Заявки на оплату отражают ежедневные расходы компании, и, соответственно, требуют полного контроля и тщательного анализа, чего трудно достичь без средств автоматизации.
Перевод документа в электронный вид обеспечит пользователей такими преимуществами, как оперативная информации о платеже, его инициаторе и процессе согласования, сокращение времени обработки за счёт возможности параллельного согласования, а также исключение рисков потери или дублирования информации по платежу.
Кроме того, некоторые учётные системы 1С поддерживают синхронизацию документов, в том числе заявок на оплату: реквизиты согласованных заявок передаются в платежные поручения, что исключит двойной ввод данных.
Работа пользователя с заявкой на оплату в программе
Плюсы перевода получают не только руководители и бухгалтеры, но и рядовые сотрудники: больше не придётся заполнять бумажные заявки, ходить с ними из одного кабинета в другой, а затем постоянно запрашивать их статус, отвлекая коллег от работы.
Универсальный передаточный документ в программе 1С: Бухгалтерия 3.0
С помощью 1С:Документооборота работа с заявками на оплату упрощается до минимума, тем самым сокращается время на их подготовку и отслеживание.
1. Выбрав из списка готовый шаблон документа с предзаполненными реквизитами, пользователю останется внести оставшиеся данные: получателя, срок исполнения заявки, сумму платежа, статью ДДС, а также прикрепить документ-основание.
2. После того, как карточка документа будет готова, программа предложит отправить заявку в обработку. Интерактивный запуск облегчит данную операцию и предотвратит отправку по неверному маршруту или вовсе сохранение документа без обработки. Маршруты заранее настроены, пользователю останется его только стартовать.
3. Процесс согласования/исполнения можно будет отслеживать в карточке документа или получая уведомления о состоянии документа в программе или на почту.
Все действия производятся в одном интуитивно понятном интерфейсе, а значит пользователь не запутается и ничего не упустит.
Настройка
Для организации работы с заявками на оплату в 1С:Документообороте необходимо выполнить следующие действия:
1) Создать отдельную папку для данного вида документа.
2) Настроить вид документа.
В программе уже есть признак «Является заявкой на оплату», который по умолчанию добавит все необходимые настройки (учёт суммы, статьи ДДС, сторон документа и срок исполнения). Также данная настройка позволит учитывать связь с авансовыми отчётами.
Комплект документов на оплату в 1С. Проведение, корректировка. Часть 2
3) Настроить маршрут обработки.
Стандартный процесс включает в себя согласование и исполнение.
Если согласование проходит несколькими лицами, при этом исполнители независимы друг от друга, то есть смысл настроить параллельное согласование, тем самым ускорив его.
Исполнение же позволит отразить факт оплаты по заявке: бухгалтер будет закрывать задачи после выполнения платежа.
Инициатор заявки по завершению каждого этапа обработки будет получать задачу ознакомления, а значит, он всегда будет знать, в каком состоянии документ.
Бизнес-процесс можно доработать под себя, добавив, к примеру, проверку наличия документов-оснований перед отправкой на согласование.
4) Заполнить справочник «Статьи движения денежных средств».
Сделать это можно вручную либо с помощью синхронизации получить данные из другой программы 1С, используемой в организации (1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия предприятия и др.).
Связь с авансовыми отчётами
В случае установки признака «Является заявкой на оплату» в карточке документа появится возможность указать наличие авансового отчета (средства были выданы подотчетному лицу) или его необязательность (когда, к примеру, выданные средства являются зарплатой). При указании в качестве получателя контрагента поле с авансовым отчетом недоступно, поскольку неактуально.
На рисунке представлен пример пошаговой работы с предоставлением авансового отчета:
шаг 1: из контекстного меню выбирается вариант «не предоставлен»;
шаг 2: предлагается указать срок предоставления;
шаг 3: по команде «создать» / «выбрать» заявка связывается с авансовым отчетом.
