Как выбрать программу для сто

Предприниматель, который принимает управленческие решения на основе бухгалтерского учёта, явно что-то делает не так! Я об этом много раз говорил и буду говорить! Точно так же обстоят дела с руководителями СТО. Для принятия грамотных управленческих решений нужен управленческий учёт, на его основе появляются финансовые отчёты, формируются нормо-часы, настраивается программа лояльности и многое-многое другое!

• Систематизацией операций. В частности, контроль за качеством работы сотрудников. Речь, конечно, про контроль качества работ и их загрузку, мы же хотим платить за работу, а не за гоняние чаёв.
• Контролировать сами операции: сколько их было, какие они, сколько принесли в кассу и так далее.
• Заниматься торговой аналитикой, продажами и маркетингом. Например, руководитель? изучая отчёты торговой аналитики, может выяснить, что определённый тип операций приносит большую прибыль и сделает фокус на его развитии.

Зачем автосервису автоматизация?

• Растёт, но сотрудники вдруг начинают вместо работы заниматься «ерундой».
• В кризисе, и сотрудники занимаются ерундой.

Предприятие в кризисе. Другой сценарий, инициируется собственниками, в редких случаях наёмными руководителями или финансовыми директорами. Кто-то замечает, что предприятие становится убыточным. Здесь первый шаг — сокращение издержерк, при которых предприятие работает, не теряя в качестве, а не поиск клиентов Если у вас так, зовите Интерлогику!

VINPIN СТО — Лучшие программы для автосервиса!

Интерлогика наведёт порядок, ускорит процессы и сделает так, чтобы весь учёт был контекстным, не мешал работе сотрудников, а собственники получили отчёты, и если необходимо, дашборды для руководителя.

Что автоматизируют в автосервисе

• Финансовый учёт. В компании начинают считать деньги и получают точные финансовые отчёты, причём учитываются все движения денег.
• Маркетинг в области «взаимодействие» с клиентами. CRM-маркетинг. Внедряем CRM, делаем интеграцию с остальными учётными программами. Автоматизируем: продажи, скидки, звонки рассылки, рекламу и прочее.
• Товарный учёт. Пополнение запасов, расходников, закупка деталей для ремонта по желанию клиента. С товарной аналитикой можно заранее закупать наиболее ходовые товары, делая клиентам ремонт гораздо быстрее.
• Сотрудник. В основном помогаем руководителям сделать работу сотрудников эффективнее и не нарушить трудовое законодательство. То есть автосервис получает учёт времени, нормо-часы, контроль продаж, обучение сотрудников. Мастера получают: прозрачную систему оплат, удобный график, который не заставляет их работать день и ночь, и профессиональный рост, привязанный к доходу.
• Документы. В частности, ЭДО, заказ-наряды, акты выполненных работ, интеграция с первичкой, банками и бухгалтерским учётом.

Как выбрать программу для автоматизации учёта в автосервисе и СТО

• Тезариус (Tezarius.ru)
• АСУ-автосервис, от тулхенд(toolhand.ru)
• Автодилер
• Программы AutoSoft
• 1С автосервис

Во-первых, это популярное решение. В частности, мы убеждены, что у бизнеса будет доступ к техподдержке, скорее всего, не придётся менять процессы, так как в программе уже есть нужные инструменты.

Легкая программа для автосервиса USU

Во-вторых, программы 1С достаточно легко доработать под свой бизнес-процесс.

В-третьих, 1С легко интегрируется с другими решениями 1С: «бухгалтерия», «руководитель» и так далее. Это позволяет делать автоматизацию более гибкой.

• Организация работы: контроль задачи и загрузки сервиса и сотрудников, контроль качества.
• Автоматизация процессов.
• Прозрачность: для собственника, сотрудника и клиента.
• CRM.
• Автозапчасти: складской учёт, подбор и поиск у поставщиков.
• Финансы и ценообразование.
• Аналитика.

Работа с сотрудниками в автосервисе

Автоматизируя учёт на СТО, мы работаем с сотрудниками. Чаще всего затрагиваем зоны: качество работ, график работ, воровство, нормо-часы или учёт времени.
Кажется, что для руководителя самое болезненное — заставить сотрудников работать, а то что они чай гоняют, опаздывают, воруют, делают плохо? Многие для решения этих проблем предлагают камеры. Заодно и воровство сократится!

В целом, мы не против камер! Мы их даже любим, чего стоит только наш кейс «видеонаблюдение повысило продажи». Но когда мы фокусируемся на камерах, то чаще всего мы забываем о целях автоматизации! Камеры, первое время пугают сотрудников. Они начинают «исправляться».

