Какая программа не предназначена для автоматизации бухгалтерского учета

Что и как автоматизировать в бухгалтерии, а главное когда и зачем – делимся нашим опытом. Статья будет полезна для предпринимателей, финдиректоров, руководителей HR службы и главных бухгалтеров.

1044 просмотров
Кратко про участки бухгалтерии

Бухгалтерию можно поделить на участки:

№1. Подготовка и обработка документов

Сюда входит подготовка документов (реализаций, платежных поручений и т.п.), ввод документов в 1С, архивирование и сканирование бумажных документов.

№2 Расчет зарплаты и подготовка кадровых документов

По расчету зарплаты все понятно. Кадровые документы – документы, которые нужно создать при приеме/увольнении и других кадровых движениях.

№3 Закрытие периода (месяца)

Процедура перепроверки введенных данных в учетную систему, проведение расчетов и их перепроверка, внесение исправлений. Эта та самая операция, которая рассчитывает налоги и на основе этой операции составляется отчетность.

№4 Подготовка и сдача отчетности

На основе расчетов, которые получились при закрытии периода автоматически составляется отчетность. После этого бухгалтер проверяет правильность переноса данных в отчетность. Также бухгалтер проверяет налоговую нагрузку компании относительно отраслевых показателей, чтобы проконтролировать риски.

Автоматизация бухгалтерского учета

№5 Взаимодействие с госорганами

Подготовка ответов на требования госорганов, походы в налоговую, сопровождение выездных проверок (очень редко).

Бухгалтер по первичке ведет участок №1.

Главный бухгалтер ведет участки с №2 по №5 в небольших компаниях.

Компании с штатом >50 человек могут нанимать отдельного сотрудника под расчет зарплаты (участок №2).

Автоматизация бухгалтерии

Большинство компаний в России используют 1С, поэтому далее будем говорить про автоматизацию и работу в 1С.

Фактически 1С уже максимально автоматизирована и она реально может считать налоги «нажатием одной кнопки» (наша бухгалтерия косо исподлобья посмотрела на копирайтера, который пишет эту статью).

Но для этого должны выполняться 3 условия:

1. 1С правильно настроена и не доработана/переписана. Либо доработана и переписана с идеальной точностью без единого бага и ошибки.
2. Есть понятная методология ведения учета: бухгалтеры по первичке правильно создают/вносят все документы в 1С и корректно отражают операции.
3. Бухгалтерия бесстрашна и не делает перепроверок.

В этом случае бухгалтеру достаточно нажать на кнопку в 1С и программа сама посчитает показатели и подставит нужные значения в отчетность.

Однако в реальном мире налоги по одной кнопке не считаются. Большое количество времени уходит на то, чтобы ввести документы, проверить введенные документы и операции, внести исправления. А также проверить расчеты за программой и довести их до нужного уровня (не всегда бухгалтерия показывает фактические показатели в отчетности). Это участки №1 (обработка документов) и №3 (закрытие периода).

Автоматизация управленческого учета в программах 1С

Отсюда следуют 2 направления автоматизации бухгалтерии.

1 – ускорение обработки документов и операций

ЭДО и автоматическая загрузка документов в 1С

Переход на ЭДО позволит:

• Тратить меньше денег и времени на обмен бумажными документами, если у вас нет физической передачи товаров или оказания услуг. Обмен документами курьером в обе стороны 700-900 рублей. Обмен документами через почту России в обе стороны 400-600 рублей. Подпись документа с помощью ЭЦП – 10 рублей.
• Тратить меньше времени на обработку документа. Обработка (отсканировать, ввести в 1С, архивировать) бумажного документа с 5 позициями номенклатуры занимает порядка 7-10 минут. Обработка документа полученного через ЭДО занимает 1-3 минуты в зависимости от процессов и 1С.
• Тратить меньше времени на поиск документов. При запросе налоговой потребуется гораздо меньше времени на поиск документа в электронном архиве. Поиск бумажного документа может затянуться на час и более, если в архиве беспорядок.

Настройка ЭДО и прямая загрузка документов в 1С увеличит производительность по обработке документов в 3-5 раз.