Уведомления
Для того, чтобы не просрочить оплату по заявке или не забыть предоставить авансовый отчет, в 1С:Документообороте предусмотрены уведомления «Приближение срока заявки на оплату» и «Отсутствие авансового отчета». Способы и частота получения настраиваются самостоятельно или с помощью администратора.
Анализ и контроль
В программе настроено несколько отчётов, предназначенных для анализа и контроля работы с заявками на оплату:
— динамика оплат по заявкам – график заявленных и оплаченных по факту сумм;
— заявки без авансовых отчетов – список исполненных заявок на оплату без предоставленных к указанной дате авансовых отчетов;
— план оплат по заявкам – отчет с согласованными заявками по дням, предназначенный для финансового планирования;
— исполненные заявки – список оплаченных заявок в разрезе статей ДДС;
— просроченные заявки – список заявок на оплату, по которым истекли сроки согласования или исполнения.
На рисунке ниже приведён пример отчёта «План оплат по заявкам».
Подытожим
Как видно, заявки на оплату в 1С:Документообороте – это просто и эффективно: жёстко заданный бизнес-процесс исключит путаницу в порядке обработки заявок, а наличие оперативных отчетов позволит улучшить контроль над расходами.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!
Источник: b-rs.ru
Путеводитель по заполнению документов, на примере поступления товаров от поставщика в 1С
В статье разберем основные фишки 1С, которые сократят ваше время на нудную ручную работу по занесению данных на примере оформления поступления товаров от поставщика. Но рассмотренный функционал подойдет и к другим документам.
Приобретение товаров (переход права собственности)
Поступление товаров от поставщика отражается с помощью документа Поступление (акт, накладная, УПД) вид операции Товары (накладная, УПД).
Документ можно ввести самостоятельно в разделе Покупки — Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД) — кнопка Поступление — Товары (накладная,УПД) и воспользоваться быстрым заполнением табличной части или использовать функционал полноценного заполнения документа.
Заполнение табличной части
- Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
- Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
В табличной части накладной вводятся товары, поступившие от поставщика, указывается их наименование, количество, цена приобретения, сумма НДС, счета учета товаров и НДС: Информация может быть заполнена:
- Автоматическая подстановка цены;
- Настройка счетов учета номенклатуры.
Также, добавить в табличную часть номенклатуру, с полностью заполненными данными по строке, можно с помощью копирования строки из другой табличной части с таким же функционалом.
Рассмотрим способы заполнения табличной части подробнее.
Кнопка Добавить
Ручной способ заполнения документов, рекомендуется, если номенклатура новая или хорошо известна пользователю.
В всплывающем списке отображается последние введенные позиции.
Кнопка Подбор
Такой способ позволяет подбирать номенклатуру просматривая ее список, в т.ч. учитывая остаток.
При использовании Подбора в приходных документах рекомендуется выбирать настройку Все . А в расходных документах наоборот Только остатки .
Кнопка Изменить
Составление УПД в «1С:Бухгалтерии» (Часть 1)
По гиперссылке Подписи документа учетной системы «Реализация» можно открыть дополнительное окно для указания уточняющей информации об участниках операции для автоматического заполнения соответствующих строк УПД:
- в поле «Представитель» — сведения о представителе покупателя, уполномоченном на получение товаров для заполнения строки УПД;
- в поле «Доверенность №» и «от» — сведения о выданной представителю покупателя доверенности для заполнения строки;
- в поле «Кто выдал» — наименование организации-получателя товаров для заполнения строки УПД;
- в поле «Отпуск произвел» — сведения о лице, производившем отпуск товаров, для заполнения строки УПД;
- в поле «Ответственный за оформление» — сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни, для заполнения строки УПД.
По гиперссылке Доставка документа учетной системы «Реализация» можно открыть дополнительное окно для указания:
- уточняющей информации о транспортировке груза для заполнения строки УПД;
- сведений об иных документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД для заполнения строки 12 УПД.