Но когда все начинают понимать, что никто за камерами не следит — про них тут же забывают! Поэтому мы делаем ставку на прозрачный учёт всего: от запчастей до непосредственной работы сотрудника. Когда сотрудник знает, что всё автоматически записывается — он начинает работать.

Автоматизированный и контекстный учёт в автосервисе избавляет сотрудников от занудного обязательства самостоятельно записывать все операции и записывать, какую деталь взял со склада. Всё это происходит автоматически.

Учёт работ и товаров в автосервисе

Большая и очень важная зона развития автосервисов — поиск, подбор, закупка и хранение всевозможных запчастей и расходных товаров.

Многим клиентам удобно ремонтировать автомобиль в одном месте, не бегая по городу или по сайтам в интернете в поисках деталей подешевле.
Мы автоматизируем товарный учёт так, чтобы клиент сразу в автосервисе понимал: его не обману, сделают быстрее и дешевле!

А для повышения эффективности работы сотрудников — начинаем учитывать операции и время, которое уходит на эти операции. Накопив множество данных по автомобилям, нормо-часы в автосервисе становятся точнее. А по ним можно определить примерную загрузку автосервиса и передать задачу отделу маркетинга.

CRM для улучшения качества работы

CRM нужны для управления и улучшения качества отношений между бизнесом и клиентом. Эти программы слабы в товарном учёте, даже если кажется, что там есть какие-то похожие вещи.

ТОП 10 бизнес-процессов в программе для автосервиса

Какие бизнес-процессы чаще автоматизируют на СТО? Что реально уменьшает рутину, позволяет обслуживать большее количество клиентов за меньшее количество времени? Что важно сделать на СТО, чтобы систематизировать все процессы: от этапа заявки до контроля качества?

1. Планирование загрузки.
2. Запись клиентов, коммуникации с ними.
3. Планирование рабочих смен.
4. Подбор автозапчастей.
5. Ценообразование на товары и услуги.
6. Учет доходов и расходов.
7. Работа с мотивацией сотрудников.
8. Адаптация персонала.
9. Повышение квалификации.
10. Анализ и контроль качества. Причём от контроля исполнения технологических, бизнес-процессов (воронки продаж, цикла ремонтных работ) до контроля и анализа эффективности рекламных кампаний автосервиса.

Запись клиентов и планирование загрузки СТО

Ремонт и обслуживание автомобилей – дело круглогодичное, но всё-таки тенденции сезонности здесь очевидны: большинство СТО загружено весной и осенью, а летом и зимой спрос падает. Рост спроса осенью и весной связан с «демисезонной переобувкой» шин, очисткой стекол. Осенью также добавляется еще подготовка системы отопления и т.д.

Сложность в высокий сезон – не «напортачить» с циклом обслуживания клиента. Мало того, чтобы был клиент, важно, чтобы он получил качественный сервис, а для этого нужно, чтобы после заявки он чётко понимал, когда его машина будет обслужена, отремонтирована, а в автосервисе был четко организован контроль за тем, чтобы в нужное время был выполнен заказ-наряд, вовремя со склада пришла нужная запасная часть.

• Фиксируются воронки продаж.
• Фиксированы данные клиентов (не только телефон, машина, VIN, но и время заезда, потребности).
• Организован предварительный заказ-наряд, чтобы в дальнейшем контролировать поступление запчастей и рабочую смену механиков, диагностов.

Идеальный вариант, если при этом система автоматически оповещает клиента. Клиент уже записался на обслуживание, и накануне будет уместно напомнить о записи, затем сообщить о завершении работ, через несколько дней получить обратную связь.

Главное, не «переборщить». Клиенту не нужно излишне надоедать. Например, клиента может раздражать тот факт, что он подал заявку через сайт, а напоминание ему придет через социальную сеть, мессенджер, который он не указывал.

Компромисс должен быть и в организации автоматических рассылок. Да, клиентам приятны персонализированные сообщения, не только обращение по имени, но и спецпредложения в «привязке» к его марке автомобиля. Но если такие рассылки станут слишком частые, у клиента возникнет желание «заблокировать».

Планирование рабочих смен

Графики на СТО бывают разные:

• Гибкие.
• Сменные.
• Организованные по принципу суммированного учета.

Подбор автозапчастей

• Непосредственно формирование заявки.
• Поиск по VIN номеру, frame в каталогах.
• Проценка наличия у поставщиков.
• Поиск по складу в программе.
• Закупка деталей либо выдача запчастей со склада.