Внесение документов с использованием OCR

Для ускорения ввода документов можно использовать сервисы, которые преобразуют pdf формат в xml и загружают данные в 1С. Например, этот сервис.

Если использовать бумажный документ + сервис, то обработка документа будет занимать порядка 5 минут.

Производительность ввода документов на практике повышается в ~2 раза.

Скрипты, ускоряющие обработку, создание, удаление и изменение операций

Например, у нас был кейс с несколькими клиентами – долгая и рутинная обработка банковской выписки.

У клиента за месяц проходит 100 000 финансовых операций по банковской выписке. Чтобы их обработать руками потребуется 3 сотрудника, которые весь месяц будут обрабатывать только выписку. Плюс обработка выписки была нестандартная – необходимо значительно изменять параметры финансовой операции в 1С.

Но эти операции легко алгоритмизуются, а значит можно написать скрипт, который будет выполнять эти операции автоматически. Мы написали обработку для 1С (подпрограмма в 1С, которая выполняет заданный алгоритм) за 5 часов и сэкономили 3 FTE (3 человеческих единицы загруженных на полный рабочий день).

Если бы мы были динозаврами, то пришлось бы значительно поднимать стоимость ведения бухгалтерии для клиента (примерно на 200 тыс. рублей/месяц).

Еще один случай автоматизации. У одного из наших клиентов есть Мой Склад (программа для товарного учета) из которого не переносятся счет-фактуры в 1С и для их создания нужен скрипт, который по шаблону будет делать счет-фактуры. За месяц у клиента проходит около 1000 счет-фактур. На создание всех счет-фактур руками бухгалтера уходило около 30 часов. Мы сделали обработку и теперь делаем 1000 счет-фактур за 5 минут.

Позволяет ускорить выполнение рутинных, однообразных операций, которые приходится выполнять в разных программах.

Например, сотрудник каждый день заходит в клиент-банк, выгружает банковскую выписку, загружает ее в 1С и затем обрабатывает.

С помощью RPA можно автоматизировать этот процесс без написания интеграций между клиент-банком и 1С. Программа RPA будет повторять действия пользователя в интерфейсе программ и выполнять точно такие же действия, как это делает пользователь. Это будет выглядеть так, как-будто кто-то подключился к компьютеру через TeamViewer.

RPA могут использовать крупные компании или ОЦО (общие центры обслуживания) – аутсорсинговые компании для внутренней группы компаний (например, ОЦО Северстали). Т.к. такие программы требуют поддержки, средства на внедрение и разумные сроки окупаемости.

Возможность применения RPA на наших проектах мы рассматривали, но до реализации не дошли, т.к. по теоретическим расчетам не достигли бы положительной экономики в разумные сроки.

2 – ускорение проверки расчетов

• Автоматические расчеты программы: расчет амортизаций, процентов, себестоимости, прибыли.
• Правильное отражение документов – бухгалтер выборочно проверяет расходные и доходные документы и проверяет, как именно они введены в 1С. Например, чтобы налоговые ставки были корректны (0, 10%, 20% НДС) или доходы и расходы правильно принимались в доходы и расходы по налоговому учету (увеличили арендную плату и депозит по договору – надо отделить сумму депозита и учесть в налоговом учете только повышенную арендную плату).
• Контрольные налоговые соотношения – рассчитывает налоговую нагрузку и сверяет ее с средними отраслевыми показателями, чтобы оценить риски для компании и исключить лишнее внимание госорганов.

Частично автоматизировать эти процессы можно:

• Написать скрипты 1С, которые будут сверять расчеты программы из разных формул – делать перекрестное сравнение показателей. Но в 99,99% случаях 1С корректно произведет расчеты, если данные введены правильно и бухгалтер уверен в их достоверности.
• Написать обработку 1С, которая отслеживает дубли документов – чтобы бухгалтер 2 раза не ввел один и тот же документ или чтобы менеджер не сделал 2 одинаковых реализации. Если в 1С настроена интеграция с ЭДО, то в этих сервисах по умолчанию есть такая функция.
• Обработка 1С для вывода всех документов и операций, которые не учитываются для целей налогообложения – бухгалтер сможет быстро просмотреть список документов, которые могут повлиять на конечную сумму налога.
• Обработка 1С для вывода минимального количества документов, которые дают 80% доходов и расходов по налоговому учету. Пригодится для выборочной проверки документов, которые влияют на сумму налога значительнее всего.
• Next level buhgalteria: алгоритм на основе машинного обучения и скриптов, который определяет корректность налоговой ставки операции (например, что мясо (похожий продукт на мясо) должно быть с 10% НДС, экспорт с 0% ставкой, а покупка одежды с 20% ставкой), корректность включения расходов в налоговую базу (принимать ли к налоговому учету тортики в офис, лизинг по Mercedes AMG или относить зарплату технолога в прямые производственные расходы или общепроизводственные по налоговому учету (влияет на сумму налога в текущем периоде)), либо находить нестандартные операции.

