвуют люди. В противном случае мы говорим о технологическом процессе, который подчиняется иным принципам управления.

Этапы внедрения бизнес-процессов

Постановка бизнес-процессов на предприятии состоит из нескольких этапов (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Этапы постановки бизнес-процессов на предприятии

Недооценка любого из этапов делает бессмысленным проект постановки бизнес-процесса.

1. Выявление и документирование процесса. Важно проанализировать текущую ситуацию, прежде чем приступать к изменениям. В результате этого этапа должна появиться модель «AS IS» (как есть), выявлены узкие места и потенциал возможных изменений.
2. Анализ процесса проводится до и после его внедрения. Этот этап определяет необходимые изменения, инструментарий и ресурсы.
3. Описание бизнес-процесса дает полную информацию по планируемым изменениям. Результатом этого этапа должен стать задокументированный план, обязательный к исполнению. На практике этот этап ошибочно принимают за завершающий. И тогда документ, описывающий процесс, становится «неработающим».
4. Реализация – это исполнение принятых решений. Во время этого этапа формируется дополнительная информация об эффективности бизнес-процесса в целом, его участников и ключевых этапов. Информация, генерируемая в процессе реализации, способна поддержать и усилить конкурентные преимущества компании на рынке.
5. Контроль остается самой недооценённой частью задачи постановки бизнес-процесса. Без последующего контроля и анализа действующих процессов, весь проект по внедрению окажется неэффективным. Недооценка этого этапа отчасти оправдана тем, что от процесса ожидается его самодостаточность. Механизм внедряется для экономии времени и ресурсов. Но любой процесс продолжает требовать внимания.

Часто кажется, что у менеджмента компании в результате постановки бизнес-процесса должна появиться «волшебная кнопка». После нажатия на «волшебную кнопку» автоматически получается ожидаемый результат. Однако не все решения лежат в области автоматизации. Компетентный аналитик должен своевременно учитывать все аспекты деятельности предприятия и предложить оптимальные для конкретной ситуации решения.

Коммуникации и каналы передачи информации, которые являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, представляют собой очень сложную паутину последовательных действий

Методологии и инструментарий описания бизнес-процесса

Важным, но непринципиальным моментом является вопрос выбора инструментария для описания бизнес-процесса. Эффективность инструмента определяется гибкостью и простотой применения, а также способностью учитывать все парадигмы описания деятельности предприятия. В современной методологии управления чаще всего упоминается инструмента описания бизнес-процессов: BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Его отличают:

• умеренная плотность подачи информация;
• гибкость;
• широкая аудитория (бизнес-аналитики, системные аналитики, разработчики баз данных и приложений).

Коммуникации и каналы передачи информации, которые являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, представляют собой очень сложную паутину последовательных действий. BPMN 2.0 призван учесть все возможные аспекты деятельности компании. Благодаря этому подходу, существенно облегчается внедрение и автоматизация бизнес-процессов.

В результате описания получается графическая иллюстрация и текстовое сопровождение, поясняющее ключевые аспекты процесса (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Пример графического описания бизнес-процесса в рамках нотации BPMN 2.0

BPMN 2.0 – это своего рода баланс между легкостью восприятия и сложностью описания бизнес-процесса. Инструмент находится в свободном доступе на сайте Object Management Group.

Виды бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов невозможно без понимания их видов и классификации основных участников.

В литературе и практике встречается несколько видов классификаций. Чаще всего процессы классифицируют по следующим группам:

• основные,
• вспомогательные,
• управленческие.

Основные непосредственно завязаны на задачи производства и реализации продукции, оказания услуг. Именно здесь генерируется большая часть добавленной стоимости и инвестиционных рисков.

Вспомогательные предназначены для обеспечения работы основных процессов. Речь идет, например, о бухгалтерии, процессе подготовки и найма персонала, работе IT-службы и прочее.

Управленческие оказывают влияние на деятельность всех подразделений и в то же время непосредственно не участвуют в их работе. Основные задачи управленческих процессов:

• выбор направлений развития компания;
• контроль за исполнением поставленных задач.

Принято считать, что все бизнес-процессы важны, и нельзя расставлять жесткие приоритеты. Но на практике проблемы в основных подразделениях могут обойтись компании на порядок дороже, чем во вспомогательных.