Удобно, когда в программах для автосервисов есть встроенный инструмент, который после нахождения запчасти по VIN номеру, frame автоматически добавляет позицию в сделку.

Работа с мотивацией, адаптация, повышение квалификации.

Мотивация, адаптация, повышение квалификация персонала – это свои истории. Все эти процессы работают на единую общую цель – развитие. Как отдельного сотрудника, так и команды, всего СТО.

Если в компании на самотек брошены вопросы, которые касаются мотивации обучения (как новых кадров, так и сотрудников, которые уже давно в штате), то не стоит удивляться текучке кадров, снижению качества работ.

Очень здорово, когда программа СТО интегрирована с LMS – системой управления обучением. Это как раз возможность целенаправленно автоматизировать процесс обучения технологиям и навыкам, оценку знаний персонала и (более того) процесс развития.

Яркий пример – LMS Sensys. Эта платформа создана на основе популярной учебной платформы Moodle. При этом удобно, что она сразу может выполнять роль портала в пространстве компании. И посредством этого портала можно успешно реализовать программы адаптации персонала, повышение квалификации и аттестацию автомехатроников, автомехаников, автодиагностов и иных работников автосервиса.

Программы автоматизации автосервиса: спрос и отдача

Но всё больше программ для СТО ориентированы на комплексный подход. Огромным спросом пользуются программа АвтоДилер, stoCRM, Splus, YCLIENTS, Gincore, HelloClient, VINPIN, GetMeBack, Clean-Control, VINPIN СТО. Очень здорово, что ряд программ располагает специализированными конфигурациями (например, для грузовых СТО).

Решения для автосервиса помогают решить организационные и аналитические задачи. Посредством программ проще зафиксировать, упорядочить разноплановые данные и в нужный момент «выудить» информацию по истории конкретного авто, график работы конкретного механика, сформировать карту ремонта или заказа запчастей, запустить процесс обучения команды или конкретного сотрудника.

Там, где грамотно внедрены программы автоматизации автосервиса, выше дисциплина команды, выше контроль качества, а временные затраты меньше. Там, где в ручном режиме выполняли 6 шагов, при автоматизации их может быть 2-3. Бизнес- процессы те же, но благодаря их оптимизации действий, которые нужно предпринять персоналу, их становится меньше.

Источник: pro-sensys.com

Программа для СТО

Мне часто задают вопросы на тему «Какая программа для СТО на ваш взгляд самая самая?». Плюс к этому, периодически поступают предложения от производителей разных программ вида «Давайте вы нас будете рекомендовать, а мы вам будем платить».

Однако, почти весь софт который пишется для автосервисов – это скорее программы для учета и контроля за организационными вопросами, например за зарплатой персонала. Меня же всегда в первую очередь интересует вопрос работы с клиентами. И к сожалению, большинство программ для СТО страдают от нехватки функциональности в этом вопросе. У кого-то это выражено в большей степени, у кого-то в меньшей, но «идеальной» программы на российском рынке я пока не видел.

В принципе, мне даже понятно, почему дела обстоят именно так. Производители софта следуют запросам клиентов (по крайней мере, я надеюсь что это так) и внедряют в свои программы именно те функции и возможности, о которых просят подавляющее большинство автосервисов.

Если вдруг какому-то автосервису потребуются нестандартные дополнения, то из-за одиночки никто не будет переписывать всю программу, это очевидно. А продвинутых в плане привлечения клиентов и дальнейшей с клиентом работы автосервисов пока еще очень и очень немного. Поэтому нужные и важные с точки зрения маркетинга и продаж функции в программах для СТО отсутствуют. В этой статье я постараюсь рассказать о том, какие возможности я считаю жизненно важными, для компьютерной программы автосервиса.

Телега впереди лошади

Для начала, нужно понять одну простую вещь – клиенты и маркетинг первичны, все остальное вторично. Это значит, что софт должен в первую очередь решать вопросы отношений с клиентами и уже во вторую – вопросы учета, бухгалтерии и тому подобных вещей. То есть это должно быть нечто вроде CRM системы.

Я знаю что, есть программы для СТО, в которых записи ведутся не на основе клиента, а на основе номера машины. Это полный бред. Или, например, есть программы, в которых очень и очень неудобно заносить скидки для заказ-нарядов в рублевом эквиваленте. В процентах — пожалуйста, а если надо записать скидку -200 рублей – то придется действовать через пень-колоду.

Но чаще всего скидки в рублях работают лучше, чем в процентах, поэтому они нужны. И получается что если реклама построена на применение рублевых скидок, то это создает кучу дополнительных проблем.