Как правильно делать автоматизацию

Автоматизацию делают для уменьшения расходов и тогда, когда есть точный алгоритм действий (описанные и регламентированные процессы) для регулярных однообразных операций.

Уменьшить расходы с помощью автоматизации можно прямым и косвенным способом:

• Уменьшение расходов через повышение точности учета (косвенный способ): меньше потенциальных ошибок > меньше потенциальные риски > меньше потенциальные расходы.
• Уменьшение расходов через увеличение производительности (прямой способ) – раньше бухгалтер обрабатывал 1000 документов за месяц, а после автоматизации обрабатывает 3000 документов. Для ведения учета нужно меньше бухгалтеров, значит расходы будут меньше.

Просчитать точный экономический эффект от повышения точности учета –сложно. Потребуется оперировать вероятностями совершения ошибок, которые рассчитываются с большой погрешностью из-за недостатка данных для получения твердых цифр.

Просчитать экономический эффект от увеличения производительности –легче.

Например, в штате есть 2 бухгалтера-первичника, которые за месяц обрабатывают 2000 документов (1000 реализаций и 1000 поступлений). Расходы на них составляют 137 000 рублей в месяц с учетом налогов и страховых взносов (2 сотрудника оформлены по ТК с зарплатой на руки в 50 тыс. рублей).

Компания решает внедрить ЭДО, чтобы 90% документов проходили в электронном формате, а также доработать 1С, чтобы автоматизировать обработку банковской выписки, и автоматизировать загрузку документов из ЭДО.

Методолог продумал схему действий для первичников и рассчитал время на внесение документов с автоматизацией. В итоге после внедрения изменений 2 бухгалтера-первичника смогут обрабатывать за месяц 4000 документов (2000 исходящих и 2000 входящих).

В компании каждый месяц проходит только 2000 документов и значительного роста в ближайшее время не будет. Поэтому держать 2 первичника в штате будет нелогично. С нужным объемом работы справится 1 первичник. Значит можно уменьшить штат и сэкономить 68,5 тыс. рублей в месяц на зарплате, страховых взносах и НДФЛ одного первичника.

Однако нужно учесть расходы на автоматизацию, чтобы оценить окупаемость.

Например, за отправку 900 исходящих документов по ЭДО (7 рублей за документ) ежемесячные расходы возрастут на ~7000 рублей в месяц. Плюс доработки 1С стоят 50 тыс. рублей. Также программист 1С будет подключаться каждый квартал, чтобы поправить косяки или сделать так, чтобы обновления нормально встали. Это еще 10 тыс. рублей в квартал (40 тыс. в год или 3,3 тыс. рублей в месяц).

Итоговая выгода составит около 55 тыс. рублей в месяц. Доработки 1С окупятся за 1 месяц и в целом автоматизация будет выгодной.

Если увеличение производительности составит 20, 30, 40%, то компания не сможет уволить 2-о сотрудника и уменьшить расходы. В итоге у компании возрастут расходы (на ЭДО и поддержку автоматизации), плюс возникнут дополнительные разовые расходы на доработку 1С. Уменьшение расходов через производительность не случится.

Но возможно компания уменьшит потенциальные риски за счет повышения точности учета и инвестиции в будущем окупятся.

В целом получается, что автоматизация штатной бухгалтерии на масштабе 2-3 штатных бухгалтеров – экономически неэффективна, если рассматривать случай увеличения производительности.

