Порядок формирования авансового отчета в программе «1С: Бухгалтерии государственного учреждения, редакция 2.0» отличается от порядка, который был предусмотрен в программе «1С: Бухгалтерии государственного учреждения, ред. 1.0». Для примера возьмем казенное учреждение.
Необходимо сначала создать документ «Заявление на выдачу аванса». Для этого переходим в меню и создаем новый документ.
На основании каждого заявления подотчетного лица создаем новое денежное обязательство.
Для отражения в списке договоров созданного денежного обязательства снимем флажок в поле «Не показывать общие договоры (договоры с незаполненным контрагентом)».
Заполнение авансового отчета в 1С:Бухгалтерия 8.3
В итоге заполненное заявление выглядит так:
Проведенный документ формирует бухгалтерские проводки:
В день, когда подотчетное лицо приносит оправдательные документы по использованию сумм выданного подотчета, необходимо создать Авансовый отчет на основании Заявления на выдачу аванса.
На закладке Аванс при нажатии кнопки Заполнить остаток/перерасход заполняется раздел Предыдущий аванс.
Справа через кнопку Добавить выбираем документ, на основании которого выданы денежные средства в подотчет.
На закладке Израсходовано заполняем по оправдательным документам совершенные затраты или создаем приходный документ (нужно установить флаг в начале строки) и, предварительно создав документ в разделе Материальные запасы, выбрать его:
На закладке Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода, заполняем через кнопку Добавить документ, по которому выдан перерасход или оприходован остаток подотчетного лица, если такой имеется. В нашем примере вкладка останется пустой, т.к. вся подотчетная сумма израсходована.
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать и заполнить
На последней закладке выбираем типовую операцию Расходы подотчетного лица:
Проверяем результат проведения документа.
Видим, что Авансовый отчет не сформировал бухгалтерские проводки. Почему? И верно ли это? Давайте вспомним, какие проводки у нас получились в результате проведения вышеописанных документов:
Заявление на выдачу аванса Дт 502.11 Кт 502.12 принято денежное обязательство
Заявка на кассовый расход Дт 208.34 Кт 304.05 перечислена сумма подотчетному лицу
Поступление МЗ Дт 105.36 Кт 208.34 оприходовано МЗ
Все бухгалтерские проводки сформированы, счет 208.34 закрылся. Соответственно, документы введены корректно и в полном объеме.
Следует отметить, что очень важно придерживаться строгой последовательности ввода документов согласно вышеприведенной статье.
Если у вас появятся вопросы, вы всегда можете обратиться к нам на линию консультации по номеру телефона 8 (3852) 66-88-79.
Источник: www.maple.ru
Совет: Как сделать авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Выдача денежных средств сотруднику подотчет – распространенная практика в любой организации. Программа 1С:Бухгалтерия 8 позволяет автоматизировать рутинные процедуры учета таких операций.
Как сделать авансовый отчет? Первый шаг – необходимо оформить выдачу средств подотчет. Помимо наличных денежных средств подотчет также могут быть выданы безналичные денежные средства (на карту работнику), либо денежные документы (талоны ГСМ, билеты, талоны на питание и пр.). Рассмотрим каждый из вариантов. Создание документов для каждого из случаев производится из раздела меню Банк и касса
Для оформления выдачи Наличных денежных средств, необходимо зайти в пункт Кассовые документы. Откроется список, в верхней части которого по кнопке «Выдача» вы сможете создать документ «Выдача наличных». В документе необходимо заполнить следующие реквизиты:
Вид операции – Выдача подотчетному лицу; Получатель; Сумма; Организация; Статья расходов.
Оформление выдачи Безналичных денежных средств оформляется с помощью документа, который можно создать из пункта «Банковские выписки». Заполняются те же реквизиты:
Вид операции – Выдача подотчетному лицу; Получатель; Сумма; Организация; Статья расходов.
Оформление выдачи Денежных документов осуществляется через одноименный пункт Денежные документы. При создании документа помимо реквизитов Вид операции, Организация, необходимо заполнить вкладки Кому и Денежные документы.
После оформления документов выдачи средств подотчет вы можете составить и заполнить авансовый отчет в 1С 8.3. Для этого в разделе Банк и касса, в пункте Авансовые отчеты создается новый документ. Обязательно заполняются реквизиты Подотчетное лицо и Организация.
Далее во вкладке Авансы указываются документы, которыми были отражены выданные сотруднику подотчет средства, по которым он сейчас отчитывается (Например, расчетный кассовый ордер, списание с расчетного счета или выдача денежных документов).
