Какая программа стоит на кассе

Несмотря на то, что облачные кассы появились на рынке в 2018 году, у многих до сих пор нет ясного понимания о том, что они из себя представляют и как с ними работать. Развеем все мифы про облачные кассы, ответим на часто возникающие вопросы, объясним, чем удобна и кому выгодна работа с ними.

Облачные кассы Ferma

Лучший сервис аренды облачных касс для старта, развития или оптимизации бизнеса, принимающих платежи в режиме онлайн

Что такое облачная касса?

Онлайн-кассы по своим техническим характеристикам подразделяются на несколько типов: смарт-терминалы, фискальные регистраторы, автономные и облачные кассы. Каждый вид обладает своим уникальным функционалом, подходящим для того или иного вида предпринимательской деятельности.

Облачные кассы — это единственный вид ККТ, который не принимает оплату наличными, поскольку изначально создавался для различных сфер с электронной системой платежей. При этом предусмотрена возможность пробить чек вручную и принять наличную оплату.

Начальное обучение работе на кассе

Облачные кассы не устанавливаются в точку продаж или офис, а располагаются в дата-центре, пользователи взаимодействуют с ними через виртуальный сервис. При поступлении на ККТ информации о приходе денег чек отбивается автоматически.

Законно ли применение облачных касс?

В законе «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в РФ» нет термина «облачные кассы», в тексте нормативного акта они называются «контрольно-кассовой техникой, расположенной вне места совершения расчетов». В п. 5.6 статьи 1.2 54-ФЗ определяются ситуации, в которых предприниматели могут использовать такую ККТ.

Все модели онлайн-касс, используемых в облачных сервисах, включены в реестр кассовой техники ФНС.

В чем особенность облачной кассы?

Так как облачная интернет-касса не привязана к месту совершения платежа, одна ККТ может обслуживать несколько точек, не нарушая требования закона 54-ФЗ. Для пробития чека не нужно участие кассира, цифровой процесс фискализации происходит автоматически (за исключением ручного отбития чека, но это частные случаи).

Облачная касса располагается в надежно защищённом дата-центре. В помещении поддерживается особый микроклимат, оптимальный для работы техники. В дата-центре предусмотрено резервное электропитание и подключение к нескольким провайдерам интернет, что исключает перебоев в работе кассы из-за отключения электричества или доступа в интернет. Персонал дата-центра отвечает за техническое обслуживание, обновление программного обеспечения, замену ФН, работоспособность ККТ. Все эти заботы снимаются с плеч пользователя.

Как выглядит облачная касса?

Кассовые аппараты для облачных сервисов отличаются небольшими размерами, так как им не требуется ни устройство ввода, ни дисплей, ни принтер для печати чеков. Например, размеры Эфир Pro ФС всего 75х45х19 мм. Ниже фото облачной кассы этой модели.

При небольших размерах облачные кассы могут обрабатывать большое количество платежей за минимальное время. На формирование чека на Эфир Pro ФС требуется не больше одной секунды.

В центре обработки данных кассовые аппараты устанавливаются на серверную полку, которая может вмещать более 200 единиц ККТ. Облачные кассы Эфир Pro ФС поддерживают все действующие форматы фискальных данных: ФФД 1.05, 1.1 и 1.2 и могут работать с маркировкой. Отправка кодов маркировки через облачную кассу в «Честный знак» — еще одно преимущество виртуальной ККТ

С какими платежными системами может работать облачная онлайн касса?

Ввиду того что сведения для формирования чека поступают на облачную кассу через интернет, для работы облачной онлайн-кассы просто необходимо взаимодействие с платёжными шлюзами, эквайринговыми сервисами, CMS или CRM системами. У каждого оператора облачных касс, как правило, есть определённый перечень интеграций, которые уже настроены и к ним можно быстро подключиться. Эта услуга может быть платной у поставщиков облачных решений, в сервисе Ferma подключение входит в комплекс услуг и не требует дополнительной оплаты.

Возможности интеграции облачной кассы Ferma с CMS и платежными системами

Для облачных касс Ferma создано более 50 интеграционных решений и модулей. Среди них взаимодействие с эквайринговыми сервисами банков, различными платёжными системами, товароучётными программами и системами управления бизнеса. При интеграции облачной интернет кассы с эквайрингом банка-партнёра мы предоставляем скидки на оплату сервиса.