Автоматизация выгодна:

• На вырост, если будет рост количества финансовых операций, документов, сотрудников и увеличение штата бухгалтерии.
• Если штат бухгалтерии больше 4 человек – возможно сокращение персонала после повышения производительности.
• Если у вас есть штатный методолог и программист 1С зарплата которых уже в постоянных расходах – не придется дополнительно тратиться на разработку решений и их поддержку.
• Аутсорсинговым компаниям, т.к. бухгалтерская компания сможет вести больше проектов (больше выручка и прибыль) при тех же ресурсах (не нужно нанимать дополнительных бухгалтеров).

Некоторые бухгалтерские компании могут за собственный счет делать доработки 1С (как мы например), предлагая меньшую стоимость услуг, чем расходы на штатную бухгалтерию.

Т.к. сотрудники бухгалтерской компании нагружаются часами (выручка с сотрудника зависит от его полезной нагрузки), то сэкономленные 50 часов на одном проекте можно продать на другой проект (подробнее про внутреннюю кухню ценообразования бухгалтерских компаний можно прочитать в нашей статье). Увеличение производительности будет окупаться всегда.

Также у бухгалтерской компании могут быть штатные методологи и программисты 1С, которые уже получают зарплату и для бухкомпании эти расходы являются постоянными. Если сотрудники не будут заняты на других проектах, то доработки 1С будут «бесплатными».

Статья за 60 секунд

• Больше всего времени бухгалтерия тратит на обработку документов, массовые создания/удаления/изменения операций и проверку введенных операций – их и следует автоматизировать.
• Автоматизацию можно делать тогда, когда процессы регламентированы, описаны, протекают регулярно и однообразно.
• Автоматизация имеет экономический смысл тогда, когда будет уменьшение расходов из-за увеличения точности учета (уменьшаются риски) или увеличится производительность бухгалтерии (потребуется меньше людей для ведения учета – экономия на зарплате).
• Автоматизация штатного отдела бухгалтерии без дальнейшего активного роста или уменьшения штата бухгалтерии – не принесет снижения расходов за счет увеличения производительности. Единственный плюс – повышение точности учета.
• При передаче бухгалтерии на аутсорсинг бухгалтерская компания может за свой счет автоматизировать 1С и ведение учета – для бухкомпании это просто выгодно, т.к. бухкмопания сможет вести больше клиентов за счет увеличения производительности бухгалтеров.

Наш Telegram канал про бухгалтерию и налоги для предпринимателей на языке предпринимателей.

Бухгалтерия для тех, кто хочет сфокусироваться на развитии бизнеса и быть в безопасности от штрафов и внимания налоговой.

Источник: vc.ru

Лекция 17. Автоматизированные информационные системы в бухгалтерском учете

В современных условиях бухгалтер – это центральная фигура управленческого персонала, он главный консультант директора фирмы, аналитик, финансист. Для выполнения функций и, прежде всего, создания учета как средства управления и регулирования использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций жизненно необходимо.

В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации или купить готовый программный продукт.

Предпосылками автоматизации бухгалтерского учета являются:

• Наличие большого объема трудоемких и рутинных работ.
• Бухгалтерский учет заключается в сплошном и непрерывном отражении хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия.
• Задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций.
• Бухгалтерский учет со времен Луки Пачоли существует как наука со строго определенными элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия.
• В стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета.
• Наличие домашнего интернета у большинства пользователей позволяет проводить бухгалтерские операции, используя онлайн бухгалтерию, не выходя из дома

Рынок программ бухгалтерского учета в России

Начало автоматизации бухгалтерского учета приходится на конец 80-х и начала 90-х годов 20 века. Бухгалтерский учет вели с помощью электронных таблиц: Excel, SuperCalc и Quattro.

Первыми специализированными продуктами автоматизации бухгалтерского учета в России стали программы 1С (1991 г.), Турбо-Бухгалтер (1991), Инфо-Бухгалтер (1992 г.),

На сегодняшний день число компаний, занимающихся разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии огромное количество: «1С» (серия программ «1С:Бухгалтерия»), «Галактика-ERP» (корпорация «Галактика»), «ДИЦ» («Турбо9 Бухгалтерия «), «БЭСТ» («БЭСТ-5″), » Инфо — Бухгалтер» («Инфо – Бухгалтер 10») и многие другие. Но, несмотря на такое разнообразие, достаточно известных из них не более десятка.