Далее заполняются следующие вкладки: Товары, Оплаты и(или) Прочее.
На вкладке «Дополнительно» можно указать представителей сторон, которые подтянутся в печатную форму. Если оставить пункты пустыми, то данные необходимо будет заполнить ручкой.
Также сотрудник мог произвести оплату поставщикам в счет уже полученных товаров или услуг, или в счет будущих поставок. Для этого заполняется вкладка Оплаты. Для этого во вкладке необходимо указать документ расхода, который будет погашен выданными подотчет средствами.
Во всех остальных случаях используется вкладка Прочее, например, если сотрудник отчитывается за приобретенные канцелярские принадлежности, либо покупку авиабилетов, командировочные и любые другие расходы, которые не подходят для оформления в качества Товаров.
Обратите внимание, что при заполнении вкладок Товары и Прочее вы можете поставить галочку в столбце СФ, чтобы при создании авансового отчета сразу сформировать счет-фактуры по выбранным позициям, если они были выданы поставщиками.
После того, как все шаги были выполнены, вы можете распечатать и подписать печатную форму авансового отчета (АО-1). Делается это из созданного нами документа Авансовый отчет через меню Печать. Образец авансового отчета из 1С:Бухгалтерии 8.3 представлен на картинке.
В данном случае сотрудник с разрешения руководства потратил больше денежных средств, чем ему было выдано, получился перерасход. При этом сотруднику необходимо вернуть разницу. Для этого составляется дополнительный документ о выдаче сотруднику наличных денежных средств.
Если же у сотрудника образовался остаток, то есть часть денег не была потрачена, то они возвращаются в кассу и формируется документ поступления наличных денежных средств от подотчетного лица. Данные по документам вносятся в печатную форму авансового отчета.
Пройдите курсы 1С и Вам больше не понадобятся советы и руководства!
Источник: bit-edu.ru
Авансовый отчет в 1С 8.3: пошаговая инструкция со скриншотами
Без авансового отчета не обходится ни одна организация. Как оформить авансовый отчет в 1С 8.3, покажем в нашей статье.
Начнем с классического варианта, когда сотрудник получает деньги наличными из кассы для покупки чего-либо для хозяйственных нужд организации. Для упрощения допустим, что это пачка офисной бумаги.
Выдачу наличных денег из кассы оформляем расходным кассовым ордером. Для этого на главной странице на желтом фоне слева выбираем Банк и касса.
В блоке Касса нажимаем Кассовые документы.
Далее создаем выдачу денежных средств – расходный кассовый ордер нажатием кнопки Выдача.
Заполняем форму расходного кассового ордера. Выбираем Вид операции нажатием стрелочки вниз и подсвеченной синим строки Показать все.
В открывшемся окне выбираем Выдача подотчетному лицу.
Аналогичным способом выбираем из списка сотрудников получателя подотчетных средств и вписываем сумму. После выбора получателя строка По документу в Реквизитах печатной формы заполняется автоматически, если данные о документе внесены в карточку выбранного сотрудника.
Основание и Приложение вписываем вручную. Тут могут быть варианты, так как подотчетные средства не обязательно выдавать по заявлению.
Нажатием кнопки Провести и закрыть формируем расходный кассовый ордер.
Расходник появился в списке кассовых документов. Нажатием кнопки Дт/Кт проверяем проводки.
Сформирована проводка передачи денег из кассы подотчетному лицу.
Переходим к оформлению авансового отчета. На главной странице в левом желтом поле выбираем Банк и касса.
Далее в блоке Касса выбираем Авансовые отчеты.
Кнопкой Нажать создаем новый авансовый отчет.
Выбираем из списка сотрудников подотчетное лицо, которое отчитывается. При выборе подотчетного лица автоматически заполняется таблица Документ аванса во вкладке Авансы. Как видим, туда попал расходник, которым мы выдали деньги подотчетнику. Далее выбираем Склад, на который мы заводим купленные подотчетником товары или материалы.
Обратите внимание на цифры внизу: выдано авансов – 500 рублей, расходы -0 рублей, остаток – 500 рублей. Программа видит, сколько числится денег на выбранном подотчетном лице по счету 71, и показывает это.
Кстати, если убрать расходник из списка Документов аванса, то в нижней строке ничего не изменится, так как программа заполняет нижнюю строку не по выбранным документам, а по счету 71.
Если документ аванса не появился в списке автоматически, то его можно внести вручную кнопкой Добавить.