В списке наших готовых решений есть взаимодействие с такими платёжными агрегаторами, как Сбербанк, «Альфа-Банк», «Московский кредитный банк», «Форабанк», «Модульбанк», Chronopay, Inplat, Payanyway, «Подконтролем», «Квартплата» и др. Полный список интеграций можно посмотреть в разделе «Все интеграции облачных касс Ferma». А также можно настроить взаимодействие удаленной кассы через коннектор 1С или по API с вашей товароучетной системой.

Переход на облачную кассу Ferma с другого сервиса происходит совершенно безболезненно с помощью коннектора.

Как работает облачная касса?

После заключения договора на аренду ККТ пользователю необходимо приобрести ФН, подключить облачную кассу к ОФД и поставить её на учёт в налоговой. Все эти процессы осуществляются дистанционно на сайте nalоlg.ru или в личном кабинете поставщика услуг. Для оформления договора и регистрации облачной кассы понадобится сертификат КЭП.

В случае с Ferma, при покупке облачной онлайн кассы и фискального накопителя, услуга регистрации в ФНС будет доступна в Личном кабинете автоматически, а все данные по облачной кассе заранее погружены в форму заявки. Дополнительно заключать договор с ОФД не требуется.

Регистрация и подключение облачной кассы

После регистрации надо интегрировать облачную кассу с платёжной системой. Готовые решения по интеграции позволяют быстро настроить взаимодействие и начать принимать платежи.

Принцип работы фискализации и эквайринга мало чем различается у обычной и облачной кассы:

1. Покупатель оплачивает товар или услугу через платёжную систему.
2. Банк-эквайер списывает деньги с карты покупателя и подтверждает платёж.
3. Сведения о совершении расчёта поступают на облачную кассу.
4. Касса формирует чек, отправляет его покупателю по электронной почте или номеру телефона.
5. Информация от облачной кассы передаётся в ОФД.
6. ОФД отправляет сведения в ФНС и, при необходимости, в систему маркировки.

Вот как выглядит процесс фискализации платежей в облачной кассе Ferma:

Кто может применять облачные кассы?

По функционалу сервис аренды облачных интернет касс отлично подойдет для крупного, малого и микробизнеса. Наиболее часто облачные онлайн-кассы используют для ведения продаж через интернет-магазины. Но также они легко применимы в различных сферах, где ключевым инструментом приёма платежей является безналичная оплата или продажи осуществляются с помощью курьеров. В частности, сервис облачной фискализации Ferma адаптирован под такие отрасли:

• облачные кассы для ЖКХ;
• облачная касса для вендинга;
• прием онлайн-платежей интернет-магазинами через облачный сервис;
• облачные онлайн кассы для услуг;
• продажи в социальных сетях с помощью облачных интернет касс;
• маркетплейсы с эквайрингом через облачную интернет кассу;
• облачные кассы для такси и транспорта;
• службы доставки, постаматы, которые проводят платежи через облачные кассы;
• телекоммуникационные службы также используют для своих транзакций облачные кассы.

Работа с облачной кассой упрощает процессы во многих сферах, где неудобно и невыгодно использовать большое количество физических онлайн-касс, например — вендинг.

Облачные сервисы можно применять для фискализации платежей при использовании любой системы налогообложения: ОСН, УСН, ПСН, ЕСХН. На возможность применения большее влияние оказывает вид бизнеса, чем СНО.

Может ли ИП на УСН использовать облачные кассы?

Упрощённая система налогообложения для ИП не является ограничением для применения облачных касс. Предприниматели с любой СНО могут фискализировать платежи с помощью облачного решения, если его клиенты оплачивают заказы дистанционно, не контактируя с продавцом в момент расчета.

• оплату принимает курьер, доставляющий заказ (вне ПВЗ);
• оплату принимает сотрудник, выполняющий работы и оказывающий услуги на выезде;
• при продаже билетов на борту транспортного средства.

Облачная касса для ИП на УСН является удачным решением для фискализации платежей и передачи фискальных данных в налоговую.

Подходит ли облачная касса для ООО на ОСНО или УСН?