1С

Самой распространенной системой автоматизации бухгалтерского учета в России и странах СНГ является серия программ «1С», позволяющая автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета.

Система «1С» обеспечивает ведение бухгалтерского учета в различных сферах: оптовой и розничной торговле, производства, строительстве и т.д.

Система позволяет вести:

• учет банковских и кассовых операций;
• учет расчетов с контрагентами;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет торговых операций, в том числе в розничной и комиссионной торговле;
• учет основного и вспомогательного производства, учет полуфабрикатов;
• учет заработной платы, кадровый и персонифицированный учет;
• автоматическое выполнение завершающих операций месяца;
• подготовку регламентированной отчетности;
• формирование стандартных бухгалтерских отчетов с широкими возможностями их настройки и механизмом расшифровки показателей.[1]

Система «1С:Бухгалтерия» позволяет осуществлять взаимодействие с другими конфигурациями такими как «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» и «1С:Управление торговлей 8» через механизм обмена данными.

БЭСТ

Автоматизация малых и средних предприятий

Автоматизация обеспечивается в рамках комплексной системы «БЭСТ-5 — Информационная система управления предприятием», разработанной компании «БЭСТ». Система предоставляет развитые и гибкие средства регистрации фактов хозяйственной деятельности в оперативном режиме — с одновременным их отражением в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете. Автоматизировано большинство бизнес-процессов предприятия и обеспечено их адекватное представление в виде набора взаимосвязанных документов. Имеются возможности для прямой регистрации данных в каждом отдельно взятом виде учета. Помимо стандартных планов счетов, входящих в поставку системы, можно создавать и настраивать свои собственные планы счетов.[2]

Автоматизация небольших предприятий и индивидуальных предпринимателей

Компания «БЭСТ» предлагает решение для автоматизации небольших предприятий и индивидуальных предпринимателей, работающих в сфере торговли и предоставления услуг «БЭСТ-5. Мои бизнес». Система обеспечивает ведение бухгалтерского и налогового учета по упрощенной или общей системе налогообложения, включая ЕНВД, от формирования и печати первичных документов до подготовки отчетности предприятия. В программе автоматизирован процесс разноски данных оперативного учета по счетам бухгалтерского и налогового учета (документ – проводки) с записью в книгу хозяйственных операций. Туда же поступают сведения о движении имущества, начислении и выдачи заработной платы, других финансовых операциях.

Парус

Система «ПАРУС-Предприятие 7» компании «Парус» предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различной отраслевой принадлежности. Система позволяет автоматизировать бухгалтерский учет, основные торговые процессы и складской учет, расчет заработной платы и кадровый учет. Может эксплуатироваться как на одном, так и на нескольких (в пределах 15-20) объединенных в локальную сеть компьютерах. Система построена по модульному принципу и в частности включает модуль «Бухгалтерия»[3]. Пользователями системы являются Генеральная прокуратура РФ, Министерство здравоохранения РФ , Министерство образования и науки РФ, «НТВ – Плюс»,»Первый Канал», «Эхо Москвы», АльфаСтрахование и т.д.

Инфо-Бухгалтер

Инфо-Бухгалтер 10 «Бухгалтерcкий и налоговый учет» компании «Инфо-Бухгалтер». Программа написана с применением последних разработок в области бухгалтерских программ. Программа предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, при этом программа автоматически формирует все отчетные документы, разработанные в строгом соответствии с требованиями ФНС. Стоимость программы 8800 руб. за одно рабочее место. Сетевая версия на 50 рабочих мест стоит 110000 руб. (88000 руб. по льготной цене) [4]

• Учет основных средств и нематериальных активов;
• Упрощенная система налогообложения;
• Учет расчетов с контрагентами;
• Учет косвенных расходов;
• Учет НДС;
• Учет заработной платы, кадров и персонифицированный учет;
• Налоговый учет по налогу на прибыль;
• Учет деятельности, облагаемой ЕНВД;
• Учет доходов и расходов индивидуальных предпринимателей – плательщиков НДФЛ;
• Заключительные операции месяца;
• Учет банковских и кассовых операций (блок “денежные средства”);
• Загрузка классификаторов и курса валют;
• Контроль и исключение ошибочных ситуаций;
• Администрирование (управление доступом к учетным данным);
• Работа с распределенными информационными базами;
• Использование торгового оборудования.