Участники

Участников группируют по-разному, но так или иначе, следующие роли присутствуют во всех методиках:

1. Владелец.
2. Менеджер.
3. Исполнитель.
4. Аналитик.
5. Инженер.

Владелец – это основной бенефициар бизнес-процесса. Владелец распоряжается ресурсами, владеет полномочиями, необходимыми и достаточными для исполнения процесса, и несет ответственность за его эффективность. У конкретного процесса свой владелец. Например, владельцем процесса поиска нового сотрудника и его трудоустройства является руководитель службы HR.

Менеджер управляет выполнением конкретного бизнес-процесса на оперативном уровне. Он контролирует исполнение регламентов. Исполнитель отвечает за исполнение любой из задач или групп задач, входящих в бизнес-процесс. Аналитик и инженер отвечают за оптимизацию с той разницей, что инженер обеспечивает техническое исполнение.

Кроме разделения по ролям, участников разделяют по степени контролируемости или простым языком – по месту работы.

Внутренние – сотрудники компании, ответственные за выполнение задач.

Внешние – участники, неработающие в компании. При этом они влияют на ход исполнения задач, стоящих перед сотрудниками компании.

Роли, нотации BPMN, программное обеспечение и оборудование, обеспечивающие автоматизацию бизнес-процесса – все это неотъемлемые объекты и субъекты процесса описания.

Бизнес-процесс – это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат. И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

Практика работы с бизнес-процессами

Можно отказаться от сложных инструментов описания в пользу упрощения. Например, использовать стандартную блок-схему с описательной частью. Выбор в пользу того или иного решения зависит от жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям.

Бизнес-процесс – это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат. И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

Добавочная стоимость часто формируется в большей степени в участках, где требуется творческий подход. Излишний контроль может привести к обратным от ожиданий последствиям. Во всех других случаях, внедрение управления бизнес-процессами при сбалансированном подходе оправдывает себя в полной мере.

При описании бизнес-процессов следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Результаты, которые компания ожидает получить на выходе процесса, должны быть четко сформулированы и измеримы.

2. Не стоит внедрять процесс, не имея инструментария и ресурсов для контроля за его исполнением.

3. Самыми дисциплинированными исполнителями задач бизнес-процессов должны стать генеральный директор и топ-менеджмент компании.

4. «First things first». Основное внимание следует уделять основным процессам. Если есть критичные сложности в основных, эффективность вспомогательных процессов не будет давать никакой добавочной стоимости.

5. Все участники должны быть осведомлены и мотивированны. Каждый сотрудник должен хорошо представлять:

• свои задачи;
• сроки для исполнения задач;
• формулу и способы измерения результата;
• вознаграждение в случае успешного выполнения поставленных задач.

6. При описании бизнес-процесса используйте простые и распространенные определения. Задача описания процесса – сделать его понятным для целевой аудитории. Самовыражение желательно оставить для других задач.

7. Никто не знает ваш бизнес лучше, чем вы сами. Консультанта целесообразно привлечь лишь в качестве модератора. Основную работу по описанию бизнес-процесса эффективнее доверить его будущим исполнителям.

8. «Лучшее – враг хорошего». Оптимизация бизнес-процессов – это цикличная задача, но процесс оптимизации не следует делать вечным. Если же процесс «сбоит», то можно использовать стандартные методы:

• упрощение (исключаются несущественные звенья);
• стандартизация определенных участков (например, шаблоны документов).
• исключение дублирующих задач, исключение излишнего описания БП;
• аутсорсинг (передача исполнения дискретных задач сторонним компаниям);
• оптимизация сроков (сокращение или увеличение сроков для регламентированных задач).

9. Разные уровни описания. При выборе глубины описания следует ориентироваться на его пользователя. Описание для сотрудника IT подразделения, для исполнителя и для сотрудника генерального директора должны иметь разную глубину.

10. Следует помнить, что основная задача постановки бизнес-процесса – это автоматизация исполнения существенных для бизнеса задач. Игнорирование современных инструментов автоматизации приводит к существенному снижению эффективности процесса.