Есть простое правило, которое особенно применимо к софту для автобизнеса – не позволяйте технологиям диктовать, каким должен быть ваш маркетинг. И если кто-то скажет, что «делать скидки в рублевом эквиваленте программа не умеет, поэтому делайте лучше в процентах» или «это невозможно, потому что наша программа работает только через 1С» или «мы не можем реализовать эту функцию, потому что у нас база данных находится в формате бла-бла-бла» — то ищите другой софт. Само собой я имею ввиду не только скидки а вообще любую функцию, связанную с маркетингом.

Как минимум, программа (назовем ее хорошая программа) должна уметь оперировать с информацией по клиентам. На каждого клиента должна быть запись, в которой есть его имя, день рождения, данные по автомобилю, контактные данные в полном объеме – телефон, почтовый адрес и e-mail, а также полная история всех услуг оказанных этому клиенту. Это необходимый минимум. В любой момент времени владелец СТО должен иметь возможность выбрать любого клиента из базы и посмотреть всю историю его взаимоотношений с автосервисом.

Анализ рекламы

Обязательно необходима дополнительная информация, например откуда клиент узнал про сервис в первый раз, или проще говоря «источник» клиента. Причем не на уровне «сказал что из интернета», а с возможностью занести уточняющие данные, например код купона, который можно скачать с сайта автосервиса. Это очень важно, когда вся реклама отслеживается и измеряется ее эффективность. Например, «узнал из интернета» может означать кучу разных источников – нашел сайт в поиске, увидел контекстную рекламу, увидел тему на форуме и так далее.

И если вы вкладываете деньги в SEO-оптимизацию сайта, рекламу в Яндекс.Директе и Google.Adwords и размещаете платные темы на автофорумах, то вам просто необходимо знать, откуда именно «из интернета» пришел клиент. Не вдаваясь в технические подробности скажу, что код купона размещенного на вашем сайте может автоматически иметь разный код, в зависимости от того откуда на сайт пришел посетитель и в этом нет ничего особо сложного. Таким образом, вы можете абсолютно точно отследить какая именно реклама «выстрелила».

То же самое касается и оффлайн рекламы, в которую тоже всегда должны быть встроены инструменты отслеживания. Проще всего это делать с помощью отрезных купонов, которые человек должен принести с собой в сервис. И у вас должна быть возможность занести в CRM систему, что клиент на первом визите принес флаер с кодом ХХХХ.

Помимо отслеживания источника первого визита должна быть возможность добавлять информацию по всем промо-акциям и предложениям, которыми пользовался клиент. Ведь если вы провели среди своих текущих клиентов акцию по обслуживанию кондиционера, то во-первых вам нужно знать ее эффективность, а во-вторых когда вы будете делать нечто подобное в следующем году, то первыми кандидатами на получения такого предложения будут кто? Правильно, те клиенты, которые воспользовались аналогичным предложением в прошлом году.

Или взять, к примеру, такой вариант, когда клиент пришел по рекомендации. Вы должны спросить его, кто именно порекомендовал ваш сервис и если это ваш текущий клиент, что обычно и бывает, то вам нужно сделать соответствующую отметку в системе. Потому что если у вас есть программа поощрения клиентов за рекомендации (а она должна у вас быть), то вам необходима информация о том, кто сколько привел знакомых к вам и что именно это за люди.

Грубо говоря, вы нажимаете на кнопку в программе и видите, что Петр Петрович привел Ивана Ивановича и Сергея Сергеевича. Помимо того, что вам нужно это знать, чтобы отблагодарить тех клиентов, которые привели к вам друзей, это также необходимо для сбора статистики. Вам нужны данные – каков процент клиентов, приходящих по рекомендациям, сколько в среднем клиент приводит к вам знакомых и за какой срок, какой средний чек на первом визите у клиентов, пришедших по рекомендациям, и насколько он отличается от среднего чека тех, кто нашел вам по рекламе. И все это хорошая программа должна уметь рассчитывать автоматически и показывать вам уже в удобном для восприятия виде.

Другие важные функции

События, задания и напоминания. Хорошая программа должна уметь планировать различные задания и события связанные с клиентами. Например, когда к вам приехал новый клиент, и вы заносите информацию о нем в систему, то за неделю до его дня рождения вы можете запланировать задание «Отправить поздравительную открытку» или «Позвонить поздравить». И ровно в намеченный день программа сама напомнит, что нужно поздравить Ивана Петровича с днем рождения.