Галактика

Автоматизация бухгалтерского учета обеспечивается в рамках системы «Галактика ERP». Автоматизацию бухгалтерии выполняет модуль бухгалтерского учета.[5]

Система «Галактика ERP» обеспечивает:

• возможность настройки аналитического учета «под себя», по элементам таблиц данных (организаций, подразделений, материальных ценностей, основных средств и т.д.),
• параллельный бухгалтерский учет по нескольким планам счетов, что позволяет разделять бухгалтерский учет в национальных и международных стандартах, а также отделить налоговый учет от бухгалтерского;
• электронный формат бухгалтерской отчетности — данный формат полностью соответствует подзаконным актам и нормам ведения бухгалтерского учета, а все изменения в законодательстве, касающиеся бухучета, оперативно вносятся в обновления системы;
• автоматизация учета основных фондов, в который входят: учет сложных объектов, расчет амортизации, прогноз сумм амортизационных отчислений и т.д.;
• возможность проведения электронных платежей через систему.

Турбо9 Бухгалтерия

Программа «Турбо9 Бухгалтерия» компании ДИЦ (Долгопрудненский исследовательский центр) обеспечивает возможность ведение автоматизированного бухгалтерского учета для малого, среднего и крупного бизнеса.

Программа работает в 4 редакциях[6]:

• Компакт — однопользовательская редакция Турбо9, в которой можно полноценно вести небольшую бухгалтерию.
• Стандарт — многопользовательская версия, рассчитанная на работу до 10 — 15 рабочих мест.
• Редакция Макс ориентирована на большие предприятия, и количество проводок в ней — до 10 млн.
• Макс64 — 64-разрядная версия редакции Макс не имеет ограничений по количеству мест и по количеству проводок.

Автоматизация участков бухгалтерского учета в программе «Турбо9 Бухгалтерия» обеспечивает:

• учет движение денежных средств;
• начисление и выдача зарплаты, расчет НДФЛ и страховых взносов и персонифицированный учет;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет товарно-материальных ценностей и услуг;
• учет НДС;
• учет расчетов с контрагентами и подотчетными лицами;
• бухгалтерская отчетность с возможностью сдачи ее в электронном виде.

Стоимость 1 рабочего места редакции Компакт составляет 5700 руб., Стандарт – 12000 руб., Макс – 23000 руб, Макс 64 – 38000 руб.

Все современные бухгалтерские программы основаны на электронном документообороте и обеспечивают:

• Автоматизацию всех участков бухгалтерского учета.
• Ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия.
• Настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, форм отчетности.
• Возможность автоматической печати первичных (выходных) документов.
• Использование справочников («Валюты, «Сотрудников», «Договоров» и пр.), предназначенных для ведения аналитического учета на счетах. А также ввода различной информации при выписке первичных документов на компьютере.
• Автоматический и ручной ввод бухгалтерских операций.
• Многоуровневый аналитический учет, по любому счету можно вести аналитический учет в необходимых разрезах.
• Использование журналов операций, проводок и документов для удобства просмотра отдельных позиций, зафиксированных в этом журнале.
• Возможность анализа счетов, субсчетов, позиций аналитического учета (субконто).
• Визуальные представления данных в виде графиков и гистограмм.
• Возможности ведения учета в различных денежных натуральных измерителях. В качестве денежных измерителей выступают национальная валюта и произвольный набор иностранных валют.
• Надежная защита учетной информации от несанкционированного доступа.
• Использование встроенного «языка программирования» для составления отчетов произвольной формы.
• Ведение учета для нескольких предприятий.