Общества с ограниченной ответственностью могут использовать облачные сервисы вне зависимости от системы налогообложения. Условия по использованию облачных интернет касс для ООО такие же, как у для ИП: облачная онлайн-касса может применяться для фискализации расчётов, совершаемых на сайте или в приложении, а также если оплату принимает курьер, сотрудник на выезде, водитель или кондуктор на борту транспортного средства, продавец выездной торговли.

Кто не может использовать облачные кассы?

Основное правило: если покупатель совершает расчёт за товар, услугу в помещении, принадлежащем продавцу на правах собственности или аренды (в офлайн-магазине, офисе, салоне, павильоне, складе) и представитель продавца и клиент контактируют в момент оплаты — необходимо использовать ККТ, зарегистрированную по месту совершения продажи. Клиенту следует выдать бумажный чек или, в случае согласия, направить электронный.

Рассмотрим схожие ситуации, в которых допустимо и недопустимо применение облачных онлайн-касс:

Нельзя использовать облачную кассу

Можно использовать облачную кассу

Покупатель приобретает товары в офлайн-магазине

Покупатель формирует заказ и оплачивает его в приложении, забирает в магазине

Оплата услуг ЖКХ производится в кассе, расчётном центре или офисе управляющей компании

Оплата производится с помощью интернет-банкинга или в банкомате

Потребитель получает и оплачивает заказ в пункте выдачи

Заказ доставил курьер, оплата производится по месту доставки

Пассажир приобретает билет в билетной кассе

Покупка билета совершается на борту транспортного средства

Облачная касса для интернет-магазинов

Интернет-магазинам трудно обойтись без облачного кассового сервиса. Формально никто не ограничивает создателей онлайн-ресурсов, какую ККТ применять для фискализации расчётов. Но с практической точки зрения, облачная касса — это идеальное решение для платежей на сайтах.

Покупатели оплачивают заказы в любое время суток. И на каждую покупку надо отбить чек. Облачная касса делает это автоматически, без участия кассира, что позволяет не потерять ни одного платежа. Для фискализации расчётов необходимо подключить облачную кассу к интернет-эквайрингу, через который магазин принимает оплату.

Если покупатели оплачивают заказ при получении его у курьера, то чек на такую покупку можно пробить тоже на удалённой облачной кассе. Курьер формирует фискальный документ в ручном режиме, обращаясь к ККТ через интернет. Чек отправляется клиенту в электронном виде, либо предъявляется для считывания в виде QR-кода.

Облачная касса обеспечивает высокую скорость проведения платежей и может обслуживать большой поток заказов. По мере роста оборота можно увеличить количество арендованных ККТ.

Облачная касса для вендинга

При продажах через торговые автоматы необходимо пробивать чеки. Если продаваемые товары не относятся к технически-сложной или подакцизной продукции, автомат может не печатать бумажный чек и даже не отправлять его в электронном виде. Достаточно высветить на дисплее аппарата QR-код, по которому покупатель может открыть фискальный документ.

При таком особом режиме фискализации, облачная касса — оптимальное решение для сети вендинговых автоматов. Нет необходимости устанавливать кассовую технику в каждый корпус, к одной ККТ можно подключить несколько аппаратов, которые будут передавать сведения в сервис по сети интернет. Получив информацию о покупке, касса пробивает чек, формирует QR-код и передает его на вендинговый аппарат для демонстрации клиенту. В зависимости от количества продаж одна облачная касса может фискализировать платежи нескольких десятков автоматов, а это очень существенная экономия на кассовой технике и фискальных накопителях.

Сколько стоит аренда облачной кассы для бизнеса?

Рассмотрим все составляющие, из которых складывается цена облачной кассы и стоимость фискализации.

Уникальность сервиса облачных касс состоит в том, что вам не надо покупать онлайн-кассу, вы берете её в аренду. В стоимость аренды облачной кассы обычно входит техническое обслуживание, обеспечение работоспособности техники, обновление программного обеспечения, настройка ККТ. Дополнительно оператор может взимать оплату за услугу ОФД, проверку кодов маркировки, хранение ФН и т. п.

Ещё одна составляющая затрат — покупка ФН. Несмотря на то что сервис облачных онлайн касс виртуальный, в его основе лежит физический кассовый аппарат, который должен быть оснащен фискальным накопителем.