Выводы

Внедрение бизнес-процессов – это сложный и цикличный процесс. Описание бизнес-процессов – ключевой, но не завершающий этап его внедрения. Без последующего анализа и контроля, процесс не даст ожидаемого эффекта. Нотации и инструментарий описания выбирается исходя из стадии жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям.

При этом учитывается способность инструментария автоматизировать процессы. Язык BMPN 2.0 является одним за наиболее популярных среди языков, используемых для описания.

Внедрение управления бизнес-процессами особенно эффективно при необходимости минимизировать в работе влияние человеческого фактора. Первостепенное влияние при внедрении и описании стоит уделить основным процессам: проблемы в ключевых процессах не могут быть компенсированы конкурентоспособным уровнем во вспомогательных процессах.

Источник: upr.ru

11+ самых эффективных программ для автоматизации бизнес-процессов в 2023 году

Выбор правильного (BPA) программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов имеет решающее значение для вашей компании. Организации постоянно ищут технологические инструменты, которые помогут им эффективно управлять своими бизнес-операциями в современной гонке за цифровизацию. В этом руководстве мы оценили и рассмотрели лучшее программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, а также некоторые дополнительные сведения о компаниях, занимающихся роботизированной автоматизацией процессов, и несколько примеров, которые могут вам понадобиться.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) использует технологии для автоматизации различных функций бэк-офиса, чтобы оптимизировать ваши бизнес-операции.

Вместо того, чтобы полагаться на отдельных лиц для выполнения рутинной и простой работы, ваша компания теперь полагается на технологии. Технология более эффективна и экономична, и она ускоряет процесс.

Компании, внедряющие автоматизацию бизнес-процессов, улучшают не только свои цифровые операции, но и бизнес-процессы в целом.

Что такое роботизированная автоматизация процессов (RPA)?

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это тип технологии автоматизации бизнес-процессов, которая автоматизирует повторяющуюся черную работу, выполняемую людьми, с помощью программных роботов (ботов) или искусственного интеллекта (ИИ).

Роботизированная автоматизация процессов помогает предприятиям выполнять объемные процедуры и быстро определять приоритетность более сложных задач, устраняя необходимость в человеческом персонале.

Этот тип автоматизации обеспечивает высокую рентабельность инвестиций и ускоряет инициативы любой организации по цифровому преобразованию.

Автоматизация бизнес-процессов против роботизированной автоматизации процессов

Согласно приведенным выше определениям, и BPA, и RPA имеют одну цель: эффективно выполнять бизнес-функции в компании.

BPA первым вошел в технологическую отрасль, а также может эффективно применять RPA в своей системе.

Что такое ПО для автоматизации бизнес-процессов?

Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов выполняет процедуры, которые достигают определенной бизнес-цели, используя бизнес-правила и автоматизированные задачи. Разрешить сотруднику запрашивать отпуск — простая цель; создание нового продукта является более сложной задачей. Все операции, связанные с этими процессами, контролируются и анализируются на предмет эффективности.

Каково значение этого? Проще говоря, поскольку программное обеспечение не может думать само по себе, люди совершают ошибки и являются основными движущими силами инноваций в каждой фирме. Это означает, что когда ваши сотрудники тратят время на повторяющиеся процессы вместо того, чтобы думать о том, как построить свою фирму, вы рискуете совершить ошибки вручную (которые требуют дополнительных усилий для исправления) за минимальное вознаграждение. В результате автоматизация процессов снижает количество ошибок, высвобождая время и энергию ваших сотрудников.

Как используется программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов?

Тип бизнес-процесса, который вы хотите автоматизировать, будет определять, как вы будете использовать программное обеспечение BPA. Не существует универсального чудесного программного обеспечения, которое могло бы справиться со всеми бизнес-процедурами организации.

Например, ваше программное обеспечение для автоматизации социальных сетей нельзя использовать для оптимизации других корпоративных процедур. Вы должны провести исследование, чтобы найти лучший инструмент для работы. Вот несколько приложений для программного обеспечения BPA.

Примеры процессов автоматизации бизнес-процессов, которые можно автоматизировать

Примеров множество, но вот некоторые:

№ 1. Управление операциями

Автоматизируйте весь логистический компонент процесса, чтобы отслеживать, кто, что и когда находится в вашем бизнесе.