При этом выпадет список документов, которыми подотчетному лицу выданы деньги. Это могут быть списания с расчетного счета или расходные кассовые ордера. Выбираем нужный нам один или несколько документов.
Теперь необходимо внести траты, которые совершило подотчетное лицо. Как видим, в авансовом отчете есть несколько закладок. Какую из них заполнять, зависит от характера расходов и проводок, какие мы желаем видеть в результате операции.
Наш подотчетник покупал офисную бумагу, поэтому мы заполним вкладку Товары. Она подходит для отражения купленных товаров и материалов.
Кнопкой Добавить вводим новую строку авансового отчета.
Вносим руками данные по документу:
- вид документа (кассовый чек),
- номер документа,
- дата документа.
Далее вносим номенклатуру – товар или материал. Нажимаем на графу Номенклатура и по подсвеченной синим строке Показать все попадаем в список номенклатуры. Если такая номенклатура в списке есть, то выбираем ее. Если нет, то заводим новый пункт номенклатуры, и выбираем его.
Далее вносим руками количество, цену, НДС (выделяем в обязательном порядке, если в стоимость входит НДС), общую стоимость.
Выбираем поставщика. Если его нет в списке контрагентов, то вносим его заново.
Если поставщик выдал счет-фактуру, то ставим галочку и вносим данные документа – дату и номер. Если счета-фактуры нет, то ничего не отмечаем в этом поле.
Далее заполняем номер счета бухгалтерского учета, на котором будут отражены траты подотчетника (в нашем случае это материалы – счет 10.06) и ставим отметку, принимаются ли эти траты в расходах по налоговому учету или нет.
Остальные вкладки заполняются аналогичным образом.
Вкладка Оплата применяется, если подотчетник оплатил ранее приобретенные товары/работы/услуги. Через эту вкладку также можно провести и оплату услуг/товаров/материалов, но в этом случае операцию поступления следует делать отдельным документом Поступление.
Вкладка Билеты предназначена для указания билетов, которые были использованы для целей командировки.
Вкладка Прочее заполняется при прочих тратах: оплата командировочных, представительских, почтовых и прочих подобных расходов.
Различие в заполнении вкладок определяется проводкой, которую вы хотите видеть по итогу проведения авансового отчета. Обобщим в таблице
После заполнения всех нужных нам вкладок обратим внимание на строку внизу: учлись расходы на бумагу в размере 1 250 рублей и отражен перерасход по авансовому отчету: 500 – 1 250 = — 750 рублей.
Проводим авансовый отчет кнопкой Провести и закрыть.
Авансовый отчет попал в общий список авансовых отчетов. Проверяем проводки кнопкой Дт/Кт.
Из списка авансовых отчетов его можно распечатать нажатием кнопки Печать – Авансовый отчет АО-1.
Попадаем в печатную форму и нажимаем Печать. Обратите внимание, что авансовый отчет – это документ, который печатается на двух сторонах одного листа. Перед печатью правильно настройте свой принтер.
Подотчетное лицо израсходовало больше средств, чем получило. Поэтому мы должны перерасход вернуть. Выдадим его из кассы. Для этого снова сформируем расходный кассовый ордер, как мы уже делали в начале статьи для выдачи денег под отчет. Заполняется расходник аналогично.
Только пишем другую сумму – сумму перерасхода (в нашем случае 750 рублей) и основание для выдачи – перерасход по авансовому отчету № 1 от 30.07.2021г.
Проводим документ. Проверим карточку счета по счету 71. Как формировать Карточку счета, описано в другом нашем материале. Счет 71 закрыт, все проводки сформированы корректно.
Расчеты с подотчетными лицами можно проводить не только наличными средствами, но и через банковские карты: переводом средств на личные банковские карты подотчетных лиц или при использовании подотчетниками корпоративных карт организации.
Во всех случаях на порядок заполнения авансового отчета способ передачи подотчетнику денег не влияет. Как мы уже указывали, сумма авансов появляется в авансовом отчете в зависимости от их отражения по счету 71, а каким образом суммы попали на счет 71: через 50 счет (выдача из кассы налички) или через 51 счет (расчеты через личную или корпоративную карты) роли не играет.
Все то же самое относится и к расчетам подотчетников по результатам авансового отчета: выдать перерасход или вернуть остаток можно как через кассу, так и через банк. Впрочем, банковские операции с физлицами часто облагаются немалыми комиссиями банка, поэтому такие операции бывают не очень выгодны.
Источник: buhpress.ru