В сервисе аренды облачных касс Ferma в цену тарифа входят все сопутствующие услуги. Дополнительно вам надо будет покупать только фискальные накопители. Для оплаты сервиса мы предоставляем на ваш выбор несколько тарифных планов, которые отвечают запросам бизнеса разного масштаба и учитывают специфику вашей деятельности. Итак, есть несколько вариантов цен для облачной кассы:

• Тариф для облачных касс почековый. Идеально подходит для микро- и малого бизнеса, торговой точки с небольшим количеством продаж, а также для сезонного бизнеса. Вы оплачиваете только пробитые чеки на продажу, возврат товара и коррекцию, срок действия пакета не ограничен. Минимальный пакет включает 300 фискальных документов. Если вы прогнозируете, что за месяц у вас будет менее 300 чеков, а обороты бизнеса позволяют взять в аренду всего одну кассу, данный тариф идеально вам подойдёт. ФН не входит в стоимость тарифа, однако его замена и хранение включены. Это оптимальная цена на услуги сервиса облачной кассы для малого и микробизнеса.
• Тарифный план помесячный. Подойдет малому и среднему бизнесу со стабильными продажами, а также для сезонной торговли. Если вам удобнее оплачивать услугу каждый месяц или раз в квартал, то это ваш выбор. Выбирая для облачных касс данный тариф, вы оплачиваете период оказания услуги, без учёта количества пробитых чеков.
• Тарифный план годовой. Способ оплаты для тех, кто не хочет беспокоиться о продлении услуги каждый месяц, оплатив её сразу на год или несколько лет. Отличный вариант для среднего и крупного бизнеса. Годовой тариф является самым эргономичным вариантом, особенно заметна экономия при подключении больше двух ККТ.

OFD.RU предлагает на выбор выгодные тарифы аренды облачных интернет касс и фискальные накопители на 15 и 36 месяцев по наиболее низким ценам по российскому рынку. На нашем официальном сайте вы можете ознакомиться полдностью с линейкой тарифов.

Включается ли стоимость фискального накопителя в стоимость услуги облачных касс?

Цена ФН не включается в стоимость аренды облачной ККТ. Несмотря на то, что кассы предоставляются в аренду, в соответствии с Законом 54-ФЗ ФН должен быть приобретен предпринимателем и находиться в его собственности. Вид фискального накопителя зависит от вида деятельности, применяемой системы налогообложения и организационно-правовой формы.

Срок действия ФН составляет 15 или 36 месяцев, а стоимость услуги исчисляется днями, месяцами или количество фискальных документов при почековом тарифе.

Фискальный накопитель приобретается у поставщика услуг, покупка осуществляется дистанционно: предприниматель оплачивает ФН, оператор резервирует его и устанавливает в облачную кассу.

В некоторых сервисах за установку, хранение во время использования и архивное хранение взимается дополнительная плата. В сервисе аренды облачных касс Ferma эти услуги оказываются бесплатно.

Как сэкономить на облачных кассах и ФН?

При большом количестве бесконтактных расчётов облачные кассы позволяют значительно сэкономить за счёт уменьшения используемой ККТ. По сути, касса в облаке — лучшее и рациональное решение для тех, кому требуется большое количество касс одновременно. Облачная онлайн-касса без кассового аппарата позволяет экономить за счет единой удаленной ККТ на несколько пользователей.

В случае с приёмом платежей через сайт, приложение, продаж через вендинговые автоматы, осуществлении расчётов курьерами или выездными работниками — при подключении облачного сервиса, предприниматель экономит на количестве необходимых касс, а, следовательно, и фискальных накопителей.

Например, если ваши заказы раздают 10 курьеров, каждый из них должен выбивать чек покупателям. Значит, каждому курьеру необходимо выдать мобильный терминал. При подключении к облачному сервису все курьеры могут бить чеки на одной удаленной онлайн кассе.

Но и среди облачных решений разных от разных поставщиков услуг есть более и менее экономичные варианты. И дело не только в цене. Объясним, за счёт чего может достигаться экономия.