№2. Управление проектом

Используйте программное обеспечение для управления проектами или задачами, чтобы избежать неправильной передачи электронных писем, информационных файлов или списков дел.

№3. Служба поддержки

Используйте программное обеспечение поддержки клиентов, чтобы автоматизировать некоторые ответы, чтобы избавить ваш персонал службы поддержки от необходимости отвечать на сотни или тысячи жалоб на проблему.

№ 4. Управление социальными сетями

Чтобы сэкономить время, используйте инструменты автоматизации социальных сетей, чтобы запланировать публикации в течение дня, недели или месяца по вашему выбору.

Преимущество внедрения программного обеспечения BPA заключается в том, что оно ускоряет работу. Это улучшает качество обслуживания клиентов, а также дает представление об областях вашей организации, которые требуют улучшения.

Самое главное, это обеспечивает большую отдачу от инвестиций.

Нуждается ли ваш бизнес в программном обеспечении для автоматизации бизнес-процессов?

Существует существенная связь между фирмами, использующими программное обеспечение BPA, и повышением производительности. Если вы хотите максимизировать эффективность и производительность, вы должны автоматизировать процедуры своей компании.

Вопросы, которые следует задать, чтобы решить, нужно ли вашему бизнесу это программное обеспечение

Вот некоторые соображения, которые следует учитывать при принятии решения о внедрении программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов.

№1. Вы боретесь со слишком большим количеством встреч?

Большинство предприятий имеют дело с многочисленными встречами, отнимающими много времени. Используйте программное обеспечение BPA для автоматизации этой процедуры.

Эта программа значительно сократит время, необходимое для решения проблем, принятия более быстрых решений и оптимизации совместной работы — и все это без необходимости физического присутствия ваших сотрудников на совещании в каком-либо офисе.

№ 2. В вашем бизнесе слишком много ручных процессов?

Создание ежедневных отчетов и ручная компиляция данных — это трудоемкая и трудоемкая деятельность, которая также может привести к дорогостоящим ошибкам.

Замените ручную отчетность программным обеспечением для автоматизации бизнес-процессов в вашей корпорации.

№3. Процесс проверки документов замедляет ваш бизнес?

Задержки могут возникать, когда ваша команда ожидает утверждения или проверки документа от менеджера или супервайзера, прежде чем приступить к работе.

Что делать, если начальник или руководитель находится в отпуске или недоступен по другой причине? Это может сбить вашу команду с пути и, возможно, повредить моральному духу.

№ 4. Считаете ли вы, что оптимизированные процессы улучшат производительность сотрудников?

Да. Основное преимущество программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов заключается в том, что оно позволяет автоматизировать процедуры быстрее, что позволяет персоналу работать более продуктивно.

Команды не должны тратить время на ожидание утверждений или проверок, потому что они происходят мгновенно.

Примеры использования программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов

Вот несколько интересных примеров использования программного обеспечения BPA, которые помогут вам лучше понять программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов.

№1. Адаптация сотрудников

Подбор персонала – процедура длительная и трудоемкая. Это связано с объемом бумажной работы, связанной с процессом найма, которая включает в себя необходимую документацию, открытие банковских счетов, организацию учебных занятий, организацию вводных встреч, заполнение форм с информацией о сотрудниках и многое другое.

Этот процесс трудоустройства становится нерегулярным, неструктурированным и разрозненным без использования программного обеспечения BPA и может даже привести к:

• Низкая производительность.
• Недовольство сотрудников.
• Пропуск некоторых важных задач.
• Бесконечная канцелярия по приему на работу.

Автоматизированная процедура адаптации персонала гарантирует плавный переход от одной задачи к другой.

№ 2. Заказы

Заказы на покупку — это повторяющаяся повседневная задача в большинстве фирм, требующая большого количества документов.

Сотрудники заполняют форму и отправляют ее закупщику. Готовится заказ на поставку, и его копия доставляется поставщику, а также группе по инвентаризации после того, как он будет рассмотрен и утвержден соответствующим органом.

Если этот бизнес-процесс не автоматизирован, может возникнуть несколько проблем, включая (но не ограничиваясь):

• Ошибки при приеме поставок.
• Ошибки в заказе на покупку.
• Неполные записи.
• Влияет на производительность.
• Задержка утверждения заказа на поставку.