Отметим, что небольшим компаниям стоит обратить внимание на бесплатные версии бухгалтерских программ. В качестве примера можно привести программу Инфо-Бухгалтер 10.2, включающую блоки: Бухгалтерский учёт и отчётность, Зарплата и кадры, Склад, работы и услуги. Ограничением бесплатной версии программы Инфо-Бухгалтер 10.2 является возможность одновременной обработки до 1000 хозяйственных операций. Каждая операция может иметь практически неограниченное количество проводок. Этого хватит для небольшой бухгалтерии.[7]

Современные тенденции развития систем бухгалтерского учета

К современным тенденциям автоматизации бухгалтерского учета можно отнести возможность ведения бухгалтерии через интернет (интернет-бухгалтерии, онлайн бухгалтерия, электронная бухгалтерия, мобильная бухгалтерия).

Основным достоинством работы в интернет-бухгалтерии является ведение бухгалтерского учета без установки программного обеспечения на компьютер (мобильное устройство). Работа может осуществляться с любого устройства (компьютера, планшета, смарфона и т.д.), подключенного к сети. Безопасность передачи данных обеспечивается с помощью протокола https, поддерживающего шифрование данных, а также системой авторизации (парольной защиты). Возможные риски от аппаратных и программных сбоев, несанкционированного доступа, принимает на себя компания, предоставляющая услуги. Отметим, что у крупных разработчиков такие риски минимальны.

Интернет-бухгалтерия 1С. Работа в программе 1С возможна в режиме тонкого клиента и веб-клиента. Тонкий клиент, в отличии от веб-клиента, требует предварительной установки на компьютере пользователя. Однако, тонкий клиент обеспечивает полную функциональность, веб-клиент не поддерживает некоторые возможности платформы, но позволяет вести бухгалтерию без привязки к рабочему месту.

БухсофтОнлайн. Онлайн модуль «Бухгалтерия» данного сервиса обеспечивает автоматизацию бухгалтерского и налогового учета для организации и ИП. Ведение банка, кассы, покупок, продаж. Автоматическое формирование проводок и автоматическое заполнение книги доходов и расходов. На основании введенных учетных данных возможно автоматическое формирование всей предусмотренной законодательством отчетности.[8] Стоимость подключения к модулю «Бухгалтерия» 2900 руб.

Контур.Бухгалтерия. Простой учет для компаний на УСН, ЕНВД и ООО на ОСНО. Бухгалтерские проводки автоматически создаются на основе первичных документов, которые вы учитываете. Все возможности сервиса соответствуют законодательству.

Возможности Контур.Бухгалтерии:

• Учет по нескольким расчетным счетам
• Оборотно-сальдовая ведомость и акты сверки
• Учет основных средств
• Отслеживание оплат и отгрузок
• Импорт банковской выписки
• Экспорт платежных поручений
• Уплата налога УСН
• Уплата страховых взносов
• Ведение учетной политики

Моё дело. В онлайн-сервисе «Моё дело есть» всё необходимое для работы с бухгалтерией: справочная, учётная системы, отправка отчётности через интернет и консультации экспертов. Программа помогает правильно вести бухгалтерский учёт, рассчитывать налоги (взносы) и уплачивать их точно в срок, а также сдавать электронную отчётность.[9]

Все возможности современной бухгалтерии в одном сервисе:

• система связанных вопросов-ответов
• автозаполнение унифицированных и нетиповых форм документов с примерами и подсказками
• актуальная база нормативно-правовых документов с возможностью отслеживания изменений
• формирование и сдача электронной отчётности
• профессиональные консультации экспертов

АУБИ Центр. АУБИ Интернет-бухгалтерия позволяет предприятиям и ИП при любой системе налогообложения вести бухгалтерский учет и сдавать отчетность через Интернет.

Возможности сервиса[10]:

• Использование различных систем налогообложения
• Ведение бухгалтерии, складского учета, торговли, производственного и кадрового учета
• Электронный документооборот с контрагентами, банками и внутри предприятия
• Электронная отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР

Стоимость тарифа «Стандарт» 1600 р. Тариф обеспечивает неограниченное время работы (24 часа в сутки) и предназначен для тех, кто интенсивно работает в АУБИ

В любой интернет-бухгалтерии доступ обеспечивается через браузер с помощью логина и пароля. Информационная безопасность обеспечивается применением электронной подписи. Формы документов обновляются автоматически – это обеспечивает компания, предоставляющая онлайн сервис. Доступ к сервисам возможен из любой точки мира в любое время.