Сервис аренды облачных касс Ferma построен на самых быстрых облачных кассах, представленных на рынке. Скорость пробивания чека составляет не более секунды, в отличие от других моделей облачной кассовой техники, у которых среднее время оформления фискального документа — 3 секунды. Кроме этого, программное обеспечение Ferma равномерно распределяет поток платежей между кассами, благодаря чему для фискализации требуется меньшее количество ККТ. Также параллельное распределение платежей позволяет постепенно заполнять все используемые фискальные накопители, в результате реже требуется замена ФН в связи с исчерпанием памяти.

Сравним стоимость услуги за год для пяти ККТ на годовом тарифе Ferma и в другом гипотетическом сервисе с годовым тарифом 25 000 р. за кассу.

Стоимость годового тарифа для одной облачной кассы Ferma составляет 29 900 р. — это выше, чем у другого сервиса, который мы взяли для примера. Но при подключении двух и более касс мы предоставляем скидку 20%. В результате за год работы пяти облачных касс Ferma придется заплатить 119 500 р., в другом сервисе, при изначально заявленной более низкой цене, сумма за год будет выше — 125 000 р. Экономия уже очевидна, но это ещё не всё.

Благодаря нашему уникальному программному обеспечению и высокой скорости пробития чека на кассе, сервис Ferma может закрыть ваши потребности с меньшим количеством касс, чем у других поставщиков услуги. Вместо пяти ККТ, которые вам насчитают другие компании, в Ferma вам потребуется только три или даже две. А это прямая экономия на стоимости аренды ККТ и покупке ФН.

Сравним экономию с учётом уменьшения количества кассовой техники:

Тариф облачной кассы

За год за 1 кассу, руб.

Сумма за год, руб.

Стоимость ФН, руб.

Сумма за год с ФН

Источник: ofd.ru

Как пользоваться кассовым аппаратом

Обязательное использование контрольно-кассовой техники представителям бизнеса регламентируется законом 54-ФЗ. Нарушение этого требования чревато штрафными санкциями и приостановлением деятельности торговой точки. Поэтому как пользоваться кассовым аппаратом должен знать каждый кассир. Также этот работник обязан соблюдать требования заполнения фискальных документов и знать основы общения с покупателями или потребителями услуг организации. Можно ли быстро научиться работать на кассе — узнаем в данной статье.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
2. включить кассовый аппарат;
3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
6. встретить покупателя;
7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально.

Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

Мнение эксперта
Ирина Смирнова
Эксперт по онлайн-кассам

В конце рабочей смены выполняется завершающий отчет. Для этого нужно, чтобы был достаточный остаток кассовой ленты. Об успешном выполнении обнуления на печатной бумаге будет фразы «Регистры обнулены», «Отчет действителен» и так далее. Отчету присваивается индивидуальный номер и проставляется дата и время. Эти параметры также подлежат обязательной проверке кассиром.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя.

Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

1. с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
2. вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
3. отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов.

Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Защита кассового устройства

Одним из основных критерием защиты кассового аппарата является наличие функции ввода пароля. При использовании оборудования кассир каждый раз вводит пароль и служебный номер. Применение личного номера индивидуального предпринимателя покупки распределяются каждому кассиру, ответственному за определенную группу товаров. Благодаря этому, владельцу предприятия удобно отслеживать динамику продаж и своевременно устранять ошибки персонала.

Нужно обратить внимание, что в случае с ресторанным бизнесом, кассир должен вводить не только номер ИП и пароль. Работники вводят личные служебные номера, количество клиентов и номерами столиков. Современные модели касс требуют ввода электронной почты, зарегистрированной в системе контрольно-кассового учета. Это значительно усиливает контроль со стороны работников за своими обязанностями и владельцев компании за динамикой роста бизнеса.

Инструкция по кассе

Ввод информацию в кассовый аппарат происходит по средствам встроенной или внешней клавиатуры. В состав отдельных устройств входит сканер. Он нужен для считывания штрихкодов для моментальной выдачи информации о товаре. За счет этого элемента экономится время, отведенное на транзакцию. Правила эксплуатации кассовых аппаратов четко регламентированы.

Основные базисы содержатся в текущем законодательства государства.

Такими документами являются:

• закон 54-ФЗ «О применении ККМ при использовании расчетов наличными деньгами (или) расчетов с применением платежной карты»;
• постановление правительства РФ «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО или ИП».