Или, если к примеру во время диагностики вы нашли некоторые узлы требующие внимания в будущем, то вам нужно занести задание вроде «Напомнить о неисправности». В каком виде это будет сделано – вопрос уже второй. Можно послать специальную почтовую карточку, можно позвонить, можно написать e-mail. Но главное чтобы задание было запланировано и выскакивало в нужное время.

Другой пример – «потерянные» клиенты. Если клиент не приезжал к вам скажем больше 6 месяцев, автоматически должно выскакивать оповещение об этом, чтобы вы приняли соответствующие меры. Для каждого сервиса этот срок будет разный, для кого-то (например для кузовного сервиса) это не так актуально, но если вы оказываете услуги ТО и ремонта – такая опция должна быть.

Помимо этого, вам необходимо планировать регулярные услуги. Приехал клиент поменять масло, после замены вы не только вешаете ему бирку с датой следующей замены, вы сразу же заносите в систему напоминание через полгода позвонить клиенту и напомнить, что пора менять масло. И само собой должна вестись история событий на каждого клиента – какие звонки ему были сделаны, какие письма и сообщения по эл.почте были отправлены и так далее.

Документы и обмен данными

Хорошая программа должны поддерживать обмен данными со стандартными офисными приложениями вроде Excel. Помимо этого, должна быть возможность прикреплять различные документы прямо к записям на клиентов. Это могут быть отзывы, претензии, фотографии до и после кузовного ремонта, видео.

Отчетность и аналитика

Хорошая программа должна уметь автоматически рассчитывать и выводить в виде графиков, таблиц и диаграмм все основные индикаторы маркетинга и продаж. Если вам нужно посмотреть, как менялся средний чек за август месяц, то у вас должна быть возможность нажать кнопку и увидеть график, а не собирать вручную данные из заказ-нарядов в Excel. Если вам нужно посмотреть, какова средняя пожизненная ценность клиентов, то это тоже должно делаться одним нажатием кнопки. То же самое касается и эффективности рекламы, и популярности различных услуг и еще кучи вещей.

На рисунке – пример графика зависимости дневной выручки автосервиса от количества входящих звонков. Красным цветом – выручка, синим – звонки:

Сегментирование базы

Для того чтобы успешно работать с текущими клиентами и продавать им услуги вам необходимо разделять клиентов на группы. У каждого автосервиса есть группа «лучших» клиентов, которые приносят ему львиную долю выручки. Есть середнячки. Есть те, кто приезжал только один раз. Есть те, кто по какой-то причине перестал приезжать.

Сегментировать базу клиентов можно по разным признакам, но суть в том, что с разными сегментами нужно по-разному работать. Какие-то предложения можно делать только середнячкам, какие-то – только лучшим клиентам, которые с вами давно. У вас должна быть возможность настраивать «критерии отбора» в каждую группу, что потом легко и быстро можно было выбрать только нужных клиентов, например для почтовой рассылки или обзвона.

Разграничение прав доступа

Само собой, каждый сотрудник должен иметь доступ только к своей части системы. Должна быть возможность настраивать, какую информацию может видеть определенный сотрудник, какие изменения он может вносить и к каким функциям у него будет доступ. Это сводит к минимуму возможные ошибки, которые могут дорого стоить.

Причем даже если сотрудник производит действия, которые ему разрешены, но которые потенциально опасны, это должно быть занесено в журнал событий и должно быть сделано соответствующее уведомление начальнику. Грубо говоря, если вдруг мастер решит удалить какие-то работы из заказ-наряда или поменять где-то цену после того как уже все данные были введены, то такие действия потенциально могут быть связаны с воровством и махинациями. А поэтому о них должно знать начальство.

Что же делать и какой софт использовать?

Раньше я не видел на российском рынке адекватных решений для автосервиса. И долгое время единственным выходом было разграничение учета и клиентской CRM-системы. То есть, все что касается запчастей, заказов, бухгалтерии, зарплаты и прочих подобных вещей – можно вести в обычной программе. Но при этом необходимо параллельно вести CRM систему с полной информацией по клиентам и маркетингу. Это конечно не очень удобно и требует двойной работы по занесении информации в компьютер.

На данный момент я рекомендую использовать Трицепс. В основном потому, что а) разработчик программы писал ее для своего СТО и понимает автобизнес б) многие мои клиенты ее хвалят в) я знаком с автором программы лично и мне нравится его подход к делу. Опять же, это не значит что данное решение точно подойдет всем, но как минимум с него стоит начать «пробы».

Источник: xn—-8sbbgarqgdtwqeokoel8nct.xn--p1ai