Плюсы и минусы программного обеспечения BPA

Каждая часть программного обеспечения имеет преимущества и недостатки. Программное обеспечение BPA ничем не отличается.

Плюсы

• Повышает эффективность
• Увеличивает масштабируемость
• повышает адаптивность
• Повышает адаптивность

Минусы

• Выселение сотрудников
• Инвестиции в автоматизацию обходятся дорого.
• Ограниченные возможности машин
• Обеспокоенность по поводу безопасности

Лучшее программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

Многие предприятия признают необходимость автоматизации бизнес-процессов. В результате произошел неожиданный рост спроса на программное обеспечение BPA.

Примеры лучших инструментов автоматизации бизнес-процессов включают в себя:

№1. Smartsheet

Smartsheet — это динамическое рабочее пространство, которое позволяет командам управлять проектами, автоматизировать рабочие процессы и быстро создавать новые решения с помощью удобных им инструментов без кода, обеспечивая при этом защиту, необходимую ИТ-специалистам.

Это программное обеспечение BPA представляет собой удивительно адаптируемое и простое в использовании решение, которое улучшило организационную прозрачность, коммуникацию и усовершенствование процессов, а также изменило то, как функционируют фирмы.

№ 2. поцелуй

Привлекательность Kissflow заключается в том, насколько быстро и просто его можно использовать для тех, кто хочет автоматизировать процессы своей компании. Это программное обеспечение BPA предлагает простую, оптимальную и эффективную платформу для управления и отслеживания всех ваших действий.

Он освобождает вас от повторяющихся бизнес-процедур, основанных на правилах, и автоматизирует их с легкостью, точностью и всесторонней гибкостью. Kissflow — самое простое программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов.

№3. Лазерная карта

Laserfiche помогает вам управлять критически важными процессами в вашей фирме, используя настраиваемые, удобные для пользователя отчеты для оценки успеха бизнес-процессов. Это просто узнать, но трудно освоить.

Используя информационные панели и визуализации, это программное обеспечение BPA оценивает рабочую нагрузку сотрудников. Это инструмент автоматизации процессов, который следует использовать, если вы хотите повысить эффективность и точность.

№ 4. Comindware Трекер

Comindware — это программное обеспечение для бизнес-процессов, которое повышает производительность команды и снижает трудозатраты за счет оптимизированных процессов.

Это программное обеспечение BPA делает невероятно простой замену нескольких файлов Excel и сложных процессов единым интегрированным решением, которое требует минимального участия ИТ-персонала.

№5. Hootsuite

Hootsuite — известная на рынке платформа автоматизации управления социальными сетями. С более чем 150 приложениями в магазине Hootsuite App Discovery, он предлагает самый полный выбор коннекторов для социальных сетей. Он также включает в себя простой в использовании пользовательский интерфейс для быстрой адаптации. Вы можете быстро связать несколько аккаунтов, включая YouTube. Hootsuite — отличное решение для управления социальными сетями для компаний, которые подключаются к нескольким социальным сетям.

№6. Базовый лагерь

Basecamp — это онлайн-платформа для совместной работы, используемая предприятиями. Он адаптируется, поскольку допускает широкий спектр интеграций. Основные функции Basecamp включают крайний срок, файл, задачу, объявление и отслеживание разговоров. Рассмотрите возможность создания виртуального центра для команд компании, что может быть полезно в удаленной рабочей среде. Basecamp — самый адаптируемый и мощный центр рабочего места.

№ 7. Асана

Asana — это платформа управления проектами с функциональностью как для менеджеров, так и для рабочих. Его простой пользовательский интерфейс упрощает управление проектами, поощряя использование и участие. Что касается безопасности, Asana предоставляет SSO, 2FA и сложные детализированные разрешения. Asana предлагает предопределенные шаблоны, общий командный календарь, планировщик задач, расстановку приоритетов задач и автоматизацию повторяющихся задач для управления и планирования.

№ 8. ConnectWise Управление

Программное обеспечение для автоматизации бизнеса ConnectWise Manage дает вам контроль над вашими бизнес-процессами за счет упреждающего мониторинга, управления и поддержки. Это самый эффективный инструмент для помощи вашей компании в достижении ее целей.