Значительное количество касс оснащены функцией соответствия купленного товара определенной категории (алкоголь, бакалея, одежда и так далее). Для этого после ввода суммы кассир нажимает специальную кнопку. Это удобно при инкассации денежных средств, когда требуется отчетность по каждой категории сбываемой продукции. При этом ключи от категорий подлежат обязательной настройке вне зависимости от того, облагается ли они налогами или нет. Также нужно четко знать правила привязки налогов к категориям.

После этого нужно внимательно изучить информацию в квитанции. Начинать это делать нужно с нажатия кнопки Подать. Она обозначается стрелкой вверх. Это вызовет команду вывода чека в верхнюю часть устройства. Благодаря этому, можно увидеть полную сумму, указанную в чеке. В нее входит каждый добавленный товар.

Значение суммы может быть показано на экране кассы. Часто кассир учитывает скидку на товар, находящийся на распродаже.

В этом случае выполняют следующие действия:

• внести стоимость товара;
• нажать на кнопку с указанием раздела продукции;
• внести сумму скидки в процентах;
• нажать на кнопку % на клавиатуре устройства.

Если кассиром осуществляется обработка нескольких штук одной и той же продукции, в начале нужно набрать на клавиатуре точное количество товаров. Далее нажать на кнопку Кол-во (QTY), ввести цену одной товарной позиции. На конечном этапе кассир кликает по конкретной категории товара. К примеру, потребитель покупает 2 пакета сахара, стоимостью 6.99 рублей. В этом случае кассир нажимает на клавиатуре 2, потом кнопку Кол-во, далее набирает 699 и кнопку раздела продукции.

Как установить дату на кассовом аппарате

Как работает касса уже более-менее понятно, однако без правильной настройки даты все операции окажутся некорректными. Чтобы начать настройку нужно войти в режим Программирование. После включения контрольно-кассовой машины на дисплее устройства высветиться дата и время по умолчанию. Далее пользователь нажимает Реж. пока не дойдет до пункта Программирование.

В представленном режиме нужно нажать на кнопку ИТ и ввести пароль администратора (по умолчанию его значение указано в инструкции). Ввод значения пароля подтверждается повторным нажатием ИТ. Бывают случаи, когда дата в устройстве настроена правильно, а на чеках печатается на сутки меньше, следует обновить программное обеспечение кассы. Время устанавливается легче.

Для этого во время того, как на экране высвечивается дата и время, нужно нажать Х и ввести правильное значение текущего времени. Для подтверждения операции нажимают кнопку ИТ.

Как разблокировать кассовый аппарат

Блокировка кассового аппарата происходит по 2 причинам:

• кассир не снял последний отчет в течение суток;
• отсутствие передачи информации в налоговую службу на протяжение 72 часов.

Решением проблемы в первом случае является корректное снятие финального отчета. Вывести деньги при этом нельзя. Эта операция отложится на следующую смену. Процедура может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов. По этой причине снятие финального отчета – обязательное правильно для кассира.

Проблема 72 часов самая распространенная. Решается она принудительной отправкой информации. Эта функция присутствует практически во всех моделях представленного оборудования. В разных изделиях она реализована разными способами. В большинстве случаев кассир зажимает клавишу 0 до появления контекстного меню.

В нем выбирают пункт Отправить немедленно и нажать на кнопку Оплата.

«Все в кассу» — лучшее решение для Вас и Вашего бизнеса!

• Недорогое оборудование в собственности от известного производителя «АТОЛ»
• Демократичные тарифы, обслуживание от 0 руб.
• Подключается к любому локальному компьютеру

• Любые операции с чеками по API или вручную
• Отправка онлайн-чеков на почту
• Гибкие возможности для автоматизации
• Совместимость с известными CMS и платежными сервисами

• Удобный личный кабинет. (Заказать демо)
• Помощь в регистрации и подключении
• Интеграция под ключ опытными сотрудниками
• Возможность приобретения оборудования в рассрочку

Источник: vsevkassu.ru

Принципы работы с онлайн-кассой: пошаговая инструкция

Для ведения предпринимательской деятельности в сфере торговли по законодательству РФ необходимо иметь кассовый аппарат, который выдает чеки и сохраняет информацию о произведенных действиях. Эти данные должны передаваться в налоговую инспекцию. С февраля 2017 года Федеральная налоговая служба обязала большую часть предпринимателей России установить онлайн-кассы.