Если оформление передачи товаров покупателю и выставление счета-фактуры производится с помощью универсального передаточного документа (УПД), то для создания счета-фактуры необходимо переключить тумблер под табличной частью документа «Реализация» в положение УПД, после чего автоматически создается документ «Счет-фактура выданный».
В новом проведенном документе «Счет-фактура выданный» все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа «Реализация»:
- в строке «Документы-основания» будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;
- в поле «Код вида операции» будет указано значение «01», которое соответствует отгрузке товаров, имущественных прав;
- в строке «Сумма:» будет указано, что суммы для регистрации в журнале учета равны нулю, так как с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени, не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
- в табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты;
- в поле «Выставлен» будет проставлена дата регистрации документа «Реализация», которую при необходимости следует заменить на дату фактического выставления счета-фактуры. Если с продавцом заключено соглашение об обмене счетами-фактурами в электронной форме, то в поле будет проставлена дата отправки файла электронного счета-фактуры оператором ЭДО, указанная в его подтверждении;
- переключатель «Составлен» будет стоять на значении «На бумажном носителе», если с продавцом отсутствует действующее соглашение об обмене счетами-фактурами в электронной форме. Если соглашение есть, то переключатель будет стоять в положении «В электронном виде».
Просмотр и печать УПД
Просмотр и печать УПД можно выполнить из документа «Реализация» по команде Печать.
Также просмотреть и распечатать УПД можно из документа «Счет-фактура выданный» по команде Печать.
В сформированном Универсальном передаточном документе будут автоматически заполнены:
- все показатели счета-фактуры в соответствии с требованиями Приложения № 1 к Постановлению № 1137;
- в левом верхнем углу в поле Статус — значение «1», так как в данном случае УПД применяется как комплексный документ, совмещающий в себе первичный учетный документ и счет-фактуру;
- в графе А № п/п табличной части — номера позиций по порядку;
- в графе Б Код товара/работ, услуг табличной части — соответствующие сведения из справочника номенклатуры;
- в строке Основание передачи/получения — сведения о договоре, указанные в документе «Реализация». Если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет заблаговременно внесена информация о том, на основании какого документа производится приемка товаров покупателем, то эти данные также автоматически будут перенесены в УПД;
- в строке Данные о транспортировке и грузе — данные о грузе, например, вид упаковки, если такая информация будет внесена в дополнительные сведения о доставке;
- в строке Товар передал / услуги, результаты работ, права сдал — должность, а также фамилия и инициалы лица, которое произвело отгрузку, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация;
- в строке Дата отгрузки, передачи — дата, соответствующая дате документа «Реализация»;
- в строке Иные сведения об отгрузке, передаче — данные о сертификате соответствия, если в дополнительные сведения о доставке будет внесена такая информация;
- в строке Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни — должность, а также фамилия и инициалы лица, которое оформляло эту операцию, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация. Если поле «Ответственный за оформление» не будет заполнено, то в этой строке будет по умолчанию указан руководитель или иное лицо, уполномоченное на подписание счета-фактуры от имени руководителя;
- в строке Наименование экономического субъекта — составителя документа — сведения о продавце;
- в строке Товар получил/услуги, результаты работ, права принял — фамилия и инициалы лица, которое принимало товар, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация;
- в строке Наименование экономического субъекта — составителя документа — сведения о покупателе.
Продавец должен проверить наличие на УПД необходимых подписей со стороны покупателя. При этом следует учитывать, что если лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни (строка [18]), является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Выставление УПД плательщиком НДС при доставке товаров покупателю
Отгрузка товаров
Регистрация операции отгрузки товаров покупателю без перехода права собственности в программе производится с помощью документа «Реализация» с видом операции «Отгрузка без перехода права собственности».
При заполнении документа «Реализация» нужно указать:
- в поле «от» — дату отгрузки товаров;
- в поле «Контрагент» — наименование покупателя товаров;
- в поле «Договор» — номер договора поставки;
- в поле «Счет на оплату» — сведения о номере и дате счета.