Технические и программные риски берет на себя компания-разработчик. Также эти компании должны предоставлять консультации и техподдержку в реальном времени.

Источник: uskov.info

Эффективная автоматизация бухгалтерского учета

На сегодняшний день руководителям российских предприятий приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает их постоянно держать под контролем различные аспекты финансово – хозяйственной деятельности. Грамотно обработанная и систематизированная информация является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.
Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно – аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.
В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды [1].
Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.
Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям. Не менее важно, чтобы фирма – разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую [2].
Сегодня анализируется уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

Эффективная автоматизация

Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухгалтерский учет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухгалтерский учет – это просто когда бухгалтерский учет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бух. учета на предприятии.

1. Упорядочение бухгалтерского учета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета, требовалось несколько часов работы, то на компьютере – нажал клавишу и выборка распечаталась
2. Увеличение количества информации, получаемой из бухгалтерского учета. К примеру, раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере – в нескольких
3. Снижение числа бухгалтерских ошибок. Очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел
4. Повышение оперативности бухгалтерского учета. Если раньше, при бумажном учете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось
5. Повышение экономичности бухгалтерского учета. Практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

Практическая технология эффективной автоматизации бухучета

Подготовка к автоматизации

Автоматизация бухгалтерского учета начинается не с покупки программы и введении данных в программу. Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов:

Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета

Современные программы по автоматизации бухгалтерского учета — очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию.

Этап II.Выбор масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы учета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухгалтерский учет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, учет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, где бухгалтерский учет ведется четырьмя и более бухгалтерами, имеется большой документооборот, много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс «завязнет» и результатов не будет.

1. Какие разделы автоматизировать, а какие — нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухгалтерского учета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит, какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге
2. В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими. В большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозяйственных операций, расчета налогов и составления отчетности — то есть работы главного бухгалтера.

Этап III. Постановка задачи

Когда определено, что будет изменяться в бухгалтерском учете, какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что автоматизированный учет будет давать на выходе.

1. Первичные документы
2. Учетные регистры для бухгалтерии
3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап)
4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Этап IV. Выбор программного средства

Только тогда когда спланирована оптимизация бухгалтерского учета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу «подешевле» программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать другую программу.
Те программные продукты, которые продаются и рекламируются сейчас в России — хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие — для других, третьи — для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимально подходящий для конкретного предприятия программный продукт.

Как же это сделать? Начинать нужно с принятия трех решений:
1. Малую или большую программу покупать?

• Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще во внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющие вести бухгалтерию с учетом всех нюансов. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что часть бухгалтерского учета придется вести вручную и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся, например, «1С», программа «Skat» производства СКБ «Контур», «Высший сорт».
• Программы для автоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухгалтерского учета. Примерами таких программ являются «Бэст», «Парус», «RS-balance», программы СКБ «Контур» и «Бонус», систем «Галактика».

2 . Под какой операционной системой будет работать программа?

• Подавляющее большинство широко продающихся программ имеют версии для DOS и для Windows. Однозначно можно сказать, что если оптимально подходящая программа имеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку это более современная операционная система. Версии программ, предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но их преимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того, для работы под Windows необходимы более мощные компьютеры и если Windows не установлен, его придется установить

3. Сетевая будет программа или нет?

• Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами, попадали в один общий журнал. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых. Работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме.

Этап V. Вопросы техники

Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны.
Выбор компьютера зависит от факторов:

1. Установленные программы. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если работать под Windows, компьютер должен быть мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая
2. Количество операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии [4].

Процесс автоматизации

1. Настройка плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией учета и постановкой задачи
2. Настройка типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела учета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей
3. Настройка форм первичных документов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи
4. Настройка форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи. При качественной автоматизации учета вся ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически.

• Изменится характер хозяйственной деятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозяйственным операциям
• Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и надо будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, отметить, что большинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям своих программ новые формы, но, тем не менее, даже новую форму на практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии; во-вторых, могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут

За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. С помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов.
Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Источник: i-ias.ru