С июля 2018 года на работу с такой техникой должны перейти абсолютно все. Столкнувшись с нововведениями, многие задались вопросами, как работает онлайн-касса, что это такое и чем она отличается от обычной кассовой техники. Те, кто перешли на новую систему год назад, возможно разобрались уже с данными вопросами. Но льготникам, для которых была предусмотрена отсрочка перехода на работу с онлайн ККТ (предприниматели на ЕНВД и патентной системе налогообложения), только предстоит вникнуть в суть нововведений.

Где купить онлайн-кассу

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это контрольно-кассовый аппарат, который оборудован встроенным фискальным накопителем, способным передавать информацию о финансовых расчетах в контролирующие органы в режиме реального времени. При совершении денежной операции данные сразу же поступают в налоговую службу и хранятся на ее компьютерных серверах. Работает такая аппаратура только при наличии доступа к интернету.

Из чего состоит онлайн ККМ

Чтобы подробнее разобраться в принципе работы такой техники, необходимо знать, из каких основных комплектующих она состоит.

Ее основу составляют три детали, встроенные в корпус с кнопками на наружной поверхности:

1. Устройство, предназначенное для печати чеков.
2. Фискальный накопитель. Он обеспечивает подписание чеков, их шифровку для фискального оператора и расшифровку данных от него.
3. Сетевая карта. Она обеспечивает возможность подключения кассы к интернету. На ней есть специальные разъемы для подключения кабельного или беспроводного интернета.

Работа с онлайн-кассами

Не все знают, по какому принципу работает онлайн ККМ, и как происходит передача данных в ИФНС.

Принцип работы онлайн-кассы:

1. Продавец, рассчитывая покупателя, вводит сумму при помощи клавиатуры и нажимает кнопку, чтобы напечатать чек.
2. Введенная в чеке сумма и другая информация, связанная с продажей (наименование товара, количество и т.п.) передается в зашифрованном виде оператору фискальных данных. Это посредник, с которым предприниматель заключает договор на обслуживание.
3. Оператор проверяет информацию и подтверждает ее получение.
4. Ту же информацию фискальный оператор отправляет в Налоговую службу, и там она хранится не менее 5 лет.

На весь процесс уходит несколько секунд, так как система работает автоматизировано.

Важно! Договор с фискальным оператором предприниматель подписывает после покупки онлайн-кассы, при ее установке. Обслуживающая компания должна быть аккредитирована налоговой службой.

Требования к онлайн-кассе

Налоговой службой ведется специальный реестр онлайн-касс, разрешенных к использованию. Этот список можно посмотреть на официальном сайте ФНС. В данный перечень включена техника, которая соответствует государственным стандартам. Предпринимателям при приобретении кассовой техники нужно знать следующие современные требования, которые предъявляются к онлайн-кассам в соответствии со ст.4. Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники…»:

1. На корпусе должно быть обозначение заводского номера.
2. Внутри должно быть установлено чекопечатающее устройство.
3. Прибор должен иметь часы, способные отображать реальное время.
4. Аппарат должен поддерживать работу фискального накопителя и передачу на него введенной информации.
5. Аппарат должен поддерживать функцию формирования фискальных документов в электронном виде.
6. Касса должна поддерживать печать бумажных чеков (исключение для интернет-магазинов, так как они чеки высылают в электронном формате).

Чем отличаются онлайн ККМ от касс старого образца

Главное отличие кассовых аппаратов нового поколения в том, что они поддерживают функцию подключения к интернету и передачи данных из фискального накопителя в налоговую службу. Но есть еще несколько существенных отличий, обеспечивающих им преимущества по сравнению со старыми ККМ. Сравнение отличий приводится в таблице ниже.

Онлайн ККТ	Обычная ККТ
Подключение к сети интернет	Да	Нет
Хранение данных	В фискальном накопителе	В ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная)
Регистрация кассы	В удаленном режиме через сайт фискального оператора или сайт ФНС	При личном визите ИФНС
Передача данных в ИФНС	В режиме реального времени	Данные снимаются с ленты сотрудниками центра техобслуживания при личном визите
Обозначения на корпусе	Заводской номер	Голограмма. Ее отсутствие карается штрафами
Чек	Содержит 24 реквизита	Содержит 7 реквизитов
Формат чека	Бумажный и электронный	Только бумажный

Таким образом, аппараты нового поколения способны передавать информацию по финансовым расчетам в налоговую службу по сети интернет. Больше нет необходимости в техническом обслуживании от ЦТО. Это обеспечивает сокращение выездных налоговых проверок предпринимателей. Также чек, выдаваемый онлайн-кассами, содержит максимум информации, которая обеспечивает защиту прав и интересов потребителей.