По гиперссылке Подписи документа учетной системы «Реализация» можно открыть дополнительное окно для указания уточняющей информации об участниках операции с целью автоматического заполнения соответствующих строк УПД:
в поле «Отпуск произвел» — сведения о лице, совершившем отгрузку товаров, для заполнения строки 10 УПД;
в поле «Ответственный за оформление» — сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни, для заполнения строки 13 УПД.
По гиперссылке Доставка документа учетной системы «Реализация» можно открыть дополнительное окно для указания:
- уточняющей информации о транспортировке груза для заполнения строки 9 УПД;
- сведений об иных документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД, для заполнения строки 12 УПД.
Значения из полей «Перевозчик» с отметкой «Другой» и «Сведение о транспортировке (для УПД)» полностью переносятся в строку 9 УПД.
Если оформление отгрузки товаров покупателю и выставление счета-фактуры производится с помощью универсального передаточного документа, то для создания счета-фактуры необходимо переключить тумблер под табличной частью документа «Реализация» в положение УПД, после чего автоматически создается документ «Счет-фактура выданный».
Выписка счета-фактуры по документу «Реализация» с видом операции «Отгрузка без перехода права собственности» доступна, если в учетной политике организации на закладке НДС установлен флажок для значения «Начислять НДС по отгрузке без перехода права собственности».
Просмотр и печать УПД
Просмотр и печать УПД можно выполнить из документа «Реализация» по команде Печать.
Также просмотреть и распечатать УПД можно из документа «Счет-фактура выданный» по команде Печать.
В сформированном Универсальном передаточном документе (УПД) будут автоматически заполнены:
- все показатели счета-фактуры в соответствии с требованиями Приложения № 1 к Постановлению № 1137;
- в левом верхнем углу в поле Статус — значение «1», так как в данном случае УПД применяется как комплексный документ, совмещающий в себе первичный учетный документ и счет-фактуру;
- в графе А № п/п табличной части — номера позиций по порядку;
- в графе Б Код товара/работ, услуг табличной части — соответствующие сведения из справочника номенклатуры;
- в строке Основание передачи/получения — сведения о договоре, указанные в документе «Реализация»;
- в строке Данные о транспортировке и грузе — реквизиты транспортной накладной, наименование транспортной организации, данные о грузе, например, масса нетто/брутто, вид упаковки, условия транспортировки и т.д., если в дополнительные сведения о доставке будет внесена такая информация;
- в строке Товар передал / услуги, результаты работ, права сдал — должность, а также фамилия и инициалы лица, которое произвело отгрузку, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация;
- в строке Дата отгрузки, передачи — дата, соответствующая дате документа «Реализация»;
- в строке Иные сведения об отгрузке, передаче — ссылки на неотъемлемые приложения, например, на сертификаты качества, если такие документы должны представляться вместе с товаром согласно условиям договора и если в дополнительные сведения о доставке будет внесена такая информация;
- в строке Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни — должность, а также фамилия и инициалы лица, которое оформляло эту операцию, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация. Если поле «Ответственный за оформление» не будет заполнено, то в этой строке по умолчанию будет указан руководитель или иное лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур от имени руководителя;
- в строке Наименование экономического субъекта — составителя документа — сведения о продавце;
- в строке Наименование экономического субъекта — составителя документа — сведения о покупателе.
Реализация отгруженных товаров
Реализация ранее отгруженных товаров после их передачи покупателю на основании заполненного покупателем УПД оформляется с помощью документа «Реализация отгруженных товаров», который создается на основании документа «Реализация» с видом операции «Отгрузка без перехода права собственности «по кнопке Создать на основании.
Все поля документа будут заполнены автоматически на основании документа «Реализация».
Перед проведение документа необходимо убедиться, что в поле «от» документа «Реализация отгруженных товаров» указана дата, которая соответствует дате реализации товаров (дате перехода права собственности на товары к покупателю согласно условиям договора) и которая указана в строке Дата получения УПД.
Источник: www.vdgb.ru