№9. Бонитасофт

Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов Bonitasoft поможет преобразовать вашу корпорацию. Он автоматизирует корпоративные процессы, привлекая сотрудников из нескольких отделов, а затем отслеживая их эффективность с течением времени.

№10. Врайк

Wrike, возможно, является лучшим приложением для автоматизации бизнес-процессов с множеством возможностей, повышающих производительность, ускоряющих рост и улучшающих качество обслуживания клиентов.

Это программное обеспечение BPA идеально подходит для работы фирм. Он достаточно гибкий, чтобы каждый член вашей команды мог видеть общую картину и добиваться поставленных целей.

№11. Quixy

Quixy — это программа разработки приложений без кода по сравнению с другими инструментами автоматизации бизнес-процессов. Это облегчает разработку пользовательских приложений для поддержки бизнес-процессов компании.

Наша программная архитектура BPA автоматизирует, отслеживает и улучшает бизнес-процессы и рабочие процессы, обеспечивая оптимальную отдачу.

№ 12. Технологическая улица

Process Street — это простое приложение для автоматизации бизнес-процессов. Это также самый эффективный подход к отслеживанию повторяющихся контрольных списков и процедур вашей команды.

Сокращение кликов и простота использования этой программы BPA демонстрируют, сколько внимания было уделено ее разработке. Process Street — это самый простой способ для вашей команды справиться с повторяющимися рабочими процессами. Это простой, но эффективный инструмент контрольного списка.

Что такое программное обеспечение для автоматизации процессов?

Использование программного обеспечения и технологий для автоматизации бизнес-процессов и операций для достижения конкретных организационных целей, таких как создание продукта, наем и адаптация сотрудника или предоставление обслуживания клиентов, называется автоматизацией процессов.

Какой инструмент RPA лучше?

UIPath — лучшее решение RPA, поскольку оно предоставляет широкий спектр простых в использовании функций робота, включая искусственный интеллект, и масштабируется в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Какие существуют виды автоматизации процессов?

Среди нескольких типов автоматизации процессов можно выделить:

• Фронтальная автоматизация.
• Внутренняя автоматизация.
• Нативные действия.
• Интеллектуальная автоматизация.

Каковы пять основных типов процессов?

Большинство производственных сред попадают в одну из пяти широких групп. Повторяющиеся, дискретные, цеховые, периодические и непрерывные процессы.

Что такое базовая автоматизация процессов?

Базовая автоматизация автоматизирует простые и фундаментальные операции. Базовые технологии автоматизации оцифровывают повторяющиеся процессы практически без кодирования, уменьшая количество ошибок и ускоряя транзакционный труд. Эта базовая автоматизация включает в себя управление бизнес-процессами (BPM) и роботизированную автоматизацию процессов (RPA).

Каковы три способа автоматизации процесса?

Однако сам термин «автоматизация» неоднозначен и включает в себя широкий спектр технологий с различными возможностями и вариантами использования. В рамках этого конгломерата идей необходимо учитывать три основные технологии: макросы, автоматизацию ИТ-процессов (ITPA) и роботизированную автоматизацию процессов (RPA).

Требуется ли программирование для автоматизации процессов?

Вам не потребуются какие-либо знания или навыки программирования для выполнения основных процедур автоматизации, даже если они никогда раньше не выполнялись. Решения RPA значительно упрощают автоматизацию операций, делая процесс быстрее и эффективнее.

В заключение

Организации могут использовать решение для автоматизации бизнес-процессов, чтобы исключить человеческие ошибки при автоматизации ручных и повторяющихся операций. Вы также можете получать данные в режиме реального времени с центральной консоли. В этом руководстве есть все, что вам нужно, чтобы принять лучшее решение.

Статьи по теме

• АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕСА: определение, примеры, программное обеспечение и идеи
• АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ: определение и лучшие программные инструменты
• 4 компании, за которыми стоит следить в сфере складской робототехники
• Автоматизация продаж: смысл, платформы и преимущества
• ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ МАРКЕТИНГА: особенности и цены

Рекомендации

• сладкийпроцесс
• производитель процессов
• интегрировать

Источник: businessyield.com