Как пользоваться онлайн-кассой

Чтобы начать работу с онлайн-кассами, сначала нужно купить аппарат и зарегистрировать его в ИФНС. Во избежание последующих проблем, важно понимать, как происходит процесс и с чего нужно начать:

1. Покупаете ККМ, включенный в официальный реестр онлайн-касс, разрешенных к применению.
2. Подписываете договор с оператором фискальных данных, аккредитированным налоговой службой.
3. Регистрируете модель в режиме онлайн через сайт ОФД или ФНС.
4. Настраиваете аппарат для работы (подключаете к нему интернет).

Пошаговая инструкция по работе на кассе выглядит следующим образом:

1. Продавец считает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя в наличной или безналичной форме.
2. Нужная сумма вводится на кассе.
3. Печатается чек, который выдается покупателю в обязательном порядке.
4. По просьбе клиента продавец формирует электронный чек.

В этот момент фискальный оператор получает информацию о проведенной операции, после чего сохраняет ее у себя на сервере. Раз в сутки он передает все данные в налоговую службу.

Как получить электронный чек:

1. Покупатель предоставляет информацию о номере телефона или адресе электронной почты.
2. Формируется электронный чек и покупателю передается ссылка на него.
3. Данные можно расшифровать сканированием QR-штрих кода, который содержится в каждом чеке. Для этого в смартфоне должно быть установлено специальное приложение от ФНС.

Если сформирован ошибочный чек, и он уже распечатан, изменить ничего нельзя. Данные уйдут в контролирующие органы. В таком случае необходимо совершить операцию возврата, которая также передается в ИФНС. Такие ошибочные чеки необходимо сохранять и передавать их в налоговую службу по их требованию.

В начале рабочего времени кассир должен открыть смену, распечатав отчет об открытии смены, где указаны дата и ФИО кассира. По завершению рабочего дня нужно проводить процедуру закрытия смены. Во время процедуры в ОФД передаются данные о закрытии смены, количестве чеков, сумме операций, видах операций (наличный или безналичный расчет) и т.п. Меню у разных моделей касс разное, но принцип работы у всех одинаковый.

Чтобы процесс пользования был более понятным, посмотрите видео инструкцию по работе с онлайн-кассами.

Видео об онлайн-кассах

Должностная инструкция кассира

Деятельность индивидуальных предпринимателей и организаций контролируется органами налоговой службы в режиме онлайн, поэтому допускать ошибки в работе с кассой крайне нежелательно. Это может вызвать ряд вопросов со стороны контроллеров и обусловить выездную проверку.

За финансово-расчетные операции материальную ответственность несет кассир или продавец. При приеме на работу в ИП или другое учреждение, их обучают работе с кассой, а при оформлении – выдают должностную инструкцию для ознакомления. В соответствии с правилами многих работодателей, в обязанности кассира входит следующее:

1. Правильный расчет покупателей.
2. Обязательная выдача сдачи в полном объеме.
3. Внимательная работа с денежными средствами.
4. Урегулирование с покупателями спорных вопросов (возврат товара и денежных средств).
5. Сбор и сдача инкассации.
6. Контроль за рабочим местом (нельзя допускать присутствия посторонних лиц у кассового ящика, оставлять рабочее место, работать без чековой ленты и т.п.).
7. Открытие смены.
8. Закрытие смены и передача выручки соответствующим лицам.

Ответственность за денежные средства, их излишки или недостачу несет продавец-кассир. При допущении ошибок, руководство вправе налагать штрафы в соответствии с внутренним регламентом организации.

Лучшие предложения по цене и качеству

Работать с онлайн-кассой легко и просто. Для продавца и обычных потребителей незаметен процесс обмена информацией с контролирующими органами, поэтому на деле все выглядит, как обычно.

Источник: onlinekassa.guru